Politicas de gastos de viaje

TITULO:
Procedimientos La Madrileña
PAGINA:
PROCESO:
Políticas de Gastos de Viaje
DEPARTAMENTO: Gastos de Viaje
POLÍTICA DE GASTOS DE VIAJE Y
1
DE:
4
REEMBOLSOS
Adjunto a la presente encontrarán la actualización de la política de gastos de viajes y sus re-embolsos, la cual
entra en vigor a partir del 1° de mayo del 2011. Por lo anterior es necesario que revisen los nuevos criterios
para no tener conflictos al momento de solicitar el re-embolso.
Esta política tiene como finalidad orientar y normar el criterio en cuanto a los gastos autorizados para realizar
los viajes de trabajo del personal autorizado para ello. Asimismo ésta substituye a las distintas prácticas o
políticas que hasta la fecha se han normado en la Compañía.
El aspecto relevante de esta política es mantener un estándar decoroso de acuerdo a la imagen de la Empresa
sin realizar gastos excesivos.
___________________
ATENTAMENTE
Ing. Alejandro Velasco
Revisión
1
Elaboró
Revisó
Helena Radau
Juan
Garcia/Rafael
Alvarado
Autorizó
Fecha
Ing. Alejandro Velasco
Abril 2011
Clave
TITULO:
Procedimientos La Madrileña
PAGINA:
1
DE:
4
PROCESO:
Políticas de Gastos de Viaje
DEPARTAMENTO: Gastos de Viaje
ASPECTOS GENERALES
A. Objetivo
El propósito de esta política de viajes es documentar las políticas y procedimientos que se deberán
seguir cuando los empleados incurran en gastos relativos a viajes en nombre de la compañía.
B. Responsabilidades
1. Empleados
a) Conciliar y mantener su cuenta de gastos siempre al corriente, sin tener cantidades por
comprobar.
b) Soportar todos los gastos con los recibos / facturas originales, los cuales deberán contener
todos los requisitos fiscales para su deducibilidad.
c) Anexar a su cuenta de gastos las copias de los vouchers cuando se utilicen tarjetas
empresariales o personales.
2. Directivos que Aprueban Gastos
a) Capacitar a los empleados para que consulten la política de gastos de viaje y representación
b)
y las modificaciones que ésta tenga a lo largo del tiempo por medio de la página de Intranet
de la Empresa.
Asegurarse de que los gastos que aprueben cumplan con los requisitos de la política de
referencia.
3. Departamento de Contabilidad General (Unidad Revisora)
a) No reembolsar ningún gasto que no cumpla con la política de gastos de viaje y
representación.
b) Mantener un expediente de reporte de gastos por empleado.
C. Distribución
Todos los viajeros y autorizadores de gastos de viaje deberán de estar enterados y cumplir con estas
políticas y sus modificaciones mediante la consulta en la página de intranet de la empresa.
D. Contacto de la Compañía
Para responder preguntas, canalizar quejas ó sugerencias sobre este documento podrán dirigirse
directamente con el Juan García y/o Rafael Alvarado.
Revisión
1
Elaboró
Revisó
Helena Radau
Juan
Garcia/Rafael
Alvarado
Autorizó
Fecha
Ing. Alejandro Velasco
Abril 2011
Clave
TITULO:
Procedimientos La Madrileña
PAGINA:
1
DE:
4
PROCESO:
Políticas de Gastos de Viaje
DEPARTAMENTO: Gastos de Viaje
GASTOS DE VIAJE
A) Definiciones y Lineamientos de Gastos
1. Comidas
a. Las comidas dentro de la ciudad quedan estrictamente prohibidas. En casos excepcionales
éstas deberán ser autorizadas por la gerencia del departamento y la dirección de finanzas.
El gasto deberá estar soportado con la factura, el voucher de pago, listado de quienes
asistieron a la comida y motivo de la misma.
b. Las comidas fuera de la ciudad deberán seguir la nueva directriz de gastos moderados y
racionales que La Madrileña ha decidido implementar a partir de este año. Para los gerentes
y Directores las mismas deberán de indicar quienes asistieron a la comida. (1)
c. La compañía reembolsará, a los empleados de la fuerza de ventas, por las comidas de viaje
efectuadas fuera de la ciudad (desayunos, comidas y cenas) que sean razonables y
apropiadamente soportadas por los comprobantes del gasto. Los montos diarios máximos
autorizados por este concepto se encuentran establecidos en las rutas de trabajo
previamente autorizadas por las direcciones. Para los casos de los empleados
administrativos estos montos serán revisados por el jefe inmediato.
La empresa no reembolsará más de los límites autorizados, cuando por razones personales
se decida visitar restaurantes de lujo o clubes nocturnos.
Los gastos de comida deberán reportarse en forma individual con los soportes necesarios.
(1) Para el periodo abril 2011 – abril 2012 se considera como una cuenta moderada para comidas
fuera de la ciudad (caso gerentes y directores) de $250.00 (doscientos cincuenta pesos) ya
incluyendo las propinas.
d. Si varios empleados comen juntos el de mayor jerarquía deberá liquidar la cuenta con cargo
a su tarjeta e ingresar la solicitud de reembolso con el voucher, factura y listado de
asistentes anexo. (previa autorización)
2. Gasolina
a. La empresa proporciona una ayuda para gasolina, misma que se deposita de forma mensual
en la tarjeta correspondiente. Por tal motivo queda estrictamente prohibido presentar
comprobantes adicionales por este concepto.
Cualquier comprobante que se envíe bajo este concepto será rechazado y no
reembolsado.
3. Otros
a. Todos los gastos realizados por conceptos de: transportes, casetas, taxis, estacionamientos,
papelería, internet, etc. Deberán ser registrados en el reporte de gastos con los
comprobantes correspondientes.
b. La compra de muestras deberá de ser comprobada con la factura y el ticket de compra
donde se compruebe el producto. No podrá venir con ningún producto adicional a las
muestras reportadas.
B) Requisitos Fiscales
Todos los gastos deberán ser soportados con las facturas correspondientes. Éstas deberán contener la
siguiente información a fin de que sea deducible:
a) Nombre y domicilio fiscal del establecimiento (no son deducibles facturas en cuya
razón social vengan las palabras BAR o CANTINA)
Revisión
1
Elaboró
Revisó
Helena Radau
Juan
Garcia/Rafael
Alvarado
Autorizó
Fecha
Ing. Alejandro Velasco
Abril 2011
Clave
TITULO:
Procedimientos La Madrileña
PAGINA:
PROCESO:
Políticas de Gastos de Viaje
DEPARTAMENTO: Gastos de Viaje
b)
c)
d)
e)
f)
g)
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DE:
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Clave del Registro Federal de Contribuyentes
Numero de folio
Lugar y fecha de expedición
Valor unitario del servicio o mercancías
Importe total consignado en número y letra
Impuesto al Valor Agregado (IVA)
Todos aquellos gastos que se reporten que no cuenten con el comprobante fiscal correcto y que no se
haya enviado una factura para substituir, no serán reembolsados.
Las facturas para substituir deberán de ser anexadas al comprobante que no cumple los requisitos.
C) SOLICITUD DE GASTOS, AUTORIZACIONES Y REEMBOLSOS
1. Solicitud de gastos
Para el personal administrativo y/o aquellos que no cuenten con gastos fijos autorizados, deberán
de solicitar sus gastos:
a) Vía vale de salida de caja – cuando el monto sea menor a $2,000.00 (dos mil pesos). Éstos
podrán ser solicitados en caja el mismo día, previa autorización del jefe inmediato.
Aquellas personas que cuenten con gastos revolventes no podrán solicitar vales de salida de
caja.
b) Vía deposito – cuando el monto sea mayor a $2,000.00 (dos mil pesos). Éstos deberán ser
solicitados por lo menos con dos días de anticipación al departamento de Gastos y previa
autorización del jefe inmediato.
2. Toda la fuerza de ventas será manejada con gastos reembolsables, ya no se tendrán gastos
revolventes para ningún caso.
3. Para el personal administrativo que usualmente incurre en solicitud de gastos, se le asignará un
fondo revolvente, mismo que deberán comprobar con los documentos necesarios.
4. Los días para revisión de los gastos de viaje será los días LUNES, a fin de reembolsar los días
JUEVES.
Los comprobantes no reembolsados los deberán recoger el día VIERNES en el área que
corresponda según sea el gasto, para la Madrileña ó para Altus.
5. Los reportes de gastos deberán entregarse de forma individual. Todo personal que solicite gastos
de viaje, boletos de avión y reservaciones, deberá presentar su reporte.
6. Todas las cuentas estarán sujetas a previa autorización del departamento de Gastos y únicamente
la Dirección de Finanzas podrá liberar gastos que sean rechazados.
Para cualquier caso no contemplato en estas políticas o posible interpretación de las mismas, la dirección de
Finanzas será la responsable de hacer las aclaraciones correspondientes y en su momento de sancionar los
casos específicos.
Ing. Alejandro Velasco Fernandez
Revisión
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Elaboró
Revisó
Helena Radau
Juan
Garcia/Rafael
Alvarado
Autorizó
Fecha
Ing. Alejandro Velasco
Abril 2011
Clave