Diagrama de Flujo 2014

Es una representación
gráfica de la secuencia de
paso que se realizan para
obtener
un
cierto
resultado. Este puede ser
un producto, servicio, o
bien una combinación de
ambos
• Claridad:
Proporciona
información
sobre
los
procesos de forma clara,
ordenada y concisa.
Finalidad
Características
• Capacidad de comunicación:
Permite la puesta en común
de conocimientos individuales
sobre un proceso, y facilita la
mejor comprensión global del
mismo.
• Descripción gráfica de los
procesos.
• Identificación de puntos débiles.
• Reconocimiento de causas
potenciales de un problema.
• Identificación de mejoras al
proceso.
• Determinar el recorrido de un
B/S.
• Identificar donde y cuando se
requieren controles.
• Permite la resolución de
problemas y la mejora continua.
Previo a la
realización
de un
diagrama
• Identificar las ideas principales (autorpersonas implicadas en el proceso)
• Definir qué se espera obtener.
• Identificar quién lo empleará y cómo.
• Establecer el nivel de detalle requerido.
• Determinar los límites del proceso.
Pasos para
construirlo
• Establecer el alcance del proceso.
• Identificar y listar las principales
actividades/subprocesos.
• Enlistar las actividades menores.
• Identificar y listar los puntos de decisión.
• Construir el diagrama (cronología +
símbolos).
• Asignar título, revisar.
Clasificación
Representación
Formato
Propósito
Representación
De bloque:
• Parten del diseño vertical
• Integran un número mayor de unidades
• Desagregación de unidades administrativas
De detalle:
Plasman las actividades
en su más detallada
expresión.
Formato
Vertical:
En el que el flujo de las operaciones va de arriba hacia abajo y
de derecha a izquierda.
Horizontal:
En el que la secuencia de las operaciones va de izquierda a
derecha en forma descendente.
Tabular:
Conocido como: columnar o panorámico, se presenta en una
sola carta el flujo total de las operaciones, correspondiendo a
cada puesto o unidad una columna .
Arquitectónico:
Muestra el movimiento o flujo de personas, formas, materiales,
o bien la secuencia de las operaciones a través del espacio
donde se realizan.
Propósito
De forma:
Documentos con poca o ninguna descripción.
De labores: Indica flujo o secuencia de operaciones.
De método: Muestra la secuencia de operaciones y quién
realiza las actividades.
Analítico:
Describe procedimiento, quien lo hace y para que
sirve.
De espacio: Detalla el espacio por el cual se desplaza una forma
o persona.
Combinados: Dos o más diagramas integrados.
Ilustraciones o Texto: Ilustra con textos y dibujos.
Recomendaciones
Seguir una secuencia gráfica de pasos
Buscar la mejor alternativa para solucionar el problema
Usar solamente líneas de flujo horizontal y/o vertical.
Evitar el cruce de líneas utilizando los conectores.
Usar conectores sólo cuando sea necesario
No deben quedar líneas de flujo sin conectar.
Trazar los símbolos de manera que se puedan leer de arriba hacia abajo y de
izquierda a derecha y escribir claramente el texto dentro del símbolo.
Inicio
La lámpara no funciona
¿Esta
enchufada?
NO
Enchufada
SI
¿Foco
quemado?
NO
Comprar nueva lámpara
Fin
SI
Reemplazar el foco
Diagrama de organización
“Representación gráfica
y esquemática de una
organización
empresarial”
Modelo
abstracto
y
sistemático que permite
obtener una idea uniforme
y sintética de la estructura
formal de una organización
Finalidad:
Como instrumento de análisis: Detectar fallas estructurales, ya que
representa gráficamente las unidades y relaciones y estas se pueden
observar en cualquier unidad o relación que corresponda con el tipo de
actividad, función o autoridad que desempeña la unidad en sí.
Requisitos:
Todo organigrama tiene el compromiso de cumplir los siguientes
requisitos:
•Tiene que ser fácil de entender y sencillo de utilizar.
•Debe contener únicamente los elementos indispensables.
Clasificación de los Organigramas
Por su naturaleza:
Micro Administrativos
Corresponden a una sola organización, pero pueden
referirse a ella en forma global o a alguna de las unidades
que la conforman.
Por su naturaleza
Macro Administrativos
Involucran a más de una organización.
Por su naturaleza:
Meso Administrativos
Contemplan a todo un sector administrativo, o a dos o
más organizaciones de un mismo sector.
Por su ámbito:
Generales
Contienen información representativa de una organización
hasta determinado nivel jerárquico, dependiendo de su
magnitud y características, por lo tanto, presentan toda la
organización y sus interrelaciones; se llaman también carta
maestra.
Por su ámbito:
Específicos
Muestran en forma particular la estructura de una unidad
administrativa o área de la organización, por lo tanto,
representan la organización de un departamento o sección
de una empresa.
Por su ámbito:
Integrales
Es la representación gráfica de todas las unidades
administrativas de una organización así como sus relaciones
de jerarquía o dependencia.
Por su ámbito:
Funcionales
Incluyen en el diagrama de organización, además de las
unidades y sus interrelaciones, las principales funciones que
tienen asignadas las unidades en el siguiente gráfico.
Por su ámbito:
De puestos, plazas y unidades
Indican, para cada unidad consignada, las necesidades en
cuanto a puestos, así como el número de plazas existentes
o necesarias. También pueden incorporar los nombres de
las personas que ocupan las plazas.
Por su representación:
Verticales
Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir
del titular en la parte superior, desagregando los diferentes
niveles jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso más
generalizado en la administración, por lo cual se
recomienda su uso en los manuales de organización.
Por su representación:
Horizontales
Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al
titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se
ordenan en forma análoga a columnas, mientras que las
relaciones entre las unidades por líneas se disponen
horizontalmente
Por su representación:
Circulares
Están formados por un cuadro central, que corresponde a la
autoridad máxima en la empresa, a cuyo alrededor se trazan
círculos concéntricos, cada uno de los cuales constituye un
nivel de organización. En cada uno de estos círculos se
coloca a los jefes inmediatos, y se les liga con líneas que
representan los canales de autoridad y responsabilidad.
Por su representación:
Mixtos
La presentación utiliza combinaciones verticales y horizontales
con el objeto de ampliar las posibilidades de gratificación. Se
recomienda su utilización en el caso de organizaciones con un
gran número de unidades en la base
Por su representación:
De Bloque
Parten del diseño vertical e integran un número mayor de
unidades en espacios más reducidos, al desagregar en
conjunto varias unidades administrativas en los últimos
niveles jerárquicos seleccionados para el gráfico.
Recomendaciones
Divulgar los organigramas referentes a su
estructura administrativa para que sirvan como
instrumentos de orientación e información a su
personal, público en general y aquellas personas
u organismos con la que mantienen alguna
relación.
Realizar una revisión periódica o de
manera continua en función de los
cambios que adopte la entidad en su
estructura organizativa