Página 1 de 4 PC-06 V 5.0 CONTROL DE NO CONFORMES 1. OBJETIVO Asegurar que el producto o proceso que sea no conforme con los requisitos del cliente, se identifique, controle y prevenga su uso o entrega no intencional. 2. ALCANCE Procesos y productos de Colaserríos S.A.S. donde puedan surgir situaciones o productos no conformes. 3. DEFINICIONES (NTC-ISO9000:2000) 3.1 Defecto: Incumplimiento de un requisito asociado a un uso previsto o especificado. 3.2 Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria. 3.3 No conformidad: Incumplimiento de un requisito. 3.4 Conformidad: Cumplimiento de un requisito. 3.5 Liberación: Autorización para proceder con la siguiente fase de un proceso. 3.6 Reproceso: Acción tomada sobre un producto no conforme para que cumpla con los requisitos. 3.7 Reparación: Acción tomada sobre un producto no conforme para convertirlo en aceptable para su utilización prevista. 3.8 Reclasificación: Variación del grado de un producto no conforme, de tal forma que sea conforme con los requisitos. 3.9 Corrección: Acción realizada para eliminar una no conformidad detectada. Una corrección puede realizarse junto con una acción correctiva, igualmente puede ser por ejemplo un reproceso o una reclasificación. 3.10 Desviación permitida: Autorización para apartarse de los requisitos de un producto especificados originalmente, antes de su realización. 3.11 Segregación: Separación de unidades, paquetes o lotes de productos no conformes, de aquellos que resultan aprobados luego de la inspección y selección. 3.12 Desviación: Autorización para utilizar o liberar un producto que no es conforme con los requisitos especificados. 4. CONDICIONES GENERALES 4.1 La identificación del no conforme debe ser realizada inicialmente por el personal asignado al proceso donde se efectúe inspección, clasificación y despachos. 4.2 Si la identificación del no conforme es realizada por el cliente, el jefe comercial debe reportarlo al representante de la dirección en el formato FC-61 Plan de acción, para el inicio de la identificación y trazabilidad del producto en toda su realización hasta detectar la no conformidad. Página 2 de 4 PC-06 V 5.0 CONTROL DE NO CONFORMES 5. CONTENIDO 5.1 TIPIFICACIÓN DE NO CONFORMES ETAPA RECEPCION RECEPCION, TRANSFORMACIÓN DESCRIPCIÓN NO CONFORMIDAD Materia prima con elementos extraños (piedras, tierra, alambres, piezas metálicas) que puedan afectar la infraestructura. Materia prima sin documentación de transporte o declaración FSC. Materia prima recibida no cumple alguno de los requisitos: corte radial no perpendicular (Corte “salchichón”), pudrición, mancha, nudos, horquetas, longitudes, cantidad. Almacenamiento materia prima: Mancha, volcado de arrumes, pudrición Insumos que no cumplen especificaciones de compra: Cantidad y/o especificación Madera mal descortezada Desviaciones en cortes longitudinales o radiales Madera mal seleccionada o clasificada Madera mal bañada TRANSFORMACIÓN Mal chaflanado: Astillado, reventado, error en posición Madera seca con mancha, hongo, dimensiones, grietas, averías, mal cepillado, humedad y/o torsión Mal ensamble: grietas, posición de los clavos, no coincidencia con plantillas, mala marcación Embalaje: Zuncho roto, mala posición del zuncho, mala identificación de paquetes, error en cantidades. Almacenamiento: Mancha, volcado de arrumes, pudrición. ALMACENAMIENTO Y DESPACHOS Despachos: error en cantidades, no cumplimiento de especificaciones. Entregas no oportunas del producto: anticipado o retrasado. ACCION (TRATAMIENTO) DISPOSICIÓN RESPONSABLE Registrar, informar al proveedor, ajustar la solicitud. Rechazo Jefe de planta Registrar, informar al proveedor. Rechazo, reclasificación Jefe de planta Informar al responsable de báscula para rotación de inventario. Por cantidad y especificaciones, se recibe, se libera y se informa al auxiliar de compras. Destinar a cliente de madera astillable y/o solicitar desviación al cliente. Registrar y autorizar reproceso, reclasificación o rechazo para recortes. Registrar y destinar la madera para otros clientes, destinar para recortes o solicitar desviación al cliente. Autorizar nueva inmersión del paquete en el baño o solicitar desviación al cliente. Reprocesar y destinar la madera para otros clientes o autorizar rechazo para recortes. Reprocesar para otros clientes, despercudir la madera, solicitar desviación al cliente o autorizar rechazo para recortes. Desensamblar y volver a ensamblar o solicitar desviación al cliente. Reproceso, reclasificación, desviación Jefe de planta Rechazo, liberación Reproceso, desviación Reproceso, reclasificación, rechazo Reproceso, desviación, reclasificación, rechazos. Reproceso, desviación. Rechazo, reproceso Responsable de proceso solicitante Jefe de planta Jefe de planta Jefe de planta, Responsable de despachos Jefe de planta, Responsable de despachos Jefe de planta, Responsable de despachos Reproceso, desviación, reclasificación, rechazo Jefe de planta Reproceso, desviación Jefe de planta Registrar, volver a contar y embalar. Reproceso Responsable de despachos Reprocesar para otros clientes, despercudir la madera, solicitar desviación al cliente o autorizar rechazo para recortes. Reproceso, reclasificación, rechazo, desviación. Jefe de planta, Responsable de despachos, Responsable de secado Registrar e informar a Responsable de despachos, reponer cantidades faltantes o solicitar desviación al cliente. Registrar e informar a jefe de planta y responsable de despachos, solicitar desviación al cliente. Reproceso, desviación. Jefe de planta Reproceso, desviación Jefe comercial Página 3 de 4 PC-06 V 5.0 PROCESOS DEL SGC CONTROL DE NO CONFORMES Transporte: Producto pierde especificaciones Registrar e informar a Jefe comercial. Reproceso Jefe comercial Responsable de despachos Cualquier no conformidad que se presente en los procesos Registrar e informar para emprender acciones de mejora. Reproceso, reclasificación, rechazo, desviación Responsable del proceso 5.2 CICLO DEL NO CONFORME INICIO Se detecta una no-conformidad FC-33 Inspección y desviación de no conformes PRODUCTO Identificar y separar el producto no conforme (Color rojo) Informar al responsable del proceso PROCESO ¿Dónde? Informar al responsable del proceso Procedimiento de acciones de mejora Definir el tratamiento para el no conforme Liberar Reprocesar ¿Es efectivo el tratamiento aplicado? NO Reparar Reclasificar Corregir Desviar Modificar SÍ Evaluar los resultados del tratamiento aplicado NO ¿Se cumplen los requisitos especificados? SÍ Liberar el producto tratado Procedimiento de revisión por la dirección FIN 6. REFERENCIAS PC-04 Acciones de mejora PC-07 Revisión por la dirección FC-33 Inspección y desviación de no conformes Página 4 de 4 PC-06 V 5.0 CONTROL DE NO CONFORMES 7. REGISTROS Identificación Almacenamiento FC-61 Plan de acción Virtual en portal Web Pasta de argolla “Registros de gestión de la calidad” FC-33 Inspección y desviación de no conformes Virtual en PC Producción Carpeta “No conformes” 5.1.2 Protección Copia de seguridad Archivador en centro documental Copia de seguridad Archivador de producción y viveros Recuperación Retención Disposición Por número de plan de acción y origen del plan 2 años Centro documental Por número de inspección 2 años Centro documental ACTUALIZACIÓN, REVISIÓN, APROBACIÓN Y VIGENCIA ELABORA/ACTUALIZA CARGO: Administrador documental NOMBRE: LÁZARO ALBERTO ZAPATA R. FIRMA: FECHA: 07-03-2012 REVISA Jefe de planta SANTIAGO CHAVARRÍA M. APRUEBA Gerente JORGE CARRASCO