Cómo recaudar fondos para realizar eventos de Capítulos de ISOC... Celebrar un taller, un seminario, una conferencia o un evento... costosa para un Capítulo de ISOC. Gastos en aspectos,...

Cómo recaudar fondos para realizar eventos de Capítulos de ISOC a través del patrocinio
Celebrar un taller, un seminario, una conferencia o un evento especial puede ser una tarea
costosa para un Capítulo de ISOC. Gastos en aspectos, tales como salones para eventos,
servicios de restauración, viajes de los ponentes, conectividad, equipos y opciones de impresión
pueden superar fácilmente los ingresos obtenidos por las cuotas de registro de los asistentes.
Por ello, muchos Capítulos ISOC buscan un apoyo financiero adicional para sus eventos a través
del patrocinio. Esto se puede conseguir sin sacrificar la integridad de su evento o de su Capítulo.
Comprender por qué las empresas patrocinan eventos
Para conseguir un buen patrocinio, debe comprender en primer lugar el interés de una empresa
en su evento. Los eventos ofrecen a las empresas oportunidades únicas para sacar provecho de
sus intereses ante un público clave. Dado que estos eventos reúnen a un gran número de
personas de un sector, profesión o comunidad específicos, permiten que las empresas
patrocinadoras comuniquen mensajes importantes o entablen negocios con numerosos clientes
o posibles clientes, en un momento y una ubicación determinados.
Determine qué puede ofrecer a los patrocinadores y elabore una lista de posibilidades
Para atraer a posibles patrocinadores, deberá determinar los elementos que su evento ofrece,
asignar valores a cada uno y enumerarlos de forma clara y concisa. Un evento bien planificado
le ofrecerá una serie de elementos que pueden compilarse y venderse a empresas interesadas
como posibles patrocinadores. Plantéese su evento como si fuera una tienda y realice un
inventario de todos los elementos que pueden ser valiosos para los patrocinadores. Este
inventario puede incluir artículos de obsequio tangibles y una variedad de otras oportunidades de
reconocimiento, antes y durante el transcurso del evento. Dedique tiempo a realizar una lista
exhaustiva. Esto permitirá obtener mejores resultados cuando pase a la fase de búsqueda de
patrocinadores. Entre los posibles elementos que podrían patrocinarse asociados con su evento
se pueden incluir:
Servicios de restauración Desayunos continentales Descansos con refrigerio
Almuerzos Recepciones y cenas
Planifique el reconocimiento de cada patrocinador de servicios de restauración desde el estrado
antes de la comida, o haga público el nombre de la empresa de la que se ha recibido
financiación, e incluya su nombre o logotipo junto con el evento, en sus programas impresos o en
línea. También puede colocar un cartel que muestre el logotipo del patrocinador en la entrada de
la zona de restauración o descanso. Si el evento es una comida servida en mesas, contemple la
opción de invitar al patrocinador a un asiento reservado en la mesa de la presidencia del evento.
Elementos del programa Ponentes de apertura Sesiones individuales Actividades
de entretenimiento
Reconozca a las empresas que patrocinan a un ponente, una sesión o una actividad de
entretenimiento de la misma forma que patrocinaría un evento con servicio de restauración,
incluyendo el estrado y las menciones del programa y la señalización. Asimismo, contemple la
opción de invitar a un representante de la empresa patrocinadora a la presentación del ponente o
de la sesión desde el estrado.
Obsequios Identificaciones Bolsas del evento Portafolios Bloc de notas
Bolígrafos Unidades Flash Concentradores de puertos Calculadoras
Alfombrillas para ratón
Si cuenta con un gran número de asistentes, debe adquirir artículos de obsequio como los
anteriores en una tienda de saldos. Dichos artículos deben estar personalizados con el logotipo
de la empresa patrocinadora. Los artículos de mayor tamaño podrían incluir dos logotipos; el de
la empresa patrocinadora y el creado especialmente para su evento. Los artículos de obsequio
son una opción muy conocida entre los patrocinadores, ya que suelen contar con valor
promocional que perdura después de la celebración del evento. Asígneles un precio en
consecuencia y lo suficientemente alto para pagar no solo el artículo de obsequio, sino también
para afrontar otros gastos del evento.
Otros elementos Conectividad de Internet Mesas de exposición Pases o registros
gratuitos
Si la conectividad de Internet es una opción necesaria para su evento, deseará contar con un
patrocinador que financie el coste u ofrezca acceso, como una contribución "en especie". Las
mesas o los stands de exposición suelen ser muy populares entre los patrocinadores, ya que
permiten a las empresas conocer personalmente a los asistentes, compartir información y
desarrollar iniciativas empresariales. Los patrocinadores agradecerán contar con uno o más
pases o registros gratuitos para asistir a su evento.
Reconocimiento de medios Información promocional impresa (folletos, carteles, panfletos)
Sitio web del Capítulo, página web del evento Boletines electrónicos Páginas de
inicio Programa in situ Señales, carteles, telones de fondo
Los medios en línea e impresos asociados con su evento ofrecen importantes oportunidades
para el reconocimiento de patrocinadores, mediante la visualización de logotipos de los
patrocinadores, antes y durante el evento. Estas oportunidades pueden ofrecerse a
patrocinadores como parte de su reconocimiento por patrocinar otros elementos, o pueden
compilarse o venderse por separado. (Por ejemplo, si cuenta con un patrocinador de
conectividad de Internet, puede contemplar la opción de ofrecer al patrocinador la pantalla de
inicio de Internet.) Las oportunidades de reconocimiento antes del evento, como por ejemplo
folletos, sitios web y boletines para promocionar el evento, también pueden utilizarse como
incentivos para que las empresas se comprometan a ofrecer su patrocinio de forma anticipada,
por ejemplo, mediante una fecha límite de impresión.
Cada evento ofrece distintas oportunidades para el patrocinio. Tenga en cuenta su propio
evento y público, y realice su propia lista exclusiva. Se recomienda que enumere sus artículos
de patrocinio en folletos de patrocinio de 1 o 2 páginas, que incluyan una descripción y el precio
de cada artículo, así como información básica sobre el evento, la asistencia prevista y un punto
de contacto del patrocinador. Puede ofrecer artículos de forma individual o agruparlos en
paquetes de patrocinadores a distintos precios (por ejemplo, Oro, Plata y Bronce).
Realice su lista de posibles patrocinadores
Una vez que haya determinado los elementos que podrían patrocinarse del evento, asígneles un
precio en consecuencia y descríbalos junto a su evento en un folleto; deberá realizar una lista de
posibles patrocinadores. Sus mejores posibles patrocinadores serán aquellas empresas y
organizaciones que desean comunicar o entablar actividades comerciales con sus asistentes.
Redacte una lista exhaustiva de posibles patrocinadores tras tener en cuenta los siguientes
aspectos:
¿Qué tipos de productos y servicios adquieren o utilizan los asistentes de su evento?
(Céntrese en los intereses únicos de compra de su público.)
¿Qué empresas en su comunidad ofrecen productos o servicios relacionados con su
público?
¿Qué empresas en su comunidad dan empleo a personas con las habilidades y los
conocimientos profesionales de su público? (Las empresas pueden estar interesadas en
patrocinar su evento para apoyar sus programas de contratación.)
¿Qué empresas en su comunidad patrocinan eventos similares con públicos parecidos?
¿Qué empresas han demostrado interés en los miembros de su Capítulo o en sus eventos
anteriores?
Las respuestas a estas preguntas le ayudarán a realizar una lista de empresas y organizaciones
con las que tratar el tema del patrocinio. Gracias a la red de contactos facilitada por su Capítulo
de ISOC, identifique una persona en cada empresa con la que tratar el tema del patrocinio del
evento. Si ningún miembro de su Capítulo tiene contactos en una empresa en concreto,
plantéese la opción de dirigirse a los directores de los siguientes departamentos: marketing,
relaciones públicas, gestión de marca, gestión de productos, recursos humanos, publicidad,
relaciones con la comunidad y aportaciones de empresa. En las empresas de mayor tamaño, es
posible que haya distintos departamentos interesados en su evento. Si el director del primer
departamento rechaza su oferta, póngase en contacto con otro director.
Atraer a patrocinadores
El correo electrónico y los sitios web son inventos maravillosos, que utilizados de forma
independiente no le harán conseguir patrocinadores para su evento. Conseguir patrocinio para
los eventos de los capítulos es más fructífero cuando se realiza mediante llamadas telefónicas
personales y conversaciones cara a cara.
En su conversación, recuerde que el mayor interés de la empresa en su evento es
probablemente llegar a su público. Aunque su propuesta pueda ofrecer un menú de eventos con
servicios de restauración y obsequios, debe destacar que el patrocinio ofrecerá a la empresa la
oportunidad de llegar a su público exclusivo. Incluso puede ofrecer información demográfica de
apoyo sobre el público al que su evento espera atraer: sus puestos de trabajo, los sectores que
representan, su poder adquisitivo. Tras su conversación envíe la propuesta de patrocinio y
cualquier dato adicional que podría influir en el posible patrocinador.
Una vez que haya convencido al patrocinador y acordado el nivel o elemento patrocinado, se
recomienda que envíe un correo electrónico de confirmación, una factura y un breve acuerdo por
escrito.
Seguimiento y reconocimiento final
Una vez que haya confirmado los patrocinadores de su evento y haya recibido el pago, es
importante ofrecer las ventajas que ha prometido. Puede incluir ponerse en contacto con los
patrocinadores para obtener logotipos de las empresas en diversos formatos de archivo,
suministrarles formularios de registro gratuito, aconsejarlos sobre lugares de exposición y
programas, o coordinar su participación en el estrado. Le recomendamos que mantenga a los
patrocinadores informados sobre el evento y haga todo lo que esté en sus manos para
asegurase de que el evento les será una experiencia gratificante. Y de esta forma, creará un
fuerte vínculo entre su Capítulo de ISOC y el patrocinador. Esto aumentará la posibilidad de que
la empresa vuelva a actuar como patrocinadora en futuros eventos del Capítulo. Un último paso
debe incluir el envío de cartas formales de agradecimiento a cada patrocinador.