INSTRUCTIVO TÉRMINOS DE CONVENIO LINEA DE ACCION CENTROS RESIDENCIALES DEPRODE, JULIO 2010 En coherencia con lo definido por la Ley Nº 20032, y en atención a que los proyectos licitados a partir del año 2005 están cumpliendo el período de ejecución estipulado en sus convenios, se informa a Uds. que se ha definido el siguiente procedimiento para la línea de acción centros residenciales. I.- Consideraciones generales: Las consideraciones generales de este proceso son las siguientes: De acuerdo a la Ley N° 20.032, Artículo 21: “La facultad de prórroga podrá ejercerse si el resultado de la evaluación efectuada por el SENAME a la ejecución del convenio”, conforme al Título IV de este reglamento, es satisfactorio, entendiendo por tal concepto las categorías de “Excelente”, “Muy Bueno o Bueno”, tanto en lo técnico como en lo financiero. El Director/a Regional debe determinar quién es el/la profesional mas idóneo para realizar el informe de prórroga. Por lo general esta responsabilidad corresponderá al/la supervisor/a técnico/a el cual deberá firmar una declaración de imparcialidad previo a iniciar el proceso. Debe velarse por la imparcialidad del informe, en este sentido es posible que el /la profesional responsable de la elaboración del Informe sea uno/a distinto/a al que supervisa el proyecto. -El evaluador/a deberá tener a la vista los siguientes documentos para la elaboración del Informe final (cuyo formato es estándar): Las evaluaciones técnicas previas de desempeño anual Los informes de supervisión financiera anual Evaluación de usuarios(as). Los informes de auto-evaluación institucional Además se podrá complementar con informes de proceso, informes de tribunales u otros que se estimen necesarios. Con estos antecedentes, se debe proceder a elaborar la evaluación anual de desempeño del año que termina, y el informe final de término de convenio, de acuerdo a los formatos, que se adjuntan. El informe debe ser realizado tomando en consideración hechos objetivos y comprobables que consten en los documentos señalados. Como marcos de referencia el evaluador/a debe estar en conocimiento de las orientaciones y bases de la modalidad, proyecto de funcionamiento, instrucciones y circulares del Servicio u otros documentos que sean atingentes al proyecto del cual se trate. Considerando también la mirada de la institución mediante su informe de autoevaluación y verificadores de la misma. El informe elaborado por el evaluador/a, debe ser revisado por el Coordinador /a Uprode quien puede solicitar las correcciones o complementar de forma que estime pertinente. El informe final de término de período del proyecto, consolidará el desempeño del mismo acorde a las evaluaciones anuales previas y sintetizará fortalezas y debilidades del período convenido, de acuerdo a los criterios establecidos, señalando cumplimiento de objetivos y metas del proyecto de funcionamiento, su calidad de atención, y su evolución acorde a los lineamientos técnicos. Si la conclusión del informe final muestra que el desempeño del proyecto se encuentra en las categorías de “Bueno”, “Muy Bueno” o “Excelente”, implicará que procede la prórroga del proyecto. En el caso que las evaluaciones arrojen reparos en su funcionamiento, se definirá si es procedente el término de convenio debiendo convocar a una licitación pública si la Dirección Regional estima necesario mantener esta oferta, e incluso si la Dirección Nacional lo define en base a estos antecedentes. II.- Procedimientos a seguir: 1.- Durante la primera semana del cuarto mes previo a la fecha de expiración del convenio, la institución colaboradora acreditada deberá hacer llegar a la Dirección Regional correspondiente, la autoevaluación institucional del último período de funcionamiento. En caso de que el volumen de proyectos regionales sea significativo, la Dirección Regional podrá anticipar estos plazos. Se estima razonable otorgar un plazo de 10 días hábiles a la institución, para hacer llegar su autoevaluación a la Dirección Regional. 2.- A partir de ello y teniendo a la vista antecedentes evaluativos del último período de funcionamiento, vale decir, informes de proceso, que corresponderá a un período de tiempo cercano a los 7 meses de funcionamiento, se procederá a realizar la evaluación anual del último período. 3.- En forma paralela se elaborará el informe final del total del período contemplado en convenio (cinco años o como corresponda). Para ello se anexa formato. 4.- Notificación al organismo colaborador, mediante carta formal al representante legal de la institución y con copia al proyecto. El Director/a Regional le remite la evaluación de desempeño del último año junto al informe final del quinquenio o período según corresponda, informando de la situación final de proyecto, ya sea prórroga o término de convenio y expiración del mismo. En caso de prórroga, en ese mismo acto le informa la fecha en que debe presentar una nueva matriz lógica o proyecto de funcionamiento, según sea el caso conforme las disposiciones dadas por el director nacional en el memo Nº 3524 del 06 de junio del presente, para el período señalado en el informe. De acuerdo a ello se procederá de la siguiente forma: 4.1 En caso de prórroga al 30 de junio de 2011, el organismo colaborador deberá presentar una nueva matriz lógica y el cuadro de recurso humano para el período, en un plazo de 10 días hábiles, según formato adjunto. 4.2 Respecto a las prórrogas a tres años, el organismo colaborador deberá presentar un nuevo proyecto de funcionamiento para el siguiente período, en un plazo de 20 días hábiles, de acuerdo a las nuevas orientaciones técnicas de la modalidad correspondiente, y según formato que se adjunta. III.- Procedimientos administrativos A continuación se detallan los pasos para prorrogar proyectos licitados y adjudicados mediante asignación directa: 3.1.-Procedimientos para prórroga de convenios adjudicados en un proceso de licitación. Acciones a seguir: En este caso, corresponderá realizar la prórroga íntegramente en la Dirección Regional, y el procedimiento es el siguiente: 3.1.1 El colaborador acreditado presenta a la Dirección Regional, en la fecha estipulada en la carta de notificación en que se informó de la prórroga, dos (2) copias de la matriz lógica del proyecto en el formato respectivo, para los casos de prórrogas al 30 de junio de 2011, y dos (2) copias del proyecto de funcionamiento en el caso de las prórrogas a 3 años, suscritos en ambos casos por el representante legal. 3.1.2 La Oficina de Partes Regional, inicia Hoja de Ruta Regional y deriva a Uprode, en donde se realiza la revisión de la nueva matriz lógica y/o de los proyectos de funcionamiento presentados. 3.1.3. En caso de no existir objeciones a la nueva matriz y/o proyectos de funcionamiento, Uprode solicita CDP a DAF. En forma paralela se le requiere a Dejur que elabore el formato de convenio de prórroga que deberán suscribir en Direcciones Regionales. 3.1.4 Una vez recibido el CDP, Uprode u otra unidad según organización regional, elabora la Ficha de Datos Básicos y envía todos los antecedentes del punto anterior a la Unidad Jurídica para que los adjunte al convenio de prórroga. En caso de existir objeciones pase al punto 3.9 3.1.5. La Unidad Jurídica Regional, elabora la prórroga de convenio y gestiona la firma de dicho documento por parte del representante legal de la institución colaboradora acreditada y por el/a Director/a Regional. Una vez firmado el convenio, procede a tramitar la resolución que aprueba dicha prórroga. 3.1.6. La Dirección Regional debe enviar copias del convenio y Resolución tramitada a todas las instancias pertinentes, en conformidad a lo indicado en la distribución que aparece en la Hoja de Ruta. 3.1.7. Especial énfasis en el envío de copia de Resolución, convenio y ficha de datos básicos a la Sub-Unidad de Procesos y Pagos de la Dirección Nacional, para su ingreso a Senainfo. Cabe reiterar que el no cumplimiento de esta fase implica que el proyecto no ingrese a la Base de Datos institucional y por tanto no recibirá pago. 3.1.8. Finalmente, debe enviar al Departamento de Protección de Derechos, además de resolución y convenio, una copia de la nueva matriz lógica y/o proyecto de funcionamiento proyectado para el período. 3.1.9. En caso de que se necesite realizar modificaciones a la matriz lógica y/o proyecto de funcionamiento presentado, la Dirección Regional deberá enviar las observaciones al colaborador acreditado y establecer una nueva fecha de recepción para las modificaciones. Una vez recepcionadas las modificaciones, se continúa con los pasos establecidos en los puntos 3.5. a 3.8. 3.2.-Procedimientos para Prórroga de convenio de asignación directa. Acciones a seguir: Si el convenio a prorrogar fue una asignación directa, corresponderá realizar la prórroga en la Dirección Nacional, estableciéndose el siguiente procedimiento: 3.2.1. El colaborador acreditado presenta a la Dirección Regional, en la fecha estipulada en la carta de notificación en que se informó de la prórroga, dos (2) copias de la nueva matriz lógica y/o proyecto de funcionamiento en el formulario respectivo, (enviado para estos efectos a la instancia regional, por el Departamento Protección de Derechos, con los nuevos lineamientos técnicos), suscrito por su representante legal. 3.2.2. La Oficina de Partes Regional inicia Hoja de Ruta y deriva a Uprode, en donde se realiza la revisión de la nueva matriz lógica o proyecto de funcionamiento. 3.2.3. En caso de no existir objeciones a la matriz lógica /proyecto de funcionamiento presentado, la Dirección Regional envía los antecedentes del punto anterior a la instancia nacional – Deprode, adjuntando la Ficha de Datos Básicos. 3.2.4. Deprode solicita Certificado de Disponibilidad Presupuestaria al Departamento de Administración y Finanzas. 3.2.5. DAF emite CDP y envía los antecedentes a Deprode. 3.2.6. Deprode envía todos los antecedentes al Departamento Jurídico para control de legalidad y posterior elaboración de prórroga de convenio. 3.2.7. El Departamento Jurídico elabora la prórroga de convenio y gestiona la firma de dicho documento por parte del representante legal de la institución colaboradora acreditada y por el/a Director/a Nacional. Una vez firmado éste, procede a tramitar la resolución que aprueba dicha prórroga. 3.2.8. El Departamento Jurídico debe enviar copias del convenio y Resolución tramitada, en conformidad a lo indicado en la distribución que aparece en la Hoja de Ruta. 3.2.9. El Departamento Jurídico, envía ficha de datos básicos, copia de la resolución tramitada y de convenio, a la Sub-Unidad de Procesos y Pagos de la Dirección Nacional, para su ingreso a Senainfo. ANEXOS: Anexo 1: Listado de centros residenciales por región Anexo 2: Formato de autoevaluación institucional Anexo 3: Formato de evaluación anual de desempeño Anexo 4: Instructivo de Evaluación anual Anexo 5: Formato de informe final (Evaluación del primer período de convenios) Anexo 6: Formulario presentación matriz lógica Anexo 7: Formulario presentación proyecto de funcionamiento Anexo 8: Orientaciones Técnicas para el nuevo período Deprode, Área GP, Unidad de Control de Gestión, Julio 2010