INFORMACION DE NOVEDADES A RECTORES REPORTE HORAS EXTRAS PERSONAL ADMINISTRATIVO: Desde el mes de septiembre de 2007 se expidieron comunicados y circulares recordando a los rectores y directores de establecimientos Educativos la obligación de solicitar autorización a los funcionarios que trabajan en la Institución, dicha autorización de realiza mediante acto administrativo debidamente motivado; para realizar esta resolución se fijó un límite para presentarlas solicitudes el cual era el 30 de diciembre de 2007, sin embargo esta fecha fue ampliada hasta el 7 de marzo del presente año. Pese a lo anterior aún se sigue presentando solicitudes desconociendo totalmente las directrices impartidas Es importante tener en cuenta que debe existir autorización previa para laborar horas extras. Recuérdese que con base en las solicitudes se asigna el presupuesto correspondiente. REPORTE MENSUAL El reporte de horas extras debe realizarse de forma mensual los primeros 5 días de cada mes y no acumuladamente como lo hacen en algunas Instituciones Educativas. Esto fue claramente señalado en la resolución de autorización, pues el reporte acumulado acarrea un mayor pago, que como consecuencia puede llegar a descontar retención en la fuente MAL DILIGENCIAMIENTO EN EL FORMATO El formato del reporte se viene manejando desde el año 2007, sin embargo aún persisten errores en el diligenciamiento por ejemplo: errores en el mes se da constancia del mes de julio y en el formato aparece mes de marzo, se da constancia antes de haber terminado el mes, envían copias de constancias no originales, reportan horas extras de funcionarios que se encuentran en vacaciones. ATENCION A POBLACION VULNERABLE Se solicita reportar las horas extras del programa de adultos mes a mes, es decir mes vencido mes reportado. El reporte de novedades como: licencias (de maternidad, enfermedad, ordinarias no remuneradas), permisos, comisiones, vacaciones inasistencias abandono de cargo y demás, deben ser reportadas los 15 primeros días de cada mes, con el fin de enviar esta información a nómina a tiempo. Se recuerda que el programa de educación de Jóvenes y Adultos hace parte del componente de atención a población de grupos vulnerables que deben incluirse de manera obligatoria en el proyecto educativo institucional y en los planes de mejoramiento. De igual manera la atención a la población en situación de desplazamiento y la atención a la primera infancia, teniendo en cuenta los lineamientos establecidos en la Ley 1048 del 2006. PLANEACION EDUCATIVA: Es importante recordar que la sustentación de los recursos que se sitúan a través del Sistema General de Participaciones y que a su vez soporta la planta de personal Docente directivos docentes y Administrativos es la cobertura en matrícula debidamente reportada al Ministerio de Educación Nacional a través del Sistema Integrado de matricula SIMAT. Se debe recordar a los rectores el compromiso ineludible de ajustarse estrictamente al cronograma de cobertura establecido en la resolución 5360 del 7 de septiembre de 2006 emitida por el MEN y la resolución de cobertura 0398 del 26 de febrero de 2008 emitida por la Secretaría de Educación Departamental. El reporte de matrícula al Ministerio de Educación Nacional para la vigencia 2008 -2009 debe realizarse sin errores a través del SIMAT (www.sistemamatricula.gov.co), para evitar las inconsistencias que anulen los registro y disminuyan el número de estudiantes matriculados. Para mayor información dirigirse a la oficina de Planeación Educativa de la Secretaría de Educación y Cultura de Nariño. Los responsables del reporte de información correspondiente a formularios DANE C.600 serán sujetos a sanciones por parte de ese organismo, ya que el plazo para la entrega de este material venció el día viernes 29 de agosto el año en curso Es importante en el reporte de matrícula diligenciar los campos correspondientes a población escolar de niveles 1 y 2 de SISBEN, dato que debe coincidir con la base poblacional reportada por el municipio al departamento Nacional de Planeación. Esta información sirve de sustento a los recursos adicionales que reconoce el Ministerio en documentos CONPES para atención a población en ese rango de SISBEN y que se giran a la administración municipal para calidad educativa a cada establecimiento educativo. INFORMES A PRESENTAR A LA OFICINA DE CONTABILIDAD DE LA SECRETARIA DE EDUCACION DEPARTAMENTAL La Contraloría Departamental de Nariño, mediante Resolución Nº 002 del 9 de Marzo de 2008 establece la presentación de informes Contables a la SED, de conformidad con lo establecido en el artículo 12 del decreto 992 de 2002. La información debe ser presentada trimestralmente en carpeta celuguía colgante debidamente foliada y en medio magnético, la cual debe contener los siguientes formatos (ver cuadro 1) Además se debe anexar: Copia del Presupuesto debidamente firmado por el Consejo Directivo. Copia de acuerdos Presupuestales si los hay Fotocopia de los Extractos Bancarios Fotocopia de la Póliza de manejo del Representante Legal De igual manera se debe tener en cuenta la circular 009 de Febrero 5 de 2008. Presentación de documentación soporte Adquisición de Dotación para Administrativos y Docentes. ESTER MUÑOZ PALACIOS Secretaria de Educación Departamental.