16. Rendición final de Caja Chica La constitución de fondos de “Caja Chica” está destinada a afrontar gastos de menor cuantía que deban abonarse al contado. Cada titular de una “Caja Chica” no podrá disponer pagos por erogaciones que individualmente, superen la suma de dos mil pesos ($ 2.000) debiendo cumplimentar, cuando corresponda, las obligaciones establecidas para los agentes de retención impositiva de tributos provinciales. Las erogaciones cuyos montos sean superiores a mil pesos ($1.000) deberán abonarse por débito automático. La rendición de cuentas de los fondos utilizados será efectuada por los responsables o subresponsables (formulario A) ante la Dirección de Contabilidad y Servicios Auxiliares, a los fines del pertinente reintegro de fondos, cuando el importe ejecutado alcance al setenta por ciento (70%) del valor asignado. “Los responsables o subresponsables de “Caja Chica” por los importes asignados a las mismas serán considerados obligados a rendir cuentas, en los términos con los alcances del art. 64 y concordante de la Ley de Contabilidad N°7764/71 y su reglamentación.” -Gastos permitidos: Conforme a la actividad específica de la unidad orgánica, de la cual depende el responsable o subresponsable de la Caja Chica, los gastos permitidos están directamente relacionados con la misma. Gastos que serán verificados, de manera tal que no podrán apartarse del objetivo y las acciones de su unidad orgánica. Respecto de la compra de papel, tinta y/o tonner para impresoras, previamente deberá verificarse su existencia en la dependencia correspondiente. -Comprobantes: a) Requisitos: toda compra debe estar respaldada por una factura, que debe cumplir con la Normativa de la Resolución 1415/03 de AFIP. b) Tipos de comprobantes: el tipo de facturas que deben recibirse son aquellas que están, identificadas con las letras “B”, “C” ticket equivalente o bien ticket o recibo oficial de entidad que este exenta de facturar: reparticiones centralizadas, descentralizadas o autárquicas del Estado Nacional, Provincial o Municipal; asociaciones civiles sin fines de lucro (clubes o instituciones de bien público), Clero según normas fiscales vigentes. Los comprobantes pre-impresos que revistan la categoría “B”, deben portar leyenda “C.A.I” que significa Código de Autorización de Impresión, cuya ubicación se localiza en el ángulo inferior derecho del cuerpo de la factura. También debe constar la fecha de vencimiento, en consecuencia la fecha de facturación no podrá ser posterior a ésta. Para los casos de facturas "B" emitida por impresora no indicará fecha de vencimiento, pero si deberá registrar la sigla C.F (Controlador Fiscal). Será rechazada toda factura que esté identificada con la letra “A” o “M”, en razón que es documento No Válido a utilizar en las Reparticiones Estatales, de igual modo aquellas de letras “B” que no contengan los antecedentes descriptos en el párrafo anterior. Las facturas deben contener: -Su número de C.U.I.T. -La fecha de la operación. -Domicilio -La condición de venta (CONTADO) -La responsabilidad ante el I.V.A. -Nombre de la Repartición /Dirección o Dto. -De corresponder, el número de remito (que también se deberá adjuntar a la rendición). -Las cantidades, el detalle, su valor unitario y total, tanto parcial como final. - Gastos permitidos a las Subsecretarias, Unidad de Ejecución de Obras, Secretaria Privada de la Ministra: Conforme a la normativa que en parte se describe a continuación y teniendo en cuenta la delegación expresa de la ministra en la resolución 26/08, queda permitido el gasto que demande la realización de reuniones que organice en el marco de la actividad específica de la unidad orgánica, debiendo acompañar al comprobante del gasto una descripción de la actividad en la cual se enmarca el mismo. Etapas del procedimiento: 1. El responsable o subresponsable de caja chica recibe el cheque por el monto otorgado a su repartición. A medida que van realizando gastos conforme lo explicado recientemente, van volcando la rendición en una planilla que deberá contener los siguientes datos: - Fecha de emisión del comprobante. -Razón social. -Detalle del gasto -N° de Factura y monto. - Nombre del titular y suplente de Caja Chica. Al alcanzar el 70% del monto asignado, el responsable o subresponsable presenta dicha planilla conjuntamente con los originales de los comprobantes de pago debidamente firmados por autoridad competente. Además debe adjuntar dos juegos de copias de éstos. Eleva toda la documentación al Dto. Liquidación y Otros Gastos e Inversiones. 2. El Dto. Liquidación y Otros Gastos e Inversiones recibe la documentación y posteriormente imputa cada comprobante a la partida contable destinada a tal efecto. En caso de haber errores en la planilla o en el comprobante, se remitirá la documentación a la repartición que rindió los gastos. Si los datos suministrados son correctos, se gira la documentación a la Delegación de Contaduría General de la Provincia. 3. La Delegación de Contaduría General de la Provincia interviene lo actuado y devuelve al Dto. Liquidación y Otros Gastos e Inversiones. 4. El Dto. Liquidación y Otros Gastos e Inversiones elabora las Órdenes de Pago y las remite al Dto. Tesorería. 5. El Dto. Tesorería reintegra el monto al responsable o subresponsable.