para el quiebre de las cuentas comerciales de cobranza

EMPRESA PRESTADORA DE SERVICIOS – EPS ……………………
RESOLUCION DE GERENCIA GENERAL Nº ……..-2007/EPS-M/GG
……………………….., 28 de agosto de 2007
La Gerencia General de la EPS ..........................
VISTO:
El Proyecto de Directiva “Para el Quiebre de las Cuentas Comerciales de Cobranza
Dudosa”, preparado por las Gerencias Comercial y Administrativa como parte del
Programa de Medidas de Rápido Impacto, cuyo propósito es normar el procedimiento
para realizar la provisión y castigo de cuentas de cobranza dudosa que permita
sincerar los indicadores comerciales relacionados con el manejo de las cuentas por
cobrar a clientes; así como otorgar razonabilidad a los resultados de la gestión
económico/financiera de la EPS expresados a los Estados Financieros.
CONSIDERANDO:
Que es propósito de la EPS mejorar sus indicadores de gestión y que para ello viene
ejecutando el Programa de Medidas de Rápido Impacto, para lo cual está recibiendo
importante apoyo en asistencia técnica de la cooperación alemana representada por
PROAGUA-GTZ
RESUELVE:
Articulo Primero.- Aprobar la “Directiva Nº …….-2007-EPS-M, Para el Quiebre de
las Cuentas Comerciales de Cobranza Dudosa”, la misma que contiene la siguiente
estructura: Finalidad, Objetivo, Base Legal, Alcance y Contenido. A su vez el
Contenido está integrado por tres Capítulos, doce Artículos, tres Disposiciones
Complementarias y Aclaratorias y un Anexo.
Articulo Segundo.- Designar como miembros de la “Comisión de Quiebre de
Cuentas Incobrables”, a los trabajadores que ocupen los siguientes cargos:
 El Gerente de Administración, quién lo Presidirá.
 El Jefe del Dpto. de Contabilidad, miembro nato, asumirá la presidencia en los
casos de que por fuerza mayor comprobada el Gerente de Administración tenga
imposibilidad de asistir.
 El Gerente Comercial, miembro nato que actuará como secretario Técnico.
 El Jefe del Dpto. de Facturación y Cobranza, miembro nato.
 El Jefe del Dpto. de Catastro, miembro nato.
 El Jefe del Dpto. de Soporte Informático, miembro nato.
El Jefe de la OCI actuará como veedor para garantizar la autenticidad de la operación.
Articulo Tercero.- Disponer su aplicación a partir de la fecha, bajo responsabilidad de
las Gerencias Comercial y Administrativa en lo que sea de su competencia.
REGISTRESE, COMUNIQUESE Y CUMPLASE
…………………………………
Gerente General
Juan Pretel
EMPRESA PRESTADORA DE SERVICIOS – EPS ……………………
DIRECTIVA Nº 001-2007/EPS .........................
PARA EL QUIEBRE DE LAS CUENTAS COMERCIALES DE
COBRANZA DUDOSA
1. FINALIDAD
Establecer normas que coadyuven al mejoramiento de la gestión comercial,
económica y financiera de la Entidad Prestadora de Servicios de
......................... relacionados con el tratamiento administrativo de las cuentas
de cobranza dudosa correspondientes a sus clientes; en el marco del Programa
de Medidas de Rápido Impacto.
2. OBJETIVO
Implementar los procedimientos que reglamenten la provisión y castigo
(Quiebre) de las cuentas comerciales incobrables de conformidad con la
normatividad vigente.
3. BASE LEGAL
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Ley Nº 28870- Para Optimizar la Gestión de las Entidades Prestadoras
de Servicios de Saneamiento.
D.S. Nº 006-2007-EF- Reglamento de la Ley Nº 28870 Para Optimizar
la Gestión de las Entidades Prestadoras de Servicios de Saneamiento.
R.S. Nº 236-2006- SUNAT.- Normas Referidas a Libros y Registros
Vinculadas a Asuntos Tributarios.
Ley Nº 24680 Sistema Nacional de Contabilidad.
D.S. Nº 179-2004-EF.- Ley de Impuesto a la Renta
D.S. Nº 122-95-ef.- Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta
R.S Nº 007-99/SUNAT.- Reglamento de Comprobantes de Pago y sus
Modificaciones
4. ALCANCE
Comprende a las Gerencias Comercial y de Administración de la EPS
......................... en lo que les sea concerniente.
5. CONTENIDO:
CAPITULO I
GENERALIDADES
ARTICULO 1º.- Se considera cuentas de cobranza dudosa o deudas incobrables a
aquellas cuyo periodo normal de pago ha vencido sin que el deudor haya cumplido con
pagarlas o financiarlas.
ARTICULO 2º.- Es propósito de la presente directiva sincerar los indicadores
comerciales relacionados con el manejo de las cuentas por cobrar a los clientes; así
como otorgar razonabilidad a los resultados de la gestión económico/financiera de la
EPS expresados a los Estados Financieros correspondiente a un determinado ejercicio
económico. Para ello es pertinente efectuar provisiones para cuentas de cobranza
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dudosa o de deudas incobrables, así como realizar castigos o quiebre de las mismas
en concordancia con las normas pertinentes.
ARTICULO 3º.- El castigo de las cuentas de cobranza dudosa, conlleva al Quiebre de
un Recibo no pagado y consiste en excluir el monto total facturado a un cliente, de la
Cuenta Corriente, por cualquiera de la causas justificadas conforme a lo establecido
en la presente directiva.
CAPITULO II
CONSIDERACIONES PARA LA FORMACION DEL EXPEDIENTE
ARTICULO 4 º.- Para los efectos de la presente directiva se constituyen en elemento
fundamental los recibos mensuales, mediante los cuales la EPS realiza la gestión de
cobranza y entrega como comprobantes de pago a sus clientes. Los recibos que
contengan la situación de morosidad del usuario podrán ser físicos, estar contenidos
en bases de datos o ser recibos virtuales, siempre que señalen todos los detalles
indispensables para la identificación del deudor y de la deuda.
ARTICULO 5 º.- Para efectuar la provisión de deudas incobrables se deberá tener
en cuenta las siguientes reglas:
1. El carácter de deuda incobrable o no, deberá verificarse en el momento en que
se efectúa la provisión contable.
2. Para efectuar la provisión por deudas incobrables se requiere:
a. Que la deuda se encuentre vencida y se demuestre la morosidad del
deudor mediante la documentación que evidencie las gestiones* de
cobro luego del vencimiento de la deuda, o el protesto de documentos,
o el inicio de procedimientos judiciales de cobranza, o que hayan
transcurrido más de doce (12) meses desde la fecha de vencimiento de
la obligación sin que ésta haya sido satisfecha; y
b. Que la provisión al cierre de cada ejercicio figure en anexos al Libro de
Inventarios y Balances en forma discriminada, conforme se establece
en el ANEXO Nº 01.
*La gestión de cobranza está establecida por las políticas comerciales de las
EPS y se acredita con los recibos de cobranza que contienen mensajes alusivos
a la tardanza en el pago, así como con la interrupción del servicio debido a la
ausencia de pago de los mismos.
3. El monto a provisionar debe guardar relación de equidad con la parte o el total
de la deuda estimada de cobranza dudosa con arreglo al numeral a) del punto
número 2 del presente articulo.
4. No se reconoce el carácter de deuda incobrable a las deudas que hayan sido
objeto de convenio o prórroga expresa.
Juan Pretel
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ARTICULO 6.- Para efectuar el castigo o quiebre de deudas de cobranza dudosa se
requiere que la deuda haya sido provisionada y se cumpla con alguna de las
siguientes condiciones:
1. Que se haya ejercitado las acciones judiciales pertinentes hasta establecer la
imposibilidad de la cobranza, salvo cuando se demuestre que es inútil
ejercitarlas. La exigencia de la acción judicial alcanza, inclusive, a los casos de
deudores cuyo domicilio se desconoce, debiendo seguírseles la acción judicial
prescrita por el Código Procesal Civil.
2. Que el monto exigible a cada deudor no exceda de una (1) Unidad Impositiva
Tributaria.
ARTÍCULO 7.- Para la formación del expediente sustentatorio para el castigo de
deudas de cobranza dudosa o quiebre de los recibos se requiere que la Gerencia
Comercial formule el requerimiento mediante el informe correspondiente, directamente
a la Comisión de Quiebre, adjuntando:
1. Duplicado de los recibos materia del castigo, no cancelados por el cliente.
2. Cargos de las notificaciones, órdenes de corte de servicios, actas de
levantamiento de las conexiones de agua potable y/o alcantarillado materia del
proceso, informes u otros documentos que demuestren la gestión de cobranza
realizada.
3. Conformidad al expediente sustentatorio para el castigo de las cuentas de
cobranza dudosa de parte del Jefe del Departamento de Contabilidad.
A todo ello se agregará el ACTA de la Comisión de Quiebres aprobando la operación,
la misma que consignará la verificación del levantamiento físico de la conexión de
agua potable y/o alcantarillado materia del proceso.
CAPITULO III
DE LA COMISIÓN DE QUIEBRES Y SUS ATRIBUCIONES
ARTÍCULO 8.- La comisión de Quiebre de Cuentas Incobrables, será designada por
la Gerencia General mediante Resolución, será dependiente de ésta y estará
integrada por los siguientes miembros:
 El Gerente de Administración, quién lo Presidirá.
 El Jefe del Dpto. de Contabilidad, miembro nato, asumirá la presidencia en los
casos de que por fuerza mayor comprobada el Gerente de Administración
tenga imposibilidad de asistir.
 El Gerente Comercial, miembro nato que actuará como secretario Técnico.
 El Jefe del Dpto. de Facturación y Cobranza, miembro nato.
 El Jefe del Dpto. de Catastro, miembro nato.
 El Jefe del Dpto. de Soporte Informático, miembro nato.
El Jefe de la OCI actuará como veedor para garantizar la autenticidad de la operación.
ARTICULO 9.- La Comisión de Quiebre tendrá como atribución tomar conocimiento y
emitir pronunciamiento sobre los requerimientos de castigo de cuentas de cobranza
dudosa o quiebre de recibos que formule la Gerencia Comercial.
Juan Pretel
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ARTICULO 10.- La Comisión de Quiebre sesionará a convocatoria de su Presidente,
en las oficinas de la EPS cada vez que tenga casos a resolver. Dicha convocatoria la
hará a través de la Secretaria de la Gerencia General.
Las sesiones se llevaran a cabo teniendo en cuenta las siguientes consideraciones:
 La concurrencia de los miembros de la Comisión será de carácter obligatorio,
salvo caso de enfermedad u otros impedimentos de fuerza mayor debidamente
justificados, pudiéndose delegar en forma expresa para esa Sesión específica
a otro miembro, que este en condiciones de cumplir la función del miembro
faltante.
 Se entiende que existirá Quórum y habrá reunión cuando asisten el Presidente,
el Secretario Técnico y por lo menos uno de los miembros natos. En las
sesiones presididas por el Jefe del Departamento de Contabilidad, no se
tomará en cuenta su condición de miembro nato para el cómputo de la
asistencia y establecimiento del Quórum respectivo.
 El voto es obligatorio y personal, no aceptándose abstenciones. Los votos en
contra serán debidamente fundamentados, dejándose constancia de ello en el
acta correspondiente.
 Los acuerdos serán adoptados por mayoría absoluta de los miembros
asistentes, teniendo el Presidente voto dirimente en caso de empate.
 La Comisión de Quiebre llevará Libro de Actas, debidamente legalizado, a
cargo del Secretario Técnico; en el se asentará en forma detallada el desarrollo
de la sesión y los acuerdos adoptados, firmando a continuación los miembros
asistentes.
ARTICULO 11º.- El informe final que emita la Comisión de Quiebre, se elevará a la
Gerencia General para su ratificación mediante Resolución, dando cuenta a la Junta
General de Socios de lo actuado. En dicho informe se deberán consignar como
mínimo los siguientes datos respecto al deudor y la deuda castigada o quebrada:
 Nombre del usuario.
 Nº de inscripción.
 Categoría y sub. categoría tarifaria
 Periodo de facturación
 Antigüedad de la deuda
 Concepto de la deuda
 Valor total facturado en el recibo
ARTICULO 12º.- El Presidente de la Comisión de Quiebre, queda encargado de
proyectar la respectiva Resolución de Gerencia General, la misma que una vez
expedida, se tramitará tanto a la Gerencia Comercial como a la Gerencia de
Administración para que adopten las acciones correspondientes hasta culminar con el
retiro de las deudas de las cuentas corrientes comerciales, tanto como de las cuentas
del activo del Balance General de la EPS.
DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS Y ACLARATORIAS
PRIMERA.- Las Gerencias Comercial y de Administración quedan encargadas de
velar por el fiel cumplimiento de la presente directiva.
SEGUNDA.- El tratamiento de los recibos cuyos importes facturados provengan de
errores en la facturación, no están comprendidos dentro de los alcances de la presente
directiva. Para estos casos la Gerencia Comercial dispondrá su rectificación inmediata
Juan Pretel
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anulando en todo o en parte los importes facturados, dejando constancia de todo lo
actuado con la documentación sustentatoria correspondiente.
TERCERA.- La presente directiva entrará en vigencia a partir de la fecha aprobación
mediante la correspondiente Resolución de Gerencia General de la EPS.
ANEXO
ANEXO Nº 01.- Modelo de Anexo para Registrar Cuentas de Cobranza Dudosa
EPS …………………….
Gerencia Comercial
Sector………………
ANEXO AL LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES
Cartera de Cobranza Dudosa
Nº de Inscripción
Código Catastral
Nombre del Usuario
Dirección
Fecha de
Serie Nro.
Facturación
Recibo
Mes de
Facturación
Concepto de Deuda
Importe
Facturado
Importe No
Provisionado
Importe
Provisionado
Total General
Nota:
Los Anexos deberán estar debidamente legalizados por Notario Público, con anterioridad a su exhibición
.
Juan Pretel