Entrevistas al Gerente de Proyecto

ANEXO 4 - Entrevistas
LUGAR
ENTREVISTADO
FECHAS
ENTREVISTAS
Applica de Colombia
Rodrigo García Sopó
Gerente regional de administración y payroll
Applica de Colombia
21 de agosto de 2007
5 de octubre de 2007
13 de febrero de 2008
¿Qué es Applica Incorporated?
Applica Incorporated es un vendedor y un distribuidor de una amplia gama de pequeños
productos para el uso dentro y fuera el hogar.
¿Qué marcas de productos maneja Applica?
Con su subsidiario del funcionamiento, Applica Consumer Products, Inc., productos de
los mercados de Applica bajo marcas de fábrica autorizadas tales como de Black &
Decker®, compañía poseedora de marcas de fábrica tales como LittermaidTM,
InfrawaveTM y marcas de fábricas privadas, sobre todo en Norteamérica, América
latina y el Caribe.
¿Qué significa “Applica”?
La palabra “Applica” se deriva de la palabra inglesa “aplicación” y de la palabra latina
“plicare.” Una “aplicación” es un dispositivo o un instrumento que funciona por medio
de la electricidad y diseñado para el uso del hogar. La palabra “plicare” significa doblar
en un entero unificado. Ése es porqué la innovación en diseño, el desarrollo, y la
comercialización de los aparatos electrodomésticos es no sólo nuestro negocio primario
sino también el sello de Applica Incorporated.
¿Cuanto tiempo tiene la empresa en Colombia?
Applica de Colombia lleva alrededor de 8 años en el país, durante los cuales ha sufrido
significativos cambios en su posición en la región y en la empresa Applica
Incorporated.
¿Qué ha pasado durante el tiempo que la empresa se encuentra en Colombia? Y
¿Qué papel ha tenido Colombia a nivel latinoamericano en relación a Applica
Incorporated?
Los cambios políticos que se presentaron en Venezuela, implicaron cierre de fronteras,
importación de productos y demás, se presentó una caída de las ventas de un 200%1. Así
mismo, Colombia comenzó a jugar un papel más importante en la situación
latinoamericana de Applica Incorporated, manejando administrativamente ambos
países. Paralelo a esta situación, hacia el años 2005, la oficina central en Estados Unidos
sufría cambio de sistema, pasando de una plataforma desconocida dado que era un
desarrollo inhouse a uno de los servidores de bases de datos más reconocidos del
momento, Oracle.
¿Qué tipo de costo les generaba todo este cambio?
1
¿Podríamos ver datos que respalden esta afirmación?
El costo de esta transacción para Latinoamérica se planteaba alrededor de 12 millones
de dólares.
¿Qué decidieron las personas que lideraban el proyecto?
Los vicepresidentes de esta región, quienes lideraron el proyecto, decidieron mantener
una plataforma en web.
¿Desde cuando Colombia resulta manejando varios países?
Con todo esto de la transacción para Latinoamérica, hacia marzo del 2005,
administrativamente, Centro América y el Caribe (compuesta por Costa Rica,
Guatemala y el Salvador) que anteriormente eran manejados desde Miami, pasaron a ser
parte de la jurisdicción de Colombia.
¿En que afectan estos cambios?
Estos cambios afectan la estructura de la organización ya que Applica Incorporated para
Latinoamérica cuenta con una persona encargada de manejar el departamento de
Recursos Humanos para toda la región.
¿En donde se encuentra ubicado el departamento de Recursos Humanos?
El departamento de recursos humanos se encuentra situado en México y la mayoría de
servicios se maneja por outsourcing.
¿Durante el proceso de reestructuración que situaciones se encontraron?
De esta manera, Applica de Colombia inicio un proceso de reestructuración sobre los
países que fueron agregados a sus responsabilidades, encontrando situaciones tales
como:
 Compañías aún no creadas.
 Creación de compañías locales para administración del país en cuestión
¿Qué objetivos se plantearon?
Con este proceso, se tenía como objetivo estandarizar procesos y servicios, permitiendo
reconocer la importancia y un poco de desentendimiento sobre el tema de la nómina. El
procesamiento de nómina, servicios de recursos humanos, diligencias, trámites y
aspectos relacionados estaba poco centrado en los países que fueron evaluados.
¿Y Colombia como podía ayudar en esta parte?
En Colombia ya se tenía experiencia manejando esa clase de servicios por lo cual se
busco replicar estos manejos en tales regiones.
Por ello se estandarizó el proceso de una forma muy básica: a partir del cumplimiento
de fechas y utilización de un cronograma para toda Latinoamérica. Cada uno de los
movimientos, es decir, envío de información, actualización de precios, etc. Se realizaba
en cortes específicos.
¿Qué responsabilidades tuvo que asumir Colombia?
Hacia finales del 2006 fue asignada a la oficina Applica de Colombia la responsabilidad
del cono sur.
¿Cuáles países componen el cono sur?
El cono sur está compuesto por los países de Perú, Chile y Argentina.
¿Qué implicaba el cambio?
Este nuevo cambio implicaba la realización del mismo proceso anterior pero a un nivel
mayor dado que en países como Costa Rica, Guatemala y el Salvador la empresa
contaba con dos a cuatro personas para administrar las operaciones en todo el país,
dando como total 10 personas para administrar la región Centro América y Caribe,
mientras que con sólo Chile, uno de los países del cono sur, se debía contar con 23
personas para su administración. Argentina era administrado con 8 personas y Perú una
sola persona dada una reestructuración recientemente realizada. Presentando una nueva
situación para Applica de Colombia.
Esta nueva incorporación de países, implicó nuevas consideraciones, principalmente
sobre los reclamos de los trabajadores sobre el servicio de nómina donde en algunos
casos un fallo en el servicio implicaba un día entero de reparación.
¿Y como era el servicio prestado por la empresa de outsourcing?
Con la revisión realizada se pudo reconocer que el servicio prestado por la empresa de
Outsourcing contratada para el manejo de nómica en Chile tenía un funcionamiento
defectuoso, ya que presentaba errores en:
 Cálculo de vacaciones
 Cálculo de gratificaciones
 Cálculo de subsidios
 Llegada tarde de nómina
 Llegada de nómina con errores
 Pagos retardados por los errores cometidos
Por esto, surgió un sub proyecto asociado al proyecto de regionalización de los procesos
de nómina de la región latinoamericana cambiar la compañía de nómina de Chile, sin
que esto implicase retrasar o detener la regionalización de la nómina.
¿Qué otras empresas se tuvieron en cuenta en todo este proceso?
Conforme se presentaba esta situación, la compañía TMF Group2, estaba adquiriendo
empresas pequeñas que prestaran servicios de nómina, contabilidad y auditoría en la
región, PricewaterhouseCoopers3, Delloyd, KPMG4 y Ernst & Young entre otros, sin
embargo, en Latinoamérica solo adquirieron KPMG y Ernst & Young.
En el 2006 Ernst & Young se volvió TMF, y en Colombia KPMG también se volvió
TMF. Tal situación conllevo a que TMF se convirtiera en una empresa estratégicamente
importante para Applica de Colombia dado que se abrió la posibilidad de estandarizar el
servicio en los distintos países con la misma compañía y se plantea la posibilidad de
llegar a tener los mismos honorarios.
En Chile, se planteó la posibilidad de concatenar el cambio de empresa prestadora de
servicios con la nueva relación generada con TMF.
¿Es importante el servicio para Applica?
Por su trasfondo estadounidense, para Applica de Colombia el servicio es fundamental
en el desarrollo de sus actividades, sin embargo, se encuentra restringido por el
presupuesto y los factores financieros. Se ejerce un control estricto sobre los gastos y
utilización de recursos.
2
TMF Group – Compañía holandesa especializada en la prestación de servicios de Outsourcing para
gestión de nómina y contabilidad. Cuenta con 77 oficinas en 60 países. http://www.tmfgroup.com/home.php
3
Reconocida empresa que presta servicios de nómina, auditoria y contabilidad http://www.pwc.com
4
red global de firmas profesionales que proveen servicios de auditoría, impuestos y asesoría
¿Cuáles son los Stakeholders del proyecto?
 Empleados Oficinas Applica Latinoamérica
o Garantizar la prestación de un buen servicio de nómina.
o Garantizar pagos a tiempo.
o Trámites realizados por la empresa.
 TMF
o Establecimiento de contratos regionales.
o Reconocimiento regional.
 Oficina Applica de Colombia
o Responsables de dirigir el proyecto.
o Beneficiados al garantizar la misma calidad del servicio.
o Beneficiados al garantizar la calidad en el procedimiento.
o Mayor control sobre los procedimientos en la región.
o Inclusión de México al proceso de integración.
 Gerente Recursos Humanos Applica México
o Modificación de la estructura y manejo de personal.
 Applica Incorporated
o Reducción de gastos.
 Responsables de liquidación de nómina en cada país donde existe Applica
Incorporated en Latinoamérica
 BDO Chile
o Empresa que perderá relación con Applica Incorporated – Presta mal
servicio
 Argentina
o Empresa que perderá relación con Applica Incorporated – Presta buen
servicio (arreglar lo que no está dañado)
 Venezuela
o Una persona encargada de los procesos de nómina.
 Es más interno que externa la repercusión.
¿Qué motivo iniciar el proyecto?
Viendo la situación encontrada en los diferentes países, el director administrativo y
financiero decidió establecer “Estandarizar los procesos de nómina de Latinoamérica”
como uno de sus objetivos.
¿Se definieron fechas?
Se definieron fechas tentativas que han variado debido a:
 Fusión.
 Venta en la bolsa de Nueva York
 Nuevos presupuestos.
Presentación del proyecto.
Definición de:
 Objetivo
 Beneficios
 Costos
¿Cómo es la situación a la fecha de hoy?
Situación 21/08/07
1. Prioridad: Cambio empresa Chile
a. Selección sobre propuestas
2. Hablar con TMF Latinoamérica para definir el proceso de negociación sobre
toda la región
¿Se ha realizado una correcta planeación?
 No
¿Se pensó en realizar un cronograma?
 El gerente del proyecto tiene un cronograma mental.
o Recopilar información de honorarios – (Evaluar el proyecto)
 Situación actual y futura de costos.
 Servicios en cada país.
o Presentación del proyecto ante la gerencia
 Justificación del proyecto
 Servicio
 Costos
 Objetivos.
 Esquema.
 Plan de transición de compañía
o No se especifican tiempos debido a que se depende de otros proyectos de
la compañía como son
 Nuevo presupuesto.
 Lanzamiento de nuevos productos.
o Se consideran prioritarias las actividades que realicen apoyo a ventas ya
que es la razón de ser de la empresa.
o Los tiempos están definidos pero las fechas de ejecución varían.
¿Cuales consideraciones se tienen sobre el proyecto?
 Se encuentra en etapa de evaluación, no ha sido aprobado.
 La principal bandera del proyecto es la mejora en el servicio.
 Tendría un impacto regional y general
o Organizacional
o Económico
¿Debería hacerse el proyecto? - Razones
 Si, es una necesidad.
 Reduce carga operativa
 Mejora de servicio – no cuantificable – valor agregado
¿Puede hacerse el proyecto?
 No es tan complejo.
 Existe el conocimiento.
 Depende de las oficinas principales.
¿Cuáles serían las razones para no hacer el proyecto?
 Políticas/Lineamientos corporativos.
 Cambio de dueño.
 Decisiones burocráticas.
 Costos demasiado altos.
¿Cuáles son los límites del proyecto?
 Es un proyecto de 10,000 dólares para toda Latinoamérica.
 No se especifican los límites dado que se considera un proyecto pequeño.
 Control por parte los altos niveles jerárquicos.
¿Existe algo adicional?
 Software para administración de información de Latinoamérica.
 Necesidad de aprobación.
 Impacto indirecto en los clientes, si el vendedor está feliz vende mejor y más
¿Cómo sería el plan de Implementación?
 TMF tiene un proyecto interno para desarrollar un software que le permita
estandarizar los procesos en todos los países – repercusión en Applica:
adaptación al nuevo software (mediano plazo: 1-2 años)
 Por ahora, se va a trabajar con los desarrollos inhouse de cada país
 Terminología de cada país
¿Cuál sería la duración del proyecto?
 Dos meses a partir de la fecha de aprobación
 Determinado por
o Cierres anuales.
o Cierres fiscales.
 Orientarlo hacia el primero de enero para comenzar con una nueva empresa y
evitar malos entendidos
¿Cuáles serían los riesgos del proyecto?
 Externos
o De tipo económico
 Negociación de honorarios con cada compañía
 Perdida de beneficios por mala negociación
 Internos
o Ordenes de cambio implicarían suspender el proyecto
o Cambio de empresa del gerente del proyecto – único responsable
o Centralización de información y responsabilidades
 El gerente del proyecto es el único que sabe
o Que no sea aprobado
 Más carga operativa
 Continuidad de errores
o No existe planes de contingencia sobre los proveedores de servicios
 Se manejan pólizas de cumplimiento
¿Cuál sería el plan de comunicación?
 No se ha definido claramente para la ejecución del proyecto ya que no ha
iniciado.
 Por ahora se realiza de manera informal.
 Flujo de información continuo.
¿Cómo sería el control de Calidad?
 No se ha considerado.
 La idea es que todo se automatice, que funcione solo.
 Calidad determinada por:
o Nivel de quejas de empleados
o Volumen de errores de las compañías
 Los procesos son básicos y no se considera necesario establecer un sistema de
calidad por
o Tiempo
o Costos
 Los procesos se consideran básicos
 Abiertos a sugerencias mientras no genere carga operativa
¿Cuál cree que sería el margen de error?
 Problemas de retraso de inicio de utilización del nuevo sistema
o Aspectos legales.
Asunciones
 Autonomía en el desarrollo del proyecto
 El servicio que se está prestando en Colombia sea el mismo que se preste en los
otros países
¿Cuál sería el impacto de desarrollo del proyecto en las labores de la empresa?
 Requerimiento de tiempo.
 Parte de las labores del gerente.
ENTREVISTA
LUGAR
ENTREVISTADO
FECHAS
-
Applica de Colombia
Rodrigo García Sopó
Gerente regional de administración y payroll
Applica de Colombia
20 de agosto de 2008
¿Cuál es la competencia potencial de la empresa?
R./ En el sector de línea blanca tenemos a Jerdon, quien es el dueño de marcas
muy fueres como lo es Oster, tenemos a Groupe Seb que maneja marcas como
Mazal y Samurai.
- ¿Cuáles son los proveedores?
R./ Nuestros proveedores están ubicados en la China, los principales son:
BLUE OCEAN INDUSTRIAL CO LTD
Applica Asia Limited
50HZ Electric Ltda
Shenzhen Durable Manufacturing
Zhenjiang Cuori Electrical
Cab Plastics Ltd.
Chung Mei Industries Ltd
Jack Pot Manufacturer Corp
Ying Fat Electrical Products
-
¿Quiénes son los principales compradores?
R./ Cadenas, grandes superficies, hipermercados y mayoristas, entre ellos están
Almacenes Éxito, Carrefour, Carulla, Olimpica, Cacharrería Mundial, Akosto,
Colombiana de Comercio.
- ¿En que segmento del mercado se encuentran ubicados?
-
R./ En todos los segmentos de mercado, ya que tenemos diferentes marcas para
cada uno de los segmentos
¿Quiénes son los clientes objetivo?
R./ Cadenas, grandes superficies, hipermercados y mayoristas, entre ellos están
Almacenes Éxito, Carrefour, Carulla, Olimpica, Cacharrería Mundial, Akosto,
Colombiana de Comercio.
- ¿Cuáles son los sustitutos?
R./ En realidad no vemos el riesgo de tener productos sustitutos, sin embargo
para algunas líneas de producto pueden existir los sustitutos dentro de nuestras
mismas líneas de producto como lo son los exprimidores vs los extractores, o las
licuadoras que se utilizan para picar comida, entonces el picador lo estaríamos
sacando del mercado, sin embargo el principal riesgo es que han salido marcas
no reconocidas a precios muy bajos, con calidad muy baja que pueden dañar el
mercado, dentro de estos está Kaley, o Parker.
Otras preguntas importantes:
- ¿Cuál fue el hecho histórico que hizo que Colombia fuera seleccionado para
manejar los procesos administrativos de la región?
R./ La crisis política de Venezuela con la llegada al gobierno de Hugo Chavez a
sido el principal factor para que Colombia se fortalezca.
-
-
¿Cuáles son esos procesos administrativos?
R. / Las finanzas, la tesorería, la cartera, la logística, las ventas desde Colombia,
la toma de decisiones respecto el manejo de clientes y descuentos/negociaciones
comerciales.
¿Cuáles hechos importantes se pueden destacar de cada país para el
crecimiento de Applica?
-
R./ Un crecimiento consolidado del PIB de la región en vecinos como Perú,
Guatemala, Panamá y Costa Rica.
La implementación del back office hace que los costos se disminuyan y la
negociación, ventas embarcando desde Chiwan en China.
¿Cuál es la importancia de c/u de los países que conforman Applica?
-
R./ Se mira todo como región y cada país aporta a la región, en El Salvador que
tiene ventas anuales de US 1 millón, aporta a la región que vende
aproximadamente US 60 Millones, sin embargo los países mas importantes son
Colombia, Guatemala, Costa Rica, Panamá, Ecuador, Perú.
¿Cómo se llama la empresa que prestaba el servicio de nómina?
-
R./ Se llama TMF-Group.
¿Cuáles son exactamente los servicios que presta Applica?
R./ Liquidación del servicio de nómina y administración de RRHH.
Para el gerente del proyecto:
- ¿Cuáles cree que son las habilidades como gerente de proyectos?
-
R./ Tener la capacidad de estandarizar el servicio teniendo en cuenta las
diferentes normatividades legales locales, esto significa estandarizar el servicio
sabiendo que existen diferentes fechas de pago, tener un nivel de servicio al
empleado alto en aclaración de dudas, mantener un control adecuado sobre la
información de payroll por país y consolidado por región.
¿Cuál proyecto importante se puede nombrar en donde haya participado como
gerente de proyectos?
R./ Implementación del back office de la región de Centroamérica y el Caribe en
Colombia.
ENTREVISTA
LUGAR
ENTREVISTADO
FECHAS
Applica de Colombia
Rodrigo García Sopó
Gerente regional de administración y payroll
Applica de Colombia
26 de agosto de 2008
PREGUNTAS PARA DOCUMENTO DE DIAGNÓSTICO. (Completar)
/*..Este es un cuadro donde se pretende representar a grandes rasgos un historial de lo
que ha pasado en c/u de los países */
AÑO
PORCENTAJE
DE
HECHO
EN QUE SE
DE
ESTADO
PAIS
INICIO
HISTORICO
DESTACA? INFLUENCIA
ACTUAL
(En
IMPORTANTE
EN APPLICA
Applica)
1998Por tener las
Ver tabla abajo La crisis política Si está
Julio
mejor ventas
de Venezuela
incluido en
de la región y
Applica
Colombia
un mayor
soporte
administrativo
2006Crecimiento
Ver tabla abajo Es el país que
Si está
Mayo
sostenido
mas a crecido en incluido en
Guatemala
la región de
Applica
centroamérica
1998Es la
Ver tabla abajo Ninguno
Si está
Costa
Julio
compañía
incluido en
Rica
matriz de los
Applica
países en
OTROS
COMENTARIOS
(*)
(*)
(*)
centroamércia
Panamá
El
Salvador
Ecuador
No
existe
sociedad
legal
2006Mayo
Ver tabla abajo
Maneja un
solo cliente
Sociedad
liquidada
2000Julio
N/A
1998Julio
Se sacó de la
región del
área andina y
Centroamérica
Ver tabla abajo
Ninguno
Ver tabla abajo
Ninguno
Ver tabla abajo
Caída de ventas
en 2006 e
integración al
área andina en
2007
Perú
Chile
1998Venezuela Julio
Argentina
1998Julio
Se atiende
desde
Chiwan.
(*)
Si está
(*)
incluido en
Applica
Se atiende (*)
desde
Chiwan
Sociedad
(*)
en proceso
de
liquidación
Si está
(*)
incluido en
Applica
Ver tabla abajo
Chavez
Si está
(*)
incluido en
Applica
Si está
(*)
incluido en
Applica
Se sacó de la
región del
área andina y
centroamérica
(*) La organización está viviendo ahora una nueva reorganización, se contrató un nuevo
VP financiero y va a estar a cargo de las finanzas y el control administrativo, ya se
desintegro de la región del área andina y Centroamérica a los países de Chile y
Argentina, éstos pasaron a Brasil.
Dentro de los países de la región les faltó incluir Puerto Rico y la SBU (Strategic
Business Unit) de Exportaciones, quien atiende a las islas, el porcentaje de participación
en ventas
Ene 2007 / Dic 2007 Country
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
COLOMBIA
GUATEMALA
PUERTO RICO
COSTA RICA
KEY ACCOUNT
ECUADOR
PANAMA
VENEZUELA
EL SALVADOR
PERU
EXPORT
Net Sales
USD
50.819
100,00%
21.427
5.771
3.844
4.187
4.532
3.144
2.403
1.371
1.856
1.113
1.171
42,16%
11,36%
7,56%
8,24%
8,92%
6,19%
4,73%
2,70%
3,65%
2,19%
2,30%

Hablando de los servicios prestados por la organización ¿Cuál es la diferencia
entre los procesos anteriores y los actuales?
Los procesos no han cambiado, cuando se intentó aplicar el proceso de detuvo por lo
que les comentaba en el punto anterior.
 ¿Cuales son exactamente las marcas que distribuye Applica de Colombia?
Black & Decker, Windmere, Breville, Juiceman, Toastmaster, George Foreman ,
Belson, Melita
.

Cuando se habla de segmentos del mercado.... a ¿cuál exactamente se refieren? (Pues se
puede segmentar el mercado por estrato, por sexo, por nivel educativo, etc.)
Por estrato, por ejemplo Black & Decker es estrato 4, Windmere es estrato 3, Breville
es estrato 5,6.

En que consistió el proyecto “Implementación del Back Office de la Región de
Centro América y el Caribe en Colombia”,? ¿Cuáles fueron los resultados de
este proyecto?
Si fue un proceso exitoso porque se lograron atender las regiones en la manera que se
planteó, de por si que el nuevo VP financiero quiere dejar en Colombia el mismo back
office y hacer un reorganización de funciones, pero Colombia sigue siendo el mismo
centro de atención de la región.
 ¿Cuántas son las ventas anuales de Colombia comparativamente con la de los
demás países?
Ver cuadro de arriba.
 ¿Cuántos son los costos en nómina de Colombia? ¿Porqué?
La administración de la nómina nos cuesta aproximadamente COP $2,5 millones
mensuales.
 ¿Cuál es el organigrama de Applica?
Adjunto aunque se está reestructurando actualmente.