Guía Básica del Tutor

Guía Básica del Tutor
D-RS-71-27-02
___ de _______________ del 20__
ESTIMADO PROFESOR TUTOR:
La presente guía enumera en secuencia las actividades que el tutor debe realizar y las describe
brevemente. El carácter de esta guía es básico por lo que los cursos de formación y la información
complementaria constituyen otro valioso auxilio para el desarrollo de esta función.
En el sitio de Internet de nuestra Unidad académica (UAMRA) (http://www.uamra.uat.edu.mx) podrán
encontrar una carpeta denominada “PORTAFOLIOS DEL TUTOR” de la que podrán bajar toda o la
información que ustedes necesiten. El Portafolios contiene la siguiente información: 4 carpetas y un
documento:
1. La carpeta “Antología de Formación Básica del Tutor” contiene la Antología y el calendario de
entrega de controles de lectura (calendario sólo para profesores que estén tomando el curso).
2. la carpeta “Formatos” contiene los formatos que usarán para el reporte de sus actividades;
3. La carpeta, “Información adicional de metodología del tutor cuya lectura es opcional por el
momento;
4. La carpeta, “Códigos de Ética” contiene las propuestas de “Código de Ética” para normar la
función de tutorías hechas por otras dos facultades.
y un documento de Word, denominado “Guía Básica del Tutor” (documento que leen
actualmente)
Aquellos que por alguna razón no puedan obtener esta información del sitio de la UAMRA, podrán
acudir con el coordinador del programa de Tutorías ___________________________, llevando un
medio para grabación para archivos electrónicos, un CD grabable o memoria USB con 4.10 Mb
libres.
Rev.4
ACTIVIDADES
1. LAS ENTREVISTAS:
Los alumnos de nuevo ingreso deberán tener 5, la primera es “Grupal Plenaria,
ésta se realiza en el auditorio con todos los alumnos de 1er periodo de una determinada
carrera, en algunos casos de dos carreras. En esta primera reunión plenaria se da
información general a los alumnos de nuevo ingreso sobre el programa de tutorías con
el propósito fundamental de sensibilizarlos hacia esta importante tarea universitaria. Otro
propósito de esta entrevista es dar a conocer a los alumnos a los maestros tutores que
les han sido asignados, así como las direcciones de correo electrónico que ellos tienen
para que los alumnos inicien contacto. La segunda entrevista es “Grupal,” es decir, se
reúne el tutor con todos sus tutorados de 1er semestre, para darles instrucciones
generales, pedirles que llenen el formato de datos socio-económicos e intercambiar
información personal. Las entrevistas 3, 4 y 5 son individuales, y las lleva a cabo cada
tutor con uno de sus alumnos tutelados en un lugar donde pueda haber privacidad dado
que esto favorece la expresión franca y honesta de los problemas que el alumno pueda
tener, pero también porque las entrevistas pueden llegar a abordar asuntos que
requieran discreción.
Los alumnos de 2do Periodo deberán tener 4 sesiones. La primera sesión será
Grupal Plenaria en el auditorio y en ella se efectuarán dos puntos importantes,
proporcionar información sobre temas institucionales y/o académicos de relevancia para
los estudiantes, como, información sobre cómo realizar el servicio social o las prácticas
profesionales; y una plática o conferencia de asuntos no académicos o institucionales
pero de suma importancia para los estudiantes, temas como, alcoholismo y
drogadicción, métodos anticonceptivos, consecuencias de embarazos no deseados, etc.
Las sesiones 2da a 4ta para alumnos de 2do Periodo serán individuales.
Los alumnos de 3er a 4to semestre: Sólo los alumnos de 3ero y 4to semestre con 2 o
más materias reprobadas estarán obligados a tener 3 entrevistas individuales durante
el semestre (programadas después de cada periodo de exámenes parciales). También
aquellos alumnos de estos semestres, con menos de 2 materias reprobadas, que
decidieran que es necesario o importante para ellos continuar con las entrevistas,
podrán hacerlo, pero sin tener un número obligatorio de entrevistas.
El cumplimiento de los alumnos con estas entrevistas les da derecho a presentar
exámenes finales ordinarios “A” y a tener acceso a otras actividades de la institución. El
cumplimiento se avala a través de los REPORTES DE CUMPLIMIENTO que emite el
tutor, se extiende para darles acceso a los exámenes ordinarios “A” y el incumplimiento
con alguna sesión obligatoria impide al tutor extender dicho formato, lo que, a su vez,
impide al alumno en incumplimiento presentar exámenes finales ordinarios “A” y da
origen a que, al siguiente periodo, su inscripción a la UAMRA sea condicionada.
El cumplimiento por el tutor con estos momentos de tutoría (entrevistas grupales e
individuales) le permite ser evaluado en este rubro de su desempeño académico, para lo
cual deberá anexar la Constancia de cumplimiento con la Función de Tutoría
emitida por la Coordinación local de tutorías.
Rev.4
Cada entrevista o momento de tutoría: deberá registrarse en la FICHA DE
SEGUIMIENTO que se encuentra en la carpeta “Formatos” del Portafolio del Tutor. El
tutor deberá conservar organizados sus formatos de Ficha de Seguimiento
(entrevistas) en un fólder para cada alumno tutelado. Esto es aún más necesario, en
el contexto actual de las próximas auditorías ISO 9001:2008, en la que se podría
requerir a algunos profesores tutores que mostraran sus registros. Este formato una vez
concluida una entrevista se firma por tutor y tutelado. El Tutor deberá entregar al final del
semestre las hojas de todas las entrevistas individuales que haya tenido con sus
tutelados, debidamente firmadas por él y sus tutelados.
2. ENTREVISTA INICIAL GRUPAL TUTOR/TUTORADO (PARA ALUMNOS DE NUEVO
INGRESO):
Recomendamos que sea grupal. En ella el Tutor establece el primer contacto real con
sus tutelados y les da a conocer sus datos personales, nombre, profesión, teléfonos
(incluyendo celular), direcciones de correo electrónico, ubicación de oficina o lugar donde
se puedan encontrar para las entrevistas individuales. También les da a conocer su
horario de oficina. Si es profesor de horario libre, les da a conocer su horario de clases y
los grupos y aulas en los que da clases. También, en esta sesión, los alumnos llenan la
Encuesta sobre disponibilidad y actitud al servicio. El tutor habrá previamente
impreso el número de ejemplares de estos formatos que necesite para sus tutorados.
Además, en esta sesión, el tutor hará hincapié en los objetivos del Programa Institucional
de Tutorías para continuar la sensibilización en sus tutelados sobre la importancia de
esta función. Otro punto importante de esta sesión es dar a conocer a los alumnos
que cuentan con un seguro facultativo en el IMSS pero que es necesario darse de
alta para que los puedan atender. Es necesario hacer hincapié en lo importante que es
para ellos ir a darse de alta pues en caso de accidentes dentro de la Unidad Académica
no los atenderían si no están dados de alta. Además, deben darles a firmar la Solicitud
de Inscripción al IMSS formato 7 lo que formaliza el hecho de que saben que en la
primera entrevista individual, deberán tener ya el número de filiación al Seguro
social pues deberán proporcionarlo al llenar el formato 3. El tutor proporciona a cada uno
de sus tutorados un ejemplar de la Encuesta sobre disponibilidad y actitud al Servicio de
Tutorías por Tutorados de nuevo Ingreso, para que sea llenado en ese momento. El
tutor da a conocer a sus alumnos los artículos 18 y 19 DEL REGLAMENTO DEL TUTOR EN
SU APARTADO DE LOS TUTORADOS (Antología del Curso Formación Básica del tutor, pags.
69-70 en el “Portafolios del Tutor” (artículos que el tutor habrá impreso con anterioridad).
Para finalizar esta primera sesión, el Tutor hace un calendario (tentativo), para las
sesiones individuales (sesiones 3, 4 que se procura sean 10 días después de cada
periodo de parciales, salvo la 5ta que será la semana siguiente a ordinarios) y les avisa
que en cada una de esas entrevistas el alumno deberá traerle sus calificaciones de
parciales (sin falta). Les pide también a sus tutelados que cuando vengan a estas
entrevistas hayan efectuado con anterioridad una auto-evaluación de su desempeño
académico y de los posibles factores que lo hayan afectado, así como de posibles
estrategias para contrarrestar la influencia de estos factores y mejorar el desempeño,
con el propósito de que hayan tenido tiempo para reflexionar en este particular y que la
entrevista transcurra más ágilmente.
Rev.4
3. LAS ENTREVISTAS INDIVIDUALES.
La primera de las entrevistas individuales es la tercera entrevista para los alumnos de
nuevo ingreso y la segunda para los alumnos de 2do a 4to semestre, que estén aún en el
programa. Deberán efectuarse 3: la primera aproximadamente 10 días después del
primer periodo de parciales; la segunda, 10 días después del segundo periodo de
parciales y la tercera la semana siguiente a la conclusión de los exámenes
ordinarios. La duración de las entrevistas debe ser entre 20 y 40 minutos y la
información ahí manejada debe considerarse de carácter confidencial. Los propósitos de
estas entrevistas son:
a. Que en la primera de estas entrevistas los alumnos (sólo nuevo ingreso) llenar
la Encuesta sobre disponibilidad y actitud al servicio,
b. (el paso “a” ya no se efectuará en las entrevistas individuales 2 y 3, sólo los
pasos b - h) Que el tutor pida a su tutorado las calificaciones de los parciales
recién pasados, para lo cual le proporciona el Kardex del tutorado con
calificaciones que el alumno debe llenar.
c. que el tutor pida a su tutorado que haga un análisis (auto-evaluación de su
desempeño académico hasta el momento, así como de los factores que
hubieran podido afectarlo.
d. Qué el tutor pida al tutelado que le presente algunas estrategias de solución
que él pudiera contemplar para mejorar su desempeño académico. Luego
que ambos las analicen y el tutor las complemente o las apoye.
e. que el tutor interrogue a su tutorado sobre posibles problemas extra-escolares,
familiares, económicos o de otra índole, que pudieran estar afectando su
desempeño. (Todas las observaciones de los incisos b, c y d deberán quedar
recogidas en el formato de entrevista ordinaria (formato 4)).
f. El tutor podrá agregar otros contenidos que crea necesarios o importantes en
estas entrevistas, pero los temas que trate deberán quedar registrados en el
Ficha de Seguimiento y deberá siempre tomar en cuenta los códigos de ética
propuestos (Carpeta 4), ya que el tratamiento de algunos temas delicados
puede originar complicaciones.
g. En el caso de que el Tutor no pueda auxiliar en forma eficiente al problema
presentado por el alumno, el tutor tendrá la posibilidad de canalizarlo con otro
profesor de la UAMRA que pudiese por ejemplo servir de asesor en alguna
deficiencia en alguna materia, o canalizarlo a un servicio de atención especial
como psicoterapia, servicio médico, orientación vocacional etc. en alguna otra
Unidad Académica o departamento de la Universidad, usando para ello los ficha
de canalización que se encuentran en la carpeta “Formatos de problemas
que requieren canalización” dentro de la carpeta “Formatos” en el Portafolios
del tutor.
h. Tutor y tutorado deben firmar el reporte de Tutoría Realizada (formato 4) en
las páginas 1 y 2. El Tutor archivará los reportes para presentarlos si le son
solicitados, o para anexar una copia de las hojas 2 del formato debidamente
firmadas por tutor y tutelado, a su archivo de evaluación de desempeño
docente.
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4. LOS REPORTES DEL TUTOR:
El tutor hará cuatro tipos de reportes:
a. Ficha de seguimiento
b. un reporte de cumplimiento
c. Calendario de Sesiones/entrevistas
d.Kardex del Tutorado con calificaciones
El Kardex del Tutorado con calificaciones deberá ser entregado en forma impresa al
coordinador, a más tardar la segunda semana después de la conclusión de los
exámenes ordinarios en el departamento de la coordinación ya mencionado.
Simultáneamente, se deberá presentar, para poder validar el Kardex del Tutorado con
calificaciones, Calendario de Sesiones/entrevistas y el formato Ficha de seguimiento
para todas las entrevistas realizadas debidamente llenados y firmados por tutor y
tutelado. Estas copias serán devueltas al tutor para que las conserve en su archivo.
El reporte de cumplimiento es una constancia de cumplimiento con todas las
entrevistas obligatorias del semestre que el tutor extiende a su tutelado y que les es
exigido a los tutelados por los maestros durante la aplicación del examen ordinario “A,”
ya que de no tenerlo no se les permite presentar este examen. Se utiliza el formato 6 de
la carpeta “Formatos” del Portafolios del Tutor. Por lo tanto, el tutor deberá extenderlo la
semana previa a los Ordinarios “A”
5. REQUISITOS PARA QUE EL TUTOR RECIBA CONSTANCIA DE CUMPLIMIENTO
a. Haber efectuado todas las sesiones individuales y aquellas Grupales Plenarias
en que se requiera su participación.
b. Tener un archivo al día de todos sus tutorados, pues puede ser requerido por la
coordinación local, o durante las auditorías internas o externas.
c. Haber entregado a tiempo el Reporte Global, mensual/semestral y el Anexo a
este reporte
d. Haber presentado, junto con los documentos del inciso “c,” los formatos de
todas las entrevistas sostenidas con sus tutorados debidamente llenados y
firmados por tutorado y tutor para poder validar el Reporte Global
mensual/semestral.
e. Entregar las encuestas de “disponibilidad y actitud al servicio de tutorías por
tutorados de nuevo ingreso” (formato 12) aplicadas al inicio del semestre.
f. Haber proporcionado, a tiempo, el Reporte de Cumplimiento a sus tutorados.
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Nombre del Coordinador
Tel y Fax _______________________
Correos: _____________________
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