ORGANIZACIÓN, ADMINISTRACIÓN Y CONTABILIDAD.

ADMINISTRACIÓN Y CONTABILIDAD
6º AÑO
Profa: Gissel Argañarás
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ORGANIZACIÓN, ADMINISTRACIÓN Y CONTABILIDAD.
ORGANIZACIONES.
La motivación primera del hombre ha sido siempre procurar la satisfacción de sus
necesidades. Las necesidades son sensaciones de apetencia, para cuya satisfacción es
preciso recurrir al mundo exterior.
El hombre ha sentido que para atender sus necesidades es conveniente su integración en
grupos. Estos grupos de individuos constituyen organizaciones.
Por lo tanto, las organizaciones surgen como respuesta a alguna necesidad de la sociedad
o de un conjunto de integrantes de la misma. Esa necesidad individual o colectiva debe ser
satisfecha y los individuos se agrupan alrededor de una organización, que constituyen, para
ofrecer un bien o servicio que pretende satisfacerla.
Al funcionar utiliza un conjunto de factores o recursos: humanos, materiales y
herramientas para producir un bien o servicio. La respuesta de la sociedad aceptando o no
la oferta generada en este proceso hará prosperar el proyecto o no.
La organización tiene una forma de operar, tiene una forma de utilizar los recursos que
extrae de la sociedad con ese fin.
La creciente complejidad de la vida en sociedad ha incidido en el crecimiento del
tamaño de las organizaciones y complicado su manejo. El manejo de una organización que
nuclea centenares, o miles de participantes no puede ser efectuado conjuntamente por
todos ellos y se impone que tal gestión quede a cargo de alguno o algunos de ellos, o de
terceros no pertenecientes al grupo.
A su vez, los objetivos de la organización difícilmente se adecuan por igual a los
intereses u objetivos particulares de los participantes.
La única razón válida que puede justificar la existencia de cualquier organización en una
sociedad es que satisfaga alguna necesidad de los integrantes de esa sociedad. Esa
necesidad que debe satisfacer toda organización es lo que conocemos con el nombre de
“Misión” de la organización.
De lo expuesto surge que, en cualquier tipo de organización, son necesarios los
siguientes elementos:
a) un número de participantes o integrantes
b) uno o más objetivos básicos
c) metas específicas derivadas de los objetivos básicos
d) el ejercicio de una actividad que conduzca al logro de los objetivos y metas
e) recursos que permitan desarrollar la actividad antedicha
Como ya vimos, las organizaciones formales, que en adelante también llamaremos
simplemente organizaciones, consisten en grupos de personas que pueden ser muy
numerosos, especialmente conformados para obtener resultados utilitarios específicos.
Se trata de individuos agrupados, un círculo determinado de miembros, que interactúan en
un espacio determinado y respetando algunas reglas propias de la organización, además
de las que los grupos naturalmente desarrollan.
Como todo grupo tiene una estructura, es decir, cada integrante ocupa una
posición (o status) que conlleva derechos y obligaciones. Pero en el caso de las
organizaciones formales, esta estructura está formalizada, existe con independencia de
quien la ocupe. La organización define dentro de ella posiciones y roles para sus integrantes.
Las posiciones o status, son la ubicación relativa respecto de los demás del grupo.
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Se distribuye autoridad y poder de una forma predeterminada y en forma
independiente de sus ocupantes. Existe diferenciación de funciones.
Los status y los roles están establecidos y se asignan al ocupante que puede ir cambiando
con el tiempo, pues por tratarse de una organización sobrevive al cambio de sus
integrantes. Algunos integrantes se encargan de atender ciertos problemas de orden
técnico, otros de orden comercial, otros supervisan o dan instrucciones a éstos de cómo
hacerlo. Todo esto implica derechos y obligaciones.
Los individuos al incorporarse a las organizaciones intentan satisfacer necesidades
que siguiendo el planteo de Abraham Maslow, pueden ser:

Fisiológicas

De seguridad



Afectivas
De autoestima
De autorrealización
Primarias
Secundarias
Hemos dicho que las organizaciones son formaciones sociales estructuradas
utilizando recursos para obtener ciertos resultados .
La estructuración implica la división del trabajo y la coordinación.
El objetivo de la división del trabajo es producir más y mejor. Para ello reduce la
variedad de problemas de los que se ocupa una persona.
Al reiterar un cierto tipo de tareas el individuo adquiere destrezas específicas, adquiere
experiencia por reiteración de situaciones, adquiere especialización en la misma.
Dividir el trabajo en operaciones pequeñas, sencillas y separadas hace posible que
cada individuo se especialice y la productividad aumente. En un principio el trabajo puede
ser unitario, es decir todas las fases son realizadas por una misma persona.
Si dividimos el trabajo, surge el trabajo en serie, en el que cada fase la realiza una persona
distinta. Cada individuo adquiere destrezas específicas y esa es la explicación del aumento
de la productividad.
Esa tendencia ha mostrado ciertos límites pues han surgido en los individuos necesidades de
identificarse con tareas y enriquecerse con el trabajo. Al dividir en exceso las actividades, los
individuos tienen dificultades para identificar cuál es su aporte en su trabajo.
Y si desaparece la identificación del esfuerzo realizado, surge una tendencia contraria al
aumento de la productividad deseada.
La contracara de la división del trabajo es la coordinación, permitiendo la
sincronización del trabajo. En definitiva, la división del trabajo y la coordinación, son dos
exigencias fundamentales y contradictorias en toda actividad humana organizada y dos
buenas respuestas cuando se trata de explicar las causas de los resultados productivos de
las organizaciones.
Un individuo que trabaja solo, no tiene gran necesidad de coordinación,
sencillamente todo ocurre en su mismo cerebro. Basta agregar una persona, para que la
situación cambie de manera significativa. La coordinación debe realizarse entre las
personas.
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Generalmente las personas que trabajan juntas en pequeños grupos, se adaptan los
unos a los otros de manera informal: el ajuste mutuo es entonces el principal mecanismo de
coordinación.
Por el contrario, cuando el grupo se vuelve más numeroso, se hace difícil coordinar de
manera informal. Existe entonces una necesidad de mando. El control del trabajo es
transferido a un solo cerebro que coordina los demás: la supervisión directa se convierte en
el mecanismo de coordinación preferido en esta situación.
Las organizaciones al actuar y poner en funcionamiento procesos deben ser
eficaces, lograr hacer lo que pretendían. Por ejemplo, si la organización pretende enseñar,
al cabo del proceso educativo debe lograr que un conjunto de individuos hayan aprendido.
Si la organización pretende producir frutas, al cabo de un cierto período o proceso deben
ofrecer tales productos. Esto refiere a la eficacia.
La eficacia, condición absolutamente necesaria para que la organización sobreviva
o proporcione lo que pretendía, debe también unirse a la eficiencia. Esto es lograr
proporcionar el producto para el que fue creada con el menor consumo de recursos posible
Por ejemplo, si para producir una mesa de madera una organización consume 3 metros
cuadrados de madera y la segunda organización utiliza 2,5 metros cuadrados; ésta última
resulta ser más eficiente que la primera, aunque ambas sean eficaces, pues logran producir
lo que pretendían.
La eficacia pasa por satisfacer una necesidad y la eficiencia pasa por una relación
técnica, relación entrada – salida.
Organización y Medio Ambiente:
De todas maneras, no debemos olvidar que las
organizaciones no constituyen sistemas cerrados, aislados del exterior, sino que por el
contrario, su existencia sólo tiene sentido debido a su interacción con el medio ambiente.
Producen para el exterior y a su vez toman los elementos que necesitan del exterior.
Sólo es válido que existan en la medida que su accionar no lesione las normas y valores de la
sociedad y se coordine de manera armónica con otras organizaciones, grupos e individuos
de esa sociedad. Ninguna organización es autónoma totalmente.
La organización debe operar el ambiente para producir una consecuencia.
De esa forma las relaciones públicas se ocupan de operar sobre el medio ambiente para
lograr establecer sus mensajes. De igual forma las comunicaciones comerciales, publicidad y
marketing, actúan pretendiendo lograr aceptación.
Por ejemplo: si se produce un aumento de las tasas de interés, repercute en los
Bancos con los que opera la empresa. Los cambios en los gustos de la población repercute
en los clientes que adquieren sus productos a la empresa. Los cambios en las tecnologías de
producción repercute en la empresa a través de la actitud de sus competidores y de sus
proveedores.
Las reacciones de uno y otro se convierte en modificaciones del medio ambiente inmediato.
Nuestros movimientos afectan a nuestros clientes y los de ellos a nosotros.
La velocidad de los cambios en el medio ambiente incide profundamente en la vida
de las organizaciones. El nacimiento de las grandes concentraciones de comercios
(shoppings) modificó las localizaciones de las grandes tiendas. La existencia de grandes
compradores (supermercados) provocó la necesidad de considerar precios diferenciales
para estas cadena de distribución por parte de las fábricas e importadores.
En algunos casos el Medio Ambiente actúa como estimulante para la organización y en
otros como retracción.
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La organización desarrolla estrategias para enfrentar a su ambiente, las que pueden
ser de competencia o de cooperación. La competencia es un complejo sistema de
relaciones que incluye la disputa por recursos (como clientes o compradores).
La cooperación puede ocurrir de varias maneras e implica la interacción directa entre las
organizaciones y el medio ambiente (puede darse por negociación o coalición)
ADMINISTRACIÓN.
Hemos dicho que las organizaciones son un grupo humano alrededor de un sistema
de actividades con un comportamiento finalista, racional y consciente. Estas organizaciones
son permanentes en la medida de que sus integrantes son sustituibles y sustituidos, la
estructura de autoridad es planeada (se decide quien manda y a quienes) y el medio las
influencia en forma permanente.
Por tanto, el objeto de la ciencia administrativa es el análisis del comportamiento de
las organizaciones así como el desarrollo de técnicas y métodos para su conducción.
Como función la administración es un proceso, pero también es una ciencia social
compuesta de principios, técnicas y prácticas.
El concepto básico es: quien administra establece proyectos, los lleva a cabo; que controla
y coordina el funcionamiento de esos proyectos.
El concepto administrar incluye necesariamente el establecer objetivos, organizar y
disponer de los recursos así como dirigir y orientar los esfuerzos de individuos, haciendo
coincidir necesidades individuales y colectivas.
Toda empresa cuenta con dos clases de recursos:
a) los bienes (materiales e inmateriales)
b) el esfuerzo humano físico e intelectual
La administración intenta combinar los elementos recién enumerados de la mejor
manera posible para así lograr el cumplimiento de los fines de la organización y satisfacer a
las partes que intervienen en o interactúan con ella y que defienden sus propios intereses.
Fayol (1841 – 1925) uno de los clásicos de la administración, quien vivió el período de
la gran influencia de la revolución industrial, define el proceso administrativo como el
conjunto de actividades de una empresa que consisten en: planificar, organizar, dirigir,
coordinar y controlar.
PLANIFICAR: es la acción de tomar decisiones para el futuro, que no es un acto, sino
un proceso por el cual las organizaciones tratan de adaptarse al medio y que no tiene ni un
principio, ni un final claro.
Al proceso en el que se definen las situaciones que queremos alcanzar en el futuro y
se diseñan los caminos para lograrlo, se denomina: planificación o planeamiento.
En general se ha logrado comprobar que las organizaciones que establecen objetivos y
metas obtienen mejores resultados que aquellos que no lo hacen.
Los objetivos son la expresión de una situación que queremos vivir en el futuro, implica elegir
una situación entre todas las posibles para luego tratar de alcanzarla.
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Encontramos dos conceptos en esta etapa: Misión y Estrategia
La Misión es una declaración general de, en que se quiere convertir la organización.
La misión le proporciona sentido o propósito a todas las acciones que realiza.
La declaración de la misión incluye: * qué es lo que hacemos (cuál es el negocio)
* en dónde lo hacemos ( cuál es el mercado)
* para quién lo hacemos (quienes son clientes),
(qué necesidad satisfacemos) y (cómo lo hacemos)
La Estrategia, es definir la forma que la organización se insertará en su medio ambiente, la
forma cómo interactúa con el mismo como medio de alcanzar una posición mejor que la de
sus competidores. Para ello, debe realizar un análisis interno de su organización (fortalezas y
debilidades) y un análisis externo de la misma (oportunidades y amenazas).
ORGANIZAR: implica establecer relaciones de autoridad y medidas para coordinar
esfuerzos. Establecer relaciones de autoridad, significa decidir quién posee derecho
reglamentario de mandar y quién o quienes se encuentran en situación de obedecer.
De otra forma, el derecho de mandar no pertenecerá a personas, sino a quienes ocupen
ciertos cargos.
Establecer medidas para coordinar esfuerzos significa dotar al conjunto de individuos que
trabajan en una organización, de instrumentos que tiendan a lograr que la acción de todos
ellos resulte coherente. Es decir, que todos al actuar persigan un mismo fin y al hacerlo
respeten una misma estrategia.
DIRIGIR: tiene por fin motivar y conducir al factor humano, guiándolo al logro de los
fines sociales. En todos los sistemas grupales es necesario tener autoridades que, sobre la
base del uso de sus derechos y respetando los ajenos, logren se realicen las tareas que se
establecieron para el logro de los objetivos. Esto implica que se adopten resoluciones y
actitudes que influencien el comportamiento de los subordinados.
El mando para Fayol, consiste en hacer funcionar el cuerpo social. Destaca la
necesidad de conocer profundamente al personal, eliminar del equipo a los incapaces,
conocer pormenorizadamente la normas y convenios que regulan la relación con ellos, dar
siempre el ejemplo, intercambiar información y opiniones, unir al grupo como tal y despertar
la iniciativa de cada uno de los integrantes.
CONTROLAR: las organizaciones utilizan los procedimientos de control para
asegurarse que avanzan en el sentido correcto, hacia sus objetivos y de que están usando
sus recursos de manera eficiente y eficaz.
Una de las razones por las que se requiere el control, es porque el mejor de los planes se
puede desviar.
El control puede definirse como el proceso de monitoreo de las actividades, para asegurarse
que se cumplen tal como fueron planeadas y establecer en caso necesario las medidas de
corrección a cualquier desviación importante.
Se puede planificar, organizar, dirigir, coordinar, pero se debe también controlar.
Los tres aspectos de este proceso de control son:
1) vigilar el funcionamiento de las actividades
2) detectar y señalar las desviaciones que se produzcan
3) analizar e informar las causas de las mismas
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En el caso de las desviaciones desfavorables producidas, su análisis debería permitir:
* tomar las medidas correctivas para evitar su repetición en el futuro, o
* corregir la planificación, o
* en casos más extremos, modificar las metas por arribarse a la conclusión que las
establecidas son inalcanzables
Si, en cambio, las desviaciones fueran favorables para la empresa, el análisis de sus causas
resultaría útil como base para el estudio de su aprovechamiento en otras operaciones o bien
para modificar los planes oportunamente efectuados.
Como consecuencia inmediata del proceso de control, se producen nuevas tomas
de decisiones. De esta manera, se realimenta el circuito “ toma de decisiones- acción control” en forma constante.
CONTABILIDAD.
Como hemos mencionado, para tomar cualquier decisión es necesario contar con
información, la que puede incluir datos obtenidos dentro de la empresa, fundamentalmente
a partir del proceso de control de la gestión administrativa.
Muchos de los datos obtenidos son procesados a través de Sistemas Contables, por lo
que en una primera aproximación podría conceptualizarse la contabilidad como una parte
del sistema de información de un ente que proporciona datos para facilitar la toma de
decisiones a los administrativos.
Las etapas que encontramos son:
a) captación de datos: el sistema debe prever mecanismos que le permitan
recoger lo efectos de hechos resultantes de interacción de la empresa con
terceros; acontecimientos internos de la empresa; eventos externos a la empresa
Los datos de índole patrimonial se captan por medio de comprobantes
b) procesamiento de datos: los datos deben clasificarse, registrarse y almacenarse
c) preparación de la información: luego de transformar el dato en información debe
comunicarse a los usuarios, tratando de proporcionar lo imprescindible evitando
la pérdida de tiempo con datos inútiles.
La información procesada por el sistema contable se refiere al patrimonio (recursos y
obligaciones) de una empresa en un momento dado y a su evolución en el tiempo. Dicha
información no sólo interesa a los participantes de la organización, sino a los terceros que
interactúan con ella y se limitan a seguir su evolución “desde afuera”.
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En base a lo expuesto podemos dar la siguiente definición:
“ La contabilidad, parte integrante del sistema de información de un ente, es la técnica de
procesamiento de datos que permite obtener información sobre la composición y evolución
del patrimonio de dicho ente, los bienes de propiedad de terceros en poder del mismo y
ciertas contingencias. Dicha información debería ser de utilidad para facilitar las decisiones
de los administradores del ente y de los terceros que interactúan o pueden llegar a
interactuar con él, así como para permitir una eficaz vigilancia sobre los recursos y
obligaciones del ente”.
De lo anterior, se desprende que el sistema contable puede ser considerado como
un subsistema del sistema de información de la empresa, que por su parte integra el sistema
de control interno del ente. Este control interno puede ser caracterizado como el conjunto
de elementos, normas o procedimientos destinados a lograr, a través de una efectiva
planificación ejecución y control, todos los fines de la organización.
La contabilidad utiliza como herramienta una técnica: la Teneduría de Libros.
FUNCIONES DE LA CONTABILIDAD.
* Crea un sistema de registración: son las anotaciones de la actividad que se realizan y se
ejecutan en libros o planillas denominadas registros contables o libros de contabilidad o
comercio; dejando de esta forma constancia escrita de los hechos con contenido
económico que afectan a la empresa.
Nace así la teneduría de libros como método creado por la contabilidad.
* Proporciona información: gracias a la registración el empresario dispondrá de todos los
datos necesarios relativos a sus negocios; por lo que la contabilidad proporcionará métodos
para analizar esa información, para interpretarla y en general para determinar la eficiencia
de la gestión empresarial en el tiempo.
* Facilita el control: en la empresa por lo general intervienen más de una persona en las
tareas de administración dependiendo siempre del tamaño de la misma. Por ello, con una
adecuada organización de la empresa y mediante el análisis de los hechos ocurridos, la
contabilidad logra fiscalizar el cumplimiento de los reglamentos y normas impartidas.
* Permite realizar previsiones: teniendo en cuenta la actividad pasada y mediante el cálculo
previo, es posible estimar los recursos con que contará la empresa en próximos períodos. así
como la cuantía de los gastos en que deberá incurrir. Como consecuencia de ello, la
contabilidad estará habilitada para anticipar cual será el resultado de la gestión
económica.
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RELACIÓN DE LA CONTABILIDAD CON OTRAS MATERIAS.
La contabilidad mantiene relaciones de afinidad con otras ciencias, existiendo el
intercambio recíproco de elementos:
1) Economía: porque para establecer las normas a que debe ajustarse la administración se
basa en leyes de producción, distribución y consumo de bienes.
2) Derecho: debido a que la contabilidad tiene en cuenta el vínculo jurídico entre personas
que mantienen relaciones económicas y a que la empresa se desarrolla dentro de un
ámbito de disposiciones legales.
3) Estadística: porque proporciona información sobre la empresa
4) Finanzas: permite la formulación en los organismos de carácter público de sus
presupuestos y verificación de su cumplimiento (por ejemplo el Estado).
5) Matemática: es una herramienta en relación a lo que tiene que ver con el cálculo.
BIBLIOGRAFÍA CONSULTADA.



Comas, J. “Las Organizaciones” Ed. Entrepreneur – 2001. Montevideo, Uruguay
Comas, J y Cúneo, M. “Las Organizaciones y su administración” Entrepreneur – 2001.
Chiavenato, I. “Introducción a la Teoría General de la Administración. 2001 Colombia
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