MCv3-DificultadesTrucos

Principales dificultades y trucos
Nuestra Memoria Central presenta todavía bastantes dificultades. En esta parte, queremos
listar las que existen (y que se sigan descubriendo) y los eventuales trucos para remediar a ellas.
Estas dificultades pueden ser parte de lo que en grupo podríamos tratar de remediar en esta
versión 3 e la MC.
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En Registrar Quién, Dónde y Qué, es difícil hacer una secuencia seguida de registros de
diferente nivel (por ejemplo, registrar el país, luego la región, luego el departamento). Es fácil
para varios registros del mismo nivel pero para cambiar de nivel es preferible cerrar el
formato “registrar” y volver a comenzar, esta vez con el otro nivel.
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En Registrar Cuándo se presentan tres opciones: Fecha Exacta, Fecha Desde Hasta,
Fecha por mes /o año. En realidad esta última opción es equívoca: no se puede ingresar
sólo el año porque falta la opción vacía para el mes; esto tergiversa las listas que se quiere
ordenar cronológicamente.
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En Registrar: Luego de registrar un Documento, si desea establecer la relación con una
Imagen Nueva, deberá tener cuidado con la fecha de registro de la imagen, ya que por
defecto se pone la fecha que corresponde al documento. Idem para las Actividades y
Noticias.
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En Registrar: Para un segundo registro (haciendo Nuevo después de Guardar el anterior) se
proponen las mismas Claves de Acceso del registro anterior (a fin de aligerar el trabajo de
registrar), pero se debe tener presente que el QUIEN deberá ser vuelto a registrar y que
conviene verificar si han de seguir los mismos QUE y DONDE o si han de ser modificados.
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En Registrar varias Claves. En el caso que necesitemos más de un DONDE para un
registro, se debe seleccionar el primero y presionar ENTER, luego volver a seleccionar un
segundo y volver a presionar ENTER. El mecanismo es el mismo para entrar varios QUIEN y
varios QUE
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En Registrar. Para Modificar o Eliminar los datos de un registro Usted (como registrador)
cuenta al menos con 30 días para realizarlo, luego de este periodo no se podrán hacer más
cambios en los registros.
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En Registrar Quien. Se puede registrar el Quien – Persona tan solo con el Nombre y
Apellido de la persona, y más adelante completar los demás datos del usuario. No obstante
se recomienda que se llene todos los datos solicitados en la ficha del Quien – Persona, ya
que a partir de estos datos se puede generar una Hoja de Vida de la persona. El truco seria
implementar un reporte en Word de este CV. Al mismo tiempo, si se ingresan bien los datos,
el módulo Exportar lista de QUIEN puede servir como Directorio fácilmente actualizable y
compartible.
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En Buscar Documentos, cuando se abre la selección lo que aparece es la ficha del
documento, pero no es evidente abrir el documento mismo: hay que ir a Claves (o hacer clic
sobre “Para ver más detalles…”); el documento se encuentra abajo en Información
Relacionada. El truco: cuando la Memoria Central presenta la lista de informaciones
buscadas, se puede hacer clic derecho sobre un documento y se ofrece entonces la
posibilidad de “abrirlo”, o bien de “copiarlo”, etc.
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En Buscar, cuando la lista encontrada es muy larga, surge una nueva posibilidad de
selección por el título. Ingrese una palabra en “buscar por palabra” y se reduce la selección.
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En Buscar se ofrece una posibilidad de buscar en forma abierta a través de una palabra
que no haya sido necesariamente codificada en el momento del registro pero que este
presente en los títulos, en las descripciones o en los comentarios. En realidad la búsqueda
se hace en los títulos, descripciones y comentarios de los registros, pero solo se muestran
los títulos de los registros donde se encuentran los datos requeridos. El truco es abrir el
registro y se podrá ver dentro de la descripción o el comentario la palabra de la búsqueda.
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En Exportar como cronología, opción muy importante para el aprovechamiento de la
información, los datos aparecen ordenados por Tipo de Fuente. Para lograr una verdadera
cronología se necesita un paso más: en el archivo exportado seleccionar toda la tabla, ir a
Tabla, Ordenar y pedir ordenar por el Cuándo, Tipo Fecha.
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