HISTORIA DE LA CONTABILIDAD

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JOSE JESUS GIRALDO RESTREPO
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HISTORIA DE LA CONTABILIDAD
ORIGEN DE LAS OPERACIONES COMERCIALES
En la antigüedad cuando el hombre era un ser nómada satisfacía sus
necesidades tomando lo que la naturaleza ponía a su alcance o bien
ejerciendo la cacería y la pesca .

En esta época el comercio era totalmente nulo.
Posteriormente el hombre encuentra situaciones agradables tales
como clima, alimento, vivienda etc. y decide volverse sedentario.
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Posteriormente algunas familias utilizando el robo y la violencia se
apropian de lo que otras producen y van apareciendo las primeras y
más pintorescas formas de comercio, tales como:
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El obsequio de bienes sobrantes con el objetivo de recibir de la
misma manera lo que a otras familias les sobra.
El TRUEQUE, como forma de comercio que consistía en los
intercambios de bienes pero que en un principio debido a las
continuas luchas y desconfianzas entre los grupos humanos, no tuvo
un gran desarrollo.
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


Una de las primeras formas del Trueque fue el llamado TRUEQUE
SILENCIOSO
Las formas intermedias de trueque como la que consistía en
presentarse los compradores y los vendedores en las orillas opuestas
de un río y colocar sobre un islote las mercancías ofrecidas,
anunciándolas de una orilla a otra y si eran del agrado las ofertas las
retiraban y dejaban las propuestas para el intercambio.
Tiempos después cuando desaparecen las luchas y las
desconfianzas, se establecen zonas neutrales conocidas como
mercados donde se llevan a cabo los cambios de unas mercancías
por otras
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Luego con la aparición del dinero se cambia éste por bienes y con el
avance de esta forma de comercio surge también una mayor
confianza entre las personas y aparece el CREDITO que consiste en
entregar unos bienes con el compromiso de ser cancelado su valor en
el futuro.
PRIMERAS FORMAS DE CONTABILIDAD Y SU EVOLUCION
Al no existir comercio en la época Primitiva, tampoco existían formas
que permitieran contabilizar acto alguno, ya que el requisito principal
para que existan consiste en que además se presenten relaciones
comerciales.
Como el hombre nómada se da cuenta que la naturaleza durante
algunas épocas le brinda más de lo que necesita y que esta situación
se repetía por períodos de tiempo mas o menos constantes, nace
entonces la necesidad de encontrar una medida para ese tiempo.
La primera forma de medida se lleva a cabo a través de la utilización
de los dedos de las manos que le permitían contar

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Cuando desea que los hechos se vuelvan históricos entonces decide
hacer MUESCAS en el tronco de un árbol, haciendo tantas muescas
cuantos hechos desee recordar.
Con esta forma de medida, se da cuenta que entre cada luna llena
transcurrían 30 muescas es decir una muesca por cada día y que para
designar los días de l una llena hacía una muesca mayor, de tal
manera que 12 muescas mayores correspondían aproximadamente a
360 días es decir UN AÑO aproximadamente, lo que le permitía
observar de manera mas clara los comportamientos de la naturaleza.

Así pues aparece el primer Calendario Lunar y por ende el primer
sistema para contabilizar el Tiempo.
Después de muchos años el Hombre Nómada se vuelve sedentario y
se dedica a la agricultura y a la conformación de rebaños, produciendo
y cultivando así gran parte de los bienes que requiere para su
supervivencia, convirtiéndose en propietario de su vivienda, tierras,
cultivos, cosechas, herramientas etc.
De la anterior situación nace entonces la necesidad de llevar un
registro de sus propiedades y de sus actividades de comercio con
otros grupos, originando así las primeras expresiones contables con
significado comercial.
RESEÑA DE ALGUNAS FORMAS CONTABLES
LA TARRAJA, también conocida como TERRAJA: que consistía en
tomar una correa de cuero y hacer muescas a cada lado de la misma
a manera de sierra doble, de tal manera que cada diente de la misma
representaba una unidad y cada diez dientes debía recortarse uno
para identificar una decena. Este sistema era muy utilizado por
quienes se dedicaban a la ganadería especialmente.
LA TARJA: Consistía en tomar un trozo de madera o de caña, partirlo
en dos partes iguales, con un tope que encajara en cada uno de sus
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extremos y que permitía controlar las operaciones de crédito y cada
vez que se compraba algo a crédito se unían las dos secciones y se
hacía una muesca en cada una de ellas, haciendo una muesca cada
vez que se efectuaba una nueva transacción y tanto el vendedor como
el comprador mantenían en su poder uno de los trozos de madera y al
momento de efectuar el pago debían juntarse las dos partes y con
base en el número de muescas se liquidaba el valor adeudado según
lo convenido.

El sistema de muescas fue utilizado por los Incas del Perú y por los
Mayas de Guatemala para su contabilidad.
Además los Mayas tenían numeración escrita, mientras que los Incas
contaban sus cosechas haciendo un nudo sobre una cuerda por cada
unidad que deseaban contabilizar.
Entre los años 5.000 y 2.000 A de C.en Babilonia y Egipto se
presentaron formas de comercio muy avanzadas, las cuales se
basaron en la creación de un Órgano Central que permitía controlar y
solucionar los problemas que se presentaban entre la comunidad, y
aparecieron instituciones bancarias que entraron a solucionar las
necesidades del momento, lo que obligó a mejorar las primitivas
formas contables que permitieran mayor actividad comercial y apoyo a
los negocios, los bancos y la actividad central.

Para el control de los grandes negocios se llevaban registros en
PIZARRAS BABILONICAS y en PAPIROS Egipcios, donde se
anotaban:

Pagos de salarios, transacciones a crédito y con vigilancia oficial y
registros de propiedades de las personas, lo cual constituía una idea
mayor de la evolución contable.
LOS ABACOS: Representaban una forma de contar que en sus
primeras manifestaciones consistió en hacer hendiduras sobre las
Pizarras e ir colocando piedritas de tal manera que representaran las
unidades, decenas, centenas etc.
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Este sistema tuvo un gran desarrollo en el mundo antiguo pero
especialmente en ROMA donde se utilizaba mediante la combinación
de piedras blancas que representaban los aumentos y piedras
negras que significaban las disminuciones en las transacciones
comerciales.
Los ábacos han sido muy utilizados por los chinos, japoneses y
europeos y en la actualidad son de uso frecuente para familiarizar a
los niños con los números y con las operaciones aritméticas
elementales.
Las primeras edificaciones bancarias se encontraban en los palacios,
los templos o lugares cuya edificación era muy sólida donde ante la
inseguridad de sus casas y el peligro constante de saqueo los
comerciantes y campesinos llevaban su dinero, y cosechas, de lo cual
han sido encontrados registros contables que dan cuenta de la
importancia del negocio bancario desarrollado a través de los
depósitos de mercancías y dinero, prestamos de dinero con intereses
y anticipos sobre negocios y cosechas. La forma tan perfecta de las
formas comerciales de la época son muy aproximadas a las utilizadas
en la actualidad.
Con las expansiones del comercio y de los bancos se presenta
también una familiaridad con los pesos y las medidas y con la práctica
de una despiadada usura tanto simple como compuesta.

Con la aparición del poder central aparece también el Presupuesto y
la Contabilidad Gubernamental.
Con los aportes de los colonos, los tributos pagados por los súbditos y
con el botín procedente de las guerras, el rey amasaba grandes
fortunas, las cuales le permitían proveer los gastos de la corte, los
pagos del personal administrativo, la realización de obras de beneficio
público y la distribución de bienes entre los súbditos en momentos de
calamidad.
Todas estas relaciones con el poder central exigieron la aparición de
reglamentaciones en el campo comercial y tributario utilizando en la
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época algunas formas contables similares a las existentes en la
actualidad.
LA CONTABILIDAD EN COLOMBIA
En la América Precolombina existían tres culturas con un cierto grado
de desarrollo como eran los Aztecas, los Incas y los Chibchas, pero
aún no se conocía escritura alfabética, lo cual no era obstáculo para
que se adelantaran prácticas contables entre los aborígenes, llevando
registros claros de los tributos recaudados a tribus sometidas, practica
ésta realizada por los Aztecas, mientras los Incas contaban por medio
de nudos que hacían a unas cuerdas y los Chibchas en Colombia
registraban sus operaciones de comercio por medio de colores
pintados sobre sus trajes.
Es con la llegada de los españoles que se inicia una actividad
económica sin precedentes en la región, debido a las concesiones que
la corona española otorgaba a los conquistadores para que explotaran
los recursos naturales al igual que a los aborígenes, siendo impuestas
de esta manera las costumbres mercantiles y practicas contables
españolas.



El primer contador real en estas tierras fue el señor RODRIGO DE
ALBORNOZ en 1.552, nombrado por el rey Carlos V.
.
En el año 1.591 el reino español ordena llevar la contabilidad por el
sistema de Partida Doble.
Durante el período colonial es la Iglesia quien ejerce la más poderosa
institución apropiándose de grandes extensiones de tierra tanto
rurales como urbanas y sometiendo a los colonos por medio de la
enseñanza y la evangelización. En el año 1.605 se establecieron los
Tribunales de Cuentas de Lima, Santa Fe y México, nombrando
contadores especiales en la Habana y Caracas.
Luego en 1.678 el Rey Felipe IV determina que los contadores reales
debían rendir cuentas cada dos años a manera de CARGO (DEBE) Y
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DATA (HABER), controlando así el registro de los impuestos
recaudados.
Los primeros en utilizar Libros de Contabilidad en estas tierras fueron
los monjes Jesuitas, introduciendo el concepto de Inventarios, de
Presupuestos y otros elementos utilizados en Europa
En esa época la Contabilidad no era ejercida como una profesión
liberal, sino como una actividad propia de los clérigos para el registro
de sus actividades administrativas.
En Colombia después de la independencia se continuó utilizando por
mucho tiempo las técnicas introducidas por los españoles y solo con el
surgimiento de la República se cambiaron por estructuras económicas
con gran influencia francesa, que hacía énfasis en la
profesionalización.
Con base en esta tendencia el General Santander originó la reforma
de 1.826, creando y orientando la UNIVERSIDAD DE LA GRAN
COLOMBIA con sedes en Bogotá, Quito y Caracas.
En 1.821 se organiza la Contaduría General con el objetivo de
reglamentar el funcionamiento de la oficina de Contaduría de
Hacienda y en 1.873 se elabora el Código Fiscal.
En el Código de Comercio de 1.887 se establecen los siguiente libros
de contabilidad para todos los comerciantes: Diario, Mayor,
Inventarios y Balances y Libro Copiador de Cartas.
A comienzos del presente siglo se reglamentó la Revisoría Fiscal y se
establecieron nuevas normas tributarias que incentivaban la Inversión
Privada, dando origen a empresas tales como: compañía Colombiana
de Tejidos, Compañía Colombiana de Cerveza de Medellín, Hilados y
Tejidos Obregón, Cervecerías Bavaria y Obregón y Cementos Samper
en Bogotá.
Con base en lo anterior surge la necesidad de capacitación contable y
comercial y se crea la Escuela de Comercio de la Universidad de
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Antioquia en 1.901 y la Escuela Nacional de Comercio de Bogotá en
1.905, la cual fue ampliada posteriormente a otras ciudades mediante
la promulgación de la Ley 17 de 1.923, orientando su capacitación con
base en los modelos europeos.
Con la ley 58 de 1.931, se creó la figura del Revisor Fiscal, resaltando
en su artículo 46 el reconocimiento de la profesión de Contador
Juramentado.
Con la ley 73 de 1.935 se establecieron normas que regulaban el
manejo contable de las empresas Públicas y privadas, así como el
ejercicio de la profesión en el país.

En el año 1.951 se creó el Instituto Nacional de Contadores
Públicos.


En 1.955 se crea la Academia Colombiana de Contadores Públicos
Titulados.


En 1.960 mediante la ley 145, se reglamenta definitivamente el
ejercicio de la profesión Contable
En 1.961 mediante el decreto 1651se determinaron normas y
procedimientos para el ejercicio de la profesión, llevar contabilidades,
autorizar estados financieros y elaborar declaraciones de renta.
Mediante el decreto 2160 de 1.986 y 2553 de 1.987 se reglamentó la
Contabilidad Mercantil y se fijaron Normas de Contabilidad
Generalmente aceptadas en Colombia aplicables a partir de 1.988.
Con el Decreto 2687 de 1.988, se estableció la aplicación de los
Ajustes Integrales por Inflación, aplicables a partir del año gravable de
1.992 de manera obligatoria.
En el año 1.992 mediante la expedición del decreto 2195 se establece
y adopta por primera vez en nuestro país un Plan Único de Cuentas y
en 1.993 con la expedición del decreto 2650 se deroga el decreto
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2195/92 y se establecen modificaciones al Plan Único de Cuentas
(PUC).
Gracias a la expedición del Decreto 2649 de 1.993, se deroga
totalmente el decreto 2160/86 y se establecen los objetivos y
cualidades de la información contable, el cual debe ser aplicado por
todas las personas que de acuerdo con la ley estén obligadas a llevar
libros de contabilidad. Es decir el decreto 2649/93 básicamente regula
la actividad del contador público en Colombia.
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EMPRESA
“Es toda actividad económica organizada para la producción,
transformación, circulación, administración o custodia de bienes o
para la prestación de servicios”.
Esta actividad podrá realizarse a través de uno o más
establecimientos de comercio.
TRANSFORMACION O PRODUCCION: Consiste en la conversión de
insumos o materias primas en productos semielaborados o
terminados.
CIRCULACION: Es la actividad desarrollada por las empresas que
compran y venden productos terminados o que llevan a cabo una
actividad intermediaria entre el fabricante o productor y el consumidor
final.
ADMINISTRACION O CUSTODIA: Es la actividad desarrollada por
empresas que se dedican exclusivamente a controlar o manejar por
cuenta de terceros unos bienes de capital, debido a que estos por
diferentes razones no pueden hacerlo. Los custodios o
administradores se hacen responsables por la buena conservación y
rentabilidad de los bienes recibidos.
ELEMENTOS QUE INTEGRAN LA EMPRESA
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1- PERSONAS: Es decir el recurso humano encargado de que se
pueda cumplir con el objeto social, tales como: propietarios,
administradores y empleados.
2-CAPITAL: Constituido por los aportes en dinero o en especie
hechos por los propietarios para la creación de la empresa tales como:
dinero en efectivo, muebles y enseres, maquinarias, mercancias,
inmuebles etc..
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3-TRABAJO: Son todas las actividades que llevan a cabo las
personas vinculadas con la empresa, con el fin de que esta pueda
alcanzar el objetivo y cumplir con su objeto social. Dichas actividades
pueden ser: producción de bienes, comercialización (compra y venta)
de mercancías o la prestación de servicios.
CLASIFICACION DE LAS EMPRESAS
1- SEGUN SU ACTIVIDAD:
A- EMPRESAS AGROPECUARIAS: Son aquellas que se dedican a la
explotación de los recursos agrícolas y pecuarios. Ej. Hatos lecheros,
fincas ganaderas, empresas madereras, granjas avícolas, granjas
porcícolas, etc.
B- EMPRESAS DE MINAS: Son las empresas cuyo objeto social es la
explotación de los recursos del subsuelo ej. Petróleo, carbón, minas
de oro, piedras preciosas etc.
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C- EMPRESAS INDUSTRIALES: Son aquellas cuya actividad está
dirigida a la transformación de materias primas en productos
semielaborados o terminados eje. Fabrica de calzado, fabrica de
camisas, de alimentos, de muebles, de licores, de gaseosas etc.
D- EMPRESAS COMERCIALES: Son aquellas cuyo objeto social
consiste en la compra y venta de productos semielaborados, naturales
o terminados, colocándolos en el mercado a un precio superior y
obteniendo una ganancia ejemplo: distribuidoras, tiendas, boutiques,
supermercados, droguerías etc..
E- EMPRESAS DE SERVICIOS: son aquellas que encaminan su
objeto social a la solución de necesidades de la comunidad, tales
como: oficinas de arrendamiento, hospitales, centros de educación,
talleres de mecánica, peluquerías, compañías de seguros,
lavanderías, centros de recreación etc..
2-SEGUN SU TAMAÑO:
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1- PEQUEÑA EMPRESA: Posee poco capital y pocos empleados,
no existe una clara definición de funciones y de
responsabilidades, no hay una adecuada división y
especialización del trabajo, tiene menos entre 11 y 50
trabajadores y activos totales entre 501 y 5000 SMLMV y su
contabilidad suele ser sencilla. Ej. Tiendas, cacharrerías, talleres
de pintura etc.
B- MEDIANA EMPRESA: posee ya unos mejores recursos de capital,
un mayor numero de empleados, tiene entre 51 y 200 trabajadores y
unos activos totales entre 5.001 y 15.000 SMLMV, mejor distribución
de funciones y su información contable es más abundante, ejemplo:
Almacenes de electrodomésticos con mas de 10 empleados, una
fabrica de calzado etc.
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C- GRAN EMPRESA: Exige una mayor organización, grandes
recursos de capital con activos totales superiores a 15.000 SMLMV,
considerable número de trabajadores superior a 200 técnicamente
especializados y la información contable es supremamente
voluminosa debido a la gran cantidad de actividades que se
desarrollan. Ej. Bavaria, Coca Cola, Papeles Nacionales, Comestibles
la Rosa, Telecom etc.
SEGUN EL ORIGEN DEL CAPITAL
A- EMPRESAS PRIVADAS: Son aquellas empresas cuyo capital es
aportado en su totalidad por personas particulares, ejemplo un
almacén, un supermercado, una agencia de arrendamientos etc..
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B- OFICIALES: También llamadas públicas, son aquellas que se
constituyen con recursos de capital aportados en su totalidad por el
Estado, Ejemplo: hospitales municipales, colegios oficiales, ejército
nacional, policía nacional etc.
C- DE ECONOMIA MIXTA: Son aquellas empresas cuyo capital es
aportado por personas particulares y por el estado ej. Ecopetrol,
algunas empresas públicas municipales etc.
SEGUN EL NUMERO DE PROPIETARIOS
A- EMPRESAS INDIVIDUALES: también llamadas de un solo
propietario, son aquellas en las que el capital es propiedad de una
sola persona, pero cuyo objeto social puede ser desarrollado por
varias personas.
B- SOCIEDADES: Son aquellas empresas cuyo capital es aportado
por dos o más personas denominadas socios, quienes se agrupan a
través de un Contrato de Sociedad o Escritura Pública, donde se
comprometen a hacer un aporte en dinero, en trabajo o en otros
bienes apreciables en dinero, con el fin de repartirse entre si las
utilidades obtenidas en la empresa por el desarrollo de la actividad
social.
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CONDICIONES ESENCIALES DE LA SOCIEDAD
1. Pluralidad de personas: Es decir que en la conformación de la
sociedad exista la participación y concurrencia de varias personas.
2. Aporte de bienes o de industria por cada uno de los socios: es decir
que los socios hagan aportes en dinero, en especie o en trabajo.
3. Animo de lucro: Significa que debe existir la intención y aspiración
de obtener ganancias.
4. Participación de los asociados en las utilidades o las pérdidas de la
sociedad: o sea que los socios asuman de manera solidaria las
utilidades o las pérdidas de la sociedad.
5. Animo de Asociación: Es decir que los socios concurran a la
conformación de la sociedad de manera libre y voluntaria.
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CLASIFICACION DE LAS SOCIEDADES
A- SOCIEDADES DE PERSONAS
1-SOCIEDADES COLECTIVAS: Se constituyen con 2 o más personas
cuyos aportes pueden ser en dinero o en especie, tienen
responsabilidad ilimitada y solidaria por las obligaciones de la
sociedad, su razón social se formará con el nombre y/o apellido de
uno o varios socios, acompañado de la expresión y compañía,
hermanos, e hijos, ejemplo: Villegas y Velásquez y cía. , Jesús
Salazar e hijos y cia. ,etc. o por otras análogas como Distribuciones
ORO y cia.
2- SOCIEDAD EN COMANDITA SIMPLE: se forma por la agrupación
de dos o más personas. En ésta intervienen dos clases de socios que
son:
SOCIOS COLECTIVOS O GESTORES, quienes administran el
patrimonio y los negocios de la sociedad, representan a la compañía
y su responsabilidad es ILIMITADA y SOLIDARIA por las operaciones
de la empresa.
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SOCIOS COMANDITARIOS: estos no intervienen en la administración
de la sociedad, su responsabilidad es limitada solo hasta el monto de
sus aportes en la misma.
La razón social de la sociedad se conformará con el nombre y/o
apellidos de los socios gestores, acompañado de la expresión: y
Compañía S en C., ejemplo Rodríguez y Acevedo y Cia. S. En C..
B- SOCIEDADES DE CAPITAL:
1- SOCIEDAD EN COMANDITA POR ACCIONES: Se constituye con
dos o más socios gestores cuya responsabilidad es Ilimitada y cinco o
más socios Comanditarios con responsabilidad limitada hasta el
monto de sus aportes. El capital está representado por títulos de igual
valor, la administración corresponde exclusivamente a los socios
gestores o a quien ellos deleguen y su razón social deberá ir
acompañada de las iniciales S.C.A., ejemplo: TECNOLOGIA Y
SISTEMAS S.C.A.,
SOCIEDAD ANONIMA: Se formará con un mínimo de 5 socios que
conforman un fondo social representado en títulos de igual valor
llamados acciones, responden solo hasta el monto de sus acciones
por las obligaciones de la sociedad, la razón social se forma
generalmente con el nombre de la actividad que caracteriza a la
empresa, seguida de las iniciales S.A., ejemplo: Comestibles La Rosa
S.A., Cerveceria Bavaria S.A., etc.
C- SOCIEDADES MIXTAS
SOCIEDAD DE RESPONSABILIDAD LIMITADA: Se formará con un
mínimo de dos socios y un máximo de 25, quienes son responsables
hasta el monto de sus respectivos aportes en la sociedad, la
administración y representación corresponde a todos y cada uno de
los socios, pudiendo delegarla en otras personas. Su capital estará
representado por Cuotas o Partes de Interés Social de igual valor y
deberá estar cancelado totalmente al momento de constituirse la
sociedad. La Razón Social estará seguida de la abreviatura LTDA.,
ejemplo: INMOBILIARIA CENTRAL LTDA, etc..
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D- SOCIEDADES SIN ANIMO DE LUCRO
Son aquellas encaminadas solo a desarrollar actividades sociales,
recreativas, deportivas, culturales o educativas, pero que no tienen
como objetivo obtener utilidades, ejemplo: clubes sociales,
asociaciones de estudiantes, instituciones de beneficencia etc.
NOTA: todas las sociedades deberán constituirse por medio de
Escritura Pública debidamente registrada en la Cámara de Comercio,
o por medio de documento privado cuando su patrimonio es inferior a
500 quinientos salarios minimos legales mensuales vigentes
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COMERCIANTE
“Son Comerciantes las personas que profesionalmente se ocupan en
alguna de las actividades que la ley considera mercantiles. La calidad
de comerciante se adquiere aunque la actividad mercantil se ejerza
por medio de apoderado, intermediario o interpuesta persona”.
Por apoderado sería un menor de edad o una sucesión ilíquida etc..
Por intermediario quienes venden a nombre de otros por una comisión
o remuneración.
Por interpuesta persona: un administrador, un gerente etc.
SE ES COMERCIANTE CUANDO
1. Cuando se está inscrito en el Registro Mercantil en la Cámara de
Comercio.
2. Cuando se tenga un establecimiento de comercio abierto al público
3. Cuando se anuncia al público como comerciante por cualquier
medio.
LOS COMERCIANTES Y SUS DEBERES
1. Matricularse en el Registro Mercantil y solicitar asignación del
Numero de Identificación Tributaria NIT.
2. Escoger el Régimen de Ventas al que considere pertenecer, bien
sea Régimen Simplificado o Régimen común.
3. Inscribir en el registro mercantil todos los actos, libros y documentos
que la ley exija.
4. Llevar contabilidad de sus negocios
5. Conservar correspondencia y documentos relacionados con sus
negocios.
6. Denunciar ante el juez competente la cesación en el pago corriente
de sus obligaciones.
7. No ejecutar competencia desleal.
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LA EMPRESA Y LA CONTABILIDAD
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La Contabilidad surge como resultado de una necesidad de toda
empresa consistente en llevar un control financiero que le permita
obtener la información necesaria acerca del desarrollo económico y
financiero, para que basada en dicha información pueda tomar
decisiones encaminadas al progreso y evolución continua de la
empresa y además garantizar su permanencia en el mercado.
Todo comerciante está obligado conforme a la ley a llevar contabilidad
de sus negocios y además conformará su contabilidad, libros,
registros contables, inventarios y estados financieros en general de
acuerdo con lo dispuesto por el Código de Comercio y las demás
normas que regulen la materia.
DEFINICION DE CONTABILIDAD:
Es una ciencia que permite identificar, medir, clasificar, registrar,
interpretar, analizar, evaluar e informar las operaciones de un Ente
Económico (empresa), en forma clara, completa y fidedigna”.
LA CONTABILIDAD Y SUS OBJETIVOS
1-Conocer y demostrar los recursos controlados por la empresa, las
obligaciones que tenga, los cambios experimentados por tales
recursos y el resultado obtenido en un período determinado.
2-Predecir flujos de efectivo
3-Servir de apoyo a los administradores en la planeación,
organización y dirección de las empresas.
4-Tomar decisiones sobre inversiones y obtención de créditos
5-Evaluar la gestión de los administradores.
6-Ejercer control sobre las operaciones de la empresa (ingresosgastos)
7-Justificar la determinación de cargas tributarias, precios y tarifas.
8-Ayudar a la conformación de la información estadística del país.
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9Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto social que la
actividad económica de la empresa represente para la comunidad.
10-Servir de fuente fidedigna de información ante terceros
( proveedores, clientes, bancos, estado, trabajadores etc. ).
LA CONTABILIDAD Y SU CAMPO DE ACCION
Según el tipo de empresa donde se establezca, la contabilidad puede
ser:
Contabilidad Privada y contabilidad Oficial.
1-CONTABILIDAD PRIVADA: Es la que se aplica en empresas de
propiedad de los particulares y se divide en:
a- CONTABILIDAD DE COSTOS: Es aquella que se aplica en las
empresas industriales o manufactureras y permite establecer a través
del registro de sus operaciones cual es el costo final de los productos
semielaborados o terminados.
b-CONTABILIDAD COMERCIAL: Como su nombre lo indica se
practica en empresas comerciales o sea las dedicadas a la compra y
venta de productos naturales, semielaborados o terminados y registra
y controla las operaciones relacionadas con la compra y venta de
mercancías.
C-CONTABILIDAD DE SERVICIOS: Permite conocer, registrar y
controlar las operaciones desarrolladas por las empresas cuyo objeto
social es la prestación de servicios.
D-CONTABILIDAD BANCARIA: Permite conocer y registrar las
operaciones de las entidades bancarias y las corporaciones de ahorro
y crédito.
E-CONTABILIDAD COOPERATIVA: Permite conocer y controlar las
operaciones realizadas por las empresas del sector cooperativo o
solidario.
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2- CONTABILIDAD OFICIAL: Es el conjunto de normas que permiten
registrar y controlar las operaciones económicas realizadas por las
empresas del estado.
LAS CUENTAS
CUENTA: es el nombre con el cual se identifican y registran en forma
ordenada las operaciones económicas desarrolladas por una
empresa. Este debe ser lo bastante claro de tal manera que permita
identificar con facilidad lo que se quiere expresar.
REPRESENTACION GRAFICA
La forma mas sencilla de representar una cuenta es utilizando la
forma de ‘’T’’, la cual deberá ir acompañada de tres elementos que
son:
1
2
NOMBRE
DEBE
HABE R
3
1-NOMBRE COMPLETO DE LA CUENTA
2-DEBE: Es el lado izquierdo para registrar los Débitos, también se le
conoce como DEBITO, O CARGO
3- HABER: Es el lado derecho, para registrar los créditos, también se
le conoce como CREDITO O ABONO
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REGISTROS EN LAS CUENTAS “ T “
DEBITAR una cuenta T es registrar un valor en su lado izquierdo o
Debe
ACREDITAR una cuenta T es registrar un valor en su lado derecho o
Haber
Las cuentas pueden presentar:
MOVIMIENTO DEBITO: Es la suma de todos los valores registrados
en el Debe o lado izquierdo de una cuenta.
MOVIMIENTO CREDITO: es la suma de todos los valores registrados
en el HABER o lado derecho de la cuenta.
SALDO DE UNA CUENTA: Es la diferencia entre los valores
registrados en la columna del Debe y los registrados en la columna del
Haber.
SALDO DEBITO: Se presenta cuando el movimiento débito es mayor
que el movimiento crédito.
SALDO CREDITO: se presenta cuando el movimiento crédito es
mayor que el movimiento débito.
CLASIFICACION DE LAS CUENTAS
Las Cuentas representan en una fecha determinada todas las
propiedades, derechos y obligaciones de una empresa, al igual que
los ingresos, costos, gastos y las utilidades generadas durante un
período determinado.
De acuerdo con su naturaleza (de Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingreso,
Gasto, Costo etc.), las cuentas se clasifican en:
1- REALES O DE BALANCE: Representan valores tangibles o
intangibles como las propiedades y las obligaciones, tanto con
terceros como con los dueños, forman parte integral del Balance
General de la empresa y se dividen en tres clases así:
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a- ACTIVO: Representa todos los bienes y derechos apreciables en
dinero y que son propiedad de la empresa tales como: Efectivo,
Cuentas corrientes o de ahorros, maquinaria, equipo de oficina,
cuentas por cobrar, vehículos, edificios, terrenos y los intangibles
como crédito mercantil, derechos de autor, Know how, marcas y
patentes, licencias etc..
Los activos se caracterizan por:
Están en capacidad de generar beneficios o prestar servicios
Están bajo el control de la empresa
Generan derecho de reclamación.
Las cuentas del Activo se inician y se aumentan por el debe, y se
disminuyen por el haber, además su saldo generalmente será de
naturaleza DEBITO.
Entre las cuentas del Activo se encuentran: CAJA, BANCOS,
INVENTARIOS, DEUDORES, EQUIPO DE OFICINA, EQUIPO DE
COMPUTACION, EQUIPO DE TRANSPORTE, TERRENOS,
EDIFICIOS, MAQUINARIA Y EQUIPO, CARGOS DIFERIDOS,
GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO ETC.
B- PASIVOS: Representan todas las obligaciones (deudas)
contraídas por la empresa con terceros y las cuales deberán ser
canceladas en un futuro.
Los PASIVOS se caracterizan por:
La obligación tiene que haberse causado, es decir nace la obligación
de efectuar el pago.
Debe existir una deuda con un acreedor cierto.
Las cuentas del PASIVO se inician y aumentan por el Haber y se
disminuyen o cancelan por el Debe, además su saldo será
generalmente de naturaleza Débito.
Entre las cuentas del Pasivo encontramos entre otras: Obligaciones
con Bancos nacionales, Proveedores nacionales, costos y gastos por
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pagar, retención en la fuente, IVA por pagar, salarios por pagar,
cesantías consolidadas, Bonos y papeles comerciales, anticipos y
avances recibidos etc..
c- PATRIMONIO: Representa los aportes del propietario o propietarios
para la creación de la empresa, además de incluir las utilidades y las
reservas.
Constituye una deuda de la empresa para con los propietarios y se
caracteriza por:
Está constituido por el aporte inicial y los aportes posteriores que
realicen los socios.
Se incrementa con las utilidades y se disminuye con las pérdidas.
Su movimiento es similar al de los pasivos es decir se inicia y aumenta
por el Haber y se disminuye o cancela por el Debe, además su saldo
será generalmente de naturaleza Crédito.
Entre las cuentas del Patrimonio encontramos: Aportes sociales,
capital suscrito y pagado, capital de personas naturales, revalorización
del patrimonio, reservas, utilidad del ejercicio, utilidad acumulada,
superávit por valorizaciones, pérdida del ejercicio etc..
2- CUENTAS NOMINALES, TRANSITORIAS O DE RESULTADO: Se
Çles conoce así por ser cuenta que aparecen durante un período y
desaparecen al final del mismo, y al hacerlo reflejan un resultado para
la empresa acerca de sus operaciones, es decir permiten conocer las
utilidades o las pérdidas obtenidas. Comprende todas las cuentas que
hacen parte del Estado de Ganancias y Pérdidas o Estado de
Resultados, tales como ingresos, gastos, costos etc.
Las cuentas Nominales, Transitorias o de Resultados dividen en:
a: INGRESOS: Representa los valores recibidos por la empresa por
concepto de las ventas o por la prestación de servicios o por la
ejecución de otras actividades realizadas durante el período contable
pero que no provienen de los aportes de Capital.
Las cuentas de Ingreso se Inician y aumentan por el Haber y deberán
cancelarse por el Debe al final del período.
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Dentro de las cuentas de Ingreso encontramos entre otras las
siguientes: Comercio al por mayor y al por menor, ingresos por
servicios, por arrendamientos, agricultura ganadería caza y
silvicultura, ingresos de actividad financiera, ingresos financieros,
corrección monetaria, devoluciones en ventas etc..
b- GASTOS: Constituyen los gastos efectuados por la empresa por
concepto de servicios recibidos o por compra de elementos
necesarios para su buen funcionamiento, ejemplo: servicios públicos,
transportes, arrendamiento, salarios, prestaciones sociales,
mantenimiento, impuestos etc..
Las cuentas de Gastos se inician y aumentan por el Debe y deben
cancelarse por el Haber al final del período contable, además su saldo
será siempre de naturaleza Débito.
Entre las cuentas de Gastos podemos encontrar: Gastos de personal,
arrendamientos, honorarios, impuestos, legales, mantenimiento,
depreciación, servicios, gastos de viaje, gastos financieros, impuesto
de renta y complementarios, diversos etc..
c: COSTOS: representan los valores de adquisición o compra de las
mercancías destinadas para la venta, como también los valores
incurridos en la producción de bienes o la prestación de servicios,
ejemplo: Costo de ventas y de prestación de servicios, costo de
materia prima, costo de mano de obra directa, costos indirectos de
fabricación, costo comercio al por mayor y al por menor, compra de
mercancías, devoluciones en compras etc..
Estas cuenta se inician y aumentan por el Debe y deberán cancelarse
por el Haber al final del período contable y además su saldo será
siempre de naturaleza Débito.
3- CUENTAS DE ORDEN: Constituyen un grupo especial de cuentas
que no afectan el Balance General de la empresa, pero cuyos
resultados pueden generar derechos u obligaciones a favor o en
contra del Ente Económico, entre estas se encuentran: cuentas de
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orden deudoras, contingentes, de orden acreedoras de control y de
control por contra, cuentas de orden fiscales etc..
PLAN UNICO DE CUENTAS
Instrumento creado por el estado para armonizar y unificar el registro
de las transacciones comerciales desarrolladas por los entes
economicios.
Fue creado a través del decreto 2650 de Diciembre de 1993, siendo
de obligatoria utilización a partir del 1 de Enero de 1995 por todos los
comerciantes obligados a levar libros de contabilidad.
El PUC esta disenado en una estructura de niveles asi:
NIVEL I : Representa las CLASES de cuentas y se identifica
observando el primer digito de su código
ACTIVOS 1
PASIVOS 2
PATRIMONIO 3
INGRESOS
4
GASTOS 5
COSTOS DE VENTA 6
COSTOS DE PRODUCCION U OPERACIÓN
CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS
8
CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS
9
7
NIVEL II: Representa los GRUPOS de cuentas y se identifica
observando los dos primeros digitos de su código ej.
11 DISPONIBLE
12 INVERSIONES
13 DEUDORES
14` INVENTARIOS
15 PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO
16 INTANGIBLES
17 DIFERIDOS
18 OTROS ACTIVOS
19 VALORIZACIONES
21 OBLIGACIONES FINANCIERAS 22 PROVEEDORES
23 CUENTAS POR PAGAR
24 IMPUESTOS GRAVAMENES Y
TASAS
25 OBLIGACIONES LABORALES
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26 PASIVOS ESTIMADOS Y PROVISIONES
27 DIFERIDOS
29 BONOS Y PAPELES COMERCIALES
31 CAPITAL SOCIAL
32 SUPERAVIT DE CAPITAL
33 RESERVAS
34 REVALORIZACION DEL PATRIMONIO
35 DIVIDENDOS O PARTICIPACIONES DECRETADAS
36
RESULTADOS DEL EJERCICIO
37 RESULTADOS DE EJERCICIOS ANTERIORES
38 SUPERAVIT POR VALORIZACIONES
41 INGRESOS OPERACIONALES
42 INGRESOS NO OPERACIONALES
47 CORRECCION MONETARIA
51 GASTOS OPERACIONALES DE ADMINISTRACION
52 GASTOS OPERACIONALES DE VENTAS
53 GASTOS NO OPERACIONALES
54 IMPUESTO DE RENTA Y COMPLEMENTARIOS
59 GANANCIAS Y PERDIDAS
61 COSTO DE VENTAS O DE PRESTACION DE SERVICIOS
62 COMPRAS
71 MATERIALES DIRECTOS
72
MANO DE OBRA DIRECTA
73 COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACION
74 CONTRATOS DE SERVICIOS
NIVEL III: Representa las cuentas y se identifican observando los
cuatro primeros digitos de su codigo ej.
1105
caja
1110
bancos
NIVEL IV: Representa las Subcuentas y se identifican observando los
seis primeros digitos de su codigo ej.
110505
311505
CAJA GENERAL
510506 SUELDOS
CUOTAS O PARTES DE INTERES SOCIAL
Ademas el Plan de cuentas presenta una Descripcion de las Cuentas
en la cual se da un breve concepto de cada clase, grupo o cuenta
De igual manera presenta una Dinamica de las cuentas, lo que
permite conocer con facilidad en que casos se debita o se acredita la
cuenta.
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ç
PROCEDIMIENTO PARA EL CORRECTO REGISTRO DE
TRANSACCIONES COMERCIALES
Para registrar transacciones comerciales de manera correcta,
debemos tener en cuenta que para cualquier tipo de transacción
ocurrida, se debe identificar primero el tipo de transacción y recordar
que siempre existen dos incógnitas que debemos resolver asi:
COMPRAS: Que articulo o servicio estamos adquiriendo y
de que manera estamos cancelando su valor (de contado
en efectivo o en cheque, o de crédito).
EN VENTAS: Que articulo o servicio estamos entregando (
mercancías o un activo fijo, o un servicio) y
Como nos están cancelando su valor (de contado en efectivo o en
cheque o de crédito)
EN CANCELACIÓN DE PASIVOS: Que tipo de obligación estamos
pagando ( financiera, proveedores, prestaciones sociales etc.)
Con que medio estamos cancelando ( efectivo, cheque o mediante la
transferencia de un activo diferente a dinero)
También debemos reconocer que para el registro de cada transacción
es necesario identificar las cuentas que se afectan y si lo hacen por el
debe o por el haber.
Para esto es necesario conocer la dinámica de las cuentas y la clase
a la que pertenecen así:
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SE DEBITAN
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SE ACREDITAN
Si es de Activo y aumenta
Si es de Activo y disminuye
Si es de Pasivo y Disminuye
Si es de Patrimonio y Disminuye
Si es de Ingreso y se Cancela
Si es de Gasto t Aumenta
Si es de Costo y Aumenta
Si es de Pasivo y Aumenta
Si es de Patrimonio y Aumenta
Si es de Ingreso y Aumenta
Si es de gasto y se Cancela
Si es de Costo y se Cancela
LA PARTIDA DOBLE
Es el principio universal de la contabilidad enunciado por el monje
italiano Frau Lucca Paciolo asi:
“Todo registro al debe de una o de varias cuentas requiere del registro
por igual valor al Haber de otra o de otras cuentas”
Lo anterior significa que no puede existir debito sin crédito o
No puede existir Deudor sin Acreedor
ASIENTO CONTABLE
Es el registro en libros de contabilidad o en comprobantes de
contabilidad o en cuentas T de las transacciones financieras de un
Ente Economico.
Dependiendo del numero de cuentas utilizadas estos pueden ser:
ASIENTO CONTABLE SIMPLE: es aquel en el que solo se utilizan
dos cuentas una al debe y otra al haber para el registro de una
transacción.
Por ejemplo Una consignación bancaria por $2.000.000
1110
1105
BANCOS
CAJA
2.000.000
2.000.000
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ASIENTO CONTABLE COMPUESTO
Es aqauel que requiere de varias cuentas para el registro de una
transacción asi: una al debe y varias al haber, varias al debe y una al
haber,varias al debe y varias al haber
Ejercicio
BALANCE DE PRUEBA
LIBROS DE CONTABILIDAD
Todos los comerciantes están obligados a llevar libros de contabilidad,
debidamente registrados en la cámara de comercio de su localidad o
jurisdicción.
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En ellos se deberán asentar en estricto orden cronológico todas las
operaciones realizadas.
Los libros de contabilidad son todos aquellos determinados por la ley
y se clasifican en:
A- Libros obligatorios
B- Libros auxiliares
a: LIBROS OBLIGATORIOS O PRINCIPALES
1- LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES: En este se registraran
los inventarios y balances efectuados por los comerciantes, mínimo
una vez al año.
2- EL LIBRO DIARIO O COLUMNARIO: También llamado Libro Caja
Diario, en el que se resumirá el movimiento de todas las operaciones
que diariamente realizan los comerciantes debiendo hacerse cuenta
por cuenta, tomando esta información de los comprobantes de diario o
comprobante de contabilidad.
3- LIBRO MAYOR Y BALANCES: En este se registran los balances
iniciales y los movimientos de las cuentas mayores tomados del libro
de diario y se establecerá el nuevo saldo de las cuentas.
B- LOS LIBROS AUXILIARES:
Como su nombre lo indica son auxiliares de la contabilidad de los
comerciantes, y su cantidad depende de las necesidades que se
tengan para ejercer un mejor control y entendimiento de los libros
principales.
Entre estos tenemos: Auxiliar de caja, de bancos de deudores, de
proveedores, de gastos, de ingresos, de ventas, de compras de
mercancías, etc.
- Los libros que deben ser registrados en la Cámara de comercio son
los principales u obligatorios.
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- Los libros de contabilidad deberán llevarse en estricto orden
cronológico y en idioma español.
El articulo 57 del código de comercio estipula las siguientes
prohibiciones acerca de los libros de contabilidad:
1- Alterar en los registros el orden o fecha de operaciones.
2- Dejar espacios en blanco que faciliten las alteraciones o adiciones
en el texto de los asientos o a continuación de ellos.
3- Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos.
Cualquier error u omisión se corregirá con un nuevo asiento.
4- Borrar o tachar todo o parte de los asientos.
5- Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.
IMPORTANCIA DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD
Los libros de contabilidad se caracterizan porque además de cumplir
con una obligación legal, le permiten a la empresa o negocio poder
tener una oportuna y clara información que le permita en un momento
determinado conocer la realidad financiera y la rentabilidad de la
empresa.
LIBRO INVENTARIOS Y BALANCES
Consta de 5 columnas en las que se colocaran:
1 Columna = Código de las cuentas.
2 Columna = Detalle o nombre de las cuentas.
3 Columna = Se colocarán los valores parciales.
4 Columna = Los valores debito de las cuentas.
5 Columna = Los valores crédito de las cuentas
NOTA: El balance inicial se tomará directamente del comprobante de
apertura.
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Si se trata de registrar el inventario, las columnas se identifican de la
siguiente manera:
1 Columna: Cantidad.
2 Columna: Cuentas y detalle.
3 Columna: Valor Unitario.
4 Columna: Valor Parcial.
5 Columna: Valor Total.
En el caso del Balance solo se registrarán las cuentas mayores y
luego se suman sus valores por clases de cuentas Activo, Pasivo,
Patrimonio.
LIBRO DIARIO COLUMNARIO
Esta diseñado en columnas dobles semejantes a un “ T “ donde se
registraran el resumen del debe y el haber de las diferentes cuentas
de los comprobantes de diario.
El número de columnas varia según la necesidad y el número de
cuentas que se utilice y puede ser de 10,12,18 columnas.
- En la 1 Columna se registrará la fecha, mes y día del comprobante
diario.
-En la 2 Columna se colocará el detalle que casi siempre será el
Número del comprobante, ejemplo comprobante de apertura,
comprobante de diario número 01,02,03, etc.
- En cada una de las columnas siguientes se registrarán los totales
débito, créditos de las cuentas de cada comprobante de diario.
- Las dos últimas columnas se utilizarán para registrar cuentas varias
con sus
respectivos totales débito y crédito.
- Siempre se empezará registrando el comprobante inicial o de
apertura.
- Luego se registrarán consecutiva y cronológicamente cada uno de
los comprobantes de diario elaborados durante el mes.
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- Al finalizar el mes se totalizarán las cuentas sin incluir el
comprobante de apertura y sus totales débito y crédito se llevan al
libro mayor y balances.
- Finalizando el periodo contable se registrarán los comprobantes de
ajustes y de cierre respectivos y se trasladará los saldos de cada uno
al libro Mayor y Balances.
LIBRO MAYOR Y BALANCES
Contiene 5 columnas utilizadas así:
1 Columna = Código de las cuentas Mayores.
2 Columna = Nombre de las cuentas Mayores.
3 Columna: Columna Doble donde se registra los saldos anteriores
débito y crédito.
4 Columna Doble =Registra el movimiento debito y crédito de cada
una de las cuentas, tomados del libro Caja diario.
5 Columna Doble = En esta se determinarán los nuevos saldos de
debito o crédito de las cuentas.
LIBROS AUXILIARES
Generalmente son libros de 5 o 6 columnas donde se registrarán en
su orden Fecha- Detalle- Debe- Haber- Saldo.
Estos libros auxiliares se pueden llevar en hojas removibles y
empastadas de acuerdo con las necesidades, no requieren ser
registrados en la cámara de comercio y se llevará 1 hoja para cada
cuenta, subcuenta y cuenta auxiliar.
En el detalle de las cuentas y las subcuentas se colocará el número
del comprobante de diario, en el detalle de las cuentas auxiliares se
escribirá la información clara y precisa de la operación efectuada.
En la parte superior de cada hoja se escribirá el código y el nombre de
las cuentas, subcuentas o auxiliares.
CORRECCIÓN DE ERRORES EN LOS LIBROS DE
CONTABILIDAD
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1- En el libro de Inventarios y Balances se anulará la pagina y se
registrarán los valores correctos en la pagina siguiente.
2- En el diario o columnario se hace un contra- asiento en la fecha
que se detecte el error, escribiendo en un renglón y entre paréntesis el
valor equivocado en la misma columna y en otro renglón se registra el
valor correcto, explicando la anulación y corrección del error.
3-En el libro Mayor y Balances: Si existe error en el código o en el
nombre de alguna cuenta se debe anular la hoja completa.
4- Si el error es en el valor de una o varias cuentas se anula toda la
columna y se registrarán los movimientos correctos en las columnas
siguientes.
NOTA: Toda anulación que se haga en los libros principales deberá
llevar la firma del contador.
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AJUSTES CONTABLES
Ajuste Contable es el registro contable que permite conocer el saldo
real de una cuenta.
Generalmente al finalizar un período contable, las cifras de los libros
mayores y los auxiliares no presentan el verdadero valor de las
cuentas, por lo que hay necesidad de establecer dichos valores
reales, con el fin de que los estados financieros reflejen la verdadera
situación de la empresa, lo cual solo es posible a través de la
realización de los ajustes contables correspondientes.
ORIGEN DE LOS AJUSTES:
Los Ajustes generalmente se originan por:
Gastos o ingresos causados pero no registrados en los libros, lo que
obliga a elaborar los respectivos comprobantes de ajustes y
registrarlos en los libros mayores y auxiliares.
CLASIFICACION DE LOS AJUSTES
1- Ingresos y Gastos acumulados, causados y no pagados
2- Ingresos y Gastos Diferidos, o sea recibidos y pagos por anticipado
3- Depreciaciones y Amortizaciones.
4- Corrección de errores y omisiones.
5- Ajustes por inflación, o sea reconocimiento de la pérdida del poder
adquisitivo de la moneda.
INGRESOS ACUMULADOS: Se presenta cuando la empresa ha
prestado servicios durante el ejercicio contable, pero que al finalizar el
mismo no le han sido cancelados debido a que no se ha expedido la
respectiva factura.
GASTOS ACUMULADOS: Son aquellos gastos por servicios recibidos
durante u determinado período pero que al momento del cierre de
operaciones no han sido contabilizados
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INGRESOS DIFERIDOS: Se ocasionan cuando la empresa ha
recibido una determinada cantidad de dinero con el compromiso de
prestar algún servicio, o de vender alguna mercancía en el futuro.
Estos anticipos representan un Pasivo Corriente para la empresa que
los recibe.
GASTOS DIFERIDOS: Son aquellos desembolsos de dinero
efectuados por la empresa con el objetivo de cubrir gastos en
períodos futuros. Deben contabilizarse como un Activo Diferido en el
grupo 17 del P.U.C., y deberán irse amortizando a medida que se
reciban los servicios o se obtengan los beneficios en la generación de
los Ingresos. La amortización que de ellos se hace en cada período
los va convirtiendo en Gastos del respectivo período.
AJUSTES POR DEPRECIACION: Se originan por la pérdida de valor
en que incurren las Propiedades, Planta y Equipo y que se ocasiona
por el uso o desgaste que sufren los mismos durante su vida útil, es
decir durante el lapso de tiempo durante el cual prestan servicio o
generan ingresos a la empresa.
Para calcular la depreciación de los activos fijos se deberá tener en
cuenta tanto su costo histórico (o de adquisición) como la vida útil
estimada.
Existen varios métodos para calcular la depreciación tales como:
Linea Recta, Suma de los Dígitos de los Años, Saldos Decreciente,
Doble Saldo de Declinación, Unidades Producidas etc..
AJUSTES POR CORRECCION DE ERRORES U OMISIONES:
Cuando se cometen errores en el registro de algunas operaciones
comerciales o se omite registrar algunas, teniendo en cuenta que en
los libros de contabilidad no se pueden hacer borrones, tachones ni
enmendaduras, se pueden corregir tales errores u omisiones mediante
el registro de las operaciones correctas en comprobantes de ajustes.
CUENTAS QUE SE AFECTAN CON LOS AJUSTES
Los ajustes contables generalmente afectan cuentas tales como:
CAJA, BANCOS, PROVISIONES, INVENTARIOS, DEPRECIACION
ACUMULADA, GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO, CARGOS
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DIFERIDOS, INGRESOS RECIBIDOS POR ANTICIPADO,
INGRESOS POR COBRAR, GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO,
COSTOS Y GASTOS POR PAGAR, GASTOS POR DEPRECIACION
etc..
En la cuenta de Caja se deberán hacer ajustes por faltantes o
sobrantes detectados mediante arqueo.
En Bancos se harán ajustes por Notas Débito, Notas Crédito,
consignaciones o pagos no contabilizados o por errores presentados
en el momento de efectuar registros.
En el caso de las Cuentas por Cobrar, se pueden presentar ajustes
por Deudas incobrables debido a diferentes factores, lo que obligará a
la creación de un Provisión para Deudas de Difícil cobro.
En Inventarios de Mercancías se pueden presentar ajustes por
pérdida, faltantes, sobrantes, obsolescencia o deterioro.
En las Propiedades Planta y Equipo se presentan ajustes por
deterioro, o por efectos de la Depreciación, es decir la pérdida de valor
debido al uso o desgaste de los mismos durante su vida útil.
Los Gastos o Ingresos Diferidos se ajustarán por el valor
correspondiente a la Amortización en el mismo período, tales como:
Papelería, arrendamiento, intereses, seguros, publicidad, impuestos
etc.
Los Costos y Gastos por Pagar se ajustarán a medida que se causen
las obligaciones que adquiere la empresa al finalizar el período
contable, estableciendo el valor real de cuentas tales como: Gastos de
Personal, Prestaciones sociales, intereses, comisiones, servicios etc..
Además de los Ajustes Contables ordinarios, se deberá hacer los
AJUSTES INTEGRALES POR INFLACION, de acuerdo con los
decretos 2075/92, 2077/92, 2649/93.
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EJERCICIO PRACTICO SOBRE AJUSTES CONTABLES
Elaborar el comprobante de ajustes correspondiente al mes de
Diciembre de 2003 de VARIEDADES EL AJUSTADOR LTDA, con
base en la siguiente información:
BALANCE DE PRUEBA AL 31 DE DICIEMBRE DE 2004
CAJA
$5.000.000
BANCOS
25.000.000
CLIENTES
10.500.000
MERCANCIAS NO FABRICADAS(INV.INIC) 25.000.000
EQUIPO DE OFICINA
2.500.000
EQUIPO DE COMPUTACIÓN
5.000.000
EQUIPO DE TRANSPORTE
25.000.000
CONSTRUCCIONES Y EDIFICACIONES
45.000.000
DEPRECIACION ACUMULADA
1.800.000
GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO
380.000
OBLIGACIONES BANCOS NALES
12.000.000
PROVEEDORES NACIONALES
15.000.000
RETEFUENTE
1.200.000
IVA POR PAGAR
800.000
COMERCIO POR MAYOR Y POR MENOR $120.000.000
DEVOLUCIONES EN VENTAS
1.800.000
COMPRAS DE MERCANCIAS
60.000.000
DEVOLUCIONES EN COMPRAS
900.000
INGRESOS FINANCIEROS
120.000
GASTOS DE PERSONAL
8.500.000
GASTOS DE SERVICIOS
1.200.000
GASTOS DIVERSOS
900.000
GASTOS FINANCIEROS
80.000
UTILIDAD ACUMULADA
2.800.000
RESERVA LEGAL
900.000
APORTES SOCIALES
??????
60.340.000
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DATOS PARA LOS AJUSTES
1- Se canceló gasto de transporte por valor de $100.000 y se olvidó
hacer el registro contable y el recibo de caja.
2- El recibo de una consignación bancaria por valor de $400.000, se
extravió antes de registrarse en libros.
3- Al practicarse un arqueo de Caja se detectó un faltante por valor de
$100.000, sin justificación por parte del cajero.
4- Al recibir el extracto bancario del mes de Diciembre encontramos
una nota débito por concepto de chequera por $90.000.
5- Un cheque girado a favor del proveedor MARIO MORALES por
valor de $138.280, se registró en libros por valor de $183.820.
6- El Cliente Pedro Martínez quien nos debía $700.000, falleció.
7- Las propiedades planta y equipo se deberán depreciar así:
ACTIVOS
TIEMPO A DEPRECIAR
EQUIPO OFICINA
UN AÑO.
EQUIPO DE COMPUTACION
SEIS MESES
EQUIPO TRANSPORTE
UN AÑO
EDIFICIOS
UN AÑO
8-Al finalizar el mes la empresa adeudaba los siguientes conceptos:
a: Salarios por $2.500.000
b: Aseo $30.000, acueducto $40.000, energía $60.000, teléfono
$100.000
9- Por un préstamo recibido del BCH el 30 de Septiembre por valor de
$12.000.000 se registraron intereses anticipados al 38 % anual
trimestral.
10- Al efectuar conteo físico de la mercancía se estableció un
sobrante por valor de $250.000
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LA HOJA DE TRABAJO
Es un informe en borrador preparado por el contador al final de cada
período contable y que le permite obtener los datos exactos para la
elaboración de los Estados Financieros.
Este informe puede diligenciarse a lápiz utilizando una hoja
columnaria en la cual se registraran los siguientes elementos:
1- Razón Social o nombre de la empresa y la fecha de corte de
cuentas
2- Columna sencilla identificada como código en la cual se escriben
los códigos numéricos de cada una de las cuentas(4 Dígitos)
utilizadas en la contabilidad de la empresa de acuerdo con el Plan
Único de Cuentas.
3- Columna sencilla identificada como CUENTAS, en la cual se
escriben los nombres de cada una de las cuentas utilizadas en la
Contabilidad de la empresa durante el período contable.
4- Columna doble identificada como BALANCE DE PRUEBA O
BALANCE DE COMPROBACIÓN, en la cual se escribirán los saldos
débitos o créditos antes de ajustes de cada una de las cuentas
utilizadas en la contabilidad de la empresa, valores que son tomados
del libro Mayor y Balances.
5-Columna doble identificada como AJUSTES, en la cual se
registrarán los movimientos tanto débitos como créditos de las
cuentas que se afectaron con los ajustes contables y ajustes
integrales por inflación, valores que se toman directamente de los
comprobantes de ajustes.
6- Columna doble identificada como BALANCE AJUSTADO, en la cual
se escribirán los saldos débitos o créditos de cada una de las
cuentas. Estos saldos se calcularán así:
Si la cuenta es de naturaleza débito, se toma el saldo de
comprobación débito, se le suman el ajuste debito y se le resta el
ajuste crédito.
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Si la cuenta es de naturaleza crédito, se toma el saldo de
comprobación crédito, se le resta el ajuste débito y se le suma el
ajuste crédito.
7- Columna doble identificada como CIERRES, en la cual se
trasladarán en forma contraria los saldos ajustados de todas las
cuentas de resultado, es decir aquellas cuentas que presenten
saldo ajustado débito, este saldo se escribirá en la columna crédito,
y las cuentas que presenten saldo ajustado crédito, su saldo se
escribirá en la columna débito.
7.1- Si la empresa utiliza el sistema de Inventario Periódico, el saldo
del inventario Inicial ( cuenta 1435 mercancías no fabricadas por la
empresa), se registrará en el haber de la columna CIERRES y el valor
del Inventario Final, se escribirá en el Debe de la columna CIERRES.
7.2-La diferencia entre los débitos y los créditos de la columna
CIERRES, representará el resultado antes de impuestos, el cual se
interpretará así: Si la suma de los débitos es mayor que la suma de
los créditos, la diferencia representará la UTILIDAD ANTES DE
IMPUESTOS, pero si la suma de los débitos es menor que la suma de
los créditos, la diferencia, representará la PERDIDA DEL EJERCICIO.
La diferencia se escribirá debajo de la columna de menor valor para
así poder establecer las sumas iguales.
8- Columna doble identificada como BALANCE GENERAL, en la cual
se trasladarán los saldos ajustados de las cuentas Reales o de
Balance (activo 1, pasivos 2 patrimonio 3), además del valor del
inventario final de mercancías, al igual que la distribución de la
Utilidad Antes de impuestos en Provisión Impuesto de Renta cuenta
2615 (35% de la utilidad antes de impuestos año 2003), y la
Reserva Legal cuenta 3305 equivalente al 10 % de la utilidad a
Distribuir es decir la diferencia entre la Utilidad Antes de Impuestos
menos la Provisión de impuesto de Renta si se trata de una
sociedad, y la Utilidad del Ejercicio cuenta 3605 o sea la diferencia
entre la Utilidad a Distribuir menos la Reserva Legal
ELABORACIÓN DEL COMPROBANTE DE CIERRES
Para elaborar el comprobante de cierre de las cuentas de resultado,
se procederá así:
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1- Si la empresa utiliza el sistema de Inventario Periodico
21-Cancelación del Inventario Inicial
Debito a la cuenta 590505 GANANCIAS Y PERDIDAS
Crédito a la cuenta 1435__ MERCANCÍAS NO
FABRICADAS POR LA EMPRESA
2- Registro del Inventario Final
Debito a la cuenta 1435—MERCANCÍAS NO FABRICADAS
POR LA EMPRESA
Crédito a la cuenta 590505 GANANCIAS Y PERDIDAS
3- Las Cuentas de Ingreso (clase 4) de saldo Crédito
Debito a la cuenta 4------ correspondiente
Crédito a la cuenta 590505 GANANCIAS Y
PERDIDAS
4- Las cuentas de Ingreso (clase 4) de saldo debito
Debito a la cuenta 590505 GANANCIAS Y PERDIDAS
Crédito a la cuenta 4----- Correspondiente
5-Las cuentas de Gasto (clase 5 ) y Costo (clase 6 y 7) de saldo
debito
Debito a la cuenta 590505 GANANCIAS Y PERDIDAS
Crédito a cada una de las cuentas 5------o 6-----correspondiente
6- Las cuentas de Costo de Ventas (clase 6) de saldo crédito
Debito a la cuenta 6 ------correspondiente
Crédito a la cuenta 590505 GANANCIAS Y PERDIDAS
7- Establecemos el saldo que en este comprobante tiene la cuenta
590505 GANANCIAS Y PERDIDAS y si este es de naturaleza crédito,
la cancelamos con un Debito a la misma cuenta 590505 y con
créditos a las siguientes cuentas
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a- 2615—PARA OBLIGACIONES FISCALES por un valor
equivalente al 35 % del saldo de la cuenta 590505 GANANCIAS
Y PERDIDAS, ya que si se trata de una sociedad estas deberán
contribuir con un Impuesto de Renta Y complementarios
Obligatorio igual al 35 % de la Utilidad Antes de Impuestos ( es
decir el saldo crédito de la cuenta 590505)
b- Luego se establece la diferencia entre la Utilidad Antes de
Impuestos menos el 35 % de Impuesto de Renta y
c- complementarios, lo que constituye la Utilidad A distribuir
d- A la Utilidad a distribuir le restamos el 10% por concepto de
Reserva legal Obligatoria y lo registramos con un crédito en la
cuenta 330505 Reserva Legal, ya que todas las sociedades
comerciales deberán reservar de la Utilidad a Distribuir de cada
periodo un porcentaje obligatorio del 10 % con el objetivo de
proteger el Capital social de la Sociedad
Esta reserva deberá hacerse hasta completar como mínimo el
50% del Capital Social de la sociedad.
e- Si la sociedad tiene aprobadas por estatutos otras reservas o los
socios en asamblea deciden crear algunas otras de carácter
temporal, estas deberán calcularse de acuerdo con los
porcentajes aprobados, aplicados sobre la Utilidad a Distribuir.
f- Finalmente la diferencia entre la Utilidad a Distribuir menos las
reservas, constituirá la Utilidad del ejercicio, la cual se
contabilizara con un Crédito en la cuenta 360505 UTILIDAD DEL
EJERCICIO.
B- Si la empresa utiliza el sistema de Inventario Permanente o
Perpetuo, el proceso se realiza desde el numeral 3.
LOS ESTADOS FINANCIEROS
Son los informes preparados por los comerciantes al finalizar cada
periodo contable, a fin de conocer los resultados de las operaciones
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durante ese periodo al igual que conocer cual es la situación
financiera real de la empresa.
Estos estados financieros son de particular importancia para
administradores, propietarios, terceros y el Estado.
LOS ESTADOS FINANCIEROS BASICOS son: Estado de
Resultados, Balance General, Estado de Cambio en el Patrimonio,
Estado de Fuentes y Aplicación de Fondos, Flujo de Efectivo.
El Balance General es un estado estático. El estado de resultados es
dinámico. El Balance General muestra la situación financiera de la
empresa a una fecha determinadas, es decir, presenta de manera
clara el valor de los activos, pasivos y patrimonio. En este estado solo
se presentan las cuentas reales o de balance.
Se debe presentar por lo menos una vez cada año y deberá ser
firmado por los responsables de su elaboración y aprobación como
Contador, Revisor Fiscal y Gerente.
PRESENTACIÓN DEL BALANCE GENERAL
- Nombre de la Empresa.
- Nombre del Estado Financiero.
- Fecha.
- Activos- Pasivos- Patrimonio.
- Firmas
En el Balance General se debe reflejar la ecuación contable o sea A
= P + PAT y las cuentas deberán presentar tanto su valor Bruto o
Histórico como su valor Neto.
El Balance General se puede presentar de manera horizontal o de
manera vertical.
Ejemplo: Elaborar el Balance General la empresa “ LA MEJOR” que
presenta las siguientes cuentas:
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CAJA
2.000.000
BANCOS
5.000.000
PROVEEDORES
3.000.000
APORTES SOCIALES
11.000.000
OBLIGACIONES BANCARIAS
4.000.000
UTILIDAD DEL EJERCICIO
2.000.000
CLIENTES
6.000.000
MERCANCIAS NO FABRICADAS POR LA EMPRESA 7.000.000
ELABORAR UN BALANCE HORIZONTAL
MERCANCIAS NO FABRICADAS POR LA EMPRESA
5.700.000
BANCOS
2.490.000
EQUIPO TRANSPORTE
4.500.000
CLIENTES
700.000
PROVISIÓN CARTERA
10.000
DEPRECIACIÓN FLOTA Y EQUIPO DE TRANSPORTE
500.000
ACREEDORES VARIOS
800.000
OBLIGACIONES BANCOS NACIONALES
350.000
PROVEEDORES NACIONALES
1.100.000
CAPITAL DE PERSONAS NATURALES
10.590.000
UTILIDAD DEL EJERCICIO
40.000
BALANCE GENERAL CLASIFICADO
Es el estado financiero que muestra de manera más clara y detallada
la situación real de la empresa, ya que clasifica las cuentas de
acuerdo con el mayor grado de disponibilidad o de exigibilidad.
CLASIFICACION DEL ACTIVO
A: Se clasifican según su grado de Disponibilidad, es decir de acuerdo
con la rapidez en que se convertirán a efectivo
1- CORRIENTE: Conformado por el efectivo, Bancos, Bienes y
Derechos que la empresa pueda convertir en efectivo en un plazo no
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mayor de un año, tales como los que integran el disponible ejemplo:
Caja, Bancos, Cuentas de ahorro, Inventarios, Inversiones A.C.P, y
Deudores.
2- NO CORRIENTE: Conformado por Bienes y Derechos convertibles
en efectivo en un plazo mayor de un año ejemplo: Deudores Varios,
Cuentas por Cobrar, Inversiones a Largo Plazo etc. .
3- PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO: Representado por aquellos
Activos que posee la empresa para su uso únicamente, también se les
llama activos Fijos, ejemplo: Terrenos, Construcciones, Edificaciones,
Maquinaria y Equipo, Equipo de Oficina, Flota y Equipo de Transporte,
Equipo de Computación y Comunicación, Etc.
4- INTANGIBLES: Son aquellos que no tienen cuerpo cierto pero que
representan derechos de la empresa, ejemplo: Crédito Mercantil,
Marcas y Patentes, Know How.
5- DIFERIDOS: Son erogaciones que cubren más de un período
contable o que se han realizado en períodos anteriores y se esperan
beneficios futuros. Ejemplo: Gastos pagados por anticipado, cargos
diferidos.
6- OTROS ACTIVOS: Representa aquellos activos que por su
naturaleza no se encuentran para los cuales no se tiene una cuenta
definida dentro de la clasificación anterior de los activos en general.
7- VALORIZACIONES: Representa los mayores valores que
adquieren algunos activos como producto de cotización en bolsa, de
un avaluó técnico, o del valor informado por el Ministerio de
Agricultura al 31 de Diciembre de cada año.
CLASIFICACION DEL PASIVO
Estos se clasifican según su grado de Exigibilidad, es decir de
acuerdo con la inmediatez, que se requiera para efectuar el pago.
1- CORRIENTE o A CORTO PLAZO: Constituidos por aquellas
deudas que deberán cancelarse en un plazo no mayor de un
año.
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2- 2- NO CORRIENTE o A LARGO PLAZO: Constituidos por
aquellas deudas que deberán cancelarse mayor de un año.
CLASIFICACION DEL PATRIMONIO
- CAPITAL SOCIAL.
- SUPERAVIT DE CAPITAL.
- RESERVAS.
- REVALORIZACIÓN DE PATRIMONIO.
- DIVIDENDOS O PARTICIPACIÓNES DECRETADAS EN ACCIÓN O
CUOTAS.
- RESULTADOS DEL EJERCICIO.
- RESULTADOS DE EJERCICIOS ANTERIORES.
-SUPERÁVIT-POR-VALORIZACIONES
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MODELO DE BALANCE
GENERAL
COMPAÑIA J.J.G.R. LTDA.
BALANCE GENERAL
DICIEMBRE 31 DE 1.9XX
ACTIVOS
DISPONIBLE
CAJA
XXXXXX
BANCOS
CUENTAS DE AHORRO
XXXXXX
XXXXXX
INVERSIONES
ACCIONES
CUOTAS O PARTES DE
INTERES SOCIAL
BONOS
CEDULAS
DEUDORES
CLIENTES
CUENTAS CORRIENTES
COMERCIALES
CUENTAS POR COBRAR A
SOCIOS
ANTICIPOS Y AVANCES
INGRESOS POR COBRAR
ANTICIPO DE IMPUESTOS
CUENTAS POR COBRAR A
TRABAJADORES
DEUDORES VARIOS
DEUDAS DE DIFICIL COBRO
PROVISIONES
INVENTARIOS
MERCANCIAS NO FABRICADAS POR LA
EMPRESA
PROVISIONES
XXXXXX
XXXXXX
XXXXXX
XXXXXX
XXXXXX
XXXXXX
XXXXXX
XXXXXX
XXXXXX
XXXXXX
XXXXXX
XXXXXX
XXXXXX
XXXXXX
XXXXXX
XXXXXX
(XXXXX
X
XXXXXX
XXXXXX
(XXXXX
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X
PROPIEDADES PLANTA
EQUIPO
TERRENOS
CONSTRUCCIONES Y
EDIFICACIONES
MAQUINARIA Y EQUIPO
EQUIPO DE OFICINA
EQUIPO DE COMPUTACIÓN
EQUIPO DE TRANSPORTE
DEPRECIACION ACUMULADA
PROVISIONES
XXXXXX
XXXXXX
XXXXXX
XXXXXX
XXXXXX
XXXXXX
XXXXXX
(XXXXX
X
(XXXXX
X
DIFERIDOS
XXXXXX
GASTOS PAGADOS POR
ANTICIPADO
CARGOS DIFERIDOS
TOTAL ACTIVOS
XXXXXX
XXXXXX
XXXXXX
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PASIVOS
OBLIGACIONES FINANCIERAS
BANCOS NACIONALES
CORPORACIONES
FINANCIERAS
OTRAS OBLIGACIONES
PROVEEDORES
NACIONALES
CUENTAS POR PAGAR
CUENTAS CORRIENTES
COMERCIALES
COSTOS Y GASTOS POR
PAGAR
RETENCION EN LA FUENTE
IVA RETENIDO
RETENCIONES Y APORTES DE
NOMINA
ACREEDORES VARIOS
IMPUESTOS GRAVAMENES Y
TASAS
IMPUESTO DE RENTA Y
COMPLEMENTARIOS
IVA POR PAGAR
INDUSTRIA Y COMERCIO
OBLIGACIONES LABORALES
SALARIOS POR PAGAR
CESANTIAS CONSOLIDADAS
INTERESES SOBRE CESANTIAS
PRIMA DE SERVICIOS
VACACIONES CONSOLIDADAS
DIFERIDOS
INGRESOS RECIBIDOS POR
ANTICIPADO
XXXXXX
XXXXXX
XXXXXX
XXXXXX
XXXXXX
XXXXXX
XXXXXX
XXXXXX
XXXXXX
XXXXXX
XXXXXX
XXXXXX
XXXXXX
XXXXXX
XXXXXX
XXXXXX
XXXXXX
XXXXXX
XXXXXX
XXXXXX
XXXXXX
XXXXXX
XXXXXX
XXXXXX
XXXXXX
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OTROS PASIVOS
ANTICIPOS Y AVANCES
RECIBIDOS
INGRESOS RECIBIDOS PARA
TERCEROS
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XXXXXX
XXXXXX
XXXXXX
TOTAL
XXXXXX
PASIVOS
PATRIMONIO
CAPITAL SOCIAL
APORTES SOCIALES
CAPITAL DE PERSONAS
NATURALES
XXXXXX
XXXXXX
XXXXXX
RESERVAS
RESERVAS OBLIGATORIAS
RESERVAS ESTATUTARIAS
XXXXXX
XXXXXX
XXXXXX
RESULTADOS DEL EJERCICIO
UTILIDAD DEL EJERCICIO
XXXXXX
XXXXXX
RESULTADOS DE EJERCICIOS
ANTERIORES
UTILIDAD ACUMULADA
XXXXXX
XXXXXX
XXXXXX
XXXXXX
TOTAL PATRIMONIO
TOTAL PASIVO MÁS
PATRIMONIO
CONTADOR
REVISOR
FISCAL
GERENTE
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ESTADO DE RESULTADOS
El objetivo principal de las empresas en el momento de su creación es
la obtención de utilidades que permitan el aumento del patrimonio y
para conocer con exactitud si la empresa obtuvo utilidades o perdidas
se hace necesario la elaboración del ESTADO DE RESULTADOS O
ESTADO DE GANANCIAS Y PERDIDAS.
El Estado de Ganancias y Perdidas permite determinar la forma como
se han obtenido los ingresos y también permite establecer y proyectar
hacia el futuro las políticas económicas y financieras de toda empresa;
es decir, es de vital importancia para la toma de decisiones.
El estado de Resultados se prepara con base en los saldos ajustados
del libro Mayor o de la hoja de trabajo que presenten las cuentas
nominales, transitorias o de resultado.
El Estado de Ganancias y Perdidas esta compuesto de:
1- Encabezamiento ( nombre
informe - periodo que cubre).
de la empresa - identificación del
2- Contenido: comprende los Ingresos operacionales o ventas, gastos
operacionales, utilidad operacional, ingresos no operacionales, gastos
no operacionales, Utilidad antes de impuestos, impuestos, utilidad a
distribuir, reservas, utilidad del ejercicio.
3- Firmas
En conclusión el Estado de Ganancias y Perdidas se elabora así:
- Encabezamiento.
- Calculo de las Ventas Netas.
- Calculo del costo de Ventas.
- Determinación de la Utilidad Bruta en Ventas.
- Calculo de la Utilidad Operacional
- Calculo de la Utilidad Antes de Impuestos
- Cálculo de la Utilidad a Distribuir
- Firmas
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MODELO DE ESTADO DE RESULTADOS
COMERCIO POR MAYOR Y POR MENOR
$XXXXX
MENOS: DEVOLUCIONES EN VENTAS
XXXXXX
VENTAS NETAS
$XXXXX
MENOS COSTO DE VENTAS
INVENTARIO INICIAL
XXXXX
MAS :
COMPRAS
XXXX
MENOS DEVOLUCIONES COMPRAS XXX
IIGUAL COMPRAS NETAS
XXXXX
IGUAL: MERCANCIA DISPONIBLE
XXXXX
MENOS: INVENTARIO FINAL
XXXX
IGUAL: COSTO MERCANCIA VENDIDA
XXXXX
IGUAL: UTILIDAD BRUTA EN VENTAS
$XXXXX
MENOS: GASTOS OPERACIONALES
XXXX
DE VENTAS:
XXXXX
DE ADMINISTRACION
XXXXX
IGUAL: UTILIDAD OPERACIONAL
XXXXX
MAS: OTROS INGRESOS NO OPERACIONAL
XXXX
MENOS: OTROS GASTOS NO OPERACIONALES
( XXXX)
IGUAL: UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS
XXXXXXX
MENOS: PROVISION IMPORENTA
35 %
XXXX
IGUAL: UTILIDAD A DISTRIBUIR
XXXXXXX
MENOS: RESERVA LEGAL 10 %
XXX
MENOS: RESERVAS ESTATUTARIAS
XXX
IGUAL: UTILIDAD DEL EJERCICIO
$XXXXXX
CONTADOR
REVISOR FISCAL
GERENTE
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INVENTARIOS
Son todos los bienes de propiedad de una Empresa y que se
encuentran destinados para la venta dentro del desarrollo normal de
sus operaciones o que se encuentran en proceso de transformación
en otros productos. Tales como: mercancías, materias primas,
envases, empaques, repuestos etc.
Los inventarios son la fuente principal de ingresos de toda empresa.
Los inventarios deberán presentarse en los Estados Financieros por
su costo de adquisición más los costos y gastos adicionales
relacionados para poderlos poner en condiciones de venta mas los
ajustes Integrales por Inflación (año 2005).
Cuando hablamos de costos nos referimos a inventarios de empresas
dedicadas a la transformación de materias primas únicamente. Dentro
de esos costos encontramos: de Materias Primas, de Mano de Obra
Directa y Costos Indirectos de Fabricación.
Los inventarios adquiridos en moneda extranjera deberán ajustarse de
acuerdo con el valor de la Tasa Representativa del mercado, intereses
y posibles financiaciones en que se incurra hasta su puesta en
funcionamiento, cuando sean adquiridos a crédito.
Las pérdidas de valor en los inventarios por mercancías o por
obsolescencia se cargarán directamente a los resultados del ejercicio
mediante la constitución de la respectiva provisión.
CONTABILIZACION:
Para contabilizar los inventarios existen dos procedimientos a saber:
A) INVENTARIO PERIÓDICO: Sistema utilizado por comerciantes
que venden productos en grandes cantidades pero que no llevan
control detallado de sus existencias Ej: Supermercados, cacharrerías,
almacenes de cadena.
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En este sistema también conocido como “Juego de Inventarios” solo
se maneja la cuenta Mercancías no Fabricadas al inicio de
operaciones, o al inicio de un nuevo periodo contable.
Las entradas de mercancías por compras se registran en la cuenta
6205, COMPRAS DE MERCANCÍAS por el valor de adquisición y en
la cuenta DEVOLUCIONES EN VENTAS 4175 por el valor de las
devoluciones recibidas de los clientes.
La salida de mercancías se registrarán en la cuenta 4135 COMERCIO
AL POR MAYOR Y AL POR MENOR, si se trata de ventas, o en la
cuenta 6225 DEVOLUCIONES EN COMPRAS cuando se efectúen
devoluciones a los proveedores.
En este sistema para poder determinar el costo de las mercancías
vendidas deberá efectuarse un conteo físico de las mercancías en
existencia. Al finalizar el periodo contable se deberá cancelar el
inventario inicial por medio de un débito en la cuenta 5905
GANANCIAS Y PÉRDIDAS
y un crédito en la cuenta 1435
MERCANCÍAS NO FABRICADAS por la empresa si se trata de una
empresa dedicada a la compra y venta de mercancías.
Por su parte el inventario final se registrara con un débito en la cuenta
1435 MERCANCÍAS NO FABRICADAS y un crédito en la cuenta 5905
GANANCIAS Y PÉRDIDAS.
Nota : El Inventario Final de un periodo se convertirá en el
Inventario Inicial. del periodo siguiente.
Ej: Almacén La Estrella inicia operaciones el 2 de Enero de 200X con
aportes de sus socios por $40.000.000 representados en mercancías.
Durante el periodo efectúa compras por $8.000.000 y ventas por
$120.000.000 y recibe devoluciones de sus clientes por $25.000.000 y
devoluciones al proveedor por $650.000. Al final 31-12-96 efectuó un
conteo físico que arrojó un valor de $4.950.000.
Se requiere efectuar los registros contables respectivos y establecer el
costo de la mercancía vendida.
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B. Sistema de Inventario Perpetuo o Permanente: Utilizado por
empresas que venden mercancías con valores muy altos y
representativos por ejemplo Almacenes de electrodomésticos.
Características:
 Maneja la cuenta 1435 MERCANCÍAS NO FABRICADAS (empresa
comercial) o cuentas de inventarios COSTO MATERIAS PRIMAS,
PRODUCTOS EN PROCESO y PRODUCTOS TERMINADOS.
 Lleva control de las entradas y salidas de mercancías tanto en
valores como en cantidad.
 No requiere efectuar conteo físico de las mercancías para
determinar el costo de ventas.
 Permite ejercer un control financiero de las mercancías a través del
manejo de cantidades mínimas y máximas de existencia.
CONTABILIZACIÓN:
 Las entradas de mercancías por compras se contabilizan con un
débito en la cuenta Mercancías no fabricadas y un crédito en la
cuenta Caja o Bancos o Proveedores Nacionales.
 Las salidas de mercancías por devoluciones en compras se
registraran con un débito en la cuenta Caja o Proveedores
Nacionales y un Crédito en la Cuenta mercancías no fabricadas.
* Las salidas por ventas requiere que se efectúe simultáneamente dos
registros:
Uno por el precio de venta y otro por el costo. así:
1-Un débito en la cuenta Caja o clientes y
Un crédito en la cuenta Comercio por mayor y por menor.
2. Un débito en la cuenta 6135 Costo Comercio al por mayor y al por
menor y un crédito en la cuenta 1435 mercancías no fabricadas.
Las entradas de mercancías por concepto de devoluciones recibidas
de los clientes se contabilizan con 2 registros así:
1. Por el precio de venta.
Un débito en la cuenta 4175 devoluciones en ventas y un crédito en
la cuenta Caja Bancos o clientes.
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2. Por costo
Un débito en la cuenta 1435 mercancías no fabricadas y un crédito
en la cuenta 6135 cuenta comercio por mayor y menor.
De acuerdo con lo anterior es posible determinar en cada venta cual
es la utilidad obtenida en la misma y a la vez permite calcular las
existencias de mercancías sin tener que efectuar un conteo físico, ya
que en este sistema de inventario se utiliza una cuenta auxiliar de la
cuenta mayor mercancías no fabricadas, a través de un fichero
conocido con el nombre de Tarjeta de Kardex o de control de
existencias.
La suma de los saldos de cada una de las tarjetas de Kardex
constituirá el costo de las mercancías en stock.
Desarrollar el mismo ejercicio anterior teniendo en cuenta que la
utilidad es del 25.83% sobre las ventas brutas y que el costo de la
mercancía vendida es del 74.17 %.
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PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO:
ACTIVOS DIFERIDOS
Se conocen como ACTIVOS DIFERIDOS todos los desembolsos de
dinero efectuados por la empresa con el objetivo de cancelar de
manera anticipada gastos futuros por diferentes conceptos tales
como: Seguros, arrendamientos, intereses, mantenimiento de equipos,
comisiones suscripciones etc., o bienes y servicios recibidos de los
que se espera obtener beneficios económicos en otros períodos
posteriores.
Dentro de los Activos Diferidos se encuentran entre otros:
GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO: Corresponden a todos
aquellos gastos operativos cancelados anticipadamente por el Ente
Económico, tales como: Intereses, Primas de Seguros,
arrendamientos, honorarios, comisiones, suscripciones, etc., de los
cuales se espera recibir servicios en el futuro.
CONTABILIZACION:
1- AL MOMENTO DEL PAGO
1705 GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO
1105/1110 CAJA O BANCOS
$XXXX
$XXXX
2- AL RECIBO DEL SERVICIO O BENEFICIO (AMORTIZACION)
51... GASTO................
1705 GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO
$XXXX
$XXXX
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Lo anterior significa que a medida en que la empresa va recibiendo los
respectivos beneficios o servicios, el Activo Diferido se va convirtiendo
en Gasto, lo que ocasiona que el valor del activo se disminuya.
El Gasto pagado por Anticipado se deberá ir ajustando periódicamente
durante el tiempo establecido para su vigencia.
Ejemplo:
Comercializadora JJGR el 1 de Marzo de 200X adquiere a la
Aseguradora La Previsora una póliza de Seguros contra Incendio por
valor de $240.000, con cobertura para un año, cancelando con cheque
y requiere los registros contables por la compra y el ajuste al final del
mes de Marzo de 1.998.
Marzo 1 de 200X
1705
170520
1110
111005
GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO
SEGUROS Y FIANZAS
$240.000
BANCOS
MONEDA NACIONAL
$240.000
P/c. Compra de póliza de seguros.
$240.000
$240.000
Marzo 31 de 200X
Causación mensual del Gasto por Seguros así:
$240.000 / 12 meses = $20.000
5130
513025
1705
170520
GASTO SEGUROS
$20.000
INCENDIO
$20.000
GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO
$20.000
SEGUROS Y FIANZAS
$20.000
P/c. Causación de gasto de seguro contra incendio por un
mes.
Al 28 de Febrero de 20X2 la cuenta GASTOS PAGADOS POR
ANTICIPADO presentará un saldo igual a cero.
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CARGOS DIFERIDOS: Representan Bienes o Derechos sobre los
cuales la empresa ha realizado desembolsos en períodos anteriores y
de los que se espera recibir beneficios económicos en períodos
futuros. Dentro de estos se pueden considerar todos los costos y
gastos preoperativos, remodelaciones, Programas de Computador,
mejoras a propiedades ajenas, Útiles y Papelería etc..
Para que sean reconocidos como Cargos Diferidos debe existir un
estudio de factibilidad y tiene que ser plenamente demostrada la parte
de los costos y gastos y además existir un estudio de mercadeo muy
bien definido que pueda absorber además de los cargos diferidos,
todos los gastos generados en el proceso productivo.
Los cargos diferidos deberán amortizarse durante el tiempo estimado
para su recuperación.
Las mejoras en propiedades tomadas en arrendamiento se
amortizarán (disminuirán) entre el menor lapso de tiempo entre la
duración del respectivo contrato y la vida útil estimada de la mejora.
Los Cargos Preoperativos deberán amortizarse en un plazo no mayor
a 5 años y los programas para computador en un plazo no mayor de 3
años. Los útiles y papelería se amortizarán en proporción directa con
el consumo.
CONTABILIZACION:
1- AL MOMENTO DEL PAGO
1710CARGOS DIFERIDOS
1105/1110 CAJA O BANCOS
$XXXX
$XXXX
2- AL FINAL DE CADA PERIODO
5165
1710
GASTO AMORTIZACIONES
CARGOS DIFERIDOS
$XXXX
$XXXX
Los Cargos Diferidos deberán presentarse ajustados por inflación en
los casos en que sea pertinente.
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Ejemplo:
COMERCIALIZADORA JJGR el 1 de Enero de 200X realiza mejoras
por valor de $8.560.000 al local que tiene en arrendamiento y para el
cual firmó un contrato por 10 años a partir del 1 de Enero de 1.994.
Dichas mejoras se les estima una vida útil de 8 años. Efectuar los
registros contables iniciales, calcular y contabilizar la amortización
anual.
Enero 1 de 200X
1710
171024
1110
111005
CARGOS DIFERIDOS
$8.560.000
MEJORAS A PROPIEDAD AJENA
$8.560.000
BANCOS
$8.560.000
MONEDA NACIONAL
$8.560.000
P/c. Mejoras realizadas al local
CALCULO DE LA AMORTIZACION ANUAL
TIEMPO QUE RESTA DEL CONTRATO
VIDA UTIL DE LA MEJORA
6 Años
8 Años
AMORTIZACION ANUAL = $8.560.000 / 6 Años = $1.426.667
Diciembre 31 de 200X
5165
516515
1710
171024
GASTO AMORTIZACIONES
$1.426.667
CARGOS DIFERIDOS
$1.426.667
CARGOS DIFERIDOS
$1.426.667
MEJORAS A PROPIEDAD AJENA $1.426.667
P/c. Gasto por mejoras en Propiedad ajena.
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