Cursogramas - Jorge Vazquez

Rbo
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PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
BÁSICOS
Los Cursogramas Y SU
CONTROL iNTERNO
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F
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CÁTEDRA DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
Profesores: Dr. Jorge Rubén Vázquez y Lic. Norberto Caniggia
DOCENTES AUXILIARES: Dr. Carlos Murúa, Dra. Gabriela Sol Di Stéfano, Dra. Laura Raquel
Aira y Lic. Hernán Petrecca.
AYUDANTES ALUMNOS: Beltrán Sobredo (Coordinador de material e impresión), Federico
Manzione, Gastón Isola y Facundo Martin.
Marzo de 2006.
Todos los Derechos Reservados.
Hecho el depósito de la Ley 11.723.
Prólogo
El presente “papel de trabajo” propone herramientas para facilitar el análisis y la
consiguiente metodología de los procesos de las organizaciones que está
destinado a los especialistas del tema y estudiantes de la materia de Sistemas
Administrativos de la Facultad de Ciencias Económicas de la UBA. Siempre con la
finalidad de hacer más accesible la técnica de diseño y análisis de los
cursogramas incluyendo comentarios y requerimientos "actuales", y para
responder a las necesidades que generan los cada vez más frecuentes y
continuos cambios en las normativas legales que regulan los aspectos formales
y/o de exhibición y/o presentación y/o registración de la documentación (y de sus
soportes) utilizados como respaldo de las operaciones realizadas, (v. gr. AFIP).
Contiene también un apartado referido al "Control Interno" donde se detallan las
normas generales de aplicación más frecuente así como normas y
recomendaciones particulares referenciadas específicamente a cada uno de los
procesos básicos descriptos por los "diagramas".
Los contenidos estarán integrados entre sí y serán y son complementados con
ejercicios que, enfatizando y posibilitando la comprensión de lo que es el trabajo
en equipo, permita a los lectores analizar las cadenas proveedor - cliente internos,
hacer real y concreto la "mejora continua" y fundamentalmente facilitar que la
"cultura" de las organizaciones sea suficientemente flexible y adaptativa al entorno
como para detectar oportunidades, aprovecharlas y hacer viable realmente la
fidelización de sus clientes.
Un especial agradecimiento a la Dra. Liliana Vázquez (que realizó las pruebas de
campo con el material), a Ezequiel Levinguer (que procesó e integró textos con
gráficos digitalizados), a Beltrán Sobredo (quién realizó la corrección y los
“ajustes” de las últimas versiones), y a las Dras. Gabriela Di Stéfano y Rocío
Pérez, que compilaron los cursogramas que se incluyen para que nuestros
alumnos practiquen.
El agradecimiento final, sin duda alguna, para todo el equipo docente que me
acompaña permanentemente con su esfuerzo y dedicación ad-honorem y que está
integrado, además de los citados, por el Dr. Carlos Murúa, la Dra. Laura Aira, el
Lic. Hernán Petrecca, Federico Manzione, Gastón Isola y Facundo Martin.
Jorge Rubén Vázquez
Norberto Caniggia
Marzo de 2006
Introducción
Cuando el benchmarhing todo lo haya estandarizado
las pequeñas cosas bien hechas serán las que nos diferencien y nos hagan elegibles.
El buen funcionamiento de un sistema dinámico depende
de la fortaleza y de la flexibilidad de su componente más frágil.
Cuando pensemos que las personas que nos rodean no son importantes
o que no lo son las pequeñas cosas que debemos cotidianamente hacer, entonces...
habremos sentado las bases para nuestro seguro fracaso.
No porque "algo" sea complejo lo eliminaremos, lo daremos por inexistente ó
simplemente lo ignoraremos.
Perder nuestro tiempo implica dejar pasar la oportunidad de agregar valor a nuestra formación.
Diagramas analíticos de actividades básicas.
Los CURSOGRAMAS.
Los cursogramas, también llamados circuitos, flujogramas o diagramas de flujo son
usualmente utilizados para representar, mediante una simbología preestablecida, una
secuencia de actividades y describir sus características, particularidades y componentes.
Son métodos prácticos de análisis de los procesos de una empresa, “herramientas” que
se utilizan para comprender, analizar, verificar y controlar (y proponer su mejora) los
procedimientos.
La estandarización primaria de los cursogramas data de noviembre de 1973 cuando se
concreta con la Norma del Instituto Argentino de Racionalización de Materiales (IRAM)
número 34 501; a partir del trabajo de la Comisión de Procedimientos Administrativos integrada por representantes de todas las instituciones y organismos de la época -.
Dicha comisión se basó en los trabajos de la ASME (The American Society of Mechanical
Engineers), en "Normalización de la graficación de procedimientos administrativos" trabajo
de los Contadores Miguel Martín y Ernesto Tolosa, del Dr. Luis Rey y del Ingeniero
Alberto Zubizarreta y en "Cursogramas" trabajo del Contador Raúl Saroka y Claudio
Ferrari.
La norma tuvo y tiene como objeto establecer los símbolos a utilizar en la representación
gráfica de procedimientos administrativos.
Manteniendo en la medida de las posibilidades la propuesta de origen (producto de la
necesidad de recurrir a medios electrónicos de representación - programas de
computación para el diseño de cursogramas -) se incluye la simbología a utilizar (ver
cuadro) para representar procedimientos administrativos. En dicho cuadro se agregaron
algunos símbolos para identificar o aclarar situaciones no contempladas originalmente y
facilitar el trabajo de quienes se acercan por primera vez a la tarea.
1
Introducción
Los símbolos, su denominación y la descripción responden al esquema IRAM y son los
que se utilizan en todos los cursogramas que integran este trabajo.
También proponemos y se incluye (ver cuadro) como papel de trabajo un esquema de
hoja para graficar cursogramas, con encabezados y pié de página estándares para
completar por quienes los adopten para su uso.
Se incluyen a continuación algunas "recomendaciones" que, en opinión del autor,
facilitarán al lector la tarea de trabajar con cursogramas. Dichas "reflexiones" y su
inclusión fueron sugerencia de los auxiliares docentes del curso de Sistemas
Administrativos y están basadas en la recopilación de las preguntas e inquietudes más
frecuentes de nuestros alumnos de cursos regulares.
Algunas recomendaciones para "dibujar" cursogramas.
En un cursograma se representan los recorridos entre los distintos "sectores" de la
empresa, los formularios utilizados (su origen, cantidad, uso y destino) y las operaciones
que se realizan en el proceso que se describe.
Quien aborda la tarea debe tener presente que el cursograma (salvo indicación expresa
en contrario) siempre representa el procedimiento tal cual es y no como "debería ser" o
como al analista le "agradaría que fuera". Hay que recordar que se trata de una forma de
representar un recorrido que representa la realidad "formal" descripta.
Los cursogramas propuestos intentan facilitar el diseño y el análisis de cada proceso
básico de la empresa. Este proceso está compuesto por varias actividades que deben
tener un orden lógico y que solo en su conjunto cumplen con la finalidad. Por ello se
recomienda armar "diagramas en bloque" (es decir bloques de actividades que se
complementan para lograr el objetivo del proceso).
A título meramente enunciativo se sugiere observar las siguientes “recomendaciones”:
01. Si no está escrito, haga el relevamiento correspondiente del proceso en forma de
texto.
02. Lea todo el proceso completo y vuélvalo a leer.
03. Intente visualizar mentalmente un "diagrama" de grandes "bloques" que lo represente.
04. "Marque" los sectores que intervienen.
05. Identifique los formularios utilizados.
05. Precise los archivos y documentación complementaria existente
06. "Marque" las operaciones y numérelas en forma ascendente porque ello permite un
mejor seguimiento del proceso.
Al identificar sectores y operaciones, quedará establecido a qué sectores corresponde
cada operación y qué responsabilidades ellas generan.
2
Introducción
07. Para su lectura, es útil que el cursograma mantenga un orden de izquierda a derecha
(orden de los sectores que intervienen en el proceso) y descendente (generando una
aproximación a los tiempos o etapas en las que se da el proceso).
08. El esquema debe basarse en no más de 6 columnas mas una adicional para las
observaciones (tal como se propone en la hoja modelo que se adjunta más adelante).
En las columnas (cada columna un sector) se representan las operaciones, y los
formularios a los que se da origen, se consultan o se archivan en esos sectores.
a. La columna "OBSERVACIONES" se utiliza para referenciar y describir sintéticamente
las operaciones (que corresponde a cada número asignado) o realizar cualquier
otra aclaración necesaria.
b. La columna "VARIOS" hace las veces de "comodín" para aquellos sectores cuya
intervención es reducida (medida en cantidad de operaciones). Es común que se
asigne a sectores intervinientes en el proceso, pero no pertenecientes a la
empresa (por ej. Correo, Banco, Cliente, Proveedor, etc.). La columna “VARIOS” se
ubica usualmente sobre la izquierda del papel de trabajo y en ella se indica el
nombre del sector que en ese momento se encuentra operando. De producirse un
cambio de "actor" se "cierra" el anterior con doble raya y se escribe debajo el
nombre del "nuevo" sector.
09. Es conveniente representar las “operaciones“ sobre la izquierda de cada columna y
sobre la derecha, los formularios utilizados, (tantos como copias tenga, numerados en
el ángulo derecho inferior y la inicial de su nombre en el ángulo superior izquierdo - ver
simbología -).
10. Se utilizan líneas para unir las operaciones y formularios que hacen las veces de
"conductos de información", ya que por ellas se trasladarán los formularios que
"viajarán" de un sector a otro. Es importante el seguimiento de estos formularios para
verificar que no "desaparecen" durante el proceso.
Las líneas serán punteadas o completas:
a. Toda "consulta" (a una computadora o listado, etc.) se dibuja con línea punteada
(que une el símbolo de operación con lo consultado). Siempre la “consulta" se
realiza con algún soporte de información: PC, listado, etc.
b. Si en lugar de "consulta" realiza una operación se dibujará con línea llena, (por
ejemplo "carga" datos..., confecciona..., etc.). Las líneas completas se utilizan para
trasladar los formularios o representan la operación realizada con dos o más
elementos o comprobantes.
11. Recuerde que después de cada “control” existe “alternativa” porque el "control"
supone siempre la posibilidad de dualidad de resultados posibles (si - no; bien - mal;
etc.). El control implica que puede "cumplirse o no con el logro de la variable". Esto
validará el control, de lo contrario ese control será inútil y sólo generará gastos
improductivos.
12. Siempre que se deba realizar un desglose o una distribución, los formularios (en uso
no archivados) volverán a dibujarse. De este modo se mantiene el control de las
copias en uso y su posterior destino, y se evita dejar formularios “colgados”.
3
Introducción
13. No deben "quedar" formularios "sueltos" y sin destino al terminar un cursograma.
Tampoco deben “desaparecer” en el medio del circuito, sin darle un destino específico
(deberán archivarse, destruirse, etc.).
14. Al dibujar un conector de página, que indica que el recorrido continúa, se debe volver
a dibujarlo en la misma columna de la hoja siguiente (ambos deben tener una
referencia o identificación común).
15. No se debe omitir la representación gráfica de la mercadería (M.) en los cursogramas
de compras y de ventas, ni el movimiento, traslado o desplazamiento de la misma, así
como no debe omitirse dibujar o representar graficamente el cheque (CH.), el cheque
de pago diferido (CHPD), o el cheque cancelatorio (CHC) y el flujo de circulación de
ese cheque o del dinero en efectivo ($).
Errores en los procesos:
Una de las principales funciones del cursograma, es que nos permite hacer un
relevamiento de los procesos de la Organización, y detectar así los posibles errores, para
corregirlos, y hacer así más eficiente el proceso.
Podremos identificar básicamente dos tipos de errores:
1- Errores de Procedimiento: estos errores surgen a partir de la redundancia de
procesos o de documentos inútiles, que hacen que el proceso sea más lento,
burocrático y costoso. Por ejemplo: emitir Facturas por duplicado, colocar firmas y
controles innecesarios,
archivar definitivamente documentación evitando su
posterior uso, etc.
2- Errores de Control Interno: se caracterizan básicamente porque ponen en juego el
patrimonio de la Empresa. Hay plata de por medio, más allá de los costos causados
por la redundancia. Por ejemplo: No controlar un cheque antes de recibirlo, entregar
cheques o dinero sin recibir a cambio ningún documento firmado por la otra parte,
no realizar las correspondientes afectaciones de stock, no consultar la situación del
cliente antes de otorgarle un crédito, etc.
Desarrollo del trabajo:
A continuación incluiremos:
a- Simbolgía Estandarizada utilizada para graficar cursogramas,
b- Hoja Modelo para el desarrollo de los mismos.
Luego se desarrollarán los procesos fundamentales de una organización. A saber:
a- Ventas
b- Cobranzas
c- Compras
d- Cuentas a Pagar
4
Introducción
Nº
SIMBOLO
DENOMINACION
DESCRIPCION
Operación
Representa toda acción de elaboración,
modificación o incorporación de información o
decisión.
2
Control
Representa toda acción de verificación.
3
Demora
Representa toda detención transitoria del proceso
en espera de un acontecimiento determinado.
Archivo transitorio
Representa el almacenamiento sistemático en
forma temporaria de elementos portadores de
información.
Archivo definitivo
Representa el almacenamiento sistemático en
forma premanente de elementos portadores de
información.
Destrucción
Representa la eliminación de la información, se
destruya o no el elemento portador de la misma.
Alternativa
Se utiliza para indicar que en el procedimiento
pueden originarse distintos cursos de acción.
1
4
5
x
6
7
Listado, Legajo, Libro o Representa un elemento portador de información.
Registro
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Proceso no relevado o no Representa al conjunto de acciones que se
representado
desconocen o que, definidas, no interesa
representar.
9
Traslado
Representa el desplazamiento físico del elemento
portador de información. La flecha indica el
sentido de la circulación.
Toma de información
Representa el desplazamiento de la información
sin desplazamiento físico de los elementos que
intervienen en el proceso.La flecha indica el
sentido de la circulación.
Conector
Representa el nexo entre procedimientos o
procesos.
Formulario
Soporte de información básica.
10
11
12
PM
13
2
5
Introducción
Nº
SIMBOLO
DENOMINACION
DESCRIPCION
Desglose / Distribución
Representa la distribución de documentación.
Computadora
Representa los procesos que se realizan por
sistema (consulta de datos por pantalla o registro
en forma no manual).
Mercadería
Representa la mercadería.
17
Traslado
Formas de unión de distinta documentación.
18
Traslado
Formas de cruce de líneas de circulación.
Cheques.
Formas de representar los distintos tipos de
cheques (Comunes, Cancelatorios, de Pago
diferido, etc.)
14
15
16
M
CH
19
CHPD
$
Efectivo.
20
u$s
21
#
Caja fuerte.
Formas de representar el efectivo, con la
simbología propia de cada moneda (pesos,
dólares, etc.).
Representa elsitio donde resguardamos el
efectivo, o los cheques diferidos hasta el momento
de su uso y/o cobro.
6
Introducción
Referencias:
CURSOGRAMA
Actual:
Propuesto:
AREA:
Cursograma:
Observaciones
Preparó:
Firma:
Revisó:
Firma:
Aprobó:
Firma:
7
Análisis de un Procedimiento de Ventas
Cursogramas.
Una descripción para los procedimientos esenciales de: Ventas.
(en cuenta corriente efectuadas por vendedores).
Los sectores en los que se basa el procedimiento de ventas son:
 “Depósito” o “Almacenes”: representa al lugar físico donde se almacena la Mercadería;
 “Expedición”: representa el lugar donde además de almacenarse la Mercadería, es el
sector que la envía al “Cliente”;
 “Facturación”: responsable de emitir las Facturas y si fuera conveniente o posible de
imprimir además los Remitos;
 “Cuentas Corrientes”: donde se registra y se mantienen actualizadas las situaciones
crediticias de los clientes (sus saldos y su composición);
 “Vendedor”: representa la persona física que se ocupa de tomar los pedidos, vender o
documentar la venta;
 “Administración de Ventas”: sector que debe tener claramente identificada su tarea o
función y su responsabilidad. Es el área que tiene como función agilizar y hacer más
eficientes y veloces los procesos de concreción y de terminación de la venta –realizada
por los vendedores- y, al mismo tiempo, solucionar eventuales problemas o conflictos
que se creen durante el proceso, en atención a mejorar la calidad del servicio prestado
al “Cliente”. Como tarea adicional debe coordinar la actividad de los vendedores y ser
nexo con el área de “Créditos” para agilizar el curso dado a los pedidos;
 “Créditos”: a cargo de las tareas propias de su nombre, incorporando a veces tareas de
cobranzas o de cuentas corrientes. Debe verificar la existencia de crédito acorde con
las características de cada cliente (es responsable de exigir las eventuales garantías y
fijar los límites dentro de los que opera cada cliente) de acuerdo a cada pedido que de
él se reciba. No es imposible pero tampoco frecuente que coexistan en un solo sector
las tareas de “Administración de Ventas” y “Créditos”;
 “Contabilidad”: encargado de las registraciones y también frecuentemente a cargo de
tareas de control interno y auditoria;
 “Cliente”: es el origen de la operatoria y destinatario de la compra que ha efectuado;
 “Fletero”: es el sector de entrega física (logística de salida), es el encargado de
transportar la Mercadería cuando no es el “Cliente” el que la retira de la fábrica.
En el cursograma que se describe se opta por asignarle a "Administración de Ventas" la tarea
de verificar que "el pedido" entregado por el “Vendedor” cumpla con todas las pautas prefijadas
por la organización, siendo, además, el responsable de firmar la copia de la Nota de Pedido que
quedará en poder del “Vendedor” (como constancia de haber sido aceptada la venta propuesta
y que está descripta en dicha Nota de Pedido).
Básicamente el sistema pivotea sobre la entrega de la Mercadería (vendida al “Cliente”)
conjunta y simultáneamente con el Remito y la Factura, verificando el cumplimiento de normas
internas de procedimiento que aseguren un adecuado control interno y estableciendo controles
por oposición de intereses, complementados con las tareas que deben cumplir los restantes
sectores relacionados.
8
Análisis de un Procedimiento de Ventas
Es frecuente la disyuntiva que se suele presentar y que implica decidir qué se debe "hacer
primero", (cuando no puede hacerse en forma simultánea la consulta sobre crédito y stock).
Una pauta básica orientativa general que puede seguirse afirma que: cuando la empresa no
suele trabajar con suficiente stock suele ser conveniente verificar si el producto que nos quieren
comprar o que hemos vendido puede ser entregado. En estos casos, en los que las empresas
suelen trabajar con "stocks limitados", es muy frecuente observar que el procedimiento
descripto genera un cursograma que "recorre" primero el área de “Expedición” (para verificar la
existencia de la Mercadería) y luego es derivado hasta el área de "Créditos" para generar u
obtener o acordar la respectiva autorización crediticia. En otras empresas, se dará la situación
inversa, comienza el "recorrido" por el área de "Créditos" o por el área de facilidades crediticias
(porque si el “Cliente” ha excedido su límite acordado se deberán solicitar garantías
adicionales), la consulta de su carpeta o legajo también se podrá hacer "por pantalla". Esta
variante aparece como más frecuente en escenarios o mercados locales o específicos que
presenten problemas de financiación; porque los actores que en ellos actúan entran en mora y
se producen atrasos y a veces cortes en las cadenas de "pagos y de cobranzas". Por tanto
resulta muy importante tener en cuenta la solvencia y cumplimiento de nuestros clientes, para
no entregar Mercaderías a quienes no pagan en término o no tienen capacidad de repago en
los plazos en que la empresa está dispuesto a vender.
La situación ideal es aquella que permite al responsable autorizado (podrá ser el encargado de
“Créditos”, o el responsable de “Administración de Ventas”, o simplemente quien tenga
autoridad suficiente para hacerlo) estar en condiciones de verificar simultáneamente la
"existencia de crédito acordado suficiente" al “Cliente” así como la existencia de stock
disponible para su venta. En este caso la operación se realiza en un único sector y en forma
simultánea, se opera en tiempo real y al mismo tiempo se imputa preventivamente (en la cuenta
corriente del deudor) el crédito que implica el darle curso a una Nota de Pedido y se "baja" del
stock la Mercadería comprometida para satisfacer la demanda de este cliente con dicha Nota de
Pedido.
Pero, para que la empresa concrete y utilice efectivamente el procedimiento necesita efectuar el
control de las operaciones: a título meramente ilustrativo y como ejemplo: si los controles
predeterminados son los adecuados, se podrá verificar que el procedimiento es correcto cuando
la cantidad de productos en que disminuye el stock de Mercaderías es la misma cantidad que
se refleja en los Remitos; cuando esas cantidades, valorizadas en pesos generan un monto de
facturación, éste debe ser idéntico al monto en que resultan incrementados los saldos
deudores de las cuentas corrientes de clientes (es el importe en que debe aumentar el saldo de
la cuenta contable "Deudores por ventas").
Se debe insistir en la necesidad de explicitar claramente las funciones de sectores como
“Administración de Ventas”; “Créditos”; y “Contabilidad”, ya que el control interno se soporta
frecuentemente sobre ellos (siempre que sean realmente responsables de las tareas inherentes
y no actúen como meras "oficinas" operativas sin capacidad de control y/o decisión) aunque el
rol que cumplen varía según la empresa de que se trate.
Con relación al Remito es aceptado usualmente que el original (firmado de conformidad por el
“Cliente”) se archive junto con la copia de la Factura en la empresa que los emite, y el
duplicado o copia de ese Remito se entregue junto con la Mercadería al “Cliente”. El destino del
Remito se invierte en casi todos los organismos del Estado (que suele exigir el original y a
veces copias adicionales).
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Análisis de un Procedimiento de Ventas
La llamada Nota de Pedido o Pedido que emite el “Vendedor”, normalmente en tres ejemplares,
un original y dos copias, puede tener diversos destinos.
El original suele ser entregado a la empresa para iniciar el proceso de la venta en cuenta
corriente, el duplicado puede ser entregado (y usualmente así lo es) al “Cliente” como
constancia del pedido que ha efectuado, y el triplicado quedará en poder del “Vendedor” a
efectos de asegurarle que cuenta con una constancia legal adecuada para exigir el pago de la
comisión que, por las ventas que ha realizado, le corresponde.
Sin embargo debe tenerse presente que se observa una paulatina disminución en la
"costumbre" de entregar una copia de la Nota de Pedido a los clientes, quienes no suelen
reclamarla, fundamentalmente porque, en algunas Provincias nace el hecho imponible para el
Impuesto de Sellos (que siempre es provincial) cuando la Nota de Pedido es firmada tanto por
el “Cliente” como por el “Vendedor” (por ello se transforma en un contrato, y, si es un contrato,
está alcanzado por el impuesto de sellos).
El impuesto de sellos a nivel nacional ha sido derogado y a nivel provincial suele ser gravoso.
Las empresas deben elegir entre "hacer firmar o no" las notas de pedido por ambas partes;
resultando aconsejable hacerlo cuando se quiere protocolizar la venta (cuando se quiere
formalizarla como contrato); y no parece conveniente hacerlo si no se desea "documentar la
operación" y transformarla en un contrato de cumplimiento obligatorio (que está alcanzado por
el impuesto de sellos).
En el cursograma descripto se opta "sólo" por entregar una copia de esta Nota de Pedido al
“Cliente”, basando la opción en una supuesta decisión de la empresa de no formalizar la
operación en un contrato de compraventa.
 Las empresas con equipos de procesamiento electrónico de datos acceden a la gestión
integral de operaciones y el acceso en tiempo real. Estos equipos posibilitan:
 Trabajar si es necesario "en red";
 Al realizar cada tarea, reflejar de inmediato sus consecuencias, (por ejemplo: si
“Facturación” no sólo emite las Facturas sino que hace lo propio con los Remitos, actualiza
el inventario - baja el "stock" -, registra en la cuenta corriente del deudor, etc.).
 Generar todos los listados que se consideren necesarios (por ejemplo el de facturación
diaria o semanal o mensual que servirá para transcribir en el libro IVA- ventas - si no es
impreso directamente en hojas prerrubricadas -, etc.).
 Explicitar cursos de acción para las excepciones. Si bien se usan procesos no relevados
para los casos en los que no se desea o no es conveniente describir qué se debe hacer para no hacer más complejo el diseño - debe recordarse que las excepciones o los
rechazos suelen ser fuente de posibilidades para mejorar la calidad de servicio o corregir
errores y deberían ser informados los superiores de quienes han cometido el error o de
quienes se ven afectados por una negativa (el caso típico es informar al Gerente de Ventas
cuando se rechaza un pedido de un cliente para que haga "lo que corresponda"; o al
Gerente de Finanzas cuando un cliente requiere Mercadería sin tener acordado "crédito
suficiente").
 Posibilitar que no sea necesario "dibujar" la "computadora" para "mostrar" que de ella
surgen los formularios (ello podría ser visualmente mejor o más claro pero es suficiente con
sólo dibujar los formularios cuando se los emita). La computadora es representada cuando
se realiza una consulta o se registra mediante su uso.
10
Análisis de un Procedimiento de Ventas




Permitir, cuando en un sector se realice una operación (y al estar conectado el sistema en
red), imprimir algún formulario en otro sector. Se sugiere indicarlo en la columna de
observaciones cuando se numere la operación y al mismo tiempo dibujar en el sector
donde se imprime el formulario, un proceso no relevado del que surge el formulario impreso.
No es conveniente, pero en algunos casos puede ser válido y como opción, dibujar el
formulario en el sector que lo genera y enviarlo al sector que lo recibe. A título de ejemplo,
"Facturación" podrá emitir una orden para preparar Mercadería e imprimirla en el sector y
luego enviarla a "Depósito" o indicar que lo hace y dibujar en el sector “Depósito” un
proceso no relevado del que "sale" una "orden de preparación de Mercadería".
Utilizar y mantener procedimientos válidos y en uso, en tanto no se vulneren disposiciones
vigentes. Debe recordarse que si bien la DGI establece que los formularios se emiten por
duplicado la Resolución que lo establece también dice "como mínimo". Algunas empresas
usan tres ejemplares para no cambiar sus sistemas aunque el procedimiento podría ser
igualmente realizado con menos ejemplares.
Permitir efectuar revisiones o controles aún luego de finalizado el procedimiento o su
representación. Los procesos o los procedimientos indican cómo se realizan las
operaciones, pero es frecuente que el control interno y el control por oposición de intereses
incluya operaciones o revisiones que son realizadas "después" de terminar el
procedimiento, cualquiera sea éste: compras, pagos, cobranzas, etc.
Sentar las bases de todo sistema de control interno a partir de lograr que toda persona o
sector que realice una operación o tarea tenga el respaldo pertinente y que justifique su
accionar. Algunas fallas comunes se observan cuando quien factura no retiene el
comprobante que lo autoriza a hacerlo (por ej. el pedido); o cuando el sector de “Depósito”
entrega Mercadería sin ninguna constancia que avale la salida (y que justifique su accionar)
y no cuenta con respaldo durante un período, etc.
 Para finalizar procedemos a la descripción general del procedimiento de ventas en cuenta
corriente:
El “Vendedor” emite por triplicado una Nota de Pedido (N.P.) al concretar una venta, (emitir por
triplicado la Nota de Pedido implica decir original, duplicado y triplicado o lo que es lo mismo
original y dos copias), una vez confeccionada la Nota de Pedido (N.P.) el “Vendedor” desglosa
el duplicado y lo entrega al "Cliente", luego entregará el original y el triplicado al sector de
"Administración de Ventas" quien controla que estén todos los datos requeridos para poder
concretar la operación y que estos sean correctos (en este caso la empresa es la que fija las
pautas a las que deben estar sujetas las notas de pedido (N.P.) y qué datos deben contener).
Si el proceso es aprobado (si cumple con todos los requisitos de acuerdo con las
especificaciones del procedimiento previamente fijadas por la empresa) “Administración de
Ventas” registrará en la base de datos de la empresa el pedido recibido (se accede en la
práctica cotidiana a un archivo de pedidos pendientes que se actualiza simultáneamente con la
facturación, es decir que al facturar el pedido pendiente deja de ser tal y se transforma en
“pedido cumplido”) como medio para poder realizar el “seguimiento” de cada pedido ante
eventuales pedidos de informes o reclamos – tanto del “Cliente” como de cualquier sector de la
empresa -. De ser rechazado, con el pedido se procede de acuerdo con el procedimiento para
el “rechazo legal” de los pedidos no aprobados que no es analizado ahora y se lo describe
como un proceso no relevado.
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Análisis de un Procedimiento de Ventas
Luego firma ambas copias (original y triplicado) y desglosa, enviando el original al sector de
“Créditos y Cobranzas” y el triplicado lo entrega al “Vendedor” quien lo archiva transitoriamente.
Este archivo es transitorio porque es muy probable que el “Vendedor”, al finalizar el mes, utilice
este comprobante para verificar que las comisiones que va a cobrar son las que corresponden y
coinciden con el total de las ventas por él efectuadas, (si optara por no archivarlo
transitoriamente y en cambio elige destruirlo o archivarlo definitivamente no tendría elemento
alguno para verificar que cobra todo lo que debería cobrar).
"Administración de Ventas" no retiene ninguna documentación porque es, en este cursograma,
sólo un sector “de tránsito” y si requiere información o simplemente efectuar una consulta puede
hacerlo “por pantalla”, ya que “el sistema” informa sobre el estado de la gestión (“hace
seguimiento”) de todos los pedidos recibidos y aprobados.
En el sector de "Créditos y Cobranzas" una vez que se recibe el pedido original (NP 0)
autorizado por el área de "Administración de Ventas" se consulta “por pantalla” (de una
computadora), si el pedido se ajusta a la situación crediticia del “Cliente” (si está dentro del
límite de crédito que la empresa le acordó). En caso afirmativo se imputa preventivamente el
crédito que se está acordando y en caso negativo se cita la causa por la que, el pedido, es
rechazado. En éste último supuesto se devuelve a “Administración de Ventas”, donde se inicia
un proceso no relevado.
Luego de haber firmado la Nota de Pedido original (N.P.0) como forma de reflejar la aprobación
realizada de ese pedido y la imputación preventiva del crédito que representa se dará
intervención al sector de “Expedición”. Al igual que con los pedidos pendientes registrados por
“Administración de Ventas” el “sistema” debe transformar la imputación preventiva en definitiva en forma automática y simultánea con la facturación -.
La afectación que se ha hecho del crédito en algunas empresas suele también continuar en una
afectación de stock - para disminuir o “bajar” el inventario disponible para su venta- (afectación
preventiva también transformable automáticamente, por el sistema, en definitiva en el momento
en que se facture).
En el caso que se describe se envía, la NP 0, al sector de "Expedición" donde se recibe, se
reserva y se separa la Mercadería (M.) conforme a las especificaciones de dicha Nota de
Pedido (N.P.0). Una vez preparada la Mercadería (M.) se la demora (la Mercadería queda ya
preparada para su posterior envío) y el original es sellado y firmado por “Expedición” y se envía
al sector de "Facturación".
En el sector “Facturación” se imprimen, en original y dos copias la Factura (F.) y el Remito (R.)
en forma simultánea. La impresión en un único proceso de las Factura y de los Remito es una
práctica frecuente en las empresas, para que la Factura original pueda ser entregada al
"Cliente" “junto” con la Mercadería (M.) y no se transforme en un obstáculo que pueda demorar
la gestión posterior de cobranza (por alegar el “Cliente” que no la ha recibido en tiempo y en
forma). En este momento, el “sistema” debe transformar la imputación preventiva en definitiva y
realizar la afectación de stock.
Luego de haberse impreso las Facturas y los Remitos y contando aún con la Nota de Pedido
original recibida, se procede al desglose de la documentación. La Factura original, junto con los
tres ejemplares del Remito, son enviados a "Expedición"; el duplicado de la Factura, (la copia
12
Análisis de un Procedimiento de Ventas
F.2) es enviado a "Cuentas Corrientes"; retiene y archiva transitoriamente el triplicado de la
Factura (F.3) y la Nota de Pedido (N.P.0) que sirvió de base para emitir tanto las Facturas (F.)
como los Remitos (R.).
Al recibir el duplicado de cada Factura en “Cuentas Corrientes” se consulta por pantalla si se
encuentra correctamente debitado el importe de la Factura en la cuenta corriente del cliente,
salvo casos excepcionales que dan origen a un proceso no relevado, al trabajar en red no
deben existir errores. Luego se retira de archivo el Legajo del cliente donde se archivará la
copia recibida. El Legajo no se archiva nuevamente quedando demorado en espera del Remito
(R.0) firmado por el “Cliente”.
Nota: al asumir la existencia de un programa de gestión integral se omite la graficación de
procesos de registro y control que se realizan automáticamente al facturar. Sin embargo, lo que
debe verificarse es que, en forma manual o electrónica, cada vez que se facture se disminuya el
stock, se incremente el saldo de la cuenta corriente del cliente, se dé de baja el pedido
pendiente, se ajuste el límite de crédito del cliente, se prepare la información para registrar las
transacciones – incluyendo costo de ventas – en la contabilidad, que a su vez constituyen la
base para la liquidación impositiva, confección de estados contables, liquidación de comisiones,
etc. Dichas tareas, de no trabajar en red serán realizadas por los responsables de cada sector y
sin vulnerar el control interno estableciendo los correspondientes controles por oposición de
intereses.
En el área de "Expedición" se une la documentación recibida con la Mercadería ya preparada y
se conforma una Hoja de Ruta (H.R.) en original y una copia, en la que se detalla el recorrido
que debe concretar el "Fletero".
En la Hoja de Ruta se debe incluir la información que corresponde a cada “Cliente” a visitar, el
número de la Factura (F.), el número del Remito (R.) y la cantidad de bultos que el "Fletero" va
a entregar.
Toda la información preparada y agrupada es controlada en el momento de “cargar” la
Mercadería. El "Fletero" controla la Mercadería (M.) (bultos o detalle según Remito) y si todo es
correcto firma de conformidad el duplicado del Remito (R.2) que devuelve al sector de
"Expedición" en el mismo momento, donde es archivado transitoriamente. Si existe alguna
diferencia – la misma sólo puede existir en el estado o la cantidad de la Mercadería – se ajusta
en presencia del responsable de “Expedición”.
En la opción elegida es el R 2 el único comprobante que le queda a "Expedición" como
constancia de haber entregado la Mercadería (M.); se debe tener presente que si bien
"Facturación" “baja” en tiempo real el stock (Mercadería en el inventario) porque se opera con
un sistema de gestión integral a partir del uso de computadoras, ello no implica que
"Expedición" haya realmente entregado la Mercadería (M.). La salida de Mercadería sólo se
justifica con algún comprobante que así lo autorice y, en este caso, con el R 2 se le posibilita al
encargado del sector el mantener bajo su responsabilidad y control el inventario.
El “Fletero”, mantiene la Hoja de Ruta con su copia durante el recorrido y entrega la Mercadería,
la Factura original y el Remito original y triplicado. El “Cliente” le devuelve el Remito firmado.
El "Fletero" controla que el Remito original (R.0) haya sido firmado sin salvedades por el
"Cliente" y cotejando con la Hoja de Ruta (H.R.) verifica haber realizado todo el recorrido (en
caso de no haber terminado la tarea continúa hasta su finalización). Coloca un sello “entregado”
13
Análisis de un Procedimiento de Ventas
en toda la documentación y firma las Hojas de Ruta y el Remito,
documentación en “Expedición”.
presentando toda la
En "Expedición", en presencia del “Fletero”, se coteja la documentación recibida con el
duplicado de los Remitos que se recuperan del archivo. Si todo esta bien, se coloca un sello
“cumplido conforme” firmando “Expedición” todos los comprobantes. Sólo podría haber
deficiencias por haber quedado pedidos pendientes de entrega para el día siguiente (ya que no
debería existir ninguna otra falencia); en este caso, se devuelve al “Fletero”, para que termine
con los pedidos pendientes.
Las Hojas de Ruta son entregadas al “Fletero”, quien controla que hayan sido conformadas por
“Expedición” y las presenta en “Cuentas a Pagar” donde si cumplen con las formalidades
descriptas (el procedimiento ya determinado por la empresa), firma como constancia de
recepción el duplicado reintegrando al “Fletero” (quien lo archiva transitoriamente hasta el
momento en que deba emitir la Factura para cobrar por su tarea o percibir viáticos según sea el
caso) y archiva transitoriamente la Hoja de Ruta original.
Los Remitos (R.0 y R.2) son presentados por “Expedición” en “Cuentas Corrientes” donde se
verifica la firma del “Cliente” y son inicialados. Como acuse de recibo se entrega el duplicado a
“Expedición” donde se archiva definitivamente.
“Cuentas Corrientes” incorpora el Remito original al Legajo del cliente que se encontraba
demorado en el sector y luego se archiva dicho Legajo.
Al finalizar el día, “Facturación” emite un Listado diario de Facturación (L.F.) en original y
duplicado. Recupera del archivo los originales de la Nota de Pedido y el triplicado de las
Facturas y verifica que todas las mismas hayan sido incluidas en dicho listado. Ante un eventual
faltante (en casos de gestión no integral) se incluye. De ser correcto se firman los listados y la
documentación se distribuye: El L.F. 0 se envía a Contaduría (donde será utilizado para
procesos de registro y control relacionados) y el resto se archiva definitivamente en el sector.
Notas adicionales:
"Cuentas Corrientes" verifica que todas las Facturas (F.2) antes de ser archivadas estén
acompañadas y respaldadas por los pertinentes Remitos (R.0) en el caso de no estar
respaldada la Factura con el Remito o viceversa (recibir Remitos sin poseer la correspondiente
Factura) se iniciarán procesos no relevados donde inmediatamente se ponen en marcha y en
funcionamiento procesos de auditoría para verificar por qué se ha producido la falla en el control
interno.
Diariamente "Contaduría" con el listado de Facturación (L.F.0) recibido verificará que el total
diario facturado coincida con el total en que aumentó el saldo de las cuentas corrientes de
clientes, vale decir que el monto facturado debe ser igual al monto en el que aumentan los
saldos deudores de dichas cuentas.
14
Análisis de un Procedimiento de Ventas
"Contabilidad o Auditoría" también deberá verificar que la disminución del stock en cantidades
coincida con la disminución que se generó con los Remitos emitidos y verificar que toda la
Mercadería incluida en dicho Remito coincida con la totalidad de la Mercadería facturada. Este
proceso es obviado cuando el sistema de computación es sometido a auditoría frecuente y está
validado como correcto, por cuanto el emitir la Factura y el Remito simultáneamente el sistema
(si es un sistema de gestión integral), bajará el stock de inventario (en “Expedición”) y coincidirá
el total facturado con el total remitido.
En este caso la única gestión de auditoría pertinente y aún no detallada (no se refleja en el
cursograma) es la verificación física de la existencia real del stock (que la Mercadería que se
informa por pantalla - saldo del stock - realmente existe y está disponible para su venta).
 En resumen, el procedimiento consiste en:













El “Vendedor” emite por triplicado una Nota de Pedido (N.P.).
El “Vendedor” desglosa el duplicado y lo entrega al “Cliente”, luego entregará el original
y el triplicado al sector de “Administración de Ventas”.
“Administración de Ventas” controla que estén todos los datos requeridos para poder
concretar la operación y que estos sean correctos.
Si el proceso es aprobado “Administración de Ventas” registrará en la base de datos de
la empresa, el pedido recibido como medio para poder realizar el “seguimiento” de cada
pedido ante eventuales pedidos de informes o reclamos - tanto del “Cliente” como de
cualquier sector de la empresa -.
De ser rechazado, con el pedido se procede de acuerdo con el procedimiento para el
“rechazo legal” de los pedidos no aprobados que no es analizado ahora y se lo describe
como un proceso no relevado.
“Administración de Ventas” luego firma ambas copias (original y triplicado) y desglosa,
enviando el original al sector de “Créditos y Cobranzas” y el triplicado lo entrega al
“Vendedor”.
El “Vendedor” lo archiva transitoriamente, como comprobante para cobrar su comisión.
En el sector de "Créditos y Cobranzas" una vez que se recibe el pedido original (N.P.0)
autorizado por el área de “Administración de Ventas” se consulta “por pantalla” (de una
computadora), si el pedido se ajusta a la situación crediticia del cliente.
En caso afirmativo se imputa preventivamente el crédito que se está acordando; y en
caso negativo se cita la causa por la que el pedido es rechazado, y se devuelve a
“Administración de Ventas”, donde se inicia un proceso no relevado.
Luego de haber firmado la Nota de Pedido original (N.P.0) como forma de reflejar la
aprobación realizada de ese pedido y la imputación preventiva del crédito que
representa, se dará intervención al sector de “Expedición”.
Se envía, la NP 0, al sector de "Expedición" donde se recibe, se reserva y se separa la
Mercadería (M.).
Una vez preparada la Mercadería (M.) se la demora (la Mercadería queda ya preparada
para su posterior envío) y la NP 0 es sellada y firmada por “Expedición” y se envía al
sector de “Facturación”.
En el sector “Facturación” se imprimen, en original y dos copias la Factura (F.) y el
Remito (R.) en forma simultánea para que pueda ser entregada al "Cliente" “junto” con la
Mercadería (M.) y no se transforme en un obstáculo que pueda demorar la gestión
posterior de cobranza (por alegar el cliente que no la ha recibido en tiempo y en forma).
15
Análisis de un Procedimiento de Ventas














En este momento, el “sistema” automáticamente debe transformar la imputación
preventiva en definitiva y realizar la afectación de stock.
Luego de haberse impreso las Facturas y los Remitos, y contando aún con la Nota de
Pedido original recibida se procede al desglose de la documentación.
El duplicado de la Factura, (la copia F.2) es enviado a "Cuentas Corrientes".
La Factura original, junto con los tres ejemplares del Remito, son enviados a
"Expedición".
“Facturación” retiene y archiva transitoriamente el triplicado de la Factura y la Nota de
Pedido (N.P.0) que sirvió de base (para emitir tanto las Facturas (F.) como los Remitos
(R.).
En “Cuentas Corrientes” se consulta por pantalla si se encuentra correctamente debitado
el importe de la Factura en la cuenta corriente del cliente (salvo casos excepcionales
que dan origen a un proceso no relevado, al trabajar en red no deben existir errores).
Luego se retira de archivo el Legajo del cliente donde se archivará la copia recibida. El
Legajo no se archiva nuevamente quedando demorado en espera del Remito firmado
por el cliente.
En el área de "Expedición" se une la documentación recibida con la Mercadería ya
preparada y se conforma una Hoja de Ruta (H.R.) en original y una copia, en la que se
detalla el recorrido que debe concretar el "Fletero".
En la Hoja de Ruta se debe incluir la información que corresponde a cada “Cliente” a
visitar, el número de la Factura (F.), el número del Remito (R.) y la cantidad de bultos
que el "Fletero" va a entregar.
Toda la información preparada y agrupada es controlada en el momento de “cargar” la
Mercadería. El "Fletero" controla la Mercadería (M, bultos o detalle según Remito) y si
todo es correcto firma de conformidad el duplicado del Remito; si existe alguna
diferencia – la misma sólo puede existir en el estado o la cantidad de la Mercadería – se
ajusta en presencia del responsable de “Expedición” que devuelve al sector de
“Expedición” en el mismo momento, donde es archivado transitoriamente.
El “Fletero”, mantiene la Hoja de Ruta con su copia durante el recorrido y entrega, la
Mercadería, la Factura original y el Remito original y triplicado al “Cliente”.
El “Cliente” le devuelve el Remito original (R.0) firmado.
El "Fletero" controla que el Remito original (R.0) haya sido firmado sin salvedades por el
"Cliente" y cotejando con la Hoja de Ruta (H.R.) verifica haber realizado todo el recorrido
(en caso de no haber terminado la tarea continúa hasta su finalización).
El “Fletero” al haber concluido su día de trabajo, coloca un sello “entregado” en toda la
documentación y firma las Hojas de Ruta y el Remito, presentando toda la
documentación en “Expedición”.
En "Expedición", en presencia del “Fletero”, se coteja la documentación recibida con el
duplicado de los Remitos que se recuperan del archivo. Si todo esta bien, se coloca un
sello “cumplido conforme” firmando “Expedición” todos los comprobantes. Sólo podría
haber deficiencias por haber quedado pedidos pendientes de entrega para el día
siguiente (ya que no debería existir ninguna otra falencia); en este caso, se devuelve al
“Fletero”, para que termine con los pedidos pendientes.
Las Hojas de Ruta son entregadas al “Fletero”.
El “Fletero” controla que hayan sido conformadas por “Expedición” y las presenta en
“Cuentas a Pagar” donde si cumplen con las formalidades descriptas (el procedimiento
ya determinado por la empresa), firma como constancia de recepción el duplicado
reintegrando al “Fletero” (quien lo archiva transitoriamente hasta el momento en que
16
Análisis de un Procedimiento de Ventas






deba emitir la Factura para cobrar por su tarea o percibir viáticos según sea el caso) y
archiva transitoriamente la Hoja de Ruta original (H.R.0)
Los Remitos (R.0 y R.2) son presentados por “Expedición” en “Cuentas Corrientes”
donde se verifica la firma del “Cliente” y son inicialados. Como acuse de recibo se
entrega el duplicado a “Expedición” donde se archiva definitivamente.
“Cuentas Corrientes” incorpora el original al Legajo del cliente que se encontraba
demorado en el sector y luego se archiva dicho Legajo.
Al finalizar el día, “Facturación” emite un Listado diario de Facturación (L.F.) en original y
duplicado.
Recupera del archivo los originales de la Nota de Pedido y el triplicado de las Facturas y
verifica que todas las mismas hayan sido incluidas en dicho listado.
Ante un eventual faltante (en casos de gestión no integral) se incluye.
De ser correcto se firman los listados y la documentación se distribuye: El L.F. 0 se
envía a Contaduría (donde será utilizado para procesos de registro y control
relacionados, que no graficaremos en este caso) y el resto se archiva definitivamente en
el sector.
17
CURSOGRAMA DE VENTAS
Varios
Página 1 de 9
Vendedor
Adm. de Ventas.
NP 3
NP 2
1
NP
Cred. y Cobr.
Expedición
Facturación
Observaciones
1- Emite NP por triplicado.
0
Cliente
NP
2
NP
NP
0
3
I
2- Controla los datos
requeridos en las NP.
2
NO
3
SI
3- Si cumple o no las
especificaciones fijadas
por la empresa.
II
4
5
A
4- Registra en la base de
datos el pedido.
5- Firma las NP 0 y 3.
CURSOGRAMA DE VENTAS
Cliente
Vendedor
Página 2 de 9
Adm. de Vtas.
Cred. y Cobr.
Expedición
Facturación
Observaciones
A
NP
3
NP
0
6- Consulta por pantalla la
situación crediticia del
cliente.
a- NP 3.
6
a
7
No
8
7- Controla el límite de
crédito del cliente.
Si
8- Si está o no dentro del
límite.
9- Cita la causa del
rechazo.
9
III
10
10- Imputa el crédito
preventivamente.
11
11- Firma la NP 0.
12
13
B
M
12- Reserva y separa la
mercaderia.
1 3- P r e p a r a
mercaderia.
l a
CURSOGRAMA DE VENTAS
Cliente
Vendedor
Página 3 de 9
Adm. de Vtas.
Cred. y Cobr.
Expedición
Facturación
Observaciones
B
NP
0
M
14- Sella y firma la NP
Original.
b- Mercadería.
14
b
15
R
3 F
R
2 F
R
0 F
3
2
0
15- Emite factura y remito
por triplicado (aquí las
imputaciones preventivas
se transforman en
definitivas).
Cuentas Ctes.
F
2
R
F
16
R
0
R
0
3
2
16- Consulta el débito del
importe de la factura en la
cuenta cte. del cliente.
b
17
17- Controla.
M
No
Si
18
HR 2
19
NP
F
0
3
19- Prepara Hoja de Ruta
por duplicado.
HR 0
IV
c
C
D
18- Si es correcto o no.
c- F 3, NP 0.
CURSOGRAMA DE VENTAS
Cliente
Vendedor
Página 4 de 9
Adm. de Vtas.
Cuentas Ctes.
C
Expedición
Facturación
Observaciones
D
x
L
A
d
Fletero
d- Legajo A: F2.
20
20- Controla la
mercadería con la
documentacion.
SI
21
NO
22
E
21- Si los datos y la
mercaderia coinciden o
no.
22- Ajusta en presencia
del responsable de
expedicion.
CURSOGRAMA DE VENTAS
Cliente
Página 5 de 9
Adm. de Vtas.
Fletero
Cuentas Ctes.
Expedición
Facturación
Observaciones
E
23
R
2 3 - F i r m a d e
conformidad en el R2.
2
e
F
R
0
R
0
e- R2.
3
M
V
24
R
HR 2
0
24- Firma.
HR 0
f- Mantiene el HR 0, HR 2
hasta fin del recorrido.
f
F
CURSOGRAMA DE VENTAS
Cliente
Página 6 de 9
Adm. de Vtas.
Fletero
Cuentas Ctes.
Expedición
Facturación
Observaciones
F
25- Controla que la firma
del remito no tenga
salvedades.
25
Si
No
26- Si tiene o no
salvedades.
26
VI
f
HR 2
HR 0
27
No
27- Controla con HR si
completó el recorrido.
e
28- Si completó o no.
Si
28
29
R
30
2
30- Sella "entregado" en
toda la documentación.
3 1 - F i r m a l a
documentación.
31
32- Coteja con el fletero
la documentacion contra
el R2.
32
34
29- Continua hasta la
finalización del recorrido.
No
33
Si
G
33- Si coinciden o no los
datos.
34- Termina con los
pedidos que quedaron
pendientes.
CURSOGRAMA DE VENTAS
Cliente
Página 7 de 9
Adm. de Vtas.
Fletero
Ctas. Ctes.
Expedición
Facturación
Observaciones
G
35
35- Sello "cumplido/
conforme"
36- Firma todos los
comprobantes.
36
HR 2
HR 0
Ctas. a Pagar
37
Si
38
R
No
VII
40
2
38- Si es correcta o no.
39- Controla si cumple
c o n t o d a s l a s
f o r m a l i d a d e s
determinadas por la
Empresa.
39
No
R
0
37- Controla la firma de
expedición.
Si
40- Si las cumple o no.
VIII
HR 0
HR 2
g
41
41- Firma la HR 2.
42
No
43
Si
42- Verifica la firma del
cliente.
43- Es correcta o no.
h
IX
44
44- Iniciala.
g- HR 0.
H
h- HR 2.
CURSOGRAMA DE VENTAS
Ctas. a Pagar
Fletero
Página 8 de 9
Adm. de Vtas.
Ctas. Ctes.
Expedición
Observaciones
Facturación
H
R
X
2
45
R
LF
LF
0
2
45- Emite listado diario
de facturación (LF) al
final del día por
duplicado.
0
c
d
i
i- R 2.
L
F
0
NP
3
A
x
46- Verifica que las
facturas estén en el
listado y que todo
coincida.
46
No
47
Si
47- Si estan incluidas o
no.
48
48- Las incluye.
I
CURSOGRAMA DE VENTAS
Ctas. a pagar
Fletero
Página 9 de 9
Adm. de Vtas.
Ctas. ctes.
Expedición
Facturación
Observaciones
I
49
49- Firma los listados.
LF 0
LF 2
F
3
NP
0
j
Contaduría
j - F 3, NP 0 y LF 2.
LF
XI
0
LF
2
j
Análisis de un Procedimiento de Cobranzas
Cursogramas.
Una descripción para los procedimientos esenciales de: Cobranzas
Sectores sobre los que se basa el cursograma
El cursograma de cobranzas tiene dos sectores operativos sobre los que pivotea todo su
desarrollo. El sector "Cobranzas" y "Tesorería”.
“Cobranzas”: sector que controla a los “Cobradores”, que son quienes realizan la cobranza
propiamente dicha.
“Tesorería”: sector encargado de recibir los fondos efectivamente cobrados.
Los restantes sectores "internos" y que sirven como soporte al sistema como un todo, son:
“Cuentas Corrientes”: es el "área" o "sector" donde se radica la fuente de información que
revela cuáles son las cuentas por cobrar (cuenta a cobrar de cada cliente de la empresa detalle, monto, fecha de vencimiento, etc.-).
“Contaduría”: es el sector encargado del control interno (por oposición de intereses debe
verificarse que el monto total cobrado y acreditado en las cuentas corrientes de los clientes sea
el mismo importe que se ha ingresado en “Tesorería” -y luego depositado en “Banco”-).
Como "otros sectores" deben incluirse en el cursograma al:
“Cliente”: debido a que de no existir un cliente que paga no se inicia el procedimiento.
“Banco”: porque será el destinatario final de la cobranza y emisor de "extractos de cuenta" que
se utilizan para conciliar cuentas y movimientos, y constituyen elementos importantes para el
control interno.
Como reflexión previa a la descripción del proceso de “Cobranzas”, se debe tener presente que,
en la actualidad y aún en organizaciones muy pequeñas, se trabaja con equipos y programas
de computación de bajo costo, versátiles y de fácil adaptación a la realidad cotidiana de las
empresas que los utilizan y sobre ellos se soporta la mayoría de la información existente. Sin
embargo, también debe recordarse que la electrónica aunque brinda velocidad, agilidad e
información en tiempo real entre otras muchas prestaciones, no es por sí sola garantía de
control interno adecuado. El procedimiento elegido, cualquiera sea, debe asegurar el
cumplimiento de las normas de control interno, utilice o no equipos de "computación".
CURSOGRAMA DE COBRANZAS:
Suele iniciarse con la emisión de un listado -Listado de Cuentas a Cobrar, (L.C.C.)- elaborado a
partir de la información existente en las cuentas corrientes de los clientes, y donde se detalla
"qué vence en el período" (por ejemplo qué facturas vencen en la siguiente semana).
Ese listado suele entregarse al "Cobrador", para que él lo utilice como soporte de información y
para que se notifique (qué, cuánto y a quién cobrarle). Este Listado de Cuentas a Cobrar
27
Análisis de un Procedimiento de Cobranzas
(L.C.C.) podrá ser emitido indistintamente por el área de "Cuentas Corrientes"
"Contaduría".
o por
En algunas empresas, este listado llega, incluso, a ser emitido por el área de "Cobranzas" o ser
el mismo "Cobrador" quien lo imprime. Estas dos opciones -y en especial la última- no suelen
ser aconsejables, salvo que se tomen medidas restrictivas de acceso a la información (habida
cuenta que, de no hacerlo, todo "Cobrador" tendría acceso a toda la información de todas las
cuentas a cobrar de la empresa y no solamente a la de las cuentas que conforman su cartera).
Asimismo debe tenerse presente, como norma básica de control interno, que la autorización
para emitir un listado no implica ni debe permitir la posibilidad de modificarlo. El crédito en una
cuenta corriente de un cliente, (la disminución de la deuda de ése cliente) sólo lo debe hacer
aquella persona que no tenga acceso a los fondos; vale decir que siempre se cumpla el
principio básico del control interno que dice: "quien registra o contabiliza no tiene acceso al
manejo de los fondos".
Emitir un Listado de Cuentas a Cobrar (LCC), en "Contaduría", en "Cuentas Corrientes", o en el
área de "Cobranzas", implica que el "Cobrador", como persona física que es, cuenta con la
información necesaria para "cobrar".
Desde un punto de vista conceptual se debe analizar y comprender qué información tiene ése
Listado de Cuentas a Cobrar (L.C.C.). En algunas empresas podrá contener todas las facturas
que vencen en la semana, de modo tal que el “Cobrador” se dedique a cobrar "sólo lo que está
por vencer" en esa misma semana. En otras empresas, donde no requieran un sistema de
cobranzas rígido o poco flexible como el anterior, y cuenten con un seguimiento adecuado de
los clientes (un buen control para evitar o reducir la mora en las cuentas de los clientes) suele
darse al “Cobrador” la totalidad de la composición de la deuda de cada “Cliente” que visitará. En
este caso, y como los listados suelen incluir más información de la necesaria, el “Cobrador”,
cuando realiza la cobranza, podrá "presionar" -si le pagan con cheques de terceros- para cobrar
facturas aún no vencidas (lo que implica que puede "recaudar" anticipadamente los valores de
cobranzas de facturas aún no vencidas). La posibilidad de contar con los cheques de pago
diferido le dará una ventaja financiera y competitiva a la empresa que los posea. Esta ventaja
radica en la posibilidad de utilizar dichos valores como fuente adicional de financiamiento y
utilizarlos, por ejemplo, para cancelar deudas con sus acreedores actuales, facilitar la
incorporación de nuevos proveedores y abonarles con dichos cheques las compras que se les
realicen, etc. (situaciones frecuentes en la administración de las empresas PyMEs, que ven
restringido su acceso a los sistemas de financiamiento tradicionales, como por ejemplo los
créditos bancarios).
Para el caso base que se describe, se presupone que el “Cobrador” ya tiene en su poder un
talonario de recibos (provisorios o definitivos).
Es el “Cobrador”, antes de extender el recibo, quien debe verificar la correcta emisión del
cheque que el “Cliente” le entrega y quien debe aplicar las normas de control interno referidas a
los mismos.
El Cheque (CH) que recibe un "Cobrador" de un “Cliente” luego será depositado en un “Banco”
o retenido en "Tesorería" (o sector autorizado) hasta que se decida entregarlo a un tercero o
depositarlo en la fecha indicada para su pago (si se trata de un cheque de pago diferido). Por
28
Análisis de un Procedimiento de Cobranzas
ello es que por ése cheque ningún "Cobrador" deberá emitir recibo si no lo ha revisado
previamente y en todos sus aspectos. Para emitir el recibo (Rbo.) deberá haber verificado que
incluye la/s palabra/s cheque o cheque de pago diferido preimpresa/s, que tiene fecha cierta de
emisión, que no han transcurrido mas de treinta días contados desde la fecha indicada para el
pago o contados desde la fecha de emisión (en el cheque “común”), que el importe en números
y letras coincide, que esté correctamente escrito tanto en números como en letras, que esté
firmado, que si se trata de un cheque de terceros (y la empresa lo recibe como práctica
habitual) se encuentre correctamente endosado (y que pueda ser endosado), etc.
Luego de haberse hecho hincapié en los controles susceptibles de aplicar sobre un cheque
(CH) al emitirse el Recibo (Rbo.) que acredita su recepción, es momento de analizar el destino
del formulario a emitir así como la cantidad de sus copias.
Continuando con la tesitura de emitir manualmente un original y dos copias identificamos los
recibos emitidos por el “Cobrador” como Rbo 0, Rbo 2 y Rbo 3.
Se hace evidente que quien paga, el "Cliente", debe recibir el recibo original (Rbo 0)
correctamente firmado por el "Cobrador".
El destino del recibo duplicado, puede variar según la empresa de que se trate y se analizará
más adelante, y la tercera copia (Rbo. 3) debe quedar en poder del "Cobrador" como medio
para acreditar la tarea realizada. Debe tenerse presente que el "Cobrador" no siempre trabaja a
“sueldo fijo”, sino que suele hacerlo por sueldo fijo más comisión. Y la única forma legal
aceptada de probar la existencia del trabajo realizado (la cobranza) es la exhibición de la copia
del recibo emitido.
Retomando el análisis del destino del duplicado del recibo (Rbo 2), el comprobante es
confeccionado para ser utilizado dentro de la empresa como elemento adicional de control
interno y/o mejora en la eficiencia del procedimiento; y según el diseño de procedimiento
elegido podrá ser entregado por el "Cobrador" en "Tesorería”, o en "Cuentas Corrientes" o en
"Contaduría" (junto con los valores recibidos en el primer caso o sin los valores en los dos
últimos).
El Rbo 2 debe terminar su recorrido y ser archivado en el legajo del "Cliente" (L.A), porque es
en ese legajo (L.A) donde se encuentra toda la documentación comercial que avala las
operaciones realizadas con dicho Cliente (el legajo incluye las copias de las Facturas que le
fueron emitidas al Cliente, los Remito originales (R.0) - firmados prestando conformidad a la
recepción de la mercadería (M.) descripta en la factura (F.) -, y la copia duplicada de este
recibo emitido (el Rbo 2 que se analiza) y con el que es posible analizar las cancelaciones de
saldos efectuadas.
Corresponde entonces definir dónde archivar (almacenar, guardar, custodiar) los legajos (L.A)
de las cuentas corrientes de los clientes de la empresa. Por lo general, los legajos (L.A) y la
información de todos nuestros clientes suele estar en el área de "Administración" o de
"Contaduría" o el "Área Contable", pero suele ser también frecuente ubicar los legajos (L.A) en
una oficina específica, que depende del área de "Administración" o de "Contaduría",
denominada "Cuentas Corrientes".
Si para la empresa resulta conveniente que sea el área de "Cuentas Corrientes" quien
mantenga los legajos (L.A) de los clientes no lo será que ésta área también tenga relación
29
Análisis de un Procedimiento de Cobranzas
directa con el área de "Cobranzas", porque podrían retenerse o imputarse indebidamente las
cobranzas. Se debe recordar que siempre es necesario no permitir ni posibilitar en ninguna
forma ni bajo ningún aspecto la eventual connivencia entre quien cobra y quien tiene acceso a
la registración.
Si el sector de "Cobranzas" forma parte de otro sector o área, por ejemplo "Créditos" o
"Finanzas", y "Cuentas Corrientes" depende de "Contaduría" se evita el problema; si "Cuentas
Corrientes" no tiene acceso a los fondos, no existe posibilidad de que haya manipulación de
fondos y en ese caso no existe inconveniente para ser el responsable de mantener los legajos
(L.A) actualizados.
Esta última variante es la que más frecuentemente se presenta en las empresas. Aparece como
más conveniente, entonces, que sea "Cuentas Corrientes" quien impute la cobranza (recordar
que no debe tener acceso a los fondos), porque de esa manera se cuenta con un elemento
adicional de control, ya que "Contaduría" recibirá información de éste sector que “cruzará” con
la que reciba de "Tesorería" (que le informa lo que cobró y su destino), y complementará con el
extracto que recibe de “Banco”.
Se cuenta, entonces con dos opciones: a) ¿es "Contaduría" quien recibe los recibo duplicados
(Rbo.2) y después de hacer la auditoría y el control interno -contrastando con "Tesorería” y
con “Banco”- y luego los entrega a "Cuentas Corrientes" para que los impute?, o b) por aparecer
la opción anterior como un proceso lento, ¿conviene que primero ingresen los recibo duplicados
(Rbo.2) por "Cuentas Corrientes" y después "Contaduría" haga efectivo el control?.
La respuesta la tiene que dar el usuario que conoce las características de su empresa, pero, en
principio, aparece como más eficiente la segunda opción.
Asimismo, “Cobranzas” puede aparecer, en algunas empresas, como un sector que carece de
relevancia y de importancia, sin tareas específicas, y en estos casos, puede ser eliminado como
área, iniciándose la tarea directamente con el “Cobrador”. Sucede cuando “Cobranzas” no tiene
tarea específica, ni de control, ni de ejecución, ni de supervisión de personal del área, ni de
presión de cobro sobre los clientes, vale decir que opera como “lugar” donde se reciben listados
que se entregan a los “Cobradores”.
En otras empresas, es conveniente que esta área de “Cobranzas” esté formalizada como sector
independiente porque tiene como responsabilidad el reclamar a los clientes por el no pago de
aquellas cuentas que, vencidas, no fueron abonadas o pagadas a los “Cobradores” y al mismo
tiempo supervisar y organizar la tarea y el plan de trabajo de los “Cobradores”.
Continuando con el procedimiento, luego que el “Cobrador” realizó la cobranza y al finalizar su
tarea emite un listado de cobranza (L.C.) con el detalle de todos los pagos recibidos de los
clientes donde discrimina cada uno de los valores recibidos.
Este listado podrá ir, junto con los valores, a “Tesorería” quién podrá acusar recibo de los
valores en el mismo listado (más adelante se plantea otra opción) y podrá emitirse con otra
copia para “Contaduría” o para “Cobranzas”. Esta última es una copia "de control" y tiene su
justificación cuando se remite a “Cobranzas” sólo si este sector toma decisiones de negociar o
de exigir el pago de facturas vencidas a los clientes o controla efectivamente a los
“Cobradores”.
30
Análisis de un Procedimiento de Cobranzas
Como se observa, se está emitiendo un nuevo listado. A diferencia del listado de las cuentas a
cobrar (LCC) que resume todo lo que se debería cobrar, éste listado (LC) detalla las cobranzas
realizadas. Es recomendable al confeccionar el cursograma no confundir ambos listados.
Cuando el “Cobrador” entrega los cheques recibidos en “Tesorería” lo hace "contra recibo".
Aparece entonces nuevamente una opción: a) el acuse de recibo podrá hacerse (luego de
controlar los valores recibidos) sobre la copia de cada uno de los recibos que posee el
“Cobrador” - no usual por lo compleja y dificultosa - o b) podrá acusar recibo directamente sobre
el listado de cobranzas efectuadas (LC) que realizó el “Cobrador”. (En ambos casos no sólo
controla la validez de cada cheque sino que compara contra el soporte -cada recibo o el listado
-).
Lo usual es que, coincidiendo el importe total final del Listado (LC) con el importe total que
arroja la suma de todos los cheques, y cuando todos los cheques se ajustan a las normas
exigidas para que sean válidos, “Tesorería” selle el recibido - en el listado de cobranzas que el
“Cobrador” ha preparado - con un sello del tipo "recibí los valores detallados en este listado".
Se cumplen así dos objetivos; por un lado el “Cobrador” ve asegurado el cobro de su comisión
reteniendo el Rbo3 y, al mismo tiempo, no quedará ninguna duda sobre el hecho de haber
entregado los valores recibidos en “Tesorería” (al poseer un recibo de “Tesorería” en el LC).
Vale redundar, el “Cobrador” demuestra haber hecho su trabajo - la cobranza - y al mismo
tiempo acredita haber entregado esa cobranza en “Tesorería”.
“Tesorería”, en este momento, posee los cheques (CH) (o valores), e incluso puede haber
retenido una copia del LC.
“Tesorería” clasifica los valores recibidos, separando aquellos que son de depósito inmediato de
aquellos que son de pago diferido. Estos últimos se mantienen en "caja fuerte" o "en cartera".
Cuando la política de la empresa es no usar los cheques recibidos (diferidos o no) para pagar a
sus proveedores se recomienda sellarlos con la leyenda "para ser depositado unicamente ...."
en la cuenta de la empresa. Con esto se intenta impedir el cobro de dichos cheques por parte
de alguien no autorizado para hacerlo.
Luego de la clasificación efectuada de los cheques recibidos, los de vencimiento inmediato,
deben ser depositados en la cuenta corriente bancaria para hacerlos efectivo. Los de pago
diferido quedan retenidos en cartera o se envían para su custodia a un sector no especificado
(cajas fuertes, entregados en resguardo en “Banco”, etc.).
“Tesorería" endosa los cheques para su deposito, colocando al dorso de los mismos los datos
de la cuenta corriente bancaria de la empresa y completando (emitiendo) la Boleta de Depósito
Bancario (BDB). Una vez completa, la BDB es registrada internamente en "Tesorería” para
mantener el control de aquellos valores que, por lo general con un "cadete" o "empleado" de la
misma "Tesorería” llevará al “Banco” para su depósito. En caso contrario en “Tesorería" no
quedaría constancia alguna (de los cheques que se hayan enviado al “Banco” para ser
depositados), vale decir que se debe generar o mantener algún tipo de registro, (provisorio o
definitivo) en "Tesorería" que indique qué cantidad de dinero se envió al “Banco” para su
deposito.
31
Análisis de un Procedimiento de Cobranzas
Normalmente, este registro en plaza se conoce con el nombre de Registro de Cheques
(R.CH.), en el que los valores se numeran y ordenan cronológicamente por fecha de recepción.
Para cada valor o cheque recibido se indican todos los datos que contienen: Banco, número,
firmante o endosante, importe, fecha de depósito. El R.CH. suele tener columnas adicionales
para indicar el destino de ése cheque (a quien se lo endosó, la fecha en la que se hizo, sí fue
remitido a una cuenta bancaria de la empresa, etc.).
En resumen, el R.CH permite reconstruir todo el circuito recorrido por cada cheque desde el
momento en que es entregado por el “Cliente” a un “Cobrador” hasta que se le asigna destino
definitivo. Permite, además, verificar si todos los cheques que se tienen son los que se deben
tener y si todos los cheques que se deberían tener se tienen.
Corresponde luego controlar que el “Banco” haya entregado firmada, marcada, timbrada o
sellada el cuerpo pertinente de la boleta de depósito (B.D.B.) (y sea contrastada con el registro
existente en "Tesorería" (R.CH.) una vez que haya regresado la persona responsable de
efectuar el depósito en el “Banco”).
Independientemente del circuito que cada empresa elija como el más adecuado para la misma,
es recomendable que una copia del listado de cobranzas efectuadas (LC) preparado por el
“Cobrador” se haya remitido a “Cuentas Corrientes” -o en su defecto el Rbo 2- para su
imputación en la cuenta de cada cliente y luego se remita a "Contaduría" o viceversa (dejando
constancia en el comprobante de lo hecho en cada sector).
Corresponde entonces cerrar el circuito y verificar que las normas de control interno han sido
cumplidas. ¿Cuáles son las normas mínimas de control interno que deben ser cumplidas?
Primero: que se acredite en la cuenta de cada cliente que ha pagado el importe que
realmente pagó, esto se hará con la copia del recibo (Rbo2) que quedará archivada en el legajo
del cliente.
Segundo: el auditor o el analista de sistemas y procedimientos administrativos debe
lograr que el proceso seguido asegure que realmente los valores acreditados en la cuenta del
cliente coinciden exactamente con los que han ingresado en "Tesorería" y que “Contaduría”
posea la información necesaria para arquear y conciliar los valores en cartera y los depositados
en “Banco” (la suma de ambos deberá coincidir con los importes anteriores).
"Contaduría" será el sector encargado de efectuar la auditoría del proceso para verificar que
todo se encuentre "en regla", de modo tal de verificar:
-que los ingresos de cada día se corresponden y son iguales a las bajas de los saldos de
las cuentas corrientes a cobrar;
-que la cantidad de dinero que cobró el “Cobrador” sea exactamente igual a la cantidad
de dinero en que disminuyeron dichas cuentas y que esa cantidad de dinero sea exactamente
igual a la que ingresó a “Tesorería” (teniendo en cuenta que al arquear, parte podrá haberse
depositado en “Banco”).
Finalmente, para controlar el movimiento de “Tesorería”, a través del control interno,
“Contaduría” puede verificar que el proceso se ha completado y es satisfactorio. Para ello
cuenta con los extractos de “Banco” (donde concilia los depósitos efectuados por “Tesorería"
recibiendo información fidedigna del Banco) y con las copias de las B.D. o los listados de
depósitos que emitió “Tesorería”.
32
Análisis de un Procedimiento de Cobranzas
Se suele entonces, para completar el circuito de control emitirse un listado en "Tesorería” en el
que informa a "Contaduría" los depósitos diarios.
Si fuere necesario también será posible efectuar un arqueo sorpresivo por parte de "Contaduría"
(o quien fuera responsable del control de "Tesorería") donde se verificará la existencia y el
monto total de los cheques en cartera.
La suma de los cheques en cartera en poder de "Tesorería”, (que es corroborada, contrastada y
analizada exactamente durante el arqueo), más la cantidad (importe de los cheques)
depositados en “Banco” deberá ser idéntica al total de las cobranzas efectuadas e igual al
monto total en que disminuyó la deuda de nuestros clientes.
Nota final: Se debe elegir, dentro de las opciones descriptas, aquellas que mejor se adapten a
las necesidades de cada empresa.
Para una mejor decisión, se sugiere graficar las distintas variantes de modo de visualizarlas,
analizarlas y compararlas entre sí.
UNA PROPUESTA, BASADA EN EL ESQUEMA DESCRIPTO PREVIAMENTE, SE NARRA A
CONTINUACIÓN:








“Cuentas Corrientes” emite un listado de Cuentas a Cobrar (L.C.C.) y se lo entrega al
“Cobrador” para que este sepa a que clientes debe visitar.
Al visitar un “Cliente” y recibir en pago "cheques" común (CH.) y/o de pago diferido (CHPD),
controla que éste está correctamente confeccionado en todas sus partes (de existir algún
error pide que lo salven o reemplacen el cheque según corresponda).
Luego de controlar los cheques confecciona el Recibo en original y dos copias (Rbo 0; 2; y
3). Los firma y entrega el Recibo original (Rbo 0) al “Cliente”.
Al finalizar el día con el resto de los documentos confecciona el listado de cobranzas
efectuadas por duplicado (LC 0 y 2). El listado contiene el detalle integral de la información
de los recibos emitidos - que describe además los datos de los cheques recibidos -. Suma el
LC y verifica que el total obtenido coincida con los valores cobrados y con el importe total de
los recibos emitidos. Verifica y ajusta - de corresponder - de modo tal que no exista
diferencia.
Los LC junto con los CH y CHPD son entregados por el “Cobrador” en “Tesorería”, quien en
presencia del “Cobrador”, controla los "cheques", los suma y compara los mismos con los
totales de ambos LC. Si es correcto firma como constancia de recepción el LC 0 que
entrega al “Cobrador” y retiene los cheques (CH y CHPD) y el LC 2.
El “Cobrador” Presenta en “Contaduría” el LC 0 - firmado por “Tesorería” - y los Rbo 2 y 3.
“Contaduría” controla en el momento que los Rbo 2 y 3 sean los que se detallan en el LC 0.
Firma el LC 0 como acuse de recepción de los Rbo 2 y 3 y distribuye de la siguiente forma:
El LC 0 lo devuelve al “Cobrador” (quien lo guarda en un archivo personal junto con el
listado con el que trabajará durante la tarea, el "L.C.C."). El Rbo 2 lo envía a “Cuentas
Corrientes” y el Rbo 3 lo archiva transitoriamente.
“Cuentas Corrientes” acredita por sistema los pagos del “Cliente” y archiva los Rbo. 2 en los
legajos de los clientes que se encuentran en archivo en su sector.
En “Tesorería” todos los "cheques" son asentados en el Registro de Cheques (R.CH),
controla que el total de los ingresos del día coincidan con los totales de los LC 2 que recibió,
si no coincide busca diferencias hasta que encuentran. Retiene (en la caja fuerte de la
33
Análisis de un Procedimiento de Cobranzas












empresa) los cheques de vencimiento posterior (CHPD) (de pago diferido). Endosa los
restantes CH y prepara la Boleta de Depósito Bancario (BDB) por duplicado.
Asienta en el R.CH los cheques que serán depositados (los de la BDB), acredita el importe
de los mismos en el Libro Banco (L.B), y junto con las BDB los envía con un cadete al
“Banco”.
Una vez presentados los cheques en ventanilla, el “Banco” reintegra al cadete la BDB
duplicado sellada e intervenida. Lo que es controlado por el cadete quien la entrega en
“Tesorería”.
“Tesorería” verifica que la BDB recibida corresponda al depósito asentado en el Libro Banco
(L.B) y luego la archiva por orden cronológico.
“Tesorería” al finalizar la tarea, realiza un arqueo de caja (controla que coincida el total de
cheques en cartera - caja fuerte - más el total de CH depositados según Libro Banco (LB)
con el total de los LC2). Si tiene diferencia la localiza, concilia las diferencias y luego el
procedimiento continúa desglosando la documentación
Firma de conformidad los LC2 y los envía diariamente a “Contaduría”. (no pide recibo por la
entrega del LC2 ya que lo considera un formulario interno no relevante para el sector). Los
CHPD los "guarda" en la caja fuerte.
“Contaduría” controla diariamente los LC2 recibidos de “Tesorería” con los Rbo 3 que están
archivados en el área.
“Contaduría” genera un Listado de Movimientos realizados en las cuentas corrientes de los
clientes.
Verifica que el importe global del asiento coincida con las sumas acreditadas en las cuentas
corrientes de los clientes, y se registran las cobranzas efectuadas en el Libro Diario (LD). El
asiento implica un débito en la cuenta Valores a Depositar y un crédito por el mismo importe
en las cuentas corrientes de clientes
Luego archiva los LC2 adjuntando a ellos los Rbo.3 (detallados en cada listado) y el Listado
de Movimientos.
El “Banco” remite diariamente a “Contaduría” los extractos bancarios (Ex.B.) con los que
“Contaduría” conciliará los depósitos registrados en el Libro Diario según información de
“Tesorería” con la información proveniente del “Banco”.
Si bien este punto no se grafica en el cursograma, debe recordarse que el saldo de la
cuenta Valores a depositar es el importe de la suma de los cheques que deben encontrarse
en “Tesorería”. Con este saldo “Contaduría” puede y debe realizar los arqueos fijados en las
normas de la empresa.
Luego de procesar íntegramente el extracto bancario (procesos aquí no descriptos) los
remite a “Tesorería”, quien verifica la corrección de los créditos (con el Libro Banco) y luego
los archiva cronológicamente.
La anterior es una opción posible basada en la cobranza en tiempo y forma de las cuentas
corrientes.
Es frecuente la generación de informes y tareas no detallados aquí en los casos en los que el
“Cobrador” no ha podido cobrar y con los que se da inicio a gestiones de reclamo por cobro de
pesos y que escapan al alcance dado a este procedimiento.
34
Análisis de un Procedimiento de Cobranzas
Otros sí:
1: Podría también evitarse el uso del Rbo. 3 o suprimir una copia de L.C., uno indistintamente
pero no ambos, sin sacrificar control interno pero dilatando en el tiempo el procedimiento.
2: También podrían archivarse los Ex.B. en “Contaduría”. Y es aceptable que los reciban
indistintamente uno u otro sector (“Tesorería” primero y luego “Contaduría” o viceversa).
3: Se presupone que el “Banco” utiliza B.D.B. en original y copia y que siempre regresa la
B.D.B. 2. (Sellada o intervenida por el “Banco”).
Documentos utilizados en este proceso
Los formularios básicos que se utilizan en el cursograma de cobranzas, que tienen valor de
fuerza legal, aceptados por los usos y costumbres son el Recibo (Rbo.) y la Boleta de Depósito
Bancario (B.D.B.). El Recibo (Rbo.), preimpreso y con una letra "X" acompañada de la leyenda
"documento no válido como factura" debe estar prenumerado.
Los talonarios contienen, normalmente, recibos en original, duplicado y triplicado (Rbo 0, Rbo 2
y Rbo 3). Actualmente no suelen usarse y no son aconsejables los "cuadruplicados" (antaño de
uso frecuente y recomendado), porque resulta dificultoso y en ocasiones casi imposible lograr
que la “cuarta copia” sea legible.
La diferencia básica que existe entre un recibo provisorio y un recibo definitivo radica en el
efecto cancelatorio que cada uno puede o intenta provocar.
En algunas circunstancias algunas empresas optan por intentar protegerse legalmente y sólo
reconocen como válidos las cancelaciones documentadas en recibos definitivos emitidos en sus
propias oficinas y entregan recibos provisorios a sus “Cobradores”. En estos recibos provisorios
se imprime una leyenda que incluye frases tales como: "este recibo se reemplazará por uno
definitivo luego que hayan sido acreditados en nuestra cuenta corriente los valores recibidos".
Estas empresas intentan evitar, de esta manera y entre otros eventuales daños, la extinción de
una obligación comercial por novación en una deuda financiera.
Un valor, en determinadas circunstancias, puede extinguir una obligación existente y producir
novación (cambio de la obligación), transformando una deuda comercial en financiera. Una
deuda en cuenta corriente (comercial) puede “novar” en una deuda financiera, como sucede
cuando se reemplaza un cheque rechazado –con el que se intentó cancelar una deuda en
cuenta corriente- por otro cheque que resulte posteriormente también rechazado.
El restante comprobante, con el que se documenta el depósito de los valores en el “Banco” es
la “Boleta de Depósito Bancario” (B.D.B.), que presenta distintos formatos, tamaños y copias o
cuerpos según el “Banco” de que se trate.
Lo que, a los efectos prácticos de éste cursograma, requiere especial atención es el cuerpo o
“parte” de la Boleta de Depósito Bancario (B.D.B.) que (debidamente intervenida, sellada o
timbrada electrónicamente por una máquina o por un cajero habilitado de un “Banco”) acredita
la entrega de los valores descriptos en la misma.
35
Análisis de un Procedimiento de Cobranzas
Ello no implica que se pueda omitir el control de todos los cuerpos de la boleta de depósito,
debiéndose verificar que los importes indicados en los mismos coincidan entre sí y con la suma
de los importes de los cheques depositados; legalmente el “Banco” se reserva el derecho a
tener como válida la copia o el cuerpo de la boleta de depósito que queda en su poder, aunque
difiera con la que obre en poder del depositante y aún cuando haya sido sellada y recibida por
dicho “Banco”.
Amén de las consideraciones expuestas, también corresponde describir sucintamente al cheque
(CH) como instrumento legal utilizado en este cursograma para cancelar obligaciones en cuenta
corriente de los clientes de la empresa.
La llamada Ley del Cheque prevé distintas categorías: el cheque, el cheque de pago diferido y
el cheque cancelatorio (creado por Decreto del Poder Ejecutivo del 01 de junio de 2000).
El cheque tradicional es una orden de pago de fondos existentes en una cuenta corriente (o
sobre una autorización para girar en descubierto que nos ha dado el “Banco”), el cheque de
pago diferido (creado por la Ley de la Factura de Crédito) es una promesa de pago a una fecha
determinada que no puede exceder de los 360 días contados desde la fecha de su emisión y el
cheque cancelatorio (emitido por el Banco Central de la República Argentina sólo puede
adquirirse en Bancos de plaza autorizados) que es el único instrumento válido para realizar
transacciones superiores a diez mil pesos que tienen aquellas personas que no poseen cuenta
corriente, no pueden realizar transferencias en entidades financieras o no posean tarjeta de
crédito.
Los cheques (CH) pueden ser emitidos al portador o a la orden de determinada persona -nominativos-; pueden ser
endosables o no; y ser pagados en “ventanilla” o sólo acreditados “en cuenta”. (El cheque cancelatorio es nominativo
y endosable hasta dos veces como máximo, endoso certificado por Escribano Público o autoridad competente).
36
CURSOGRAMA DE COBRANZAS
Varios
Cliente
Página 1 de 8
Cobrador
Tesorería
Contaduría
Ctas. Corrientes
1
I
LCC
Observaciones
1- Emite Listado de
cuentas a cobrar (LCC).
a- Listado de cuentas a
cobrar (LCC).
a
CH
CHPD
2- Controla la correcta
confección del cheque.
2
No
CHPD
3
Si
3- Si es correcta o no, si
no es correcta se salva o
se reemplaza.
4
4- Confecciona Recibo
por triplicado (Rbo).
5
5- Firma los recibos.
II
CH
Rbo 3
Rbo
2
Rbo
A
0
CURSOGRAMA DE COBRANZAS
Varios
Página 2 de 8
Cliente
Cobrador
Tesorería
Contaduría
Ctas. Corrientes
Observaciones
A
Rbo
0
Rbo 3
Rbo 2
CHPD
CH
III
LC
2
LC 0
6- Confecciona Listado
d e c o b r a n z a s
efectuadas(LC) por
duplicado.
6
7
7- Suma los LC.
8- Controla que el listado
esté completo, que
coincida el total con los
valores cobrados y el total
de recibos emitidos.
8
No
9
Si
9- Si son correctos o no.
10
10- Ajusta.
Rbo 3
Rbo 2
LC 2
LC 0
CHPD
CH
b
B
b- RBO 2, RBO 3.
CURSOGRAMA DE COBRANZAS
Varios
Cliente
Página 3 de 8
Cobrador
Tesorería
Contaduría
Ctas. Corrientes
Observaciones
B
11- Controla los cheques
con los totales de los LC
(en presencia del
cobrador).
11
b
No
Rbo
3
Rbo
12
2
12- Si coinciden los
montos o no.
Si
13
14
13- Ajusta los listados.
LC
0
14- Firma LC 0.
CH
LC
2
CHPD
c- LC 2, CH, CHPD.
c
15
No
16
Si
15Controla en
presencia del cobrador
los Rbos contra el LC 0
firmado por tesoreria.
16- Si son correctos o no.
IV
C
CURSOGRAMA DE COBRANZAS
Varios
Cliente
Página 4 de 8
Cobrador
Tesorería
Ctas. Corrientes
Contaduría
Observaciones
C
a
LCC
17
Rbo
LC
0
2
Rbo
d
LC
17- Firma el LC 0 como
acuse de recepción.
3
c
2
d- LCC y LC 0.
e- Rbo 3.
e
CHPD
CH
18- Acredita por sistema
los pagos en la cta. cte.
del cliente.
18
Rg
CH
x
19
19- Asienta cheques en el
Registro de Cheques (Rg
CH).
L
20
No
A
Si
21
22
x
20- Controla que los
ingresos del día coincidan
con los LC 2 recibidos.
21- Si coinciden o no.
22-Concilia
diferencias.
D
las
x - Legajo A (F 2, R 0,
Rbo 2)
CURSOGRAMA DE COBRANZAS
Varios
Cliente
Página 5 de 8
Cobrador
Tesorería
Contaduría
Ctas. Corrientes
Observaciones
D
LC
2
CHPD
#
f
f- Listado de cobranzas
(LC 2).
CH
23
Cadete
24
23- Endosa el cheque.
BDB 2
BDB 0
24- Prepara Boleta de
depósito bancaria (BDB).
Banco
Rg
CH
25
26
LB
V
VI
25- Asienta en el registro
de cheques los que serán
depositados.
26- Asienta en el libro
banco (LB) los cheques
que serán depositados.
BDB 2
VI
27
No
28
BDB 2 sellado
por el Banco.
27- Controla la BDB 2.
28- Si esta sellada y/o
timbrada o no.
Si
E
CURSOGRAMA DE COBRANZAS
Banco
Cadete
Página 6 de 8
Cobrador
Tesorería
Contaduría
Ctas. Corrientes
Observaciones
E
29
30
LB
29- Controla que las
BDB 2 recibidas del
banco coincida con lo
asentado en el LB.
30- Si coincide o no.
No
Si
VII
g
g- BDB 2, archivadas
por orden cronológico.
f
LC
2
#
CHPD
LB
31
32
Si
F
No
33
31- Arqueo de caja:
controla el total de los
cheques en caja fuerte y
el de los cheques
depositados asentados
en el LB contra el
Listado de Cobranzas
duplicado (LC 2).
32- Si es correcto o no.
33- Concilia diferencias.
CURSOGRAMA DE COBRANZAS
Banco
Cadete
Página 7 de 8
Cobrador
Tesorería
Contaduría
Ctas. Corrientes
Observaciones
F
e
LC
2
Rbo
34
3
3 4 - F i r m a d e
conformidad los LC 2.
CHPD
35- Controla los LC 2
recibidos contra los Rbo
3.
35
#
No
36
Si
VIII
List
Mov
36- Si coinciden o no.
37- Genera un listado
con los movimientos
realizados.
37
38
No
39
Si
38- Verifica que el
asiento a registrar en el
Libro Diario coincida con
lo acreditado en la cuenta
corriente del cliente sobre
listado de movimientos.
39- Si coincide o no.
IX
G
CURSOGRAMA DE COBRANZAS
Banco
Cadete
Página 8 de 8
Cobrador
Tesorería
Contaduría
Observaciones
Ctas. Corrientes
G
LD
X
40
Ext. B.
LD
SI
XI
40- Asienta en el libro
diario. Registra el
crédito en las cuentas
corrientes de los clientes
y debita en la cuenta
Valores a Depositar.
h
h- Rbo 3, LC 2, List Mov.
41
41- Concilia los
depositos según la
información tesoreria,
con informacion
bancaria.
42
42- Si coinciden o no.
NO
XII
LB
NO
XIII
Proceso no
graficado (ver
texto).
43- Verifica la corrección
de los créditos con libro
Bco.
43
44
XI
SI
i
44- Son correctos o no
i- Archivo cronológico:
Ext. B.
Análisis de un Procedimiento de Compras
Cursogramas.
Una descripción para los procedimientos esenciales de: Compras.
El procedimiento a seguir en un cursograma de compras tradicional implica que los sectores
básicos involucrados son: un "Sector Solicitante" que efectúa un Pedido ó solicitud de
materiales, una oficina, un sector, un área o una gerencia que se ocupa de comprar, o "Sector
Compras"; un "Proveedor", quien nos va a entregar lo que estamos solicitando, un sector de
"Recepción", ó "Depósito", o de almacenaje donde se recibirá la Mercadería solicitada y un
sector de "Cuentas a Pagar" donde se validará la totalidad del proceso de modo tal de
proceder a documentar lo que será una futura liquidación (para su posterior pago).
1) El "Sector Solicitante" efectúa un Pedido ó solicitud de materiales (P.M.) en original y copia
que entrega en “Compras”.
2) A- "Compras" verifica que quien pide la Mercadería realmente está autorizado para hacerlo
(porque no cualquiera debe poder pedir que se compre cualquier cosa), y, al mismo tiempo, si el
solicitante está autorizado firmará la copia de la solicitud o Pedido de materiales como
constancia de haber recibido el original, (como una forma de delimitar o establecer
responsabilidades). (1)
B- "Compras" debe "consultar" o verificar por pantalla en una PC, si la empresa dispone del
producto o de la Mercadería que se esta solicitando. (2)
Si existe stock suficiente sugerimos en esta etapa utilizar el arbitrio de representar
gráficamente el hecho con un "proceso no relevado" (donde concluirá, evidentemente,
con la distribución de la mercadería existente en la empresa).
Si no existe stock se iniciará el proceso básico o estándar de compras.
Para ello se consulta en una "base de datos", ó en un "registro interno", ó en un "fichero" para
seleccionar a los “Proveedores” que están en condiciones de cotizar la mercadería que se debe
adquirir. (3)
3) Luego de haber seleccionado los “Proveedores” (para nuestro cursograma tres (3) pero en la
tarea cotidiana tantos como sean necesarios de acuerdo a las normas de la empresa y
características especiales de la compra) se emite una solicitud o "Pedido de Cotización" (P.C.)
en cuatro originales y remite uno a cada uno de los tres “Proveedores” seleccionados ("A", "B" y
"C"), y el cuarto queda archivado o demorado transitoriamente junto con el PM 0, hasta que se
reciban las cotizaciones.
(1) Imaginemos el grave problema que generaría no recibir a tiempo determinada materia prima y no poder definir si fue "Compras"
que no compró o si fue el "Sector Solicitante" quien no la pidió en tiempo y forma. De esta manera, una solicitud de Pedido de
materiales (P.M.) correctamente confeccionada fija una fecha de pedido y con la firma de “Recepción” en "Compras" se fija la fecha
cierta en la que ese pedido fue recibido en el sector de modo tal de establecer sobre quién recaerá la responsabilidad (para el caso
de no comprar en tiempo y forma).
(2) De no hacerlo de esa manera se pueden llegar a comprar elementos o materias primas que la empresa poseía y no utilizaba,
con el consiguiente perjuicio financiero y a veces económico para la empresa.
(3) Las fallas de control interno más frecuentes se originan porque las bases de datos o los
ficheros de potenciales “Proveedores” están desactualizados, o solamente se trabaja con unos
45
Análisis de un Procedimiento de Compras
pocos (que suelen ser conocidos de quien compra), o que no se invita a todos los que estando
registrados estarían en condiciones de poder ofrecer mejor precio o mejor calidad, etc.
4) Con las cotizaciones recibidas de los “Proveedores”, "Compras" prepara un Cuadro
Comparativo de Ofertas (C.C.O.) donde discrimina producto por producto y proveedor por
proveedor el precio cotizado (y las eventuales variantes que puedan producirse por ej. plazo de
entrega diferente, calidad ofrecida, etc.) de modo tal de elegir aquella oferta que resulte más
beneficiosa para la empresa.
5) Luego de terminado esta tarea se emite la "Orden de Compra" (O.C.) por triplicado, (original
y dos copias), (recordemos que nunca emitimos más de tres comprobantes).
6) Si el procedimiento (por el monto, por la importancia o por la situación financiera de la
empresa) lo aconseja se emite la Orden de compra (O.C.) por triplicado y se envían los tres
ejemplares al área de "Finanzas" para solicitar la autorización para efectuar la compra.
7) Si dicha autorización "Finanzas" la otorga de inmediato, firma las Ordenes de compra (y
registrando en éste sector la autorización otorgada en un listado, presupuesto, libro, etc.); si la
autorización es postergada momentáneamente, firma la copia 3 de la Orden de compra (como
constancia de su recepción) y retiene original y duplicado hasta que proceda a autorizarla (por
ello se generará un proceso no relevado que se debe graficar y del que luego se enviará la
autorización al área de “Compras” con el procedimiento similar al de autorización inmediata ya
descripto).
8) “Compras” (4) envía el original de la Orden de compra (O.C.) al "Proveedor" y el duplicado de
la Orden de compra a "Recepción" (para que se informen y estén preparados para recibir la
Mercadería en modo y tiempo que corresponda) y archiva transitoriamente en un Legajo ("L.A")
la totalidad de la documentación de respaldo que sustenta la Orden de compra (el resto).
9) El "Proveedor" entrega la Mercadería con Remito (R.) (original y copia) en
"Recepción". Este sector la recibe verificando (controla) que coincida con la Orden de
compra (O.C.2) que mantenía en un archivo transitorio y procede a recibir la
Mercadería (M.) firmando el Remito (R.0) original que el "Proveedor" le entrega
colocando previamente (en dicho R.0) un sello que dice: "Mercadería a revisar, sujeto a
aprobación de calidad, cantidad y condiciones", y lo entrega firmado al "Proveedor"
quien continua con un "proceso no relevado" (similar al que dio origen a este paso).
10 "Recepción" en base a la O.C.2 el R.2 y la M. confecciona un "Parte de Recepción" de
mercaderías (P.R.) por triplicado.
11) Los tres Partes de recepción, la Mercadería y el Remito (R.2) son enviados por “Recepción”
al “Sector Solicitante”, quien en el momento verifica y controla con el Pedido de materiales
(P.M.) efectuado oportunamente (la recupera de archivo). A la Mercadería recibida la retiene;
firma todos los Partes de recepción y firma conforme el Remito (R.2) devolviéndolos a
"Recepción".
El “Sector Solicitante” registra en el Pedido de materiales (P.M.) la recepción y lo archiva
definitivamente.
46
Análisis de un Procedimiento de Compras
(4) Recapitulando: en este momento ya tenemos en el área de “Compras” el original de la
Orden de compra (O.C.) y sus dos copias, y la restante documentación de soporte que es: un
Pedido de materiales (P.M.), un Cuadro Comparativo de Ofertas (C.C.O.) con todas las
cotizaciones de los "Proveedores" (P.C.).
12) "Recepción" tiene en este momento los tres Partes de recepción (P.R.) firmados, la
Orden de compras (O.C.2) y el Remito (R.2) del "Proveedor", los entrega en "Compras" quien
firma (como recibo) el triplicado del Parte de recepción (P.R.3) y lo entrega a "Recepción"
(donde quedará archivado definitivamente).
13) "Compras" anexa la documentación recibida y la integra al Legajo (LA.), quedando éste
demorado. Luego separa del Legajo (para facilitar el control interno posterior), el Parte de
recepción duplicado (P.R.2) y la Orden de compra duplicado (O.C.2). Toda la documentación se
envía al Sector de “Cuentas a Pagar".
14) "Cuentas a Pagar" en el momento verifica que el Legajo (LA) esté completo y si es
así firma el Parte de recepción duplicado (P.R.2) y la Orden de compra duplicado
(O.C.2) y los reintegra a "Compras" quien los archiva definitivamente. “Cuentas a pagar”
archiva transitoriamente el Legajo (LA).
15) El “Proveedor” envía (a partir de un proceso no relevado previo) la Factura original (F.0) y la
entrega en "Cuentas a Pagar".
16) "Cuentas a Pagar" controla si coinciden la Factura con los documentos del Legajo, integra
la misma al Legajo (LA) y lo archiva cronológicamente por fecha de vencimiento de la Factura (o
por la fecha de pago que haya fijado el área de "Finanzas”) (5)
No se grafica para no incrementar la extensión o la complejidad de este cursograma, pero debe
tenerse presente que para que el control interno "cierre" adecuadamente se debe: aumentar y
actualizar el stock con la recepción de la Mercadería; cuando se recibe la Factura del
“Proveedor” a pagar se debe "cargar" (muy importante) en las cuentas corrientes de
proveedores (para actualizar los saldos a pagar) y se debe actualizar el Libro IVA Compras.
Con todos estos elementos "Contaduría", “Contabilidad” o el sector responsable puede
completar el control interno verificando que el importe con el que ha aumentado el saldo de las
cuentas a pagar de proveedores sea exactamente igual a la valoración de las compras
efectuadas (Facturas de proveedores recibidas), que el stock que se haya aumentado, y que lo
que haya realmente ingresado a la empresa coincida con el Parte de recepción emitido y
conformado por el "Sector Solicitante" y coincida con lo descripto en el R.2 del “Proveedor” que
será lo que se facture en F.0.
Vale decir que existen cuatro controles adicionales que no se incluyen en este cursograma de
compras:
Deben y pueden hacerse y se basan en controlar el: aumento del "stock" de Mercadería, el
aumento de las cuentas a pagar de proveedores, el registro en el libro IVA compras y al mismo
tiempo el "cruce" de los totales, en pesos y en cantidades involucrados para asegurarse que
coinciden y que no se vulneran las normas mínimas elementales de control interno.
47
Análisis de un Procedimiento de Compras
Nota: se presupone que cada vez que se realiza un control existe la posibilidad de que algo no
sea correcto y ello genera la necesidad de su representación gráfica y utilizamos la simbología
que describe los procesos no relevados, continuando para el caso correcto con el
procedimiento usual y ya descripto.
(5) Vale decir que cuando llega la Factura (F.0) y se integra al Legajo (LA) que posee "Cuentas a Pagar" se habrá completado con
la totalidad de la documentación que avala la compra y justifica el posterior pago.
48
CURSOGRAMA DE COMPRAS
Varios
Solicitante
1
PM
PM
0
Página 1 de 9
Compras
Recepción
Ctas a Pagar
Finanzas
Observaciones
2
1- Emite Pedido de
Mercadería (PM).
2- Verifica que el
solicitante cuente con
autorización para
hacerlo.
2
3
No
Si
3- Si tiene autorización
o no.
I
4
PM
2
PM
4- Firma o Iniciala PM 2,
como acuse de
recepción.
0
a- PM 2.
a
5- Verifica existencias
en Stock.
5
6
Si
6- Si hay o no stock, y/o
si corresponde o no
hacer el pedido.
No
II
A
CURSOGRAMA DE COMPRAS
Varios
Página 2 de 9
Solicitante
Compras
Recepción
Ctas a Pagar
Finanzas
Observaciones
A
7
7- Consulta lista de
Proveedores.
PC 0
C PC 0
B PC 0
A PC 0
8
8 - S e l e c c i o n a
proveedores.
9
9- Emite 4 pedidos de
cotización (PC) originales.
PC 0
A
Proveedor A
PM
PC
III
IV
b
PC 0
B
PC 0
B
Proveedor C
V
0
PC 0
A
Proveedor B
0
PC 0
C
PC 0
C
B
b- PM 0 y PC 0.
CURSOGRAMA DE COMPRAS
Proveedor C
Solicitante
Página 3 de 9
Compras
Recepción
Ctas a Pagar
Finanzas
Observaciones
B
10- Confecciona cuadro
comparativo de ofertas
(CCO).
10
CCO
11- Selecciona la mejor
oferta.
11
OC 3
OC 2
OC 0
Proveedor
Seleccionado
OC
OC
12- Emite orden de
compra (OC) por
triplicado.
12
2
0
c
C
c- OC 2.
CURSOGRAMA DE COMPRAS
Prov. Selecc.
Página 4 de 9
Solicitante
Compras
Recepción
Ctas a Pagar
Finanzas
Observaciones
C
b
PM 0
PC 0
CCO
OC
3
PC 0
C PC 0
B PC 0
A
VI
L
13
13- Confecciona Legajo
A con la documentación
que contiene.
d
d- LEGAJO A: PC
Original por 3, OC 3, PC
0, PM 0 y CCO.
A
R
R
2
0
M
D
CURSOGRAMA DE COMPRAS
Prov. Selecc.
Solicitante
Página 5 de 9
Compras
Recepción
Ctas a Pagar
Finanzas
Observaciones
D
c
OC
2
14- Controla que el
remito y la mercadería
recibida coincidan con la
OC 2.
14
Si
No
15
15- Si coinciden o no.
VII
R
0
16- Sella y firma
(condicionando la
posterior aprobación).
16
R
VIII
2
OC
2
M
PR 3
PR 2
PR 0
17
E
17- Confecciona partes
de recepcion por
triplicado (PR).
CURSOGRAMA DE COMPRAS
Prov. Selecc
S. Solicitante
Página 6 de 9
Compras
Recepción
Ctas a Pagar
Finanzas
Observaciones
E
R
PR 3
PR 2
PR 0
2
M
a
PM
OC
2
e
e- OC 2.
18- Controla que lo
solicitado coincida con lo
recibido.
18
19
2
Si
19- Si coincide o no.
No
IX
F
CURSOGRAMA DE COMPRAS
Prov. Selecc.
Solicitante
Página 7 de 9
Compras
Recepción
Ctas a Pagar
Finanzas
Observaciones
F
e
OC
PR 3
20
PR 2
PR 0
R
2
20- Firma PR por
triplicado y firma
conforme el R2.
21
21- Registra recepción.
M
PM
2
2
PR
3
22- Firma como recibo.
22
f- Mercadería.
f
g
OC 2
PR 2
PR 0
R
2
g- PM 2.
d
h
h- PR 3.
L
A
i
G
i- LEGAJO A: PC
Original por 3; PC 0; OC
3; CCO; PM 0;R2; PR 0;
PR 2; OC 2 .
CURSOGRAMA DE COMPRAS
Prov. Selecc.
Página 8 de 9
Solicitante
Compras
Recepción
Ctas a Pagar
Finanzas
Observaciones
G
i
L
A
OC 2
PR 2
L
A
23- Controla que el
legajo este completo.
23
Si
No
24
24- Si está completo o
no.
X
OC 2
2
PR
25
25- Firma PR 2 y OC 2.
XI
L
F
A
0
j
k
j- LEGAJO A: PC
Original por 3; PC 0; OC
3; CCO; PM 0;R2; PR 0.
k- OC 2, PR 2.
H
CURSOGRAMA DE COMPRAS
Prov. Selecc
Solicitante
Página 9 de 9
Compras
Recepciones
Ctas a Pagar
Finanzas
Observaciones
H
j
L
A
26- Controla si coincide
la factura con los
documentos del legajo.
26
No
27
Si
27- Coincide o no.
XII
28
l
REFERENCIAS
* La columna "Prov. Selecc." es la del "Proveedor Seleccionado".
* "L A" Significa un determinado legajo, en este caso, el del proveedor seleccionado.
28- Incorpora la F0 al
Legajo A.
l- LEGAJO A: PC
Original por 3; PC 0; OC
3; CCO; PM 0;R2; PR 0;
F0.
Análisis de un Procedimiento de Cuentas a Pagar
Cursogramas.
Una descripción para los procedimientos esenciales de: Cuentas a pagar.
Los sectores básicos sobre los que se soporta este cursograma son:
"Cuentas a Pagar", como sector que posee o recibe la documentación (integrada en Legajos)
con los cuales se genera la Orden de Pago (O.P.) destinada a cancelar la deuda existente en
cuenta corriente con los proveedores.
El sector de "Tesorería" que es el encargado de confeccionar los Cheques: común (CH.) o de
pago diferido (CH.PD), con los que se efectiviza el pago, cancelando la deuda, por lo general
contra Recibo original emitido por el Proveedor.
"Contabilidad o Auditoría" sector con el que se suele "cerrar" el circuito de control interno.
Como sectores adicionales en el cursograma que se desarrolla más adelante se representa
gráficamente también al “Proveedor“ – el acreedor a quien se le abona total o parcialmente su
deuda -; “Finanzas” – como sector incluido para analizar la necesidad de contar con un
presupuesto financiero, necesario para la toma de decisiones -; y “Cuentas Corrientes de
Proveedores” – como sector en el que se archivan los Legajos de proveedores -.
Conceptualmente, el procedimiento que se adopte debe asegurar que todos los importes (de los
saldos de las cuentas a pagar) que disminuyen por la emisión de órdenes de pago (O.P.)
representan una cifra que debe ser exactamente igual a la baja que se produce en el saldo del
libro bancos (columna del haber), idéntica a la suma de los Cheques emitidos, (importes que
serán conciliados en "Contabilidad" comparando los movimientos de baja de las cuentas a
pagar con los Cheques emitidos y, cuando se reciban, con los extractos bancarios - cuando los
Cheques se hayan debitado de la cuenta bancaria -).
En las empresas que en su estructura cuentan con un sector, que en el cursograma se
denomina "Finanzas", al mismo se le asigna la función de procesar la documentación financiera
- en este caso de egresos - con la finalidad de mantener actualizado el presupuesto financiero y
no comprometer fondos para fechas o momentos en los que podrían no estar disponibles.
Asimismo, además de prever la "reserva" de los fondos necesarios para efectuar los pagos de
acuerdo con las disponibilidades de la empresa, si es un sector “importante” en la estructura
organizacional suele requerirse de él, que signe el Cheque como firma adicional a la de
“Tesorería” (como autorización o validación de pago adicional).
El "Proveedor" es el involucrado directo; se presenta a cobrar por el sólo hecho de haber
transcurrido el tiempo (una vez vencida la Factura previamente presentada), porque ha sido
llamado o notificado por "Tesorería" o por cualquier área o sector encargado de la tarea.
De un proceso no relevado del “Proveedor", se grafica un Recibo original (Rbo.0) (donde consta
toda la información relativa al pago que percibe). Es frecuente que el Recibo el "Proveedor" lo
complete en "Tesorería" en el momento en que se le exhibe el Cheque que se le va a entregar
(para que incluya en el Recibo los datos del Cheque que recibe). Sólo después de controlar el
Recibo se entrega el Cheque que cancela la deuda existente.
58
Análisis de un Procedimiento de Cuentas a Pagar
Como característica adicional se debe tener presente que, en algunas empresas, "Cuentas a
Pagar" como sector cumple dos funciones o dos procesos diferenciados y, a veces incluso,
independientes entre sí: uno es el movimiento de la cuenta corriente de los proveedores donde
se registran las Facturas recibidas de los “Proveedores” y luego se completan los Legajos - ver
cursograma de compras - que son actualizados y archivados por fecha de vencimiento de la
cuenta a pagar; y otra es la tarea propiamente dicha de generar el pago emitiendo (con la
documentación de soporte del Legajo del proveedor) las pertinentes órdenes de pago.
Como consecuencia de lo expuesto se hace necesario explicitar una norma de control interno
generalmente aceptada que requiere que el saldo de la cuenta corriente a pagar del proveedor
se disminuya en el mismo momento en que se emite la Orden de Pago, para no cometer el error
de pagar dos veces la misma deuda. También es en ese mismo momento, (cuando se emite la
Orden de Pago), aunque todavía no se haya hecho el pago y no se haya emitido el Cheque,
que deben “matarse" (cancelar, sellar como "pagado") todos los comprobantes que avalan y
documentan la operación que se está cancelando.
Cancelar en la primer instancia posible la deuda con el proveedor anulando los documentos que
avalan la obligación existente implica no aumentar el riesgo de que algún comprobante pueda
ser sustraído o extraviado del proceso o de algún Legajo (y llegar a generar una duplicidad en el
pago por alguna falla en el sistema o exceso de confianza de quienes intervienen en él).
Todo Cheque que se emite, por lo general en "Tesorería", debe confeccionarse solamente "no a
la orden" del “Proveedor” a efectos de posibilitar (ante cualquier problema) la identificación,
previo pedido al “Banco”, de quien lo ha cobrado realmente, transcribiendo los datos del
Cheque en la Orden de Pago (que avaló su emisión).
Al analizar los comprobantes básicos del procedimiento se debe analizar el uso y "recorrido" de
la Orden de Pago (OP.). Por lo general la Orden de Pago se emite (como los restantes
comprobantes básicos de todos los cursogramas), por triplicado, es decir un original y dos
copias. Normalmente el original de la Orden de Pago (OP.0) queda archivado en "Tesorería"
como justificativo de la emisión de un Cheque cancelatorio de una deuda y el triplicado de la
Orden de Pago (OP.3) queda como constancia dentro del Legajo (L.) de "Cuentas a Pagar", de
modo tal de identificar que esta operación ha sido liquidada, terminada y ha quedado completa.
Una opción que se suele plantear, de acuerdo con la conveniencia y según el tipo de
organización de que se trate, surge con la Orden de Pago duplicado (OP.2), que puede llegar a
tener dos diferentes destinos. En la primera opción se finaliza el recorrido en “Finanzas” (este
sector fija fecha de pago y la informa a “Tesorería” quien como constancia la devuelve firmada);
una segunda opción se presenta en empresas que, aunque la registran en el cash flow, no
requieren o no desean mantener archivada una copia de la Orden de Pago en el sector y la
misma se entrega (como dato complementario de la operación) al "Proveedor".
Vale decir que la Orden de Pago duplicado podrá tener como destino al "Proveedor", para que,
cuando se presente en ventanilla, sobre la base de sus datos prepare el Recibo, (es el
“Proveedor” quien opta entre destruir la copia o llevársela).
También es usual que, algunas empresas (por lo general llamadas "grandes") no exigen a sus
“Proveedores” un Recibo. Directamente no lo hacen concurrir a la empresa; y se les deposita o
59
Análisis de un Procedimiento de Cuentas a Pagar
se les transfiere vía bancaria a sus cuentas corrientes los importes de las órdenes de pago
cancelatorias de las Facturas que se les abona.
En otras empresas se presenta una tercera variante (no se gira a un “Banco” el importe de la
Orden de Pago pero tampoco se exigen un Recibo al “Proveedor” que concurre a cobrar), al
“Proveedor” se le hace extender “Recibo” y “otorgar conformidad” en el original y en el duplicado
de la Orden de Pago (que luego de firmadas por el "Proveedor" quedarán: la original archivada
en "Tesorería" y la copia 2 en "Cuentas a Pagar").
Integrando aquí las reflexiones previas se puede resumir que: "Cuentas a Pagar" ha cancelado
su obligación con el "Proveedor" y la cuenta cte. del mismo ha visto disminuido su saldo por el
importe de la Orden de Pago; “Tesorería" prepara los Cheques que firma el Tesorero y los
remite a "Finanzas" donde se libra una segunda firma y una vez, que han retornado, los entrega
- contra Recibo - al "Proveedor".
Cuando "Tesorería" emite un Cheque, al mismo tiempo lo registra en el libro Banco secuencial y
cronológicamente. De ese libro Banco surge un Listado de Cheques emitidos cuya copia se
remite al área de "Contabilidad y Auditoría".
De la precedente descripción se observa la utilización de un Libro Banco, manual (como los
libros tradicionales de comercio) o por computadora; y una Planilla o Listado de Cheques
emitidos, y corresponde analizar el uso y el destino de ellos.
En el Libro Banco se registran-debitan los depósitos que se hacen por las cobranzas así como
los créditos por la emisión de Cheques.
Este Libro es el que permite conciliar el saldo del mismo con los extractos del Banco, como
medio para verificar que el saldo de la cuenta corriente bancaria sea el correcto y coincida con
el saldo que indica el libro, (para ello corresponde efectuar, sí los hay, los ajustes por gastos
que se generan o que cobra el “Banco” en el cual tenemos la cuenta corriente y eventuales
reintegros).
El Listado de Cheques emitidos, cuya copia u original se debe remitir a Contaduría, es el que
permite contrastado con otro Listado que debe emitir "Cuentas a Pagar" (donde se detalle la
totalidad de las órdenes de pago que ha emitido) controlar por oposición de intereses, (y de
ambos Listados).
Así, se verifica que el Listado de Órdenes de Pago Emitidas coincida con el total de Cheques
emitidos, de modo tal que la baja de los saldos de las cuentas a pagar sea igual a la suma de
los Cheques emitidos. Es igual, asimismo, a los créditos del Libro Banco y coincidirá con la
disminución de los saldos de las cuentas corrientes de proveedores registrados en la
contabilidad.
Asimismo, de forma periódica el área de "Contabilidad o de Auditoría", (de acuerdo a las
normas de control interno de cada empresa), realiza arqueos programados o sorpresivos en
"Tesorería", concilia los libros Banco con los extractos bancarios, hace recuento de valores, etc.
De tal modo es posible identificar con claridad aquellos Cheques cobrados que se depositaron y
aún no fueron acreditados, así como aquellos Cheques emitidos y todavía no presentados al
cobro por los “Proveedores”.
NOTA: La AFIP ha establecido que deben cumplirse, para que puedan computarse (en el
impuesto a las ganancias y generar crédito fiscal en el IVA) ciertas normas específicas para
60
Análisis de un Procedimiento de Cuentas a Pagar
cancelar Facturas de proveedores o acreedores varios. Así se encuentra vigente la normativa
dispuesta por la R.G. 100 por la que debe documentarse la forma de cancelación de todo pago
superior a un mil pesos ($ 1.000.-) y recientemente las normas de la R.G. 1.575 por la que se
establecen retenciones especiales (para las "nuevas" Facturas "M") o de cancelación exclusiva
por acreditación en CBU informada (para "nuevas" Facturas "A con CBU informada") que
modifican sustancialmente los procesos usuales de pago tradicionales. Esta situación se indica
sin detallarla en el cursograma propuesto indicándolo con un proceso "no relevado" cuando se
detecte este "nuevo" tipo de Factura.
NOTAS GENERALES COMUNES A TODOS LOS CURSOGRAMAS.
No se debe omitir la representación gráfica de la mercadería (M.) en los cursogramas de
compras y de ventas, ni el movimiento, traslado o desplazamiento de la misma, así como no
debe omitirse dibujar o representar gráficamente el Cheque (CH.) y el flujo de circulación de ese
Cheque.
Verificar cómo se traslada la mercadería y cómo se traslada el dinero implica asegurarnos que
las normas de control interno se están cumpliendo (de modo tal que no circulen por donde no
deben hacerlo sin ninguna justificación, motivo o necesidad).
También debe tenerse presente que las Facturas pendientes de cobro (F.2) no deben salir del
área donde se archivan. Es un grave error de control interno posibilitar o facilitar el acceso a
terceros (aún siendo cobrador de la empresa) de las Facturas y/o de las cuentas por cobrar. El
documento de respaldo (la F.2) no debe salir nunca de la empresa.
Idéntica precaución debe adoptarse con relación a pagos donde, no se justifica el traslado de
dinero cuando existan mecanismos alternativos de pago que no impliquen riesgo de robo,
pérdida o extravío.
Desarrollo del Cursograma propuesto para el procedimiento de Cuentas a Pagar.
1- “Cuentas a Pagar” extrae del archivo el Legajo del proveedor proveniente de “Compras”.
2- Controla los vencimientos y si corresponde pagar o no.
3- En el caso de que corresponda emite Orden de Pago por triplicado. Si no corresponde
pagar, devuelve el Legajo al archivo.
4- Una vez emitidas las Órdenes de Pago disminuye en la cuenta corriente del proveedor el
importe detallado en las Órdenes de Pago. Luego sella con “pagado” y envia la documentación
a “Finanzas”.
5- “Finanzas” controla con el presupuesto financiero si se dispone de la plata para realizar el
pago. De no existir presupuesto, se devuelve a “Cuentas a Pagar”, donde se inicia un proceso
no relevado. En el caso de existir presupuesto iniciala toda la documentación y envía la Orden
de Pago triplicado a “Cuentas a Pagar” donde es demorada, y el duplicado a “Cuentas
Corrientes de Proveedores” donde luego de controlar la disminución en la Cuenta Corriente a
pagar del proveedor es demorada.
6- “Finanzas” incluye la Orden de Pago original en el Legajo y registra en el sistema fijando
fecha de pago, enviando posteriormente la documentación a “Tesorería”.
7- “Tesorería” controla que la Orden de Pago tenga el acuerdo de “Finanzas”. Si lo tiene,
controla el tipo de Factura, para determinar si requiere trámite especial o no. Si lo requiere, lo
dibujaremos como un proceso no relevado (lo que corresponde hacer, se encuentra en la nota
61
Análisis de un Procedimiento de Cuentas a Pagar
sobre la R.G. 1575 de la AFIP). Si no requiere tramite especial, seguimos con el circuito normal.
Confecciona entonces el Cheque de pago diferido y lo firma.
8- En el Libro Banco (LB), registra la forma de cancelación de la Factura (en un registro
especial, y/o en la misma Factura) y registra en el Registro de Cheques. Envía el Cheque de
pago diferido a “Finanzas” y demora el Legajo.
9- “Finanzas” controla la correcta confección del Cheque y su firma. En el caso de existir
errores, lo devuelve a “Tesorería” quien lo salva y firma nuevamente devolviéndolo a
“Finanzas”. Si el Cheque está bien, firma adicionalmente como validación y lo envía a
“Tesorería”.
10- “Tesorería” retira del Legajo A la Orden de Pago original, y con el Cheque y el Recibo
obtenido del “Proveedor”, controla que el Recibo esté firmado y coincidan los datos con los del
Cheque y la Orden de Pago original. Si el Recibo no estuviera bien confeccionado, lo devuelve
al “Proveedor” para que lo salve. Si está bien, entrega el Cheque de pago diferido al
“Proveedor”, anota el número de Recibo en la Orden de Pago original y la retiene, e incluye el
Recibo original en el Legajo enviándolo a “Cuentas Corrientes de Proveedores”.
11- “Cuentas Corrientes de Proveedores” controla los datos del Legajo. Luego incluye la Orden
de Pago duplicado en el Legajo del proveedor y registra en el sistema los detalles de los
movimientos de la cuenta del proveedor. Posteriormente archiva la documentación
definitivamente.
12- “Cuentas a Pagar” con la Orden de Pago triplicado (demorada en el sector) confecciona el
Listado de Órdenes de Pago por duplicado (LOP 0 y 2). Firma los Listados y los envía a
“Contabilidad”. La Orden de Pago triplicado queda demorada.
13- “Contabilidad” firma la recepción de los Listados enviando el duplicado a “Cuentas a Pagar”
donde es archivado definitivamente junto con la Orden de Pago triplicado. El Listado de órdenes
de pago original queda demorado.
14- Basándose en el Registro de Cheques, “Tesorería” emite Listado de Cheques de pago
diferido (o post datados) por duplicado, los firma y los envía a “Contabilidad”.
15- “Contabilidad” firma el Listado de Cheques post datados original (List ChPD 0) y lo envía a
“Tesorería” donde conjuntamente con la Orden de Pago original es archivado definitivamente.
16- “Contabilidad” controla, con el Listado de Cheques post datados duplicado (List ChPD 2) y
con el Listado de Órdenes de Pago original (L.O.P. 0), que el total de los Listados de Órdenes
de Pago coincida con el de los Cheques de pago diferido. Si coincide lo contabiliza en el Libro
Diario. Luego “Contabilidad” realiza el control interno y en el caso de haber errores genera
ajustes. Luego archiva los Listados definitivamente.
62
CURSOGRAMA DE CUENTAS A PAGAR
Proveedor
Ctas. a Pagar
1
Finanzas
A
Cts.Ctes. Prov.
Contabilidad
Observaciones
LEGAJO A: PC Original
por 3, OC 3, PC 0, PM 0,
CCO, PR 0, R 2, F 0.
x
2- Controla
vencimientos.
2
3
Tesorería
1- Extrae del archivo el
legajo del proveedor
proveniente de Compras.
x
L
Página 1 de 8
los
3- Si corresponde pagar
o no.
Si
No
0P
3
OP
2
OP
4- Emite orden de pago
(OP) por triplicado.
4
0
5- Disminuye en la cta.
cte. del proveedor el
importe de la orden de
pago.
5
6
6- Sella "pagado" en
todos los comprobantes.
A
CURSOGRAMA DE CUENTAS A PAGAR
Proveedor
Ctas. a Pagar
Página 2 de 8
Finanzas
Tesorería
Cts.Ctes. Prov.
Contabilidad
Observaciones
A
7- Controla con el
presupuesto financiero.
7
No
8
Si
8- Si se dispone de
presupuesto o no.
9
9- Iniciala como acuerdo.
I
0P
3
0P
2
b- OP 3.
b
10- Controla la
disminución en la Cuenta
corriente a pagar del
proveedor.
10
Si
0P
11
No
0
c
L
12
1 1 - Si e stá h e ch a l a
disminución o no.
12- Corrige.
c- OP 2.
A
13
13- Registra en sistema
y fija fecha de pago.
B
CURSOGRAMA DE CUENTAS A PAGAR
Proveedor
Ctas. a Pagar
Página 3 de 8
Finanzas
Tesorería
Cts.Ctes. Prov.
Contabilidad
Observaciones
B
14- Controla que la OP
tenga el acuerdo de
finanzas.
15- Si tiene el acuerdo o
no de finanzas.
14
No
Si
15
16- Controla tipo de
factura a pagar, si
requiere trámite especial.
16
II
Si
17- Si requiere o no
trámite especial.
17
No
III
18
CHPD
19
III
Ver nota Res.
1.575 AFIP.
18- Confecciona cheque
de pago diferido.
19- Firma el cheque de
pago diferido.
L.B.
20
R.F.P.
21
Rg CH
22
20- Registra en el Libro
Banco.
21- Registra la forma de
cancelación de la F (en
registro especial y/o en la
misma F).
22- Registra en el
Registro de cheques.
L
A
CHPD
C
d
d- LEGAJO A.
CURSOGRAMA DE CUENTAS A PAGAR
Proveedor
Ctas. a Pagar
Página 4 de 8
Finanzas
Tesorería
C
Cts.Ctes. Prov.
Contabilidad
Observaciones
d
IV
L
23
Rbo
A
0
Si
No
24
0P
0
23- Controla la correcta
confección del cheque y
su firma.
24- Si esta bien o no.
25
d
26
25- Salva el error y firma
el cheque.
26- Firma adicional del
cheque, como validación.
27
No
Rbo
Si
28
0
27- Controla que el
recibo del proveedor este
firmado y coincidan los
datos con los del cheque
y los de la OP 0.
28- Si son correctos los
datos o no.
Rbo
0
V
0P
0
CHPD
VI
D
CURSOGRAMA DE CUENTAS A PAGAR
Proveedor
Ctas. a Pagar
Página 5 de 8
Finanzas
Tesorería
Cts.Ctes. Prov.
Contabilidad
Observaciones
D
CHPD
VII
29- Anota el número del
recibo en la orden de
pago.
29
d
Rbo
0
L
A
0P
0
30- Controla los datos
del legajo.
30
e
e- OP 0.
No
31
Si
VIII
E
31- Si es correcto o no.
CURSOGRAMA DE CUENTAS A PAGAR
Proveedor
Ctas. a Pagar
Finanzas
Página 6 de 8
Tesorería
Cts.Ctes. Prov.
0P
0P
Observaciones
E
c
b
Contabilidad
2
3
L
32- Registra en sistema
los detalles de los
movimientos de la cuenta
del proveedor.
33-Con la OP 3
confecciona Listado de
ordenes de pago (LOP).
A
LOP 2
33
LOP 0
32
f
0P
f- LEGAJO A..
3
g
g- OP 3.
34
34- Firma las LOP 0 y 2.
LOP 2
LOP 0
g
35
0P
LOP 2
3
35- Firma la recepciòn
del LOP 2.
LOP 0
h
h- OP 3.
i
i- LOP 0.
CURSOGRAMA DE CUENTAS A PAGAR
Proveedor
Ctas. a Pagar
Página 7 de 8
Finanzas
Tesorería
36
Cts.Ctes. Prov.
Contabilidad
Observaciones
36- Emite listado de
cheques de pago diferido
(List ChPD) por
duplicado, basándose en
el Registro de Cheques.
Rg CH
List 2
ChPD
List 0
ChPD
37
37- Firma los listados de
cheques de pago diferido
(List ChPD).
38- Firma List. ChPD 0.
38
e
List 0
ChPD
0P
0
List 2
ChPD
i
LOP 0
j- OP 0.
j
G
CURSOGRAMA DE CUENTAS A PAGAR
Proveedor
Ctas. a Pagar
Finanzas
Página 8 de 8
Tesorería
Cts.Ctes. Prov.
Contabilidad
Observaciones
G
39- Controla que el total
de los listados de
ordenes de pago coincida
con el de los Cheques de
pago diferido.
39
No
Si
40- Si coincide o no.
40
IX
L.D.
41
42
42- Control interno.
43
43- Si debe generar
ajustes o no.
No
Si
k
X
REFERENCIAS
* La columna Cts. Ctes. Prov. significa Cuentas corrientes de proveedores
* El listado "L A" es el legajo del proveedor
* CHPD: Cheque de pago diferido
* LB: Libro Banco
* LD: Libro Diario
* RFP: Registro de Forma de Pagos
41- Contabiliza en el
Libro Diario.
k- LOP 0, List ChPD 2.