perfil por competencias coordinador de cuentas por cobrar de ce

Perfil de puesto basado en competencias
I. Identificación del puesto
Título del puesto
Puesto al que reporta
Puestos que le reportan directamente
Dirección/División a la que reporte
Clave del puesto (a llenar por RRHH)
Coordinadora de cuentas por cobrar de crédito educativo
Directora de Tesorería
Ejecutivas de atención de Crédito Educativo
Tesorería / Servicios Administrativos
II. Objetivo del puesto
El titular del puesto es responsable de :
Coordinar eficientemente todas la actividades relacionadas con la promoción, administración y control de crédito
educativo, con base en políticas institucionales y asegurándose de la correcta gestión y recuperación de las cuentas
por cobrar de crédito educativo.
III. Resultados esperados y actividades
% Tiempo
Resultado esperado
Atención de clientes internos y
externos de CE
40%
Actividades
Atender y aclarar dudas, reclamos, inquietudes y peticiones
personalmente a los clientes que acudan a la Tesorería del
Campus,
de
las
que
llegan
vía
correo
de
[email protected]
y
[email protected] y telefónicamente a
todos aquellos interesados en conocer del CE.
Brindar atención personalizada a los clientes clasificados como :
INTERNOS
- CASA, CAT, EGADE, Promoción, Directores de
programas académico
- Empleados (exatec) con beneficio de condonación de CE
- Recursos humanos del campus Puebla
- Ejecutivo de CE de otro campus
- Ejecutivo de servicio de campus Puebla en MTY
- Dirección de Administración de CE del Sistema
- Responsable de CE de BBVA y SANTANDER
EXTERNOS
- Alumnos y padres de familia
o alumnos nuevos ingresos
o alumnos transferencias
o alumnos bajas
o alumnos activos
o alumnos graduados
o alumnos graduados de otros campus con algún %
de CE en campus Puebla
-
Dirección de Recursos Humanos del Sistema
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1
Dar información general de:
- Requisitos y documentación necesaria para solicitar CE
- Documentación necesaria para armar expediente
- Firma de contrato
- Cálculo de adeudos
-Aclaración de dudas de estado de cuenta (mensualidades,
penalidades generadas, intereses moratorios, fechas de pago,
pagos recibidos, mensualidades vencidas,)
- Forma de pago (contado o crédito)
- Medios de pago (pago en banco, transferencia electrónica, pago
con cargo a tarjeta de crédito)
- Funcionamiento del crédito (plazo, tasa, % otorgado, forma de
pago, cancelación, incremento)
- Fechas de convocatoria para otorgamiento e incremento de CE
- Pago fijo y tasa de interés
- Reportes ante Buró de Crédito
- Requisitos para condonación de CE de empleados
- Requisitos para solicitar una prórroga de pago
- Requisitos para solicitar una prórroga por estudios de maestría
- Requisitos para solicitar un crédito extendido
- Negociación especial de pago
- Requisitos y documentación necesaria para solicitar CE BBVA y
SANTANDER
-Otorgar carta de solicitud y ministración de CE BBVA y
SANTANDER
- Aclaración de dudas y funcionamiento de CE BBVA y
SANTANDER
- Forma de pago para alumnos que tramitan transferencia de
campus
-Otorgar la carta de liquidación de adeudo de CE
Mostrar mediante los simuladores los cálculos aproximados del
CE otorgado, explicando detalladamente su funcionamiento,
monto, cálculo de intereses, pago total mensual, semestral y final.
% Tiempo
Resultado esperado
Dirección de Recursos Humanos del Sistema
Actividades
Modelo 3.5 2007
2
Creación, modificación,
condonación y eliminación de
cuentas por cobrar de CE en
SAP
Crear las cuentas por cobrar de CE de :
- Alumnos graduados
- Alumnos graduados de otros campus con algún % de CE
en campus Puebla
- Alumnos que solicitan baja total
- Alumnos inscritos que liquidan total o parcialmente CE
- Adelantos de colegiatura de alumnos con CE BBVA y
SANTANDER
Modificar los documentos de CE debido a:
- Solicitudes de prórroga
- Solicitudes de crédito extendido
- Solicitudes de prórroga por estudios de maestría
- Error en la generación de C x C
- Adeudos previos de CE en otro campus
25%
Condonación de adeudos de CE debido a:
- Liquidación por pago de contado
- Prestación para empleados con adeudo de CE
- Acuerdo especial
- Adelanto de pagos (6 o 12 meses)
- Error en la generación de C x C
Eliminar del estado de cuenta, cargos que no corresponde tales
como:
- Intereses moratorios
- Penalidades por pago a destiempo
- Documentos de CE
- Todo tipo de C x C generada erróneamente
Solicitud vía help desk al ejecutivo de atención de campus Puebla
en MTY para:
-
Dirección de Recursos Humanos del Sistema
Aclaraciones
Creación de C x C
Bloqueo o Desbloqueo de documentos
Compensación masiva
Reclasificación de pagos
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3
-Para crear las cuentas por cobrar de CE se debe elaborar el
layout correspondiente de los alumnos graduados, graduados de
otros campus con algún % de CE en campus Puebla, de
transferencia ,que solicitan baja total y/o alumnos inscritos que
liquidan total o parcialmente CE y que comenzarán a pagar su
deuda de crédito educativo.
Con ayuda de las ejecutivas de CE se crea el layout en una base
de datos en archivo Excel , éste debe contener los siguientes
datos: matrícula, plazo de pago (corto ó largo), iniciales del
programa estudiado, tipo de documento, importe de la cantidad
mensual a pagar que se obtiene del pagaré calculado por
mensualidades, fecha de vencimiento del pago mensual de cada
documento, clave de periodo se refiere al primer o al segundo
semestre de cada año, es decir, de enero a junio se considera
primer semestre (1S) y de julio a diciembre se considera segundo
semestre (2S) y por último nos piden texto que es el concepto por
el que se genera el documento. Esta base deberá incluir el número
de documentos correspondientes a los periodos durante los cuales
el alumno gozo del crédito. Una vez recibida la base que elabora
la ejecutiva de crédito educativo se debe verificar que la
información es correcta, dar el Vo Bo y se envía a Monterrey vía
helpdesk para que la ejecutiva de servicio de campus Puebla
suba los documentos de cada ex alumno a su estado de cuenta,
generando así las C x C de crédito educativo del alumno
- Para modificar los documentos de CE de un estado de cuenta se
puede a través de SAP con la función FPE2, bloquear o
desbloquear, cambiar la fecha de vencimiento, compensar.
- Para condonar cualquier adeudo en un estado de cuenta, se
utiliza la función FPE1 en SAP, dejando el precedente en el
comentario que se anota en el motivo de la condonación.
-Para eliminar cualquier documento en el estado de cuenta se
utiliza la función FP08 en SAP, dejando el precedente en el
comentario que se anota en el motivo de la eliminación.
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Es responsable de realizar ajustes en el estado de cuenta de SAP.
Los ajustes pueden ser:
- condonaciones a ex alumnos que tuvieron algún tipo de crédito y
que pagan de contado. La diferencia se condona, y se aplica la
leyenda “condonación por pago de contado “
- condonaciones mensuales a ex alumnos que tuvieron algún tipo
de crédito y que actualmente se encuentren laborando en la
institución, dicha condonación previamente debe ser autorizada
por su departamento, recursos humanos y MTY.
-la eliminación de algún documento correspondiente a intereses
moratorios generados por error en el sistema o por alguna otra
situación ajena al ex alumno.
-eliminación de penalidad, ya sea por negociación o por ser una
penalidad generada indebidamente
-eliminación de algún documento, previa autorización y control,
para aplicar una prórroga.
-bloqueo y/o desbloqueo de documentos existentes en el estado
de cuenta del alumno
-Compensar manualmente saldos a favor, existentes en el estado
de cuenta del alumno..
- Solicitar vía help desk al ejecutivo de atención de campus Puebla
en MTY, la creación de cuentas por cobrar, enviando el layout
correspondiente, reclasificación de saldos a favor de campus
Puebla pero
asignados erróneamente
a otros campus,
reclasificación de saldos a favor asignados a campus Puebla
erróneamente, y solicitar el envío de ese saldo a favor a otro
campus o a la UV, búsqueda de pagos no encontrados en el
estado de cuenta , enviando la ficha de pago correspondiente,
bloqueo o desbloqueo de documentos de CE en estado de cuenta,
compensaciones masivas de saldos a favor.
% Tiempo
Resultado esperado
25%
Gestión de cobranza de CE
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Actividades
Dar seguimiento a la recuperación de adeudos de CE a través de:
- Llamadas telefónicas
- Cartas
- Correos electrónicos
- Visitas personales al domicilio del alumno
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Generar la cartera vencida de adeudos de CE los días 06 de cada
mes.
Las llamadas telefónicas se deben hacer mensualmente siempre
posteriores al día 06 de cada mes, localizando al alumno en el
teléfono de su domicilio, teléfono celular y/o empleo.
La llamada se debe hacer de manera cordial y con el afán de
invitar al alumno a regularizar su pago de manera inmediata.
La carta de cobranza se debe enviar a partir del tercer mes
vencido , y se deberá enviar a través de la empresa de
mensajería al domicilio del alumno, ésta deberá ser un
recordatorio de pago y una nueva invitación a regularizar el pago
del adeudo de manera inmediata.
El correo electrónico se deberá enviar de manera mensual y
dependiendo del vencimiento, éste debe contener siempre un texto
que de manera cordial invite al alumno a regularizar su pago de
manera inmediata.
La visita personal al domicilio del alumno se deberá hacer a aquel
alumno que haya acumulado tres o más mensualidades vencidas
de pago de CE.
En la visita se deberá entregar una carta en papel membretado del
ITESM donde se hace una invitación cordial pero haciendo énfasis
en la falta al compromiso de pago que hizo el alumno al momento
de graduarse.
Una vez realizada la visita se deberá reforzar la cobranza
nuevamente haciendo llamadas telefónicas al domicilio, teléfono
celular y/o empleo del alumno.
Las llamadas telefónicas, cartas, correos electrónicos y visitas
personales se deben hacer en primera instancia directamente al
alumno, en segunda instancia a su obligado solidario, y en caso
extremos o donde no se ha localizado al alumno a sus referencias
personales.
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% Tiempo
10%
Resultado esperado
Coordinar y supervisar las
actividades de las ejecutivas
de CE
Actividades
Es responsable de coordinar y supervisar las actividades de las
ejecutivas de crédito con respecto a:
-la atención al público
-la agenda para las citas para firma de contrato
-la elaboración de contrato y pagaré de CE
-la administración, control y actualización de los montos asignados
y que se deberán calcular adecuadamente cada semestre para la
firma de los contratos y pagaré de CE
-la respuesta que se da vía correo o teléfono a las dudas que
llegan a las cuentas de [email protected]
y
[email protected]
-la petición de los datos oficiales de Becas y Escolares para la
elaboración de los cálculos de adeudo de CE
-la elaboración de los cálculos de adeudo de CE
-la elaboración del layout para la creación de C x C
-la creación de los expedientes de CE
-la administración , captura en base de datos y control de los
expedientes de CE
-actualización de archivos de carteras de C x C de CE
-llamadas telefónicas de cobranza en casos especiales
-elaboración de cartas de cobranza
IV. Nivel de dominio de las competencias requeridas por el puesto
1. Teniendo en mente el objetivo del puesto y los resultados esperados y actividades:
 Seleccione 6 de las 13 competencias funcionales que aparecen en la tabla.
 Para las 8 competencias institucionales y las 6 competencias funcionales seleccionadas, haciendo uso del
Diccionario de Competencias del Tec de Monterrey, identifique el nivel de desarrollo que se requiere para
ejercer el puesto.
2. Cada competencia debe ser clasificada en tres niveles de importancia:
1. Indispensable (de las 14 competencias 6 deben tener esta importancia)
2. Muy importante (de las 14 competencias 4 debe tener esta importancia)
3. Importante (de las 14 competencias 4 debe tener esta importancia)
3. Ordene las 6 competencias identificadas como indispensables. Asigne 1 a la más importante y 6 a la menos
importante.
No.
1
2
3
4
Competencias
Cuidado del medio ambiente
Compromiso
Equidad
Ética
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Importancia
(1-3)
1
1
1
1
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Nivel de Nivel de
Nivel de
Ordena desarro desarrollo
desarrollo
miento llo de la evaluado
del puesto
persona por el jefe
4
4
4
4
5
5
5
5
7
5
6
7
8
Integridad
Responsabilidad ciudadana
Trabajo colaborativo
Visión humanística
9
10
Administración del cambio
Aprecio y cuidado de la salud
Capacidad de planificación y
organización
Capacidad emprendedora y de
innovación
Capacidad para aprender
Comunicación
Cultura de trabajo
Desarrollo de las personas
Liderazgo
Negociación
Orientación al cliente interno y externo
Pensamiento estratégico
Perspectiva global
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
Dirección de Recursos Humanos del Sistema
4
4
4
4
1
1
1
1
5
5
5
4
3
4
6
4
1
1
1
4
1
5
4
4
4
5
5
5
1
2
4
5
1
1
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5
5
8
V. Conocimientos requeridos por el puesto
1. Seleccione los conocimientos más importantes (máximo 10) para realizar las actividades del puesto.
2. Determine el nivel de desarrollo que se requiere, de acuerdo a la escala que aparece en la última página de este
formato.
3. Jerarquice los conocimientos requeridos, asignando importancia 1 a los 4 conocimientos que considera
Indispensables, importancia 2 a 3 de ellos e importancia 3 a los restantes.
No.
Conocimientos
1
1
Nivel de
Desarrollo
de la
personal
(1-7)
4
4
1
4
Importancia (1-3)
1 Manejo de Microsoft
2 Manejo de SAP
Conocimiento del funcionamiento de crédito
educativo (requisitos, proceso de asignación, %
3
a otorgar, tasa de interés, contrato,
reconsideración)
4
5
6
7
Nivel de
desarrollo
Evaluado
por el jefe
inmediato
Nivel de
desarrollo
del puesto
( 1-7)
5
5
5
Nivel de
desarrollo (1
Nivel de
desarrollo (1
Nivel de
desarrollo (1
8
9
10
VI. Otros requerimientos
 Indique el nivel de escolaridad y área requerida por el puesto (primaria, secundaria, carrera técnica, carrera
profesional, maestría, doctorado, diplomados, especialidades, certificaciones).
 Indique también el requerimiento de idiomas diferentes al español.
 Indique la experiencia interna/externa necesaria para el puesto y cualquier otro requerimiento
Escolaridad
Idiomas
Experiencia
Carrera profesional a fin áreas administrativas
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9
Niveles de importancia para competencias y conocimientos
1. Indispensable
2. Muy importante
3. Importante
Niveles de desarrollo, para conocimientos, vistos como la capacidad para generar credibilidad en los demás.
1. Desconoce el tema.
2. Su conocimiento en el tema es escaso y mediocre; genera muy poca confianza y credibilidad al respecto.
Requiere de mucha ayuda para resolver los problemas relacionados con el tema. No se interesa por mejorar sus
conocimientos al respecto.
3. Su conocimiento en el tema le permite resolver algunos problemas relacionados con el mismo. Se interesa por
mejorar sus conocimientos al respecto sólo cuando se lo solicitan o es indispensable para la solución de un
problema específico.
4. Tiene el conocimiento requerido para llevar a cabo sus funciones. Investiga y adopta nuevas prácticas o
metodologías. Recibe material actualizado e información que le proporciona la organización y los aplica en las
situaciones en que se le requiere. Consulta a expertos cuando su conocimiento no resulta adecuado para la
solución de los problemas que se le delegan.
5. Tiene los conocimientos requeridos. Incrementa sus conocimientos y habilidades a fin de prepararse para lo que
demande el negocio en el futuro. Resuelve los problemas relacionados con el tema. Implementa nuevas técnicas
y obtiene resultados que impactan positivamente en su área. Aplica este conocimiento en la resolución de los
problemas que se le plantean.
6. Tiene un profundo conocimiento en el tema y se actualiza en las cuestiones inherentes al mismo. Goza de
confianza y credibilidad en las demás áreas de la organización y por parte de los clientes. Posee los
conocimientos y habilidades para resolver problemas relacionados con el tema..
7. Es experto en el tema y está capacitado para aplicarlo a la solución de problemas que afecten a la organización
en general. Se mantiene al tanto de las últimas actualizaciones al respecto. Gracias a su éxito en la solución de
problemas anteriores, genera gran confianza y credibilidad tanto en clientes internos como externos. Resuelve
problemas complejos relacionados con el tema. Es referente para la consulta y la toma de decisiones que
afectan a la organización en general, por su comprensión y conocimiento del tema y de las repercusiones en la
organización.
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