1. Guia de Monitoreo

Guía de Monitoreo
FLUJOS DE MONITOREO*
La política del UNFPA define el monitoreo como una función clave de la gestión
basada en resultados. El monitoreo se desarrolla en distintos niveles de la gestión, con
el objeto de conocer sobre los insumos, actividades, procesos y productos, cuyos
principales indicadores se relacionan con el tiempo, la cantidad, la calidad y el costo
que tiene cada uno. Distinto a la evaluación que es un proceso de duración
determinada que trata de valorar de manera sistemática y objetiva la pertinencia, el
rendimiento y el éxito de los programas y proyectos concluidos y en curso.
El monitoreo observa continuamente la evolución del rendimiento respecto de lo
previsto mediante la reunión y análisis de datos sobre los indicadores establecidos con
fines de seguimiento y evaluación. Proporciona información continua sobre el nivel de
progresos que se van registrando hacia el logro de resultados (productos, efectos
directos, fines) mediante sistemas de registro de información y de presentación de
informes periódicos.
El monitoreo observa la evolución de los procesos programáticos y los cambios
operados en las condiciones de los grupos e instituciones a los que están dirigidos
como resultado de las actividades del programa. También determina los puntos fuertes
y débiles de un programa. La información sobre el rendimiento generado por el
seguimiento aumenta el aprendizaje a partir de la experiencia y perfecciona el proceso
de toma de decisiones.
La evaluación se realiza con carácter selectivo para dar respuesta a determinadas
preguntas e impartir orientación a los encargados de tomar decisiones y los
administradores de programas, así como para obtener información que permita
determinar si las teorías e hipótesis básicas que se utilizaron al formular el programa
resultaron válidas, qué surtió efecto o no, y por qué. La evaluación generalmente tiene
por objeto determinar la pertinencia, la eficiencia, la eficacia, el efecto y la
sostenibilidad de un programa o proyecto.
La evaluación consiste en un análisis periódico a fondo del rendimiento del programa.
Se apoya en los datos generados por las actividades de seguimiento y la información
obtenida de otras fuentes (por ejemplo, estudios, investigaciones, entrevistas
detalladas, debates de grupos de interés, encuestas y otros). Con frecuencia (es
decir, no siempre) las evaluaciones se realizan con la asistencia de evaluadores
externos.
Sin una planificación adecuada y una articulación clara de los resultados previstos (el
diseño de los programas o proyecto), no será posible llevar a cabo un monitoreo
adecuado y útil. Sin un cuidadoso monitoreo, la información necesaria, los datos no se
recogen, y sin la presentación de datos e información, la base para la evaluación de la
calidad se debilita de manera significativa (como se muestra en la siguiente grafica)
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INTERCONEXIONES E DEPENDENCIAS ENTRE LA PLANIFICACIÓN, EL MONITOREO,
LA EVALUACIÓN Y LA PRESENTACIÓN DE INFORMES
PLANIFICACIÓN
Sin una planificación adecuada y una articulación clara de los resultados deseados, no está claro lo que se debe monitorear
ni la forma de hacerlo; por lo que no se puede hacer bien el monitoreo. Sin una planificación eficaz, la base para la
evaluación es débil, de allí que la evaluación no pueda ser bien hecha.
MONITOREO
EVALUACIÓN
Sin un monitoreo cuidadoso, no se pueden
recopilar los datos necesarios; por lo que no se
puede hacer bien la evaluación. A menudo, el
monitoreo conduce a cambios en los planes.
La evaluación de un programa a
menudo conduce a cambios en los
planes del programa
PRESENTACIÓN DE INFORMES
A menos que exista una planificación sólida y un monitoreo periódico, no puede haber una presentación de informes eficaz.
Lecciones aprendidas / análisis de la planificación informada a través de los informes presentados. La evaluación proporciona
una base sustentada en evidencias para la presentación de informes de calidad
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Para fines estrictamente de delimitar las funciones y responsabilidades de
quienes realizan acciones de monitoreo, seguimiento y/o acompañamiento se
presenta el siguiente flujo, que pretende hacer un ordenamiento de los pasos a
seguir, considerándose importante mantener una buena comunicación, contar la
disponibilidad de documentos y de los objetivos claros en el momento de iniciar
con este importante paso en la gestión.
1.
2.
Asociada en la
Implementación
Responsable Directo
1. Prepara el reporte trimestral de monitoreo: su reporte consiste
únicamente en dar cuentas del grado de avance de sus
actividades planificadas para el trimestre y hacerla llegar en
borrador a su punto focal o de control dentro del UNFPA,
quien lo revisara y aprobara.
2. Para hacer una rendición de cuentas debe considerarse lo
programado presupuestariamente para el trimestre en
mención, hacer los cruces entre lo que esta reportando, lo que
le fue aprobado por UNFPA (ver planificación y formato FACE)
y el % de avances obtenido en el trimestre.
3. Debe aclarar cualquier situación que haya o no permitido el
avance en la implementación de las actividades, como lo
contempla el instrumento de monitoreo.
4. Una vez preparado el informe de monitoreo trimestral, habla
con su punto focal o de control para coordinar la visita de
monitoreo y establecen acuerdos para dicha visita.
5. Haciéndose responsable de la información proporcionada que
haya presentado y en consecuencia es capaz de proporcionar
la documentación de apoyo que respalda y sustenta su informe
cuando esta sea requerida.
6. Una vez se incluyan las observaciones y/o recomendaciones al
informe de monitoreo lo envía firmado y en original a su punto
focal o de control para procesar un siguiente desembolso si ese
fuera el caso.
7. Archiva toda documentación administrativa, copias de
informes aprobados firmados y sellados para cuando le sean
solicitados por el UNFPA.
1. Revisa el plan trimestral de monitoreo enviado por la asociada
en la implementación en su versión borrador, revisa hace
observaciones y/o recomendaciones.
2. Prepara en base a ello el objetivo de su visita de monitoreo,
coordina la visita de monitoreo y establecen acuerdos para
dicha visita con la asociada (el lugar, la hora, las personas con
las que desea reunirse, la documentación a preparar).
3. Prepara la metodología de la reunión y puntos de agenda
4. Informa a su corresponsable y a operaciones sobre la
necesidad de acompañamiento (cuando el caso lo amerite),
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explica los objetivos de la visita, socializa puntos de agenda,
preocupaciones y/o necesidades de apoyo.
5. Coordina la visita de monitoreo
6. Realiza el reporte de monitoreo y firma y traslada a sus
acompañantes para validarlo y luego lo presenta para
aprobación de la representación
7. Aprueba el informe trimestral de la asociada en la
implementación luego de la visita de monitoreo y traslada a la
representación para firma de aprobación.
8. Da seguimiento a los hallazgos identificados tanto en el
informe como durante la visita de monitoreo.
9. Valida el informe trimestral de monitoreo firma y autoriza
siguiente desembolso según formulario FACE aprobado y envía
copia firmada y sellada a la asociada en la implementación
10. Traslada la documentación a la asistente de operaciones la
documentación respectiva para que sea archivado
11. Da seguimiento al plan de fortalecimiento de capacidades
programáticas de la asociada en la implementación
3.
Co- responsable
4.
Asistente de
operaciones
1. Una vez exista el requerimiento de acompañar la visita de
monitoreo, conoce el plan anual de trabajo de la asociada en la
implementación
2. Atiende la reunión del responsable directo, da a conocer sus
puntos de vista, aporta sobre la metodología y objetivos de la
reunión con la socia.
3. Se prepara si existen requerimientos específicos de
necesidades a cubrir durante la visita de monitoreo;
(requerimientos de información, documentos sobre enfoques,
lineamientos administrativos etc.)
4. Participa activamente con el responsable directo durante la
visita de monitoreo y verifica evidencia.
5. Firma el reporte de visita de monitoreo presentada por el
responsable directo
6. Da seguimiento a los hallazgos identificados tanto en el
informe como durante la visita de monitoreo
7. Da seguimiento al plan de fortalecimiento de capacidades
programáticas de la asociada en la implementación
1.
2.
3.
Revisa face y hace cruces entre lo aprobado, lo ejecutados
presupuestariamente y lo reportado en gasto(de forma
electrónica y en coordinación con la asociada en la
implementación)
Hace recomendaciones al responsable directo, da alertas
sobre hallazgos en cuanto a la ejecución presupuestaria.
Da asesoría a la asociada en la implementación sobre el
llenado del formato FACE y atiende requerimientos de
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4.
5.
6.
7.
8.
9.
5.
Punto focal de
monitoreo
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
6.
Representación Auxiliar
1.
2.
3.
4.
5.
capacitación cuando se solicita
Acompaña las visita de monitoreo para hacer la revisión
física que sustenta el FACE trimestral.
Revisa y da seguimiento a aspectos del plan de
fortalecimiento de capacidades administrativas de la
asociada en la implementación cuando el caso lo amerita.
Da seguimiento al sistema administrativo financiero según
pistas de auditoria.
Hace inspección física de los bienes adquiridos por la
asociada en la implementación
A solicitud del responsable directo procesa formulario FACE
para fondos de la asociada en la implementación
Archiva los documentos físicos originales y firmados a
solicitud del responsable directo.
Verificar que los ciclos de planificación y monitoreo estén
en tiempo
Apoya cualquier requerimiento de capacitación sobre
gestión basada en resultados y programación basada en la
evidencia de los responsables y corresponsables y
asociadas en la implementación
Atiende requerimientos de acompañamiento de visitas de
monitoreo
Apoya con metodología para el monitoreo y evaluación
Lleva inventario del cumplimiento de monitoreo trimestral
y da las alertas de hallazgos
Realiza análisis del avance de las metas de los productos
de país
A fin de año prepara un informe anual por producto del
programa de país con insumos de los informes anuales
presentados por los responsables directos
Aprueba el reporte de visita de monitoreo y da su Vo.bo. al
monitoreo trimestral aprobado por el responsable directo y
corresponsable.
Identifica acciones complementarias (recomendaciones y/o
acciones de seguimiento) y hace de conocimiento al
responsable directo con copia al corresponsable, encargado de
monitoreo y/o asistente de operaciones cuando el caso lo
amerite.
Aprueba revisiones a los planes anuales de trabajo y revisiones
presupuestarias cuando la situación lo amerita y esta
explícitamente fundamentado en los reportes y planes
trimestrales de monitoreo.
En coordinación con el responsable directo toma decisiones
políticas e informa a la asociada en la implementación de las
mismas (cuando amerite)
En base a las recomendaciones y/o hallazgos informa a la
representación de las decisiones a tomar y consensa las
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mismas para proceder a informar a la asociada en la
implementación (cuando amerite)
6. Cuando lo considere puede solicitar participar en las visitas de
monitoreo de forma ordinaria o extraordinaria
7. Da seguimiento al cumplimiento de las metas programáticas de
país
8. Elabora informe anual en base a los insumos del monitoreo y
evaluación anual por producto.
7.
Representación
1.
2.
3.
Aprueba las decisiones políticas según hallazgos
Solicita medios de verificación para respaldar las decisiones
o dar seguimiento a las acciones establecidas si en dado
caso es necesario
Solicita reuniones de revisión de hallazgos cuando las
circunstancias lo ameritan.
* Este flujo de monitoreo ha sido preparado tomando de referencia las políticas administrativas y financieras –PPM- del
UNFPA- (marzo 2012).
*Conjunto de herramientas de planificación, seguimiento y valuación de administrador de programas del UNFPA,
División de Supervisión, Herramienta 2 agosto 2004.
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