Documento_de_seguridad__apartado_02

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Documento de Seguridad
Reglamento interno de medidas de
seguridad de los ficheros que contengan
datos de carácter personal
DS – 02 IDENTIFICACIÓN Y FUNCIONES DE LOS RESPONSABLES
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DOCUMENTO DE SEGURIDAD
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IDENTIFICACIÓN Y FUNCIONES DE LOS
ED.: 01
RESPONSABLES
Control de Documento
EDICIÓN
FECHA
01
22.01.10
MOTIVO
Elaboración del documento
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IDENTIFICACIÓN Y FUNCIONES DE LOS
ED.: 01
RESPONSABLES
INDICE
CONTROL DE DOCUMENTO ................................................................................................................ 3
1
IDENTIFICACIÓN DE RESPONSABLES ...................................................................................... 5
1.1
Obligaciones específicas ....................................................................................................... 5
1.2
Nombramiento del Responsable de Seguridad. .................................................................... 8
2
CONTROL PERIODICO DEL CUMPLIMIENTO DEL DOCUMENTO ........................................... 8
3
REGISTROS ................................................................................................................................. 11
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IDENTIFICACIÓN Y FUNCIONES DE LOS
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RESPONSABLES
1 IDENTIFICACIÓN DE RESPONSABLES
Es fundamental, en la política de protección de datos de carácter personal, que exista una
efectiva correlación entre las funciones y obligaciones que desarrolla cada usuario del
sistema y la realidad, así como el conocimiento por parte del personal del AYUNTAMIENTO
de la normativa de seguridad que afecta al desarrollo de sus funciones, garantizándose el
cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 89 RLOPD. Es tarea del Responsable de
Seguridad concienciar al personal acerca de la importancia de la protección de los datos
contenidos en el sistema informático de la empresa.
Pese a que, al igual que ocurría con el RMS, el actual Reglamento de desarrollo de la LOPD
no exige la existencia de la figura del Responsable de Seguridad en aquellos ficheros para
los que son de aplicación exclusivamente las medidas de seguridad de nivel básico, en aras
de homogeneizar la implantación de las medidas de seguridad, se designará igualmente
esta figura, amparándonos para ello, en el párrafo 7 del artículo 81 del RLOPD por el que
cada uno de los niveles de seguridad tiene la condición de mínimos exigibles, sin perjuicio
de las disposiciones legales o reglamentarias específicas vigentes.
A efectos del presente documento de seguridad se distinguen las siguientes categorías:
Categoría
Responsable del Fichero
Responsable
AYUNTAMIENTO DE XXX
Responsable de Seguridad
Administrador de Sistemas
1.1 Obligaciones específicas
Las funciones y obligaciones específicas de dichas categorías son:
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RESPONSABLES

Responsable del Fichero
Persona física o jurídica que decide sobre la finalidad, contenido y uso del tratamiento de los
ficheros con datos de carácter personal. Sus funciones son:
a) Responder jurídicamente de la seguridad del fichero y de las medidas establecidas
en el presente documento.
b) Implantar las medidas de seguridad establecidas en el documento.
c) Adoptar las medidas necesarias para que el personal afectado en el documento
conozca las normas de seguridad que afecten al desarrollo de sus funciones y tome
conciencia de los riesgos y las consecuencias que pudieran derivarse en caso de
incumplimiento. Para ello, se ha publicado el contenido del presente Documento de
Seguridad, que afecta al personal, así como se ha comunicado su existencia a todo
el personal afectado, anotando las evicencias correspondientes en los siguientes
registros:
a. DS02-R00 – PUBLICACIÓN DEL DOCUMENTO SEGURIDAD
b. DS02-R01 – COMUNICACIÓN DOCUMENTO DE SEGURIDAD
d) Designar responsable /s de seguridad.
e) Facilitar con diligencia el ejercicio de los derechos acceso, cancelación y rectificación
al interesado.
Adoptar las medidas necesarias para que el personal conozca las normas de
seguridad que afecten al desarrollo de sus funciones así como las consecuencias en
que pudiera incurrir en caso de incumplimiento. En AYUNTAMIENTO el documento
de seguridad se publica en la intranet en la URL indicada en el registro [P.Ej.: DS02R00 – PUBLICACIÓN DEL DOCUMENTO SEGURIDAD, y ha sido comunicado a
todo el personal a través del correo electrónico, guardándose la evidencia en el
registro DS02-R01 – COMUNICACIÓN DOCUMENTO DE SEGURIDAD.]

Responsable de Seguridad
Persona o Personas Físicas, designadas por el Responsable del Fichero, con la misión de
coordinar y controlar las medidas de seguridad aplicables. Sus funciones son:
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RESPONSABLES
a) Informar periódicamente al Responsable del Fichero de todas las actuaciones y
anomalías e incidencias acaecidas en los sistemas de información de la empresa en
materia de protección de datos.
b) Cooperar con el Responsable del Fichero controlando el cumplimiento de las
normas.
c) Habilitar y gestionar un registro central de incidencias. Adoptar las medidas precisas
para hacer frente a cualquier incidencia que pudiera sobrevenir.
d) Mantener actualizado el documento de seguridad, realizando las modificaciones
oportunas siempre que se produzcan cambios relevantes en el mismo, así como
para adaptarlo a la normativa vigente de cada momento. Para ello deberá evaluar las
modificaciones propuestas por los responsables jurídicos y de seguridad, así como
de los usuarios del sistema. Supervisar la puesta en marcha de las medidas de
seguridad en el área que le fuera asignada.
e) Realizar controles periódicos de verificación del cumplimiento de las medidas de
seguridad.
f)
Controlar la existencia y el cumplimiento por parte del personal, de los
procedimientos de acceso establecidos.
g) Habilitar y gestionar un inventario de soportes y un libro-registro de entradas y
salidas de soportes informáticos, que contengan datos de carácter personal fuera del
ámbito físico de que se efectúen desde sus respectivos departamentos.

Administrador de Sistemas
Persona física encargada de implantar las medidas de seguridad, en lo que a control de
acceso se refiere una vez autorizadas por el Responsable de Seguridad.
Las funciones del Administrador de Sistemas recaerán sobre el personal que realiza las
tareas de administración de seguridad en los deferentes sistemas de información del
AYUNTAMIENTO.
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RESPONSABLES

Usuarios
El resto del personal que integra el AYUNTAMIENTO tiene las siguientes funciones:
a) Asumir la responsabilidad del puesto de trabajo asignado, garantizando la
confidencialidad e integridad de la información a la que tienen acceso.
b) Cumplir con todas las obligaciones que se deriven del presente documento y con los
procedimientos que se detallan en el mismo.
c) Garantizar la confidencialidad de las contraseñas que le fueran asignadas.
d) Utilizar y gestionar los soportes con la diligencia debida y atendiendo en todo caso al
procedimiento establecido de gestión de soportes.
e) Comunicar al Responsable de Seguridad correspondiente cualquier incidencia de la
que tenga conocimiento.
f)
Colaborar con el AYUNTAMIENTO en todo lo necesario para facilitar el cumplimiento
de lo establecido en la legislación vigente en materia de protección de datos.
1.2 Nombramiento del Responsable de Seguridad.
El nombramiento oficial del Responsable de Seguridad se recoge en el Registro DS02-R03:
DS02-R03 - NOMBRAMIENTO RESPONSABLE DE SEGURIDAD.DOC
2 CONTROL PERIODICO DEL CUMPLIMIENTO DEL DOCUMENTO
La veracidad de los datos contenidos en los anexos del presente Documento de Seguridad,
así como el cumplimiento de las normas que en él se establecen han de ser periódicamente
comprobadas, de forma que puedan detectarse y subsanarse las anomalías que pudieran
producirse.
El Responsable de Seguridad comprobará al menos semestralmente los siguientes
conceptos:

Aplicación del documento de seguridad
-
Existencia del documento de seguridad original en poder del Responsable de
Seguridad.
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RESPONSABLES
-
Existencia de copia del documento de seguridad en poder de cada
Responsable de Seguridad, si lo hubiera.


-
Disponibilidad del documento respecto de los usuarios del sistema.
-
Nivel de conocimiento del documento por parte de los usuarios.
-
Nivel de acatamiento a las normas y estándares que contiene.
Vigencia del Documento de Seguridad
-
Adecuación del Documento a los dispositivos físicos del AYUNTAMIENTO.
-
Adecuación del Documento a los recursos lógicos del AYUNTAMIENTO.
-
Adecuación del Documento al personal activo en la empresa.
Sistema de identificación y autenticación
-
Existencia de un listado del personal con indicación de sus respectivos
identificadores y contraseñas en poder del administrador de sistemas.

-
Existencia de cambios periódicos de contraseña.
-
Correlación entre la lista y el personal con acceso al sistema.
-
Instauración de permisos al personal.
-
Almacenamiento cifrado de las contraseñas dentro del sistema.
Control y Registro de acceso
-
Existencia de procedimientos de control de acceso lógico al sistema de
información.

Existencia de logs.
Gestión de soportes
-
Existencia de identificación en los soportes.
-
Existencia de inventario de soportes.
-
Almacenamiento de soportes en sitio seguro.
-
Cumplimiento almacenamiento de soportes para nivel alto.
-
Existencia de inventario de entrada de soportes.
-
Existencia de inventario de salida de soportes.
-
Existencia de medidas ante desecho / reutilización de soportes.
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IDENTIFICACIÓN Y FUNCIONES DE LOS
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RESPONSABLES



Copias de respaldo
-
Existencia de procesos de copias de respaldo.
-
Establecimiento de procedimientos periódicos.
-
Almacenamiento de las copias en lugar seguro.
-
Comprobación de recuperación de datos.
Gestión de incidencias
-
Existencia de procedimiento de Registro de incidencias.
-
Existencia de catálogo de incidencias.
-
Existencia de acciones correctoras iniciadas ante incidencias.
Almacenamiento de la información
-

Copia o reproducción
-


Comprobación de los sistemas de apertura
Comprobación de la destrucción de los documentos y de los medios existentes
Acceso a la documentación
-
Existencia de los mecanismos de indentificación de acceso a la información
-
Comprobación del registro de accesos.
Traslado de la documentación
-
Existencia de los mecanismos usados para impedir el acceso o la
manipulación la información
Los resultados de estos controles periódicos de verificación se adjuntarán al presente
documento de seguridad conforme al registro DS02-R02 – CONTROLES PERIÓDICOS DE
VERIFICACIÓN
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ED.: 01
RESPONSABLES
3 REGISTROS
Nombre de Registro
Información
DS02-R00 – PUBLICACIÓN DEL
DOCUMENTO SEGURIDAD
DS02-R01 – COMUNICACIÓN
DOCUMENTO DE SEGURIDAD
DS02-R02 – CONTROLES PERIÓDICOS
DS02-R02 – CONTROLES
DE VERIFICACIÓN
PERIÓDICOS DE VERIFICACIÓN.XLS
DS03-R03 – NOMBRAMIENTO
DS02-R03 - NOMBRAMIENTO
RESPONSABLE DE SEGURIDAD
RESPONSABLE DE SEGURIDAD.DOC
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