CARTA CIRCULAR No. 033 de 2005 - Registraduría Nacional del

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CARTA CIRCULAR No. 033
PARA:
JEFES DE MISIONES DIPLOMÁTICAS Y OFICINAS CONSULARES
DE:
DIRECTOR DE CENSO ELECTORAL
ASUNTO:
INSCRIPCIÓN DE CÉDULAS DE CIUDADANÍA EN EL EXTERIOR
PARA LAS ELECCIONES DEL 2006
FECHA:
1 DE ABRIL DE 2005
Para conformar de manera apropiada el Censo Electoral y facilitar a los colombianos
residentes en el exterior el derecho al sufragio en las elecciones de Congreso,
Presidente y Vicepresidente de la República que se realizarán en el 2006, atentamente
les comunico los lineamientos que deben observar en el proceso de inscripción de
cédulas de ciudadanía.
1. DEFINICIÓN
La inscripción de la cédula de ciudadanía es un acto mediante el cual el ciudadano
se registra ante el funcionario diplomático o Consular para poder ejercer el derecho
al sufragio en el lugar más cercano a su residencia.
Los ciudadanos que estén incorporados en el Censo Electoral, no necesitan realizar
una nueva inscripción, salvo que deseen cambiar su lugar de votación. Para
confirmar el lugar donde se encuentren habilitados para votar, los ciudadanos
pueden ingresar a la página de la Registraduría Nacional www.registraduria.gov.co
y en la ventana “Consulte su Sitio de Votación” ubicada en la parte superior
izquierda de esta página, digitar el número de la cédula sin comas ni puntos.
2. PERIODO DE INSCRIPCIÓN DE CÉDULAS EN EL EXTERIOR
Mediante el Decreto 549 del 3 de marzo de 2005, el Gobierno Nacional facultó a los
Embajadores y Cónsules de Colombia acreditados ante otros Estados, para habilitar
puestos de inscripción y votación en sus sedes diplomáticas y consulares, o en los
sitios donde autorice la Registraduría Nacional del Estado Civil y en la Resolución No
0818 del 22 de marzo de 2005, la Registradora Nacional del Estado Civil fijó el
periodo de inscripción de las cédulas de ciudadanía de colombianos que residen en
el exterior, para las elecciones del 2006.
El periodo de inscripción se inició el 30 de marzo, fecha en que se publicó en el
Diario Oficial Número 45.864 la Resolución No 0818 de 2005, y concluirá el 31 de
diciembre de 2005; estas inscripciones se tendrán en cuenta para conformar el
Censo Electoral que se utilizará en las elecciones de Congreso programadas para el
domingo 12 de marzo de 2006.
Para la elección de Presidente y Vicepresidente que se efectuará el domingo 28 de
mayo de 2006 y, si hubiere lugar, la segunda vuelta del domingo 11 de junio de
2006, valdrán las inscripciones adelantadas en el 2005 y las que se registren entre
el 13 de marzo y el 3 abril de 2006.
3. REQUISITOS PARA LA INSCRIPCIÓN
Para que la inscripción tenga validez se necesita:
3.1 La presentación del ciudadano ante el funcionario diplomático, consular o
ciudadano al que se le haya delegado esta función, con su CÉDULA DE
CIUDADANÍA O PASAPORTE VIGENTE (ordinario, fronterizo u oficial) como
únicos documentos válidos de identificación.
Es importante tener en cuenta que existen tres (3) modelos de Cédulas de
Ciudadanía VIGENTES:
La Cédula Antigua, dispone del retrato en blanco y negro del ciudadano y está
debidamente laminada
La Cédula de Transición, contiene digitalizada la fotografía en blanco y negro del
ciudadano y al reverso tiene un código de barras con información biográfica.
La Cédula Nueva, evolución de la anterior, se caracteriza por tener foto a color,
fondo de seguridad antifotográfico y código de barras bidimensional con la
información biográfica codificada al igual que la biométrica de los dedos índices.
En consecuencia, se debe aceptar cualquiera de estos modelos hasta que la Ley
exprese lo contrario.
2
Por lo anterior, NO se deben aceptar para la inscripción otros documentos como
fotocopia de la cédula de ciudadanía, contraseña para reclamar la cédula,
constancia de la cédula en trámite, licencia de conducción, libreta militar, carné
de cualquier especie, pasaporte provisional ni de continuación de viaje.
Tampoco se admite una Cédula de Ciudadanía con el número ilegible.
3.2 Impresión dactilar del Índice de la mano derecha.
En caso de presentar amputación, debe tomarse la impresión del Indice
Izquierdo; si por cualquier circunstancia no lo posee, se procederá a tomar la
impresión del pulgar derecho y así sucesivamente se tomarán en el orden del
sistema dactiloscópico, medio, anular y meñique.
4. ELEMENTOS NECESARIOS PARA LA INSCRIPCIÓN
FORMULARIOS:
A. Lista de Ciudadanos Inscritos (Formulario EX –3)
B. Contraseña de Inscripción (Formulario EX –4)
ELEMENTOS:
A. Almohadilla o planchuela
B. Esferos
5. DILIGENCIAMIENTO DEL FORMULARIO EX –3
Podrá realizarse con ayuda del computador o escribiendo de manera legible con letra
imprenta y números arábigos (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 0).
Campos existentes Instrucciones
HOJA
PAIS-CIUDAD
CÓDIGO
AÑO
MES
DIA
Numerar cada hoja en orden ascendente y consecutivo, empezando
por 001. (El formulario EX -3 consta de 2 páginas y deben
llevar el mismo número), sin interrupción hasta el número que se
alcance al final del periodo de inscripción.
Diligenciar según el lugar donde se efectúe la inscripción.
Se debe escribir el CÓDIGO de 9 dígitos (iniciando con el número 88
ya preimpreso) asignado en la División Política (DIVIPOL) anexa, para
cada Consulado, Embajada, Ciudad y Puesto
Escribir el año correspondiente en que se realice la respectiva
inscripción.
Escribir el ordinal del mes en que se realice la inscripción.
Escribir el día en que se realice la inscripción.
3
CÉDULA
PRIMER Y SEGUNDO
APELLIDO
PRIMER Y SEGUNDO
NOMBRE
DIRECCIÓN
TELÉFONO
CASILLA PARA LA
RESEÑA DACTILAR
FUNCIONARIO (S)
RESPONSABLE (S)
Escribir el número de la Cédula de Ciudadanía. Si la inscripción se
realiza con PASAPORTE, SE DEBE TRANSCRIBIR EXCLUSIVAMENTE
EL NÚMERO DE LA CÉDULA DE CIUDADANÍA.
Transcribir de la Cédula de Ciudadanía o Pasaporte los datos de
apellidos.
Transcribir de la Cédula de Ciudadanía o Pasaporte los datos
correspondientes.
Escribir la dirección de residencia del ciudadano que se inscribe.
Escribir el código de ciudad y el número de teléfono en el que pueda
ubicarse al ciudadano que se inscribe.
Tomar la reseña dactilar del dedo INDICE DERECHO en el cuadro que
corresponda al número de orden de inscripción en la Página 2 del
Formulario EX –3
Diligenciado el formulario los funcionarios o ciudadanos designados
para adelantar las inscripciones, deben escribir sus nombres,
apellidos, número de cédula y firmar en el espacio correspondiente.
6. RECOMENDACIONES PARA DILIGENCIAR EL EX - 3
6.1 Se recomienda a los funcionarios diplomáticos o consulares diligenciar previamente
el encabezamiento de cada uno de los formularios EX -3, con el código y el
nombre del lugar, el número de la hoja, el año y el mes de cada uno de los
puestos de votación de su jurisdicción.
El código es el número que identifica el lugar y consta de nueve dígitos, siendo los
dos primeros constantes e iguales a 88.
Es importante que los funcionarios conozcan con certeza el código del lugar
contenido en la DIVIPOL del Exterior que se anexa. En caso de duda, debe
consultarse a la Dirección de Censo Electoral.
En la casilla " HOJA " se numerarán los Formularios EX – 3 comenzando por 001.
Debe colocarse esta numeración en las páginas 1 y 2 del formulario, sin
interrupción, hasta el cierre de inscripción de cédulas.
En una misma hoja se pueden realizar inscripciones que correspondan a distintos
días del mismo mes, escribiendo siempre en la primera columna el ordinal del día
respectivo.
 No se debe escribir el lugar de expedición del documento de identidad.
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 Cada línea debe contener todos los datos solicitados.
 Al cometer algún error puede anularse el renglón trazando una o dos líneas
sobre los datos escritos y trazando igualmente una equis sobre la casilla
correspondiente a la huella dactilar (Página 2 del formulario EX – 3).
6.2 El número de cédula se anotará por columnas de acuerdo con la cantidad de
dígitos:
Cédula
19
5
79
90
1
001
354 548
555 406
987 458
563 342
568 991
5 432
102 398
6.3 Los nombres y apellidos se anotarán así: En la primera columna sombreada se
escribirá la letra inicial del primer apellido. En la segunda columna sombreada
se pondrá la letra inicial del primer nombre, tal como aparece en la cédula.
PRIMER Y SEGUNDO APELLIDO
R
B
L
L
D
C
C
IVAS PACHON
AUTISTA RANGEL
LERAS DE CUELLAR
LOREDA D’ESTEFANO
E LA CUESTA LEON
HACON VDA DE RUIZ
ASTRO DIAZ GRANADOS
PRIMER Y SEGUNDO NOMBRE
F
R
G
J
M
K
R
ERNANDO RENE
OSELIA
LORIA MATILDE
HON MARIO
ARTHA
ATIA CECILIA
OBERTO
6.4 La impresión digital del índice derecho debe estamparse en forma nítida y rodada,
en la Página 2 del Formulario EX – 3, según el orden de inscripción.
6.5 Al reverso del formulario EX – 3, encuentran instrucciones que deben ser
cuidadosamente atendidas por los funcionarios o ciudadanos que adelanten las
inscripciones.
7. PUESTOS DE INSCRIPCIÓN Y VOTACIÓN
La inscripción de cédulas de ciudadanía se adelantará inicialmente en los puestos
de votación debidamente registrados en la División Política (DIVIPOL) vigente.
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Para habilitar nuevos puestos de inscripción y votación, los embajadores y cónsules
de Colombia acreditados ante otros Estados podrán solicitar la autorización
correspondiente a la Registraduría Nacional del Estado Civil, Dirección de Censo
Electoral, mediante el siguiente procedimiento:
7.1 Comunicar a la Cancillería los motivos por los cuales se debe crear el nuevo
puesto, argumentando entre otras razones el probable potencial electoral y la
distancia al puesto de votación más cercano.
7.2 La Dirección de Asuntos Consulares y Comunidades Colombianas en el Exterior,
del Ministerio de Relaciones Exteriores, evaluará la petición y emitirá el
concepto correspondiente que comunicará a la Dirección de Censo Electoral.
7.3 Si la Cancillería da viabilidad para la creación del puesto, la Dirección de Censo
Electoral asignará y comunicará vía e-mail el código del nuevo puesto de
votación e inscripción, con lo que se entenderá creado el lugar en la División
Política y habilitado para adelantar inscripciones y votaciones.
7.4 El código asignado al nuevo lugar de votación por la Dirección de Censo
Electoral, deberá usarse como identificador para todos los efectos electorales.
8. INSCRIPCIÓN DE CÉDULAS PARA CIUDADANOS INVIDENTES
Podrá realizarse con ayuda del computador o escribiendo de manera legible con
letra imprenta y números arábigos (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 0).
Para ubicar en las correspondientes mesas de votación una cantidad suficiente de
Tarjetas Electorales elaboradas con el sistema Braille, y así garantizar el voto a los
invidentes, se debe diligenciar un formulario EX – 3, identificado con el título
“INSCRIPCIÓN DE CIUDADANOS INVIDENTES”.
El encabezamiento de este formulario con la leyenda descrita, sólo se debe llenar
en el momento en que acuda personalmente a la inscripción un ciudadano con esta
limitación. La numeración para estos formularios EX – 3 también será de manera
consecutiva e iniciando con 001.
Al momento de registrarse la inscripción de un invidente, el funcionario inscriptor
preguntará al ciudadano si lee en sistema BRAILLE; si la respuesta es positiva, en la
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columna Nro. encerrará con un círculo y/o marcará con una X el número de orden
que corresponda.
La inscripción se hace igual que para los demás colombianos, con las siguientes
salvedades:



Para cada inscrito se debe escribir el ordinal del mes en la primera columna
Luego debe escribir los datos del día, cédula, apellidos y nombres, dirección y
teléfono como ya se indicó.
En una misma hoja se pueden realizar inscripciones que correspondan a
distintos días del mismo mes, al igual que de diferente mes, escribiendo siempre
en las primeras columnas el ordinal del mes y el día respectivo.
9. CONSTANCIA DE LA INSCRIPCIÓN
La contraseña de inscripción EX –4, es un formato que se entregará al ciudadano
al momento de devolverle la cédula y le servirá como constancia de inscripción.
Debe diligenciarse de acuerdo con los datos registrados en el formato EX -3, pero
se tendrá especial cuidado al transcribir la información relacionada con el número
de hoja, la fecha, el orden y la cédula.
10.
DILIGENCIAMIENTO DEL FORMULARIO EX –4
Campos Existentes
Número de Cédula
País-Ciudad
Puesto
Código
Fecha de Inscripción
Hoja
Nro. Orden
Instrucciones
Escribir el número de la Cédula. Si presenta PASAPORTE, transcribir
el número de la Cédula que figure.
Escribir el nombre del país y de la ciudad donde se encuentra la
Embajada o Consulado.
Escribir el nombre del puesto de inscripción.
Escribir el código de 7 dígitos asignado al país, ciudad y puesto,
precedido del número 88.
Escribir el año, mes y día en que se efectúa la respectiva
Inscripción.
Transcribir del formulario EX-3 el número de la Hoja.
Escribir el número de orden de Inscripción que le correspondió
dentro del formulario EX-3.
Antes de devolver el documento de identidad verifique en el EX -3, que el
respectivo número de cédula lo escribió correctamente.
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11.
ENVÍO DE LA INFORMACIÓN DILIGENCIADA

Al concluir el diligenciamiento del formulario EX -3, debe escribir el total de
inscritos. No olvide excluir los renglones anulados.

Si el funcionario se equivoca al realizar una inscripción, debe anular el renglón y
la respectiva casilla de la impresión digital y registrar los datos en el renglón
siguiente.

El funcionario responsable de la inscripción debe anotar al final del formulario
EX – 3 (Página 1), en forma manuscrita, su nombre, apellido, número de cédula
de ciudadanía y firmar.

Los cinco (5) primeros días hábiles de cada mes, se enviarán por correo
electrónico a la Dirección de Censo Electoral de la Registraduría Nacional del
Estado Civil, las páginas 1 de los formularios EX – 3 diligenciados con al menos
UN ciudadano inscrito. Es decir, no deben remitir hojas con cero (0) inscritos.

Para el caso de ciudadanos con limitación visual, cuando se diligencien en su
totalidad los 20 renglones del formulario EX -3 deben enviar por correo
electrónico, a la Dirección de Censo Electoral, los formularios diligenciados.

Para ambos casos (sin discapacidad visual e invidentes), al finalizar el periodo
de inscripción se harán llegar al correo electrónico de la Dirección de Censo
Electoral las páginas 1 de los formularios EX – 3 diligenciados en el último mes o
fracción del mes autorizado para el efecto.

La dirección electrónica de la
[email protected]

Cuando no se reciban formularios EX – 3 de un puesto y mes específico, se
asumirá que NO hubo inscritos en el mes respectivo.

Deben remitir los originales de los formularios diligenciados (páginas 1 y 2 del
EX -3) a la Dirección de Censo Electoral: Avenida El Dorado No 46-20 Bogotá, o
a través del Ministerio de Relaciones Exteriores durante los primeros cinco (5)
días hábiles del mes de enero de 2006 y del cuatro (4) al diez (10) de abril para
las inscripciones que se realicen entre el 13 de marzo y el 3 de abril de 2006.
Dirección
de
Censo
Electoral
es
8

12.
Es de vital importancia remitir los originales de los formularios EX -3 puesto que
únicamente estos documentos serán los que se digitalizarán para conformar el
sistema de consulta de inscripciones en el exterior.
CÉDULAS NO APTAS PARA VOTAR
La Dirección de Censo Electoral, devolverá oportunamente vía correo electrónico,
una relación con las cédulas inscritas pero no aptas para votar. En consecuencia,
los ciudadanos titulares de estas cédulas no podrán ejercer el derecho al sufragio.
Las Cédulas inscritas pero NO APTAS para VOTAR son las que han sido Canceladas
o Dadas de Baja del Archivo Nacional de Identificación por Suplantación, Muerte,
Doble Cedulación, pérdida de la ciudadanía colombiana, Minoría de edad o por
pérdida o suspensión de los derechos políticos. También, las que han sido Dadas de
Baja del Censo Electoral por haber sido reportadas como miembros activos de la
Fuerza Pública o por haber resultado con Necrodactilia Positiva. Este último evento
se configura cuando se establece la plena identificación mediante las impresiones
decadactilares de las personas fallecidas, cuyos casos conoce el Instituto de
Medicina Legal y los comunica a la Registraduría Nacional.
13.
CONFORMACIÓN DEL CENSO ELECTORAL
13.1 ARTÍCULO 81 DEL CÓDIGO ELECTORAL
Cuando un ciudadano inscriba su Cédula dos o más veces, la última inscripción
anula las anteriores.
13.2 GENERACIÓN DEL EX -10
Las listas de sufragantes que se emplearán el día de las elecciones (forma EX –
10) serán preparadas y generadas en la Dirección de Censo Electoral,
relacionando los números de cédulas de ciudadanía en orden ascendente, con
base en la Lista de Inscritos (formulario EX –3) y el Censo Electoral utilizado en
las votaciones de 2003.
13.3 MÁXIMO NÚMERO DE VOTANTES POR MESA
Cada Hoja del formulario EX –10 contiene hasta 396 números de cédula,
dejando cuatro (4) espacios disponibles para que los jurados registren sus
9
números en ellos cuando ejerzan el derecho al sufragio en la mesa donde
presten el servicio.
Por consiguiente, en cada mesa de votación sólo votan hasta cuatrocientos
(400) ciudadanos.
13.4 MESAS POR PUESTO DE VOTACIÓN
Se instalará en cada Puesto la cantidad de mesas que resulte de dividir el
Potencial electoral final entre la cantidad de 396.
Finalmente, es pertinente reiterar que este proceso propende por la conformación
adecuada y oportuna del CENSO ELECTORAL para las elecciones del 2006 y requiere
del total compromiso y permanente dirección y seguimiento por parte de los
Embajadores y Cónsules, por cuanto de la calidad de la información que se registre
y de la oportunidad de su remisión, dependerá en buena parte el éxito de los
comicios.
Para resolver cualquier inquietud al respecto, pueden comunicarse con la ingeniera
Rosa Nelly Riveros Castro al correo electrónico [email protected] o al
teléfono (57 1) 2 20 08 50.
Cordial saludo,
ORIGINAL FIRMADO
CONSTANTINO TAMÍ JAIMES
Director de Censo Electoral
Anexo: Un (1) archivo Excel con la Divipol del Exterior
Dos (2) archivos Excel con los Formatos EX -3
Un (1) archivo Excel con el Formato EX -4
CTJ / NRC
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