PROCEDIMIENTO DEPARTAMENTO DE DIRECCION COMUNICACIONES Versión n° 00

PROCEDIMIENTO
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COMUNICACIONES
Versión n° 00
1.
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OBJETIVO.
Este procedimiento tiene el objeto de establecer los mecanismos de comunicación
que utiliza el DAEM para informar de sus principales actividades a sus
establecimientos educacionales asociados, autoridades y público en general.
2.
ALCANCE.
Este procedimiento se aplica a toda la información oficial que sale desde al DAEM
hacia el exterior de la institución. Contemplando las actividades desde la
formulación hasta la aprobación final de los comunicados.
3.
RESPONSABILIDAD
El periodista del DAEM será el responsable de la formulación, actualización y
aplicación de este procedimiento de calidad, asegurándose del cumplimiento
cabal de sus actividades.
4.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA.
No hay.
5.
REVISIÓN Y APROBACIÓN
Revisión:
Periodista
Luz Gabriela Vega.
Aprobación: Directora del DAEM.
Cecilia Aguilera.
Fecha: 05 Marzo del 2012.
Fecha: 05 Marzo del 2012.
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MODO DE OPERACIÓN.
Las actividades que se desarrollan en esta área, tienen relación con la preparación
de comunicados de prensa referentes a las actividades relevantes del quehacer
educacional del DAEM de Chillán, entre estas se encuentran:

Recopilar información y fotografías de actividades relevantes del sistema
educativo municipal de Chillán, para enviarlas a los medios de
comunicación.

Llevar archivo fotográfico.

Actualizar noticias en Página Web del DAEM.

Realizar Saludos, Condolencias y Excusas.

Elaborar frases radiales y publireportajes promocionales.

Elaborar videos (producción y edición).

Elaborar soportes comunicacionales de la Institución.

Acompañar a la Dirección en actividades relevantes de su Gestión y apoyar
comunicacionalmente éstas.
6.1 Recopilar información y fotografías de actividades relevantes del sistema
educativo municipal de Chillán, para enviarlas a los medios de comunicación.
La periodista del DAEM, es la responsable de reportear las actividades en las que
participa el personal del DAEM, en especial, aquellas en las que cuentan con la
participación de la Dirección de la institución. Posterior a lo cual, deberá elaborar
los comunicados correspondientes y adjuntar registros fotográficos de los
acontecimientos.
Una vez redactados y revisados dichos comunicados por la dirección, estos son
enviados a los medios locales y nacionales para su publicación. La metodología
de envío se realiza a través del correo de prensa de la municipalidad de Chillán.
En el caso de temas de manejo de crisis, la Directora del DAEM entregará las
directrices del comunicado para su posterior envío a los medios.
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6.2 Llevar archivo fotográfico.
La Periodista del DAEM es la responsable de mantener un archivo fotográfico de
todos las actividades en la que participa el personal del DAEM (las de carácter
importante).
El registro fotográfico, es almacenado en el computador de la periodista
(carpeta fotos) y está dividido por año y actividades.
6.3 Actualizar noticias en Página Web del DAEM.
La periodista es la responsable de actualizar las noticias que se publican en la
página web institucional, la frecuencia de cambio es quincenal.
La metodología utilizada para este efecto se explica a continuación.
 La periodista debe ingresar a la página web institucional, para lo cual
cuenta con una clave exclusiva.
 Luego, deberá seleccionar la opción de administrador de imágenes y
procede a seleccionar la carpeta de fotografías y selecciona los registros
fotográficos correspondientes, los sube a la web y luego procede a
introducir el texto.
Nota: Se adjunta en el anexo N° 1 algunas fotografías que detallan la
metodología.
6.4 Realizar Saludos, Condolencias y Excusas.
La Periodista será la encargada de transmitir los saludos, condolencias y excusas
de parte de la Dirección del DAEM, cuando corresponda (ver anexo N°2). Para
tal efecto, la periodista redactará el documento de acuerdo a las características
del caso, el que posteriormente será revisado y visado por la directora del DAEM.
Una vez aprobado, la periodista entregará el documento a la secretaria de la
Dirección para el envío final del documento.
En el caso particular de los saludos de la Dirección del DAEM, estos se envían de
manera formal a los involucrados y, de forma paralela, dependiendo la
importancia se refuerza con la página web.
Toda la información enviada, es respalda en el PC de la periodista.
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6.5 Elaborar frases radiales y publireportajes promocionales.
6.5.1 Frases Radiales.
Este proceso comienza con la licitación de la radioemisora que transmitirá la
información. Para tal efecto, se deberá realizar bases técnicas donde la
periodista dejará registrado todos los requisitos necesarios, pero estos
pueden sufrir modificaciones por parte del departamento de adquisiones, si
esto ocurriera ellos modificaran las bases y las archivaran
Luego, la periodista elaborará las frases radiales (ver ejemplo en anexo N°3).
Uno de los tópicos de principal enfoque, tiene relación con retención de
matriculas
6.5.2 Publireportajes Promocionales.
Estos corresponden a reportajes realizados por la periodista del DAEM, que
son publicados en los medios escritos locales para difundir los beneficios del
Sistema. Dichas publicaciones deberán ser pagadas por la institución, los
que son generados por los programas de mejoramiento de gestión DAEM.
6.6 Elaborar videos (producción y edición).
La Periodista del DAEM será la responsable de realizar los videos institucionales
dependiendo de los requerimientos de la dirección.
6.7 Elaborar soportes comunicacionales de la Institución.
La periodista del DAEM será la responsable de unificar la imagen de los productos
que son enviados fuera de la institución, como presentaciones invitaciones y la
elaboración de pequeños cortos audiovisuales.
6.7 Acompañar a la Dirección en actividades relevantes de su Gestión y apoyar
comunicacionalmente éstas.
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ARCHIVO DE REGISTROS
Indexación
Almacenamiento
Responsable del
registro
Mantenimiento
Disposición
Fotografías
Actividad
PC periodista
Periodista
Indefinido
No hay
Registros de
Saludos,
Condolenci
as y Excusas.
Actividad
PC periodista
Periodista
Indefinido
No hay
Registro
8.
CONTROL DE CAMBIOS
Fecha
9.
Rev.
Párrafo
Modificación Realizada
ANEXOS.
Anexo N° 1 Pantallas web para actualizar página web del DAEM.
Anexo N° 2 Excusas de parte de la Dirección del DAEM.
Anexo N° 3 Frases radiales.
Anexo N°4 Publireportajes.
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Anexo N° 1 Pantallas web para actualizar página web del DAEM.
1.1.
Ingreso Pagina web
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Anexo N° 1 Pantallas web para actualizar página web del DAEM.
1.2.
Archivo Fotográfico.
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Anexo N° 2 Excusas de parte de la Dirección del DAEM.
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Anexo N° 3 Frases radiales.
SPOT RADIO
LA ILUSTRE MUNICIPALIDAD DE CHILLÁN Y LA DIRECCION DE
EDUCACION, LE INVITAN A SER PARTE DE SU RED DE 46 ESCUELAS Y
LICEOS, ADEMÁS DE SUS SALAS CUNAS, BRINDANDO EDUCACIÓN
INTEGRAL Y PROFESIONAL, A NIÑOS Y NIÑAS, DESDE LOS TRES MESES
EDAD.
INFRAESTRUCTURA EN CONSTANTE REMODELACIÓN, INFORMÁTICA
EDUCATIVA, ROBÓTICA, INGLÉS, CHINO MANDARÍN, EDUCACIÓN
TÉCNICO PROFESIONAL, HACEN QUE LA EDUCACIÓN PÚBLICA SEA UNA
OPCION CIERTA DE DESARROLLO EDUCATIVO, CON APOYO
SICOSOCIAL PARA LOS ALUMNOS Y SUS FAMILIAS.
INFORMACIONES, ROSAS 530, CHILLAN O EN LA PAGINA WEB
WWW.DAEMCHILLAN.CL
JUNTOS CONSTRUYENDO DE CHILLÁN “UNA GRAN CIUDAD PARA VIVIR”
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Anexo N°4 Publireportajes.
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