fundamentos de contabilidad i

CURSO ELEMENTAL DE CONTABILIDAD
PRIMERA PARTE
MSC. PABLO EMILIO HURTADO FLORES
ENERO 2000
Revisión Enero de 2010
PRESENTACIÓN
El presente trabajo surge por inquietud de muchos estudiantes de
universidades privadas que funcionan con la modalidad de cuatrimestre, que al
no contar con material de contabilidad de bajo costo, tienen que recurrir a
textos de alto valor y que aunque tienen mayor contenido de estudio, esto no
siempre es utilizado totalmente, mayormente los estudiantes que no llevan
carreras afines a la contabilidad o a la administración.
En el presente texto se presentan los primeros elementos que se utilizan en
contabilidad y que cubre lo que corresponde al primer cuatrimestre o primer
curso que se imparte en las universidades privadas de Nicaragua y el cual he
querido compartir con mis queridos alumnos y alumnas.
El contenido del material está ordenado metodológicamente de acuerdo a la
experiencia que como catedrático de contabilidad he experimentado en estos
años, de modo que los conocimientos vayan llegando al estudiante de acuerdo
al grado de complejidad en la adquisición de conocimientos.
He observado algunos programas de contabilidad donde primero se estudian
las operaciones contables, esto es lo movimientos y posteriormente se estudian
el balance general y el estado de resultados. Yo pregunto: ¿Cómo puede un
estudiante realizar operaciones con cuentas que no conoce?, ¿De qué forma el
maestro puede explicar los movimientos, el diario, etc. si los estudiantes
ignoran el nombre y el significado de las cuentas?
Espero con ese modesto aporte, contribuir a resolver esa necesidad planteada y
ofrecer a los catedráticos un orden metodológico para la impartición de la
materia, de modo que el estudiante capte de una manera más simple su
contenido.
Pablo Emilio Hurtado Flores
Msc. En Contaduría Pública y Finanzas
Abogado y Notario Público
INDICE
TEMAS
PAGINA
CAPITULO I
Contabilidad. Aspectos Generales...........................................................
1
CAPITULO II
Principales Estados Financieros...............................................................................
Balance General.........................................................................................................
Activo, Pasivo y Capital.............................................................................................
Principales cuentas del activo...................................................................................
Definición y movimiento de las principales cuentas del activo corriente............
Definición y movimiento de las principales cuentas del activo no corriente......
Principales cuentas del pasivo....................................................................................
Definición y movimiento de las principales cuentas del pasivo corriente.............
Definición y movimiento de las principales cuentas del pasivo no corriente..............
Principales cuentas del capital contable......................................................................
Partes del Balance General...........................................................................................
Formas de presentación del balance general...............................................................
Balance General en forma de reporte..........................................................................
Balance General den forma de cuenta.........................................................................
Formalidades o requisitos del balance general...........................................................
Ejercicios del capitulo I y II..........................................................................................
Estado de Resultados.....................................................................................................
Cuentas principales del Estado de resultados.............................................................
Definición y Movimiento de las cuentas del estado de resultados.............................
Ejercicios del Estado de Resultados.............................................................................
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5
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CAPITULO III
Registros Contables.........................................................................................................
Sistema de partida doble.................................................................................................
Libro diario......................................................................................................................
Libro mayor.....................................................................................................................
Movimientos y saldos......................................................................................................
Variaciones en las cuentas...............................................................................................
Ejercicios del Capitulo III (resueltos)............................................................................
Ejercicios a resolver del capitulo III..............................................................................
38
38
38
40
41
42
43
50
CAPITULO IV
Balanza de Comprobación.............................................................................................. 60
CAPITULO V
Hoja de Trabajo......................................................................................................
ANEXOS....................................................................................................................
61
62
CURSO ELEMENTAL DE CONTABILIDAD
PRIMERA PARTE
CAPITULO I
CONTABILIDAD – ASPECTOS GENERALES
1.1 Concepto
El Comité sobre Terminología de la Asociación Internacional de CPA de los Estados
Unidos, propuso en 1941, que se definiera Contabilidad, como el “Arte de Registrar,
Clasificar y Resumir de una manera significativa y en términos monetarios, las
transacciones y cuentas, que son cuando menos en parte, de carácter financiero, así
como de interpretar sus resultados”.
Según Elías Lara, Contabilidad: “Es la disciplina que enseña las normas y los
procedimientos para ordenar, analizar y registrar las operaciones practicadas por las
unidades económicas constituidas por un solo individuo o bajo la forma de sociedades
civiles o mercantiles”.
Estas definiciones catalogan a la Contabilidad como “arte” o como “Disciplina”. Sin
embargo hay quienes la definen como una ciencia y cuando hablan de Contabilidad, la
ubican dentro de las Ciencias contables. Defienden este criterio por tener la Contabilidad
sus propios principios y normas de procedimiento y un campo de acción bien amplio donde
intervienen la Auditoría, Control Interno, Contraloría, Finanzas, Presupuesto, Costos,
Estadística y la Contabilidad propiamente dicha.
1.2 Elementos del concepto
Tomando el concepto definido por Elías Lara, vemos los siguientes elementos:
1. Enseña normas y procedimientos: Significa que la contabilidad enseña el Cómo se
deben hacer los registros o asientos contables, cuáles son las herramientas para el
análisis financiero y cómo se deben ordenar las cuentas. Se vale para esto, de los
Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados( ahora insertos en las NIC) y
de los Sistemas y Normas contables existentes.
2. Orden, Análisis y Registro: cuando se habla de orden, se refiere a que las cuentas
tienen una ubicación dentro de los Estados Financieros y que además se agrupan de
acuerdo a su homogeneidad.
3.
El análisis significa, que no basta con presentar los Estados Financieros a la
gerencia, sin no que estos deben ir razonados, analizados y debidamente explicados,
para que el responsable de leerlos y autorizarlos esté claro de los documentos que
tiene en mano. Esto permite una correcta toma de decisiones.
4. El registro es de vital importancia en contabilidad, por cuanto es la prueba de la
operación efectuada y es la base fundamental para poder determinar los Estados
Financieros. Sin registro nada se puede determinar. Cada operación que efectúa la
empresa o negocio debe ser registrada en los libros respectivos y es de estos libros
que se extraen los saldos o valores que se utilizan para elaborar los diferentes
Estados Financieros que toda empresa está obligada a llevar.
5. Operaciones practicadas: Se refiere a las actividades normales que se llevan a cabo
en los negocios, como ventas, compras, depósitos, cobros etc.
6. Unidades Económicas: Se refiere a las empresas o negocios, sean estos de un solo
propietario o de varios, ya sean con fines de lucro o sin fines de lucro, y pueden ser
de cualquier rama del comercio o de la industria, inclusive pueden ser públicas o
privadas.
1.3 FUNCIÓN DE LA CONTABILIDAD
La función, fines u objetivos de la contabilidad son bastante amplios; pero se puede
mencionar los aspectos principales:
a) Servir como fuente eficaz de información a la gerencia para la toma de
decisiones.
b) Llevar un control riguroso de los recursos y obligaciones del negocio.
c) Establecer con claridad la forma en que el negocio obtiene sus utilidades o
sus pérdidas
d) Llevar un control del movimiento de las cuentas del capital contable de la
empresa.
e) Establecer las necesidades de efectivo para las transacciones comerciales del
negocio.
f) Registrar correctamente todas las operaciones económicas que realiza la
empresa.
g) Proporcionar en cualquier momento la información contable requerida por la
gerencia o por terceros interesados.
h) Con sus datos en libros, servir de base para las proyecciones económicas de
la empresa.
i) Determinar con precisión los gastos aplicados provenientes de la
depreciación de los activos fijos tangibles y por la amortización de los
activos intangibles.
j) Ajustar en cada período los saldos en libros con los saldos reales.
k) Vigilar y controlar la correcta utilización e los bienes de la empresa.
1.4 CLASIFICACIÓN DE LA CONTABILIDAD
De acuerdo a la aplicación específica de la contabilidad, ésta se clasifica en:
123456789-
Contabilidad Financiera
Contabilidad de Costos
Contabilidad Gerencial
Contabilidad Fiscal
Contabilidad Gubernamental
Contabilidad de Sociedades
Contabilidad Agropecuaria
Contabilidad Bancaria
Etc.
También se puede clasificar la Contabilidad en Pública y Privada. La Contabilidad Pública
se estudia a nivel universitario obteniéndose el título de Licenciado en Contabilidad
Pública. La Contabilidad Privada se estudia en cualquier centro de comercio que no tiene
nivel universitario.
1.5 NECESIDAD DE LLEVAR CONTABILIDAD
En Nicaragua, según Art.28 del Código de Comercio de 1914, todo negocio está en la
obligación de utilizar los libros Diario Mayor y de Inventario y Balance; pero el Art. 47
dice que los comerciantes al por menor solamente están obligados a llevar un libro
encuadernado, forrado y foliado y en el asentarán diariamente las compras y ventas que
hagan, tanto al fiado como al contado.
Además con las exigencias que imponen las leyes nacionales, se hace necesario que todo
negocio controle adecuadamente sus ingresos, egresos, recursos, obligaciones, etc. Para
cumplir bien y satisfactoriamente con sus compromisos fiscales.
Todo contador para cumplir adecuadamente con los requisitos exigidos por las leyes del
país, debe tener conocimiento amplio y suficiente entre otras de las siguientes leyes:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Código de Comercio (Lo que se relaciona con la contabilidad)
Ley General de Títulos y Valores
Ley General de Bancos
Ley Orgánica de la Contraloría General de la República
Ley de Contrataciones del Estado
Ley de Contrataciones Municipales
Plan de Arbitrios
Ley de Equidad Fiscal
Ley de Facturación
10. Ley Orgánica del Banco Central
11. Ley de la Superintendencia de Bancos y otras Instituciones Financieras
12. Ley Monetaria
Además hay leyes que se vinculan directamente con determinadas empresas y por
consiguiente el contador debe dominar completamente en aras de salvaguardar los intereses
del negocio.
1.6 OPERATIVIDAD DEL CONTADOR
Es conveniente que el jefe de contabilidad de un negocio sea un Contador Público. A falta
de éste, puede ser un contador privado con experiencia. Cuando nos referimos al contador
estamos hablando de la persona con plenos conocimientos y capacidad suficiente para
llevar correctamente todos los controles financieros de la empresa, que sabe conjugar la
teoría con la práctica y cuya principal característica es la honradez y su capacidad, pero que
además es ordenado y metódico.
Las tareas que desempeña un contador se pueden resumir así:
1. Debe velar que todas las transacciones u operaciones del negocio se plasmen en
documentos escritos (facturas, Recibos , etc.)
2. Debe clasificar cada una de las transacciones efectuadas. Esto es, codificarlas
correctamente señalando el tipo de cuenta a afectar.
3. Ya clasificadas se registran las cuentas, primero en el Libro Diario y posteriormente
en los mayores y auxiliares respectivos.
4. Salda las cuentas de los libros mayores y prepara la Balanza de Comprobación
5. Con los saldos de los libros mayores prepara el Estado de Resultados y el Balance
General o Estado de Situación Financiera.
6. Realiza los ajustes correspondientes: a) en los activos, b) en los pasivos, c) en las
cuentas de capital y d) en las cuentas de resultados.
7. Elabora la Hoja de Trabajo y determina los estados financieros definitivos.
8. Prepara la conciliación bancaria
9. Elabora y analiza el balance general comparativo de los últimos ejercicios
contables.
10. Analiza e interpreta los estados financieros y los remite a la autoridad inmediata
superior junto con el análisis de las principales razones financieras
11. Elabora proyecciones de los estados financieros para los períodos futuros.
12. Elabora las proyecciones del flujo del efectivo para el período contable.
13. Elabora las proyecciones de los estados financieros para los futuros períodos
contables
14. Etc.
CAPITULO II
PRINCIPALES ESTADOS FINANCIEROS
Los principales Estados financieros son: Estado de Situación Financiera o Balance
General; el Estado de Resultados también llamado Estado de Pérdidas y Ganancias o
Estado de Ingresos; el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto o del Capital y el Estado
de Flujo del efectivo. Existen otros Estados Financieros como el Estado de Costo de
Ventas, el Estado de Costo de Producción, etc, que aunque no son menos importantes, no
están entre los considerados como principales. Los primeros dos estados: el Balance
General o Estado de Situación Financiera y el Estado de Resultados, serán estudiados en los
cursos de Contabilidad I y Contabilidad II. Los otros estados: el Estado del Capital y el
Estado de Flujo del efectivo son estudiados en Finanzas o en contabilidad III y
Contabilidad IV, dependiendo del pénsum académico de cada universidad.
II.I BALANCE GENERAL O ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA
El Estado de Situación Financiera es el “Estado que presenta la situación financiera de un
empresa en una fecha específica o determinada”. Este estado normalmente se presenta en
un documento que debe llenar ciertas formalidades que veremos más adelante; pero con los
adelantos tecnológicos modernos, en la actualidad se pueden presentar en USB o discos
compactos que luego se proyectan en una pantalla o en la misma computadora y muestra a
los interesados todos los datos contenidos en el estado financiero, sin embargo la legalidad
de los mismos requiere de la firma autorizada y normalmente se presenta en físico (papel).
Si analizamos la definición dada de Balance General o Estado de Situación Financiera, esta
tiene dos elementos importantes:
1. Presenta la situación financiera: esto es, que presenta la situación de los recursos o
bienes, la situación de las obligaciones o deudas y la situación del capital contable
que se obtiene restando las deudas de los recursos. Por esta razón hay algunos que
definen al Balance General como el documento que muestra el estado de los activos,
de los pasivos y del capital de una empresa
2. En una fecha específica o determinada: significa que los datos que se presentan en
el Balance General son válidos solamente para la fecha en que se presenta. Esto es,
que al siguiente día ya no es el mismo balance, es otro.
II.1.1 Estructura del Estado de Situación Financiera
El estado de situación financiera está formado por tres grupos de cuentas que son: Activo,
Pasivo y Capital. A su vez el Activo está subdividido en dos subgrupos que son: activo
corriente y activo no corriente. De igual forma sucede con el Pasivo, que se divide en
corriente y no corriente.
Activo
Pasivo
Corriente
No corriente
Corriente
No corriente
El capital es el tercer grupo de cuentas y se puede calcular de dos formas: 1) Restando el
Pasivo del Activo y 2) Sumando las cuentas que conforman el Capital Contable
Las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC) dividen a los activos en dos grandes
grupos: Activo Corriente y Activo No Corriente. Lo mismo sucede con los pasivos, que
están divididos en Pasivo Corriente o a Corto Plazo y Pasivo No Corriente o a Largo Plazo,
esta es la estructura que se presenta en el presente trabajo, que está acorde con las normas
de contabilidad gubernamental emitidas por el Ministerio de Hacienda.
ACTIVO: Son todos los recursos con que cuenta la empresa. Cuando hablamos de
Recursos nos referimos a todos los bienes que posee la empresa y los derechos que tiene
para el uso de ciertos recursos, como por ejemplo: el derecho de usar un edificio que no es
propio, pero por el cual se pagó por adelantado en concepto de alquiler, incluyendo entre
los activos al talento humano.
PASIVO: Son todas las deudas u obligaciones que tiene la empresa. Entendemos por
obligaciones lo que tiene que pagar, así como la de prestar un servicio por el cual cobró por
adelantado.
CAPITAL CONTABLE: Es el capital de los socios, de los dueños y está conformado por
el capital invertido por los socios (Capital Social), las ganancias acumuladas en períodos
anteriores, las ganancias o utilidades del último ejercicio contable, las reservas que la
empresa ha creado ya sea por ley o por política propia y el Superávit.
El Activo, el Pasivo y el Capital Contable están relacionados intrínsicamente por la
fórmula:
ACTIVO – PASIVO = CAPITAL CONTABLE, O A= P + C
II.1.2 PRINCIPALES CUENTAS DEL ACTIVO
La estructura mas conocida y simple del activo es la ya mencionada como corriente y No
corriente, ubicando en el activo corriente a los recursos y derechos cuya disponibilidad es a
menos de un año y en el No Corriente a los recursos y derechos disponibles a más de dos
años.
Las cuentas principales del activo se ordenan de acuerdo a su “grado de disponibilidad”.
Esto es, ordenarlas de acuerdo a la facilidad de convertirse en dinero en efectivo. Por esta
razón la cuenta Caja aparecerá siempre en primer lugar.
ACTIVO CORRIENTE
Caja
Banco
Mercancías o Inventarios
Mercancías en Tránsito
Inventarios deteriorados
Clientes
(Provisión cuentas incobrables)
Valores Negociables
Documentos x Cobrar
Deudores Diversos
Deudores Socios
Deudores Empleados
Papelería y Útiles de Oficina
Intereses Pag. X Anticipado
Gastos de Instalación
Gastos de Organización
Propaganda o Publicidad
Primas de Seguros
Alquileres Pag. X Anticipado
Otros
ACTIVO NO CORRIENTE
Terrenos
Edificios
Mobiliario y Equipo de Oficina
Vehículos
Equipo pesado de transporte
Equipo de informática
Maquinaria
Herramientas y equipos
Mejoras en Arrendamiento
(Depreciación Acumulada de AF)
Marca Registrada
Capital Intelectual
Crédito Mercantil
Franquicias
Depósitos entregados en Garantía
Inversiones en Acciones y Valores
Inversiones en Activos Fijos
Otras Inversiones a LP
Documentos x Cobrar a LP
otros
A. DEFINICIÓN Y MOVIMIENTO DE LAS PRINCIPALES CUENTAS DEL
ACTIVO CORRIENTE
La característica principal de estas cuentas es de que son de mucho movimiento, de rápida
circulación, están relacionadas con la operatividad de la empresa, representan el grupo de
cuentas más importante del negocio por cuanto de ellas depende el grado de liquidez o
capacidad de pago que se tenga. Estas cuentas son las siguientes:
1. Caja: Es el dinero en efectivo con que cuenta la empresa producto de las ventas,
pagos de clientes, etc. Puede estar en moneda nacional, moneda extranjera, cheques,
Boucher recibidos giros, etc. aumenta cada vez que alguien entrega dinero en caja y
disminuye con los depósitos que se hacen al Banco o pagos que se hacen
directamente de caja (Esto no es recomendable).
2. Banco: Es el dinero de la empresa que se tiene depositado en los bancos, ya sea en
cuenta corriente, en cuentas de ahorro o en depósitos a plazo. Aumenta con los
depósitos que se hacen a las cuentas y disminuye con los retiros que se efectúan. La
cuenta corriente se maneja generalmente en cheques, pero se puede tener cuentas de
ahorro en bancos.
3. Mercancías o Inventarios: Es el valor de los productos que tiene la empresa y que
son objeto de la compra y de las ventas. Representan el giro normal del negocio, a
lo que la empresa se dedica. De donde la empresa obtiene sus utilidades. Ejemplo:
En las empresas comerciales mercancía es el valor de los electrodomésticos, sofás,
televisores, o ropa, etc., que la empresa tiene para la venta. En los medios de
comunicación escrita la mercancía son los periódicos y los servicios que presta.
Cuando la mercancía comprada aún no se ha recibido en bodega, entonces este valor
se registra en otra cuenta llamada Mercancía en Tránsito.
La cuenta de Mercancías aumenta cuando se compra mercancía a los proveedores o
los clientes devuelven mercancía y disminuye cuando se vende mercancía o la
empresa devuelve mercancía a los proveedores.
4. Clientes: Esta cuenta representa el dinero que personas deben a la empresa por
haber comprado mercancías al crédito.
Aumenta cada vez que la empresa vende mercancía al crédito y disminuye con los
pagos que hacen los clientes a sus deudas, por las devoluciones de mercancías que
hacen a la empresa aplicadas a sus cuentas y por las rebajas que se le apliquen a sus
cuentas.
5. Valores Negociables: en esta cuenta se debe registrar el valor que tiene invertido el
negocio en valores convertibles en dinero en forma rápida. Estos pueden ser Bonos,
Cédulas Hipotecarias, e incluso documentos como pagaré y letras de cambio que
fueron adquiridas con el propósito de negociarlas al mejor postor. Estos tipos de
valores comúnmente se comercializan a través de la Bolsa de Valores.
Esta cuenta aumenta cuando se adquieren nuevos valores negociable se disminuye
cuando se venden se comercian o se entregan como pago.
6. Documentos x Cobrar: Estos son valores expresados en pagaré y letras de cambio
mayormente, que la empresa adquirió por las ventas al crédito, ya sea de mercancías
o cualquier otro activo. La diferencia fundamental que existe con los Valores
Negociables es que estos se adquirieron con el propósito de negociarlos y las
ganancias que se obtienen son consideradas como Otros Ingresos por no ser del giro
normal de la empresa, representan simplemente una inversión. Mientras que los
Documentos por Cobrar pueden resultar del giro normal de la empresa o por otras
transacciones efectuadas a favor de la empresa que no involucra mercancías, pero
que serán cobrados al vencimiento.
Documentos x Cobrar aumenta cada vez que a la empresa le firmen nuevos
documentos a su favor y disminuye por las cancelaciones que se hacen de dichos
documentos o por los endosos que la empresa haga de esos documentos a terceras
personas.
El vencimiento de estos documentos debe ser a menos de un año, de lo contrario se
reflejarán en activos no corrientes.
7-
Deudores Diversos: es el dinero que ciertas personas le deben a la empresa por
haber comprado al crédito algo diferente de mercancía o por haber adquirido un
compromiso con la empresa como un préstamo por ejemplo.
Aumenta por las ventas que hace la empresa al crédito de algo que no es mercancía
o por los compromisos que empleados de la empresa o personas ajenas adquieren
con ella. Disminuye con los pagos que estas personas hacen a sus deudas o
compromisos.
Papelería y Útiles de Oficina: es el valor invertido por la empresa en papeles, folders,
blocks, cartulinas, impresiones, papel carbón, engrapadoras, saca-grapas, lapiceros, etc.,
para uso exclusivo de las oficinas.
Aumenta por las compras que se han de estos artículos, y disminuyen con el gasto que se
hace de ellos.
Gastos de Instalación: es el valor gastado en mejorar el local para dar mayor comodidad a
los empleados, a los clientes o para mejorar la imagen visual del negocio. Por ejemplo,
pintar el local, cambiar el piso, comprar plantas para adornar etc.
Aumenta con nuevos gastos que se hagan para mejorar el local, y disminuye con las
amortizaciones que se van haciendo a través del tiempo para absorber el gasto.
Gastos de Organización: valor de los gastos en que incurre la empresa para el montaje del
sistema contable, por la legalización y elaboración de los estatutos de constitución de la
sociedad y por asesorías en el campo económico y financiero, inversiones en capacitaciones
del personal, etc..
Aumenta con los gastos que se hagan en este campo, y disminuye con las amortizaciones
que se hacen a través del tiempo.
Propaganda o Publicidad: es el valor que se paga a las agencias de publicidad o a los
medios de difusión masiva para propagandizar el negocio o producto y lograr de este modo
un aumento en las ventas.
Aumenta por los nuevos contratos de publicidad que la empresa suscriba, y disminuye por
las amortizaciones que se hacen de este valor a través del tiempo según la duración del
contrato.
Primas de Seguros: es el valor que se paga a las compañías aseguradoras para proteger el
negocio de posibles percances como incendios, inundaciones, terremotos, robos, etc.
Aumenta con los pagos de nuevos contratos de seguros que hace la empresa y disminuye
con la amortización que se hace del gasto a través del tiempo según la duración del
contrato.
Alquileres o Rentas Pagadas por Anticipado: el valor pagado al propietario del bien
rentado, con el propósito de tener derecho a su uso durante determinado tiempo según la
duración del contrato.
Aumenta con nuevos contratos de alquiler que la empresa pague, y disminuye con las
amortizaciones que se hacen del valor del contrato a través del tiempo y según el tiempo
pactado en dicho contrato.
Intereses Pagados por Anticipado: es el valor de los intereses pagados anticipadamente
por la empresa producto de préstamos obtenidos del sistema financiero.
Aumenta con las nuevas gestiones de préstamo que la empresa pague anticipadamente los
intereses y disminuye con la amortización que se hace de ese valor a través del tiempo,
según el tiempo en que se cancelará el préstamo.
Todas estas cuentas definidas en el activo corriente y en el no corriente, representan los
bienes o recursos y derechos de la empresa, esto es, lo que la empresa tiene o posee.
B- DEFINICIÓN Y MOVIMIENTO DE LAS PRINCIPALES CUENTAS DEL
ACTIVO NO CORRIENTE.
Los Activos no corrientes se clasifican en Tangibles e Intangibles y su característica
principal es que son bienes permanentes, duraderos, fijos. No se adquieren para venderse o
comercializarlos, si no para que sirvan de apoyo a las operaciones de la empresa. Ahora
bien, para que un activo duradero pueda reflejaras dentro del activo no corriente, este debe
estar en función del giro de la empresa, de otro modo, sería conveniente mejor clasificarlo
en Otros activos o en el de Inversiones a PL., para que no desvirtúe los resultados del
negocio.
El activo no corriente es intangible cuando tiene una característica especial que lo
diferencia del resto de los activos fijos, como por ejemplo: Crédito Mercantil, Marca
Registrada, Franquicias, Patentes, Derechos de Autor, etc.
Hay activos no corrientes que no son tangibles ni intangibles, por lo que se pueden ubicar
como Otros Activos no corrientes, como acciones y valores, documentos x cobrar a LP,
etc.
B.1- Activo Fijo Tangible
Terrenos: es el valor de los predios baldíos que son propiedad de la empresa, pero que
están al servicio de sus operaciones normales, quiere decir, que están siendo utilizados por
la empresa. En el caso de que no estén siendo utilizados, es conveniente clasificarlos en el
rubro de Inversiones a L.P para no desvirtuar los resultados de las operaciones del negocio.
La cuenta de terrenos aumenta cuando se compran nuevos terrenos y cuando se revaloran
por la plusvalía. Disminuye cuando se venden o cuando se construye un edificio sobre él,
ya que su valor será absorbido por el del edificio.
Edificios: en esta cuenta se registra el valor de todas las edificaciones que son propiedad de
la empresa y que están al servicio de la misma. Si hay edificios que son de la empresa, pero
que no están en función de sus operaciones normales, es conveniente clasificarlos en el
rubro de Inversiones a L.P para no desvirtuar los resultados de las operaciones del negocio.
Aumenta cuando se compran nuevos edificios, cuando se construyen nuevos edificios,
cuando se le hacen mejoras significativas a los ya existentes o cuando se revaloran por la
plusvalía de la zona donde se encuentran.
Si el valor de las mejoras no es muy significativo, se puede reflejar este valor en Gastos de
Instalación o en Adiciones y Mejoras (Activo Fijo Tangibles). Esta cuenta disminuye
cuando e vende algún edificio, por el uso a través del tiempo (Depreciación) o por fuerza
mayor (Terremoto, Incendio).
Mobiliario y Equipo de Oficina: Representa el valor de los muebles como escritorios,
sillas, archivos, mesas de conferencia, estantes, mostradores, libreros, etc., y el equipo de
oficina, como máquinas de escribir, teléfonos, aires acondicionados, tajadores eléctricos,
VHS, televisores, equipos de sonido, etc., y también incluye este rubro algunos utensilios y
aparatos que se utilizan para la atención a visitantes, como cafeteras, refrigeradoras,
tostadoras, cocinas, juegos de vasos, platos, tazas, cubiertos, etc.
Esta cuenta aumenta cada vez que se compra nuevo mobiliario y equipo de oficina y
disminuye por efecto del uso en el tiempo (Depreciación), si se venden o se deterioran.
Vehículos: representa el valor de todos los medios de transporte que son propiedad de la
empresa y pueden tener diferentes usos: como reparto de mercadería, para transporte del
personal o asignados a la gerencia.
Aumenta con las compras que se han de nuevos vehículos y disminuye cuando se venden,
se deprecian o se deterioran (por accidentes).
Equipo de informática o de computación: representa el valor de todas las computadoras
y sus accesorios al servicio de la empresa. Si en la empresa hay solo una o dos
computadoras, este valor se puede registrar en la cuenta Mobiliario y Equipo de Oficina.
Aumenta con la compra de nuevas computadoras o equipos informáticos y disminuye por
venta, depreciación u obsolescencia.
Maquinaria: esta cuenta es propia de las empresas industriales y representa el valor de la
maquinaria destinada para la producción. En las empresas constructoras en esta cuenta se
registra el valor de los tractores, aplanadoras, mezcladoras, etc.
Aumenta por las compras de nuevas maquinarias y disminuye por las depreciaciones o por
venta de las mismas.
Herramientas y Equipo: esta cuenta también es propia de las empresas de producción,
como carpintería, talleres de mecánica, etc. Y representa el valor de todas las herramientas
y equipos menores que se utilizan para desarrollar su trabajo.
Aumenta con las compras de nuevas herramientas o equipos menores y disminuye por las
depreciaciones, deterioro o por la venta de las mismas.
Mejoras de arrendamiento: valor que la empresa ha invertido en un bien que no es
propio, como por ejemplo construir en un terreno alquilado. Este valor se debe amortizar en
el tiempo según el contrato de arrendamiento, o depreciar si la vida útil del bien es menor
que la vida del contrato de arrendamiento.
Aumenta con nuevas mejoras que se han en propiedad ajena y disminuye con las
amortizaciones o depreciaciones aplicadas en el tiempo.
Costo, Vida Útil, Valor de Desecho y Depreciación: Conceptos y efectos.
Costo: Los activos fijos tangibles deben valuarse al costo de adquisición, es decir, el valor
de lo invertido en su compra o construcción. La NIC No. 16 expresa: “Costo es el importe
de efectivo o medios líquidos equivalentes pagados, o bien el valor razonable de la
contraprestación entregada, para comprar un activo en el momento de su adquisición o
construcción por parte de la empresa”.
Vida Útil: Es lo que se piensa que durará el activo en uso aprovechable. Para fines fiscales,
las leyes establecen la vida útil de los activos fijos, pero las empresas pueden en base a
criterios técnicos proyectar la vida útil de un bien. Para este fin es importante tomar en
cuenta ciertos factores, como las limitaciones físicas a que estará sometido el bien o por las
limitaciones económicas durante la vida útil.
Como limitaciones físicas se puede considerar: 1) la intensidad de trabajo que tendrá el
bien, 2) la acción de los elementos de la naturaleza, ejemplo si existe fuerte actividad
sísmica en el territorio, o simplemente la acción del viento, desgaste natural, etc y 3) la
atención que se le brinde como empresa al bien, es decir, se le dará el mantenimiento
adecuado o no.
Como limitaciones económicas se puede considerar: 1) el desarrollo del comercio y la
tecnología hace que el bien se vuelva obsoleto y 2) la empresa dentro de su política de
expansión natural, puede considerar que el activo no es adecuado para ese desarrollo.
Valor de desecho o Valor Residual: es el valor que tendrá el bien una vez terminada su vida
útil. Cuando el bien ha sido depreciado totalmente, aún tiene un valor comerciable, a esto se
refiere el valor desechable. Este valor es estimado por la empresa, que generalmente es un
% del costo de adquisición.
La NIC No. 16 expresa: “Valor residual es la cantidad neta que la empresa espera obtener
de un activo al final de su vida útil, después de haber deducido los eventuales costos
derivados de la depreciación”.
Depreciación: es el valor del desgaste físico que tendré el activo durante su vida útil. De
modo que la depreciación tiene una relación muy estrecha con la vida útil del bien, la
relación de la depreciación es inversamente proporcional a la vida útil, es decir a mayor
vida útil, menor el valor de la depreciación anual. Ejemplo: si el costo de adquisición de un
activo fijo es US$60,000 y se estima su vida útil en 5 años, la depreciación anual será de
US$60,000 – 3,000/5 = US$11,400: pero si la vida útil fuera de 6 años, entonces la
depreciación anual será de US$60,000 – 3,000/6 = US$9,500. Lo que significa que
mientras mayor sea la vida útil, menor será el valor de la depreciación anual. Aquí hemos
considerado como valor residual el 5% del costo.
Para calcular la depreciación se pueden utilizar diferentes métodos: El Método de Línea
Recta, donde anualmente se aplica la misma depreciación y durante toda la vida útil del
bien. Si se grafica en un sistema de coordenadas esta depreciación a través del tiempo, nos
resulta una recta paralela al eje de abscisas o de las X.
También existe el Método de Depreciación por Unidades Producidas: en este caso la
empresa hace un cálculo estimado de cuantos productos se fabricarán de por vida con este
activo y de esa manera calcular su depreciación. Ejemplo: si un bien se espera que produzca
1,000,000 de artículos de por vida y su costo de adquisición fue de US$20,000, por cada
artículo producido se aplicará una depreciación de US$20,000/1,000,000 = US$0.02; si
durante un año la máquina produjo 90,000 artículos, entonces su depreciación de ese año
será de US$0.02 x 90,000 = US$1,800.
La depreciación también se puede dar de forma acelerada mediante los métodos de Saldos
Decrecientes o de Suma de Dígitos de los Años.
La depreciación se debe registrar contablemente como un gasto; el tipo de gasto afectado
dependerá del activo depreciado; si el activo fijo es un vehículo de reparto de mercadería,
entonces la contracuenta será un gasto de venta; si es el edificio administrativo, entonces la
contracuenta será un gasto de administración; pero si el activo es una máquina, entonces se
registrará como contracuente en gastos indirectos de fabricación. Se habla de contracuente
porque la depreciación se debe registrar en “Depreciación Acumulada de …..” Esto se
entenderá mejor más adelante, cuando se hala visto las cuentas del estado de resultados y el
principio de la partida doble.
B.2- Activo Fijo Intangible
El activo fijo intangible no se deprecia como ocurre con los tangibles, si no que se
amortizan y las principales cuentas son las siguientes:
Capital Intelectual
Hoy en día las grandes empresas están valorando el conocimiento, la experiencia y
capacidad de sus empleados y lo reflejan en los estados financieros como un activo de gran
valor. No se concibe el hecho de que los empleados se estén retirando de las empresas por
falta de atención y salarios adecuados, por tanto se trata de mantener a estos empleados en
la empresa, registrando dentro de sus activos intangibles el valor que para esta empresa
tienen esos empleados.
Crédito Mercantil: es el valor que la empresa estima que tiene sobre otras empresas por
tener ciertas condiciones ventajosa, como la ubicación, la calidad del producto, el prestigio,
la capacidad del personal, etc., sin embargo este valor solo es posible incluirlo cuando se
decide la venta del negocio. De modo que el comprador si acepta ese valor en la compra, lo
incluirá en la cuenta Crédito Mercantil dentro del activo fijo intangible. El valor del Crédito
Mercantil puede ser amortizado en los períodos que estime conveniente el nuevo dueño del
negocio hasta hacerlo desaparecer completamente del balance General o bien mantener su
valor de forma permanente.
El Boletín No. 8 emitido por el Colegio de Contadores Públicos de México señala en su
párrafo 38 lo siguiente, referido al crédito mercantil: “El exceso de precio de compra de la
empresa adquirida sobre la suma de los valores asignados a los activos adquiridos
identificados, menos los pasivos asumidos, será reconocido como un activo comúnmente
conocido como Crédito Mercantil o Plusvalía en la compra de un negocio. Los activos
intangibles que no puedan ser valuados confiablemente serán incluidos en el monto
registrado como crédito mercantil”
Franquicias: representa el valor que la empresa desembolsó para tener derecho al uso de
una marca determinada, aprovechando el prestigio y las campañas publicitarias que del
producto hace el dueño de la marca. El valor pagado se amortiza en el tiempo según el
contrato estipulado y se seguirá pagando mientras se siga utilizando la marca del producto.
Existe una gran cantidad de activos intangibles y en algunas empresas solo es aplicable un
tipo de ellos, incluso existen miles de negocios que nunca han utilizado este tipo de
cuentas, pero es conveniente conocer de ellas y la forma en que se registran y manejan,
porque no se sabe cuando el profesional de la contabilidad tendrá que utilizarlas.
Como se observa; los activos fijos tangibles se deprecian y los activos fijos intangibles se
amortizan.
Amortización: Concepto y Efectos.
La amortización es la disminución del valor que van teniendo los activos
intangibles a través del tiempo. En algunos casos el tiempo está definido en un
contrato, como en la publicidad, primas de seguros, rentas pagadas x
anticipado, franquicias, etc, en otros casos los definirá la gerencia, como es el
caso de los gastos de instalación, gastos de organización, crédito mercantil,
etc.
La contra cuenta de la amortización es siempre un gasto y afectará
directamente la cuenta del intangible.
A continuación definiremos las principales cuentas que componen el pasivo de la empresa,
o sea, las obligaciones o deudas, lo que la empresa tiene que pagar.
II.1.3- PRINCIPALES CUENTAS DEL PASIVO
En primer lugar, las cuentas del pasivo se deben ordenar de acuerdo al grado de
exigibilidad. Esto quiere decir que se ordenarán de acuerdo a la prontitud del pago o
compromiso. Lo más exigible es lo que se debe pagar de inmediato. De modo que en el
pasivo corriente se pondrán las deudas a corto plazo, las que deben ser pagadas en un
término no mayor de un año y se ordenarán de acuerdo a la prioridad de pago.
Las principales cuentas del pasivo son las siguientes:
PASIVO CORRIENTE
Impuesto x Pagar
Proveedores
Doc. x Pagar
Acreedores Diversos
Salarios x pagar
Seguridad Social x pagar
Décimo tercer mes
Dividendos x pagar
Demandas Laborales
Anticipo de clientes
Intereses Cobrados x Anticipado
Rentas Cobradas x Anticipado
Otras cuentas x pagar a CP
PASIVO NO CORRIENTE
Hipotecas x Pagar
Doc. x Pagar a LP
Cédulas Hipotecarias
Préstamos Bancarios
Bonos x pagar
Depósitos recibidos en garantía
Compromisos litigiosos a LP
Otras cuentas x pagar a LP
A. DEFINICIÓN Y MOVIMIENTO DE LAS PRINCIPALES CUENTAS DEL
PASIVO CORRIENTE.
IMPUESTOS X PAGAR: Representa la obligación por pagar al Fisco proveniente de las
retenciones efectuadas del IVA y del Anticipo del I.R que antes del 15 de cada mes se debe
cancelar en la Administración de Rentas correspondiente, al igual que los impuestos
municipales que en igual período se deben pagar. Además, al terminar el período fiscal, la
empresa tiene tres meses (del 1 de Julio al 30 de Septiembre) para cancelar el respectivo
30% de las utilidades netas del período en concepto del Impuesto sobre la Renta, según lo
manda el Código Tributario y la Ley de Equidad Fiscal.
Esta cuenta aumenta con las retenciones del IVA que se hacen a los clientes y con cada
venta que se hace (el cliente paga el 15% de su compra en concepto de IVA y la empresa
debe destinar el porciento exigido de cada venta para el pago del Anticipo del IR) y
disminuye con los pagos que la empresa hace al Fisco por estos impuestos.
PROVEEDORES: Representan las deudas de la empresa por haber comprado mercancía
al crédito. A las personas o empresas que nos venden mercancía al crédito se les llama
Proveedores.
Aumenta con las compras de mercancía que la empresa hace al crédito, y disminuye con los
pagos que se hace a los proveedores, con las devoluciones de mercancías que la empresa
hace por no estar de acuerdo con el producto y con las rebajas que los proveedores hacen
aplicándola a la deuda.
DOCUMENTOS x PAGAR: Representa deudas de la empresa reflejada en documentos
como pagaré, letras de cambio o cualquier otro, que indique generalmente: la fecha de
vencimiento de los mismos, el valor, los intereses pactados y el nombre del acreedor. El
vencimiento de dichos documentos debe ser en un término no mayor de un año.
Aumenta cada vez que la empresa adquiera compromisos de pago mediante la firma de
documentos con vencimiento no mayor de un año y disminuye con los pagos que hace la
empresa de estos documentos.
ACREEDORES DIVERSOS: Son deudas de la empresa por haber comprado al crédito
algo diferente de mercancías.
Aumenta con las compras al crédito que hace la empresa de algo que no es mercancía, y
disminuye con los pagos que efectúa la empresa sobre estas deudas.
RENTAS COBRADAS POR ANTICIPADO: Es el dinero recibido por la empresa
anticipadamente por tener alquilado un bien que no está siendo utilizado por ella. Puede ser
un terreno, un edificio, un vehículo, maquinaria, etc., en este caso la empresa no efectúa
pago alguno, pero tiene la obligación de facilitar el medio rentado por el tiempo que
estipula el contrato de arrendamiento.
Aumenta con nuevos contratos de arrendamiento de bienes de la empresa y por los cuales
cobra anticipadamente y disminuye por la amortización del servicio que presta.
INTERESES COBRADOS POR ANTICIPADO: Es el dinero recibido por la empresa
anticipadamente producto de intereses. Esta actividad es más normal o propia de las
instituciones financieras.
Aumenta con el cobro anticipado de intereses y disminuye a través del tiempo,
convirtiéndose la parte disminuida en ingresos financieros del período.
C. DEFINICIÓN Y MOVIMIENTO DE PRINCIPALES CUENTAS DEL PASIVO
NO CORRIENTE O A LARGO PLAZO.
En el Pasivo no corriente se ubican las cuentas que representan deudas a largo plazo de la
empresa, es decir, deudas que se pagarán en un período mayor de un año.
Las principales cuentas son:
PRESTAMOS BANCARIOS: Deudas o compromisos que la empresa tiene con el sistema
Financiero Nacional, por haber obtenido de ellos un préstamo cuyo vencimiento sea mayor
de un año. Si el préstamo es a cancelarse antes de un año, se registrará este valor en el
pasivo corriente.
Aumenta con nuevos préstamos que se obtengan y disminuye con los pagos que se hacen
por el préstamo.
HIPOTECAS x PAGAR: Es similar a la cuenta anterior, con la diferencia de que la
empresa por el préstamo ofreció un bien en garantía. Ese bien puede ser un terreno, un
edificio, la maquinaria, etc., los cuales quedan “gravados” o en garantía por si acaso la
empresa se ve en dificultades para pagar. Para que el bien se considere hipotecado, debe
contemplarse la hipoteca en Escritura Pública ante Notario e inscribirla en el Registro
Público de la Propiedad del Departamento o ciudad. Este crédito hipotecario debe ser
pagado a más de un año, de lo contrario se clasificará como pasivo corriente.
Aumenta con nuevos créditos hipotecarios que la empresa obtenga y disminuye con los
pagos que la empresa hace a esta deuda.
DOCUMENTOS x PAGAR A LARGO PLAZO: Es similar a Doc. x Pagar que aparece
en el pasivo corriente; la diferencia está en el vencimiento del pago. En este caso el
vencimiento del documento por pagar es más de un año.
La diferencia de esta cuenta con proveedores y acreedores diversos es que estas se pagan en
cuotas mensuales, mientras que este documento se paga generalmente al vencimiento.
BONOS X PAGAR: en ocasiones la empresa tiene la necesidad de financiamiento para
solventar necesidades de pago o para incrementar sus activos, pero al carecer de los
recursos necesarios recurre al financiamiento por medio de la emisión de bonos o
certificados, cédulas hipotecarias, etc. De modo que pone a la venta bonos con garantía
bancaria, con el compromiso que al vencimiento la empresa pagará a los poseedores de los
bonos el valor que estos representan, además que tiene el compromiso de pagar los
intereses pactados en la forma establecida en los bonos.
Generalmente estos bonos o certificados o ya sean Cédulas Hipotecarias se colocan a largo
plazo, dicho plazo está estipulado en el documento.
II.1.4 PRINCIPALES CUENTAS DEL CAPITAL CONTABLE
El Capital Contable es el tercer grupo de cuentas del Estado de Situación Financiera o
Balance General y como dijimos, representa el capital de los socios.
Las cuentas principales son las siguientes:
a) El Capital Social: este no es más que el capital que los socios o dueños del negocio
invirtieron en la formación de la empresa. No importa el tipo de sociedad ni su estructura
de capital; puede estar en acciones como en el caso de las Sociedades Anónimas o de las en
comanditas por acciones, o puede estar conformado por las aportaciones de los socios en
dinero o especies como en el caso de las sociedades colectivas.
Este tipo de capital generalmente es invariable a través del tiempo, a menos que los
estatutos o acta de constitución permitan que crezca o que varíe.
Crece con nuevas aportaciones de los socios, si el contrato social lo permite y disminuye si
un socio se retira, pidiendo que se le devuelva su parte del capital social, siempre y cuando
el contrato social lo estipule o permita.
b) Utilidades Acumuladas o Retenidas: Algunas empresas le llaman Utilidades NO
Distribuidas y representan las ganancias o utilidades de los ejercicios anteriores y las cuales
aún no se ha tomado decisión sobre ellas. Ejemplo si las utilidades de 1977 fueron de C$
20,000 y las de 1998 fueron de C$30,000 y aún no se han distribuido, entonces las
Utilidades Acumuladas al llegar al año 1999 son de C$ 50,000.
c) Utilidad Neta: son las utilidades obtenidas por la empresa durante el presente período
fiscal o sea el que se está elaborando y después de pagar el Impuesto sobre la Renta. Si a la
utilidad reflejada no se le ha deducido el I.R, se debe presentar como Utilidad del Ejercicio
(antes del I.R), si ya se le restó el I.R se presenta como Utilidad Neta. Siguiendo con el
ejemplo anterior, si las utilidades netas de 1999 fueron de C$40,000, en el Balance General
en el grupo de cuentas del Capital Contable aparecerá así:
Utilidades Acumuladas
Utilidades del Ejercicio (neta)
C$ 50,000
40,000
d) Superávit: son ganancias obtenidas por la empresa de forma extraordinaria, es decir,
por actividades ajenas al giro normal del negocio. Por ejemplo: utilidades provenientes de
Donaciones, utilidades provenientes de ventas de activo fijo, aumentos del valor de los
activos por efectos de la plusvalía, etc. Pero si ocurren pérdidas extraordinarias como
incendios, accidentes, etc., es conveniente afectar la cuenta de Superávit antes que
cualquier otra. Solamente que no exista esta cuenta o su saldo sea insuficiente se podrá
afectar las utilidades acumuladas y en último caso la cuenta de Capital Social.
Hay empresas que cuando estos ingresos no son muy significativos (con relación a los
ingresos totales), estos valores los registran en la cuenta “Otros Ingresos”, que es una
cuenta del Estado de Resultados.
La decisión sobre el destino del saldo de esta cuenta corresponde a los accionistas o dueños,
que bien pueden decidir: 1) trasladar el saldo o parte de él a la cuenta de Capital Social
como una forma de incrementar éste, 2) trasladar el saldo o parte de él a la cuenta de
Utilidades Acumuladas con el propósito de después distribuirlo entre los socios o
reinvertirlo en el negocio y 3) mantener la cuenta inalterable.
Aumenta con nuevos ingresos extraordinarios, y disminuye por los traslados que se hagan
de esta cuenta a otras dentro del Capital Contable o que hayan pérdidas extraordinarias.
e) Reservas: son cantidades de dinero que se extraen de las Utilidades Acumuladas y se
destinan para gastos específicos o imprevistos. Algunas reservas son de origen legal, esto
quiere decir que la ley lo manda, como por ejemplo el Encaje Legal que se le obliga a los
Bancos mantener en el Banco Central. Pero puede haber fondos de reserva por política de la
empresa, y puede ser para 1) futuras ampliaciones de la empresa, 2) para futuras compras
de maquinarias, 3) para reservas de depreciación de activos fijos, etc.)
La cuenta de reserva en el capital debe ser equivalente a una cuenta que la empresa tiene en
el banco que contiene esta reserva. Es decir, si la cuenta de reserva es de US$12,000 quiere
decir que en banco hay una cuenta con ese mismo saldo. Ejemplo
Reserva para mantenimiento de Edificios US$12,000, (cuenta de capital)
Banco/Reserva Mantenimiento de edificios US$12,000 (cuenta de activo corriente)
Existen otras denominaciones para el capital: Económico, Financiero, etc., pero en
contabilidad el que interesa es el Capital Contable por cuanto es el que aparece en el
Balance General y para su cálculo como decíamos, se puede hacer de dos maneras: A)
restando el pasivo total al activo total, B) sumando las cuentas que conforman el Capital
Contable.
Como ejemplo veamos el siguiente caso:
La empresa “El Hogar” tiene en activos lo siguiente: Caja C$ 10,000, Mercancías C$30,000
y Clientes C$ 20,000. En Pasivos tiene: Proveedores C$ 5,000 y Préstamos Bancarios C$
15,000. El Capital Contable está conformado por : Capital Social C$35,000 y Utilidades
Acumuladas C$ 5,000.
SITUACIÓN A
El Hogar
Balance General al 31 de Dic. 1999
Activo
Caja …………………… C$10,000
Inventarios ……………
30,000
Clientes ……………….. 20,000
Total Activos
C$60,000
Pasivo
Proveedores
C$ 5,000
Préstamos Bancarios
15,000
Total Pasivos
20,000
Capital Contable (A-P)
C$ 40,000
Lic. Pablo Emilio Hurtado F
SITUACIÓN B
El Hogar
Balance General al 31 de Dic. 1999
Activo
Caja …………………… C$10,000
Inventarios ……………
30,000
Clientes ……………….. 20,000
Total Activos
C$60,000
Pasivo
Proveedores
C$ 5,000
Préstamos Bancarios
15,000
Total Pasivos
C$20,000
Capital Contable
Capital Social................C$ 35,000
Utilidades Acumuladas.
5,000
Total del CC …………………….. C$40,000
Lic. Pablo Emilio Hurtado F
Como vemos, en ambos casos el capital contables es de C$40,000
II.1.5- PARTES DEL ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA
Las partes del Balance General son tres: 1) Encabezado, 2) Cuerpo y 3) Firma
1) Encabezado: Está en la parte superior del balance y contiene: a) el nombre o razón
social de la empresa, b) el nombre del documento; en este caso: Balance General; y c) la
fecha de que corresponde el balance. Esta fecha se refiere a un día específico. Significa que
el detalle que se presenta en el balance general es único y exclusivamente para ese día.
2) Cuerpo del Balance: en el cuerpo del balance se detallan todas las cuentas del activo,
del pasivo y del capital de la empresa, en el orden establecido y con las formalidades
requeridas.
3) La firma: el documento debe ser firmado por quien elaboró el balance, además de
llevar otras firmas como la del superior del contador quien aprueba el balance y la firma del
gerente general quien en última instancia es el que autoriza el balance presentado. El
balance que se presenta sin firma, se tiene por no presentado, no tiene valor legal alguno,
no existe.
II.1.6- FORMAS DE PRESENTACIÓN DEL BALANCE GENERAL
Existen dos formas de presentar un balance general: 1) En forma de Reporte o Vertical y 2)
En forma de Cuenta u Horizontal
En el balance general en forma de Reporte, las cuentas del activo, del pasivo y del capital
se presentan de arriba hacia abajo, como en el ejemplo presentado en la página anterior (ver
modelo en pág. Siguiente). El capital contable se comprueba restando el activo menos el
pasivo: C = A-P
En el balance general en forma de Cuenta. Se presenta el activo a la izquierda de la página
y el pasivo y capital se presentan a la derecho, de modo que la suma del pasivo más el
capital coincida con el total de los activos (ver modelo): A = P + C
Si queremos presentar el balance de la página anterior en forma de cuenta, este sería así:
EL HOGAR
Balance General al 31 de diciembre de 1999
Activo
Pasivo
Caja................................C$ 10,000
Mercancías..................... 30,000
Clientes........................... 20,000
.................
Proveedores..............C$ 5,000
Prestamos Bancarios 15,000
Total pasivo...............................C$20,000
Capital Contable
Total Acativo..................C$60,000
:::::::::::::::::::
Capital Social.........C$ 35,000
Utilid. Acumuladas
5,000
.............
Total de Cap. Contable
40,000
.................
Total Pasivo + Capital
C$60,000
:::::::::::::::
_______________________
Lic. Pablo Hurtado F.
Contador
El total del activo y el total del pasivo más el capital deben quedar a la misma altura, o sea,
en la misma línea y como es prohibido dejar líneas en blanco completamente, se cruza una
línea en los espacios en blanco para anular los espacios (una Z). Puede ser como s indica en
el ejemplo.
Pueden ver en las páginas siguientes, modelos de las dos formas de presentación del
balance general
BALANCE GENERAL EN FORMA DE REPORTE
FERRETERÍA EL BUEN FIERRO
BALANCE GENERAL AL 30/11/99
ACTIVO
Corriente
Caja------------------------------------------------Bancos----------------------------------------------Mercancía
Clientes----------------------------Documentos x Cobrar-------------------------Deudores Diversos----------------------------Papelería y Utiles de Oficina----------Gastos de instalación--------------------------Propaganda-------------------------------------Prima de Seguros------------------------------Intereses Pagados por Anticipado-----------Total Activos Corrientes ………
C$
50,000
1,200.000
600,000
250,000
60,000
140,.000
10,000
35,000
25,000
60,000
20,000
C$2,450,000
No Corriente
Terrenos-----------------------------------------Edificios
Mobiliario y Equipo de Oficina------------Vehículos---------------------------------------Franquicias--------------------------------------Inversiones en Acciones y Valores
Otros (Depósitos entregados en Garantía)-
C$300,000
3,200,000
150,000
250,000
100,000
300,000
5,000
C$4,305.000
TOTAL DE ACTIVOS-------------------------------------------- C$ 6,755.000
PASIVO
Corriente
Impuestos x Pagar---------------------------------Proveedores-----------------------------------------Documentos x Pagar-------------------------------Acreedores Diversos------------------------------Préstamos x Pagar a C.P--------------------------Rentas Cobradas x Anticipado--------------------C$
Intereses Cobrados x Anticipado-----------------Otros Cobros Anticipados-------------------------Total pasivo corriente
………………………….
Pasivo No Corriente
Préstamos a L.P------------------------------------Documentos x Pagar a L.P------------------------Total Pasivo No Corriente ……………………………….
TOTAL DE PASIVOS-------------------------------------------
C$ 40,000
160,000
50,000
30,000
40,000
20,000
10,000
5,000
C$ 355,000
C$ 100,000
30,000
C$ 130,000
C$ 485,000
CAPITAL CONTABLE
Capital Social-------------------------------------Utilidades Acumuladas------------------------Utilidades del Ejercicio (Netas)--------------Reservas------------------------------------------
C$ 5,000.000
800,000
300,000
170,000
TOTAL DEL CAPITAL CONTABLE( C = A – P)---------
C$ 6,270.000
_____________________
Firma del contador
II.1.7- FORMALIDADES O REQUISITOS QUE SE DEBEN CUMPLIR EN EL
BALANCE GENERAL
Los documentos donde se presentan los Estados Financieros deben ser claros y estéticos.
No se pueden presentar datos desordenados, si no, a como está estipulado por las normas
contables, con el propósito de que el encargado de leerlos los entienda y que representen
fielmente la situación de la empresa. Entre estas formalidades se tienen las siguientes:
1- El encabezado del documento debe ir al centro del mismo
2- Se debe expresar claramente el nombre del negocio, el tipo de documento que se
presenta y la fecha a que corresponde el informe que se presenta (En el encabezado)
3- El nombre de activo, pasivo y capital contable, deben ir al centro de la columna donde
se presentan las cuentas (preferiblemente en mayúsculas).
4- Si se van a especificar el corriente o el no corriente, se deben poner al margen
izquierdo de la columna donde van las cuentas
5- Todas las cuentas que se presentan en el balance deben llevar un margen diferente de los
Nombres del grupo de cuentas(corriente o no corriente), para que no haya lugar a
confusiones
6- Solamente a la primera cantidad de cada columna se le pone el signo monetario o
después de un corte en cualquier columna. Recuerde que los datos representan
DINERO por lo tanto, no se olvide de presentar el signo monetario en sus informes
Financieros.
7- No está permitido efectuar operaciones con cantidades de diferentes columnas. Ejemplo:
Sumar o restar una cantidad de la segunda columna con otra cantidad de la tercera
Columna
8- Se permite poner el resultado de una suma a la par de la última cantidad en la siguiente
columna. En este caso no se pone el título de suma, subtotal o total.
9- Una suma o total se puede poner en la misma columna o en la siguiente. En el primer
caso se debe poner el signo monetario a la suma y cortar en la última cantidad. En el
segundo caso, se debe cortar la última cantidad y se pondrá signo monetario si arriba
en la columna no hay cantidades. Los cortes deben abarcar toda la columna
10- Solamente la última respuesta se debe cortar con doble línea
11- NUNCA se debe dejar líneas en blanco(vacías). La ley no lo permite. Si al final del
balance le resultan espacios vacíos, córtelos con una línea inclinada de modo que cruce
todos los espacios
12- La presentación del balance general o cualquier otro estado financiero debe hacerse
con tinta o a máquina
13- Indispensablemente la firma o firmas que certifican el documento; sin firmas no vale,
no sirve.
14- Utilice paréntesis o notas al pie de página se desea ser mas claro(a) en la presentación
de los datos
15- No presente un estado financiero sin los anexos correspondientes que verifican la
certeza de su información.
La mayoría de estos requisitos o formalidades las pueden observar en los balances
presentados en las páginas que más adelante se presentan, y recuerde ser ordenado (a) en su
trabajo. Una de las características especiales del contador es su pulcritud, su estética en la
presentación de sus trabajos, si no tiene letra o números adecuados, ejercítelos, practique a
mejorarlos, a veces de esto depende una buena imagen ante sus superiores.
EJERCICIOS DEL CAPITULO I
1.
2.
3.
4.
5.
Discuta con su grupo de trabajo acerca de la importancia de la contabilidad
¿Cuáles son los elementos del concepto de contabilidad definida por Elías Lara?
Explique: ¿Qué significa orden, registro y análisis?
¿Qué son unidades económicas?
¿Cuáles son las principales leyes en Nicaragua que se relacionan de alguna manera
con la contabilidad?
6. En conjunto con su grupo de trabajo investigue tres leyes de las enunciadas en el
Cap. I y explique el contenido que se relaciona con la contabilidad.
7. ¿En qué ley se ordena el uso de los libros Diario y Mayor para todos los negocios
establecidos en el país?
8. ¿Cuánto se debe pagar en concepto del impuesto sobre la renta y cuándo?
9. ¿Cómo funciona la retención del IVA en las empresas retenedoras?
10. Menciones y explique las principales tareas que desempeña un contador en una
empresa
11. Investigue el contenido de los artículos del 28 al 35 y el 41 del Código de Comercio
EJERCICIOS DEL CAPITULO II
1- ¿Cuáles son los principales estados financieros que se elaboran en las empresas o
negocios?
2. ¿Cómo define Ud. balance general o Estado de Situación Financiera?
3. ¿Cuáles son los elementos principales del concepto?
4. ¿Qué son para Ud. los activos de una empresa?
5. ¿Qué son los pasivos?
6. ¿Qué es el capital y cómo lo calcula?
7. ¿Cómo se relacionan los activos, los pasivos y el capital contable de una empresa?
8. Investigue qué es Capital Económico y qué es Capital Financiero
9. En grupo de trabajo hágame preguntas sobre las cuentas que se ubican en a) Activos
Corriente y b)Activos No Corrientes.
10. ¿De acuerdo a qué se ordenan las cuentas de los activos?
11. ¿Por qué la cuenta Mercancías va antes de clientes en el activo circulante?
12. ¿Justifica Ud. que Terrenos vaya antes que Edificios? ¿Por qué?
13. ¿En qué se diferencia clientes de deudores diversos?
14. ¿Cuándo un cliente paga su compra con un cheque, este valor se registra en Caja o
en Banco?
15. ¿Cuál es la política de ordenamiento de los pasivos de una empresa?
16. Discuta con su grupo de trabajo acerca de cuáles cuentas se ubican en el pasivo
corriente y cuáles en el pasivo no corriente.
17. ¿En qué se diferencia proveedores de acreedores diversos?
18. Si Ud. firma una letra de cambio para cancelarla dentro de 18 meses: ¿Dónde ubica
el pasivo contraído?
19. Ud. tiene en bienes o recursos la cantidad de C$ 50,000 y debe a un familiar C$
10,000 ¿Cuál es su capital?
20. Si sus pasivos son C$ 30,000 y su capital es de C$ 40,000 ¿A cuánto ascienden sus
activos?
21. ¿Qué entiende Ud. por capital social?
22. Explique la cuenta Hipotecas x Pagar o Créditos Hipotecarios
23. A continuación se dan una serie de cuentas del balance general, Ud. le pondrá a la
derecha de cada cuenta el subgrupo a que pertenece. Para activo corriente usará AC,
para activo no corriente: ANC,; para las cuentas de capital usara C.
Mercancías_____, Proveedores_____, Hipotecas x Pagar_____, Caja____, Doc. x
Pagar LP____, Reservas_____, Deudores Diversos_____, Utilidades del
Ejercicio_____, Bancos______, Doc. x Cobrar_____, Capital Social_____,
Clientes_____, Doc. x Pagar______, Propaganda_____, Rentas Cobradas x
Anticipado_____, Edificios______, Utilid. acumuladas.______, Intereses pagados x
adelantado_____, Intereses Cobrados x Adelantado_____, Prima de Seg._____,
Papelería y Utiles de Oficina_____, Mobiliario y Equipo de Oficina_____, Gastos
de Instal._____, Rentas Pagadas x Anticipado____, Préstamos Bancarios a
L.P____,
Acreedores
Diversos_____,
Superávit_____,
Gastos
de
Organización_____,
Crédito
Mercantil____,
Vehículos____,
Valores
Negociables______ Inversiones a L.P____, Franquicias_____, Maquinaria_____
24. A continuación se da una serie de operaciones que acontecen en una empresa. A la
cuenta que aumenta le pondrá una (A) y la que disminuye le pondrá una (D). En
todas afecte dos cuentas:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
La empresa vende un escritorio usado al crédito
Se cancela a los proveedores con un cheque
Un cliente abona a su cuenta pagando con un cheque
Se compra un vehículo al crédito
Mi empresa es un súper mercado y compra al contado un T.V para los clientes.
Se deposita en cuenta corriente las ventas del día
Abono con un cheque al préstamo del banco
Al comprar una silla firmo un pagaré a pagar dentro de 9 meses
Al prestar dinero al banco doy en garantía el edificio. Me entregan el dinero en
efectivo
10. Al efectuar arqueo a la cajera, se le encontró un faltante de C$2,000
.
25. Explique cuáles son las partes del balance general
26. ¿De cuántas formas se puede presentar el balance general?
27. ¿Por qué al balance general en forma de reporte se le llama vertical?
28. ¿Por qué al balance en forma de cuenta se le llama horizontal?
29. ¿Cuáles son las formalidades o requisitos que se deben seguir en la elaboración y
presentación del balance general?
30. Con los datos que se presentan a continuación elabore el balance general, primero
en forma de reporte y después en forma de cuenta: Negocio El Valiente; fecha de
presentación 31/5/10
Caja
Proveedores
Papelería y uti. De Ofic.
Doc. x Pagar
Mob. Y Equip. De Ofic.
Préstamos Bancarios
C$ 30,000
20,000
5,000
10,000
30,000
50,000
Capital Social
Clientes
Mercancías
Utilid. Acumuladas
Bancos
Impuestos x Pagar
C$250,000
70,000
210,000
100,000
90,000
5,000
31. Los saldos de las cuentas de balance de la empresa “El Zompopo” al 31/12/99 son
los siguientes:
Rentas Cob. x Antic
Papelería y Utiles
Propaganda
Gastos de Instalación
Doc. x Pagar L.P.
Intereses Pagados x Antic.
Mobiliario y Equipo
Proveedores
Edificios
Deudores Div.
Préstamos Banc.Impuestos x Pagar
Crédito Hipotecario
C$12,000
7,000
13,000
35,000
15,000
7,750
65,000
C$ 25,000
200,000
10,000
85,000
17,300
75,000
Caja
Mercancía
Acreedores
Bancos
Clientes
Doc. x Pagar
Vehículos
C$ 35,000
75,000
8,000
65,000
47,500
9,450
75,000
Elabore el balance general a esa fecha (Halle el Capital por diferencia)
32. Conteste:
¿En una empresa el Capital Contable puede ser cero? ¿Cuándo?
¿Puede haber un capital contable negativo? Explique
33. El capital contable de la empresa del problema 32 está formado por Capital Social,
Utilidades del Ejercicio y Reservas de Capital; si las segundas son de C$ 12,000 y
las terceras de C$ 25,000 ¿Cuál es el valor del Capital Social?
34. A continuación se presentan los saldos de las cuentas de balance general de la
empresa El Triunfo al 31 de Enero del año 2,000. Recordando que C = A – P, halle
el valor de las Utilidades Acumuladas y seguidamente elabore el balance general en
forma de reporte y en forma de cuenta
Mercancías--------------------C$ 285,000
Doc. x Pagar L.P
20,000
Caja
15,000
Papelería y Util. De Ofic.
3,000
Proveedores-------------------C$ 60,000
Ctas. x Cobrar (Clientes)
45,000
Rentas Pag. X Anticipado
5,000
Bancos
17,000
Deudores Diversos
Intereses Cobrados x Adel.
Hipotecas x pagar
Mobiliario y Equipo
Edificios
Impuestos x Pagar
Rentas Cobradas x Antic.
Acreedores Diversos
5,000
1,500
20,000
7,000
100,000
4,500
2,500
1,500
Propaganda
Gastos de Instalación
Capital Social
Utilidades del Ejercicio
Documentos x Cobrar
Utilidades Acumuladas
Vehículos
Terrenos
2,000
7,000
400,000
37,000
3,000
¿?
60,000
80,000
35. En su grupo de trabajo hacer el siguiente ejercicio:
Cada estudiante inventará 10 cuentas de activos, 5 de pasivos y 3 de capital con sus
respectivos valores; cada uno debe elaborar el balance general y ya elaborado se
intercambian con sus compañeros de grupo para revisarlos. Discutan los errores.
Recuerden cumplir con todas las formalidades y requisitos del balance general.
36. Santiago tiene la siguiente situación económica: (Al 28 de Febrero del 2010)
Efectivo----------------------------------C$ 1,500
En el banco---- ------------------------3,500
Herramientas de Trabajo-----------15,000
En muebles-------------------------------- 1,800
Una camioneta por valor de------------- 30,000
Debe al Banco del Pueblo--------------- 2,300
Debe al vecino---------------------------- 1,000
Halle: Activos, pasivos y capital contable de Santiago
37. De acuerdo a la estructura del balance general, ubique las siguientes cuentas en el
lugar que les corresponden y en el orden riguroso exigido por las normas contables
Mercancías, edificios, papelería, préstamos bancarios a L.P, banco, deudores
diversos, rentas cobradas x anticipado, caja, impuestos x pagar, gastos de
instalación, prima de seguros, gastos de organización, intereses pagados x
adelantado, capital social, documentos x pagar L.P, proveedores, clientes, vehículos,
franquicias, documentos x cobrar, terrenos, hipotecas x pagar, mobiliario y equipo
de oficina, mejoras en arrendamiento, utilidades del ejercicio, inversiones en
acciones y valores a L.P. crédito mercantil, herramientas menores, reservas para
depreciación de maquinaria, depósitos recibidos en garantía, mercancía dañada.
II.2- ESTADO DE RESULTADOS O ESTADO DE PERDIDAS Y GANANCIAS
El estado de Resultados es el estado financiero más importante en una empresa, no porque
refleje la utilidad, ya que ésta también la encontramos en el balance general, si no porque se
detalla en forma minuciosa el origen de esa utilidad. De modo que si queremos definir qué
es el estado de resultados, podemos decir: “Estado de Resultados o Estado de Pérdidas y
Ganancias es el documento contable que presenta en forma detallada y ordenada la
forma en que la empresa obtiene sus utilidades o pérdidas en un período
determinado.”
Si analizamos el concepto vemos los siguientes elementos:
1- Resultados: esto es lo que resulta de algo. En nuestro caso lo que resulta después de
un período de operaciones y transacciones comerciales es la ganancia obtenida en
ese período o la pérdida.
2- Documento contable: es decir, que se elabora en contabilidad, no en otro
departamento u oficina. Los valores que lo conforman son controlados por la
contabilidad.
3. En forma detallada y ordenada: la forma más detallada se presenta en el método
analítico. Se detalla las ventas, las compras, el costo de venta, los gastos operativos
y otros gastos o ingresos que puedan surgir de las operaciones del negocio. Con este
detalle resulta fácil obtener el origen de las utilidades de la empresa.
4. Utilidades o pérdidas: si los ingresos son mayores que los gastos y los costos, el
resultado es una ganancia o utilidad, pero si los costos y los gastos superan los
ingresos, el resultado será una pérdida.
Es importante señalar que en el estado de resultados e pueden reflejar varios tipos de
utilidades:
a) Utilidad Bruta: que se obtiene restando las ventas netas menos el costo de
ventas. Esta es una utilidad antes de considerar los gastos operativos de la empresa
b) Utilidad de Operación: es la utilidad que se obtiene producto de las operaciones
normales de la empresa y se puede calcular restando los gastos de operación de la
Utilidad Bruta. Significa que en esta utilidad ya se consideraron los gastos
operativos
c) Utilidad del ejercicio antes del I.R): es la utilidad de la empresa considerando
los gastos e ingresos provenientes de actividades propias al giro normal de la
empresa o ajenas (otros gastos y productos). Es importante señalar que si estos
gastos o ingresos ajenos al giro de la empresa son muy significativos, es preferible
qu se registren mejor en la cuenta de Superávit (cuenta de capital)
d) Utilidad Neta: es la utilidad final, el resultado final después de pagar los
impuestos sobre la renta respectivos que en Nicaragua se calculan en base al 30% de
la utilidad del ejercicio. Esta es la utilidad que pueden repartirse los socios o que se
puede acumular para futuras decisiones.
Las cuentas del estado de resultados son diferentes a las cuentas del balance general. Sin
embargo existen dos cuentas que aparecen en ambos estados. Estas son:
1. El inventario o mercancías que refleja el balance general al comenzar el período
es el inventario inicial que aparece en el estado de resultados para calcular el
inventario disponible, y el inventario o mercancías que refleja el balance general al
finalizar el período es el inventario final que se utiliza en el estado de resultados
para calcular el costo de venta.
2. La utilidad del ejercicio: la utilidad que se encuentra al elaborar el estado de
resultados es la misma que aparece en el balance general en el capital contable.
Importante para el estudiante: el estudio de esta unidad es más complejo que
el del balance general, por lo que deberá dedicarle más tiempo de estudio, mayor atención y
más dedicación. Pongan mucha atención a la ubicación de las cuentas en las 4 columnas del
formato para la elaboración del estado de resultados y también a las operaciones cuando
estén Gastos y Productos Financieros y Otros Gastos y Productos.
II.2.2- CUENTAS PRINCIPALES DEL ESTADO DE RESULTADOS (METODO
ANALÍTICO
A las cuentas que se muestran a continuación se les conoce como cuentas de resultados y
las separaremos en dos partes:
a) Primera Parte: se indicaran las cuentas que se necesitan para calcular la Utilidad
Bruta, o sea, la utilidad antes de los gastos de operación y estas cuentas son:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Ventas
Devoluciones sobre ventas
Rebajas sobre ventas
Compras
Gastos de compras
Devoluciones sobre compras
Rebajas sobre compras
b) Segunda Parte: se presentarán los gastos, lo mismo que los ingresos no
provenientes de las ventas (Productos Financieros y Otros productos) hasta calcular la
utilidad del ejercicio o del período. Estas cuentas son:
1234-
Gastos de ventas
Gastos de Administración
Gastos y Productos Financieros
Otros gastos y Productos
Cabe mencionar que existen dos cuentas que se incluyen en Gastos y Productos
Financieros y son: Descuentos sobre Ventas (gasto financiero) y Descuento sobre
Compras (producto financiero) que el estudiante mucho confunde con la rebaja
sobre ventas y la rebaja sobre compras, pero que no tienen relación alguna. Estas
últimas van en la primera parte del estado de resultados y las primeras (los
descuentos) van en la segunda parte. Unas intervienen para el cálculo de la utilidad
bruta (las rebajas) y las otras intervienen en el cálculo de la utilidad de operación
(los descuentos).
Hay otras cuentas que también intervienen en el estado de resultados pero derivadas
de las aquí expuestas y son las siguientes:
Ventas Netas: resultan de restar las devoluciones sobre ventas y las rebajas sobre
ventas de las ventas.
Compras Totales: resultan de sumar las compras con los gastos de compras
Compras Netas: resultan de restar las devoluciones sobre compras y las rebajas
sobre compras de las compras totales.
Costo de Venta: es el costo de la mercadería vendida, o sea, lo que le costó a la
empresa adquirirla y se puede calcular restándole a la mercadería disponible para la
venta el inventario final de mercancías
Mercadería Disponible para la venta: se halla sumando al inventario inicial las
compras netas.
II.2.3- DEFINICIÓN Y MOVIMIENTO DE LAS CUENTAS DEL ESTADO DE
RESULTADOS
VENTAS: representa el valor de las ventas de mercancías entregadas a los clientes, ya sea
al contado o al crédito.
Importante señalar que para que se puede registrar un valor en esta cuenta, éste debe ser
producto de una venta de mercadería, es decir, de los artículos que representan el giro de la
empresa. Si la venta que se efectúa no es de mercancía, NO se debe registrar el valor en
esta cuenta.
Otro problema que se presenta es que el estudiante cuando se efectúa una venta de
mercancía afecta la cuenta de mercancía, siendo esto un error, ya que para eso existe la
cuenta de Ventas y es un error porque en la cuenta de mercancía los valores están al costo,
o sea al precio de adquisición, mientras que la venta incluye además del costo, la ganancia.
Esta cuenta aumenta cada vez que se efectúa una venta de mercadería al crédito o al
contado y disminuiría cuando se anulare una factura de venta ya efectuada, es decir que se
cancele la venta ya facturada.
DEVOLUCIONES SOBRE VENTAS: es el valor de la mercadería que los clientes
devuelven a la empresa por no estar de acuerdo con el precio, calidad, color, talla, etc.
Al devolver la mercadería los clientes, la empresa tiene varias opciones con el acuerdo del
cliente: cambiar la mercadería por otra de igual valor, devolverles el dinero, aplicársela a
sus cuentas si deben a la empresa o una combinación de las anteriores.
Esta cuenta aumenta con nuevas devoluciones que hagan los clientes y disminuye si se
cancela la devolución.
REBAJAS SOBRE VENTAS: es el valor de las rebajas que se hacen a los clientes al
venderles mercadería porque estas tienes algún defecto, o son anticuadas (fuera de moda),
por campañas promocionales para atraer clientela y aumentar las ventas o por sobre pasar
las ventas de los competidores.
Es común ver anuncios que algunos negocios ponen a su mercadería el título de
“Descuentos”, que en realidad son rebajas, ya que descuento es otra cosa como veremos
más adelante.
COMPRAS: representa el valor de la mercancía que se compra al crédito o al contado. Es
el valor en factura de la compra, el precio de adquisición.
Al igual que en las ventas, el estudiante se confunde con la cuenta de mercancía. La cuenta
de mercancías o almacén o inventarios NO debe ser afectada con las compras de
mercancías, si no la cuenta COMPRAS. Cuando se está utilizando el método analítico o
pormenorizado, la cuenta de mercancía que aparece al comenzar el ejercicio representa el
inventario inicial a utilizarse en el estado de resultados y NO TIENE MOVIMIENTO
durante el ejercicio contable. Por esta razón es que al terminar el período contable se debe
levantar el inventario físico de mercancía (inventario final) para poder determinar cuánto
hay en existencias. Esa es una de las limitantes de este método.
Esta cuenta aumenta con las compras de mercancías que se realizan al crédito o al contado
y disminuye al cierre del ejercicio contable cuando se cancela por medio de los ajustes
respectivos.
GASTOS DE COMPRAS: es el valor de los gastos en que incurre la empresa para poder
trasladar hasta sus almacenes la mercadería comprada. Son gastos de compras: pago de
cargadores, des aduanaje, acarreo, etc.
Aumenta con los gastos en que se incurra por las compras y disminuye al efectuar los
ajustes de cierre del período al trasladar su saldo a la cuenta de compras.
DEVOLUCIONES SOBRE COMPRAS: es el valor de la mercadería que la empresa
devuelve a los proveedores por no estar de acuerdo con algún requisito exigido, que puede
ser por precio, por calidad, color, tamaño, etc.
Aumenta con las mercancías que la empresa devuelva a los proveedores y disminuye al
cancelarse con el ajuste de cierre del ejercicio contable o por que se cancele o anule la
devolución.
REBAJAS SOBRE COMPRAS: es el valor de las rebajas que los proveedores hacen a la
empresa por la mercadería comprada, ya sea por política de ventas de los proveedores, o
porque tienen algún defecto los productos o son de menor calidad que la convenida.
Aumenta con las rebajas que los proveedores hacen a la empresa y disminuye cuando se
cancela al cierre del ejercicio contable por medio de los ajustes respectivos o porque se
anule la rebaja y ya estaba contabilizada.
Observación
Hasta aquí abarca la primera parte del estado de resultados. El cálculo de la utilidad bruta
lleva de previo el cálculo de a) las ventas netas, b) las compras totales, c) las compras netas,
d) el inventario disponible para la venta y e) el costo de lo vendido.
En fórmulas serían las siguientes:
1- Ventas Netas = Ventas – (Devoluciones s/v + Rebajas s/v)
2- Compras Totales = Compras + Gastos de Compras
3- Compras Netas = Compras Totales –(Devoluciones s/c + Rebajas s/c)
4- Inventario Disponible = Inventario Inicial + Compras Netas
5- Costo de Venta = Inventario Disponible – Inventario Final
6- Utilidad Bruta = Ventas Netas – Costo de Venta
Es importante razonar el significado de cada una de las cuentas para entender cada fórmula.
Si el estudiante se aprende de memoria la fórmula o procedimientos sin percatarse de lo que
está haciendo, lo más probable es que no aprenda a elaborar este Estado ni entienda por qué
lo está haciendo.
Preguntas Problémicas
El estudiante para continuar debe tener capacidad para responder a las siguientes preguntas:
¿Qué sucede si no hay devoluciones y rebajas sobre ventas?
¿Y si no hay gastos de compras?
¿Si solo hay rebajas sobre compras y no hay devoluciones s/c?
¿A qué se le llama inventario Disponible y por qué ese nombre?
Para la elaboración del estado de resultados se utiliza una hoja de cuatro columnas y la
ubicación de estas primeras cuentas sería la siguiente:
FERRETERÍA EL ESFUERZO
ESTADO DE RESULTADOS DEL MES DE MARZO DEL 2000
Ventas
Menos: Devoluciones sobre
ventas
Rebajas S/V
Ventas Netas
Inventario Inicial
Compras
C$ 60,000
Mas: Gastos de compras
2,000
Compras Totales
Menos: Devoluciones S/Compr C$ 2,500
Rebajas sobre Compras
1,000
Compras Netas
Inventario Disponible p/Venta
Menos: Inv. final de Mercac.
Costo de lo vendido
Utilidad Bruta
C$ 90,000
C$2,500
1,500
4,000
C$ 86,000
C$ 40,000
C$ 62,000
3,500
58,500
C$ 98,500
30,000
68,500
C$ 17,500
IMPORTANTE: Observen la ubicación de las cuentas en las columnas y el uso del signo
monetario. Además pongan atención a la forma de la suma y de las restas que se efectuaron
en el Estado de Resultados. Cuando hace falta una de las cuentas, entonces se avanza una
columna. Ejemplo: si no hay Rebajas sobre Ventas las devoluciones sobre ventas pasarían
a la tercera columna y si tampoco existieran devoluciones sobre ventas, entonces las ventas
pasarían a la cuarta columna convirtiéndose en las ventas netas y así con el resto de las
cuentas.
Si el documento termina con la utilidad bruta, por ejemplo cuando no hay gastos, entonces
debe firmar el estado financiero el que lo elabora, el que lo aprueba y el que lo autoriza.
Puede existir negocios donde solamente lo firma el contador que lo hace y el propietario del
negocio.
Visto lo anterior, Ud. puede contestar las siguientes preguntas:
1- ¿Puede existir una utilidad bruta negativa? ¿En qué caso puede suceder?
2- ¿Las cuentas Descuentos sobre ventas y Descuento sobre compras se incluyen en la
Primera parte del Estado de Resultados?
3- ¿Cuál es el significado del Costo de Venta?
4- ¿Cómo podría Ud. definir Utilidad Bruta?
5- ¿Se corresponden las fórmulas presentadas en la página anterior con lo efectuado en el
Estado de Resultados?
Ya estudiada la primera parte del Estado de Resultado pasaríamos a estudiar la segunda
parte.
En esta parte se definirán y analizarán las cuentas que están en la segunda parte del estado
de resultados y que corresponde a los gastos, pero que también se incluyen los ingresos no
provenientes de las ventas de mercancía, como son los ingresos financieros (productos
financieros) y otros ingresos (otros productos).
Las cuentas que estudiaremos son: Gastos de ventas, gastos de administración, gastos y
productos financieros, descuento sobre ventas, descuento sobre copras y otros gastos y
productos. A partir de la utilidad bruta y considerando estas cuentas, se llega a la utilidad
del ejercicio.
A los gastos provenientes de las actividades normales de la empresa, o sea, las que
representan el giro del negocio, se les llama Gastos de Operación, por lo tanto, al
encabezado de la segunda parte del Estado de Resultados se le pone “Gastos de
Operación” a como lo verán en el ejercicio que presentaremos más adelante.
GASTOS DE OPERACIÓN
1. GASTOS DE VENTAS: Son los gastos en que incurre la empresa para poder
vender su producto. Estos gastos son muy variados y pueden ser por desembolsos
directos o producto de la aplicación de amortizaciones (de propaganda por ejemplo)
o de depreciaciones de activos fijos (depreciación del vehículo de reparto). Los
principales gastos que se incluyen en gastos de Ventas son los siguientes:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
SALARIO DE VENDEDORES
SALARIO DE EMPLEADOS DEL ALMACÉN
COMISIONES A AGENTES VENDEDORES
SALARIO DEL CHOFER DEL VEHÍCULO DE ACARREO
CONSUMO DE EMPAQUES, CINTAS, ETIQUETAS, CAJAS, ETC.
PAGO DEL ACARREO DE LA MERCANCÍA HACIA EL CLIENTE
AGUA, LUZ, TELÉFONO DE LA TIENDA Y ALMACENES
GASTOS POR ATENCIÓN AL CLIENTES
PAGO DEL SEGURO SOCIAL (PARTE PATRONAL) DEL PERSONAL
DE VENTAS
j) AMORTIZACIÓN DEL PERÍODO DE LA PROPAGANDA
k) DEPRECIACIÓN DEL PERÍODO DEL ACTIVO FIJO DE VENTAS
l) CUALQUIER OTRO GASTO QUE SE IMPLIQUE PARA PODER
VENDER
2. GASTOS DE ADMINISTRACIÓN
Son los gastos en que incurre la empresa para mantener en correcto funcionamiento
la dirección y administración de la empresa. A estos gastos se les llama indirectos
porque a pesar de que no se aplican directamente en el área de ventas, son
necesarios para administrar en forma eficiente a la empresa y por tanto representan
un apoyo fundamental a las actividades normales del negocio. Estos gastos son:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
J)
SALARIO DEL GERENTE GENERAL
SALARIO DE OFICINISTAS
SALARIO DE CONTADORES (MENOS EL DE COSTOS)
AGUA, LUZ Y TELEFONO DE LAS OFICINAS ADMINISTRATIVAS
GASTOS EN PAPELERÍA Y ÚTILES DE OFICINA DURANTE EL
PERÍODO
SEGURO SOCIAL (PARTE PATRONAL) DEL PERSONAL DE
OFICINAS
PAGO DE ALQUILER DE OFICINAS (DEL PERÍODO)
AMORTIZACIÓN DEL PERÍODO DE PARTE PROPORCIONAL DE
PRIMA DE SEGUROS, GASTOS DE INSTALACIÓN Y GASTOS DE
ORGANIZACIÓN
DEPRECIACIÓN DEL PERÍODO DE ACTIVOS FIJOS DE LA
ADMINISTRACIÓN
CUALQUIER OTRO GASTO QUE INCURRA LA DIRECCIÓN O
ADMINISTRACIÓN EN FUNCIÓN DE SUS LABORES DE DIRECCIÓN
GASTOS Y PRODUCTOS FINANCIEROS: esta es una cuenta compuesta o
mixta, ya que refleja tanto gastos como ingresos y representa el valor de los gastos y
de los productos financieros en que incurre u obtiene la empresa y que pueden
provenir de las especulación con el dinero, del manejo de documentos o de
descuentos efectuados, lo mismo que por los intereses que se pagan o se obtienen
por préstamos de dinero. Naturalmente que cuando la transacción u operación
ocasione un egreso para la compañía, este será un gasto y cuando se obtenga un
beneficio, ganancia o ingreso entonces se registra como producto.
Las principales operaciones que afectan esta cuenta son las siguientes_
Gastos Financieros:
1- Descuento sobre ventas: son descuentos que la empresa hace a los clientes por
pagar antes del vencimiento de sus deudas. Esto es, por pronto pago. Ejemplo: si el
cliente Pablo Hurtado tienen una deuda con la empresa que se vence el 30 de Junio
del 2000 y se presenta a cancelarla el 30 de Abril, la empresa le puede hacer un
descuento de un 2% del saldo pendiente por pronto pago y este valor se registraría
como Gasto Financiero.
2- Intereses pagados por documentos a nuestro cargo: son los intereses que se
pagan sobre el valor nominal de los documentos x pagar. Sucede que cuando
firmamos un documento a pagar en un término cuyo vencimiento es de varios
meses, un año, dos o más, en el se plasman los intereses que me comprometo a
pagar sobre el valor de los documentos, de modo que al cancelar el documento debo
pagar el valor nominal del documento más los intereses pactos, estos intereses
pagados se registran como Gastos financieros.
3- Intereses pagados por préstamos con o sin garantías: son los intereses que la
empresa paga por la obtención de un préstamo, el cual se va pagando a medida que
la empresa realiza sus pagos al capital prestado.
3. Pago de comisiones financieras: el dinero que la empresa paga a la institución
financiera por los tramites en el otorgamiento de un préstamo o manejo de
documentos negociables. También incluye el pago por transacciones con monedas
extranjeras o giros bancarios.
Productos Financiero:
1- Descuentos sobre Compras: son los descuentos que hacen los proveedores a la empresa
por pagar esta antes de la fecha de vencimiento sus deudas. Es decir, por pronto pago.
2. Intereses cobrados: generalmente es el interés que se estipula en los documentos a favor
de la empresa, o sea, los documentos x cobrar que tiene la empresa. Los documentos que
los clientes firman a favor de la empresa estipular el interés que el cliente se compromete a
pagar cuando cancele el documento. También son intereses cobrados los que la empresa
cobra a los empleados por haberles otorgado un préstamo personal.
3. Utilidades por operaciones cambiarias: al ganancia que se obtiene por el manejo de
moneda extranjera.
Hasta aquí abarca los gastos de operación, los cuales al restarse de la utilidad bruta origina
lo que se llama: Utilidades de Operación. Sin embargo es de hacer mención que el pago de
intereses para algunas empresas es tan grande y significativo que se hace necesario
encontrar las “utilidades antes de intereses” y “utilidades después de intereses” para
analizar el impacto de este valor sobre las operaciones de la empresa.
OTROS GASTOS Y PRODUCTOS
En las empresas es común que en ocasiones se realicen operaciones ajenas al giro principal
del negocio y que ocasionan pérdidas o gastos o que bien generen beneficios o ingresos.
Por ejemplo una empresa que se dedica a la comercialización de granos básicos puede
decidir deshacerse de un estante que ya no ocupa. En esta decisión puede ganar si vende el
estante en un precio mayor del que dicen los libros; pero perdería si lo vende a un precio
menor. En el primer caso la ganancia que se obtiene se registra en contabilidad como Otros
Productos u Otros Ingresos y en el segundo caso, la pérdida obtenida se registra como Otros
Gastos. Pero como esa cuenta (Otros gastos y Productos) es compuesta o mixta, se puede
utilizar una sola cuenta y en ella se registrarían tanto los gastos como los ingresos.
Las operaciones más comunes que se registran en esta cuenta son:
Otros Gastos:
a) Pérdida en venta de activos fijos: Cuando se vende el activo fijo a un
precio menor del que dicen los libros.
b) Pérdida en venta de acciones y valores: Cuando se venden acciones
que posee la empresa de otras compañías a un precio menor del de
compra
c) Comisiones pagadas: se refiere al pago de comisiones por actividades
ajenas al giro principal del negocio. Ejemplo: las comisiones que se paga
en la bolsa de valores por la compra o la venta de acciones u otros
valores
Otros Ingresos:
a) Utilidad que se obtiene en venta de activos fijos: Cuando se vende el
activo fijo a un precio mayor del que dicen los libros
b) Utilidad en venta de acciones u otros valores: Cuando se venden las
acciones u otros valores que posee la empresa a un precio mayor que el
de compra
c) Utilidad proveniente de dividendos en acciones que la empresa posee de
otras compañías
d) Rentas cobradas: el valor obtenido por estar alquilando un bien de la
empresa.
Existen actividades que generan variaciones muy significativas en las operaciones
normales y que son de carácter extraordinario, de modo que puede alterar la
situación financiera y distorsionar la realidad económica de la empresa. Por ejemplo
un incendio puede provocar desajustes, lo mismo que un ingreso extraordinario
producto de una venta, una donación o revaloración de un activo fijo. En estos
casos es conveniente no registrar estas operaciones en Otros gastos y productos,
porque desvirtuarían el resultado producto de las ventas, es preferible registrar estos
valores directamente en las cuentas de capital y específicamente en la cuenta de
Superávit.
Si los valores de estas operaciones ajenas al giro principal del negocio son
pequeños o no significativos, bien podrían afectarse las utilidades del período.
Veremos ahora la ubicación de estas cuentas de la segunda parte del Estado de
Resultados en la hoja de 4 columnas.
Utilidad Bruta
Gastos de Operación
Gastos de Ventas
Sueldos de vendedores
Propaganda(amortización)
Mant. Vehículo de reparto
Gastos de administración
Salario del Gerente
Agua, Luz y teléfono de Oficina
Papelería y útiles(gtos. del Peri.
Productos Financieros
Descuento sobre compras
Intereses cobrados
Gastos financieros
Intereses pagados
Descuento sobre ventas
Utilidad de Operación
Otros Gastos
Pérdida en venta de vehículo
Pago por choque de camión
Otros Ingresos
Utilidad en venta de acciones
Utilidad del Ejercicio(antes del IR)
C$ 17,500
C$
3,000
500
300
C$ 3,800
2,500
1,000
500
C$ 4,000
C$ 3,500
4,500
C$ 8,000
C$
C$
800
400
1,200
C$ 1,600
3,400
C$ 7,800
6,800
C$
1,000
16,500
C$
1,500
15,000
C$ 5,000
3,500
En Gastos y Productos Financieros observaron que primeramente se anotaron los
productos financieros y después los gastos financieros, sin embargo en Otros Gastos
y Productos observan que se anotaron primero los otros gastos y después otros
ingresos. ¿Por qué esta variación?. Es porque es conveniente anotar siempre primero
la mayor cantidad para que la resta resulte de arriba hacia abajo.
Otro aspecto importante es saber cuándo se debe sumar y cuando restar. Recuerden
que los ingresos son ganancias, por lo tanto si tengo que operar utilidades con
ingresos debo de sumar estas cantidades. Por otro lado, los gastos son pérdidas para
la empresa, por lo tanto si tengo que operar utilidades con gastos, entonces debo
restar las cantidades. Esto quiere decir que los gastos solo debo sumarlos con gastos
o con pérdidas y los productos o ingresos solo debo sumarlos con utilidades o
ganancias.
Aunque esto parece ser muy sencillo, porque es normal entender que mi salario
(ingresos) es absurdo que los sume con mis gastos, más bien debo restarlos para
saber cuanto me queda, el estudiante en vez de razona las operaciones, se aprende
de memoria ciertos procedimientos y trata de resolver mecánicamente los
problemas, lo que resulta muy difícil.
Al igual que la recomendación de la primera parte del estado de resultados,
observen la ubicación de cada cuenta, el corte de las columnas, las sumas, las restas,
el orden y los signos monetarios.
EJERCICIO DE CONTABILIDAD SOBRE EL ESTADO DE RESULTADOS
1. La empresa Yanci, S.A que se dedica a la venta de muebles hace las siguientes
compras: C$ 30,000 en muebles para el hogar y una computadora para la
administración por valor de C$ 15,000. Conteste, ¿Cuáles cuentas intervienen en cada
transacción. a) Si las compras son de contado. b) Si son al crédito.
2. ¿Cuáles cuentas aparecen con los mismos saldos en el Estado de Situación Financiera y
Estado de Resultados?
3. ¿Puede existir en un Estado de Resultados una utilidad negativa? Explique
4. ¿Es posible que la utilidad del ejercicio sea mayor que la utilidad bruta? Explique.
5. ¿Cuándo la utilidad del ejerció es menor que la utilidad de operación? ¿Cuándo es
mayor?
6. ¿Es lo mismo utilidad bruta que utilidad de operación? ¿En que se diferencia?
7. ¿Cómo se calcula la utilidad neta?
8. ¿La utilidad retenida o acumulada es cuenta del Estado de Resultado?
9. ¿El descuento sobre ventas disminuye las ventas? Explique
10. ¿El descuento sobre compras altera el costo de venta o los gastos de operación?
11. En qué caso las utilidades: Bruta, de operación y del ejercicio son iguales?
12. ¿Qué sucede cuando los costos de venta son iguales a las ventas?
13. ¿Y si el costo de venta es mayor que las ventas?
14. ¿En que caso consideraría Ud. que la utilidad del ejercicio es cero?
15. ¿Cómo se obtienen las ventas netas?
16. ¿Cómo se obtienen las compras netas?
17. ¿Cómo halla Ud. el costo de venta?
18. Haga un listado de 5 operaciones que sean gastos de ventas
19. Mencione 5 operaciones que sean gastos de administración
20. ¿Cuándo la suma de los gastos de ventas con los gastos de administración se debe restar
el resultado de “gastos y productos financieros”?
21. ¿Cuándo la utilidad de operación se debe sumar con “otros gastos y productos”?
22. ¿Qué entiende Ud. por Gastos de Ventas?
23. ¿Qué son Gastos de Administración?
24. ¿Cuándo considera Ud. que un gasto es financiero?
25. ¿Qué son para Ud. las devoluciones sobre ventas?
26. ¿En qué se diferencian las rebajas sobre compras de los descuentos sobre compras?
27. A continuación se presentan relaciones entre cuentas; ponga el signo que corresponda
en cada relación. Los signos a usarse serán más (+), menos(-) e igual(=).
Ventas_____ (Devoluciones s/v
Rebajas s/v)______Ventas Netas
Compras_____Gastos de compras _______Compras totales. Compras totales ___
(Devoluciones sobre compras+ Rebajas S/C)_____Compras Netas
Inventario Inicial ___ Compras netas ____Inventario disponible ____ Inventario Final
_____ Costo de Ventas
Ventas netas_____ Costo de venta_____Utilidad bruta
Utilidad bruta_____Gastos de operación___ Utilidad de Operación
Utilidad de operación ____ otros Gastos y productos ___ Utilidad del Ejercicio
____Impuesto sobre la Renta______ Utilidad Neta
28. Lea cuidadosamente cada pregunta y conteste
l)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
Las ventas de la Empresa X en Febrero de 1999 fueron de C$ 60,000.
Devoluciones S/V C$ 2,000 y costo de venta C$ 40,000. Hallar la
UTILIDAD BRUTA.
Las compras fueron C$ 20,000, Rebajas S/compra C$ 1,500 y gastos por el acarreo
de las compras C$ 600. Halle las COMPRAS NETAS
La utilidad bruta es de C$ 28,000; Gastos de venta C$ 4,000 y Productos
financieros C$ 800. Halle la UTILIDAD DEL EJERCICIO
La utilidad de Operación de Y. S.A fue de C$ 30,000; los otros gastos C$ 5,000 y
otros productos C$ 7,000. Halle la UTILIDAD DESPUÉS DEL I.R (utilidad neta)
Las ventas de Mayo de ZS.A fueron de C$ 180,000, la utilidad bruta C$ 60,000.
Cuál fue el COSTO DE VENTA?
El costo de venta de EL TRIUNFO fue de C$ 60,000, los Gts. De operación C$
20,000, otros gastos C$ 5,000 y la utilidad del ejercicio C$ 15,000. Halle
a)UTILIDAD DE OPERACIÓN. B) UTILIDAD BRUTA y c) VENTAS NETAS
Las compras de Enero del 2000 de EL HOGAR FUERON DE C$ 80,000, se
devolvieron C$ 10,000. Les hicieron rebajas sobre compras de C$ 5,000, el
inventario inicial fue de C$ 70,000 y el final de C$ 75,000. Hallar EL COSTO DE
VENTA.
En la empresa X S.A se pagaron salarios a agentes vendedores por C$ 12,000, a
oficinistas C$ 10,000 y al contador de costo C$ 6,000. Se gastaron C$ 2,000 en
papelería, C$ 2,500 en amortización de la prima de seguros, C$ 7,000 en
reparaciones al vehículo de acarreo y se aplicó C$ 3,000 por depreciación del
edificio administrativo. Halle a) GASTOS DE VENTA, b) GASTOS DE
ADMINISTRACIÓN y c) GASTOS DE OPERACIÓN
Formato para presentar el Estado de Resultados.
Empresa: ____________________________________
Estado de Resultados
Del ______ de _____________ al ______ de ____________
____________________________
Firma
__________________________
Firma
29- Elabore el estado Resultado o de Pérdidas y Ganancias de las siguientes
Empresas:
1) Nombre de la Empresa: El Reventón, Período contable: febrero del 2008
Gasto en papelería C$ 7,050
Depreciación de edificio C$ 17,250
Gasto de compras
3,400 Devoluc. S/v
4,000
Intereses pagados
5,500 Salario de vendedores 25,000
Compras
180,000
Invent. Final de Mercanc.
75,000
Salario de contadores 15,000 Devolución s/c
3,500
Descuento s/v
1,800
Cambios ganados
8,000
Inventario inicial
120,000
Salario del gerente
6,000
Ventas
C$ 376,450
Rebajas s/c
5,600
Rebajas s/v
3,700
Amortización de propag.
1,500
Utilidad en venta de activo fijo
7,500
Pérdida en venta de acciones
5,000
Gastos en mantenimiento de almacén
4,800
2) Nombre de la empresa: El Pitufino, Período contable: Diciembre 1999
Gastos de venta C$ 12,305
Otros ingresos C$ 9,000
Ventas
95,000
Compras
45,000
Rebajas s/c
3,000
Productos financ.
3,509
Inventario final 24,000
Gastos de admón.
2,500
Gastos financieros C$
Inventario Inicial
Otros gastos
2,708
36,000
9,450
3) Nombre de la empresa: El Buen Gusto, Período Contable: Enero/2000
Correos y telégrafos C$ 1,000
Inventario final
687,000
Ventas
Intereses ganados
6,000
Inventario inicial
980,000
Devolución S/v
7,900
Alquiler de oficinas
9,000
Mant. De camioneta de acarreo C$
Compras
Descuento s/c
Gastos de publicidad
Gastos de compras
Rebajas s/c
C$
1,500
1,546.000
Luz de Ofic.
2,300
Sueldo de vended.
34,000
Alquiler del Almacén 15,000
Cambios ganados
950
2,500
39,000
4,500
3,500
1,400
Depreciación de mobiliario
7,900
CAPITULO III
LOS REGISTROS CONTABLES
A- El Sistema de “Partida Doble”
B- El Libro Diario
C- El Libro Mayor
D- Movimientos y Saldos
E- Variaciones en las Cuentas
a) De Activos
b) De Pasivos
c) De Capital
d) De Resultados
EL SISTEMA DE PARTIDA DOBLE
Es el principio fundamental de la contabilidad, el principio rector de esta disciplina, y
consiste en que para todo asiento o registro en el DEBE corresponde otro de igual valor en
el HABER o viceversa.
Todo asiento o registro contable, necesariamente se tiene que hacer en las dos partes
componentes del sistema de partida doble y de aquí el nombre de partida doble, esto es, en
el debe y en el haber.
El debe y el haber son los nombres que reciben las dos partes componentes del “Sistema”,
el debe siempre a la izquierda y el haber siempre a la derecha y JAMAS sucede lo contrario
y cada vez que se hace un registro en el Diario se debe tener el cuidado de anotar primero el
asiento que va en el DEBE y después el asiento que va en el HABER.
Para una mayor aclaración analizaremos seguidamente el Libro Diario que es el primer
libro donde se registran las operaciones de una empresa.
EL LIBRO DIARIO
Es el libro donde se registran todas las operaciones comerciales que diariamente se efectúan
en una empresa, su característica principal es que es el libro de primera anotación, donde se
registran en orden sucesivo de fechas todas las operaciones contables que se van efectuando
día a día, teniendo además otra información que es fundamental para el correcto registro de
las operaciones en el resto de los libros, como fechas de las transacciones, cuentas que se
debitan y cuentas que se acreditan, personas afectadas en la transacción, determinación de
si es al crédito o al contado, vencimiento de documentos, número de las facturas o recibos
de pago, etc.
Con un ejemplo analizaremos el contenido de una hoja del Diario y las columnas que se
utilizan:
Negocio: La Pulpa; Diario correspondiente al mes de Febrero del año 2000
Fecha; 7 de febrero; compra de un escritorio para la gerencia en C$ 2,500 al crédito a la
empresa Muebles, S.A
LIBRO DIARIO
Negocio: La Pulpa
Número
Asiento
Mes: Febrero 2000
de Folio del Redacción
Parcial
Mayor
7 de Febrero
Mobiliario y Equipo de Oficina
Debe
Haber
C$ 2,500
Acreedores Diversos
C$2,500
1
Registro por la compra al
crédito de escritorio para la
gerencia, a la empresa Muebles
S.A. según factura #23405 a
cancelarse en cinco cuotas
mensuales de C$ 500 más el 3%
de Interés mensual
Observamos el ejemplo cuidadosamente y veremos lo siguientes:
a) El valor de C$ 2,500 aparece dos veces (una en el DEBE y otra en el HABER),
cumpliéndose el principio de la Partida Doble
b) La cuenta que se registró primero en el Diario es la del DEBE y después se registró
la del HABER
c) La cuenta Acreedores Diversos (la de HABER) tiene una sangría mayor en la
anotación que la del DEBE. Esto es para diferenciar los asientos que van en el Debe
de los que van en el Haber
d) El número 1 que aparece en la columna primera se refiere a que es el primer asiento
del mes
e) En la columna folio del mayor se pone el número de la página del libro mayor
donde se anota este asiento del Diario. Se pone hasta que se traslada el asiento al
libro mayor
f) Los elementos de la tercer columna son:
1. Fecha
2. Cuentas afectadas (primero la del Debe y después la del Haber)
3. Redacción o aclaración de la operación efectuada. Es necesaria para que el
contador que trasladará los asientos a los mayores y auxiliares lo haga en
forma correcta. Todo lo que se diga en esa parte deberá estar soportado
adjunto o anexo al Diario.
g) La columna de Parcial se utiliza solamente si es necesario, cuando se quiere
desglosar una cantidad que se pone en el Debe o en el Haber
h) Las columnas DEBE y HABER cumplen el principio de la Partida Doble: Para
todo Débito corresponde un Crédito de igual valor, o viceversa
Posteriormente veremos por qué la cuenta Mobiliario y Equipo de Oficina se registra en el
Debe y por qué Acreedores Diversos se registra en el Haber.
A la columna del DEBE también se le llama Débito o Cargo
A la columna del HABER también se le conoce con el nombre de Crédito o Abono
Es importante conocer estos nombre porque los libros contables los mencionan
ndistintamente
EL LIBRO MAYOR
Realmente existen tantos libros mayores como cuentas existen, ya que cada cuenta que
aparece en el Diario se debe trasladar posteriormente a su libro mayor. De modo que existe
el libro Mayor de Caja, el libro Mayor de Banco, el libro Mayor de Mercancías y así
sucesivamente incluyendo también a las cuentas de resultados (del Estado de Resultados)
La característica principal de este libro es que es un libro de segunda anotación, ya que a él
se trasladan las cuentas del libro Diario y contiene todos los movimientos exclusivos de
determinada cuenta y sus saldos respectivos en cualquier fecha específica.
5
BANCO
Fecha
Cheque # Detalle o concepto
Saldo
31/01/00
Compra de papelería y útiles
15/2/2000 123
A/D F/cc DEBE HABER
18
12
4,750
SALDO
C$ 6,750
C$2,000
Otro ejemplo:
12
PAPELERÍA Y ÚTILES DE OFICINA
Fecha
Detalle o Concepto
31/01/2000 Saldo
15/02/2000 Compra al contado con cheque # 123
A/D F/cc DEBE
18
5
C$ 4,750
HABER
SALDO
C$ 3,000
7,750
Observen como se corresponden los dos libros mayores. Debido a que en la transacción de
la compra de papelería por C$ 4,750 se afectan dos cuentas, se ha puesto como ejemplo los
dos libros mayores:
La columna A/D significa asiento del Diario; vemos que en el Diario se registró en el
asiento # 18 la operación de la compra de la papelería y que fue pagada con un cheque #
123, por lo tanto ese número del asiento del Diario (#18) debe aparecer en ambos libros
mayores
La columna F/cc significa folio en el mayor de la contra cuenta. En este caso la contra
cuenta de banco es papelería y útiles y viceversa, es decir que en esta columna en el libro
de banco se debe anotar el folio del libro de papelería y en el libro de papelería se debe
anotar el folio del libro de banco. Concretamente en el libro de banco debe aparecer en esta
columna (F/c) el # 12, que es la página del libro mayor de papelería y en este debe aparecer
el #5, que es la página del libro de banco donde tienen el registro del asiento # 18 del libro
Diario.
Es usual que para simplificar las operaciones con el libro mayor se utilice un artificio, como
es el uso de las llamadas cuentas “T” o esquemas de mayor y este artificio es debido a que
las columnas del debe y del haber en el Mayor y en el Diario forman una “T”. De modo que
las operaciones anteriormente registradas en el mayor se pueden expresar de la siguiente
manera:
Ejemplo: al comprar papelería por C$ 4,750 para las oficinas se pagó con el ck # 123
Papelería y Útiles de Oficina
(s) 3,000
(18) 4,750
----------------7,750
Banco
(s) 6,750
4,750 (18)
-------------------------------2,000
Como observan en la cuenta de papelería se anota a la izquierda, o sea en el debe, mientras
que en la cuenta banco se anota a la derecha (en el haber); en el registro hecho en las
cuentas T están los registros de los dos libros, simplificando las operaciones.
El saldo que se refleja en los libros en la columna de SALDOS, en los esquemas de mayor
se obtiene primero efectuando los movimientos (Deudor y Acreedor), esto es sumando a
cada lado de la cuenta T y luego restando los dos lados.
En la cuenta de papelería como los dos valores están al mismo lado izquierdo, para hallar el
saldo solamente se suman las cantidades, mientras que n la cuenta de banco como las
cantidades están en diferentes lados (izquierda y derecha), entonces para hallar el saldo se
deben restar las cantidades. El saldo debe quedar al lado donde está la mayor cantidad..
MOVIMIENTOS Y SALDOS
Los movimientos pueden ser DEUDOR O ACREEDOR y el saldo de una cuenta también
puede ser DEUDOR O ACREEDOR.
El movimiento es deudor cuando las cantidades que se registran en el debe se suman para
hallar el total de las cantidades registradas en el debe, y es acreedor cuando la suma de los
asientos registrados están en el haber. A la diferencia entre las dos sumas se le llama saldo
y es deudor cuando el movimiento deudor es mayor que el movimiento acreedor y el saldo
es hacedor cuando la suma del haber es mayor que la suma del debe
CAJA
PROVEEDORES
12,000
3,000
25,000
17,000
13,000
----------------------------------------50,000
20,000
----------------------------------------30,000
7,000
45,000
12,000
8,000
16,000
7,000
-----------------------------------------35,000
60,000
----------------------------------------25,000
Movimiento Deudor: en caja
C$ 50,000,
en proveedores
C$ 35,000
Movimiento Acreedor: en caja
20,000,
en proveedores
60,000
En caja el saldo es deudor C$ 30,000 mientras que en proveedores el saldo es acreedor C$
25,000
VARIACIONES EN LAS CUENTAS
Las cuentas varían de acuerdo al tipo de cuenta, esto es si son cuentas de activo, de pasivo,
de capital o de resultado. Cuando se habla de variaciones se entiende cuando aumente o
cuando disminuye una cuenta. Para una mejor comprensión de estas variaciones se
presentan en los siguientes esquemas:
ACTIVOS
Aumentan Disminuyen
PASIVOS
Disminuyen Aumentan
CAPITAL
Disminuyen Aumentan
Ventas
Aumentan
Saldo Acreedor
Se cancela al
Cierre del período
Gastos
Aumentan
Saldo Deudor
Se cancela al
cierre del
período
Compras
Aumentan
Saldo Deudor
Se cancela al
cierre del período
Las cuentas de activo aumentan con débitos , mientras que las de pasivo y capital con
créditos. No importa que tipo de activo sea ni que tipo de pasivo o capital.
Las cuentas de activo disminuyen con créditos, mientras que las cuentas de pasivo y capital
disminuyen con débitos.
Las cuentas de resultado son muchas, sin embargo hay que razonarlas según su naturaleza,
ejemplo: las cuentas Devoluciones sobre ventas y Rebajas sobre ventas son cuentas
contrarias de Ventas, por lo tanto su movimiento debe ser lo contrario de ventas, esto es,
que si el saldo de ventas es acreedor entonces los saldos de Devoluciones y Rebajas sobre
ventas tendrán saldo deudor. De esta manera se razona con el resto de las cuentas.
Visto lo anterior estaremos en condiciones de comenzar a registrar las operaciones
contables que realiza una empresa.
Importante para el siguiente tema es conocer el principio de la Partida Doble y las
variaciones de las cuentas de activo, pasivo, de capital y de las cuentas de resultados.
Para comenzar con las operaciones contables de un negocio lo haremos de lo más simple a
lo más complejo. Comenzaremos con ejemplo sencillo y poco a poco iremos pasando a lo
más complejos.
EJERCICIOS DEL CAPITULO III
Presentaremos como ejemplo del uso del libro Diario, del libro Mayor, Partida Doble,
Movimientos y Saldos, un ejercicio con varias operaciones contables efectuados por la
empresa “El Esfuerzo”.
1. La empresa El Esfuerzo comienza operaciones el 1 de Enero del año 2000 siendo su
balance inicial el siguiente:
Caja---------------------C$ 15,000
Mercancías-----------35,000
Capital Social----------------C$ 50,000
DIARIO
Asiento/D Folio/M Redacción
Debe
Haber
1
Enero 1
Caja
C$ 15,000
Mercancías
35,000
Capital Social
C$ 50,000
Registro del balance inicial de la
empresa El Esfuerzo. Apertura de
Operaciones
Hay que recordar que los saldos de los activos son Deudores, por esa razón se
registran en el Debe mientras que los saldos de las cuentas de capital son
Acreedores, razón por lo que se anota en Haber.
El paso de estas anotaciones del libro diario a los esquemas de mayor es muy
sencillo por cuanto se pasan idénticamente a como están en el diario. Quiere decir
que los registros que en el diario están en el debe también se anotarán en el debe en
los esquemas de mayor y los registros que están en el haber en el diario se pasarán
al haber en los esquemas de mayor.
Caja
Mercancías
(1) 15,000
Capital Social
(1) 35,000
50,000 (1)
2- El día 3 de Enero abre una cuenta corriente en el Banco del Café por valor de C$ 10,000
Asiento/D Folio/M
2
Redacción
Debe
Haber
Enero 3
Banco
C$ 10,000
Caja
C$ 10,000
Registro de depósito en cuenta corriente
#123-45-000 del Banco del Café
Sucursal Linda Vista
Caja
10,000 (2)
Banco
(2) 10,000
3. El día 5 de enero se compra papelería, lápices, lapiceros, folders y cuadernos por valor de
C$ 6 00 pagándose en efectivo
Asiento/D Folio/M Redacción
Debe
Haber
3
Enero 5
Papelería y Útiles de Oficina
C$ 600
Caja
C$ 600
Registro de compra de papelería y útiles de
oficina para uso de la empresa pagada en
efectivo
Papelería y Utiles de Oficina
(3)
600
Caja
600 (3)
4. En pagos de abogado para la legalización e inscripción del negocio y del contador que
montó la contabilidad se gastó C$ 5,000 que se pagaron con cheques. Pagos efectuados
el 10/1/00
Debe
Haber
Asiento/D Folio/M Redacción
4
Enero 10
Gastos de Organización
C$ 5,000
Banco
C$ 5,000
Registro del pago de C$ 3,000 al abogado
por trabajos de legalización e inscripción de
la Empresa y pago de C$ 2,000 al contador
que montó el sistema de contabilidad.
Cancelados con ck #001 y 002
respectivamente
Gastos de Organización
(4)
5,000
Banco
5,000
(4)
Los ejercicios de la siguiente página tendrán un grado mayor de dificultad por cuanto se
harán tres o más registros en el diario y por lo consiguiente también en el mayor.
5. Se vende mercancía por valor de C$ 20,000 de las cuales C$ 15,000 fueron de contado y
el resto al crédito. La venta fue realizada el día 15 de Enero.
Asiento/D Folio/M Redacción
Debe
Haber
5
Enero 15
Caja
C$ 15,000
Clientes
5,000
Ventas
C$ 20,000
Registro de ventas de mercancías al
crédito y al contado. La venta al crédito
fue al Sr. Fulvio González
Caja
(5) 15,000
Clientes
(5) 5,000
Ventas
20,000 (5)
6. El día 20 de Enero la empresa efectúa una compra de mercancías por valor de C$ 45,000
las cuales se paga de la siguiente manera: 20% en efectivo, 40% al crédito y por el resto
firma un pagaré a la orden con vencimiento de seis meses.
Asiento/D Folio/M Redacción
Debe
Haber
6
Enero 20
Compras
C$ 45,000
Caja
C$ 9,000
Proveedores
18,000
Documentos x Pagar
18,000
Registro de compra de mercancías a la
Distribuidora San Sebastián
Observación: Se usa la cuenta “Compras” cuando se esta utilizando el método analítico en
el estado de resultados. Si el método que se esta utilizando es el Global o el Perpetuo,
entonces se utilizaría la cuenta “Mercancías” en vez de Compras.
Compras
(6) 45,000
Caja
9,000 (6)
Proveedores
18,000 (6)
Doc. x Pagar
18,000 (6)
7. El día 25 de Enero la empresa realiza las siguientes operaciones: Hizo un pago
anticipado de C$ 2,000 en concepto de intereses por el Pagaré firmado el día 20 de
Enero y se cancelaron salarios del personal de ventas por valor de C$ 2,700, los pagos
fueron con cheques. Además ese día la empresa vendió al crédito un escritorio usado en
C$1,800 y cuyo valor en libros era de C$ 1,600.
Asiento/D Folio/M Redacción
7
Enero 25
Intereses Pagados x Anticipado
Banco
Registro de pago anticipado de intereses
con cheque #003 el cual se amortizara en
seis meses
8
Gastos de ventas
Banco
Registro de pago de salarios del personal
con ck 004
9
Deudores Diversos
Mobiliario y Equipo de Oficina
Otros productos
Registro de venta de un escritorio usado al
crédito al Sr.Estanislao Cienfuegos cuyo
valor en libros era de C$ 1,600
Intereses Pag. X Anticip.
(7) 2,000
Deudores Diversos
(9) 1,800
Banco
2,000 (7)
2,700 (8)
Mobiliario y Equipo
1,600 (9)
Debe
Haber
C$ 2,000
C$
2,000
C$
2,700
C$
1,600
200
C$ 2,700
C$ 1,800
Gastos de Ventas
(8) 2,700
Otros productos
200
(9)
A continuación haremos un ejercicio completo de la forma en que el profesor pedirá que
el estudiante lo haga y en el que incluiremos el Balance General, el Estado de
Resultados, los registros contables en el Libro Diario, los asientos en los libros mayores
y la obtención de los saldos tanto de las cuentas de balance como de las cuentas de
resultados
1- La empresa “El Buen Pastor” se dedica a la venta de libros escolares y presenta al 1 de
Febrero del año 2000 los siguientes saldos en sus cuentas:
Caja-------------------------C$ 20,000
Banco----------------------60,000
Mercancías----------------80,000
Edificio--------------------- 115,000
Vehículo-------------------45,000
Proveedors-------------------C$ 15,000
Acreedores Diversos........
5,000
Capital Social---------------300,000
Durante el mes de Febrero realiza las siguientes operaciones:
2- Día 2.- Venta de mercancías por valor de C$ 50,000 mitad al crédito y mitad de
de contado
3- Día 5.- Compra de C$ 90,000 en mercancías que pagó así: con ck. C$ 20,000, con un
pagaré la cantidad de C$ 30,000 a 8 meses de plazo con el compromiso que
reconocerá el 2% de intereses al vencimiento, y por el resto entrega vehículo con
valor de C$ 45,000
4- La compra del 5, ocasionaron gastos por valor de C$ 1,000 que se pago en efectivo el
día 6.
5- Día 8.- Los clientes devuelven C$ 2,000 en mercancías que se lo aplicamos a sus
cuentas
6- Día 12.- Los proveedores nos conceden rebajas por valor de C$ 3,000 por las que no
entregan cheque
7- Día 20.- Se cancela con ck lo que debíamos a los proveedores el día 1 de Febrero
8- Día 25.- Se conceden descuentos a los clientes por valor de C$ 1,500 en efectivo
9- Día 27.- Se compra al crédito un estante de metal para los libros por valor de C$3,500
10- Día 28.- Se cancela salario a oficinista por C$ 12,000 con cheques
11- Día 29.- Se cancela salario a vendedores por C$ 20,000 con cheques
12- Día 29.- Se depositan C$ 15,000 en el banco
13- El gasto de la papelería en el mes fue de C$ 800
14- Día 29.- Se efectúa una venta de mercancías por C$ 100,000 que pagan así: al
contado C$ 30,000, nos firmaron una letra de cambio por C$ 25,000, nos entregan
vehículo por valor de C$ 40,000 y el resto lo quedan debiendo
Al finalizar el mes de Febrero el inventario de mercancías es de C$ 50,000
a)
b)
c)
d)
e)
Registre las operaciones en el Libro Diario
Traslade las cuentas del Diario al Mayor (utilice cuentas T)
Halle los saldos de las cuentas de balance y de resultados
Elabore el Estado de Resultados del mes de Febrero (Método Analítico)
Elabore el Balance General al 29/2/00
Es necesario que cada cuenta que se vaya registrando en el diario, el estudiante vaya
entendiendo el por que del asiento, al igual que deberá observar con mucha atención el paso
del diario al mayor.
El estudiante debe recordar que los estados financieros se elaboran a partir de los saldos de
las cuentas y que estos se hallan restando el movimiento deudor con el movimiento
acreedor en cada cuenta.
Asiento/D Folio/M Redacción
1
2
3
4
5
1 de Febrero
Caja
Banco
Mercancías
Edificio
Vehículos
Proveedores
Acreedores Diversos
Capital Social
Registro de saldos iniciales del mes de
Febrero
2 de Febrero
Clientes
Caja
Ventas
Registro de ventas del día 2 de Febrero
5 de Febrero
Compras
Gastos y Productos Financieros
Otros gastos y productos
Banco
Documento x Pagar
Intereses x Pagar
Vehículos
Registro de la compra de mercancías
del día 5 de Febrero
6 de Febrero
Gastos de compras
Caja
Registro de los gastos que ocasionaron
las compras
8 de Febrero
Devoluciones s/ventas
Clientes
Registro de las devoluciones s/v
efectuadas por los clientes
Debe
C$
Haber
20,000
60,000
80,000
115,000
45,000
C$ 15,000
5,000
300,000
C$
25,000
25,000
C$ 50,000
C$
C$
C$
90,000
600
5,000
C$
20,000
30,000
600
45,000
C$
1,000
C$
2,000
1,000
2,000
6
7
8
9
10
11
12
13
14
12 de Febrero
Caja
Rebajas s/compras
Registro de las rebajas efectuadas por
los Proveedores los cuales nos pagaron
con cheque
20 de Febrero
Proveedores
Banco
Registro por cancelación de deuda con
los Proveedores pagas con cheque
25 de Febrero
Descuento s/ventas
Caja
Registro de descuento que se hizo a los
clientes
27 de Febrero
Mobiliario y Equipo de Oficina
Acreedores Diversos
Registro de compra al crédito en
Muebles Morales de un estante para
libros
28 de Febrero
Gastos de Administración
Banco
Registro del pago de salario del
personal administrativo
29 de Febrero
Gastos de Ventas
Banco
Registro del pago de salarios del
personal de ventas
29 de Febrero
Banco
Caja
Registro de depósito en el banco
29 de Febrero
Papelería y Útiles de Oficina
Gastos de Administración
Caja
Papelería y Útiles de Oficina
Registro del gasto de papelería del mes
29 de Febrero
Caja
Documentos x Cobrar
Vehículo
C$
C$
C$
C$
C$
3,000
C$
3,000
C$
15,000
C$
1,500
C$
3,500
15,000
1,500
3,500
12,000
C$ 12,000
C$
20,000
C$ 20,000
C$
C$
C$
15,000
C$
15,000
C$
800
800
800
800
30,000
25,000
40,000
Clientes
Ventas
Registro de ventas de mercancías
efectuadas el día 29 de Febrero
5,000
C$ 100,000
Hasta aquí se ha contestado la primera pregunta. Una vez efectuados los registros en el
Libro Diario se trasladaran al Libro Mayor exactamente a como están registrados en el
Diario.
Observen que los valores que se anotan en los esquemas de mayor tienen anotados los
números que corresponden a los asientos del Diario, esto se hace con el fin de identificar en
el mayor el asiento registrado en el diario.
Caja
(1) 20,000 1,000 (4)
(2) 25,000 1,500 (8)
(6) 3,000 15,000 (12)
(14) 30,000
800 (13)
-------------------------------78,000 18,300
-------------------------------59,700
Banco
(1) 60,000 20,000 (3)
(12) 15,000 15,000 (7)
12,000 (10)
20,000 (11)
--- --------------------------------75,000 67,000
------------------------------------8,000
Vehículos
(1) 45,000 45,000 (3)
(14) 40,000
Proveedores
(7) 15,000 15,000 (1)
85,000
Mercancías
(1) 80,000
Acreedores Div.
5,000 (1)
3,500 (9)
8,500
45,000
40,000
Papelería y Utiles
(13) 800
800 (13)
Doc. X Cobrar
(14) 25,000
Clientes
(2) 25,000 2,000 (5)
(14) 5,000
25,000
30,000 2,000
28,000
Documentos x Pagar
Intereses x Pagar
30,000 (13)
600 (3)
30,000
600
Mob. Y eq. De Oficina
Edificio
(9) 3,500
(1) 115,000
3,500
115,000
Ventas
50,000 (2)
100,000 (14)
Compras
(3) 90,000
Capital Social
300,000 (1)
300,000
Gastos y Prod. Financieros
(3)
90,000
600
600
150,000
Otros Gastos y Prod.
Gastos de Compras
Devoluc. S/Ventas
(3) 5000
(4) 1,000
(5) 2,000
5,000
1,000
2,000
Rebajas s/Compras
3,000 (6)
3,000
Descuentos s/Ventas
(8) 1,500
Gastos de Administración
(10) 12,000
(13)
800
1,500
12,800
Gastos de Ventas
(11) 20,000
20,000
Observen dos cosas:
a) La cuenta de Mercancías permanece invariable durante todo el ejercicio contable
debido a que cuando se esta utilizando el método analítico o pormenorizado la
cuenta que se afecta es Compras. El saldo de la cuenta de mercancías en el balance
del 1/2/00 será utilizado en el cálculo del costo de venta ya que representa el
inventario inicial de mercancías. El inventario final lo debe dar el problema siendo
una de las desventajas de usar este método.
b) En el asiento # 13 del Diario aunque el problema no refleja compra de papelería, es
de suponer que si hubo compra de papelería, porque de otro modo no se hubiera
podido gastar; por esta razón es que aparecen registradas las cuentas Papelería y
Caja. Inmediatamente después se registra el gasto de esa papelería como un gasto de
administración.
Con los saldos de las cuentas de resultados obtenidos reflejados procederemos a elaborar
el Estado de Resultados:
EL BUEN PASTOR
ESTADO DE RESULTADOS, FEBRERO 2000
Ventas
Menos: Devoluciones s/Ventas
Ventas Netas
Inventario Inicial
Compras
C$
Más: Gastos de compras
Compras Totales
Menos: Rebajas s/compras
Compras Netas
Inventario Disponible
Menos: Inventario Final
Costo de venta
Utilidad Bruta
Gastos de Operación
Gastos de ventas
Gastos de Administración
C$
150,000
2,000
C$ 148,000
C$
80,000
90,000
1,000
C$ 91,000
3,000
88,000
C$ 168,000
50,000
118,000
C$ 30,000
C$
20,000
12,800
C$
32,800
Gastos Financieros
Descuentos s/ventas
Utilidad de Operación
Otros Gastos
Utilidad del Ejercicio
C$
600
1,500
2,100
34,900
4,900)
5,000
(C$ 9,900)
(C$
----------------------------------------Firma
-------------------------------------Firma
Con los saldos de las de las cuentas de balance reflejados procederemos a elaborar el
Balance General al 29/2/00
EL BUEN PASTOR
BALANCE GENERAL AL 29/2/99
ACTIVOS
Caja
Banco
Mercancías
Clientes
Documentos x Cobrar
Mobiliario y Equipo de Oficina
Vehículos
Edificios
TOTAL DE ACTIVOS
PASIVOS
Acreedores Diversos
Documentos x Pagar
Intereses x Pagar
TOTAL PASIVOS
CAPITAL CONTABLE
Capital Social
Utilidades del Ejercicio
TOTAL CAPITAL CONTABLE
C$ 59,700
8,000
50,000
28,000
25,000 C$ 170,700
C$ 3,500
40,000
115,000
158,500
C$ 329,200
C$
8,500
30,000
600
C$
39,100
39,100
C$ 300,000
(
9,900)
C$ 290,100
LA RESTA DEL TOTAL DE LOS ACTIVOS CON EL TOTAL DE LOS PASIVOS DA
C$ 290,100 Y LA SUMA DEL CAPITAL SOCIAL CON LA UTILIDAD DEL
EJERCICIO (perdida) RESULTA LOS MISMOS C$ 290,100, lo que comprueba que los
estados elaborados están correctos.
Los valores de los pasivos podrían haberse colocado en la tercer columna para que el
resultado de la suma se coloque en la cuarta columna, en este caso como se pusieron en la
segunda columna tuvo que trasladarse la suma de la tercera a la cuarta columna para poder
relacionarla con el total de los activos.
EJERCICIO DE CONTABILIDAD I
1) La empresa La Comercial, presenta al 1/6/09 los siguientes saldos:
Caja-------------------------C$ 30,000
Bancos--------------------90,000
Mercancías---------------- 210,000
Clientes-------------------70,000
Mobiliario y Equipo-----30,000
Papelería y Utiles de Ofc.
5,000
TOTAL-----------------------
Proveedores----------------C$ 20,000
Doc. x Pagar---------------- 10,000
Impuestos x Pagar---------5,000
Prestamos Bancarios------- 50,000
Utilidades no Distribuidas-- 100,000
Capital Social----------------- 250,000
C$ 435,000
C$ 435.000
Durante el mes de Junio se realizaron las siguientes operaciones:
1- Compra de mercancías por valor de C$ 50,000, 60% de contado y el resto al crédito
2- Se vendió C$ 150,000 en mercadería. Nos pagaron la mitad en efectivo y por el resto
nos firman un documento a 10 meses de plazo
3- Se paga de contado un contrato de publicidad con el Canal 4 de T.V por valor de C$
10,000 el cual tendrá una duración de 2 meses
4- Se compra un edificio por C$ 200,000. Se paga C$ 50,000 con un cheque, C$ 20,000 en
efectivo, C$ 50,000 con un documento que se pagará en 2 años. El resto se queda
debiendo
5- Cancelamos a la Srta. Alexa Fletes un documento por C$ 5,000 y pagamos además los
intereses correspondientes de C$ 500. El pago fue en efectivo
6- Los clientes devuelven mercancías por C$ 2,000 que pagamos con Cheque
7- Los gastos ocasionados por las compras fueron de C$ 800 que pagamos en efectivo
8- El salario de los vendedores en Junio fue de C$ 2,500 quese pago en efectivo
9- El gasto de agua, luz y teléfono fue de C$ 5,000 que pagamos con cheque. 60%
corresponde a gastos de venta y el resto a gastos de administración
10- El 30 de Junio que se hizo inventario de la papelería, se encontró una existencia de C$
3,000
11- La gerencia orienta amortizar el gasto en publicidad en 4 meses
12- Los proveedores nos rebajan C$ 1,000 que nos cancelan con un cheque
13- Pagamos C$ 1,500 en efectivo por intereses correspondientes al mes de Junio por el
préstamo
14- Un cliente nos notifica que depositó C$ 20,000 en nuestra cuenta corriente cancelando
su deuda
* Al efectuar un inventario físico de la mercadería el 30/6/09, se halló una existencia por
C$ 180,000
REALICE LO SIGUIENTE:
a)
b)
c)
d)
e)
Movimientos o registros contables en el Libro Diario
Encuentre los saldos del Mayor al 30/6/09
Elabore el Balance General al 30/6/09
Pase las cuentas al Libro Mayor
Elabore el estado de Resultados de Junio
Ejercicio 2.
El objetivo del presente ejercicio es para evaluar el grado de asimilación y conocimientos
adquiridos por el estudiante en el registro de operaciones contables. Por tal razón se
presentan a continuación una serie de operaciones que se realizaron durante el mes de Abril
de presente año en la empresa “Artículos para el Hogar” y las cuales deberán ser registradas
por el estudiante en el Libro Diario, se pasarán al Libro Mayor (Cuentas T) y hallarán las
utilidades del ejercicio y elaborar el balance general al 30/4/99.
Los saldos que presenta la empresa al 01/04/10 son los siguientes:
Caja---------------------------------C$ 25,000
Bancos-----------------------------65,000
Mercancías------------------------- 140,000
Clientes----------------------------20,000
Edificios---------------------------- 200,000
Mobiliario y Equipo-------------- 40,000
Papelería y Ut. De Oficina------6,000
Gastos de Instalación------------- 14,000
Impuestos x Pagar-------------C$ 3,000
Proveedores--------------------- 65,000
Préstamo Bancario------------57,000
Capital Social-------------------- 360,000
Utilidades Acumuladas-------- 25,000
Totales---------------------------- C$ 510,000
C$ 510,000
Operaciones realizadas:
1- Se compra mercancías por C$ 45,000 de los cuales la mitad es pagada con un CK y el
resto se queda debiendo
2- Se vendió 90,000 en mercancías las cuales nos pagaron de la siguiente manera: 30% con
un CK, 50% con un documento que será cancelado dentro de 2 años y por el 20%
restante nos dan un terreno que vale C$ 23,000
3- Se depositan C$ 20,000 en el banco
4- Se abona la mitad de la deuda a los proveedores (De lo que se debía al comenzar el mes)
5- Los clientes pagan C$ 15,000 de la siguiente manera: la mitad en efectivo y por la otra
mitad nos firman una letra de cambio a 6 meses de plazo
6- Los gastos por salarios del personal de ventas fueron de C$ 10,000 que se pagaron en
Efectivo
7- El pago de salarios de los oficinistas fue de C$ 8,000 que se pagaron con CK
8- Se pago C$ 1,000 en comisiones a los agentes vendedores en efectivo
9- La papelería se gastó en un 40% durante el mes
10- Los gastos de Instalación se amortizaron en un 15%
El inventario final de mercancía (al 30/4/10) fue de C$ 140,000
EJERCICIOS SOBRE ESTADO DE RESULTADOS
1- Empresa La Económica. Período: Febrero 2008
Descuentos sobre ventas C$ 1,200, Compras C$ 85,000, ventas C$ 155,000, salario
Personal de ventas C$ 12,000, rebajas sobre ventas C$ 1,000, pérdida en venta de
Acciones C$ 800, devoluciones sobre compras C$ 700, gastos por las compras C$ 900,
Inventario Inicial de mercancías C$ 35,000, gastos en papelería C$ 600, Inventario final
De mercancías C$ 15,000, salario gerente gral. C$ 10,000, pago del alquiler del almacen
C$ 1,500.
2- Empresa El Sastre. Período: Marzo 09
Pago de publicidad del período C$ 600, ventas C$ 30,000, inventario inicial C$ 5,000,
Compras 25,000, inventario final C$ 7,000, utilidad en venta de activos fijo C$ 300
3- Costo de venta C$ 60,000, productos financieros C$ 2,000, ventas C$ 80,000, otros
gastos C$ 10,000
4- Utilidad bruta C$ 15,000, gastos financieros C$ 2,000, otros productos C$ 7,000
5- Utilidad de operación C$ 1,500, otros gastos C$ 4,000, otros productos C$ 2,000
EJERCICIO SOBRE ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA
1) El 1/7/09 cuatro amigos deciden abrir un negocio de venta de repuestos para carros.
El aporte inicial es el siguiente:
Socio A: En efectivo C$ 25,000, mercancías C$ 15,000 y un vehículo por C$ 60,000
Socio B: Mobiliario C$ 10,000, un terreno C$ 80,000, efectivo C$ 10,000
Socio C: Mercancías C$ 40,000, efectivo C$ 20,000, acciones de empresa X C$ 40,000
Socio D: Efectivo C$ 50,000, papelería y útiles C$ 10,000, mercancías C$ 40,000
El 15 de Julio pagan al abogado y al contador en total C$ 15,000 por legalización y montaje
de la contabilidad.
El 20/7/ pagan C$ 10,000 al maestro de obras por los trabajos de remodelación
El 25/7/ compran al crédito 1 máquina de escribir y una calculadora en C$ 3,500 ambas
El 27/7/ pagan adelantado el alquiler del local correspondiente a 1 año por C$ 12,000
El 30/7/ abren una cuenta corriente en el BANIC con C$ 40,000
Elabore el Estado de Situación Financiera al 1/7/09 y al al 31/7/09
2) La empresa ALEX, S.A. inicia el mes de Julio 99 con los siguientes saldos:
Caja---------------------------C$ 15,000
Mercancías-----------------45,000
Clientes----------------------20,000
Valores Negociables-------10,000
Activos Fijos---------------- 150,000
Propaganda------------------10,000
Papelería y Útiles-----------5,000
TOTAL ACTIVO--------- C$ 255,000
Proveedores-----------------C$ 10,000
Prestamos Bancarios------50,000
Capital Social---------------- 150,000
Utilidades Acumuladas----45,000
TOTAL P + C-------------- C$ 255,000
Durante el mes de Julio/99 se realizaron los siguientes movimientos:
1234567-
Compras de mercancías por C$ 55,000 al crédito
Venta de mercancía por C$ 80,000 mitad al crédito y mitad de contado
Los clientes regresan C$ 2,000 en mercancías que se los aplicamos a su cuenta
Se obtuvo rebajas por parte de los proveedores por C$ 1,500 en efectivo
Los gastos de las compras fueron de C$ 800 en efectivo
Se abono a los proveedores la cantidad de C$ 30,000 en efectivo
Regresamos a los proveedores C$ 3,000 en mercadería dañada que nos aplican a
nuestra deuda
8- Se hizo rebaja a los clientes por C$ 2,500 en efectivo
9- La propaganda se amortizo en C$ 2,500
10- El inventario de la papelería al 31/7/99 fue de C$ 3,000
11- Salarios pagados a vendedores en el mes fue de C$ 7,000 y el de personal de
oficinas fue de C$ 4,000 que se pagaron en efectivo
12- El inventario de mercadería al 31/7/99 fue de C$ 50,000
Con la información antes suministrada, elabore:
a)
b)
c)
d)
e)
Asientos del Diario del mes de Julio
Traslado del diario al mayor
Estado de Pérdidas y Ganancias
Balance General al 31/7/99
Balance Comparativo (inicial y final al mes de Julio)
3) La empresa ALEX, S.A. comienza sus operaciones el 1/7/10 con un capital de C$
12000 compuesto de la siguiente manera: efectivo C$ 10,000 y mercancías C$
20,000.
Durante el mes de Julio se realizan las siguientes operaciones:
a) Compra de C$ 60,000 en mercancías en efectivo
b) Venta de C$ 75,000 en mercancías. 50% al crédito y 50% de contado
c) Se devuelve a los proveedores C$ 2,000 en mercadería por estar dañadas. Lo
aplican a la cuenta de la empresa
d) Las compras ocasionaron gastos por C$ 1,200 en efectivo
e) A los clientes se les hizo rebajas por C$ 3,000 que pagamos en efectivo
f) Los proveedores nos hacen rebajas por C$ 5,000 en efectivo
g) Los gastos del período (Ventas y Administ.) fueron de C$ 6,000 en efectivo
h) El inventario final de mercancías o sea al 31/7/10 fue de C$ 50,000
En base a los datos mencionados:
a) Halle la utilidad del ejercicio correspondiente al mes de Julio/10
b) Elabore el Balance General al 31/7/10 de la empresa
4) Si una empresa cualquiera compra un activo fijo: ¿Cómo determina si lo va a
depreciar, a amortizar o a agotar? Explique
5) Se adquiere en alquiler por C$ 20,000 una bodega que se utilizara para guardar
mercadería. El contrato es por 5 años y para poderse usar se efectúan gastos por C$
30,000 que se pagan con un cheque. ¿Cómo registra la contabilidad las operaciones?
6) La empresa X S.A presenta al 30/11/98 el siguiente balance.
Caja y Bancos-------------------------C$ 18,950
Inventario-----------------------------10,050
Ctas. x Cobrar-----------------------3,500
Estimación Cts. Incobrables-------(500)
Mob. Y equipo----------------------10,000
Depreciación acum.. Mob.----------(1,500)
Publicidad------------------------------2,500
Total Activos-------------------------- C$ 48,000
Proveedores----------------C$ 5,000
Salarios por pagar--------3,000
Hipoteca x pagar------------ C$10,000
Total Pasivos-------------- C$ 18,000
Capital Social-------------25,000
Utilidades Acumuladas---5,000
Total Pasivos + Capital----- C$ 48,000
Durante el mes de Diciembre de 1998 se realizaron los siguientes movimientos:
1) Se pago 3,000 a los proveedores
2) Se compra 20,000 en mercancías. 25% de contado y el resto al crédito
3)
4)
5)
6)
7)
Se venden 30,000 en mercancías. 50% de contado y el resto al crédito
Se cancela la hipoteca pendiente de pago
Se cancelan los salarios pendientes de pago
Se compran 10,000 acciones de la empresa Y.
Los salarios del mes de Diciembre ascienden a 3,000 de los cuales se pagan
2,000
8) Se paga 1,000 en dividendo a los accionistas
9) La depreciación del activo fijo del mes fue de 500
10) Los clientes abonan 5,000 córdobas a su cuenta
11) Se vende al crédito en 2,000 mobiliario con valor de 3,000
12) La publicidad se amortizó en 1,000
13) El 50% de la estimación de cuentas incobrables se consideran irrecuperables
14) El inventario de mercancías al 31 de diciembre es de 13,000
a) Elaborar Balance General al 31 de Diciembre de 1998
b) Elaborar el balance comparativo
c) Elaborar Estado de Resultados
CAPITULO IV
BALANZA DE COMPROBACIÓN
Es un documento donde se detallan los movimientos, tanto deudores como de acreedores,
de las cuentas ocurridos en un período dado, y además presenta los saldos de esas cuentas
al final del período.
EJEMPLO
El Buen Fierro
Balanza de comprobación abril 2000
Cuentas
Movimiento
Deudor
Acreedor
Caja
C$ 10,000
C$
6,000
Clientes
60,000
40,000
Papelería y Útiles
5,000
3,000
Proveedores
7,000
13,000
Préstamos Banc.
60,000
80,000
Totales
C$ 142,000
C$ 142,000
Deudor
C$
4,000
20,000
2,000
Saldo
Acreedor
C$
C$
26,000
C$
6,000
20,000
26,000
Observaciones:
1. Para la elaboración de la Balanza de Comprobación se utilizan los movimientos y
saldo de los libros mayores (en nuestro caso, las cuentas T)
2. La suma de los movimientos debe coincidir con la suma total del libro diario
3. Los saldos en la balanza de comprobación se utilizan para elaborar el estado de
resultados del período y el balance general al finalizar el período. Si se está usando
el método analítico, el saldo de la cuenta de mercancía representa el inventario
inicial, que se utiliza en la elaboración del estado de resultados; pero no en el
balance general final.
4. Por orden, en la balanza de comprobación se deben ubicar las cuentas de acuerdo al
orden que tienen en el balance general y en el estado de resultados, colocando
primero las cuentas de balance y seguidamente las cuentas de resultados.
El orden en la elaboración de los documentos contables es el siguiente:
Primero se elabora el libro diario, luego se trasladan los asientos del diario a los libros
mayores y auxiliares y posteriormente se elaboran: a) la balanza de comprobación, b) el
estado de resultados y c) el balance general.
En cursos posteriores verán que además se elaboran el estado de flujo del efectivo y el
estado del capital. Todos estos estados financieros con sus anexos correspondientes
CAPITULO V
HOJA DE TRABAJO
La importancia de la hoja de trabajo estriba en su contenido, ya que refleja:
a)
b)
c)
d)
e)
En las primeras 4 columnas, la balanza de comprobación
En las siguientes dos columnas, los ajustes efectuados a las cuentas
En las columnas 7 y 8 la balanza de saldos ajustados
En las columnas 9 y 10 se anotan los asientos de pérdidas y ganancias
En las columnas 11 y 12 se destinan para anotar los saldos que quedan en las
cuentas después de haber hecho los asientos de pérdidas y ganancias o traspasos; o
sea que estas columnas representan los saldos de la balanza previa al balance.
Por tanto, se convierte en un instrumento muy importante para la gerencia y para los
auditores internos o externos porque tiene en detalle todas las variaciones ocurridas en las
cuentas, producto de los ajustes efectuados.
Una hoja de trabajo puede tener el siguiente contenido:
El Buen Fierro
Hoja de Trabajo
PRACTICADA AL 30 DE ABRIL DEL 2000
CUENTAS
BALANZA
DE ASIENTOS
DE
COMPROBACIÓN
AJUSTE
MOVIMIENTOS SALDOS
DEBE HABER
D
H CARGOS ABONOS
250
Clientes
100
Proveedores 35
Caja
150
70
75
100
30
40
40
25
5
10
12
BALANZA
DE
SALDOS
AJUSTADOS
DEUDOR ACREED.
140
45
ASIENTOS DE BALANZA PREVIA
PERDIDAS
Y AL BALANCE
GANANCIAS
DEBE HABER DEUDOR ACREED.
140
45
47
La hoja de trabajo será más compleja o menos compleja dependiendo del poder económico
de la empresa o de sus actividades. Así por ejemplo, la hoja de trabajo que se elabore en
una micro empresa será menos compleja que la hoja de trabajo de una gran ferretería y esta
a su vez, puede ser menos compleja que la hoja de trabajo que se elabora en una gran
corporación industrial o en una multinacional.
Debido a que para la elaboración de una hoja de trabajo se necesita haber estudiado el
proceso de ajustes en una empresa, y este tema es objeto de estudios posteriores, en esta
parte solo presentamos el aspecto teórico de la hoja de trabajo y su contenido.
Fin
Bibliografía
47