Contabilidad II - Blogs - Universidad Centroamericana
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UNIVERSIDAD CENTROAMERICANA Facultad de Ciencias Económicas y Empresariales CONTABILIDAD II Universidad Centroamericana. UCA Índice Presentación General de la asignatura de: “Contabilidad II” ................................................. 5 Presentación ............................................................................................................................... 6 Objetivos generales de la asignatura........................................................................................... 6 Esquema de contenido de la asignatura de contabilidad II .......................................................... 7 Prueba diagnóstica...................................................................................................................... 8 Unidad I: “Principios de contabilidad generalmente aceptados ......................................... 11 Presentación de la primera unidad ............................................................................................ 12 Objetivo de la primera unidad .................................................................................................... 13 Contenido de la primera unidad................................................................................................. 13 A. Concepto y objetivos de los principios de contabilidad generalmente aceptados .................. 14 B. Origen de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados...................................... 16 C. Los principios de contabilidad generalmente aceptados ....................................................... 18 1. Entidad contable .............................................................................................................. 18 2. Negocio en marcha .......................................................................................................... 19 3. El periodo contable o principio sobre la medición del período .......................................... 19 4. Partida doble .................................................................................................................... 20 5. Principio de Consistencia ................................................................................................. 21 6. Principio de Realización ................................................................................................... 22 7. Costo de los activos. ........................................................................................................ 23 8. Conservatismo. ................................................................................................................ 23 9. Medida Monetaria ............................................................................................................ 23 Ejercicios ................................................................................................................................... 25 II unidad: Efectivo en caja y banco ........................................................................................ 26 Presentación de la segunda unidad .......................................................................................... 27 Objetivos de la segunda unidad ................................................................................................ 28 Contenido de la segunda Unidad .............................................................................................. 28 A. Efectivo ................................................................................................................................. 29 1. Definición del efectivo ...................................................................................................... 29 2. Clasificación del efectivo .................................................................................................. 29 a. Caja ............................................................................................................................. 29 b. Fondos Fijos o caja Chica............................................................................................ 31 1) Al crear los fondos fijos ........................................................................................... 31 2) Erogaciones a través del fondo de caja chicha ....................................................... 31 3) Reembolsos de fondos de caja chicha .................................................................... 32 4) Aumenta el fondo de caja chica al agregar un nuevo monto al fondo actual ........... 33 5) Disminuye el fondo de caja chica al reducir una cantidad al fondo actual ............... 34 c. Bancos ........................................................................................................................ 34 1) Los cheques............................................................................................................ 35 2) Los depósitos .......................................................................................................... 35 3) Las notas de débito ................................................................................................. 35 4) Notas de crédito ...................................................................................................... 35 d. Depósitos a plazo fijo ................................................................................................... 38 e. Equivalentes de efectivo .............................................................................................. 39 3. Principios de valuación y presentación de efectivo ........................................................... 39 a. Principios de valuación ................................................................................................ 39 b. Presentación de efectivo.............................................................................................. 39 4. Arqueo de caja ................................................................................................................. 40 a. Faltantes en arqueo ..................................................................................................... 40 2 Asignatura de “Contabilidad II” b. Sobrantes en arqueo ................................................................................................... 41 B. Conciliación Bancaria ........................................................................................................... 43 1. Definición ......................................................................................................................... 43 2. Partidas de conciliación bancaria ..................................................................................... 43 a. Las razones de tiempo ................................................................................................ 44 1) Depósitos en Tránsito ............................................................................................. 44 2) Cheques pendientes de cobro o cheques flotantes ................................................. 44 b. Falta de información .................................................................................................... 45 1) Cargos por servicios bancarios ............................................................................... 45 2) Cheques sin fondo .................................................................................................. 45 3) Cobros de documentos ........................................................................................... 45 4) Pagos de documentos............................................................................................. 46 5) Transmisión electrónica de fondos. ......................................................................... 46 c. Los errores .................................................................................................................. 46 1) Los errores del banco ............................................................................................. 46 2) Los errores de la empresa ...................................................................................... 47 3. Tipos de conciliación bancaria ......................................................................................... 49 a. Método de Conciliación Aritmética ............................................................................... 49 b. Conciliación de Saldos Disponibles ............................................................................. 52 4. Ajustes a la Cuenta de Banco .......................................................................................... 52 Ejercicio .................................................................................................................................... 56 III unidad: Análisis de cuentas por cobrar ............................................................................. 57 Presentación de la tercera unidad ............................................................................................. 59 Objetivos de la tercera unidad ................................................................................................... 60 Contenido de la tercera unidad.................................................................................................. 60 A. Las cuentas por cobrar ......................................................................................................... 61 1. Concepto.......................................................................................................................... 61 2. Tipos básicos de cuentas a clientes ................................................................................. 61 3. Importancia del manejo contable de las cuentas por cobrar ............................................. 62 B. Métodos de cálculo de las cuentas incobrable ...................................................................... 63 1. Método de cancelación directa ......................................................................................... 63 a. Característica .............................................................................................................. 63 b. Registro contable de una cuenta incobrable ................................................................ 63 c. Calculo de la incobrabilidad de la cuenta por cobrar .................................................... 64 2. Método de las provisiones ................................................................................................ 70 a. Concepto e importancia del método de las provisiones ............................................... 70 b. Registro contable de la provisión de cuentas incobrables ............................................ 71 c. Cálculo de la provisión para pérdidas en cuentas incobrables ..................................... 72 1) Como porcentaje de las cuentas por cobrar ............................................................ 72 2) Cálculo de la provisión por cuentas incobrables mediante la antigüedad de saldos 74 3) Cálculo de la provisión por cuentas incobrables considerando el valor de las ventas al crédito ................................................................................................................. 79 d. Ajustes por la provisión para cuentas incobrables ....................................................... 81 e. Presentación en el balance general de la provisión para cuentas incobrables ............. 83 Ejercicios ................................................................................................................................... 85 IV unidad: “Operaciones en moneda extranjera” ................................................................. 87 Presentación de la cuarta unidad .............................................................................................. 88 Objetivos de la cuarta unidad .................................................................................................... 89 Contenido de la cuarta unidad ................................................................................................... 89 A. Conceptos generales ............................................................................................................ 90 3 Universidad Centroamericana. UCA 1. Importación ...................................................................................................................... 90 2. Proveedor ........................................................................................................................ 90 3. Contrato a Precio FOB ..................................................................................................... 91 4. Contratos a precio CIF ..................................................................................................... 92 B. Liquidación de una importación ............................................................................................ 94 1. Obligaciones establecidas para la importación ................................................................. 94 a. Impuestos de Internación............................................................................................. 94 1) Impuesto Selectivo al Consumo (ISC): .................................................................... 94 2) Impuesto de timbres fiscales (ITF) .......................................................................... 96 3) Derechos Arancelarios de Importación (DAI) .......................................................... 96 4) Arancel Temporal de Protección (ATP) ................................................................... 96 5) Impuesto General al Valor (IGV) ............................................................................. 96 b. Gastos aduaneros ....................................................................................................... 99 C. Aplicación de una liquidación de importaciones .................................................................. 100 D. Registro contable de una importación ................................................................................. 104 1. Auxiliar de proveedores extranjeros. Registro contable .................................................. 104 2. Aplicación del registro contable de una operación con proveedores extranjeros. ........... 107 Ejercicios ................................................................................................................................. 110 V Unidad: “Manejo de cuentas especiales .......................................................................... 114 Presentación de la quinta unidad ............................................................................................ 115 Objetivos de la quinta unidad .................................................................................................. 116 Contenido de la quinta unidad ................................................................................................. 116 A. Las cuentas de Orden......................................................................................................... 117 1. Concepto........................................................................................................................ 117 2. Situaciones que exigen establecer cuentas de orden ..................................................... 117 3. Clasificación de las cuentas de orden ............................................................................ 118 4. Presentación de las cuentas de orden en el Balance General........................................ 119 B. Operaciones con mercancías ............................................................................................. 120 1. Mercancías en comisión ................................................................................................. 120 2. Mercancías en consignación .......................................................................................... 121 3. Registros contables ........................................................................................................ 122 a. Registro del comisionista ........................................................................................... 123 b. Registro contable de las mercancías en consignación ............................................... 124 C. Documentos endosados ..................................................................................................... 132 1. Conceptos ...................................................................................................................... 132 2. Procedimiento de endoso de documentos...................................................................... 132 3. Registro contable de las operaciones de endoso de documentos .................................. 135 Ejercicios ................................................................................................................................. 139 Solución de ejercicios........................................................................................................... 142 Respuesta a la prueba diagnóstica.......................................................................................... 142 Ejercicios de la I unidad........................................................................................................... 145 Ejercicio de la II unidad ........................................................................................................... 145 Ejercicios de la III unidad......................................................................................................... 147 Ejercicios de la IV unidad ........................................................................................................ 152 Ejercicio de la V unidad ........................................................................................................... 162 Glosario ................................................................................................................................... 170 Bibliografía .............................................................................................................................. 172 4 Asignatura de “Contabilidad II” Presentación General de la asignatura de: “Contabilidad II” 5 Universidad Centroamericana. UCA Presentación Estimado estudiante Avanzando en el estudio de la Contabilidad, continuaremos el aprendizaje continuo y sistemático de esta importante área dentro de una organización. En esta asignatura se incluye más ampliamente el manejo, desde el punto de vista contable, de las operaciones relacionadas con el registro de activos, pasivo, ingresos y gastos. La finalidad de esta asignatura es proporcionar conocimientos sobre el proceso de registro contable de las distintas operaciones, económicas y financieras, llevadas a cabo por un negocio durante un período determinado, relacionados con el cálculo y registro del efectivo en caja, la conciliación bancaria, cuentas incobrables, proveedores extranjeros y las cuentas de orden. Todas las habilidades y destrezas desarrolladas a través del estudio de la contabilidad I serán de gran utilidad en la presente asignatura, principalmente el dominio de la teoría de la partida doble, ya que es el fundamento de todo proceso contable, combinado con la experiencia personal en esta área aseguran un resultado exitoso en el estudio de la contabilidad II. Objetivos generales de la asignatura 1. Relacionar los distintos Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados con la práctica contable a fin de aplicarlos en cada caso particular. 2. Identificar los procedimientos necesarios para el control de cuentas del activo circulante, tales como las operaciones de banco y clientes mediante la elaboración de una conciliación bancaria y la determinación del valor de las cuentas incobrables para un período específico. 3. Comprender el procedimiento utilizado en la elaboración de una liquidación de importación, así como el registro contable de la misma, además del manejo contable de la cuenta de proveedores extranjeros. 6 Asignatura de “Contabilidad II” 4. Dominar el registro contable de operaciones relacionadas con mercancías en comisión, mercancías en consignación y documentos endosados, de manera que se logre conocer la diferencia y relaciones entre dichas operaciones. 5. Valorar las características que desde el punto de vista ético y moral, debe poseer un contador en la puesta en práctica de sus conocimientos en esta área. Esquema de contenido de la asignatura de contabilidad II I unidad: Contabilidad Aceptados Principios de Generalmente A. Concepto y objetivos de los PCGA B. Origen C. Los principios de Contabilidad Generalmente Aceptados 1. 2. 3. 4. II unidad: Efectivo en caja y Banco 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Definición Clasificación A. Efectivo Principio de valuación y presentación Arqueo de caja 1. Definición 2. Partidas de conciliación bancaria B. Conciliación bancaria 3. Tipos de conciliaciones bancarias 4. Ajuste a la cuenta de banco A. Las cuentas por cobrar de B. Métodos de cálculo de las cuentas incobrables 2. Provisiones IV unidad: Operaciones en Moneda Extranjera V unidad: Cuentas Especiales a. Aritmética b. Disponibilidad de fondos 1. Concepto 2. Importancia del manejo contable de las cuentas por cobrar 1. Cancelación directa III unidad: Análisis cuentas por cobrar Entidad Contable Negocio en Marcha El período contable Partida doble Principio de consistencia Principio de realización Costo histórico Conservatismo Unidad de Medida a. Características b. Cálculo de la incobrabilidad de las cuentas por cobrar c. Registro contable de una cuenta incobrable d. Ajuste a la cuenta por cobrar e. Presentación en el balance general. a. b. c. d. Características Cálculo de las provisiones para cuentas incobrables Como porcentaje de ventas a crédito Registro contable de la provisión de cuentas incobrables. e. Ajuste a la cuenta por cobrar f. Presentación en el balance general A. Conceptos generales B. Liquidación de una importación C. Registro contable A. Las cuentas de orden B. Operaciones con mercancías C. Documentos endosados 7 Universidad Centroamericana. UCA Prueba diagnóstica Para comprobar algunos de los conocimientos de carácter general que usted maneja, a continuación se le presenta una prueba diagnóstica. Luego de ser resuelta, será discutida con el grupo de clase. Primera Parte. A continuación se presentan los términos Coloque el número que corresponde a cada concepto cuya definición se incluye en los puntos de la primera columna. 1. Son obligaciones adquiridas por el negocio cuyo vencimiento es de 1. UEPS corto plazo. ( ) 2. Es una cuenta cuyo objetivo es acumular todas las operaciones 2. Activo diferido relacionadas con ventas al crédito. ( ) 3. Conjunto de bienes y derechos de corto y largo plazo a favor de la 3. Cuentas por pagar empresa. ( ) 4. Son gastos que la empresa ha realizado por adelantado y se espera 4. Pasivo circulante recibir el servicio posteriormente. ( ) 5. Acumula las utilidades que periódicamente el negocio genera. ( ) 5. Sistema registro analítico 6. Es un estado financiero que muestra los resultados económicos del período, mediante la comparación de los ingresos y gastos en un 6. Cuentas por cobrar período específico.( ) 7. Es un cuenta donde se registran las compras a crédito realizadas por 7. Balance General el negocio cuyo comprobante es su factura. ( ) 8. Mediante este estado financiero, podemos conocer la composición de 8. Utilidad retenida bienes, derechos y obligaciones del negocio en un período determinado. ( ) 9. Activos 9. En este método, los inventarios salen al costo de las últimas entradas y por tanto el inventario final permanece al costo más antiguo. ( ) 10. Estado de resultado 10. Se calcula el costo de venta y el inventario final al cierre del ejercicio, por tanto por cada venta, no se registra su costo de venta. ( ) Segunda Parte. Seleccione las cuentas siguientes según el grupo o subgrupo de cuentas al que pertenecen Ejemplo: Préstamos bancarios: Pertenece al grupo de Pasivo y al subgrupo de Pasivo circulante. 8 - Depreciación acumulada - Clientes - Préstamos bancarios a corto plazo - Utilidad retenida - Préstamo hipotecario l/p - Renta pagada por anticipada - Caja - Interés por pagar - Acreedores varios - Banco - Maquinaria - Comisiones por pagar - Vacaciones por pagar - Documentos por cobrar - Proveedores - Capital social - Intereses por cobrar - Dividendos por pagar - Retenciones por pagar - Préstamos a empleados Asignatura de “Contabilidad II” Tercera Parte. Realice el registro contable de la empresa NACER. La empresa “Nacer” inicia operaciones con los saldos siguientes: Banco C$ 120,000 Clientes C$ 235,000 Inventario C$ 130,000 Activo fijo C$ 698,000 Proveedores C$ 80,000 01/02 03/02 Se compra mercancías por C$ 45,000, de los cuales el 30% es pagado al contado con cheque y el resto por pagar dentro de 15 días. Incluir el IGV Se han devuelto mercancías al proveedor por C$ 10,000.0. El proveedor procedió a reducir nuestra deuda. 03/02 05/02 Se vende al contado mercancía por C$ 50,000. Incluir IGV y el Anticipo a IR del 1%. Al momento de la venta se ha dado a los clientes una rebaja del 2%. El efectivo es depositado en el banco. 14/02 15/02 18/02 Se pagan salarios de empleados por C$ 35,000.0 con cheque. Se vende al crédito mercancía por C$ 85,000. Incluir IGV y el Anticipo a IR del 1%. Los clientes devolvieron mercancías a nuestra empresa valoradas en C$ 6,000.0, de las ventas realizadas el 15/02. Los clientes pagaron a la empresa C$ 100,000, los que se depositaron en el banco. Pagamos con cheque C$ 40,000 a los proveedores. Compramos mercancías al crédito por C$ 65,000.0, más el IGV. El proveedor nos dio una rebaja del 3% por la compra realizada. Pagamos con cheque luz, teléfono y agua, por C$ 2,500, de los cuales el 40% pertenecen a área de ventas y el resto al área de administración. Pagamos con cheque publicidad por C$ 4,000.0 para un período de 3 meses Según el recuento físico de mercancías el inventario final de mercancías es de C$ 180,000.0 19/02 19/02 20/02 21/02 21/02 28/02 La tasa de impuesto sobre la renta es de 30%, quedando pendiente de pago. Se pide: a) b) c) Asiento contable en el Libro diario y mayor general Balanza de Saldos Estados financieros al 28 de febrero. 9 Universidad Centroamericana. UCA 10 Asignatura de “Contabilidad II” Unidad I: “Principios de contabilidad generalmente aceptados 11 Universidad Centroamericana. UCA Presentación de la primera unidad En esta primera unidad, estudiaremos los principios de contabilidad generalmente aceptado, tema muy importantes dentro de la actividad contable, que guarda una estrecha relación con cada uno de los temas estudiados en la asignatura de contabilidad I, esto significa que se auxiliará de los procedimientos contables utilizados en proceso de clasificación, registro y acumulación de la información dentro de una organización. Los Principios de Contabilidad Generalmente aceptados, sirven de guía al contador en el momento de llevar a cabo la actividad contable. Podemos decir entonces que los Principios de contabilidad Generalmente Aceptados son una serie de elementos lógicos que facilitan el manejo de la información contable. Durante el proceso de registro, es común preguntarnos: ¿Podrá otro contador, la dirección de la empresa o el fisco comprender la información que estoy registrando? ¿La información que genera la contabilidad es comparable con otros períodos? ¿Está nuestro negocio cumpliendo con la ley de impuestos sobre la renta? Para que la información contable sea comprensible por todos los usuarios y a la vez ser comparable: 1. Debe basarse en ciertos procedimientos los cuales son aplicados en general al trabajo contable, esto significa, aun cuando cada negocio tenga sus propias particularidades, que utilizan normas que son comunes en toda la contabilidad. 2. Estos conceptos generales son también denominados principios generales de contabilidad. Estos proporcionan elementos que guían y norman en general la actividad contable. 3. El objetivo básico es hacer de la contabilidad una actividad administrativa que genere información útil en la toma de decisiones. 12 Asignatura de “Contabilidad II” Objetivo de la primera unidad Valoro el objetivo e importancia de cada uno de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados con el propósito de aplicarlos al momento del registro contable de las distintas operaciones. Contenido de la primera unidad A. Concepto y Objetivo de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados B. Origen de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados C. Los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados 13 Universidad Centroamericana. UCA A. Concepto y objetivos generalmente aceptados de los principios de contabilidad En la asignatura de “Contabilidad I” identificamos que la Contabilidad tiene como objetivo servir como fuente de información para contribuir a la toma de decisiones en la empresa, así como a los diferentes usuarios de la misma, ya que la empresa tiene responsabilidad no solo con los accionistas y acreedores, sino también con empleados, clientes, inversionistas potenciales y el público en general. La contabilidad es el idioma de los negocios y el medio facilitador de información financiera para los diferentes usuarios. Consecuentemente surge la necesidad de establecer normas que aseguren la confiabilidad y la comparabilidad de la información financiera. ¿Qué significa esto? Los estados financieros son los medios fundamentales de información por medio de los cuales la Gerencia transmite e informa sobre lo que sucede en la empresa. Por tanto, la información reflejada será comprensible, facilitando la formación de juicios reales para cada uno de los usuarios. Recordemos que la Contabilidad es el are de registrar, clasificar, acumular y analizar cada una de las operaciones de carácter contable que se lleva a cabo en la Empresa. La Contabilidad está estructurada con una buena dosis de lógica y orden, la pregunta es: ¿Cómo logramos el “orden y lógica que la contabilidad necesita? Los estados financieros son el producto de un proceso, que acumula, analiza e informa un gran volumen de datos acerca de los aspectos económicos de las actividades de la empresa. Para ello la contabilidad se auxilia de una serie de principios que guían el desempeño de la profesión contable. Estos principios son llamados: “Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados”. A continuación se presentan una serie de conceptos de los principios contables: Son reglas o guías de acción sobre las cuales se basan las prácticas contables en una empresa, además controlan la actividad contable, a partir del establecimiento de principios que conducen a la Contabilidad hacia un desenvolvimiento común, independientemente del tipo de empresa. Son un conjunto de postulados generalmente aceptados que norman el ejercicio profesional de la contabilidad pública. Se consideran que en general son aceptados porque han operado con efectividad en la práctica y han sido aceptados por todos los contadores. De hecho son los medios a través de los cuales la profesión contable se asegura que la información financiera cumpla con las características deseadas. Son conceptos básicos que establecen la delimitación e identificación del ente económico, las bases de cuantificación de las operaciones y la presentación de la información financiera cuantitativa por medio de los estados financieros. 14 Asignatura de “Contabilidad II” Estos principios serán aplicados tanto a un negocio comercial, industrial, agropecuario, o ya sea de servicios, sin dejar de lado, por supuesto, las particularidades de cada una de las diferentes empresa. En términos generales estos principios son reglas sobre las cuales se basan las prácticas contables y tienden a servir como una fuerza unificadora. Los contadores, por lo general, están de acuerdo en que los principios contables no pueden derivarse ni comprobarse por medio de las leyes de la naturaleza. Más bien caen dentro de la categoría de conveniencias o reglas desarrolladas por el hombre a base de la experiencia para cubrir las necesidades y propósitos útiles y esenciales en el establecimiento de controles de información financiera y operacional para las entidades de negocios. Objetivos de los principios contables El objetivo básico de los principios contables dentro de una empresa es: Reflejar la situación de la empresa a partir de sus estados financieros de una forma confiable, comprensible y comparable. La información contable debe mostrar al usuario confianza, respecto a que toda la información obtenida está basada sobre datos reales. que le permitan una clara comprensión de tales estados financieros y que al establecer un análisis comparativo, éstos hayan sido elaborados sobre bases similares, de manera que facilite la comparación con otros estados financieros ya sea de años anteriores o con otras empresa. Otro objetivo, es que dichos estados financieros sean utilizados para evaluar la gestión económica-financiera de la empresa y la eficiencia de la gerencia en cuanto a la consecución de metas. 15 Universidad Centroamericana. UCA B. Origen de Aceptados los Principios de Contabilidad Generalmente Es importante también estudiar, cómo fueron creados los principios de contabilidad generalmente aceptados. Como ya mencionamos, anteriormente, los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA), son normas, guías, reglas, postulados o conceptos contables utilizados en la actividad contable. Algunos de estos principios han sido establecidos por entidades oficiales dedicadas a este propósito, en cambio, otros han ganado aceptación por los resultados que ha generado a la contabilidad, o simplemente a través del uso generalizado de ciertos principios. Las diferentes ideas, conceptos y métodos contables que constituyen los principios de contabilidad generalmente aceptados, cambian continuamente y evolucionan en respuesta a los cambios en el ambiente empresarial y debido a las transformaciones de las necesidades de quienes utilizan los estados financieros. ¿Qué ha dado origen a los PCGA? Podemos decir que el origen fundamental de los principios de contabilidad, ha sido el uso y adecuación de las técnicas contables a los continuos cambios del entorno. Es por ello que los negocios han ido adaptando los sistemas de registro y control de la información. Para que estas técnicas se convirtieran en principios de contabilidad, debieron ser aceptados por Instituciones reconocidas y de gran experiencia en el área contable. Dichas instituciones dieron validez y facultad de su aplicación a nivel general. Estas instituciones han desarrollado un marco conceptual como un sistema coherente de objetivos interrelacionados y fundamentos que se espera conduzcan a normas consistentes, que describan la naturaleza, función, límites de los informes y la contabilidad financiera. Para poder calificar un principio como “generalmente aceptado”, éste debe recibir “amplio respaldo de profesionales con autoridad y experiencia en materia contable. Veamos a continuación los grupos de mayor influencia en el ambiente contable internacional: Instituto Americano de Contadores Públicos Titulados (AICPA): Este instituto tiene mucho que ver con el establecimiento y definición de principios de contabilidad, porque sus miembros toman decisiones a diario sobre los principios de contabilidad generalmente aceptados y además realizan auditorias y otro tipo de trabajo profesional. Comité de Normas de Contabilidad Financiera (FASB): Fue establecido por el AICPA como cuerpo independiente para asumir la responsabilidad de emitir, de manera formal, opiniones sobre prácticas contables específicas. Está autorizado para emitir Declaraciones de Normas de Contabilidad Financiera, las cuales representan expresiones autorizadas de los principios de contabilidad generalmente aceptados. 16 Asignatura de “Contabilidad II” Comisión de Valores y Cambio (SEC): Tiene autoridad legal para establecer principios de contabilidad y revelar exigencias para todas las grandes corporaciones de propiedad pública. Asociación Americana de Contabilidad (AAA): Ha patrocinado un número importante de estudios de investigación y monografías en las cuales los autores individuales y comité de asociación intentan resumir los principios de contabilidad. Estos estamentos han influido considerablemente la forma de pensar de los teóricos y prácticos de la contabilidad. Sin embargo, la AAA carece del poder de la FASB para imponer sus puntos de vistas colectivos en la práctica contable; basa por tanto su influencia en el prestigio de sus autores y la persuasividad de sus opiniones. Podemos concluir diciendo que los principios de contabilidad, tienen su origen en la práctica contable. En la medida que los procedimientos y sistemas contables van adaptándose a los cambios, van creándose principios o normas que permiten que la contabilidad generalice el uso de estos principios. Para que estos principios tengan una validez en su aplicación son reconocidos y emitidos por instituciones facultadas para tal fin. 17 Universidad Centroamericana. UCA C. Los principios de contabilidad generalmente aceptados En el presente tema, explicaremos detalladamente cada uno de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, usualmente aplicados a la práctica contable. Por supuesto, que encontraremos otros principios, que podrá agregar a su lista, o bien que en algún texto los nombren de otra forma. Estos principios son: 1. 2. 3. 4. Entidad contable, de negocio o sociedad mercantil Negocio en marcha Período contable o principio sobre la medición del período Partida doble 5. 6. 7. 8. 9. Consistencia Realización Costo de los activos Conservatismo Medida monetaria Expliquemos cada uno de los principios: 1. Entidad contable Expliquemos en que consiste una entidad: Una entidad es una unidad económica organizada para llevar a cabo actividades empresariales (Sociedades anónimas, individuos, clubes, organismos gubernamentales, entre otros). Cada entidad posee sus propios activos, pasivos, ingresos y gastos, mismos que deben de contabilizarse como tales. El concepto de entidad representa una frontera para la preparación de informes, es decir, se trata de unidad separada con personalidad jurídica propia e independiente diferenciada de sus propietarios y de otros Los contadores se preocupan primordialmente de las entidades económicas y no de las entidades legales. Cada unidad de negocios es considerada como una entidad separada, cualquiera que fuese su forma legal. ¿Qué significa esto? Significa que las transacciones entre los dueños se conservan separadas del negocio y los estados financieros reflejen únicamente las transacciones de las respectivas entidades económicas. Cuando las sociedades anónimas están interrelacionadas por medio de la tenencia de sus acciones, los contadores generalmente preparan estados consolidados que reflejan la realidad económica de la entidad combinada. Veamos el siguiente ejemplo : El Sr. López tiene un negocio de Dry clean ubicado en su casa de habitación y mensualmente registra en sus libros, los gastos en que incurre, sin hacer separación entre los gastos del negocio y los gastos personales, ya que el considera que su negocio debe ser capaz de enfrentar la totalidad de gastos hechos; sin embargo, constantemente está experimentando pérdidas netas. Debido a que el propietario ha mezclado sus transacciones personales con las de la empresa, el balance general de la empresa debería incluir el planchado de ropa del Sr. López, su casa, automóvil y demás activos y obligaciones que corresponden únicamente al bienestar personal del Sr. López. 18 Asignatura de “Contabilidad II” En forma semejante, en el estado de resultado se combinarían las transacciones de la empresa con ingresos y gastos personales del propietario. Como observará en el ejemplo, el Sr. López está violando el principio. No hace ninguna separación entre ambos gastos, es decir los del negocio y los personales. Por tanto los estados financieros no reflejarán la posición financiera y el desempeño operativo correcto de la Dry clean. Por tanto, siempre estará obteniendo pérdidas netas, ya que los ingresos generados por el negocio no cubren la totalidad de gastos que el Sr. López considera. A fin de evaluar adecuadamente los resultados de la actividad económica, es imperativo que cada entidad lleve registros contables y prepare estados financieros separados de los de otra entidad. 2. Negocio en marcha Este principio supone que nuestros métodos contables y técnicas de información se basan en la suposición de que el negocio continuará operando indefinidamente. Cuando esta suposición no resulta válida, debemos abandonar las técnicas contables convencionales. Veamos el siguiente ejemplo: Un balance general no revelaría en forma adecuada la posición de una empresa que se enfrenta a la quiebra en un futuro próximo. En este caso el contador debe alejarse de la práctica convencional, que supone la existencia de un negocio en marcha, y preparar un estado especial, un estado financiero que tenga aplicación en este caso, pues no tendría sentido mantener un sistema contable organizado para un negocio próximo a la quiebra y a la desaparición del ambiente económico. Habría poca necesidad de clasificar, en el balance general, el activo y pasivo en las categorías de circulante y a largo plazo. Muchas de las reglas que respaldan las cifras del balance general sencillamente no son válidas a no ser que la empresa continúe sus operaciones. Este principio, nos trata de explicar que los negocios no deben crearse con la idea de cuándo finalizarán, de otro modo la contabilidad perdería sentido en un negocio con un fin predecible. En esencia, este principio nos indica que un negocio desde el momento de su creación tiene un fin indeterminado y funcionará sin saber ciertamente cuándo finalizará. 3. El periodo contable o principio sobre la medición del período Expliquemos a que se refiere este principio: Este principio divide la vida económica de una entidad en períodos convencionales, que permitan conocer los resultados de las operaciones y la situación de la entidad para cada período, independientemente de la continuidad del negocio. Implica dividir las actividades económicas de la empresa en períodos tales como: un mes, un trimestre, un años. Suponemos una vida indefinida para la mayoría de las entidades contables, pero a los contadores se les pide medir el progreso de las operaciones y los cambios en la posición económica en intervalos de tiempo relativamente cortos durante esta vida indefinida. Los usuarios de los estados financieros necesitan mediciones periódicas con el objeto de determinar o tomar sus decisiones. La administración no puede esperar hasta el fin del negocio para conocer cual es el ingreso neto y su evolución durante el transcurso del tiempo, así mismo, 19 Universidad Centroamericana. UCA es necesario que toda esta información pueda estar disponible en períodos más cortos, con el propósito de informar a terceros como accionistas, el fisco para declaración de impuestos, nuevos inversionistas etc. Cuando un negocio tiene un sistema ordenado de información y control contable, necesita definir cuáles serán los períodos de cierre o medición de períodos contables. Es importante que la empresa determine los períodos de elaboración de sus estados financieros y que estos sean uniformes en el tiempo, esto quiere decir, que si un negocio prepara sus estados financieros cada mes a fin de evaluar financieramente su operatividad, no podrá en determinado momento, tomar tres estados financieros elaborados mensualmente y compararlos con estados financieros trimestrales, puesto que se han utilizado períodos de tiempo distintos. Por ejemplo: Los ingresos de un período deben ser registrados junto con los gastos necesarios para generar dichos ingresos durante ese período. 4. Partida doble La partida doble es el método de avalúo de la contabilidad, por lo tanto las empresas deben realizar sus registros en base al principio de partida doble, es decir, toda operación registrada como cargo deberá tener su abono correspondiente en la misma cantidad, de tal forma que siempre subsista la igualdad entre el activo y la suma del pasivo con el capital. Lo anterior supone, que utilizando la partida doble y al conocer las leyes de cargo y de abono, cuando registramos una transacción, debemos en primer lugar analizar la causa y el efecto que produce. En la asignatura de contabilidad I, estudiamos como se utiliza la partida doble en el registro contable y podemos afirmar que este principio es realmente el punto central de la contabilidad, a la vez facilita la obtención de resultados exactos. De esto surge lo que se denomina la ecuación contable, presentada a continuación: Total activo = Total pasivo + Capital contable Veamos el ejemplo: Una empresa tiene la siguiente ecuación contable: Total activo = C$ 15,000 = Total pasivo C$ 8,000 + + Capital contable C$ 7,000 Si la empresa vende un activo fijo por C$ 4,000 y del fondo obtenido compra, C$2,000 en mercancías, paga al proveedor C$ 1,000 y el resto lo deposita en el banco. Esta operación deberá registrar, tanto entradas como salida en igual valor, de forma tal que la ecuación contable esté “cuadrada”. Observe el registro: Total activo = C$ 15,000 = ( -) C$ 4,000 (Activo Fijo) (+) C$ 2,000 (Mercancía) (+) C$ 1,000 (Banco) C$ 14,000 = 20 Total pasivo + C$ 8,000 + ( -)C$ 1,000 (Proveedor) C$ 7,000 + Capital contable C$ 7,000 C$ 7,000 Asignatura de “Contabilidad II” Hemos registrado una disminución del activo fijo por C$ 4,000.0, así mismo incrementamos la cuenta de mercancías en C$ 2.000.0; la cuenta de banco por C$ 1.000.0 y a la vez disminuimos el pasivo en C$ 1.000.0, completando el valor total obtenido por la venta del activo fijo. Observe que esta operación ha provocado una variación en el total de activos y pasivos; sin embargo no hemos creado un desajuste en el total y la ecuación contable sigue con resultados exactos. Recuerde: Lo anterior significa que cualquier inversión o uso de capital realizado por la empresa, deberá tener una fuente de fondos que permitió realizar dicha inversión. Estas fuentes de financiamiento pueden provenir de financiamiento externo como una deuda, del aporte de los socios o propietarios, o ya sea de la conversión de activos. 5. Principio de Consistencia Si bien el contador puede escoger entre una variedad de métodos de registro contable, también debe ser consistente en su aplicación entre los períodos contables de la misma entidad. Este principio nos indica que cuando un negocio decide utilizar determinado sistema de registro o método de cálculo deberá utilizarlo en los períodos siguientes y que la información sea comparable. Veamos el siguiente ejemplo: Un negocio que utiliza el método de línea recta para depreciar sus activos fijos, no sería adecuado usar la depreciación de línea recta en un período y la de suma de dígitos en otro. Tampoco sería apropiado calcular los valores del inventario por el método UEPS(Ultimas Entradas Primeras Salidas) en un período y luego cambiar al PEPS(Primeras Entradas Primeras Salidas) en el siguiente. Entre los objetivos de la norma de consistencia tenemos: (1) Dar una seguridad que la comparabilidad de los estados financieros entre los períodos no ha sido afectada materialmente por los cambios en los principios contables empleados o en el método de su aplicación. (2) Si la comparabilidad ha sido afectada materialmente por tales cambios, exigir un estado sobre la naturaleza de los cambios en sus efectos sobre los estados financieros. En este principio juega un papel muy importante las leyes fiscales que rigen las actividades contables en diferentes países. Veamos algunos ejemplos, de lo que en nuestro país se establece respecto al asunto: En el artículo 21 de la Ley de Impuesto Sobre la Renta, se establece lo siguiente: Para la determinación del costo de las mercancías vendidas el contribuyente podrá escoger cualquiera de los métodos siguientes: a) Costo Promedio, b)PEPS, c) UEPS. El método así escogido no podrá ser variado por el contribuyente a menos que obtenga autorización por escrito de la Dirección General de Ingresos. Los contribuyentes notificarán por escrito a la Dirección General de Ingresos, el sistema que tengan en práctica o que decidan escoger, a más tardar 60 días a partir de la vigencia de esta ley. 21 Universidad Centroamericana. UCA En el artículo 22 de la Ley de Impuesto sobre la Renta, se establece que el método de depreciación que las empresas deben utilizar para amortizar sus activos fijos es el método lineal. Sin embargo, según la reforma tributaria y comercial, se establece que como un estímulo al desarrollo económico, se permitirá que los contribuyentes escojan a su conveniencia, el plazo o cuantía anual de las cuotas de amortización de gastos diferidos o depreciación de activos nuevos o adquiridos en el exterior, siempre y cuando la suma acumulada de las cuotas no exceda del valor original del gasto del activo. Posteriormente a la selección, deberá notificar a la Dirección General de Ingresos el método que utilizará. Con los dos artículos anteriores, se deja claro que la consistencia es una norma de gran importancia en el registro contable. Los contadores deben procurar que la información generada sea comparable, para los fines que sea. En este caso, las leyes fiscales contribuyen al cumplimiento de este principio. 6. Principio de Realización En este principio se explica que el ingreso deberá reconocerse desde el momento de la venta del producto, el bien físico o ya sea la prestación de un servicio, es decir un ingreso será reconocido en el período contable en el cual se entrega el bien o el servicio al cliente y se crea el compromiso de pago por este último. El principio de reconocimiento define como ingreso aquel “generado por el negocio” y no el dinero en efectivo que se obtendrá. Un cliente podrá comprar mercancías al crédito y el principio indica que ese ingreso debe ser reconocido en el período que se dio el crédito al cliente no cuando dicho cliente cancele su deuda. Esta aplicación es similar al caso de los costos y gastos causados y no pagados en el período. Por ejemplo, la ley de Impuesto sobre la renta, en su artículo No. 8, establece que: El Impuesto sobre la Renta no afecta sólo a aquellos ingresos que recibió de manera efectiva el contribuyente (sea dinero, bienes, compensaciones, etc.), sino además aquellos ingresos que se devengaron y no se recibieron en el período fiscal, y por lo tanto deberán considerarse parte de la totalidad de los ingresos gravados con el IR. Veamos el siguiente ejemplo: El día 20 de febrero la Empresa “Del Mar” vendió productos al cliente, el Sr. Pérez, por C$ 1,000, de los cuales cobró el 50% en efectivo y el resto lo cobrará en el mes de marzo. Si hacemos el registro contable de esta operación, tendremos lo siguiente: Caja 1) 500 Ingresos(febrero) 1000 (1 Clientes 1) 500 En el mes de febrero se ha contabilizado los ingresos totales recibidos en el mes de Febrero, independientemente del restante 50% que será cobrado hasta el mes de marzo. Este principio nos indica que todo ingreso generado por el negocio debe contabilizarse como ingreso del mes. Un ingreso se reconoce desde el momento en que sucede, es decir cuando entregamos al cliente el producto o servicio y no cuando lo cobramos. Por tanto, en nuestro ejemplo, los ingresos del mes de febrero son de C$ 1.000, a pesar que en la caja ingresaron solamente C$ 500.0. 22 Asignatura de “Contabilidad II” 7. Costo de los activos. Este principio indica que los activos de una empresa deberán ser valorados a su costo de adquisición, es decir a su costo histórico o al precio de mercado, el más bajo, cuando no conozcamos su valor de adquisición. ¿Qué pasa si los activos de un negocio tienen un costo histórico menor que el de mercado? Si en el mercado, los activos de un negocio se cotizan por encima del valor registrado en libros, esto no afecta el valor de los activos del negocio, a menos que se vendan. No podemos registrar una ganancia de capital, ya que en la realidad no hemos vendido ningún activo y por tanto no hay un ingreso devengado. Este principio contable también es aplicable a la Ley de Impuesto sobre la Renta. En el artículo 22 de la Ley de IR establece que para la aplicación del método de depreciación seleccionado deberá hacerse sobre el costo de adquisición de los activos. Esto también es aplicable al registro de los inventarios. Significa que el Fisco no acepta como base de cálculo de la depreciación de activos fijos, aquellos que no han sido valorados a un costo histórico o al costo más bajo de mercado. 8. Conservatismo. El proceso contable requiere el ejercicio cuidadoso de juicios y estimaciones de cada operación. Como es natural, el contador trata de hacer las estimaciones necesarias con toda la precaución que le permiten las circunstancias. Este principio explica la importancia de juzgar por lo seguro que por lo inseguro. Es más fácil resolver un error de juicio que subestime las utilidades que correr el riesgo de sobreestimarlas. Veamos el siguiente ejemplo: Un ejemplo claro de conservatismo es la práctica tradicional de valorar el inventario por el precio más bajo entre costo y mercado. Las disminuciones en el valor de mercado del inventario son reconocidas como parte del costo de las mercancías vendidas en el período corriente, pero se ignoran los aumentos en el valor de mercado del inventario. Dejar de aplicar el conservatismo cuando las valuaciones son especialmente inciertas puede producir una información errónea y originar pérdidas a los acreedores y accionistas. La práctica del conservatismo es importante en contabilidad, ya que un negocio no puede estimar una ganancia cuando no ha sucedido 9. Medida Monetaria Este principio orienta la necesidad de registrar adecuadamente las operaciones de un negocio, mediante el uso de alguna medida común de medición. Esta medida servirá para valorar todos aquellos activos circulantes, fijos y diferidos que el negocio ha adquirido. Significa que no podemos registrar solamente el número o cantidad de activos adquiridos, sino que también el costo de compra de los mismos. 23 Universidad Centroamericana. UCA Veamos el siguiente ejemplo: Si la empresa ha comprado los siguientes activos: 1) 2,000 unidades de inventario 2) 2 vehículos 3) Una computadora 4) 3 bonos en la bolsa de valores Al leer esta información, estamos identificando rápidamente, qué ha comprado el negocio, es decir el número de bienes y derechos. No tenemos ningún problema en determinar “la cantidad“ de bienes adquiridos. Sin embargo, se nos viene inmediatamente las siguientes preguntas: ¿Y cuál es el valor monetario de estos bienes? ¿Cuánto gastó el negocio? Con la información anterior estas preguntas no podrán responderse, ya que solo tenemos una parte de la información, por tanto requerimos del monto total de dinero utilizado por el negocio, a fin de asignarles el valor. Veamos ahora el mismo ejemplo, pero con su valor monetario: Contabilidad nos ha entregado las facturas o comprobantes de compra de cada bien o derecho logramos identificar su valor monetario: 1) 2,000 unidades de inventario C$ 25.000.00 2) 2 vehículos C$ 80.000.00 3) Una computadora C$ 10.000.00 4) 3 bonos en la bolsa de valores C$ 30.000.00 Inversión total en activos C$ 145.000.00 Al momento de asignarle un valor monetario a los bienes y derechos, nos damos cuenta que el negocio ha utilizado C$ 145.000.0 en fondos a fin de adquirirlos. Concluyamos diciendo que: Los principios contables son guías o normas sobre las cuales los contadores desarrollan la tarea de la contabilidad. Se les llama “Generalmente aceptados”, ya que estos principios no son utilizados por un tipo especial de contabilidad, sino que en la mayoría de los países. Existen muchos principios que lógicamente han sido adecuados a las condiciones y características económicas, legales o fiscales en cada país; sin embargo, han tenido la misma naturaleza, servir de norma general a la contabilidad. 24 Asignatura de “Contabilidad II” Ejercicios Utilice el conocimiento adquirido en esta unidad para realizar las siguientes actividades. Primera Parte. Responda de forma clara las preguntas siguientes. 1. Linda Morales abre un nuevo negocio. Durante su primer año, la señora Morales, algunas veces, usa el automóvil de la familia para sus asuntos comerciales, todos los gastos de la operación de su automóvil los registra como gastos del negocio, estos gastos incluyen: gasolina, aceite, nuevos neumáticos, licencias y mantenimiento. ¿Es aceptable el proceso que usa la señora Morales? ¿Qué principio contable no está aplicando en este caso? Explique 2. Se está iniciando un nuevo negocio. El presidente desea esperar hasta cumplir con contratos importantes para entonces informar de los resultados de las operaciones. ¿Qué concepto fundamental sirve como base para preparar los estados financieros a intervalos regulares? Fundamente su selección. a. Entidad b. Empresa en marcha c. Período contable d. Unidad monetaria. Segunda parte: Identifico el principio que se viola o se cumple en cada una de las siguientes situaciones: a. Una compañía constructora firma un contrato por dos años para construir un puente para un Estado de la Ciudad. De inmediato el presidente de la compañía registra el precio del contrato como ingreso. b. Los activos registrados al costo de una cadena de farmacias se aumentan a su valor justo de mercado al final de cada año. c. El contador de una compañía industrial cree que no es necesario depreciar los activos a 20 años, porque el negocio no durará este tiempo. d. Un médico mezcla sus registros de contabilidad con los de la práctica médica. e. Los gastos se presentan cada vez que el tenedor de libros los registra en lugar de hacerlo cuando se devengan los correspondientes ingresos. f. Rizzuto Grain Company registra la mitad de la depreciación de sus silos para granos cuando los compra y la otra mitad durante sus vidas útiles estimadas. g. Los inventarios de papelería, engrapadoras y otros materiales de oficina, son presentados en número de unidades y no en términos monetarias, dado su poco valor. 25 Universidad Centroamericana. UCA II unidad: Efectivo en caja y banco 26 Asignatura de “Contabilidad II” Presentación de la segunda unidad En está ocasión abordaremos el registro de operaciones relacionadas con el activo circulante, como efectivo en caja y banco. Como referimos en el párrafo anterior, abordaremos operaciones relacionadas con las cuentas del activo circulante, ya que las mismas son las base de solidez financiera de una empresa. Es decir, dependiendo de su composición, cuantía y su relación con los pasivos, se determina si una compañía tiene una buena o mala situación financiera. La partida del activo contribuyen en forma individual y conjunta a la generación de ingresos. En ciertas situaciones, algunas partidas del activo, son generadores directos de ingresos, como es el caso de los activos denominados “inventarios de productos terminados”, en las empresas manufacturera. Otros activos en cambio, como los fijos, no son bienes para la venta, pero son necesarios para producir los bienes o prestar los servicios que generarán los ingresos. Otra partida importante del activo, para aquellas compañías que venden al crédito, son las cuentas por cobrar ya que se convertirán en efectivo una vez que sean cobradas a los clientes. Recordemos que la partida que encabeza los activos, en el Balance General, es el efectivo, siendo una de las más importantes, pues gracia a ella se cancelan diversas deudas contraídas con diferentes fines, como: pagos a proveedores, pagos de dividendos, pago de nómina, compras de activos, entre otras. Analizaremos también, como en la actualidad, los bancos juegan un papel importante en el manejo de los fondos que poseen los negocios, los individuos, distintas organizaciones, etc. El dinero que no se protege está a merced de la inflación, devaluación, robo o improductividad. Esta importancia se traduce en la protección que presta una institución bancaria a los distintos usuarios. A pesar que el banco es una institución creada para proteger los fondos, no carece de importancia también el hecho que los distintos propietarios de dinero colocado en los distintos bancos, realicen un control detallado de cada una de las operaciones que han realizado con sus cuentas bancarias. Este control lo realizarán para revisar saldos, maniobrar financieramente sus fondos y para efectos de ajustes contables. 27 Universidad Centroamericana. UCA En contabilidad, se utiliza un procedimiento que permite comparar en cualquier momento el saldo que aparece en el libro de banco que maneja el negocio y el saldo que aparece en el estado de cuenta bancario. Esto permitirá identificar, no sólo, los distintos movimientos que el negocio realizó, sino también, comprobar si éstos han sido reflejados correctamente en el estado de cuenta bancario. En esta unidad apreciaremos, como la conciliación bancaria permite el control del efectivo, a través del manejo de las entradas y salidas de dinero durante un período determinado. Objetivos de la segunda unidad 1. Distingo el concepto, objetivo e importancia del efectivo y de la conciliación bancaria para los negocios. 2. Distingo la importancia de una eficiente administración del efectivo de un negocio, como principal elemento del capital de trabajo requerido para cumplir la mayoría de las obligaciones contraídas, de forma inmediata o futura. 3. Comparo las distintas partidas de conciliación que se requieren para elaborar una conciliación bancaria, tanto de forma aritmética como de saldos disponibles. 4. Valoro el papel del responsable en la elaboración de la conciliación bancaria dentro de una organización, desde el punto de vista ético y moral. Contenido de la segunda Unidad A. Efectivo 1.Definición de efectivo 2.Clasificación del efectivo 3.Principios de valuación y presentación 4.Arqueo de caja B. Conciliación bancaria 1. Definición de conciliación bancaria 2. Partidas de conciliación bancaria. 3. Tipos de Conciliación Bancaria a. Método de conciliación aritmética b. Conciliación de saldos disponibles C. Ajustes a la Cuenta de Banco 28 Asignatura de “Contabilidad II” A. Efectivo 1. Definición del efectivo El efectivo es la primera partida que aparece en un balance general y representa uno de los renglones más importantes del activo para una entidad. Podemos definirlo de la siguiente manera: Es la moneda de curso legal o sus equivalentes, propiedad de una entidad y disponibles para la operación. Está representado billetes y monedas, cheques, dinero depositado en los bancos, giros bancarios, giros telegráficos o postales, remesas (cobros) en transito, monedas extranjeras y metales preciosos amonedados, así como aquel dividido para fines específicos, como por ejemplo, fondo para gastos menores, u otras partidas que se puedan considerar equivalentes de efectivo. El mantener el efectivo en una cuenta de banco es parte del control interno, debido a que los bancos tienen establecidas medidas para proteger el efectivo de las empresas o personas depositantes. Los bancos proporcionan a los usuarios registros detallados de las operaciones en efectivo. Para aprovechar estas características de control, el negocio debe depositar todos los ingresos de efectivo en la cuenta de banco y utilizarla asimismo para hacer todos los pagos en efectivo. 2. Clasificación del efectivo El efectivo esta constituido por partidas manejadas a través de diferentes cuentas contables, que representan el numerario o sus equivalentes a un fecha determinada. A continuación mostramos cada uno de los rubros o conceptos que lo componen: a. Caja b. Fondos Fijos o caja chica c. Bancos d. Depósitos a plazo fijo e. Otros conceptos equivalentes de efectivo Veamos en que consisten: a. Caja La cuenta caja está conformada por el efectivo que se recibe o desembolsa con fines específicos y predeterminados. El monto del numerario disponible en caja se caracteriza por tener movimientos de forma continuada y que son afectados diariamente. Una caja se forma para agilizar ciertas operaciones que permiten a una empresa recibir cobranza de clientes menores, efectuar pagos hasta un límite preestablecido, entregar dinero a empleados como anticipos o recibir reembolsos de cantidades previamente entregadas. La cuenta caja esta formada por el dinero o numerario en existencia que se recibe o se entrega por diferentes razones. 29 Universidad Centroamericana. UCA Ejemplo: Una empresa, puede asignarle a un empleado la responsabilidad de recibir las cobranzas que realicen los cobradores para ser depositadas en las cuentas corriente de la empresa, al día siguiente. La persona responsable de tal asignación, llamada generalmente cajero, recibe dinero y cheques que deben ser depositados lo más pronto posible en el banco. Con esta cuenta pueden efectuarse pagos de poca cuantía por diferentes conceptos tales como: pagos menores a proveedores, anticipos urgentes a empleados u otros conceptos previamente autorizados. Sin embargo, de acuerdo con controles internos el efectivo en caja debe ser depositado íntegramente al banco en el mismo día o al día siguiente hábil. Cuando se maneja moneda extranjera en una cuenta de caja, debe efectuarse al final del período, un conteo de las diferentes monedas extranjeras para convertirlas a su tasa de cambio a la fecha de cierre. El movimiento diario de caja, contiene varios campos que pueden catalogarse como entradas y salidas de efectivo: Entrada de efectivo: Ventas al contado Abonos de clientes Otros Salidas de efectivo: Egresos varios Depósitos al banco. Este movimiento de dinero debe estar soportado por ciertos documentos y rubros, que a continuación describimos: Moneda de circulación oficial. Cheques recibidos de otras personas, que pueden estar representados por cheques de gerencia1, por cheques recibidos de personas naturales y recibidos por empresas. Recibos conformados de tarjetas de crédito que estén pendientes de cobro al banco librado. La cuenta de caja, se caracteriza por tener un monto variable y su saldo es deudor. Se debita: El saldo inicial asignado o fondo para cambio. Los ingresos en efectivo, como: Reembolsos de empleados. Cobros a clientes. Transferencias de fondos Reposición por otros conceptos que incrementen la disponibilidad de fondos en moneda de curso oficial. Documentos representativos de efectivo (cheques, vales2, vouchers de tarjetas de crédito) Incremento correspondiente al ajuste por tasas de cambio sobre moneda extranjera al cierre del período. Los sobrantes de efectivo que pueden derivarse de arqueos realizados por la empresa. Se acredita: Pagos realizados por diferentes conceptos. Pagos menores a empleados Pagos a proveedores cuyo monto sea menor Otros conceptos Transferencias de fondos a otras cuentas. Disminución correspondiente al menor valor de las monedas extranjeras llevadas en la caja. El cierre de la cuenta de caja El depósito de saldos de caja en las cuentas corrientes. Los faltantes de efectivos que pueden derivarse de arqueos realizados por la empresa. Debemos tener en cuenta que se presentan algunas partidas que no pueden considerarse como efectivo en la cuenta de caja, como las siguientes: 1 Medio de transferencia de fondos en el cual un banco gira un cheque sobre sí mismo o sobre otro banco. Documento emitido por el Banco, comprado por el cliente para cubrir compromisos producto de sus actividades comerciales regulares y son firmados por una persona autorizada por el banco. Estos cheques tienen como ventaja principal que son aceptados sin objeciones al tener el respaldo del banco que lo emitió. 2 Talonarios entregados por las empresas a sus empleados, que son aceptados por algunos negocios para el pago de bienes o servicios y que son equivalentes de efectivo. 30 Asignatura de “Contabilidad II” Cheques posfechados, con fechas posteriores a la actual. Este documento no son partidas del efectivo mientras el mismo no pueda convertirse en efectivo. Mientras no pueda hacerse efectivo dicho cheque deberá clasificarse como cuenta por cobrar. Cheques devueltos, de empleados o clientes, estos deberán reclasificarse en una cuenta por cobrar a empleados o como cheques devueltos de clientes según sea el caso. Dinero en custodia de terceros (altos funcionarios), que por seguridad lo mantienen en caja. b. Fondos Fijos o caja Chica Los fondos fijos, están conformados por la disponibilidad de moneda nacional o extranjera, divididos para desembolsos específicos y recurrentes que atienden a diferentes necesidades. Para su manejo se asigna a una persona, quien es la responsable de su custodia, dentro de la empresa. Los fondos fijos pueden ser utilizados para pagos de gastos menores dentro de un área de la empresa, ya que sería costoso pagar con cheques pequeñas sumas (papelería, envíos de correspondencia, etc.). El monto de los fondos fijos permanece constante y sólo varía cuando se toma la decisión de aumentarlo o disminuirlo. Estos deben ser arqueados periódicamente, para ello se realiza un conteo del dinero efectivo y los soportes correspondientes para justificar el total por el cual está constituido dicho fondo. Los registros contables básicos que se presentan en los fondos de caja chica, son: 1) Al crear los fondos fijos Se determina la cantidad necesaria para formar el fondo de caja chica, el cual debe entregarse a la persona designada como responsable para su manejo. Para registrar la creación de la caja chica se realiza un asiento, cargando a caja chica y acreditando a banco. Fondo fijo o caja chica Se debita Efectivo en Bancos Se acredita Ejemplo: El 01 de Enero del 2004, se decide abrir una caja chica para los gastos menores de la unidad de mantenimiento, de la empresa. El fondo tendrá un monto de C$ 6,000 y será manejado por el Sr. Enrique García: Fondo fijo o caja chica C$ 6,000 Efectivo en Bancos C$ 6,000 2) Erogaciones a través del fondo de caja chicha El custodia de caja chica deben llevar un control adecuado de los desembolsos que efectúe mediante recibos o comprobantes de caja, en los cuales es conveniente que anote el concepto del desembolso y el nombre de la persona que lo solicitó. El custodia debe tener disponible la totalidad del fondo, sea en efectivo, con comprobantes o ambos. 31 Universidad Centroamericana. UCA Ejemplo: Del 01 al 03 de Enero el saldo de caja chica asignado a la unidad de mantenimiento de la empresa, presentó las siguientes erogaciones: Fecha Concepto Monto Solicitante 01 Enero Compra de Bujías y Cepos C$ 540.00 Wilber Sequeira (Resp. De Mantenimiento) 02 Enero Compras 03 láminas de Plywood C$ 1,800.00 Wilber Sequeira (Resp. De Mantenimiento) 03 Enero Compra de Herramientas C$ 2,600.00 Wilber Sequeira (Resp. De Mantenimiento) Desembolsos del día C$ 4,940.00 Saldo en caja chica C$ 1, 060.00 3) Reembolsos de fondos de caja chicha Existe una operación que se realiza con mucha frecuencia con los fondos fijos, como son “los reembolsos de fondos de caja chicha”, debido a que reflejan los movimientos diarios de este fondo. Cuando el encargado de fondos de caja chica considera que el mismo esta por agotarse, debe solicitar que se le repongan los desembolsos que se hayan realizados. Para ello elabora un reporte en el que especifica los conceptos de cada desembolso. Al generar el cheque para cada reposición de caja chica, el registro se hace cargando cada uno de los conceptos por los que se haya realizado algún desembolso y acreditarse a bancos. Continuando con el ejemplo anterior: El cheque generado para reponer los desembolsos, realizados entre el 01 al 03 de Enero, para caja chica, asignado a la unidad de mantenimiento de la empresa, implicará realizar los siguientes asientos: Primer asiento Fondo fijo o caja chica Gastos operativos S) C$ 6,000 C$ 540 $ 540 1,800 1,800 2,600 2,600 C$ 1,060 Segundo asiento Banco Fondos fijos o caja chica C$ 4,940 (2 2) C$ 4,940.00 Veamos otro ejemplo: Supongamos que el custodia de un fondo de caja chica por un monto de C$ 20,000 tiene, al cierre del ejercicio económico, los siguientes desembolsos pagados durante el mes de enero del 2004. Fecha 01/01/04 04/01/04 08/01/04 09/01/04 15/01/04 21/01/04 22/01/04 23/01/04 26/01/04 27/01/04 32 Concepto Gasolina de vehículo de reparto Gastos de envío de correspondencia Suscripción a periódicos y revistas Compra de café y azúcar Gasolina de vehículo Mantenimiento de vehículo Compra de papelería Fotocopias Compra de café y azúcar Compra de repuestos de vehículo Total Monto C$ 3,000.00 C$ 230.00 C$ 970.00 C$ 200.00 C$ 500.00 C$ 2,500.00 C$ 1,676.00 C$ 78.50 C$ 200.00 C$ 3,580.00 C$ 12,934.50 Asignatura de “Contabilidad II” Luego el registro contable, por el reembolso del fondo fijo, sería el siguiente: Fecha: 31/10/04 Periodo: Del 01 al 27 de enero 2004 Gasolina y repuestos Gastos de envío de correspondencia Suscripción a periódicos y revistas Compra de café y azúcar Mantenimiento de vehículo Compra de papelería Fotocopias Efectivo en bancos C$ C$ C$ C$ C$ C$ C$ Débitos 7,080.00 230.00 970.00 400.00 2,500.00 1,676.00 78.50 Créditos C$ 12,934.50 Observemos que las cuentas anteriores fueron clasificadas de acuerdo con la naturaleza del gasto correspondiente. El reembolso se realiza con un crédito a la cuenta de efectivo en bancos, debido a que debe ser repuesto el dinero aplicado a los diferentes conceptos de gastos, que podrán corresponder a gastos de ventas o gastos de administración en caso de que la empresa sea comercial, o bien a cuentas de producción cuando la empresa es productiva. Se cuenta con un fondo fijo de C$ 20,000 y reembolsos por un monto de C$ 12,934.50. El registro contable sería el siguiente: Gasto operativo C$ 20,000.00 C$ 7,065.50 Banco C$ 12,934.50 Una forma de controlar la relación de los gastos que se realizan por medio de fondos de caja chica, es mediante un formulario que permite detallar los diferentes conceptos de desembolsos, como se muestra a continuación: Solicitud de reembolso de caja chica DETALLES DEL FONDO FIJO FECHA: Del: No. Recibo de caja Fecha Beneficiario Al: Descripción Monto Total Firma del custodio: 4) Aumenta el fondo de caja chica al agregar un nuevo monto al fondo actual Cuando se considera que el fondo de caja chica no satisface las necesidades para cubrir los gastos menores de la empresa, el responsable debe realizar un reporte que justifique el porque del aumento. El soporte que respalda su registro contable, deberá ser el depósito bancario en una de las cuentas corrientes de la empresa. Si se diera este caso, el registro contable sería: Fondo de caja chica Se debita Efectivo en Bancos Se acredita 33 Universidad Centroamericana. UCA 5) Disminuye el fondo de caja chica al reducir una cantidad al fondo actual Cuando se considera que el fondo de caja chica es excesivo para cubrir los gastos menores de la empresa, el responsable debe realizar un reporte que justifique el porque de la disminución. El soporte que respalda su registro contable, deberá ser la entrega del monto que se vaya a rebajar del fondo y que se efectúe en la caja principal de la compañía. Si se diera este caso, el registro contable sería: Fondo de caja chica Se acredita Caja principal Se debita Debe existir una única persona responsable de la custodia del fondo, pero no puede tener la responsabilidad de efectuar los registros contables que se derivan de las operaciones. El fondo fijo o fondo de caja chica debe emitirse a nombre de quien custodia, no endosable. Los pagos con estos fondos deben tener definido el monto máximo a pagar y la naturaleza del gasto a realizar. Dichos pagos deben estar aprobados y autorizados por las personas que establezca la empresa. Las facturas que soporten los pagos realizados deben ser inutilizadas, para evitar la reutilización futura en nuevos cobros. El saldo de la cuenta de fondos de caja chica es deudor y se encuentra conformado por el valor del dinero que se encuentra asignado para desembolsos específicos y recurrentes en la empresa. Se carga: La creación del fondo fijo Los aumentos del fondo fijo El mayor valor derivado de ajustes por tasas de cambios aplicadas a la moneda en el fondo con denominación extranjera. Se acredita: La disminución del fondo fijo El menor valor de la moneda con denominación extranjera y que genera un ajuste por tasa de cambio. El cierre o cancelación del fondo fijo. c. Bancos Es el monto disponible en las cuentas corrientes u otras modalidades de depósitos a la vista de una entidad financiera, mismas que están sujetas a un proceso denominado conciliación bancaria. Este último determina y aclara las diferencias que existen entre los saldos que muestran los registros contables y el saldo reflejado por la entidad financiera en que están depositados los fondos de una empresa. La cuenta de banco puede ser dividida en dos tipos principales: Bancos Nacionales: Compuestos por todas las cuentas corrientes denominadas en moneda nacional. Bancos extranjeros: Están denominados en monedas extranjeras y de acuerdo con lo establecido por los PCGA, deben ser convertidos los saldos de la moneda extranjera a la fecha de presentación del balance general a las tasas de cambios correspondientes, que estén vigentes en esa fecha. Los movimientos más comunes que afectan a la cuenta bancaria. Cheques recibidos y cheques emitidos Depósitos efectuados por la empresa y depósitos recibidos de los clientes de la empresa. Notas de débito Notas de crédito 34 Asignatura de “Contabilidad II” Veamos cada uno de ellos: 1) Los cheques Son documentos que movilizan el efectivo que se dispone en una cuenta corriente, para ello se deben definir ciertos controles básicos para evitar fraudes con el numerario. Una empresa que implanta controles básicos sobre el efectivo en bancos, puede solicitar al banco que el cuerpo básico del cheque posea la expresión “No endosable”, para que el cobro lo haga únicamente el beneficiario del documento. También puede solicitar un término de caducidad o vencimiento al documento, para evitar que las conciliaciones bancarias presenten muchas partidas pendientes y con antigüedades considerables. 2) Los depósitos Sirven para colocar en una cuenta corriente, el producto de cobranza en efectivo o en cheques recibidos, los que deben ser inmediatamente depositados. 3) Las notas de débito Las notas de débito emitidas por un banco pueden atender a diferentes conceptos y transacciones que realiza una entidad, ente las que podemos mencionar. - Comisiones bancarias - Cheques depositados previamente y que luego son devueltos por faltas de fondos del emisor. - Cargos en cuenta corriente por servicios prestados - Cargos por chequeras entregadas - Cargos por compra de divisas - Cargos por transferencias a otras cuentas bancarias - Cargos por pago de nómina - Cargos en cuenta por intereses pagados sobre préstamos recibidos o sobregiros bancarios - Cualquier otro cargo relacionado con el manejo de la cuenta corriente Los débitos del Los débitos del banco banco Disminuyen el saldo en cuenta Disminuyen el saldo en cuenta corriente corriente Cuando el banco aplica alguno de los conceptos anteriores, hace un débito a la cuenta corriente de la empresa y ésta disminuye, por cuanto el dinero que tenemos colocado en el banco representa para éste un pasivo con nuestra empresa y los pasivos disminuyen con débitos. 4) Notas de crédito Al contrario de las notas de débito aumentan el saldo de la cuenta corriente que tiene una empresa. Las notas de crédito pueden ser originadas por los siguientes conceptos. - Por cheques enviados al cobro y que son acreditados en cuenta corriente. - Por transferencias recibidas de otras cuentas corrientes. - Por intereses recibidos sobre inversiones o colocaciones hechas. 35 Universidad Centroamericana. UCA Los créditos Los créditos del banco del banco Aumentan el saldo en cuenta Aumentan el saldo en cuenta corriente corriente En la siguiente tabla presentamos los diferentes movimientos en los saldos de la cuenta de banco, debido a diferentes tipos de operaciones que pueden identificarse: Operaciones Saldos en libros de la empresa Depósitos de cobranzas Aumenta el efectivo en bancos. realizados Cheques emitidos Disminuyen el efectivo en bancos. Notas de débitos Notas de créditos Disminuye el saldo de efectivo en bancos. Aumenta el saldo de efectivo en bancos Saldos en libros del banco Aumenta el pasivo por depósitos recibidos. Disminuyen el pasivo en depósitos recibidos de clientes. Disminuye el pasivo con los clientes. Aumenta el pasivo con los clientes. Veamos el siguiente ejemplo: Supongamos las siguientes operaciones realizadas y relacionadas con una cuenta corriente para comercial “La Piñatera S.A.” El 01/03/04 Se abrió una cuenta corriente en el Banco “El sigilo”, con un depósito inicial de C$ 200,000 en efectivo tomados de la caja. El 05/03/04 Se depositaron C$ 25,000 por ventas realizadas al contado. El 06/03/04 Se recibió una nota de débito por C$ 50,000 por la colocación de un depósito a plazo fijo que efectuó la empresa a la tasa del 12% anual. El 06/03/04 Se hizo un cargo en cuenta por C$ 250, por las dos chequeras recibidas de la entidad financiera. El 08/03/04 Se hizo un depósito por C$ 15,780 en cheques de cobranza que realizó la empresa a sus clientes por ventas previamente realizadas a crédito. El 15/03/04 El banco cargo en cuenta C$ 88,000 por el neto del monto a pagar por la nómina de la primera quincena. El 18/03/04 Se emitieron cheques por C$ 13,000 por pasivos que se están cancelando a proveedores previamente contabilizados. El 20/03/04 Se depositó en la cuenta corriente C$ 90,000 en cheques recibidos de clientes por ventas realizadas previamente al crédito y C$ 32,768 por ventas realizadas al contado. El 31/03/04 Se recibió la nota de crédito respectiva por el pago de los intereses sobre la colocación realizada en el mes en curso. Procederemos a registrar cada transacción, considerando los registros que realizaría la empresa en sus libros y los que efectuaría el banco donde se abrió la cuenta corriente. 36 Asignatura de “Contabilidad II” Operaciones 01/03/04 Por apertura de cuenta corriente Nº 150462 en el Banco “El sigilo” Banco Caja El 05/03/04 Para contabilizar el depósito en el Banco “El sigilo” de las ventas efectuadas. Libro de la empresa Debito Créditos C$ 200,000 Banco Ventas El 06/03/04 Para contabilizar la inversión en depósito a plazo fijo Colocación a plazo fijo Banco El 06/03/04 Para contabilizar el gasto por chequeras recibidas del Banco “El Sigilo” Gastos bancarios Banco El 08/03/04 Para contabilizar el depósito de cobros de ventas realizadas al crédito” Banco Cuentas por cobrar El 15/03/04 Para contabilizar el pago de la nómina de la primera quincena C$ 25,000 Gastos acumulados Banco El 18/03/04 Para contabilizar la cancelación de pasivos con los proveedores C$ 88,000 Cuentas por pagar Banco El 20/03/04 Para contabilizar el depósito de cobranza de cuentas por cobrar y de ventas realizadas al contado. C$ 13,000 Banco Cuentas por cobrar Ventas El 31/03/04 Para contabilizar los intereses ganados sobre la colocación mantenida en el mes. El calculo de interés es: C$ 122,768 I=50,000 (0.12) (25) = 416.666 360 Banco Otros ingresos Operaciones Libro del banco Debito Créditos 01/03/04 Por apertura de cuenta corriente Nº 150462 de empresa “La Piñatera S.A.“ Efectivo C$ 200,000 C$ 200,000 Depósito en cuenta corriente El 05/03/04 Para contabilizar el depósito de clientes Efectivo C$ 25,000 Depósito en cuenta corriente El 06/03/04 Para contabilizar el depósito a plazo fijo realizado por un cliente Depósito en cuenta corriente C$ 50,000 C$ 50,000 Depósito a plazo fijo El 06/03/04 Para contabilizar el cobro por chequeras entregadas a clientes.” C$ 25,000 C$ 50,000 C$ 250 Depósito en cuenta corriente C$ 250 Ingresos varios El 08/03/04 Para contabilizar los depósitos de clientes y los cheques enviados a compensación Cheques en compensación C$ 15,780 C$ 15,780 Depósito en cuenta corriente El 15/03/04 Para contabilizar la transferencia del pago de la nómina enviada de “La Piñatera S.A” C$ C$ 15,780 250 C$ 88,000 C$ 13,000 Depósito cuenta corriente Empresa C$ 88,000 Depósito cuenta corriente empleados El 18/03/04 El banco no hace ningún registro porque la operación es interna entre la empresa y el proveedor. El banco efectuará un registro cuando cada beneficiario cobre su cheque y será el siguiente: Para contabilizar el pago de cheques emitidos por los clientes del banco. Depósito en cuenta corriente C$ 13,000 Efectivo El 20/03/04 Para contabilizar el depósito de clientes en efectivo y en cheques enviados a compensación Cheques en compensación C$ 90,000 C$ 90,000 Efectivo C$ 32,768 C$ 32,768 Depósitos en cuentas corrientes El 31/03/04 Para contabilizar el interés correspondiente a la colocación de clientes.” C$ 416.67 C$ 416.67 Gastos por interés Depósito en cuenta corriente C$ 200,000 C$ 25,000 C$ 50,000 C$ 250 C$ 15,780 C$ 88,000 C$ 13,000 C$ 122,768 C$ 416.67 C$ 416.67 Como puede observar el movimiento de los dos libros son inversos y se contraponen los registros contables aplicables entre la empresa y el banco, es decir, lo que para una es un débito, para la otra parte es un crédito. 37 Universidad Centroamericana. UCA La cuenta de banco tiene un saldo deudor y se registra de la siguiente manera: Se carga: Se acredita: El depósito inicial al abrir una cuenta bancaria. Los desembolsos efectuados por las cuentas corrientes de la empresa y que constituyen Todos los depósitos efectuados en las cuentas efectivo o equivalente de efectivo, como: corrientes de la empresa y que constituyen - Notas de débitos de bancos v.g., cancelación efectivo o equivalente, tales como: de prestamos, intereses, gastos, - Notas de créditos de banco v.g., préstamos, cancelaciones de cartas de crédito. intereses. - Transferencias bancarias - Transferencias bancarias. - Pagos por cheques a proveedores. - Cobros a clientes en efectivo o en cheques. - Otros conceptos que disminuyen la - Otros conceptos equivalentes disponibilidad de efectivo en bancos. El valor de los cheques emitidos al cierre del período, acreditados en la cuenta de banco y Notas de débitos por devoluciones de cheques de clientes. no entregados a sus beneficiarios. El mayor valor derivado de los ajustes por las El reverso del registro de los cheques emitidos y no entregados a sus beneficiarios en el período tasas de cambio de monedas extranjeras. anterior. El menor valor derivado de los ajustes por las tasas de cambio de monedas extranjeras. Cuando una empresa abre una cuenta de cheques, el banco solicita el llenado de una tarjeta de firmas, en la que aparecen las personas autorizadas para firmar o girar cheques de la empresa. Esta tarjeta es guardada por el banco en sus archivos para que, si existe alguna duda sobre la firma en un cheque, el cajero pueda compararla con la registrada en la tarjeta y de esta manera asegurarse de que ha firmado una persona autorizada. Una vez abierta la cuenta, el banco entrega cheques numerados con el nombre de la empresa, su dirección y el número de la misma. Cada mes la empresa debe recibir un estado de cuenta, enviado por el banco, que muestra los saldos de efectivos, inicial y final, los depósitos, los cobros efectuados por el banco a nombre de la empresa, los cheques pagados, las deducciones correspondiente a honorarios por servicios ofrecidos por el banco a la empresa y otros cargos, así como los cheques de clientes que fueron depositados pero que no pudo cobrar el banco. Los comprobantes de depósitos se preparan por duplicado, un ejemplar queda en los registros del banco y otro se conserva en los registros de la empresa, el propósito es contar con un historial de cada partida depositada. d. Depósitos a plazo fijo Están representados por dinero que ha sido colocado para devengar u obtener algún ingreso por interés. Para el calculo del interés mensual sobre depósitos a plazo fijo utilizaremos la siguiente ecuación: i 38 (Depósito colocado a PF)( tasade int eres ) (Días) 360 Asignatura de “Contabilidad II” e. Equivalentes de efectivo Pueden ser inversiones a corto plazo que sean altamente líquidas o convertibles a efectivo. Generalmente se considera como equivalentes de efectivo las partidas con vencimientos menores a tres meses, contados a partir de la fecha de elaboración del balance general. 3. Principios de valuación y presentación de efectivo a. Principios de valuación Son dos los principios de valuación de efectivo: 1) El efectivo se valuará a su valor nominal. 2) El representado por metales preciosos amonedados y monedas extranjeras, se valuará a la cotización aplicable a la fecha de elaboración de los estados financieros. b. Presentación de efectivo El efectivo o sus equivalentes se presenta en el Balance General como la primera partida del activo circulante, cuando no tenga restricciones en cuanto a su disponibilidad o fin. ¿A qué tipo de restricciones nos referimos? Niveles de endeudamiento contraído. Destino de partidas de efectivo a la compra de activos a largo plazo - Si existen restricciones sobre la disponibilidad en ciertas partidas, estas se presentarán en un renglón separado de circulante. Las partidas definidas como equivalentes de efectivo deben ser claramente segregadas dentro del efectivo. Sin embargo para efectos de presentación deben estar englobadas en este renglón. Cuando se tenga una restricción a partidas de efectivos y equivalentes, debe hacer mención y explicarlo en las notas a los estados financieros. La partida denominada moneda extranjera, deben ser convertibles a la tasa de cambio que se encuentra vigente a la fecha de cierre y presentación del balance general. Cualquier cheque que haya sido emitido hasta la fecha del balance general y que no se encuentre entregado a su beneficiario, deberá ser incluido en el rubro de efectivo en la cuenta que corresponda y en el pasivo relacionado que corresponda. Cuando se tenga sobregiro contable en libros, es decir, en cuentas corrientes, éste únicamente podrá ser compensado con otros saldos disponibles, que tengan la misma naturaleza y sobre los cuales se tenga la disponibilidad inmediata. Cualquier saldo acreedor que pudiera todavía prevalecer se presentará como un sobregiro bancario. 39 Universidad Centroamericana. UCA 4. Arqueo de caja El Arqueo de Caja consiste en: Analizar las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve también para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente. Esta operación es realizada diariamente por el Cajero. Los auditores o ejecutivos asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja en fechas no previstas por el Cajero. Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con respecto a la cuenta de control del libro mayor. Estas diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta denominada “ Diferencias de Caja”. Se carga: Los faltantes como pérdidas Se abona: Los sobrantes como ingresos Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta “Diferencias de Caja” se deberá cancelar contra la de “Pérdidas y Ganancias”. a. Faltantes en arqueo ¿A qué pueden deberse los faltantes? Faltante ocasionado por dineros entregados por el cajero y no registrados en libros. Ejemplo: Cuenta El cajero pagó servicios de cafetería por $ 215 y no los registró, hay un faltante por ese valor. El asiento Gastos diversos (cafetería) de ajuste seria: Caja Haber C$ 215 Debe C$ 215 Veamos otro ejemplo: El cajero consignó C$ 5,000 y no los registró. Se Cuenta presenta un faltante por ese valor. El asiento de Banco ajuste es: Caja Haber C$ 5,000 Debe C$ 5,000 Faltante por dineros dispuestos por el cajero o pagados de más: El cajero es la persona encargada de responder por el dinero que ingresa y sale de Caja. Si no hay razón que justifique el faltante, este valor se convierte en deuda para el cajero; por ello se debita cuentas por cobrar a trabajadores. Veamos el siguiente ejemplo: En el arqueo efectuado el 25 de enero del 2004 se Cuenta presenta un faltante injustificado de C$ 125 y la Cuenta por cobrar (cajero) empresa decide cobrárselo al cajero. El asiento de Caja ajuste sería: 40 Haber C$ 125 Debe C$ 125 Asignatura de “Contabilidad II” Como observamos se pueden dar casos en que el valor total del arqueo de caja sea menor que el saldo en libros: En este caso se presenta un faltante por la diferencia, valor por el cual se debe realizar los ajustes pertinentes. En el asiento de ajuste para llevar el saldo de caja a su valor real, es necesario disminuir el saldo en el momento del faltante, acreditando caja y debitando a la cuenta que corresponda, de acuerdo al concepto que ocasiono el faltante. b. Sobrantes en arqueo También puede suceder que el valor total del arqueo de caja sea mayor que el saldo de libros: En este caso la diferencia constituye un sobrante y se debe realizar un ajuste por este valor. Para llevar a el saldo de la cuenta Caja a su valor real es necesario aumentarlo, debitando Caja y acreditando la cuenta que corresponda, según la razón del sobrante. ¿A qué pueden deberse estos sobrantes? Ingresos recibidos por el cajero y no registrados. Ejemplo: El cliente Hugo Castillo abona C$ 17,000, valor no Cuenta registrado por el cajero, ocasionando un sobrante en Caja Caja. Veamos el asiento de Ajuste: Clientes (Hugo Castillo) Haber C$ 17,000 Debe C$ 17,000 A continuación presentamos un formato que permite al departamento de contabilidad arquear todo el efectivo recibido en caja, en moneda de oficial circulación. Formato de arqueo de caja en Moneda Nacional Fecha de Arqueo: Tipo __________________ Nº billetes/monedas Total Billetes de C$ 500 Billetes de C$ 100 Billetes de C$ 50 Billetes de C$ 20 Billetes de C$ 10 Monedas de C$ 5 Monedas de C$ 1 Monedas de 1 centavo Monedas de 5 centavos Monedas de 10 centavos Monedas de 25 centavos Monedas de 50 centavos Total en Caja de Efectivo C$ Saldo s / Libro de Caja OBSERVACIONES Ciudad, Fecha: ______ de ___________________ de _______. El Responsable de la Caja El Responsable del Crédito Nota: El arqueo de la Caja debe coincidir con el saldo del Libro de Caja. En caso contrario, deberá explicarse el motivo de la diferencia existente en el apartado "Observaciones". 41 Universidad Centroamericana. UCA De acuerdo a las políticas de la empresa, se podrá utilizar un formato similar, si la misma admite algunas monedas extranjeras como formas de intercambio por el bien o servicio ofrecido, para ello deberán especificar el tipo de moneda (billetes y metálicos), cantidad y monto, similar a lo presentado en el formato anterior. Otros documentos que pueden ingresar a caja y que también son objetos de arqueo, siempre y cuando así lo indiquen las políticas de una empresa, son: 42 Cheques: Estos deben listarse, detallando el Nº del cheque, el Banco de donde proviene, el remitente y el beneficiario, así como el monto que representa. Voucher de tarjetas de créditos Minutas, etc. Asignatura de “Contabilidad II” B. Conciliación Bancaria 1. Definición La Conciliación Bancaria es el estado que prepara la Empresa, a fin de cada mes, para comparar los saldos de la cuenta de Banco, que la empresa utiliza para anotar cada una de las transacciones relacionadas a esta cuenta, con los saldos de las cuentas que periódicamente el Banco envía a la empresa. Esto permitirá identificar la razón de cualquier diferencia entre el saldo de efectivo en el libro de banco de la empresa y el del estado de cuenta enviado por el banco, con el fin de verificar cuál es el correcto. La conciliación bancaria además de ser un procedimiento es un estado que acumula datos relacionados con la cuenta de banco y por tanto, es una fuente de información. A partir de su concepto, elaboremos el objetivo de la conciliación bancaria: Las empresas elaboran el Estado de Conciliación Bancaria con el objetivo de identificar aquellos valores que constituyen la diferencia entre las operaciones registradas por la empresa y aquellas registradas por el Banco, además le permite encontrar faltantes sin justificación que pueden tener su explicación en malos manejos de los recursos, robos, malversaciones, etc. A medida que usted ha ido estudiando el tema, es bastante probable que se haya planteado la inquietud de ¿por qué el saldo de libro de banco y el estado de cuenta bancario no coinciden? En el siguiente tema explicaremos lo que se denomina partidas de conciliación, que al identificarlas nos permitirá conocer el porqué de la diferencia entre ambos estados. 2. Partidas de conciliación bancaria ¿Qué son las partidas de conciliación? Las partidas de conciliación son las distintas razones por las cuales no concuerdan el saldo de efectivo del estado de cuenta bancario, con el saldo que aparecen en los libros de la empresa. La identificación de estas partidas de conciliación facilitará el procedimiento de comparación de ambos saldos y en qué cuentas específicas se harán los ajustes respectivos. Veamos las distintas partidas de conciliación que existen: El saldo en libros de la cuenta de banco y el saldo que aparece a nuestro favor en el estado de cuenta bancario discrepan por los motivos siguientes: a. Razones de tiempo b. Falta de información c. Errores Estudiemos cada una de ellas: 43 Universidad Centroamericana. UCA a. Las razones de tiempo De las posibles diferencias, las razones de tiempo son las que menos preocupación generan, simplemente se deben a ciertas operaciones registradas en momentos distintos por la empresa y por el banco, de modo que se ven afectadas por las fechas de corte en ambas entidades. Una misma operación puede estar registrada en la empresa en un período y para el banco puede aparece en el período siguiente. Las principales partidas de conciliación pertenecientes a este inciso son: 1) Depósitos en Tránsito Son los depósitos que fueron realizados por la empresa demasiado tarde y el banco no pudo incluir en el estado de cuenta del mes correspondiente. Estos depósitos en tránsito aparecen en el libro de banco de la empresa, pero no el estado de cuenta del banco. Veamos un ejemplo sencillo: Suponga que el Sr. Money dueño de un negocio se dirigió al banco a realizar un depósito el día 30 de junio a las 6 de la tarde en una caja diferida del banco, de las ventas realizadas ese día. El Sr. Money ha registrado en su libro de banco el cargo a la cuenta y por tanto su saldo incrementó. Ahora bien, si el banco tiene como normativa hacer cierres los días 30 hasta las 5 de la tarde, lógicamente que el depósito hecho por el Sr. Money no aparecerá en el estado de cuenta que el banco le envíe, correspondiente al mes de junio, donde no aparecerá dicho depósito. En este caso el Sr. Money deberá considerarlo como partida de conciliación. 2) Cheques pendientes de cobro o cheques flotantes Las empresas emiten durante el mes diferentes cheques, para pago de los acreedores, compras, salarios, etc. Sin embargo, no todos serán cobrados durante el período en que se emitieron. El valor de estos cheques están registrado en el estado de cuenta de la empresa, pero no en la cuenta de la Institución Bancaria. Estos cheques se conocen con el nombre de cheques pendientes o cheques flotantes. Mientras estos cheques no sean presentados en el Banco para su cobro, éstos no deberán disminuirse de la cuenta de la empresa. Veamos un ejemplo: Supongamos que el Sr. Money ha emitido el día 30 de junio, cheques para pago de empleados y un cheque para el Sr. Luna, proveedor de mercancías. Los empleados hicieron efectivos sus cheques el mismo día 30 de junio; sin embargo, el Sr. Luna no cobró el cheque, ya que no tuvo tiempo de pasar por el banco. En el estado de cuenta al 30 de junio enviado por el banco, aparecerán reflejados todos los cheques cobrados por los empleados pero no el cheque emitido al Sr. Luna. No obstante, en el libro de banco del negocio aparecerán acreditados a dicha cuenta la suma de todos los cheques emitidos el día 30 de junio. 44 Asignatura de “Contabilidad II” b. Falta de información Las diferencias generadas por falta de información son muy importantes, pues implican que una de las dos partes, el banco en este caso, posee información que la otra parte ignora. Las partidas de conciliación por falta de información pueden ser las siguientes: 1) Cargos por servicios bancarios 2) Cheques sin fondo 3) Cobros de documentos 4) Pago de documentos 5) Transmisión electrónica de fondos. Expliquemos cada partida de conciliación: 1) Cargos por servicios bancarios El banco como Institución Bancaria, encargada de manejar las cuentas corrientes de las empresas, chequeras, realizar cobros y pagos de documentos, cobra a la empresa ciertos honorarios por servicios, denominados cobros por servicios bancarios, que el banco disminuye periódicamente de la cuenta de la empresa. De igual manera, la empresa no conoce el importe de esos cobros por servicios bancarios realizados por el banco y no tiene registrados dichos cargos. En tal caso, el banco envía al final de cada período una nota de débito o cargo, donde indica el importe de cada uno de los honorarios por servicios bancarios. En este caso, la empresa al recibir la nota de crédito procederá a conciliar el saldo de la cuenta de banco. 2) Cheques sin fondo El banco puede devolver un cheque recibido de un cliente, debido a falta de fondos en la cuenta corriente del cliente para cubrir el pago requerido. Cuando la empresa recibe este cheque, inmediatamente lo carga a su cuenta de banco, posteriormente procede a realizar el depósito a la cuenta bancaria. Sin embargo, cuando el banco se entera de que no tiene fondos, el banco rebaja su valor de la cuenta de la empresa y la cuenta no sufre aumento por dicho cheque. Debido a este tipo de problemas, el banco envía una nota de cargo y el cheque sin fondo a la empresa. Observe: Generalmente la empresa no rebaja este valor de su cuenta de banco, sino hasta que recibe el Estado de Cuenta que envía el banco hasta finales de cada mes. 3) Cobros de documentos Algunas veces los bancos, donde la empresa mantiene su efectivo, realizan cobros de documentos vencidos a clientes en nombre de la empresa, junto con los intereses correspondientes. La empresa desconoce el momento del cobro realizado por el banco, 45 Universidad Centroamericana. UCA sino hasta final de mes, cuando recibe su estado de cuenta. En este caso el banco envía una nota de crédito a la empresa, indicando que el dinero recibido por el cobro fue acreditado a su cuenta y la empresa luego procederá a cargar a su cuenta correspondiente el valor indicado en la nota de crédito enviada. 4) Pagos de documentos La cuarta partida de conciliación por falta de información es el pago de documentos. ¿Cómo podemos identifica esta partida de conciliación? Esta partida se crea en el momento que la empresa entrega al banco, documentos por pagar, para que éste se encargue de su cancelación, junto con los intereses correspondientes. Cuando el banco ha realizado el pago envía a la empresa una nota de cargo o débito, indicándole el importe del documento cancelado. No olvido: Cuando el banco pague dichos documentos a nombre de la empresa, cobrará a ésta un valor determinado en concepto de servicios bancarios. Este valor irá incluido en la nota de débito que envía el banco a la empresa, luego la empresa deberá incorporarlo a sus registros. Continuemos con la última partida de conciliación. 5) Transmisión electrónica de fondos. En la actualidad muchos bancos permiten el movimiento de fondos, haciendo uso de una terminal de computadora y la confirmación de cada movimiento solo se tiene hasta que el banco lo reporta en su estado de cuenta. c. Los errores La tercera razón por la cual no coinciden los saldos del libro de banco con el estado de cuenta bancario son los errores. Estudiemos los distintos errores que pueden ocurrir cuando se maneja una cuenta de banco. Los errores pueden ser cometidos, por el banco o por la empresa. En ambos casos habrá que conciliar los saldos. 1) Los errores del banco Los errores más comunes que un banco puede cometer son los siguientes: Cargar a la cuenta de una empresa un cheque que fue emitido por otra empresa y, por tanto, el saldo de la empresa afectada disminuirá. Este error, no será corregido sino hasta que la empresa reciba su estado de cuenta y el banco proceda a revertir el cargo realizado o acreditar una cuenta con un cheque o depósito a otra empresa. 46 Asignatura de “Contabilidad II” Acreditar a la cuenta de la empresa el valor de un depósito realizado por otra empresa y el saldo de la empresa afectada aumentará. Para que el saldo de la cuenta coincida con el libro de banco de la empresa, el banco deberá conciliar inmediatamente mediante un cargo a la cuenta. Registrar valores monetarios errados, lo que origina un problema al momento de comparar los saldos con la empresa. Estos pueden ser: - Cargar de más o de menos el valor de un cheque que fue emitido por la empresa. Por ejemplo: Si una empresa emite un cheque a nombre de un proveedor, por un monto de $ 250.000, y éste lo hace efectivo, es decir lo cobra en el banco que maneja la cuenta de la empresa, la institución, al momento del registro contable puede tener los errores siguientes: Que registre de más en el libro de banco. Que registre $ 255.000, en este caso habrá un valor registrado en exceso por $ 5.000, el cual deberá conciliarse, restando el valor del cargo realizado inicialmente en la cuenta de la empresa. Que registre de menos en el libro de banco. Que registre $ 205.000, en este caso habrá un registro de menos por $ 45.000. Por tanto habrá que conciliar el saldo sumando al valor cargado inicialmente en la cuenta de la empresa. - Acreditar de más o de menos en el valor de un depósito realizado por la empresa. Veamos el ejemplo siguiente: Si la empresa realiza un depósito por $ 145.000 en el banco donde la empresa maneja su cuenta, pueden suceder los errores siguientes: Que registre de más el valor del depósito. Si registra por equivocación, $ 154.000.0 en lugar de $ 145.000. En este caso habrá de conciliar el saldo de la cuenta que maneja el banco, disminuyendo el crédito realizado por un valor de $ 9.000.0. Que registre de menos el valor del depósito. Si registra por equivocación, $ 105.000.0 en lugar de $ 145.000. En este caso habrá de conciliar el saldo de la cuenta que maneja el banco, aumentando el crédito realizado por un valor de $ 40.000.0. 2) Los errores de la empresa Los errores que puede cometer la empresa al momento de registrar sus operaciones en el libro de banco: Cargar un depósito realizado por un valor mayor o menor al real. 47 Universidad Centroamericana. UCA Veamos el ejemplo: La empresa realizó un depósito por $ 135.000.00 en la cuenta bancaria. En este caso la empresa hace un cargo a la cuenta de banco. Sin embargo, al momento del registro puede ocurrir que la empresa en lugar de registrar $ 135.000.0, haga lo siguiente: Que registre de más: es decir $ 153,000.0. En este caso hay un valor en exceso de $ 18.000 y por tanto habrá que conciliar el saldo restando el valor en exceso. Que registre de menos: por ejemplo $ 105,000.00. En este caso hay un valor de menos por $ 30.000 y por tanto habrá que conciliar el saldo sumando el valor de menos. Acreditar un cheque emitido por un valor menor o mayor al real: Veamos el ejemplo siguiente: Si una empresa emite un cheque a nombre de un proveedor, por un monto de $ 250,000.00, al momento del registro contable puede tener los errores siguientes: Que registre de más en el libro de banco, por ejemplo, $ 255,000.0. En este caso habrá un valor registrado en exceso por $ 5.000, el cual deberá conciliarse, restando del valor acreditado en el libro de banco. Que registre de menos, por ejemplo $ 205,000.0, en este caso habrá un registro de menos por $ 45,000.0, y por tanto habrá que conciliar el saldo sumando al valor acreditado inicialmente en la cuenta de banco. Acreditar a la cuenta de un banco un cheque librado en la cuenta bancaria de otro banco. Cargar a la cuenta de un banco el valor de un depósito destinado a otra institución bancaria. Observemos el ejemplo: A continuación se presentan los registros que la empresa Comercial Montoya lleva en su libro mayor de banco y el estado de cuenta que le presenta el Banco de la Producción de las operaciones realizadas durante el mes de Enero, donde dicha empresa tiene su cuenta corriente: EMPRESA COMERCIAL MONTOYA. CUENTA MAYOR: BANCO FECHA 1-1-04 1-1-04 5-1-04 6-1-04 7-1-04 9-1-04 12-1-04 15-1-04 17-1-04 18-1-04 23-1-04 25-1-04 27-1-04 N° CHEQUE 001 002 003 004 005 006 007 CÓDIGO: SUBCUENTA: BANPRO REFERENCIA DEBE Saldo inicial Carmen Zavala Transferencia electrónica Depósito No.1 Depósito No. 2 Pastor Venegas Sofonias Mayorga Depósito No. 3 Cruz Lorena ENITEL ENEL INAA Depósito No. 4 C$ 48,500.00 HABER C$ 4,600.00 C$ 25,000.00 C$ C$ 6,800.00 3,200.00 C$ C$ C$ 4,300.00 350.00 2,500.00 C$ 19,000.00 C$ 2,500.00 C$ 1,900.00 C$ 800.00 C$ 2,800.00 C$ 63,800.00 C$ 58,450.00 48 SALDO C$ C$ C$ C$ C$ C$ C$ C$ C$ C$ C$ C$ C$ 48,500.00 43,900.00 18,900.00 25,700.00 28,900.00 24,600.00 24,250.00 26,750.00 7,750.00 5,250.00 3,350.00 2,550.00 5,350.00 Asignatura de “Contabilidad II” BANPRO ESTADO DE CUENTA BANCARIO CLIENTE: COMERCIAL MONTOYA CUENTA No. DOMICILIO: MANAGUA, NICARAGUA Saldo anterior + Depósitos + Intereses – Retiros = Saldo Actual 48,500 + 12,500 + 129.98 – 55,687.50 = 5,442.38 FECHA CONCEPTOS DÉBITOS CRÉDITOS SALDOS 1-1-04 Saldo Inicial C$ 48,500.00 C$ 48,500.00 3-1-04 Cheque No. 001 C$ 4,600.00 C$ 43,900.00 7-1-04 Transferencia electrónica C$ 25,000.00 C$ 18,900.00 8-1-04 Depósito No.1 C$ 6,800.00 C$ 25,700.00 9-1-04 Depósito No. 2 C$ 3,200.00 C$ 28,900.00 11-1-04 Cheque No. 002 C$ 4,300.00 C$ 24,600.00 17-1-04 Depósitos No. 3 C$ 2,500.00 C$ 27,100.00 19-1-04 Cheque No. 004 C$.......19,000.00 C$ 8,100.00 20-1-04 Cheque No. 005 C$ 2,500.00 C$ 5,600.00 21-1-04 Nota de débito C$ 287.50 C$ 5,312.50 30-1-04 Nota de crédito C$ 129.88 C$ 5,442.38 Observemos con cuidado ambos registros e identifiquemos las partidas de conciliación. Dicho de otro modo encontremos las razones que provocan que ambos saldos sean diferentes: No han sido cobrados, en el banco, cheques librados por Comercial Montoya con numeración No. 003 por C$ 350, No. 006 por C$ 1,900 y el No. 007 por C$ 800, por tanto son considerados cheques flotantes. Comercial Montoya realiza el depósito No.4 por C$ 2,800, el 27 de Enero del 2004, pero aún no ha sido registrado por el banco, por tanto es considerado un depósito en transito. El Banco registra una nota de débito por 287.50, la cual no tenía conocimiento Comercial Montoya. El Banco registra una nota de crédito por 129.88 a favor de Comercial Montoya, misma que no era del conocimiento de esta última. 3. Tipos de conciliación bancaria Continuemos con la explicación de los distintos tipos de conciliación bancaria. Existen dos tipos básicos de conciliación bancaria: a. Método de Conciliación aritmética b. Método de Conciliación de saldos disponibles a. Método de Conciliación Aritmética Se caracteriza por la presentación de la información en forma vertical, cuyo objetivo es examinar los registros llevados por la empresa y de esta manera determinar si no existen faltantes o diferencias sin justificación. Observe: Este método parte del saldo del libro de banco de la empresa. Posteriormente procede aumentarlo y/o disminuir el saldo con el valor de las partidas de conciliación encontradas, incluyendo errores, hasta llegar a obtener el saldo presentado por el estado de cuenta bancaria. 49 Universidad Centroamericana. UCA Si en el procedimiento no se logra obtener el saldo del estado de cuenta bancario, aún tomando en cuenta todas las partidas de conciliación encontradas, significará que se está dando un mal manejo de estos recursos. Expliquemos el procedimiento para llevar a cabo este tipo de conciliación es el siguiente: 1) Se detalla el valor del saldo de libro de banco de la empresa. a) El valor total de los cheques flotantes b) El valor total de las notas de créditos recibidas y no registradas por la 2) Se suma: empresa (cobros realizados por el banco a favor de la empresa, beneficios otorgados a la empresa por el banco) 3) Se le resta: a) El valor total de los depósitos en tránsito b) El valor total de las notas de débito recibidas y no registradas por la empresa (cargos por cheques sin fondos, cobro de chequeras) 4) Se le suma: La a) Diferencia por haber registrado de menos en el valor de un cheque librado diferencia de por la empresa. errores cometidos b) Diferencia por haber registrado de más en el valor de un depósito por el banco: realizado por la empresa. 5) Se le resta: La a) Diferencia por haber registrado de más en el valor de un cheque librado diferencia de por la empresa errores cometidos b) Diferencia por haber registrado de menos en el valor de un depósito por el banco: realizado por la empresa. Retomemos el ejemplo de Comercial Montoya: Contando con las partidas de conciliación detectadas, conciliemos el saldo de la empresa a partir del método de conciliación aritmética. Después de haber comparado el estado de cuenta bancario y los registro del libro de banco de Comercial Montoya, conocemos lo siguiente: Cheques flotantes por C$ 3,050. Depósito en transito pro C$ 2,800 Nota de débito por C$ 287.50 Nota de crédito por C$ 129.88 COMERCIAL MONTOYA CONCILIACIÓN BANCARIA AL 31 DE ENERO DE 2004 Saldo según estado de cuenta bancario C$ 5,442.38 C$ 5,350.00 C$ C$ 2,800.00 2,550.00 350.00 1,900.00 800.00 C$ C$ C$ C$ C$ 3,050.00 5,600.00 129.88 5,729.88 287.50 Saldo según libro de banco (-) Depósito en tránsito Depósito No. 4 (+) Cheques flotantes No. 003 No. 006 No. 007 (+) Nota de crédito (-) Nota de Débito C$ C$ C$ Saldo conciliado libro de banco C$ 5,442.38 Veamos otro ejemplo: La Empresa Nacional, recibió el Estado de cuenta bancario del Banco Nacional de Desarrollo el 30 de marzo de 1998, el saldo presentado, en el mismo es de C$ 2,707,000; la Cuenta Banco de la empresa reflejaba un saldo de C$ 1,639,000. Después de analizar el estado de cuenta bancario y los registros de la empresa, se obtuvo que: 50 Asignatura de “Contabilidad II” 1) El banco devolvió un cheque sin fondos del cliente José Martínez por un valor de C$ 128,000. 2) No se anotó un depósito realizado el 27-03-98 por valor de C$ 520,000 3) Los cheques: Nº 602 por C$ 401,000, Nº 680 por C$ 103,000, y el Nº 692 por C$ 52,000, fueron emitidos por la empresa pero no han sido cobrados. 4) El cheque por C$ 68,000, extendido por la empresa ENSA, fue rebajado de la cuenta de la empresa, se avisó al banco y rectificarán la cuenta. 5) Con el estado de cuenta bancario, se recibió una nota de crédito correspondiente al cobro de un documento de C$ 950,000 más intereses de C$ 19,000. 6) El banco envió una nota de débito por gastos de servicio bancarios de C$ 8,500 y por honorarios de cobro de documentos de C$ 2,500. 7) El banco registró el cheque N. 600 por C$ 145,000 enviado por la empresa, en concepto de pago de materiales de oficina, pero el contador de la empresa registró por error C$ 415,000. Para proceder a la aplicación del método debemos en primer lugar, identificar las partidas de conciliación. De esta forma, tenemos: 1) La primera partida de conciliación es un cheque sin fondo por C$ 128.000. 2) Un depósito en tránsito por C$ 520.000 3) Cheques flotantes o pendientes de cobro 4) Error del banco, ya que disminuyó de la cuenta de la empresa un valor de C$ 68,000, por tanto es una diferencia de más. 5) Nota de crédito 6) Nota de débito 7) Error de la empresa, ya que registro de más en el valor de un cheque emitido, es decir es una diferencia. EMPRESA LA NACIONAL CONCILIACIÓN BANCARIA AL 30 DE MARZO DE 1998 Saldo según estado de cuenta bancario Saldo según libro de banco (-) Cheque sin fondo (-) Depósito en tránsito C$ 2.707.000 C$ C$ C$ C$ C$ 1.639.000 128.000 1.511.000 520.000 991.000 (+) Cheques flotantes No. 602 No. 680 No. 692 C$ C$ C$ 401.000 103.000 52.000 C$ C$ 556.000 1.547.000 (+) Nota de crédito Cobro de documentos Intereses ganados C$ C$ 950.000 19.000 C$ C$ 969.000 2.516.000 (-) Nota de Débito Servicios bancarios Honorarios C$ C$ 8.500 2.500 C$ C$ 11.000 2.505.00 C$ C$ C$ C$ 68.000 2.437.000 270.000 2.707.000 (-) Error del banco por diferencia de más (+) Error de la empresa por diferencia de más Saldo conciliado libro de banco 51 Universidad Centroamericana. UCA Expliquemos el procedimiento utilizado en el método aritmético: Este método es solamente de comprobación, es decir que no permite conocer el saldo real de la cuenta de banco. Este método es utilizado para identificar errores, ya sea en el libro de banco o en el estado de cuenta enviado a la empresa. Se han aplicado todas las partidas de conciliación, incluyendo todos los errores cometidos por el banco y determinar si el saldo enviado en el estado de cuenta bancario coincide con el saldo conciliado del libro de banco. b. Conciliación de Saldos Disponibles En este tipo de conciliación la empresa examina tanto los saldos de la empresa como los saldos del Estado de Cuenta que envía el banco, de esta manera puede determinar el importe de los saldos disponibles. El procedimiento a seguir es el siguiente: NOMBRE DE LA EMPRESA CONCILIACIÓN BANCARIA PERIODO: DEL AL SALDO LIBRO DE BANCO 200 SALDO DE ESTADO DE CUENTA DEL BANCO Se le suma: Las notas de créditos enviadas (cobros realizados por el banco) Se le suma: Los depósitos en tránsito Se le resta: Las notas de débito recibidas: cheques sin fondos, pago de documentos, intereses pagados por documentos, servicios bancarios, etc. Se le resta: Los cheques flotantes Se le suma: La diferencia por errores: Anotaciones de menos en el valor de los depósitos hechos por la empresa. Anotaciones de más en el valor de un cheque librado. Se le resta: La diferencia por errores Anotaciones de menos en el valor de un cheque. Anotaciones de más en el valor de un depósito. Saldo conciliado según libro de banco Se le suma: Las diferencias por errores: Anotaciones de menos en el valor de un depósito. Anotaciones de más en el valor de un cheque librado. Se le resta: Las diferencias por errores: Anotaciones de menos en el valor de un cheque pagado Anotaciones de más en el valor de un depósito. Saldo conciliado según estado de cuenta 4. Ajustes a la Cuenta de Banco Al finalizar la Conciliación Bancaria, la empresa procede a realizar los ajustes correspondientes a la cuenta de Banco, para corregir el saldo de la cuenta. La información que se utiliza son las partidas de conciliación correspondientes al libro mayor de banco. Cada una de las partidas nos indican que cuentas afectaremos en los distintos ajustes. Recuerde: 52 Asignatura de “Contabilidad II” Las partidas de conciliación que utilizará para realizar los ajustes correspondientes, serán: a. Notas de débito b. Notas de crédito c. Errores de la empresa A fin de explicar el método de saldos disponibles, utilizaremos los ejemplos presentados para Comercial Montoya y para Empresa La Nacional, en el tema de conciliación aritmética. Ejemplo de Comercial Montoya: Utilicemos las partidas de conciliación identificadas al comparar el estado de cuenta bancario enviado por el BANPRO y los registro del libro mayor de banco en la Comercial Montoya, conocemos lo siguiente: 1) Cheques flotantes o pendientes de ser cobrados en el banco por C$ 3,050 2) Depósito en tránsito por C$ 2,800 3) Nota de débito por C$ 287.50 4) Nota de crédito por C$ 129.88 EMPRESA COMERCIAL MONTOYA ESTADO DE CONCILIACIÓN BANCARIA Al 31 de Enero del 2004 Saldo según mayor de banco C$ 5, 350.00 Saldo según estado de cuenta bancario C$ (+) Nota de crédito C$ C$ (-) Nota de débito C$ 129.88 (+) Depósito en tránsito C$ 5,479.88 C$ (-) Cheques flotantes 287.50 N° 003 C$ 350.00 N° 006 C$ 1,900.00 N° 007 C$ 800.00 C$ 5,192.38 Saldo conciliado C$ Saldo conciliado C$ 5,442.38 2,800.00 8,242.38 3,050.000 5, 192.38 De esta forma, tenemos que el saldo disponible en la cuenta de banco de la empresa asciende a C$ 5, 192.38, valor que coincide con la el estado de cuenta bancario. A continuación ajustaremos la cuenta de banco. Los ajustes que se realizan por la conciliación bancaria, se basan en la información de las partidas de conciliación aplicadas al saldo del libro mayor de banco. Veamos los ajustes: S) 1) Banco 5,350.00 287.50 (2 129.88 5,479.88 5,192.38 Ingresos financieros 129.88 (1 Gastos administrativos 2) 287.50 Tanto el saldo de la cuenta de mayor de banco, como el saldo final del estado de conciliación bancaria, son iguales. Los ajustes realizados son: Ajuste 1: Se carga a la cuenta de banco el valor de C$ 129.88 por la nota de crédito y luego acreditamos ese mismo monto en la cuenta de ingresos financieros. Ajuste 2: Se acreditó a la cuenta de banco C$ 287.50 en concepto de gastos por servicios bancarios y luego debitamos, por el mismo valor, en la cuenta de gastos administrativos. Ejemplo de la Empresa La Nacional. 53 Universidad Centroamericana. UCA Las partidas de conciliación identificadas al comparar el estado de cuenta bancario enviado por el Banco Nacional de Desarrollo con los registro del libro mayor de banco de la Empresa La Nacional son los siguiente: 1. La primera partida de conciliación es un cheque sin fondo por C$ 128.000. 2. Un depósito en tránsito por C$ 520.000 3. Cheques flotantes o pendientes de cobro 4. Error del banco, ya que disminuyó de la cuenta de la empresa un valor de C$ 68,000, por tanto es una diferencia de más. 5. Nota de crédito: por cobro de documentos por C$ 950.000 e intereses por C$ 19.000.0 6. Nota de débito: por servicios bancarios por $8.500 y honorarios por cobro de documentos por C$ 2.500.0 7. Error de la empresa, ya que registro de menos en el valor de un cheque emitido, es decir es una diferencia por C$ 270.000.0 (415.000 - 145.000.0) Elaboremos el estado de conciliación bancaria: Saldo según mayor de banco (+) Nota de crédito Cobro de documento Intereses EMPRESA LA NACIONAL ESTADO DE CONCILIACIÓN BANCARIA Al 30 de marzo de 1998 C$ 1.639.000,0 Saldo según estado de cuenta bancario C$ (+) Depósito en tránsito 950.000,0 19.000,0 C$ 969.000,0 (-) Cheques flotantes C$ 2.608.000,0 N° 602 (-) Nota de débito N° 680 Servicios bancarios C$ 8.500,0 N° 692 Honorarios C$ 2.500,0 C$ 11.000,0 C$ 2.597.000,0 (+) Error del banco (+) Error de más en Ck C$ 270.000,0 C$ 2.867.000,0 (-) Cheque sin fondo C$ 128.000,0 Saldo conciliado C$ 2.739.000,0 2.707.000,0 C$ C$ 520.000,0 3.227.000,0 401.000,0 103.000,0 52.000,0 C$ C$ C$ 556.000,0 2.671.000,0 68.000,0 Saldo conciliado C$ 2.739.000,0 C$ C$ C$ C$ C$ Observe que en este método, las partidas de conciliación se separan, es decir aquellas que se utilizarán para el saldo según el libro mayor de banco aquellas utilizadas para determinar el saldo final del estado de cuenta bancario. De esta forma, tenemos que el saldo disponible en la cuenta de banco de la empresa asciende a $2.739.000, valor que coincide con la el estado de cuenta bancario. Procedamos ahora a los ajustes en la cuenta de banco: Decíamos que los ajustes que se realizan por la conciliación bancaria, se basan en la información de las partidas de conciliación aplicadas al saldo del libro mayor de banco. Veamos los ajustes: Banco s) 1.639.000,0 11.000,0 (2 1) 969.000,0 128.000,0 (4 3) 270.000,0 2.878.000,0 139.000,0 2.739.000,0 Gastos administrativos 54 Clientes 4) 128.000,0 128.000,0 Documentos por cobrar Asignatura de “Contabilidad II” 2) 11.000,0 11.000,0 Ingresos financieros 19.000,0 (1 19.000,0 950.000,0 (1 950.000,0 Materiales de oficina 270.000,0 (3 270.000,0 Observe, que el saldo de la cuenta de mayor de banco, posee el mismo saldo final del estado de conciliación bancaria. Los ajustes realizados son: Ajuste 1: Se carga a la cuenta de banco el valor de la nota de crédito, debitando en dos cuentas, $ 950.000 a la cuenta de documentos por cobrar, ya que dicho monto provino de un documento cobrado, así mismo, en la cuenta de ingresos financieros, se ha acreditado $ 19.000 en concepto de intereses ganados. Ajuste 2: Se acreditó a la cuenta de banco $ 11.000 en concepto de gastos por servicios y honorarios bancarios que la institución débito de la cuenta de la empresa. La contra cuenta de este ajuste es gastos administrativos. Ajuste 3: Se cargó a la cuenta de banco el valor de la diferencia de más en el cheque emitido por la empresa, considerado como error de la empresa, por $ 270.000, y acreditamos a la cuenta de materiales de oficina, a fin de corregir el valor registrado anteriormente. Ajuste 4: Se acreditó en la cuenta de banco el valor de $ 128.000 por el cheque sin fondo emitido por un cliente a nombre de la empresa, y su contracuenta será clientes, ya que hemos retornado la deuda del cliente al auxiliar correspondiente. Concluyamos: Para concluir, podemos explicar que la conciliación bancaria es: a) Un estado contable elaborado a partir de la comparación de los registros del libro mayor de banco con el estado de cuenta que envía regularmente la institución bancaria. b) Un estado que permite a un negocio controlar los movimientos realizados en la cuenta de banco en concepto de pagos o depósitos. 55 Universidad Centroamericana. UCA Ejercicio Realizo las actividades que se presentan a continuación, utilizando como guía, el contenido estudiado previamente en esta unidad. EMPRESA COMERCIAL NEJAPA S.A. CUENTA MAYOR: FECHA 31-12-02 03-01-03 06-01-03 07-01-03 10-01-03 13-01-03 16-01-03 17-01-03 18-01-03 20-01-03 21-01-03 23-01-03 24-01-03 25-01-03 27-01-03 28-01-03 29-01-03 30-01-03 31-01-03 N° CHEQUE -00010 00011 00012 00013 00014 00015 00016 00017 00018 00019 BANCO CÓDIGO: REFERENCIA Saldo inicial Róger Leiva COPASA Serv. eléctricos Depósito N.100 Depósito N.101 Cheque anulado Depósito N.102 Reparaciones Martha López Depósito N.103 Depósito N.104 Multi-tiendas Nuevo Diario Depósito N.105 Depósito N.106 Importaciones Ramos Rosa Pérez Depósito N.107 SUBCUENTA: BANCENTRO DEBE - HABER SALDO 365,000.0 355,000.0 340,000.0 295,000.0 360,000.0 394,000.0 394,000.0 410,000.0 268,000.0 248,000.0 268,000.0 283,000.0 223,000.0 187,360.0 203,800.0 230,160.0 169,160.0 125,860.0 161,020.0 - 65,000.0 34,000.0 16,000.0 20,000.0 15,360.0 16,440.0 26,360.0 35,160.0 10,000.0 15,000.0 45,000.0 142,000.0 20,000.0 60,000.0 36,000.0 61,000.0 43,300.0 - BANCENTRO ESTADO DE CUENTA BANCARIO CLIENTE: COMERCIAL NEJAPA S.A. CUENTA No. DOMICILIO: MANAGUA, NICARAGUA FECHA 31-12-02 03-01-03 05-01-03 06-01-03 CONCEPTOS Saldo Inicial Cheque N.0009 Cheque N.0008 Cheque N.00011 13-01-03 16-01-03 20-01-03 23-01-03 23-01-03 25-01-03 27-01-03 28-01-03 29-01-03 30-01-03 31-01-03 Depósito N.100 Depósito N.101 Cheque N.00015 Depósito N.104 E/C Depósito 101 Cheque N.00017 Nota de Débito Depósito N.106 Cheque N. 00018 Nota de Crédito Depósito N.103 DÉBITOS 10,000.0 5,000.0 15,000.0 CRÉDITOS - SALDOS 380,000.0 370,000.0 365,000.0 350,000.0 20,000.0 10,000.0 36,000.0 16,000.0 6,100.0 - 65,000.0 44,000.0 15,360.0 26,630.0 5,000.0 20,000.0 415,000.0 459,000.0 439,000.0 454,360.0 444,360.0 408,360.0 392,360.0 418,990.0 412,890.0 417,890.0 437,890.0 Se pide: 1. Compare el libro mayor de banco con el estado de cuenta enviado por el banco e identifico las partidas de conciliación. 2. Elabore el estado de conciliación bancaria utilizando el método aritmético y de saldos disponibles. 3. Registre los ajustes correspondientes a la cuenta de banco. 56 Asignatura de “Contabilidad II” III unidad: Análisis de cuentas por cobrar 57 Universidad Centroamericana. UCA 58 Asignatura de “Contabilidad II” Presentación de la tercera unidad Cuando visitamos un centro comercial, observamos la televisión o leemos un diario, vemos a menudo como las empresas se empeñan en incrementar sus ventas y los clientes a la vez, esperamos adquirir productos o servicios de excelente calidad y a buen precio. Es por ello, que regularmente todos los empresarios nos ofrecen descuentos, rebajas, promociones muy atractivas, créditos flexibles que facilitan la adquisición de dichos bienes o servicios. Normalmente las empresas emplean modalidades de crédito a clientes que asegure al negocio un resultado financiero positivo. En la actualidad encontramos empresas con altos volúmenes de ingresos provenientes de créditos brindados a los clientes, esto les ha permitido mejorar notablemente sus ingresos y por tanto la rentabilidad del negocio. Existen negocios que mantienen una cartera de 2,500 clientes aproximadamente. Sin embargo, mantener una cartera activa de clientes exige al negocio un exhaustivo control y requieren de personal capacitado para desempeñar la función específica relacionada con el manejo de esta cuenta de activo Lo importante, de una empresa cuando vende al crédito, es obtener ingresos adicionales considerables. Por tanto, el vender al crédito da lugar a cierta incertidumbre, por el riesgo asumido al tomar la decisión de colocar su dinero en cuentas de clientes. El administrador financiero debe auxiliarse de la información contable a través del uso de los auxiliares de clientes, mediante los cuales, podrá obtener la información necesaria para tomar decisiones con las inversiones en cuentas por cobrar. Al referirnos al riesgo asociado con la cuenta de clientes, estamos considerando la posibilidad de pérdida ocasionadas por aquellos clientes que no podrán cancelar las deudas a favor de la empresa. En este caso, la empresa tendrá pérdidas por el hecho de no recuperar las cuentas pendientes, lo que disminuye la rentabilidad de dicha inversión. En la presente unidad, estudiaremos un concepto muy importante relacionado con el análisis de cuentas por cobrar, como es la pérdida por cuentas incobrables. Estudiaremos su concepto, forma de cálculo, el registro contable, así como los ajustes que producen en el ciclo contable de la empresa. El dominio de los conocimientos adquiridos en esta unidad serán necesarios para abordar la cuarta unidad. 59 Universidad Centroamericana. UCA No estudiaremos el efecto financiero de una cuenta por cobrar, ya que no es el objetivo de nuestra asignatura; sin embargo, estaremos haciendo referencia a la importancia de este tema en la tarea de la administración financiera. Objetivos de la tercera unidad 1. Valoro la importancia que posee el manejo de las cuentas por cobrar sobre todo para la medición y registro de las pérdidas por cuentas incobrables. 2. Aplico los distintos métodos utilizados para la determinación de las cuentas incobrable que permitan medir el riesgo asociado a las cuentas por cobrar. Contenido de la tercera unidad A. Las cuentas por cobrar 1. Concepto 2. Tipos básicos de cuentas a clientes 3. Importancia del manejo contable de las cuentas por cobrar B. Métodos de cálculo de las cuentas incobrables 1. Método de Cancelación Directa a. Características b. Registro contable de una cuenta incobrable c. Calculo de la incobrabilidad de la cuenta por cobrar. 2. Método de las Provisiones a. b. c. d. e. 60 Concepto e importancia del método de las provisiones Registro contable de la provisión de cuentas incobrables Cálculo de la provisión para pérdidas en cuentas incobrables Ajustes por la provisión para cuentas incobrables. Presentación en el balance general de la provisión para cuentas incobrables Asignatura de “Contabilidad II” A. Las cuentas por cobrar 1. Concepto Las cuentas por cobrar, se originan de las ventas al crédito y representan diversos derechos contra los clientes y, otros que surgen de la operación de la empresa. Esta cuenta forma parte del activo circulante. De forma sencilla, se define como: La suma de dinero que corresponde a la venta de mercancía o la prestación de servicios al crédito a un cliente. Generalmente las empresas, para lograr mayores niveles de ingresos utilizan el sistema de ventas a crédito, ya que de esta manera logran un mayor número de clientes y por tanto mayor niveles de ventas. Cuando la empresa ha seleccionado a sus clientes, realiza la venta e inmediatamente pasa a la contabilización de dicha operación, en ese momento se crea una cuenta por cobrar, cuando la empresa entrega el producto o el servicio al cliente y el cliente adquiere el compromiso de pago, es decir se crea un derecho de la empresa a recibir determinada cantidad de efectivo proveniente del cliente cuando esta cuenta llegue a su vencimiento. 2. Tipos básicos de cuentas a clientes Al momento que la empresa realiza una venta al crédito, puede utilizar como comprobante la factura comercial o ya sea un documento de carácter legal que permita una recuperación directa y formal, distinta a la que ofrece al propietario del negocio una factura comercial. Analicemos Existen dos tipos básicos de cuentas a clientes, una es la cuenta por cobrar y la otra son los documentos por cobrar y se ubican dentro del grupo de los activos circulantes por tener un vencimiento en el corto plazo. Para establecer sus diferencias, explicaremos el concepto de cada una: Cuenta por cobrar: Las cuentas por cobrar se crean a partir de las operaciones diarias de la empresa, es decir la venta de productos o la prestación de un servicio brindadas a los clientes, bajo determinadas condiciones normales de crédito que la empresa establece. El plazo dependerá del tipo de producto o servicio ofrecido. Es decir, son derechos exigibles originados de la ventas al crédito. Para efectos contables, se requiere de un documento fuente o comprobante que permita al contador realizar el registro correspondiente. En este caso, requerirá de una factura como fuente de información para la contabilidad. 61 Universidad Centroamericana. UCA Definamos ahora un documento por cobrar: De carácter formal, ya que el cliente al momento de adquirir el compromiso, firma un documento (pagaré o una letra de cambio). Con ello, el cliente se compromete a pagar a la empresa la cantidad definida en el documento más los intereses establecidos o cualquier otro elemento que proteja el financiamiento brindado. Si existe el caso de incumplimiento del cliente, la empresa podría afectar los activos del deudor hasta recuperar el importe de la deuda. En ambos casos se trata de una venta al crédito, pero existe una diferencia fundamental y es la facultad conferida por un pagaré al dueño del negocio, mediante el cual la empresa puede recuperar el valor de la deuda, utilizando medios distintos al ofrecido por una factura comercial. 3. Importancia del manejo contable de las cuentas por cobrar Las empresas para proteger su inversión, aplican un sistema de crédito que asegure una adecuada recuperación. Esto significa una buena administración y manejo de la cartera de clientes, que incluye, la selección de los clientes, estableciendo parámetros que permitan reconocer un buen cliente, un registro detallado de las ventas al crédito realizadas y el proceso de recuperación de las cuentas. Cuando la empresa utiliza una política de ventas al crédito, a la vez adquiere ciertas responsabilidades en cuanto a la correcta administración de su cartera, es decir tratar de recuperar el monto total de sus ventas al crédito, sin embargo, el hecho de utilizar esta política crea cierto riesgo a las empresas. Cuando las cuentas por cobrar son numerosas, el propietario del negocio sabe que algunas nunca podrán cobrarse. No conoce su importe exacto, ni cuáles cuentas específicas carecerán de valor. Pero toda cuenta por cobrar implica una pérdida potencial, ya que, por mala situación financiera o por falta de honradez, algunos deudores no pagarán lo que deben. Las cuentas por cobrar a clientes, no siempre se cobran, a pesar de las medidas de seguridad y protección establecidas al otorgar el crédito y por muy controlada que esté la cobranza, existe el riesgo de que algunos deudores no liquiden sus adeudos. Atendiendo al principio de realización, se debe determinar una provisión que cubra las pérdidas que se van a producir, para así poder enfrentar correctamente en el estado de resultados los ingresos contra los gastos y costos que le son relativos. Lo antes expuesto nos introduce a un nuevo término muy relacionado a las cuentas por cobrar, como son “las cuentas incobrables”. ¿Qué es una cuenta incobrable? Es una deuda de uno o varios clientes de la empresa, consideradas imposible de recuperar, por tanto, el negocio asumirá la pérdida ocasionada por dicha cuenta. Si la empresa asume la pérdida de una cuenta incobrable, entonces, ¿cómo recuperará este valor? Toda pérdida ocasionada por una cuenta incobrable, podrá ser recuperada a través de los ingresos obtenidos en el periodo correspondiente, es decir, cuando sucedió la pérdida. 62 Asignatura de “Contabilidad II” B. Métodos de cálculo de las cuentas incobrable Por lo general es difícil identificar cuáles serán los clientes que no pagarán sus cuentas. Por ello, si deseamos que el importe que aparece en el balance general sea correcto, es necesario obtener una estimación de las cuentas que con el tiempo se volverán incobrables. Para el registro contable de una cuenta incobrable existen dos métodos: 1. Método de cancelación directa 2. Método de las provisiones 1. Método de cancelación directa a. Característica Este método supone que para la contabilización de las cuentas incobrables deberá hacerse en el momento que la empresa haya reconocido una cuenta como incobrable y no cuando se realiza la venta al crédito. Cuando la empresa esta convencida de que uno o varios clientes no podrán hacer efectiva su deuda, procederá al reconocimiento y contabilización de la cuenta como pérdida en cuentas incobrables. Analice el ejemplo siguiente: Una empresa en el mes de junio realizó una venta al crédito por C$ 20,000.0, el registro de diario es el siguiente: Cuentas por cobrar 20,000.0 Ventas 20,000.0 Luego en el mes de diciembre, la empresa ha identificado una cuenta por valor de C$ 5,000.0, que no podrá ser cobrada, y el cliente no podrá asumir el valor de dicha cuenta. La empresa hizo hasta lo imposible por recuperarla; sin embargo, su gestión no fue efectiva y ha decidido reconocerla como pérdida. En ese momento, es decir en el mes de diciembre, registrará el valor de la pérdida ocurrida por una cuenta incobrable. Con este método existen dos momentos: uno cuando se realiza la venta, en el mes de junio y otro cuando sucede el reconocimiento de la pérdida por la existencia de una cuenta incobrable en el mes de diciembre. b. Registro contable de una cuenta incobrable Con este método, las cuentas básicas utilizadas para el registro contable son las siguientes: 1) Gastos por pérdidas en cuentas incobrables: Esta es una cuenta de origen deudora, del estado de pérdidas y ganancias, perteneciente al grupo de otros gastos. Cuando sucede una pérdida por cuenta incobrable, aumenta su valor, por tanto deberá debitarse. 2) Cuenta de clientes: Es una cuenta de balance general, del grupo de activos circulantes, de origen deudora. El valor de una cuenta incobrable disminuye su valor, por tanto deberá acreditarse. Esta cuenta hará referencia al cliente en particular, quien ha generado dicha pérdida por falta de cobro. 63 Universidad Centroamericana. UCA Gastos por perdidas en cuentas incobrables Cuentas por cobrar Debitamos Acreditamos Veamos el ejemplo: Al 31 de Diciembre del 2003, la Empresa “La Casual S.A.”, recibió la noticia de que el cliente Martha Álvarez y Cía., se había declarado en bancarrota, en el mayor de cuenta por cobrar de “La Casual S.A.” dicho cliente, tiene un saldo deudor de C$ 7,000.00. Luego que la empresa realizó todas las gestiones posibles de cobro, sin ningún resultado positivo, procedió a realizar el asiento de ajuste para la cuenta incobrable, de la siguiente manera: Gastos por perdidas en cuentas incobrables Cuentas por cobrar (Cliente Martha Álvarez y Cía.) C$ 7,000.00 C$ 7,000.00 c. Calculo de la incobrabilidad de la cuenta por cobrar Las empresas, sobretodo las pequeñas, que poseen muchos clientes tal vez desean esperar hasta confirmar que no pueden cobrar la cuenta específica de un cliente, antes de hacer cualquier ajuste en relación con las pérdidas por cuentas incobrables. Cuando es evidente que una cuenta es incobrable, se utiliza el método de cancelación directa. En éste caso se procede de la siguiente manera: Gastos de venta Cuentas por cobrar (clientes) Debitamos Acreditamos La pérdida se carga a la cuenta gastos de ventas, porque la decisión de otorgar créditos, depende del departamento de ventas de la empresa. También puede darse el caso, que en fechas posteriores puede cobrarse en forma parcial o total una cuenta que se había cancelado por incobrable. Cuando se recibe el pago se debe revertir el asiento de la cancelación, volviendo a llevar la cuenta a los registros para poder hacer asientos en la cuenta del cliente. Una vez registrado el asiento revertido y el cobro recibido a la cuenta, los libros mostrarán que la cuenta fue cancelada y recuperada más tarde. Para comprender el cálculo veamos el siguiente ejemplo: a. En el mes de Enero la empresa “Calipso” realizó ventas al crédito a los siguientes clientes: 1) Cliente Sr. López C$ 5,200.00 2) Cliente Sr. Pérez C$ 12,000.00 3) Cliente Sr. Sánchez C$ 75,000.00 Iniciemos el asiento de diario con la venta: Cuenta Cuentas por cobrar Sr. López Cuenta por cobrar Sr. Pérez Cuenta por cobrar Sr. Sánchez Ingresos por ventas IGV por pagar 64 C$ C$ C$ Debe 5,200.00 12,000.00 75,000.00 Haber C$ C$ 80,173.91 12,026.09 Asignatura de “Contabilidad II” Al momento de la venta, debitamos a la cuenta o auxiliar que cada cliente tiene en la empresa. El total de ingreso se registro en la cuenta correspondiente. La presentación en el balance general, luego de la venta es el siguiente: EMPRESA “CALIPSO” BALANCE GENERAL AL MES DE ENERO ACTIVO Circulante Cuenta por cobrar................................................C$ 92.200.00 En el balance general no se requiere que se presente la información para cada uno de los clientes, sería complicado, ya que existen empresas con un gran numero de clientes y el balance general seria un documento muy extenso. b. Suponga ahora que en el mes de febrero se cobraron C$ 65,000.00 en concepto de cuentas por cobrar al Sr. Sánchez. El asiento de diario sería el siguiente: Cuenta Debe Haber Caja C$ 65,000.00 Cuenta por cobrar Sr. Sánchez C$ 65,000.00 Al disminuir la cuenta del Sr. Sánchez por el valor de C$ 65.000.00, se verá reducido también el saldo de las cuentas por cobrar, presentado en el Balance general del mes de Enero (C$ 92,200 C$ 65,000) y en el balance general correspondiente al mes de febrero se presentará de la manera siguiente: EMPRESA “CALIPSO” BALANCE GENERAL AL MES DE FEBRERO ACTIVO Circulante Cuenta por cobrar..................................................C$ 27.200.00 c. Ahora supongamos que dos meses después, en el mes de abril, se determina que las cuentas por cobrar López y Pérez, se considerarán incobrables. El asiento de diario es el siguiente: Cuenta Gasto por perdida en cuenta incobrable Cuentas por cobrar Sr. López Cuenta por cobrar Sr. Pérez Debe C$ 17,200.00 Haber C$ 5,200.00 C$ 12,000.00 En el asiento, hemos registrado una pérdida por cuenta incobrable, el valor no recuperable se contabiliza en la cuenta de gastos y se disminuye el saldo de la cuenta de clientes, debido a que hemos dado de baja a dos clientes por considerarlos de difícil recuperación. El gasto registrado incluye el Impuesto General al Valor correspondiente. Al cierre del mes de abril la presentación en el balance general es la siguiente: EMPRESA “CALIPSO” BALANCE GENERAL AL MES DE ABRIL ACTIVO Circulante Cuenta por cobrar..................................................C$ 10.000.00 Al darle de baja a los clientes, el saldo final de la cuenta de clientes disminuye a C$ 10.000 (C$ 27,200 – C$ 17,200). 65 Universidad Centroamericana. UCA d. Supongamos ahora que luego de haber considerado incobrable al Sr. López, llega a la empresa y cancela el saldo adeudado más un 5% de interés moratorio. Para ello tendremos que hacer un asiento de ajuste. El asiento de diario es el siguiente: Cuenta -1Cuenta por cobrar Sr. López Gasto por perdida en cuenta incobrable -2Caja Cuenta por cobrar Sr. López Otros ingresos Debe Haber C$ 5,200.00 C$ 5,200.00 C$ 5,460.00 C$ 5,200.00 C$ 260.00 Como podrá observar al registrar el valor de la cuenta incobrable, se realizaron dos asientos: 1) El primero, se realizó para reconocer nuevamente al Sr. López como cliente, pues con anterioridad le habíamos dado de baja y por tanto no existía en nuestros registros. 2) El segundo, registra la entrada de dinero en concepto de cobro de la cuenta más los intereses por mora y el crédito se hace a la cuenta del Sr. López y la cuenta de ingresos. Hemos trasladado los registros del libro diario al mayor, saldando las cuentas respectivas. Observe que la cuenta de gastos por pérdidas en cuentas incobrables ha disminuido, ya que hemos realizado un ajuste producto de un cliente que ha llegado a cancelar su deuda una vez que el negocio lo había considerado incobrable. Analicemos Como podemos observar el uso de éste método es muy sencillo para las empresas, sin embargo tiene la desventaja de crear un efecto relevante en los resultados económicos en aquellos períodos que presenten altos valores en cuentas incobrables. Esta afirmación se fundamenta en lo siguiente: Debido a que las pérdidas por incobrables son reconocidas como gastos, éstos deberán compararse, basados en los principios contables, con los ingresos del mismo período. En este caso los gastos son comparados con los ingresos del período en que son reconocidas estas cuentas de clientes como incobrables. Debido a esto, los estados financieros no se presentan de manera correcta, ni reflejan la situación real de la empresa en el período, ya que violan el principio contable de reconocimiento de gastos. Ahora bien, si el monto del gasto por incobrables es alto, el efecto sobre las utilidades del período sería grande ya que consumiría una gran parte de los ingresos generados por la empresa. El valor de las cuentas por cobrar en el Balance General tampoco reflejaría el valor real, ya que el monto de las cuentas por cobrar no es en realidad el correcto, es decir, aquel monto de las cuentas que serán recuperables. 66 Asignatura de “Contabilidad II” A continuación se muestra un ejemplo práctico donde se muestra la aplicación del método de cancelación directa: La Empresa "El Redentor" presenta un saldo al 31 de julio de 2003 en las cuentas por cobrar con un monto de C$ 182,000.00, mismo que se encuentra distribuido entre cuatro clientes: CLIENTE Víctor González Braulio Montenegro Marlene Sánchez Socorro Martínez C$ C$ C$ C$ SALDO 25,500.00 52,000.00 80,000.00 24,500.00 VENCIMIENTO 16 de junio 12 de julio 1 de julio 28 de julio Las operaciones que se realizaron con la cuenta de clientes durante el mes de agosto fueron las siguientes: VENTAS DEL MES DE AGOSTO DE 2003 1/08: Venta al crédito por un monto total de C$ 45,500, distribuidos entre los siguientes clientes: CLIENTE Socorro Martínez Víctor González Braulio Montenegro 5/08: SALDO C$ 35,000.00 C$ 12,600.00 C$ 24,500.00 VENCIMIENTO 13 de Agosto 13 de Agosto 13 de Agosto Venta al Crédito por un monto total de C$ 39,800, distribuido entre los siguientes clientes: CLIENTE Braulio Montenegro Víctor González 29/08: VENCIMIENTO 09 de Agosto 09 de Agosto 09 de Agosto Venta al Crédito por un monto total de C$ 72,100, distribuido entre los siguientes clientes: CLIENTE Marlene Sánchez Víctor González Socorro Martínez 20/08: SALDO C$ 12,500.00 C$ 15,000.00 C$ 18,000.00 SALDO C$ 15,600.00 C$ 24,200.00 VENCIMIENTO 28 de Agosto 28 de Agosto Venta al Crédito por un monto total de C$ 33,900, distribuido entre los siguientes clientes: CLIENTE Socorro Martínez Marlene Sánchez SALDO C$ 15,000.00 C$ 18,900.00 VENCIMIENTO 07 de Septiembre 07 de Septiembre COBROS EN EL MES DE AGOSTO 2003 06/08: Cobramos un monto total de C$ 82,500, proveniente de los siguientes clientes: CLIENTE Víctor González Braulio Montenegro Socorro Martínez 10/08: MONTO C$ 10,500.00 C$ 60,000.00 C$ 12,000.00 Cobramos un monto total de C$ 83,000, proveniente de los siguientes clientes: CLIENTE Marlene Sánchez Socorro Martínez Víctor González MONTO C$ 50,000.00 C$ 15,000.00 C$ 18,000.00 67 Universidad Centroamericana. UCA 18/08: Cobramos un monto total de C$ 45,000, proveniente de los siguientes clientes: CLIENTE Marlene Sánchez Víctor González 30/08: C$ C$ MONTO 35,000.00 10,000.00 Cobramos un monto total de C$ 25,500, proveniente de los siguientes clientes: CLIENTE Marlene Sánchez Víctor González C$ C$ MONTO 15,500.00 10,000.00 A continuación se presentan los auxiliares para cada uno de los clientes: FECHA 01/8/03 01/8/03 05/8/03 06/8/03 10/8/03 18/8/03 20/8/03 30/8/03 CONCEPTO Saldo Inicial Venta Venta Caja Caja Caja Venta Caja CLIENTE: VÍCTOR GONZÁLEZ VENCIMIENTO DEBE HABER 16 Junio 09 agosto 15,000.0 13 agosto 12,600.0 10,500.0 18,000.0 10,000.0 28 agosto 24,200.0 10,000.0 SALDO C$ 25,500.0 40,500.0 53,100.0 42,600.0 24,600.0 14,600.0 38,800.0 28,800.0 FECHA 01/8/03 01/8/03 06/8/03 22/08/03 CONCEPTO Saldo Inicial Venta Caja Venta CLIENTE: BRAULIO MONTENEGRO VENCIMIENTO DEBE HABER 12 Julio --------09 agosto 18,000.0 60,000.0 28 agosto 15,600.0 SALDO C$ 52,000.0 70,000.0 10,000.0 25,600.0 FECHA 01/8/03 05/8/03 10/8/03 18/8/03 29/8/03 30/8/03 CONCEPTO Saldo Inicial Venta Caja Caja Venta Caja CLIENTE: MARLENE SÁNCHEZ VENCIMIENTO DEBE HABER SALDO 1 Julio ------C$ 80,000.0 13 agosto 35,000.0 115,000.0 50,000.0 65,000.0 35,000.0 30,000.0 7 septiembre 18,900.0 48,900.0 15,500.0 33,400.0 FECHA 01/8/03 01/8/03 05/8/03 06/8/03 10/8/03 29/8/03 CONCEPTO Saldo Inicial Venta Venta Caja Caja Venta CLIENTE: SOCORRO MARTÍNEZ VENCIMIENTO DEBE HABER SALDO 28 Julio ------C$ 24,500.0 09 Agosto 12,500.0 37,000.0 13 agosto 24,500.0 61,500.0 12,000.0 49,500.0 15,000.0 34,500.0 7 septiembre 15,000.0 49,500.0 Expliquemos el procedimiento utilizado en la elaboración de los auxiliares: Como podrá observar en cada uno de los auxiliares se registra tanto las ventas a crédito como los pagos realizados por los clientes. En la columna de saldo se refleja el valor de la deuda pendiente a la fecha para cada uno de los clientes. Veamos como al 1 de agosto, los clientes tenían un saldo pendiente, denominado, saldo inicial, la fecha de vencimiento y el valor del mismo. Tomando como referencia al Sr. Víctor González al 1º de agosto, tenía un saldo inicial de C$ 25,500 con vencimiento al 16 de junio. 68 Asignatura de “Contabilidad II” Luego de realizar los asientos de las operaciones en el auxiliar de clientes, utilizaremos algunos supuestos a fin de realizar los registros correspondientes utilizando el método de cancelación directa. ¿Cuál sería el asiento de diario si al 30 de agosto el saldo pendiente de Víctor González y Marlene Sánchez, se considera incobrable? Continuando con el ejemplo, el asiento de diario es el siguiente: Cuenta Gasto por perdida en cuenta incobrable Cuentas por cobrar Sr. González Cuenta por cobrar Sra. Sánchez Debe C$ 62,200.00 Haber C$ 28,800.00 C$ 33,400.00 El valor de las cuentas incobrables se ha registrado directamente a la cuenta de gastos por pérdidas en cuentas incobrables con un crédito a la cuenta de ambos clientes. Con este registro se ha dado de baja a los clientes considerados como incobrables. ¿Cuál es el asiento de diario, si el Sr. González llega a un arreglo de cancelar el 50% de su adeudo pendiente más un 3% de recargo por el saldo en mora y el resto queda pendiente de pago? Continuando con el ejemplo, en este caso el asiento de diario es el siguiente: Cuenta Cuenta por cobrar Sr. González Caja Gasto por perdida en cuenta incobrable Cuenta por cobrar Sr. González Otros ingresos Debe C$ 28,800.00 C$ 15,264.00 Haber C$ 28,800.00 C$ 14,400.00 C$ 864.00 Debido a que el Sr. González se había dado de baja o eliminado de los registros de la empresa, debemos activar nuevamente la cuenta, haciendo un débito al auxiliar del Sr. González y acreditando dicho valor a la cuenta de gastos por pérdidas en cuentas incobrables y anular el registro anterior. Luego, registramos el valor recibido y colocado en caja y el saldo pendiente de pago del Sr. González, así como los intereses ganados en concepto de mora. Suponiendo que el Sr. González, previamente, había anticipado el 50% del monto y el 50% de la mora por incumplimiento en sus pagos y que hoy decide cancelar su deuda, el asiento de diario sería: Cuenta Caja Cuenta por cobrar Sr. González Otros ingresos Debe C$ 14,832.00 Haber C$ 14,400.00 C$ 432.00 ¿Cuál seria el asiento de diario si el Sr. Montenegro cancela la mitad de la deuda pendiente a la fecha del 24 de Agosto y por ello le concedemos un descuento del 2% por el monto cancelado? 69 Universidad Centroamericana. UCA Tomando los datos del ejemplo: Recordemos que el saldo del Sr. Montenegro, al 22 de Agosto, ascendía a C$ 25,600, el 50% correspondería a C$ 12,800 Cuenta Caja Gastos financieros Cuenta por cobrar Sr. Montenegro Debe C$ 12,544.00 C$ 256.00 Haber C$ 12,800.00 En el asiento de diario registramos el pago realizado por el Sr. Montenegro y debitamos a la cuenta de gastos financieros el descuento por pronto pago a favor del cliente y un crédito a la cuenta del Sr. Montenegro por el valor pagado, incluyendo el descuento ofrecido. Concluyamos Hemos estudiado el concepto de una cuenta incobrable y explicábamos como los negocios que venden al crédito están expuestos a perdidas al no recuperar las deudas de algunos clientes, ya sea total o parcialmente. Para solventar esta perdida, la ley de impuesto sobre la renta, permite que sea recuperado de los ingresos del periodo y por tanto sea deducible de impuestos, estudiamos también el método de cancelación directa en la contabilización de las perdidas por cuentas incobrables. Este método reconoce una cuenta como incobrable hasta el momento que la empresa decide que una cuenta en particular es imposible de recuperar y debe ser deducida de los ingresos corrientes. 2. Método de las provisiones En el tema anterior explicábamos el efecto de una cuenta incobrable en los registros contables del negocio. Cuando se utiliza la cancelación directa como método de calculo y registro de las perdidas por cuentas incobrables, enfrenta ciertas desventajas que afectan tanto en el aspecto contable, legal como financiero. Esta desventaja es fundamentalmente por el hecho de reconocer una pérdida incobrable hasta el momento que estamos seguros de no ser recuperada dicha deuda, esto lógicamente viola el principio de contabilidad generalmente aceptados sobre el período contable y por tanto, disminuye el valor de las utilidades en aquellos periodos que sucede dicha perdida. Con el propósito de evitar estos efectos negativos, un negocio utiliza el método de las provisiones, el cual permite registrar el gasto en el período que se causa y reflejar adecuadamente las utilidades. a. Concepto e importancia del método de las provisiones Es un procedimiento mediante el cual, las empresas determinan de forma anticipada las pérdidas por cuentas incobrables que tendrán en un periodo específico. Analicemos la importancia que tiene una provisión en un negocio: Cuando la empresa considera la posibilidad de ocurrencia de cuentas incobrables, existen dos objeciones por el hecho de esperar que las cuentas dudosas se juzguen finalmente incobrables, después de muchos meses y posteriormente darles de bajas en los libros: 70 Asignatura de “Contabilidad II” 1) Es preferible cargar las cuentas dudosas a pérdidas y Ganancias en el ejercicio en que se considera como ingreso por ventas. 2) La estimación sobre el valor realizable de las cuentas por cobrar es el valor correcto que debe figurar en el Activo del Balance General y en el estado de resultados se reflejará el gasto correspondiente al periodo en que sucede el ingreso. b. Registro contable de la provisión de cuentas incobrables Cuando utilizamos el método de las provisiones, las cuentas básicas son: 1) Provisiones por pérdidas en cuentas incobrables: Esta es una cuenta de naturaleza acreedora y registra todas las provisiones que durante el período se hayan determinado, incluyendo los ajustes necesarios a dicha cuenta. 2) Gastos por pérdidas en cuentas incobrables: Es una cuenta de naturaleza deudora y representa el valor de la provisión inicialmente calculada y acreditada en la cuenta de provisiones, así como los ajustes correspondientes. Gastos por pérdidas en cuentas incobrables Se debita Provisiones por pérdidas en cuentas incobrables Se acredita Veamos un ejemplo: Supongan que una empresa ha determinado que la provisión por cuentas incobrables es de $ 5,000.00. El registro de diario sería el siguiente: Cuenta Debe Haber Gastos por pérdidas en cuentas incobrables C$ 5,000.00 Provisiones para pérdidas por cuentas incobrables C$ 5,000.00 Ahora bien, el traslado al mayor es el siguiente: Gastos por pérdidas en cuentas incobrables C$ 5.000.00 Provisiones por pérdidas en cuentas incobrables C$ 5,000.00 Cada vez, que la empresa tenga cobros pendientes a clientes y registre la provisión correspondiente, deberá realizar el asiento anterior. 71 Universidad Centroamericana. UCA c. Cálculo de la provisión para pérdidas en cuentas incobrables 1) Como porcentaje de las cuentas por cobrar Expliquemos a que se refiere: Estima el importe de las pérdidas por cuentas malas tomando como porcentaje del saldo existente en las Cuentas por cobrar. Claro está, que para llegar a un porcentaje razonable, es necesario analizar los cobros realizados durante un período considerable. La tasa o porcentaje determinado se aplica al saldo de los clientes para obtener el importe del ajuste por cuentas incobrables y a la estimación de cuentas incobrables. Veamos el ejemplo siguiente: El saldo de clientes al finalizar el año ascendía a C$ 150,000.0 y se estimó que el 1% sería incobrable, el asiento de diario es el siguiente: El valor de la provisión sería: (C$ 150.000) (1%) = $1,500.0 Cuenta Debe Haber Gastos por pérdidas en cuentas incobrables C$ 1,500.00 Provisiones para pérdidas por cuentas incobrables C$ 1,500.00 Ahora bien, el traslado al mayor es el siguiente: Gastos por pérdidas en cuentas incobrables C$ 1.500.00 Provisiones por pérdidas en cuentas incobrables C$ 1,500.00 Observe que al registrar la provisión para cuentas incobrables, hemos debitado a gastos y acreditado a la cuenta de provisiones. Observemos otro ejemplo: La empresa Distribuidora del Sur S.A., realizo durante el año 2003, ventas al crédito por un monto de C$ 25,786,000. Se presentaron devoluciones sobre las ventas equivalentes al 7% y rebajas sobre ventas con un importe de C$ 50,000.00. Después de una revisión exhaustiva, se estima que el 1% de las ventas netas a crédito registradas pueden resultar ser incobrables. El calculo es el siguiente: Ventas netas = C$ 25,786,000 – C$ 1,805,020 – C$ 50,000 = 23,930,980 Cuentas incobrables = 23,930,980 (1%) = 239,309.80 La estimación por cuenta incobrables tenía un saldo acreedor de C$ 87,767.00, antes del ajuste de fin de año. Este saldo de C$ 87,767.00 se suma al saldo de C$ 239,309.80 resultante del 2003. El asiento de ajuste es: Cuenta Gastos por pérdidas en cuentas incobrables C$ Provisiones para pérdidas por cuentas incobrables Debe 239,309.80 Ahora bien, al trasladar al mayor tenemos el siguiente ajuste: 72 Haber C$ 239,309.80 Asignatura de “Contabilidad II” Gastos por pérdidas en cuentas incobrables S) C$ 87,767.00 A) C$ 239,309.80 C$ 327,076.80 Provisiones por pérdidas en cuentas incobrables C$ 87,767.00 (S C$ 239,309.80 (A C$ 327,076.80 Note que realizamos un ajuste a ambas cuentas y que el saldo de cuentas incobrables aumento a C$ 327,076.80. La presentación en el balance general seria la siguiente: DISTRIBUIDORA DEL SUR S.A. BALANCE GENERAL AL MES DE DICIEMBRE 2003 ACTIVO Circulante Cuenta por cobrar...........................................................C$ 25,786,000.00 (-) Provisión por perdidas en cuentas incobrables C$ 327,076.80 C$ 25,458,923.20 Examinemos la ley: En nuestro país la Ley de Impuestos sobre la renta en el Arto. 16 inciso e) establece que para Instituciones Bancarias se reconoce un porcentaje anual del 0.25% sobre el saldo de su cartera final del año gravable como reserva para cuentas incobrables. Para las personas jurídicas en general. El fisco maneja como norma administrativa el 1% sobre el saldo de su cartera. Mayores porcentajes deben ser autorizados por la Dirección General de Ingresos.3 Además de lo establecido por la ley, es importante estudiar otros métodos utilizados para el cálculo de la provisión para cuentas incobrables. Otro aspecto relevante es, que independientemente del método utilizado, el registro contable es similar. 3 Ley de Impuestos sobre la Renta. Texto Todo sobre Impuestos Segunda edición Pág. 61 73 Universidad Centroamericana. UCA 2) Cálculo de la provisión por cuentas incobrables mediante la antigüedad de saldos Este método supone que es necesario calcular la provisión para incobrables en dependencia de los diferentes clientes que tiene la empresa, ya que cada cliente tiene particularidades y circunstancias diferentes por las cuales no pueda en determinado momento cancelar sus deudas con la empresa. Para llevar a cabo este método de provisión se necesita llevar un auxiliar por cada uno de los clientes que tiene la empresa y se basa en el cálculo de los días de vencimiento que tienen las cuentas por cobrar, a partir del conocimiento de la antigüedad de las cuentas, se procede a determinar un porcentaje de incobrable, tomando como criterio que una cuenta que tiene mayor tiempo de vencida tiene más posibilidad de ser incobrable o tener un alto porcentaje de incobrable. Veamos el ejemplo siguiente: En el siguiente cuadro se presentan los clientes que la empresa “CVG” posee, así como el saldo de cada uno de ellos y su grado de antigüedad: AUXILIAR DE CLIENTES Al 3O DE ABRIL Cliente Total No vencida 1-30 días 31-60 días 61-90 días + de 90 días Elena Sánchez C$ 500.00 C$ 500.00 Carlos Téllez 150.00 150.00 Marlon Amador 800.00 800.00 Rosa Cardoza 900.00 800.00 100.00 Martha Gómez 400.00 400.00 Otros Clientes 32,250.00 16,300.00 10,000.00 4,200.00 200.00 1,550.00 Totales C$ 35,000.00 C$ 18,000.00 C$ 10,000.00 C$ 4,350.00 C$ 1,000.00 C$ 1,650.00 Porcentajes 100% 51% 29% 12% 3% 5% Las categorías que ha establecido la empresa, son creadas a partir de diversos criterios que el mismo negocio identifica como relevantes para el análisis de sus cuentas por cobrar. Se puede observar que el cliente Rosa Cardoza tiene el saldo con más antigüedad, es decir entre 61 y 90 días. Luego está el cliente Carlos Téllez con una antigüedad de saldos de 31 a 60 días. El cuadro anterior fue elaborado a partir de los auxiliares de cada cliente que la empresa lleva, con el objetivo de conocer el nivel de vencimiento, así como el monto de las cuentas por cobrar. Con este método se considera que, una cuenta por cobrar cuando tiene mayor tiempo de vencimiento, existe menor posibilidad de recuperación y por lo tanto el porcentaje de incobrables es mayor. ¿Cómo determinaremos la provisión para cuentas incobrables utilizando dicho método? Para el cálculo de las cuentas incobrables debemos determinar un porcentaje que multiplicado por el valor de la cuenta correspondiente dará como resultado el monto de las cuentas incobrables en el período. 74 Asignatura de “Contabilidad II” Continuando con el ejemplo: CALCULO DE LAS CUENTAS INCOBRABLES POR GRUPOS DE EDADES PROVISIÓN DE % QUE SE CONSIDERA GRUPO VALOR CUENTAS INCOBRABLE INCOBRABLES No vencidas C$ 18,000.0 1% C$ 180.0 1 - 30 día 10,000.0 3% 300.0 31 - 60 días 4,350.0 10% 435.0 61 - 90 días 1,000.0 20% 200.0 90 días y más 1,650.0 50% 825.0 T O T A L C$ 35,000.0 C$ 1,940.0 En el cuadro se presenta cada uno de los clientes y la antigüedad de cada uno de los saldos. Observe que a los clientes con saldos de mayor antigüedad se les ha asignado un porcentaje mayor de pérdida por incobrable. Por tanto, el valor de la provisión para cuentas incobrables es de C$ 1.940.0 y su registro contable sería: Cuenta Debe Haber Gastos por pérdidas en cuentas incobrables C$ 1,940.00 Provisiones para pérdidas por cuentas incobrables C$ 1,940.00 Veamos ahora el traslado al mayor: Gastos por pérdidas en cuentas incobrables C$ 1.940.00 Provisiones por pérdidas en cuentas incobrables C$ 1,940.00 Veamos ahora un ejemplo para explicar el cálculo de la antigüedad de saldos Utilizaremos el mismo ejemplo que se presentó en el tema del método de cancelación directa, donde se elaboraron los auxiliares de clientes para la empresa “El Redentor” A continuación se presentan los auxiliares para cada uno de los clientes: FECHA 01/8/03 01/8/03 05/8/03 06/8/03 10/8/03 18/8/03 20/8/03 30/8/03 CONCEPTO Saldo Inicial Venta Venta Caja Caja Caja Venta Caja CLIENTE: VÍCTOR GONZÁLEZ VENCIMIENTO DEBE HABER 16 Junio 09 agosto 15,000.0 13 agosto 12,600.0 10,500.0 18,000.0 10,000.0 28 agosto 24,200.0 10,000.0 SALDO C$ 25,500.0 40,500.0 53,100.0 42,600.0 24,600.0 14,600.0 38,800.0 28,800.0 FECHA 01/8/03 01/8/03 06/8/03 22/08/03 CONCEPTO Saldo Inicial Venta Caja Venta CLIENTE: BRAULIO MONTENEGRO VENCIMIENTO DEBE HABER 12 Julio --------09 agosto 18,000.0 60,000.0 28 agosto 15,600.0 SALDO C$ 52,000.0 70,000.0 10,000.0 25,600.0 75 Universidad Centroamericana. UCA FECHA 01/8/03 05/8/03 10/8/03 18/8/03 29/8/03 30/8/03 CONCEPTO Saldo Inicial Venta Caja Caja Venta Caja CLIENTE: MARLENE SÁNCHEZ VENCIMIENTO DEBE HABER SALDO 1 Julio ------C$ 80,000.0 13 agosto 35,000.0 115,000.0 50,000.0 65,000.0 35,000.0 30,000.0 7 septiembre 18,900.0 48,900.0 15,500.0 33,400.0 FECHA 01/8/03 01/8/03 05/8/03 06/8/03 10/8/03 29/8/03 CONCEPTO Saldo Inicial Venta Venta Caja Caja Venta CLIENTE: SOCORRO MARTÍNEZ VENCIMIENTO DEBE HABER SALDO 28 Julio ------C$ 24,500.0 09 Agosto 12,500.0 37,000.0 13 agosto 24,500.0 61,500.0 12,000.0 49,500.0 15,000.0 34,500.0 7 septiembre 15,000.0 49,500.0 Luego de elaborado los auxiliares, calcularemos la antigüedad de saldos para cada uno de los clientes al 30 de agosto: Iniciemos con el Cliente: Víctor González El saldo que tiene pendiente es de C$ 28.800.0. Veamos como se calcula la antigüedad de saldos. Del saldo al 30 de agosto: C$ 24,200.0 pertenecen a la venta del día 20 de agosto, con vencimiento el día 28 de Agosto, por tanto tiene una antigüedad de 2 días. C$ 4,600.0 que pertenecen a la venta de día 5 de agosto y convencimiento el 13 de agosto, por tanto tiene una antigüedad de 17días. De tal forma: C$ 24,200.0 con 2 días de vencida 4,600.0 con 17 días de vencida 28,800.0 Saldo total del cliente Continuemos ahora con el cliente: Braulio Montenegro El saldo pendiente del cliente es de C$ 25,600.0. Analizando su auxiliar podemos ver que aún no se ha pagado un saldo de C$ 10,000.0 de la venta del 1 de agosto con vencimiento el día 9 de agosto y por tanto tiene una antigüedad de 21 días. Así mismo la venta realizada el día 20 de agosto que vencía el 28 de agosto tampoco ha sido cancelada, por tanto el saldo tendrá una antigüedad de 2 días. Analicemos ahora la antigüedad de saldos del cliente: Marlene Sánchez El saldo pendiente a la fecha es de C$ 33,400.0, de los cuales C$ 18,900.0 pertenecen a la venta del día 29 de agosto y cuyo vencimiento es el 7 de septiembre. Este saldo no es una cuenta vencida, ya que estamos haciendo cierre al 30 de agosto. Luego tenemos un saldo de C$ 14,500.0 de la venta del día 5 de agosto y que vencía el día 13 de agosto. Este saldo se encuentra vencido y con una antigüedad de 17 días. 76 Asignatura de “Contabilidad II” Pasemos ahora a la cliente: Socorro Martínez. El saldo de la Sra. Martínez es de C$ 49,500.0, de los cuales C$ 15,000.0 aún no está vencido, ya que tiene fecha de pago el 7 de septiembre. Luego tiene un saldo de C$ 24,500.0 de la venta con fecha 5 de agosto y que vencía el día 13 de agosto. Este saldo tiene una antigüedad de 17 días. Otro saldo que tiene vencido la Sra. Martínez es de C$ 10,000.0, correspondiente a la venta de día 1 de agosto con vencimiento el 9 de agosto. Por tanto el saldo tiene una antigüedad de 21 días. Recordemos: Para el cálculo de la antigüedad de saldos es necesario utilizar el auxiliar para cada uno de los clientes, ya que éste contiene la información relacionada con el valor de las ventas realizadas, la fecha en que se efectuó la venta, así como la fecha de vencimiento. Esto nos ayudará a determinar el valor del saldo vencido. Ahora determinaremos el valor de la provisión para cuentas incobrables a través del método de antigüedad de saldos, tema que nos ocupa en esta unidad. Continuando con el ejemplo anterior: Para la determinación de la provisión para cuentas incobrables, se deben conocer los porcentajes que la empresa considera como incobrabilidad de acuerdo al nivel de antigüedad de los mismos. La empresa “Redentor”, ha considerado los siguientes porcentajes: No vencidas: 5% De 1 a 10 días de vencimiento: 15% De 11 a 20 días de vencimiento: 25% De 21 a 30 días de vencimiento: 30% De 31 días a más: 40% AUXILIAR DE CLIENTES Al 3O DE AGOSTO Cliente Total No vencida 1-10 días 11-20 días 21-30 días + de 31 días Víctor González C$ 28,800 C$ 24,200 C$ 4,600 Braulio Montenegro 25,600 15,600 C$ 10,000 Marlene Sánchez 33,400 C$ 18,900 14,500 Socorro Martínez 49,500 15,000 24,500 C$ 10,000 Totales C$ 137,300 C$ 33,900 C$ 39,800 C$ 43,600 C$ 20,000 Porcentajes 100% 25% 29% 32% 14% - Conocida estas tasas, procedemos a elaborar el siguiente cuadro: CALCULO DE LAS CUENTAS INCOBRABLES POR GRUPOS DE EDADES % QUE SE CONSIDERA PROVISIÓN DE CUENTAS GRUPO VALOR INCOBRABLE INCOBRABLES No vencida De 1 a 10 días De 11 a 20 días De 21 a 30 días De 31 a más 33,900.0 39,800.0 43,600.0 20,000.0 - 5% 15% 25% 30% 40% 1,695.0 5,970.0 10,900.0 6,000.0 24,565.0 77 Universidad Centroamericana. UCA ¿Cómo hemos calculado el valor en cada uno de los rangos? Para ello, hemos aglutinado los saldos de cada uno de los clientes de acuerdo con su grado de antigüedad. En el caso del ejemplo anterior, tenemos: En el primer rango de no vencidas: Saldo de C$ 15.000 Cliente Socorro Martínez Saldo de C$ 18.900 Cliente Marlene Sánchez Total.......C$ 33.900 En el rango de 1 a 10 días: Saldo de C$ 24.200 Cliente Víctor González Saldo de C$ 15.600 Cliente Braulio Montenegro Total.......C$ 39.800 En el rango de 11 a 20 días: Saldo de C$ 4.600 Cliente Víctor González Saldo de C$ 14.500 Cliente Marlene Sánchez Saldo de C$ 24.500 Cliente Socorro Martínez Total.......C$ 43.600 En el rango de 21 a 30 días: Saldo de C$ 10.000 Cliente Socorro Martínez Saldo de C$ 10.000 Cliente Braulio Montenegro Total.......C$ 20.000 Ahora bien, en el rango de 31 días a más no aparece ningún valor, ya que el saldo de los clientes no ha alcanzado ese nivel de antigüedad. Cuando hemos determinado el valor de las cuentas incobrables mediante éste método, procedemos al registro contable: Cuenta Debe Haber Gastos por pérdidas en cuentas incobrables C$ 24,565.00 Provisiones para pérdidas por cuentas incobrables C$ 24,565.00 Veamos ahora el traslado al mayor: Gastos por pérdidas en cuentas incobrables C$ 24,565.00 Provisiones por pérdidas en cuentas incobrables C$ 24,565.00 Concluyamos: Con el método de las antigüedades, podemos calcular la provisión para cuentas incobrables. Los pasos para la determinación de la provisión son: (1) Elaboramos el auxiliar para cada cliente (2) Calculamos la antigüedad de los saldos para cada cliente (3) Establecemos categorías considerando el nivel de antigüedad de cada saldo de clientes. (4) Aplicamos el porcentaje que el negocio ha considerado como incobrable al saldo en cada una de las categorías para determinar la provisión para cuentas incobrables. (5) Registramos la provisión para cuentas incobrables en las cuentas respectivas. 78 Asignatura de “Contabilidad II” 3) Cálculo de la provisión por cuentas incobrables considerando el valor de las ventas al crédito ¿Qué nos indica este método? Este método nos permite el cálculo de la provisión para cuentas incobrables a partir del monto total de las ventas al crédito que tiene la empresa en un período. Este método a diferencia de los anteriores, utiliza como referencia para el cálculo de la provisión para cuentas incobrables, el valor de las ventas a crédito facturadas. ¿Cuál es el procedimiento para la aplicación de este método? En primer lugar debemos conocer el nivel de ventas a crédito que han sido facturadas en el período. Posteriormente, se determina un porcentaje de incobrable. Usted se preguntará: ¿Y cómo determino este porcentaje? Pues bien, para la determinación de este porcentaje se pueden tomar algunos criterios, tales como, el criterio del departamento de ventas, provisiones para períodos anteriores o ya sea el que determinan las leyes fiscales. Si optamos por utilizar provisiones para periodos anteriores podremos apoyarnos de la siguiente ecuación: Porcentaje cobro dudoso Cuentas incobrables Saldo de clientes Después se aplica este porcentaje al valor total de las ventas al crédito. El resultado será la provisión para cuentas incobrables, valor con el cual haremos el registro contable. Veamos el siguiente ejemplo: Las ventas al crédito de una empresa son de C$ 245,000.0 y se ha considerado, de acuerdo al porcentaje de las provisiones de años anteriores un porcentaje de 1,5% de las ventas al crédito. El cálculo de las cuenta incobrables es: (C$ 245,000) (1.5%) = C$ 3,675.00 Recuerde que este porcentaje tomado como referencia para el cálculo de la provisión es a partir de una serie de criterios que han sido explicados anteriormente. Veamos el registro de diario para este ejemplo: Cuenta Debe Haber Gastos por pérdidas en cuentas incobrables C$ 3,675.00 Provisiones para pérdidas por cuentas incobrables C$ 3,675.00 Veamos ahora el traslado al mayor: Gastos por pérdidas en cuentas incobrables C$ 3,675.00 Provisiones por pérdidas en cuentas incobrables C$ 3,675.00 79 Universidad Centroamericana. UCA Veamos otro ejemplo: En el año 2003, el libro mayor de la empresa “El Caimán S.A.”, mostró un saldo de la cuenta de clientes por C$ 2,200,000. La experiencia de años anteriores nos indica lo siguiente: Año Saldo de clientes Cuentas incobrables 1999 C$ 1,000,000.00 C$ 30,000.00 2000 C$ 1,200,000.00 C$ 25,000.00 2001 C$ 1,750,000.00 C$ 32,000.00 2002 C$ 1,900,000.00 C$ 35,000.00 Total C$ 5,850,000.00 C$ 122,000.00 Porcentaje cobro dudoso Porcentaje cobro dudoso Cuentas incobrables Saldo de clientes 122,000.00 0.0208547 2.08% 5,850,000.00 La provisión de la perdida para cuentas incobrables se obtendrá al multiplicar el saldo de la cuenta por cobrar del año 2003 por el porcentajes resultante de años anteriores, en la forma siguiente: Provisión = (C$ 2,200.00.00) (2.08%) = C$ 45,760.00 Si la provisión de la perdida por cuenta incobrables, tenia un saldo acreedor de C$ 7,500.00, dicho monto se deberá restar a la provisión resultante, así: C$ 45,760.00 – C$ 7,500.00 = C$ 38,260.00 Veamos el registro de diario para este ejemplo: Cuenta Gastos por pérdidas en cuentas incobrables Provisiones para pérdidas por cuentas incobrables Debe C$ 38,260.00 Haber C$ 38,260.00 Veamos ahora el traslado al mayor: Gastos por pérdidas en cuentas incobrables C$ 38,260.00 Provisiones por pérdidas en cuentas incobrables C$ 38,260.00 Si la provisión de perdidas para la cuenta incobrable hubiese tenido un saldo deudor de C$ 7,500.00, dicho monto se debe sumar a la provisión resultantes, así: C$ 45,760.00 + C$ 7,500.00 = C$ 53,260.00 Veamos el registro de diario para este ejemplo: Cuenta Gastos por pérdidas en cuentas incobrables Provisiones para pérdidas por cuentas incobrables Debe C$ 53,260.00 Haber C$ 53,260.00 Veamos ahora el traslado al mayor: Gastos por pérdidas en cuentas incobrables C$ 53,260.00 80 Provisiones por pérdidas en cuentas incobrables C$ 53,260.00 Asignatura de “Contabilidad II” d. Ajustes por la provisión para cuentas incobrables Cuando estamos utilizando el método de las provisiones para el registro de cuentas incobrables, puede existir cierta variación con la pérdida real en cuentas por cobrar, ya que dicha provisión es una proyección a fin de mantener los registros contables acordes con los principios generales de contabilidad es decir acumular los gastos en el período correspondiente a los ingresos devengados. Analicemos: Cuando la empresa estima el valor de las cuentas incobrables, generalmente va a tener diferencias con el valor real de la pérdida por mermas en las cuentas incobrables ocurrida en el período. Esto significa que pueden ocurrir dos situaciones: 1) Que la pérdida real sea mayor que la provisión para cuentas incobrables. 2) Que la pérdida real sea menor que la provisión para cuentas incobrables. Debido a estas variaciones, habrá que hacer algunos asientos de ajuste al cierre del período contable. ¿Qué tipo de ajustes se utilizan? Estos ajustes serán de acuerdo al saldo de la cuenta de provisiones por incobrables. Tendremos dos tipos de ajustes: 1) Cuando la cuenta de provisiones tiene un saldo deudor. Esto significa que la pérdida real es mayor que la provisión registrada. 2) Cuando la Cuenta de Provisiones tiene un saldo acreedor. En este caso, la pérdida real es menor que la provisión registrada. Veamos el siguiente ejemplo: El saldo de las Cuentas por cobrar al finalizar el año era de C$ 200,000.00 y se estimó un 1% como cuentas incobrables que dio como resultado un valor de C$ 2,000 (C$ 200,000.00 * 1%). Veamos el registro: Cuenta Gastos por pérdidas en cuentas incobrables Provisiones para pérdidas en cuentas incobrables C$ Debe 2,000.00 Haber C$ 2,000.00 Veamos ahora el traslado al mayor: Gastos por pérdidas en cuentas incobrables C$ 2.000.00 Provisiones por pérdidas en cuentas incobrables C$ 2,000.00 Ahora bien, ¿Qué quiere decir, que la cuenta de provisiones tenga un saldo deudor? Significa que al registrar la pérdida real, debitándola en la cuenta de provisiones y saldando la cuenta nos queda un saldo deudor. 81 Universidad Centroamericana. UCA Continuando con el ejemplo anterior: Veamos ahora cómo se realizará el ajuste. Consideremos que al final del período contable, la cuenta de Provisiones para cuentas incobrables tenía un saldo deudor de C$ 500.00. El asiento de ajuste en este caso sería: Gastos por pérdidas en cuentas incobrables 1) 2,000 A1) 500 2,500 Provisiones por pérdidas en cuentas incobrables 2) 2,500 2,000 (1 500 (A1 2,500 2,500 Cuentas por cobrar S) 2,000 2,500 (2 Analicemos los registros anteriores: Recordemos que habíamos dicho que la cuenta de provisiones tenía un saldo deudor de C$ 500 y esto quería decir que la pérdida real era mayor. Observe el asiento No. 2, si la cuenta de provisiones tiene un saldo deudor de C$ 500, quiere decir que la pérdida real es de C$ 2,500, de manera que al restar los débitos de los créditos en la cuenta nos quedará un saldo deudor de C$ 500. En este caso, el asiento de ajuste es un cargo a gastos, ya que debemos aumentar el valor del gasto por pérdidas en cuentas incobrables. ¿En cuánto deberá aumentar la cuenta de gastos? El aumento debe ser de C$ 500, para alcanzar el valor de la pérdida real que asciende a C$ 2.500. El crédito lo haremos a la cuenta de provisiones y de esta forma la cuenta quedará cerrada, que es el objetivo de los asientos de ajuste al cierre contable en dicha cuenta. ¿Qué pasará ahora, si la cuenta de Provisiones tiene un saldo acreedor de C$ 500.00? El asiento de ajuste sería el siguiente: Esto significa que la pérdida real es menor que la provisión registrada y por tanto la cuenta de provisiones conservará su saldo acreedor, ya que los débitos serán menores que los créditos registrados en la cuenta: A partir del ejemplo anterior veremos que: Gastos por pérdidas en cuentas incobrables 1) 2,000 500 (A1 1,500 Provisiones por pérdidas en cuentas incobrables A1) 500 2,000 (1 2) 1,500 2,000 2,000 Cuentas por cobrar S) 200,000 1,500 (2 Para que la cuenta de provisiones tenga un saldo acreedor, la pérdida real ascendió a C$ 1,500. De esta forma, al restar los créditos de los débitos correspondientes, la cuenta conserva su saldo acreedor de C$ 500. 82 Asignatura de “Contabilidad II” Observe el asiento de ajuste (A1) Este asiento se realizó haciendo un cargo a la cuenta de provisiones y un crédito a la cuenta de gastos. ¿Porqué un crédito a la cuenta de gastos? Veamos la lógica de este registro. Esto significa un crédito a la cuenta de gastos, ya que como la pérdida real es menor, es decir de C$ 1,500.0 y cuando registramos la provisión lo hicimos con un valor de C$ 2,000.0, debemos ajustar este gasto a su valor real, a C$ 1.500, es por ello que disminuimos la cuenta de gastos en C$ 500 y esa disminución se representa por un crédito. Ahora, el débito a este asiento de ajuste, se ha realizado a la cuenta de provisiones. En primer lugar, para ajustar la provisión registrada al valor de la pérdida real. En segundo lugar, para cerrar la cuenta de provisiones al final del ejercicio contable. Recuerde: Es importante aclarar que al decir “que la cuenta de provisiones tiene un saldo deudor” significa que la cuenta de provisiones al calcular su saldo, se hace a través de una comparación con la pérdida real. Es decir que la pérdida real tendrá que debitarse a la cuenta de provisiones, de manera que, al restar el total de créditos con los débitos de la cuenta nos dará un saldo deudor, ya que los débitos son mayores a los créditos. e. Presentación en el balance general de la provisión para cuentas incobrables Para finalizar, el estudio del tema, expliquemos como es la presentación de la cuenta llamada “clientes” o “cuentas por cobrar”, cuando utilizamos el método de las provisiones. BALANCE GENERAL ACTIVO Circulante Caja Bancos Cuentas por cobrar (-) incobrables Inventarios 10,000.00 50,000.00 200,000.00 ( 10,000.00) 190,000.00 20,000.00 270,000.00 Observe que las cuentas por cobrar se mantienen siempre a su valor histórico y se colocan debajo de este valor, la provisión para cuentas incobrables. Esta operación se hace en la primera columna del balance general y el resultado de esta operación se registra en la segunda columna. 83 Universidad Centroamericana. UCA Concluyamos: A diferencia de método de cancelación directa, se utiliza una cuenta llamada “Provisiones para cuentas incobrables”, donde se van acumulando las provisiones cada vez que la empresa tiene saldo en la cuenta de clientes. Otra diferencia es el momento del registro contable. Cuando una empresa utiliza este método lo hace cumpliendo con el principio de contabilidad generalmente aceptado llamado de “acumulación”, lo que permite que los gastos sean registrados en el período que corresponde. Así mismo, el cálculo de esta provisión se hace mediante 3 formas, ya sea como porcentaje del saldo de cuentas por cobrar, de las ventas a crédito o mediante la antigüedad de saldos. Ahora bien, independiente de la forma utilizada para el cálculo, el registro es el mismo. Es decir que para el registro de la provisión se hace un cargo a la cuenta de “gastos por pérdidas en cuentas incobrables” y un crédito a la cuenta de “provisiones para cuentas incobrables”. 84 Asignatura de “Contabilidad II” Ejercicios 1. Todas las ventas de la Compañía Cole S.A. se hacen a crédito y no otorga descuentos por pronto pago. A continuación se presenta un resumen de los cobros a clientes y las cancelaciones incobrables(son clientes que no podrán pagar sus adeudos con la empresa) en un período de dos años: Año 1 2 Ventas C$ 40,000.0 50,000.00 Cobro de cuentas por cobrar C$ 28,000.0 45,000.0 Pérdidas por cuentas por cobrar C$ 1,500.0 1,200.0 La Compañía Cole utiliza el método de cancelación directa para registrar las pérdidas por cuentas incobrables. Determine: a. ¿Qué importe de pérdidas en cuentas incobrables se registrará cada año? ¿Cuál es el asiento de diario? b. ¿Cuál será el monto total de cuentas por cobrar en el Balance General al fin de cada año? 2. La empresa “La mercantil”, tiene en la cuenta de mayor de clientes los siguientes saldos al 31 de julio de 2003: CLIENTE María López Ruth Galeano Juan Soza Pedro Pérez SALDO C$ 25,530.0 13,560.0 56,505.0 89,789.0 VENCIMIENTO 30 de julio 28 de junio 25 de julio 7 de agosto A partir de los datos anteriores, registre en el libro diario las operaciones siguientes: María López paga 30% de su deuda pendiente, más un 2% de intereses moratorios por el valor total de su deuda a la fecha. Se ha considerado que el saldo del cliente Juan Soza, se considera incobrable. Pedro Pérez cancela deuda pendiente a la fecha, la empresa le descuenta 2% por pronto pago. Juan Soza paga el 80% de la deuda pendiente que inicialmente se creía incobrable. La empresa cobra al Sr. Soza un interés moratorio del 3% del saldo a la fecha más C$ 500 por gastos legales. Dos meses después se considera que el saldo pendiente del Sr. Soza es totalmente incobrable. 3. La empresa Confort, realizó durante el año 2001, ventas al crédito por un monto de C$ 1,200,00. Se presentaron devoluciones sobre las ventas equivalentes al 5% y rebajas sobre ventas con un importe de C$ 5,000. Después de una revisión exhaustiva, se estima que el 1% de las ventas netas a crédito registradas pueden resultar ser incobrables. Determine el calculo de las provisiones para perdidas en cuentas incobrables, considerando que se tenia un saldo acreedor de C$ 8,000 en cuentas incobrables antes del ajuste de fin de año. Así mismo efectué los asientos de ajustes y del mayor general. También indique como deberá ser presentado en el balance general. 4. La Empresa "El Buen Gusto" presenta un saldo en las cuentas por cobrar de C$ 122,500 al 31 de Marzo del 2004, mismo que se encuentra distribuido entre cuatro clientes: CLIENTE Manuel Aguirre Leonel García Coralia López Isidro Paz C$ C$ C$ C$ SALDO 35,000.00 22,000.00 42,000.00 23,500.00 VENCIMIENTO 15 Marzo 15 de Marzo 30 de Marzo 05 de Abril 85 Universidad Centroamericana. UCA Las operaciones que se realizaron con la cuenta de clientes durante el mes de Abril fueron las siguientes: VENTAS DEL MES DE ABRIL DE 2004 03 Abril 10 Abril Cliente Saldo Vence Saldo Vence Saldo Vence Manuel 35,000 15/03 10,000 13/04 Leonel 22,000 15/03 30,000 20/04 Coralia 42,000 30/03 Isidro 23,500 05/04 7,500 13/04 5,000 20/04 Totales 122,500 17,500 35,000 15 Abril 23 Abril Saldo Vence Saldo Vence 15,000 25/04 5,000 25/04 20,000 25/04 20,000 02/05 40,000 20,000 29 Abril Saldo Vence 10,000 8/05 15,000 8/05 25,000 COBROS EN EL MES DE ABRIL 2004 Cliente 05 Abril 15 Abril 25 Abril 30 Abril Manuel Leonel Coralia Isidro Totales 20,000 20,000 35,000 15,000 90,000 15,000 15,000 10,000 25,000 25,000 5,000 45,000 10,000 15,000 5,000 30,000 Total pagado 45,000 50,000 60,000 35,000 190,000 La empresa El Buen Gusto ha considerado los siguientes porcentajes de provisión por perdida en las cuentas incobrables: No vencidas 1 a 10 días 11 a 20 días 21 a 30 días Mas de 30 días 5% 10% 15% 20% 25% Se pide considerando la antigüedad de saldos que: a. Presente los auxiliares para cada uno de los clientes b. Calcule la antigüedad de saldos c. Elabore el auxiliar de clientes al 30 de Abril 2004 d. Calcule las cuentas incobrables por grupo de edades e. Presente los registros contables correspondientes (diario y Mayor general) y la forma en que se presentaran en el balance general. 5. En el año 2002, el libro mayor de la distribuidora “El Facilito” mostró un saldo de la cuenta de clientes por C$ 7,800,000.00. Tiene la siguiente información de periodos anteriores: Año Saldo de clientes Cuentas incobrables 1998 C$ 2,000,000.00 C$ 50,000.00 1999 C$ 1,500,000.00 C$ 15,000.00 2000 C$ 950,000.00 C$ 12,000.00 2001 C$ 1,300,000.00 C$ 15,000.00 Total C$ 5,750,000.00 C$ 92,000.00 Se solicita: a. Encuentre el porcentaje de cobro dudoso b. ¿Cuál será la provisión de la perdida para cuentas incobrables? c. ¿Cuál será la perdida en cuenta incobrable si la provisión de la perdida por cuenta incobrables, tuviera un saldo acreedor de C$ 10,000.00? Registre en el diario y traslade al mayor d. ¿Cuál será la perdida en cuenta incobrable si la provisión de la perdida por cuenta incobrables, tuviera un saldo deudor de C$ 10,000.00? Registre en el diario y traslade al mayor 86 Asignatura de “Contabilidad II” IV unidad: “Operaciones en moneda extranjera” 87 Universidad Centroamericana. UCA Presentación de la cuarta unidad Generalmente las empresas dedicadas al comercio están adquiriendo artículos en el exterior, es decir realizando contratos de compra con personas o instituciones de otros países cuyo negocio es exportar bienes hacia otros países llamados, proveedores extranjeros. Estos contratos son negociados entre la empresa comercializadora, llamada el importador, con el proveedor extranjero y se detalla la forma como se enviará el pedido, la fecha cuando será enviado, el valor de los bienes, etc. Sin embargo, las empresas comercializadoras, no realizan los pagos en moneda nacional y necesitan utilizar una moneda equivalente para hacer el envío al proveedor en otro país. A diferencia de los proveedores nacionales, la contabilización de los proveedores extranjeros, debe tener un tratamiento especial, pues al momento de la entrada de los artículos al país, éstos deben ser nacionalizados y los importadores deberán pagar una serie de impuestos y gastos aduaneros a fin de poner a la venta dichas mercancías. Debido a estas particularidades, se requiere especial contabilización y dichos registros no podrán mezclarse con el registro de la cuenta de proveedores nacionales. En la presente unidad estudiará las técnicas contables relacionadas con el registro de una importación, así como la elaboración de la liquidación de una importación, es decir el proceso que llevan a cabo los importadores para nacionalizar las mercancías que han comprado en el extranjero. Posteriormente continuaremos con el registro contable de cada una de las operaciones que se refieren a la importación de bienes desde el extranjero. Para ello utilizaremos la información que brinda la Ley de Impuesto sobre la renta, ya que es el instrumento que guía la realización de esta actividad. En ella se explican detalladamente los impuestos que se gravan a las importaciones, así mismo conoceremos el mecanismo de control interno para la contabilización en los libros de contabilidad. Así pues, usted podrá ampliar su estudio a través de una lectura más profunda sobre la ley de impuestos sobre la renta a fin de tener un excelente conocimiento y aplicación de la ley. 88 Asignatura de “Contabilidad II” Objetivos de la cuarta unidad 1. Identifico las características básicas de una importación a crédito. 2. Establezco las diferencias entre una importación a precio FOB y una importación a precio CIF. 3. Identifico los principales impuestos que son aplicados en Nicaragua al momento de internación o nacionalización de una mercancía importada. 4. Aplico el procedimiento de liquidación de una importación en la solución de un caso práctico. 5. Explico el procedimiento de registro contable de una importación a través del auxiliar de proveedores extranjeros. 6. Identifico los ajustes que deben realizarse en el auxiliar de proveedores extranjeros al momento de una pérdida o ganancia cambiaria. 7. Explico el procedimiento contable de una importación a través del registro en los libros generales de contabilidad. 8. Valoro el papel del responsable de la contabilidad dentro de una organización, desde el punto de vista ético y moral. Contenido de la cuarta unidad A. Operaciones en moneda extranjera. Liquidación de una Importación. 1. Importación 2. Proveedores extranjeros 3. Contrato a precio FOB 4. Contratos a precio CIF B. Liquidación de una importación B. Aplicación de una liquidación de importaciones. C. Registro contable de una importación. 1. Auxiliar de Proveedores 2. Ejemplo de un registro contable de importaciones 89 Universidad Centroamericana. UCA A. Conceptos generales Los comerciantes, empresas industriales, empresas del sector agropecuario etc., regularmente necesitan determinados bienes como mercancías, materias primas, maquinarias e implementos que por varios motivos no es posible adquirir en el mismo país donde radican, sino en mercados del extranjero. Para adquirir dichos bienes, las empresas establecen contactos con personas o instituciones de otros países, quienes facilitarán la adquisición de todos los bienes necesarios para desarrollar sus actividades productivas. 1. Importación El primer concepto de importancia que debemos explicar es una importación: Una importación es toda actividad o transacción económica, ya sea de crédito o de contado entre una empresa y un proveedor extranjero, relacionados con la compra de bienes, productos o servicios que no son de origen nacional. ¿Y cómo se lleva a cabo esta transacción económica? Para que esta transacción se lleve a cabo se necesita la existencia de un contrato previo entre el proveedor y el importador, donde se establezcan las condiciones sobre las cuales se desarrollará el negocio, en este contrato se especifica: precio del producto, condiciones de entrega, responsabilidad del exportador o proveedor extranjero y del importador, gastos asumidos por el exportador e importador, etc. 2. Proveedor Usted podrá preguntarse, ¿Quién es un proveedor? Un proveedor es la persona o empresa radicada en el extranjero con quien se lleva a cabo la operación de compra-venta de ciertos bienes. Las empresas establecen negociaciones a través de intermediarios o bien directamente. Estas negociaciones son plasmadas en contratos de importación, donde se detallan las condiciones de compra-venta. Estos contratos de importación pueden realizarse de dos formas: Importaciones de contado Importaciones de crédito En las importaciones de contado, el importador paga el valor de la mercancía inmediatamente que recibe el pedido, al valor de la moneda extrajera. Observe: Es importante destacar las formas de contrato para una importación, ya que este tipo de transacciones, no presentan, contablemente ningún problema, basta adquirir la cantidad necesaria en divisas extranjeras, pagar su equivalente en moneda nacional y enviarla al proveedor. 90 Asignatura de “Contabilidad II” Otra forma es la importación de crédito. Esta es la forma de importaciones hechas por la empresa a crédito, con el compromiso de pago, tiempo después de recibida la mercancía. Veamos la diferencia con la primera forma: En el caso de una importación de crédito, la fecha de recepción de las mercancías y la fecha en que se paga su importe, son diferentes y por tanto, el tipo de cambio de la moneda extranjera pudo haber variado y adquirirla para liquidar la operación habrá de realizar una erogación mayor o menor al precio pactado en el contrato al momento de la compra de la mercancía. De ahí que la diferencia resultante redunde en utilidad o pérdida financiera, según favorezca o perjudique al importador. Para el registro contable de las compras hechas en mercados del extranjero, deberán registrarse, tanto en moneda nacional como extranjera. Ahora bien, cuando una empresa realiza importaciones, debe conocer cierta terminología de gran utilidad para definir detalladamente las condiciones del contrato de importación. Hay un aspecto de gran importancia relacionado con el costo de las mercancías o bienes y la forma de envío de las mismas. En las importaciones existen dos tipos de contrato de costo4: Contrato a precio FOB Contrato a precio CIF Estudiemos cada uno de ellos: 3. Contrato a Precio FOB ¿Qué significan la terminología: F.O.B Esta terminología traducida del inglés significa: “Free On Board” y en español “Libre A Bordo” En este caso, el vendedor o proveedor, sitúa las mercancías a bordo de un buque en el puerto de embarque que aparece en el contrato de venta. El riesgo por pérdida o daño de las mercancías se traspasa del vendedor al comprador cuando pasan las barandillas del buque. Expliquemos con más detalle: Una importación a precio FOB, considera realizada la entrega en el momento que la mercadería pasa la borda del buque. El título de propiedad lo retiene el vendedor hasta que el comprador cumpla con los pagos respectivos. Expliquemos ahora, las obligaciones que debe cumplir tanto el importador como el proveedor, cuando negocian una venta a precio FOB: En este tipo de transacciones el vendedor debe cumplir las siguientes obligaciones: Enviar la mercancía conforme a lo contratado y acompañada de la documentación estipulada en el contrato. 4Tomado del texto: INCOTERMS 1980. Reglas internacionales para la interpretación de términos comerciales. 91 Universidad Centroamericana. UCA Entregar la mercancía a bordo del buque designado por el comprador y en el puerto acordado conforme a los usos que rijan allí, en la fecha convenida o dentro del plazo estipulado, dando aviso inmediato al comprador de que se ha realizado la entrega en buque. Abonar todos los gastos que origine la verificación de las calidades, medidas, pesos, etc Obtener por su cuenta y riesgo, cuanta documentación administrativa sea necesaria para poder exportar la mercancía. Facilitar por su cuenta el recibo abordo demostrando que la mercancía se ha entregado a bordo del buque designado. Estudiemos ahora las obligaciones del comprador: Fletar un buque o reservar espacio suficiente a bordo de uno por su cuenta avisando a tiempo al vendedor el nombre del buque, del lugar de la carga a la fecha, o plazo de ellos, en que se ha de realizar la carga en el buque. Abonar todos los gastos y asumir todos los riesgos de la mercancía desde el momento en que se pase la borda del buque en el puerto estipulado. Cumplir con el compromiso de pago. 4. Contratos a precio CIF Expliquemos que nos indica la terminología CIF: Estas son siglas en inglés Cost Insurance Freight. C.I.F, significa el Costo de la mercancía, Seguro para el traslado de la mercancía y Fletes que constituye el costo de transporte de las mercancías. Recuerde: Una importación a precio CIF, incluye el costo de fletes y seguros, gastos de aduana. El comprador asume todos estos gastos, así como los impuestos respectivos a las importaciones. En este tipo de contratos, existen también obligaciones que debe cumplir el vendedor o proveedor y el comprador o importador. Veamos las obligaciones del vendedor: 92 Enviar la mercancía al importador, junto con todos aquellos documentos exigidos por la ley. Asumir los costos de transporte de la mercancía hasta el puerto de destino, así como pagar los fletes y los gastos de descarga. Cargar las mercancías en el tiempo estipulado y notificar al comprador. Obtener una póliza de seguro marítimo que cubra los riesgos de transporte. Facilitar al comprador, conocimiento del embarque, facturas, pólizas de seguro, etc. Proporcionar el embalaje habitual. Pagar los derechos e impuestos que deberá satisfacer hasta el momento de ser cargados derivados de la exportación. Asignatura de “Contabilidad II” Expliquemos ahora las obligaciones del comprador: Aceptar los documentos cuando los presente el vendedor, si están de acuerdo con lo estipulado en el contrato de compra-venta y pagar el precio convenido. Recibir la mercancía en el puerto de destino convenido Asumir los riesgos de la mercancía desde el momento en que éstos hayan, efectivamente sobrepasado la borda del buque en puesto de embarque. Pagar los derechos arancelarios y cualquiera otros derechos e impuestos exigibles en el momento de la importación. Veamos el ejemplo siguiente: Un importador ha recibido del proveedor extranjero documentos de embarque de la mercancía establecida en el contrato de compra-venta. El costo FOB de las mercancías es de U$ 2,000.0. Los gastos de Fletes y Seguros para el traslado de la mercancía hasta el puerto del importador son de C$ 1,500.0. El tipo de cambio es de C$ 15.5/1U$. COSTO FOB DE MERCANCÍAS C$ 31,000.0 = (U$ 2,000) (C$ 15.50) (+) FLETES Y SEGUROS 1,500.0 COSTO CIF DE LA MERCANCÍA C$ 32,000.0 Observe que para la determinación del costo CIF de la mercancía importada sumamos al costo FOB los gastos relacionados con el transporte y seguros por el traslado de los productos. Concluyamos: Es importante hacer una diferenciación entre una importación a precio FOB y una importación a precio CIF. En primer lugar las importaciones a precio FOB son aquellas en las que el importador paga al proveedor, el costo de la mercancía, sin incluir gastos relacionados con impuestos o seguros que serán responsabilidad del importador luego de que el proveedor ha puesto la mercancía en el puerto. Una importación a precio CIF, es cuando al precio FOB de la mercancía se le agregan los gastos de fletes y seguros hasta llegar a puerto del importador. 93 Universidad Centroamericana. UCA B. Liquidación de una importación En este segundo tema, estudiaremos el procedimiento utilizado para la liquidación de una importación. ¿Qué es una liquidación de una importación? La liquidación de una importación es un procedimiento utilizado por los importadores a fin de introducir las mercancías al mercado nacional. 1. Obligaciones establecidas para la importación En nuestro país un importador no podrá comercializar su mercancía si no cumple con una serie de obligaciones establecidas para la importación. Estas obligaciones están relacionadas con la “nacionalización de las mercancías” y para ello, se requiere de: a. Pago de impuestos de internación b. Gastos aduaneros. Explicaremos los distintos impuestos de internación aplicados en la internación o nacionalización de las importaciones. a. Impuestos de Internación Cuando las empresas importan mercancías requieren la nacionalización de las mercancías, cumplir con una serie de requisitos relacionados al pago de ciertos impuestos. Los impuestos que deberá cumplir todo importador, son los expresados en la ley de impuestos sobre Los Gravámenes a las importaciones, estos impuestos son los siguientes: 1) 2) 3) 4) 5) El impuesto selectivo al consumo (ISC) Impuesto de Timbres Fiscales Los derechos arancelarios de importación (DAI) Aranceles temporales de importación (ATP) Impuesto General al valor (IGV) Expliquemos cada uno de los impuestos: 1) Impuesto Selectivo al Consumo (ISC): Este impuesto ha sido creado a partir del establecimiento de la Ley de Equidad Fiscal aprobada en el año 2003, quedando derogado el decreto n° 23-94, Impuesto Específico de Consumo (IEC), publicado en la Gaceta Diario Oficial, N° 113 del 17 de junio de 1994, y el anexo “A” publicado en la Gaceta, Diario Oficial N° 111, del 13 de junio de 1997 y sus reformas. En el Título IV de la Ley de Equidad Fiscal se explican las normas sobre las cuales se aplica este impuesto. El ISC se aplica según la base imponible de forma selectiva al consumo de bienes contenidos en el anexo de la Ley y conforme al artículo 69 de la misma. El impuesto es de etapa única, de aplicación monofásica, no acumulativa y con pagos fraccionados. La 94 Asignatura de “Contabilidad II” naturaleza e incidencia del ISC es sobre bienes en su primera enajenación, independientemente del número de negociaciones que posteriormente se realicen. La tasa de Impuesto Selectivo de Consumo es entre 0% hasta 59%, siendo los de mayores tasas de impuesto aquellos bienes que comprenden la industria fiscal, como por ejemplo, cigarrillos, Licores, etc. ¿Quiénes son sujetos del ISC? Son sujetos de este impuesto, en la importación o internación de mercancías, las personas naturales o jurídicas o unidades económicas que las introduzcan o a cuyo nombre se efectúe la internación. Así como en la enajenación de mercancías de producción nacional; el fabricante o productor no artesanal. ¿Cuándo se causa este impuesto? En la importación o internación de mercancías, el impuesto se causa al momento de aceptación de la póliza de importación o formulario de internación. En la enajenación de mercancías de producción nacional, el impuesto se causa desde el momento de la emisión de la factura o documento respectivo; cuando se pague o abone al precio de la mercancía; o cuando se efectúe la entrega. También surge el impuesto, y se entiende como enajenación, en el caso de autoconsumo por la empresa o funcionarios. Hecho generador, base imponible y liquidación: Para los efectos del presente decreto se entiende por: Enajenación: Todo acto o contrato que conlleve la transferencia de la propiedad o del poder para disponer de un bien corporal como propietario, independientemente de la denominación que las partes le den y de la forma de pago del precio. Se entenderá también por enajenación el uso o consumo que el productor hiciese de las mercancías producidas por él y los faltantes de inventarios no justificados; y Importación: Es la introducción al país de bienes tangibles extranjeros. Obligaciones de los importadores: Los importadores, personas naturales o jurídicas que realicen importaciones o internaciones de mercancías gravadas con el ISC, estarán obligados al cumplimiento de las siguientes obligaciones: Llevar libros y registros auxiliares a que están obligados legalmente, en especial registros diarios y actualizados de sus importaciones, producción y ventas de bienes o mercancías gravadas por el ISC. Presentar ante las autoridades fiscales, cuando éstas lo requieran, las pólizas o documentos comprobatorios de la adquisición u origen de los bienes o mercancías 95 Universidad Centroamericana. UCA afectas al impuesto. Presentar los recibos oficiales de caja que amparen el pago de los derechos arancelarios de importación y demás gravámenes. Base imponible: La Base imponible para el ISC comprende el valor en aduana, más los Derechos Arancelarias de Importación y cualquier otro cobro que figure en la declaración aduanera de importación o formulario aduanero de internación. No formarán parte de esta base imponible el IGV y las multas. No formarán parte de la base imponible el monto de las rebajas, descuentos, bonificaciones y demás deducciones del precio autorizado por la DGI. 2) Impuesto de timbres fiscales (ITF) Este impuesto, es aplicado a las importaciones de bienes y de acuerdo a la Ley de Equidad Fiscal queda derogado el Decreto N° 136 sobre la Ley de Impuesto de Timbres (ITF) publicado en la Gaceta N° 229 del 28 de noviembre de 1985. Quedando vigente el establecido por el artículo 15 de la presente Ley. 3) Derechos Arancelarios de Importación (DAI) Son los gravámenes contenidos en el Arancel Centroamericano de Importaciones y que se aplican a la importación de mercancías sobre el valor CIF de las mismas. La tasa máxima de aplicación es del 20% sobre el valor CIF, aunque las tasas aplicada pueden variar por acuerdos entre países. 4) Arancel Temporal de Protección (ATP) Es también un gravamen ad-valorem que se aplica sobre el valor CIF de las mercancías importadas. Según la Ley de justicia tributaria y comercial, la tasa de este arancel será del 5% a partir del primero de julio de 1997, excepto para los bienes detallados en el Reglamento de esta Ley, cuyas tasas de ATP están en un rango de 5% a 30%. 5) Impuesto General al Valor (IGV) Es un impuesto de aplicación general que grava el consumo de bienes y servicios. Se aplica de forma que incida una sola vez en las diversas negociaciones que se realicen al rededor de un mismo bien. Esto significa que el contribuyente únicamente pagará la diferencia entre el impuesto a su cargo (débito fiscal) y el que le hubieren trasladado o el que hubiere pagado en la importación de bienes y servicios de importación (crédito fiscal). Están gravados por el IGV los siguientes actos o actividades, siempre que se realicen en el territorio nacional: Enajenación de bienes Prestación de servicios Otorgamiento del uso o goce de bienes Importación de bienes. Aplicación del IGV para las importaciones 96 Asignatura de “Contabilidad II” Expliquemos la aplicación del IGV para el caso de las importaciones: Se considerará efectuada la importación en territorio nacional desde el momento en que el bien queda a disposición del importador en el recinto aduanero o fiscal nicaragüense. También se considerará efectuada en territorio nacional, la importación del bien realizada mediante franquicia aduanera (libre de impuesto) y posteriormente enajenado a personas que no gozan de franquicia dentro de los plazos que estipula la ley. A continuación explicaremos la forma de aplicación de los gravámenes de importación: Según la Ley de Impuestos sobre la Renta, la forma correcta de aplicación de los gravámenes a la liquidación de una importación es la siguiente: (1) Al valor FOB de la mercancía, se le suman los gastos de Seguros, Fletes, para obtener el valor CIF de la mercancía. Para el caso que estuviéramos importando diferentes tipos de mercadería, el total de seguros y fletes se deben prorratear de la siguiente manera: Fletes Seguros % Total FOB El porcentaje resultante deberá ser multiplicado por el FOB individual para cada tipo de mercadería, el resultado se adicionara al FOB de cada mercadería, para encontrar el CIF individual. Lo mismo haremos si los honorarios consulares no vienen detallados para cada articulo o mercadería. Para calcular el valor del CIF Total, se agregan los gastos por honorarios consulares. Veamos el siguiente ejemplo: Encontremos el CIF total, suponiendo que la Farmacia la Popular adquirir en el extranjero 03 tipos de fármacos. Se firmo contrato el 14 de Marzo del 2003 con el Laboratorio “MMM” de Suiza. La compra incluía 100 unidades del fármaco 001 por U$ 25 por unidad (U$ 2,500), 300 unidades del fármaco 002 a U$ 15 por unidad (U$ 4,500) y 75 unidades del fármaco 003 a U$ 55 por unidad (U$ 4,125). El 30 de Marzo el Laboratorio Suizo envió comprobante de gastos por los siguientes conceptos: Fletes Seguros Honorarios consulares Total de gastos U$ 500 300 300 U$ 1,100 Los tres tipos de fármacos tendrán un FOB total de U$ 11,125 (U$ 2,500+ U$ 4,500+ U$ 4,125). Fletes Seguros 500 300 800 0.071910112 11,125 11,125 Total FOB 97 Universidad Centroamericana. UCA Antes de calcular el CIF, para los tres tipos de fármacos, determinaremos la proporción de gastos de flete y seguro que corresponde a cada uno de los productos y luego se lo sumaremos al costo FOB total de cada fármaco, de la siguiente manera: FOB Total x Porcentaje prorrateado = CIF fármaco 001 CIF fármaco 002 CIF fármaco 003 U$ 2,500 4,500 4,125 11,125 0.071910112 0.071910112 0.071910112 Gasto por flete y seguro U$ 2,500 + U$ 179.80 4,500 + 323.60 4,125 + 296.60 11,125 FOB Total + CIF fármaco 001 CIF fármaco 002 CIF fármaco 003 = = = = Gasto por flete y seguro U$ 179.80 323.60 296.60 U$ 800.00 CIF = = = U$ 2,679.8 4,823.6 4,421.6 U$ 11,925.0 Ahora calcularemos el CIF total para los tres tipos de fármacos, para ello debemos agregar los gastos por honorarios consulares, equivalentes a U$ 300, pero prorrateado para los tres productos, de la siguiente manera: Honorarios consulares Total FOB 300 0.026966292 11,125 Gasto honorarios consulares = U$ 67,40 = 121.40 = 111.20 U$ 300.00 FOB Total x Porcentaje prorrateado = CIF fármaco 001 CIF fármaco 002 CIF fármaco 003 U$ 2,500 x 4,500 x 4,125 x 11,125 CIF CIF fármaco 001 CIF fármaco 002 CIF fármaco 003 0.026966292 0.026966292 0.026966292 + U$ 2,679.8 + 4,823.6 + 4,421.6 + U$ 11,925.0 Gasto honorarios consulares U$ 67,40 121.40 111.20 U$ 300.00 = CIF TOTAL = = = U$ 2,747.20 4,945.00 4,532.80 U$ 12,225.00 Como podemos observar el CIF total por la adquisición de los tres fármacos provenientes del laboratorio Suizo ascenderá a U$ 12,225. (2) Al valor CIF de la mercancía se le gravan los impuestos de DAI (Derechos Arancelarios de Importación), ATP(Arancel Temporal de Protección) y el ITF (Impuesto de Timbres Fiscales) y el valor del TSIM (Tasa por el Servicio de la importación de mercancía, valorada según su peso - toneladas -) (3) Al valor CIF más impuesto (CIF + DAI + ATP + ITF + TSIM) se le aplica la tasa de ISC (Impuesto Selectivo de Consumo). (4) Posteriormente, el IGV, es gravado sobre el valor CIF + impuestos. 98 Asignatura de “Contabilidad II” (5) Algo muy importante, es que para la determinación del costo de la mercancía no deberá considerarse el valor del IGV gravado al importador, ya que es acreditable en la declaración final de IGV. (6) Luego de aplicado los impuestos, el importador, deberá calcular el costo de las mercancías vendidas y determinar el precio de venta para cada uno de los bienes. b. Gastos aduaneros A continuación explicaremos cómo deberá calcularse el costo y el precio de venta unitario El costo unitario de la mercancía importada estará dado por: Valor CIF de la mercancía (+) Impuesto gravados por importación (ISC, ITF, ATP, DAI, TSIM) Gastos aduaneros = Costo total de la importación Costo unitario Costo total de la importacion Numero de unidades importadas El costo total de la importación además de incluir los impuestos que por Ley deberán gravar una importación se le adiciona cualquier gasto aduanero que se cause como resultado de la importación y nacionalización de la mercancía. En el caso de los gastos aduaneros, se utilizará lo establecido en el artículo 38 de la Ley de Justicia Tributaria y Comercial, que explica lo siguiente: Se establece una tasa por servicios aduaneros de cincuenta centavos 0.50 de peso centroamericano, o su equivalente en moneda nacional, por cada tonelada bruta o fracción, aplicable a toda importación definitiva de mercancías, excepto aquellas que ingresen por la vía postal sin carácter comercial. La tarifa aduanera por almacenaje de mercancías será de dos pesos centroamericanos diarios por cada tonelada bruta o fracción que se liquidará conforme a la paridad legal del córdoba respecto al peso centroamericano. Luego de calculado el costo de la mercancía se procede a aplicarle el margen de comercialización que el importador va a obtener por la venta de ésta. La suma del costo unitario más el margen de ganancia o comercialización nos da el precio de venta unitario. Por tanto, Precio de venta Unitario = Costo unitario + margen de ganancia Para determinar el valor a pagar por el consumidor, se le calcula al precio de venta el valor del IGV a gravarse por la venta. Esto significa que: Precio de venta (+) IGV (15%) Valor a pagar por el consumidor Recuerde: 99 Universidad Centroamericana. UCA Es importante que el importador conozca el IGV que retendrá como producto de la venta al consumidor. Este valor servirá para acreditar el IGV que al momento de la internación de la mercancía tuvo que pagar a la Dirección General de Ingresos. ¿Qué significa “acreditación de impuestos”? De acuerdo con la Ley de Impuesto General al Valor, éste solo debe ser causado o aplicado a un bien una sola vez. Quiere decir, que el último IGV cobrado al último cliente de la cadena de comercialización será el valor total que deberá gravarse a un determinado bien. Usted se preguntará: ¿Y el IGV que ha pagado el importador? Simplemente, el importador recuperará el IGV pagado a través del IGV cobrado al cliente. A esto se le llama acreditación. El IGV pagado por el importador será un valor a su favor. Veamos un ejemplo: Si el importador ha pagado a la Dirección General de Ingresos un IGV C$ 2,500.0 en el mes de Enero cuando realizó la importación y al vender totalmente las mercancías ha retenido a los consumidores un IGV por C$ 3,000.0 al mes de Junio, significa que : Impuesto pagado por el importador (+) Impuesto pagado por el consumidor Impuesto a declarar C$ 2,500.00 C$ 3,000.00 C$ 500.00 Analicemos el ejemplo anterior: Cuando decimos que el IGV solamente grava una vez a los bienes, significa que el impuesto máximo que se deberá retener es de C$ 3,000 que es el último valor retenido a los clientes. Si el importador ya hizo un pago previo de C$ 2,500 al momento de internar las mismas mercancías, quiere decir que para completar el valor total del impuesto gravado a esta mercancía faltan C$ 500. ¿ Cuánto es lo que entera a la DGI, el importador? En realidad entera ambos valores, ya que por la Ley, deberá además de pagar el IGV al momento de la importación, también deberá pagar el IGV que ha retenido al cliente. Esto da un total de IGV pagado de C$ 5,500. Sin embargo, a dicho valor se le restará el IGV que realmente se grava a la mercancía, que es de C$ 3,000 y la diferencia, los C$ 2.500, constituyen un saldo a favor del importador. ¿El Fisco devuelve ese dinero al importador? Pues, tiene que devolverlo; sin embargo, en la práctica esto es un proceso un poco engorroso y complicado, ya que la Dirección General de Ingresos tarda mucho tiempo en reintegrar el dinero al importador. La práctica más común es que el Fisco aplique dicho saldo a favor del importador, para el pago de otros impuestos que éste tiene que pagar. C. Aplicación de una liquidación de importaciones Para explicar el proceso de una liquidación de importación, consideremos el ejemplo siguiente: 100 Asignatura de “Contabilidad II” La empresa Comercial S.A. importa a México, unidades del producto X. Para el mes de agosto, la empresa realizó un pedido de 50 unidades del producto X a un costo FOB por unidad de U$ 16.0. El costo de fletes y seguros asciende a U$ 450.0, honorarios consulares por U$ 130.0. Los impuestos para la internación de estas mercancías son los siguientes: DAI............................………10% ATP.........................…......... 5% TSIM.................................... Para la cantidad importada ascienden a C$ 500 ISC.......................................15% IGV.......................................15% Otros costos de internación..C$ 1,500 La empresa utiliza un margen de comercialización de 30% para el establecimiento del precio de venta. Para iniciar el proceso de internación de la mercancía, elaboremos la hoja de liquidación de importación. Empresa Comercial S.A HOJA DE LIQUIDACIÓN DE IMPORTACIÓN Proveedor: Marty´s Company País de Origen: México Factura N° 22335 COSTOS EXTERNOS Total Art. Unidad Cant. FOB U$ 1 2 3 4 X unidad CIF U$ 5 50 800.00 1,250.00 Costos de Internación Honorarios Total Total CIF Consulares CIF U$ C$ 6 7 Fecha: 25 de Agosto de 2003 8 DAI ATP 9 10 Aranceles Aduaneros Base Base TSIM impositiva ISC Impositiva ISC IGV 11 12 13 14 IGV 15 Otros Costo Costo Costos Unitario Total C$ C$ C$ 16 17 18 130.00 1,380.00 21,390.00 2,139.00 1,069.50 500.00 25,098.50 3,764.78 28,863.28 4,329.49 1,500.00 30,363.28 607.27 En este caso la hoja de liquidación consta de 18 columnas: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. Detalle del artículo o mercancía importada Unidad de medida utilizada para representar la mercancía Cantidad o número de unidades importadas El costo FOB total. En este caso, el total FOB se obtuvo de la multiplicación del número de unidades importadas por el costo FOB unitario. (50 unidades x U$ 16 = U$ 800). El valor CIF se calculó mediante la suma del FOB total más los fletes y seguros. (U$ 800 + U$ 450 = U$ 1,250). Detalle de honorarios consulares por la internación de mercancías, es decir U$ 130. El total CIF se ha calculado sumando al valor CIF los horarios consulares (U$ 1,250+ U$ 130 =U$ 1,380). Se detalla el valor CIF en moneda nacional. Utilizaremos un tipo de cambio de C$ 15.5 por dólar (U$ 1,380.0 * C$ 15.5 = C$ 21,390). El derecho arancelario de importación se obtuvo, multiplicando el total CIF en córdobas por la tasa aplicada de 10% ( C$ 21,390.0 x 10% = C$ 2,139) Aranceles temporales de 5% = CIF total en córdobas por la tasa del 5% (C$ 21,390 x 5% = C$ 1,069.50). El valor pagado por servicios en la importación de mercancías ha sido valorado en función del peso en toneladas métricas de las mercancías importadas. Suponiendo que el peso equivale a 1000 toneladas, se multiplica por la tasa establecida en la ley de C$ 0.50 centavos por tonelada, equivalente a C$ 500. Se calcula la base imponible sobre la cual se aplicará el impuesto selectivo de consumo ISC. Esta base se calcula sumando el total CIF en córdobas más el DAI, más ATP, más TSIM. (C$ 21,390 +C$ 2,139 + C$ 1,069.50 +C$ 500= C$ 25,098.5). Se aplica el Impuesto Selectivo de Consumo del 15% al valor de la base imponible calculada en la columna #12 ( C$ 25,098.5 x 15% = C$ 3,764.78). 101 Universidad Centroamericana. UCA 14. Se calcula la base para la aplicación de la Tasa de Impuesto General al Valor IGV. Se suma la base impositiva para el ISC (columna #12) más el valor del ISC (columna #13). C$ 25,098.5 + C$ 3,764.78 = C$ 28,863.28. 15. Se calcula el IGV, aplicando a la base impositiva del IGV, la tasa de impuesto de 15% (C$ 28,863.28 x 15% = C$ 4, 329.49). 16. Detalle de los otros gastos aduaneros necesarios para la internación de la mercancía, los cuales ascienden a C$ 1,500. 17. El costo total de la mercancía se obtiene sumando el valor de la columna #14 más los otros costos que aparecen en la columna #16. (C$ 28,863.28 + C$ 1,500 = C$ 30,363.28). Observemos que para el cálculo del costo total no debe incluirse el valor del IGV, tal como lo establece la Ley. 18. El costo unitario promedio se obtiene dividiendo el costo total de la importación entre el número de unidades importadas. (C$ 30,363.28/50 unidades = C$ 607.27) Continuemos ahora con la determinación del costo unitario y precio de venta unitario, recordando que el margen de ganancia establecido para el precio de venta es del 30% y el IGV corresponde a un 15%. Cálculo del costo unitario y precio de venta Costo Unitario (+) 30% margen de ganancia Precio de venta (+) IGV que pagará el consumidor Precio que pagará el consumidor C$ 607.27 C$ 182.18 C$ 789.45 C$ 118.42 C$ 907.87 IGV a declarar Efecto del acreditamiento en la declaración: IGV retenido por la venta de mercadería C$ 5,921.00 (C$ 118.42 x 50 unidades = C$ 5,921) (-) IGV pagado a la aduana por la importación C$ 4,329.49 C$ 1,591.51 IGV a declarar Observe: El acreditamiento consiste en restar del impuesto aplicado al precio de venta al consumidor el total de impuesto pagado al momento de la internación de la mercancía, enterando únicamente la diferencia que resulte de la operación. Sinteticemos: El acreditamiento obtenido por la retención del Impuesto General al Valor (IGV), ocurre cuando el vendedor le aplica dicho impuesto a los artículos comprados por un cliente. El impuesto retenido al consumidor final, servirá para recuperar el valor del IGV pagado al momento de la nacionalización de la mercancía. Por tanto, el acreditamiento causará un saldo a favor del vendedor. 102 Asignatura de “Contabilidad II” Resumamos: Las importaciones son operaciones de compra-venta de bienes que no están accesibles en el país y por tanto se tiene que adquirir en el extranjero. Las importaciones de contado son compras que hacen los importadores con un desembolso inmediato del valor de la importación. Las importaciones pueden realizarse a precio FOB, que incluyen el valor de la mercancía y a precio CIF, cuando al precio FOB de las mercancías se le agregan los gastos de fletes y seguros para trasladar la mercancía hasta el país del importador. Para internar o nacionalizar una mercancía importada se deben pagar una serie de impuestos, llamados “impuestos de internación o importación”. En nuestro país, los impuestos que deben pagarse, son el Impuesto Selectivo de Consumo (ISC), Impuesto de Timbres Fiscales, los Derechos Arancelarios de Importación (DAI), el Arancel Temporal de Protección (ATP) y el Impuesto General al Valor (IGV). La aplicación de estos impuestos, dependerá del tipo de mercancías que se importen. El pago de impuestos, se representa a través de la liquidación de una póliza de importación, la que detalla el valor de las mercancías más los impuestos correspondientes. Para determinar el costo de las mercancías se debe suma el Valor CIF más los impuestos de internación, más otros gastos aduaneros, excluyendo el IGV. El precio de venta estará determinado por el costo de la importación más el margen de ganancia. 103 Universidad Centroamericana. UCA D. Registro contable de una importación Recordemos: En los temas anteriores explicamos claramente el procedimiento utilizado para realizar la liquidación de una importación. Es importante también recordar la definición general de la liquidación de una importación: La liquidación de una importación es el procedimiento a través del cual un importador puede nacionalizar una mercancía que ha sido comprada en el extranjero. La liquidación incluye una serie de impuestos como el DAI (Derecho Arancelario de Importación, Impuesto de Timbres Fiscales (ITF), ATP (Arancel Temporal de Protección), ISC (Impuesto Selectivo de Consumo), así como el IGV(Impuesto General al Valor). ¿Cuál es la relación de la liquidación de una importación con el registro contable? Una liquidación de importación brinda la información necesaria sobre los desembolsos que un importador debe realizar a fin de internar una mercancía. Así mismo, permite guardar información relacionada con el impuesto acreditable, estamos hablando del Impuesto General al Valor (IGV). 1. Auxiliar de proveedores extranjeros. Registro contable Definamos qué es un auxiliar de proveedores: Un auxiliar de proveedores es una cuenta de mayor donde se contabilizan las operaciones relacionadas estrictamente con proveedores extranjeros. Esta cuenta permite a la empresa llevar un control exhaustivo de cada uno de los contratos de importación que realiza con los distintos proveedores que un negocio tiene en el extranjero. Cada proveedor extranjero deberá registrarse en un auxiliar. Veamos el formato que se utiliza para la cuenta de proveedores extranjeros: Empresa “X” Auxiliar de Proveedores NOMBRE: DIRECCIÓN: PAÍS: Fecha Concepto SUBCUENTA: MONEDA: CONDICIONES: F Moneda Extranjera Debe Haber Saldo TC Moneda Nacional Debe Haber Saldo Expliquemos el formato anterior: Las empresas para el control de sus deudas con los proveedores, utilizan una cuenta denominada Auxiliar de proveedores, donde se registran cada una de las operaciones que se van realizando al momento de las importaciones de mercancías al crédito. Este auxiliar deberá 104 Asignatura de “Contabilidad II” llevarse tanto en moneda nacional como extranjera, con el fin de controlar todas aquellas ganancias o pérdidas cambiarias. Está compuesto de: Fecha de la operación Concepto: Es la contracuenta de la cuenta de proveedores extranjeros El Folio (F): Es un valor que permite relacionar el registro en el auxiliar y el libro diario. Débitos, Créditos y Saldos en moneda extranjera El tipo de cambio (TC) utilizado en cada operación Débitos, Créditos y Saldos en moneda nacional Cuando se está contabilizando una importación, se utiliza una cuenta temporal denominada “Mercancías en tránsito” Expliquemos el concepto de Mercancías en tránsito: Esta se define como una cuenta temporal, es la contracuenta de Proveedores extranjeros, y se utiliza para el registro de las mercancías no recibidas aun por el importador y que está en manos del proveedor extranjero. El proveedor extranjero ha enviado al importador un documento donde aparece el valor de las mercancías, las cuales serán enviadas posteriormente. Se contabiliza al costo de las mercancías según lo negociado con el exportador. Para la contabilización se efectúa de la siguiente manera: Veamos el siguiente ejemplo: Recibimos documentos de embarque sobre mercancías con un costo FOB de $ 4,000 al tipo de cambio de C$ 15 x U$ 1. El asiento de diario sería el siguiente: Mercancías en tránsito C$ 60,000 Proveedores extranjeros C$ 60,000 Esto significa que las mercancías no han sido enviadas pero el contrato de compra está hecho y el importador debe acreditar la deuda con el proveedor inmediatamente recibido el documento de embarque. Hemos registrado el valor de las mercancías en córdobas o moneda nacional. Este valor se obtiene al multiplicar los U$ 4,000 por el tipo de cambio a la fecha que era de C$ 15 por U$ 1. La cuenta de mercancías en tránsito será cancelada al momento del recibo y nacionalización de la mercancía. Esta cuenta se cerrará contra la cuenta de Almacén. Es decir, cuando la empresa traslada la mercancía a sus bodegas. ¿Existe algún inconveniente para el negocio, por el hecho de estar haciendo un contrato en moneda extranjera? Esta pregunta es muy interesante, ya que en nuestro país el tipo de cambio está constantemente variando y al momento que un importador paga su deuda con el proveedor extranjero, por efecto del tipo de cambio, tendrá que utilizar más córdobas para comprar la misma cantidad de dólares que tendrá que enviar al proveedor. 105 Universidad Centroamericana. UCA En este caso, estamos hablando de un concepto contable denominado “pérdidas cambiarias”. Cuando se contabiliza una importación, pueden suceder dos tipos de ajustes a la cuenta de proveedores: La primera es cuando el tipo de cambio aumenta, el importador tendrá que pagar más córdobas para adquirir la misma cantidad de dólares. Expliquemos mejor este concepto: Cuando la empresa realiza transacciones en moneda extranjera, ésta va cambiando periódicamente su valor respecto a la moneda nacional, por tanto, el contador deberá realizar ajustes periódicos a la cuenta de proveedores extranjeros. Veamos un ejemplo: Supongamos que un importador ha contratado con un proveedor extranjero, la compra de mercancías por U$ 4,000 a un tipo de cambio de C$ 15 por U$ 1. Al momento del recibo de documento de embarque, la empresa registrará: Mercancías en tránsito C$ 60,000 Proveedores extranjeros C$ 60,000 Ahora supongamos que 15 días después el importador ha recibido la mercancía y debe enviar el giro por el valor de la deuda adquirida a un tipo de cambio de C$ 15.21 por U$ 1. Los U$ 4,000 multiplicados por el tipo de cambio a la fecha de C$ 15.21, da como resultado un valor en moneda nacional de C$ 60,840 Analicemos que ha sucedido en este caso: Considerando un tipo de cambio mayor, al momento de cancelar la deuda, el importador desembolsará más córdobas para comprar la misma cantidad de dólares. Existiendo una diferencia de C$ 840. Este valor constituirá la pérdida cambiaria. El segundo tipo de ajuste es cuando el tipo de cambio disminuye, al momento de pagar la deuda. Ahora bien, si el tipo de cambio en lugar de aumentar con respecto a la moneda nacional, sufre una disminución, estaremos hablando de una ganancia cambiaria, ya que el importador, necesitará menos córdobas para adquirir la misma cantidad de dólares que tiene registrado en su auxiliar en concepto de deuda con los proveedores. Tomando como referencia el ejemplo anterior: Supongamos que el tipo de cambio al momento de cancelar la deuda de U$ 4,000 es de C$ 14.9 por U$ 1. El importador requiere menos córdobas para adquirir la misma cantidad de dólares. Si multiplicamos los U$ 4.000 por el nuevo tipo de cambio, C$ 14.9, tendremos un resultado de C$ 59,600. Con ello el importador ha experimentado una ganancia cambiaria de C$ 400, ya que la deuda inicialmente era de C$ 60,000.0, cuando el tipo de cambio era mayor. Recuerde: Estos ajustes a la cuenta de proveedores extranjeros, deberán realizarse en dos momentos: 1. Cuando el importador cancele totalmente la deuda con el proveedor extranjero. 106 Asignatura de “Contabilidad II” 2. Cuando la empresa hace cierre de balance y en dicha fecha existe un saldo pendiente de pago en el auxiliar de proveedores extranjeros. En este sentido las cuentas básicas a utilizar para la contabilización son las siguientes: Proveedores extranjeros: Cuenta de origen acreedora. Cuando existen pérdidas cambiarias, deberá acreditarse el valor correspondiente a la pérdida. Cuando se experimente ganancias cambiarias se debitará el valor de la ganancia obtenida. Gastos financieros: Cuenta de origen deudora. En esta cuenta registraremos las pérdidas cambiarias producidas por el tipo de cambio. Productos o Ingresos Financieros: Cuenta de origen acreedora, en la cual se registrará el valor de las ganancias cambiarias producidas por variaciones en el tipo de cambio. Continuando con el ejemplo anterior: Cuando la empresa había experimentado una pérdida cambiaria de C$ 840, el asiento de diario sería: Gastos Financieros Pérdida cambiaria C$ 840 Proveedores extranjeros C$ 840 Cuando el negocio experimenta ganancias cambiarias de C$ 400, el asiento sería: Proveedores extranjeros C$ 400 Ingresos Financieros Ganancia cambiaria C$ 400 2. Aplicación del registro contable de una operación con proveedores extranjeros. Para explicar más detalladamente el tema, desarrollaremos el ejemplo de la Empresa Comercial y utilizaremos la información de la hoja de liquidación. La Empresa “La Comercial”, ha hecho un contrato de importación de mercancías con un proveedor extranjero residente en México. A continuación le presentamos las operaciones: El 1. de Agosto recibimos del Sr. Montes, México documentos de embarque de su factura #22335 por U$ 800 (Costo FOB) estando el tipo de cambio a C$ 15.5 x 1. El 6 de Agosto recibimos del Sr. Montes comprobantes de gastos de fletes, seguros y derechos que efectuó por nuestra cuenta y cuyo importe ascendió a U$ 450 al tipo de cambio de C$ 15.5 x1. Así mismo se han pagado honorarios consulares por U$ 130.0 El 9 de Agosto le enviamos al Sr. Montes un giro por U$ 300, adquiridos al tipo de cambio C$ 15.51x U$ 1. El 30 de Agosto se practica balance al tipo de cambio de C$ 15.53 x U$ 1. El 20 de Septiembre le enviamos al Sr. Montes un giro por el importe del saldo a su favor, estando el tipo de cambio a C$ 15.54 x U$ 1. El de 20 de Septiembre se recibe en el puerto mercancías enviadas por el proveedor. Los impuestos a pagar en aduana para la nacionalización de la mercancía: DAI:10% ISC: 15% ATP: 5% IGV: 15% TSIM: C$ 500 Otros costos: C$ 1,500.0 107 Universidad Centroamericana. UCA El margen de comercialización: 30% Unidades recibidas :50 unidades Elaboremos ahora el auxiliar de proveedores: Auxiliar de Proveedores NOMBRE: DIRECCIÓN: PAÍS: SUBCUENTA: MONEDA: CONDICIONES: Moneda F TC Moneda Nacional Extranjera Fecha Concepto Debe Haber Saldo Debe Haber Saldo 1/08 Recibimos factura #22335 por venta de 50 unidades 800 800 15.5 12,400.0 12,400.0 X 6/08 Recibimos comprobante de gastos en fletes, seguros, derechos y honorarios consulares (U$ 450 580 1,380 15.5 8,990.0 21,390.0 + U$ 130) 9/08 Enviamos giro bancario por abono a factura #22335 300 1,080 15.51 4,653.0 16,737.0 30/08 Diferencial cambiario al mes de agosto 15.53 35.4 16,772.4 20/09 Cancelación de saldo de factura # 22335 y gastos 1,080 0 15.54 16,783.2 -10.8 20/09 Diferencial cambiario al cancelar factura #22335 y 10.8 0 gastos Expliquemos los registros anteriores: Observe, que las operaciones que se han registrado en el auxiliar de proveedores son aquellas que se efectuaron con el proveedor: La primera operación del día 1/08se acreditó en la cuenta de proveedores extranjeros, ya que el importador adquirió una deuda por $800 multiplicada por el tipo de cambio, nos da un valor en córdobas de C$ 12,400.0. Se realiza un débito a la cuenta Mercancías en Tránsito, ya que aún no se ha recibido la mercancía. En la operación número dos, se acreditó en la cuenta de proveedores extranjeros el valor de los fletes y seguros pagados por el proveedor a nombre del importador. Este valor se multiplico por el tipo de cambio para conocer el monto en córdobas de C$ 8,990.0. En la operación número tres, se registró un pago hecho a los proveedores, por tanto su contracuenta es la cuenta de banco, donde se acreditó el valor correspondiente. El asiento número cuatro se utilizó para realizar un ajuste por cierre de balance. Se hizo un ajuste a la cuenta de proveedores, considerando un tipo de cambio de C$ 15.53 por U$ 1 y la deuda incrementa a C$ 16,772.4. A un tipo de cambio de C$ 15.51, la deuda representaba un valor de C$ 16,737. El asiento correspondiente a éste ajuste será un débito a gastos financieros y un crédito a proveedores extranjeros por C$ 35.4. Recordemos que: Cuando una empresa hace cierre de balance y tiene deuda pendiente con proveedores extranjeros deberá actualizar el saldo de la cuenta, cuando el tipo de cambio varía, en relación a la moneda extranjera. Continuando con el ejemplo: 108 En la operación numero cinco, se muestra el registro correspondiente a la cancelación total de la deuda pendiente con el proveedor. Sin embargo, aquí nos encontramos con otro problema, el tipo de cambio ha incrementado a C$ 15.54 por U$ 1, por tanto el negocio desembolsó C$ 16, 783.2, es decir, la deuda al 20 de septiembre asciende a U$ 1,080.0 multiplicados por el nuevo tipo. En la ultima operación, la empresa ha tenido otra pérdida cambiaria por C$ 10.80, ya que la deuda al cierre de balance era de C$ 16,772.40. Asignatura de “Contabilidad II” El asiento contable es el siguiente: 1) Se hizo un crédito a la cuenta de banco por el valor total de la deuda, es decir C$ 16,783.20 y el débito se realizó a la cuenta de proveedores extranjeros. 2) Posteriormente registramos la pérdida cambiaria de C$ 10.80, haciendo un crédito a la cuenta de proveedores extranjeros y un débito a la cuenta de gastos financieros. Luego de explica el procedimiento para la elaboración del auxiliar de proveedores, continuemos con los asientos en los libros de diario y mayor. Iniciemos con los asientos de diario: 1) 1/08 Mercancía en transito (U$ 800 x C$ 15.50) C$ 12,400 Proveedores extranjeros C$ 12,400 Estamos registrando el valor de las mercancías a costo FOB, según el documento de embarque enviado por el proveedor extranjero. 2) 06/08 Mercancía en transito (U$ 580 x C$ 15.50) C$ 8,990 Proveedores extranjeros C$ 8,990 Registramos el valor de los fletes, seguros y honorarios consulares, según el documento enviado por el proveedor extranjero. 3) 9/08 Proveedores extranjeros (U$ 300 x C$ 15.51) C$ 4,653 Banco C$ 4,653 El registro se refiere al pago parcial que el importador ha hecho al proveedor extranjero 4) 30/08 Gastos financieros Perdidas cambiaria C$ 35.4 Proveedores extranjeros C$ 35.4 En esta fecha se ha realizado un cierre de balance, y se incluye en la contabilidad, el valor de la pérdida cambiaria. 5) 20/09 Proveedores extranjeros (U$ 1,080 x C$ 15.54) C$ 16,783.20 Gastos financieros Perdidas cambiarias C$ 10.80 Banco C$ 16,783.20 Proveedores extranjeros C$ 10.80 Este registro corresponde a la contabilización de la cancelación de la deuda pendiente con el proveedor y a la vez el registro de la pérdida cambiaria por la variación del tipo de cambio. 6) 20/09 Mercancía en transito C$ 8,973.28 Banco C$ 8,973.28 Este registro nos indica el valor total de los impuestos pagados por el importador para internar la mercancía en el país. Estos impuestos incluyen, el Impuesto Selectivo de Consumo (C$ 3,764.78), el 109 Universidad Centroamericana. UCA Arancel Temporal de Protección (C$ 1,069.50), el TSIM (C$ 500), el Derecho Arancelario de Importación (C$ 2,139)y los gastos de internación (C$ 1,500). Se excluye el IGV, ya que no forma parte del costo del producto. Esto podrán confirmarlo mediante la comparación con la liquidación de la importación. 7) 20/09 Almacén C$ 30,363.28 Mercancía en transito C$ 30,363.28 E valor de las mercancías incluye el costo FOB, más los fletes, honorarios consulares, seguros y los impuestos registrados anteriormente. Con ese valor se cancela la cuenta de mercancías en tránsito y las unidades son trasladadas a la cuenta de almacén de la empresa. Estas son mercancías nacionalizadas y listas a la venta. 8) 20//09 IGV acreditable C$ 4, 329.49 Banco C$ 4, 329.49 Solamente, nos haría falta el registro del IGV pagado por el importador. Dicho impuesto es acreditable del impuesto cobrado al consumidor final, se convierte en un activo circulante, y la cuenta utilizada se llamará IGV acreditable. Esta cuenta será cancelada, cuando se vendan todas las mercancías y se haya registrado el IGV cobrado al cliente final. Continuemos ahora con los asientos de mayor: Mercancías en Tránsito 1) 12,400.0 30,363.28 (7 2) 8,990.0 6) 8,973.28 30,363.28 Banco 4,653.0 (3 16,783.20 (5 8,973.28 (6 4,329.49 (8 34,738.97 Almacén 7) 30,363.28 Proveedores extranjeros 3) 4,653.0 12,400.0 (1 5) 16,783.20 8,990.0 (2 35.4 (4 10.80 (5 21,436.2 21,436.2 Gastos financieros 4) 35.40 5) 10.80 46.20 IGV Acreditable 8) 4,329.49 En los registros anteriores se muestra el traslado de cada operación al libro mayor, así como los saldos finales. La cuenta de mercancías en tránsito es utilizada para el registro de las mercancías, cuando éstas no han sido recibidas aún. Posteriormente, cuando dichas mercancías son nacionalizadas son enviadas a la cuenta de almacén. Forman parte del costo de las mercancías, el costo de compra de cada unidad más los impuestos de internación y los aranceles aduaneros. El Impuesto General al Valor (IGV) es registrado como un activo, el cual será acreditado del Impuesto General al Valor pagado por el cliente al momento de comprar dicho artículo en el local del importador. Ejercicios Ejercicio N° 1 La empresa El Carmen S.A. importa a Nicaragua , refrigeradoras, provenientes de la muy prestigiada empresa Sears. Para el mes de Diciembre, la empresa El Carmen S.A., realizó un pedido de 200 110 Asignatura de “Contabilidad II” refrigeradoras a un costo FOB por unidad de U$ 150. El costo de fletes y seguros asciende a U$ 700, honorarios consulares por U$ 400. El tipo de cambio es C$ 16.50 por dólar. Los impuestos para la internación de estas mercancías son los siguientes: DAI............................………10% ATP.........................…......... 5% TSIM.................................... Para la cantidad importada ascienden a C$ 50 ISC.......................................15% IGV.......................................15% Otros costos de internación..C$ 700 (gastos aduaneros) Peso de la mercancía equivale a 100 toneladas Tasa establecida por ley C$ 0.50 centavos por tonelada La empresa utiliza un margen de comercialización de 40% para el establecimiento del precio de venta. Se pide: a. Elabore la hoja de liquidación de importación b. Presente los cálculos efectuado en cada una de las 18 columnas que componen el formato. c. Determine el costo unitario y el precio de venta unitario. d. Calcule el IGV a declarar. Ejercicio N° 2 El dueño de la Empresa “La Oportunidad S.A.”.requiere de hacer cierre de operaciones al 30 de Abril de 2002, actualmente se dedica a la compra-venta de Refrigeradoras y televisores. El problema radica en que el dueño no tiene idea alguna de la forma de registrar todas aquellas operaciones relacionadas con la compra de mercancías al extranjero. Ahora, se le solicita a usted, que le ayude al dueño de la Empresa “La Oportunidad S.A.”. Las transacciones efectuadas por la Empresa relacionadas con el caso son las siguientes: 1. Se firmó contrato el día 14 de Febrero de 2002 con la Empresa “Exitosa S.A.” de México, la compra fue de 25 refrigeradoras y tres docenas de televisores a un precio FOB unitario de $ 250 y $ 80 respectivamente (tipo de cambio vigente: C$ 14.8 por U$ 1) 2. El día 28 de Febrero de 2002, se envió remesa en dólares al proveedor extranjero (México), correspondiente al 50% de la deuda con la “Exitosa S.A.” (t/c = C$ 14.85 por U$ 1) 3. El día 12 de Marzo de 2002, de México enviaron comprobantes de gastos por los siguientes conceptos: (t/c = C$ 14.9 por U$ 1) Fletes Seguros Honorarios Consulares Total Refrigeradoras Televisores Total 180 70 U$ 250 120 60 180 100 50 150 400 180 U$ 580 4. 15 de marzo. La Empresa envió remesa por un monto equivalente al 70% de la deuda pendiente con la Empresa Mexicana. (T/C = C$ 14.98 por U$ 1) 5. Se realizó un cierre de balance al 30 de marzo de 2002. El tipo de cambio es de C$ 15 por U$ 1 6. 4 de abril. se canceló en su totalidad la deuda pendiente con el proveedor extranjero. El tipo de cambio es de C$ 15.18 por U$ 1 111 Universidad Centroamericana. UCA 7. El día 8 de abril, para efectos de retirar la mercancía de la aduana, se pagó con cheque la cantidad de C$ 5,500 por refrigeradores y C$ 2,000 por televisores, en concepto de aranceles y otros gastos respectivamente, así como los impuestos siguientes: ATP: DAI: IEC: ISC: 5% 15% 10% 15% C$ 2,000 (refrigeradoras) y C$ 800 TSIM: (televisores) IGV: 15% Margen de ganancia: 20% Para aquellos gastos cuyos desembolsos incluyen ambas mercancías, se deberá realizar una distribución de acuerdo al peso proporcional que tiene cada mercancía con relación al costo FOB total. Ejercicio N° 3. La empresa del Norte, desea realizar los asientos correspondientes a la cuenta de proveedores extranjeros, dada la información siguiente: El 5 de julio se reciben documentos de embarque, factura #4832 de la compañía SETA por importaciones de los siguientes productos: TC: C$ 14.98 por U$ 1 Producto Unidades Precio FOB unitario X Y Z 36 24 75 U$ 125 86 75 El 9 de julio enviamos un giro a nombre del proveedor equivalente al 20% del valor de la deuda pendiente a la fecha. el tipo de cambio C$ 15.01 por U$ 1 El 12 de julio recibimos factura en concepto de gastos pagados por el proveedor que deberán ser cancelados por nosotros. TC: C$ 15.10 por U$ 1 Fletes U$ 600 Seguros 780 Honorarios Consulares 280 El 14 de julio recibimos comprobante de factura #4696, en concepto del segundo pedido: TC: C$ 15.15 por U$ 1 Producto Unidades Precio FOB unitario A B 45 28 U$ 300 180 El 16 de julio cancelamos un 50% de lo adeudado a la fecha, enviando un giro. TC: C$ 15.18 por U$ 1 El 30 de julio se practica balance al tipo de cambio de C$ 15.21 por U$ 1 El 8 de agosto cancelamos el resto de la deuda. TC: C$ 15.25 por U$ 1 El 12 de agosto recibimos mercadería del primer pedido, pagamos en concepto de impuestos y otros gastos, de la siguiente manera: Otros gastos aduaneros C$ 4,800 112 Asignatura de “Contabilidad II” ISC 10% ATP 3% DAI 10% C$ 2,000 (Producto X), C$ 2,500 TSIM (producto Y) y C$ 1,250 (producto Z) IGV 15 El margen de comercialización que se espera obtener por la venta de estas mercancías es del 25% sobre el precio de venta. Para la distribución de gastos de fletes, seguros, honorarios consulares y gastos aduaneros, utilice el peso proporcional que tiene cada una de las mercancías con relación al Costo FOB total. Se pide: 1. Los asientos en el auxiliar de proveedores extranjeros. 2. La hoja de liquidación de importación para el primer pedido. 3. Registro de operaciones en el libro diario y mayor. 113 Universidad Centroamericana. UCA V Unidad: “Manejo de cuentas especiales 114 Asignatura de “Contabilidad II” Presentación de la quinta unidad Estimado estudiante: Hemos llegado a la ultima unidad, con lo que se supone hemos construido una gran cantidad de conocimientos contables que han permitido tener una amplia visión sobre el quehacer de la contabilidad. Cada una de las unidades estudiada en la presente asignatura ha contribuido en el aprendizaje de una serie de procesos que ocurren en la contabilidad, relacionados con aspectos específicos dentro de esta área. En la presente unidad, abordaremos un tema de gran importancia, como es el manejo de las mercancías. La temática a desarrollar en esta unidad se relaciona con las operaciones que se llevan a cabo a través de la compra-venta de mercancías entregadas a un comisionista en consignación. Esto significa que, existe una relación comercial entre el comisionista y el dueño de la mercancía, quien da los productos en consignación. De igual forma, la empresa, comúnmente tiene en sus activos circulantes cierta cantidad de capital invertido en documentos pendientes de cobro, los cuales se convierten en efectivo luego de transcurrido cierto tiempo según lo establecido en el mismo, es decir el plazo de vencimiento que el deudor ha convenido con la empresa. Sin embargo, existen determinadas circunstancias en las que un negocio, requiere capital líquido para cubrir eventualidades de suma importancia para la estabilidad de la empresa, como por ejemplo, inversiones con alta rentabilidad, el pago de una deuda, etc. Para ello, la empresa puede recurrir a distintas formas de obtención de dicho capital y una de ellas es el endoso de documentos, esto significa la venta de estos documentos a favor de la empresa. Esto permite que la empresa obtenga capital líquido rápidamente a un costo financiero determinado, pero que al final asegurará la disponibilidad de fondos. El contenido que desarrollaremos de conceptos y características relativas al proceso de compra-venta de mercancías en consignación y el endoso de documentos. Luego observaremos el procedimiento utilizado para el registro contable. No centraremos nuestro estudio en el aspecto financiero, ya que no es el objetivo de esta asignatura; sin embargo será 115 Universidad Centroamericana. UCA de gran importancia que dicho estudio en las siguientes asignaturas del transcurso de su carrera. Esperamos pues, que el continuo estudio y su interés por el autoaprendizaje le permitan un buen dominio de cada uno de los temas abordados en esta disciplina. Objetivos de la quinta unidad 1. Identifico el concepto y objetivo de las cuentas de orden en el proceso contable. 2. Identifico el procedimiento contable utilizado para el registro de las operaciones relacionadas con las mercancías, tanto para el comisionista como el comitente. 3. Identifico el concepto del procedimiento de endoso de documentos y su relación con las cuentas de orden, así como la importancia de éstos en una empresa. 4. Aplico el procedimiento de registro contable para las operaciones de endoso de documentos, mediante la utilización adecuada de las cuentas de orden respectivas. 5. Explico el papel del contador desde el punto de vista ético y moral en el manejo contable de las operaciones de endoso de documentos. Contenido de la quinta unidad A. CUENTAS ESPECIALES 1. Concepto y objetivo 2. Clasificación de las cuentas especiales 3. Las cuentas especiales en la contabilidad del negocio. B. MERCANCÍAS EN COMISIÓN Y EN CONSIGNACIÓN. 1. Concepto de una operación de mercancías en comisión y en consignación. 2. Registro contable de operaciones de mercancías en comisión C. DOCUMENTOS ENDOSADOS O DESCONTADOS 1. Los documentos endosados 2. Procedimiento de endoso de documentos 3. Contabilización de las operaciones de endoso de documentos por cobrar 116 Asignatura de “Contabilidad II” A. Las cuentas de Orden Al hablar de cuentas especiales, usted se preguntará, ¿por qué se les llamará de esa forma? La explicación es sencilla. Se llaman cuentas especiales, ya que para la empresa representan operaciones cuyo efecto es diferente a las transacciones normales del negocio. Por tanto, tiene un carácter contingente y los resultados finales dependen de la ocurrencia o no de un hecho específico. Veamos un ejemplo que explique la contingencia de una transacción: Imagínese un empleado que ha sido despedido y tiene una demanda por C$ 10,000 en contra de la empresa. Este hecho tiene un efecto negativo, desde el punto de vista laboral; sin embargo, desde el punto de vista contable, su registro estará en dependencia de los resultados finales. Así, en caso que el empleado ganara su demanda, la empresa tendrá que desembolsar dicha cantidad, lo que disminuirá su efectivo. En caso contrario, el efecto contable será distinto. Mientras los resultados no sean conocidos, esta operación permanecerá registrada en cuentas especiales. En otras palabras, estamos refiriéndonos a operaciones que requieren un tratamiento contable especial. A estas cuentas especiales también se les llama Cuentas de orden. 1. Concepto Definamos claramente, ¿Qué es una cuenta de Orden? Son cuentas empleadas para el registro de operaciones que no afectan o modifican el activo, pasivo o el capital de la empresa; sin embargo, es necesario registrar en libros, para consignar los derechos u obligaciones contingentes que entrañan, con fines de recordatorio, o bien, para controlar algunos aspectos de la administración. A la cuenta de orden también se les denomina con otros nombres: Cuentas de movimiento compensado Cuentas de saldos compensados Cuentas de saldos correlativos Cuentas de memorándum Cuentas de registro 2. Situaciones que exigen establecer cuentas de orden ¿Cuándo deberá establecerse una cuenta de orden? Con esta pregunta es importante conocer bajo qué situaciones debemos considerarse una operación como cuenta de orden. a. Para registrar valores y bienes ajenos que recibe la empresa como las mercancías en comisión, para su venta, obteniendo a cambio una comisión, los depósitos recibidos en garantía, denominados también como depósitos en prenda. 117 Universidad Centroamericana. UCA Nos referimos a ciertas operaciones económicas con mercancías, donde una persona llamada “comisionista” recibe de parte de otra persona, propietaria de las mercancías, denominada “comitente”. Ambos realizan un contrato, mediante el cual el comisionista recibe las mercancías que serán vendidas a nombre del dueño de dicha mercancía b. Para registrar derechos y obligaciones contingentes, tales como primas sobre contratos de seguro, que la empresa ha pagado y por las cuales adquiere el derecho de proteger sus bienes por cierta cantidad, durante determinado tiempo, documentos que la empresa endosa, por los que adquiere una responsabilidad contingente, que se convertirá en real si el girador o principal responsable no liquida el valor de dichos documentos, este es el caso de los documentos descontados o endosados. O bien, al registrar operaciones relacionadas a documentos pendientes de cobro y el tenedor del documento desea anticipar el efectivo expresado en él. Valores contingentes son, aquellas operaciones relacionadas con la venta de ciertos documentos por cobrar a favor de un negocio. Esta operación le permite a la empresa, obtener efectivo y el comprador del documento retiene el documento en espera de ser cobrados y recuperar dicha cantidad. c. Para registrar la emisión de valores cuyo pago se tenga que hacer en efectivo o por compensación de servicios, como los casos de emisión de billetes de banco, emisión de billetes de lotería, emisión de bonos, planillas o boletos de compañías de transporte. d. Para registrar operaciones por duplicado, como objeto de control, desde otro punto de vista, por ejemplo, para registrar bienes del activo fijo a tasa diferente de la que estipula la ley de impuesto sobre la renta, para controlar tanto el precio de costo real, como el precio alzado, de las mercancías en consignación. Precio alzado: Es el precio convencional, superior al costo real de la mercancía. 3. Clasificación de las cuentas de orden Atendiendo las cuatros situaciones anteriores y para su presentación en el balance general, las cuentas de orden se clasifican de la siguiente manera: a. Valores ajenos: Este grupo lo forman el importe total de los valores y bienes ajenos recibidos. Por ejemplo: Mercancía en comisión por C$ 135,000 b. Valores Contingentes: Este grupo esta formado por el importe total de los derechos y obligaciones contingentes, así como la emisión de obligaciones. Por ejemplo: Documentos endosados por un valor de C$ 150,000. c. Cuentas de registro: Este grupo esta formado por el importe real de las operaciones, que ya asentadas, su registro se duplica con fines de control desde un punto de vista distinto. Ejemplo: activo depreciable por C$ 100,000. Para facilitar el movimiento e interpretación de las cuentas de orden, se clasifican considerando las mismas reglas que rigen a las cuentas de activo, pasivo y capital, en los siguientes grupos: 118 Asignatura de “Contabilidad II” Cuentas de origen de activo (deudora) Cuentas de origen de pasivo (acreedora) Cuentas de origen de ingresos (acreedora) Cuentas de origen de egresos (deudora) Los nombres con que se designan las cuentas de orden deben de dar una idea clara y precisa de las operaciones que en ellas se registran, con el fin de interpretar fácilmente su objeto y movimiento. Estas cuentas deben establecerse en grupos de dos, de las cuales la primera es deudora y la segunda acreedora. El nombre que se asigne a la cuenta de orden de naturaleza deudora debe ser distinto a la naturaleza acreedora, pero semejantes entre si. Por ejemplo, mercancías en comisión y consignaciones recibidas, documentos endosados y endoso de documentos, documentos descontados y descuento de documento. Recordemos que: Para el registro de las cuentas de orden nos apoyaremos del principio general de contabilidad de Partida Doble, con el fin de presentar las variaciones a cada una de las cuentas, es decir cuentas de origen deudora y cuentas de origen acreedora. Para realizar la contabilización de las cuentas de orden, el nombre que se asigna a la cuenta de orden deudora debe ser distinto de la cuenta acreedora, pero semejantes entre sí. Ejemplo de ello: Mercancías en comisión, comitente cuenta mercancías, ambas cuentas indican un aumento de la cuenta cuando se reciben mercancías, entonces se hace un cargo a la cuenta de mercancías en comisión para reflejar el aumento de la cuenta y un crédito a la cuenta de Comitente cuenta mercancías y disminución cuando se venden mercancías o sucede una devolución, en ese caso el registro es inverso. 4. Presentación de las cuentas de orden en el Balance General Las cuentas de orden se presentan al final del Balance General, debajo de la suma del total activo y total pasivo más capital contable. Estas cuentas indican el saldo pendiente de cada una de las cuentas de orden utilizadas en el período contable. ACTIVO Caja y banco Clientes Total circulante Planta y equipo neto Total Activo Empresa “Castillo” Balance General 30 de Junio del 2002 PASIVO Proveedores Préstamo Bancario Total Pasivo Capital Contable Total Pasivo y Capital Contable CUENTAS DE ORDEN: Valores ajenos Mercancías en comisión............................ Valores contingentes Documentos endosados............................ C$ 120,000.0 C$ 60,000.0 C$ 180,000.0 119 Universidad Centroamericana. UCA B. Operaciones con mercancías Iniciemos el estudio de las cuentas de orden con las operaciones relacionadas con mercancías. 1. Mercancías en comisión En los negocios de carácter comercial, los propietarios establecen relaciones mercantiles con personas o entidades, que realizan ciertas operaciones a su nombre. Esto es, por ejemplo, cuando estas entidades, llamadas “comisionistas” venden mercancías recibidas previamente de parte del propietario, llamado “comitente”. Para ello, crean lo que se llama un contrato mercantil. Muchas veces el comerciante para incrementar sus niveles de ventas recurre a ciertos procedimientos mercantiles tales como: Abrir sucursales en ciertas zonas del país. Sin embargo, este tipo de negocios a veces resulta costoso, dada la inversión que requieren en oficinas, equipos, gastos de transporte, personal, etc., sobre todo al inicio del negocio. Otro procedimiento utilizado por los comerciantes es entregar las mercancías a comisionistas radicados en la misma ciudad o fuera de ella, para que vendan por cuenta del comerciante, y a quienes se les asigna una comisión en pago de sus servicios. En esta forma, el comerciante logra incrementar el volumen de sus ventas con menos gastos y, en consecuencia, con mayor margen de utilidad. Las ventas efectuadas a través de comisionistas, debido a las ventajas que ofrecen, se han constituido en una operación de bastante frecuencia y de suma importancia para el comerciante. Un contrato de mercancías en comisión es: La práctica de determinadas operaciones relacionadas al comercio de bienes o mercancías, obteniendo vía retribución cierta cantidad proporcional al monto de las indicadas operaciones, sin que haya dependencia técnica o económica del trabajador que devenga esta comisión, con el principal o propietario de los bienes, debiéndose enmarcar solamente en los detalles del contrato. 5 También una mercancía en comisión se refiere al acto o transacción relacionada al recibo de mercancías para su venta en nombre del propietario. Se denomina Comisionista a la persona que recibe la mercancía para la venta. Esta persona recibe o gana una comisión por la venta de las mercancías, de acuerdo a lo estipulado en el contrato. 5 Tomado del código de comercio de Nicaragua. Título VI Capitulo I De los comisionistas 120 Asignatura de “Contabilidad II” 2. Mercancías en consignación Una mercancía en consignación es aquel bien entregado por su propietario a otra persona natural o jurídica, éste ultimo vende dicho bien a su nombre, con base en los términos del contrato. Al dueño de esta mercancía se le llama Comitente y es quien consigna determinado número de mercancías a ser vendidas por el Comisionista. En Nicaragua, cuando se realiza este tipo de contratos, es regido específicamente por el Código de Comercio. De acuerdo al Código de Comercio de Nicaragua, se establecen los siguientes fundamentos sobre los cuales se basa un contrato de Mercancías en comisión: El comisionistas, para desempeñar su encargo, no necesitará poder constituido en una escritura pública, siéndole por escrito o de palabra, pero cuando haya sido verbal, se ha de ratificar por escrito antes que el negocio concluya. Es libre el comisionista para aceptar o no el encargo que se le hace por el comitente; pero en caso de rehusarlo, lo avisará así inmediatamente, o por el correo más próximo el día en que recibió la comisión, si el comitente no residiere en el mismo lugar. El comisionista que practique alguna gestión en desempeño del encargo hecho por el comitente, queda sujeto a continuarlo hasta su conclusión, entendiéndose que tácitamente acepta la comisión. El comisionista debe desempeñar por sí los encargos que recibe y no puede delegarlos sin estar autorizado para ello. En aquellas comisiones cuyo cumplimiento exige provisión de fondos, no está obligado el comisionista a ejecutarlas, mientras el comitente no se la haga en cantidad suficiente, y también podrá suspenderlas cuando se hayan consumido los que tenía recibidos. También requiere provisión de fondos para que el comisionista pueda asegurar las mercaderías. Cuando el comisionista se comprometa a anticipar fondos para el desempeño de la comisión, estará obligado a suplirlos, excepto en el caso de suspensión de pagos o quiebra del comitente. El comisionista, salvo siempre el contrato entre él y el comitente, podrá desempeñar la comisión, tratando en su propio nombre o en el de su comitente. Por regla general, debe cumplir las instrucciones del comitente; si no hay instrucciones ni uso establecido entre las partes, se debe entender que el comisionista operará en su nombre; es raro que, conforme a las costumbres, el comisionista proceda en nombre de su comitente. Consultando su contabilidad se averigua por cuenta de quién operó. Cuando el comisionista contratare en nombre propio, tendrá acción y obligación directamente con las personas con quienes contrate, sin tener que declarar cual sea la persona del comitente, salvo en el caso de seguros. 121 Universidad Centroamericana. UCA Cuando el comisionista contrate expresamente en nombre del comitente, no contraerá obligación propia, rigiéndose en este caso sus derechos y obligaciones como simple mandatario mercantil, por las disposiciones del derecho común. El comisionista, en el desempeño de su cargo, se sujetará a las instrucciones recibidas del comitente, y en ningún caso podrá proceder contra disposiciones expresas del mismo. El comisionista debió sujetarse a las instrucciones recibidas por su comitente y rendir cuenta documentada de su encargo. En lo no previsto y prescrito expresamente por el comitente, deberá el comisionista consultarlo, siempre que lo permita la naturaleza del negocio. Si no fuere posible la consulta o estuviere el comisionista autorizado para obrar a su arbitrio, hará lo que la prudencia dicte, cuidando del negocio como propio. Si un accidente imprevisto hiciere, a juicio del comisionista, "arriesgada o perjudicial" la ejecución de las instrucciones recibidas, podrá suspender el cumplimiento de la comisión, comunicándole así al comitente por el medio más rápido posible. El comisionista estará obligado a dar oportunamente noticia a su comitente, de todos los hechos o circunstancias que puedan determinarle a revocar o modificar el encargo. El comisionista que tuviere en su poder mercadería o efectos por cuenta ajena, responderá de su conservación en el estado en que las recibió. Cesará esta responsabilidad cuando la destrucción o menoscabo se hayan debido a casos fortuitos, fuerza mayor, transcurso del tiempo o vicio propio de la cosa. El comisionista no podrá sin autorización del comitente, vender a plazos, pudiendo en estos casos exigirle el pago al contado, dejando a favor del comisionista cualquier interés o ventaja que resulte de dicho crédito a plazos. Aunque el comisionista tenga autorización para vender a plazos, no podrá hacerlo con las personas de insolvencia notoria, ni exponer los intereses del comitente. Si el comisionista, con la debida autoridad, vendiere a plazo, deberá avisarlo así al comitente participándole los nombres de los compradores, y no haciéndolo, se enterará, respecto al comitente, que las ventas fueron al contado. En caso de que el comisionista no verificare oportunamente la cobranza de los créditos; o no usare de los medios legales para conseguir el pago, será responsable de los perjuicios que cause su omisión o tardanza. El comitente está obligado a satisfacer al contado al comisionista, mediante cuenta justificada, el importe de todos sus gastos y desembolsos, con el interés comercial desde el día en que los hubiere hecho.6 Como puede observar, cualquier contrato de este tipo, se realizará según lo establecido por el Código de Comercio de nuestro país. Esto permitirá que las partes involucradas en el negocio cumplan lo convenido y el contrato se realice a cabalidad. 3. Registros contables 6 Código de Comercio de Nicaragua, Título VI Capítulo I. De los comisionistas. Pag. 298-313 122 Asignatura de “Contabilidad II” Veamos los registros contables para un contrato de mercancías en comisión y consignación. a. Registro del comisionista Para registrar las mercancías recibidas por el comisionista, así como las ventas y devoluciones de las mismas, se establecen las cuentas de orden: Mercancías en comisión: Cuenta de origen deudora. Comitente, cuenta mercancías: Cuenta de origen acreedora, sirve de contra cuenta de cualquier registro que se realice en la cuenta de Mercancías en Comisión. Expliquemos cuándo se carga y se abonan cada cuenta: Mercancías en comisión Se carga Del precio de costo de las mercancías recibidas del comitente para su venta. Del precio de costo de las mercancías devueltas por los clientes al comisionista Comitente, cuenta mercancías Se abona Se carga Del precio de costo de las mercancías vendidas por el comisionista. Del precio de costo de las mercancías devueltas por el comisionista al comitente Del precio de costo de las mercancías vendidas por el comisionista. Del precio de costo de las mercancías devueltas por el comisionista al comitente Se abona Del precio de costo de las mercancías recibidas del comitente para su venta. Del precio de costo de las mercancías devueltas por los clientes al comisionista Para registrar las entradas y salidas de dinero en efectivo originadas por las operaciones efectuadas por el comisionista, por cuenta del comitente, se abren las siguientes cuentas: Caja del comitente: Cuenta de origen deudora Comitente, cuenta Caja: Cuenta de origen acreedor. Expliquemos cómo se dan los movimientos de cada una de las cuentas. Caja del comitente Se carga Se abona De la provisión de fondos que recibe el comisionista del comitente. Del dinero en efectivo que recibe el comisionista por las ventas al contado. De los cobros que hace el comisionista sobre las ventas a crédito. De los gastos que pague el comisionista por cuenta del comitente. De la cuota o comisión que el comisionista cobre al comitente. De las remesas en efectivo que el comisionista haga al comitente. Comitente, cuenta caja Se carga Se abona De la provisión de fondos que recibe el comisionista del comitente. Del dinero en efectivo que recibe el comisionista por las ventas al contado. De los cobros que hace el comisionista sobre las ventas a crédito. De los gastos que pague el comisionista por cuenta del comitente. De la cuota o comisión que el comisionista cobre al comitente. De las remesas en efectivo que el comisionista haga al comitente. 123 Universidad Centroamericana. UCA Para registrar las ventas a crédito, cobros efectuados sobre ventas al crédito y devoluciones sobre ventas que los clientes hacen al comisionista, se establecen las cuentas de orden: Clientes del comitente: Cuenta de origen deudora. Comitente, Cuenta Clientes: Cuenta de origen acreedora. Expliquemos los movimientos con cada una de las cuentas: Cliente del comitente Se carga Se abona Del importe de las ventas efectuadas a crédito por el comisionista. De los cobros efectuados por el comisionista sobre las ventas a crédito. Del importe de las mercancías devueltas por los clientes al comisionista.7 Comitente, cuenta cliente Se carga Se abona Del importe de las ventas efectuadas a crédito por el comisionista. De los cobros efectuados por el comisionista sobre las ventas a crédito. Del importe de las mercancías devueltas por los clientes al comisionista.8 b. Registro contable de las mercancías en consignación Para el registro contable de las mercancías en consignación enviadas por el comitente, utilizaremos las siguientes cuentas de orden: Mercancías en Consignación: Tiene un movimiento muy semejante a la cuenta de Mercancías generales y su saldo representa el inventario final de mercancías en consignación. Es una cuenta de origen deudora, su saldo es deudor. Veamos los movimientos con esta cuenta: Mercancías en consignación Se carga Se abona El valor de las mercancías El valor de las mercancías remitidas en consignación al devueltas por el comisionista, comisionista, al costo. al costo. Las devoluciones que los El valor de las mercancías clientes hacen. vendidas por el comisionista Ventas de mercancías en consignación: En esta cuenta se contabilizan todas las ventas de contado y crédito efectuadas por el comisionista en nombre del comitente, así como la contabilización de las devoluciones de clientes sobre ventas realizadas. Todas estas operaciones se realizarán al precio de venta. Cuenta de origen acreedora, su saldo es acreedor. Veamos los movimientos con esta cuenta: 7 Elías Lara, Segundo Libro, pag. 26-29 8 Elías Lara, Segundo Libro, pag. 26-29 124 Asignatura de “Contabilidad II” Ventas de mercancías en consignación Se carga Se abona Las devoluciones de clientes El importe de las al comisionista por efectuadas por mercancías en mal estado o comisionista. que no cumplen con las exigencias de los clientes. ventas el Costo de mercancías en consignación: En esta cuenta se cargan todos los costos de las mercancías vendidas y gastos asociados a la venta de mercancías en consignación, relacionados con gastos de fletes, acarreos, seguros, almacenajes, propaganda, comisiones, etc. que origine el envío de mercancías al comitente. Esta cuenta es de origen deudora. Caja del comisionista: En esta cuenta se va registrando las entradas y salidas de dinero realizadas por el comitente, es una cuenta de control que lleva el comitente, para los fondos entregados para cubrir ciertos gastos que causan el traslado, venta, administración de mercancías en consignación. Almacén: Se utiliza esta cuenta con el objetivo de abonar las mercancías que han sido enviadas en consignación, o ya sea para cargar mercancías devueltas por el comitente. Caja: En esta cuenta se van abonando las salidas de dinero enviadas al comitente en concepto de fondos para cubrir los gastos relacionados a la venta de mercancías en consignación y se carga el importe total de los desembolsos realizados por el comisionista en concepto de ventas al contado, cobros a clientes. Clientes: En esta cuenta se van registrando todas aquellas ventas al crédito que el comisionista realiza, cargándose a la cuenta. Estos valores se registran al precio de venta. Se abona el valor de las mercancías devueltas por los clientes de las ventas realizadas al crédito, al precio de venta. Pérdida y Ganancias: Cuenta que se utiliza para el traslado de la utilidad o pérdida por la venta de mercancías en consignación. Para ejemplificar el tema estudiado Expliquemos un caso práctico que incluya el registro en cuentas de orden tanto para el comisionista como para el comitente. Las operaciones del Comisionista ocurridas en el mes de julio son las siguientes: 1) La Compañía IMPRODES nos remitió 50 unidades con un costo de C$ 1,000.00 cada una. 2) Recibimos de la Compañía Mercantil, una provisión de fondos por C$ 500.00. 3) Las unidades originaron gastos de acarreo, cargas y descargas, etc. desde la estación hasta nuestras bodegas por C$ 400.00 que pagamos en efectivo. 4) Devolvimos 5 unidades defectuosas al comitente. 5) La devolución originó gastos, por C$ 100.00 que pagamos en efectivo. 6) Vendimos 10 unidades al contado riguroso. 7) Vendimos 22 unidades al crédito. 8) Un cliente nos devolvió 2 unidades de las ventas realizadas al crédito. 9) Sobre las ventas al crédito efectuamos cobros a clientes por C$ 8,000.00. 10) Descontamos de la cuenta de caja del comitente el valor de la comisión. 11) Reembolsamos al comitente los importes de las ventas al contado y los cobros, descontado los gastos hechos, así como la comisión. 125 Universidad Centroamericana. UCA Los términos en los que se basa el contrato son: El comitente nos remitirá las mercancías con gastos pagados hasta la estación. El comitente nos remitirá oportunamente una provisión de fondos. Debemos vender la mercancía con un recargo del 50% sobre el precio de costo. Estamos autorizados para vender al crédito. Tenemos derecho a recibir una cuota o comisión del 15% sobre el monto de las ventas de contado y un 10% de las ventas al crédito. A continuación observaremos el registro contable que lleva a cabo el comisionista. El comisionista utiliza cuentas de orden para todos los registros que se relacionan con la venta de mercancías en comisión. La única operación que afecta la contabilidad general del comisionista es al momento de cobrar la comisión devengada producto de la venta de las mercancías. Los ingresos provenientes de la comisión afectan la cuenta de otros ingresos y su contra cuenta es caja. Los asientos de mayor son los siguientes: Mercancías en Comisión 1) 50.000 5.000 (4 8a) 2.000 10.000 (6a 22.000 (7a Comitente cuenta Mercancías 4) 5.000 50.000 (1 6a) 10.000 2.000 (8a 7a) 22.000 52.000 37.000 37.000 52.000 15.000 15.000 Caja del Comitente 500 400 15.000 100 8.000 5.250 17.750 23.500 23.500 2) 6) 9a) 7) (3 (5 (10 (11 Clientes de Comitente 33.000 3.000 (8 33.000 22.000 8.000 (9 11.000 Otro Ingresos 5.250 5.250 Comitente cuenta caja 3) 400 500 (2 5) 100 15.000 (6 10) 5.250 8.000 (9a 11) 17.750 23.500 23.500 8) Comitente cuenta clientes 3.000 33.000 (7 9) 11.000 8.000 33.000 22.000 Caja (10ª 10a) 5.250 Expliquemos el proceso de registro para cada una de las operaciones: Operación N° 1: Realizamos un cargo por C$ 50,000 (50 unidades x C$ 1,000/unidad) a la cuenta Mercancías en Comisión y abonamos esa misma cantidad a su contra cuenta Comitente cuenta Mercancías. Operación N° 2: Debitamos a la cuenta de Caja del Comitente los C$ 500 para provisiones de fondo y acreditamos la misma cantidad a Comitente cuenta Caja. 126 Asignatura de “Contabilidad II” Operación N° 3: Debitamos a la cuenta de Comitente cuenta caja los C$ 400, ocasionados por acarreo, carga y descarga y acreditamos ese mismo importe a la cuenta de Caja del comitente. Operación N° 4: Para el registro de las devoluciones al comitente, acreditamos la cuenta de Mercancías en comisión el valor de C$ 5,000 (5 unidades x C$ 1,000/unidad) y dicho monto de la cuenta de Comitente cuenta Mercancías. Operación N° 5: Debitamos a la cuenta de Comitente cuenta caja los C$ 100 correspondientes a gastos por devoluciones y acreditamos a la cuenta de Caja del comitente. Este registro se dividió en dos partes: Operación N° 6 Primero a precio de venta: 6) Debitamos en la cuenta de Caja del Comitente, el valor de las ventas de contado por C$ 15.000.0 (10 unidades x C$ 1,500/unidad) y lo acreditamos a su contra cuenta: Comitente cuenta Caja. Segundo a precio de costo:6a) Débito a Comitente cuenta mercancías por C$ 10,000 (10 unidades x C$ 1,000/unidad) y un crédito a la cuenta de Mercancías en Comisión por el costo de las mercancías vendidas. ($10.000.0). Operación N° 7: Se realizó en dos partes: Primero la venta es al crédito: 7) Debitamos a la cuenta de clientes C$ 33,000 (22 unidades x C$ 1,500) y acreditamos a la cuenta de Comitente Cuenta Clientes por el valor de las ventas a crédito. Segundo, el costo de la mercancía vendida: 7a) Débito a la cuenta de Comitente Cuenta Mercancías por C$ 22,000 (22 unidades x C$ 1,000) y un crédito a la cuenta de Mercancías en Comisión. Operación N° 8: La devolución hecha por los clientes se realizó mediante dos registros: Primero, devolución a precio de venta: 8) Débito a la cuenta de clientes del comitente por C$ 3,000 (2 unidades x C$ 1,500) y crédito a la cuenta de Comitente Cuenta Clientes por el valor de venta de las mercancías devueltas ($3.000.0) Segundo, devolución a precio de costo: 8a) Debitamos a la cuenta de mercancías en comisión C$ 2,000 (2 unidades x C$ 1,000) y acreditamos a comitente cuenta mercancía el valor de la mercancía al costo ($2.000.0) Operación N° 9: Los cobros a clientes se registraron de la forma siguiente: Primero: 9) acreditamos a la cuenta de clientes del comitente los C$ 8,000 cobrados por venta al crédito y debitamos la misma cantidad a la cuenta de comitente cuenta clientes. Segundo: 9a) Débito a la cuenta de caja del comitente por el efectivo (C$ 8,000) que ingresan por cobro de la venta al crédito y acreditamos a su contracuenta comitente cuenta caja. Operación N° 10: La comisión descontada se calculó de la siguiente manera: Comisión para las ventas de contado 127 Universidad Centroamericana. UCA Ventas de contado: Comisión: Valor de la comisión: $ 15,000.0 15% $ 2,250.0 Comisión para las ventas de crédito Ventas de crédito: $ 33,000.0 (-) Devoluciones de clientes 3,000.0 Ventas netas: $ 30,000.0 Comisión: 10% Valor de la comisión: $ 3,000.0 Valor total de la comisión: $ 5,250.0 La comisión se calculó mediante la multiplicación del porcentaje que se aplica tanto a las ventas de contado como de crédito. Recuerde: Cuando los clientes devuelven mercancías inicialmente vendidas, habrá que disminuirla del valor de las ventas totales al momento del cálculo de las comisiones. El registro de la operación N° 10 se realizó de la forma siguiente: Primero: 10) Débito a la cuenta de Comitente cuenta caja por C$ 5,250 y un crédito a la cuenta de caja del comitente por el mismo valor. Segundo: 10a) Débito a la cuenta de caja y un crédito a la cuenta de otros ingresos por C$ 5,250. Operación N° 11: Para el registro del reembolso de los fondos a favor del comitente, se hizo un crédito a la cuenta de caja del comitente por C$ 17,750 y un débito a la cuenta de comitente cuenta caja. Los C$ 17,750 se obtienen al restar al saldo deudor de caja del comitente menos los gastos y comisiones, de la siguiente manera: (500 + 15,000 + 8,000) – (400 + 100 + 5,250) = 17,750 128 Asignatura de “Contabilidad II” Ahora observaremos el registro que efectuó el comitente al momento de realizar contratos de mercancías en consignación: Mercancías en Consignación 1) 8a) 50,000.0 2,000.0 Almacén 5,000.0 (4 10,000 .0 (6a 22,000.0 (7a 37,000.0 52,000.0 15,000.0 4) 5,0000 5,000.0 Caja del Comisionista 2) 6) 9) 500.0 15,000.0 8,000.0 Caja 400.0 100.0 5,250.0 17,750.0 23,500.0 23,500.0 (3 (5 (10 (11 Venta de Mercancías en Consignación 8) 3,000.0 12) 35,750.0 13) 9,250.0 48,000.0 33,000.0 33,000.0 22,000.0 11) 17,750.0 17,750.0 17,250.0 500.0 500.0 (2 Costo de Mercancías en Consignación 15,000 .0 (6 33,000.0 (7 48,000.0 Clientes 7) 50,000.0 (1 50,000.0 3) 400.0 5) 100.0 6a) 10,000.0 7a) 22,000.0 10) 5,250.0 37,750.0 2,000.0 35,750.0 (8a (12 37,750.0 Perdida y ganancia 3,000.0 8,000.0 11,000.0 (8 (9 9,250.0 (13 9,250.0 Como pueden observar el comitente utiliza diferentes cuentas de orden para realizar el registro contable. Expliquemos el proceso de registro para cada una de las operaciones para el comitente. Operación N° 1: Realizamos un cargo a la cuenta de orden Mercancías en Consignación por C$ 50,000y abonamos en su contra cuenta Almacén. Operación N° 2: Debitamos C$ 500 a la cuenta de Caja del comisionista, para indicar que dichos fondos están en poder del comisionista y acreditamos a la cuenta Caja. Esta última pertenece a la Contabilidad General del Comitente. Operación N° 3: Se realizó un crédito a la cuenta de caja del comisionista por los C$ 400 de gasto acarreo, carga y descarga y el débito se realizó a la cuenta de Costo de venta de mercancías en consignación, ya que el contrato especifica que los gastos corren a cuenta del comitente. Operación N° 4: Para el registro de las devoluciones al comitente equivalente a 5 unidades (5 unidades x C$ 1,000), acreditamos los C$ 5,000 a la cuenta de Mercancías en consignación y debitamos la cuenta de Almacén que pertenece a la cuenta de la Contabilidad General del Comitente. 129 Universidad Centroamericana. UCA Operación N° 5: Debitamos a la cuenta de Costo de venta de Mercancías en Consignación los C$ 100 originados por gastos en las devoluciones y acreditamos a la cuenta de Caja del comisionista la misma cantidad. Operación N° 6 Este registro se dividió en dos partes: 6) débito a la cuenta de Caja del Comisionista, por el valor de las ventas de contado ($15,000.0) y un crédito a su contra cuenta, Venta de mercancías en consignación. 6a) Crédito a la cuenta de Mercancías en consignación a precio de costo (10 unidades x C$ 1,000) y un debito a la cuenta de Costo de venta de Mercancías en Consignación por el valor de las mercancías vendidas. ($10,000.0). Operación N° 7: Se realizó en dos partes: 7) Débito a la cuenta de clientes que pertenece a la contabilidad general del comitente por el valor de la mercancía vendida a precio de venta (22 unidades x C$ 1,500) y un crédito a la cuenta de Venta de mercancías en consignación por el valor de las ventas a crédito ($33,000.0) 7a) Débito a la cuenta de Costo de Mercancías en consignación por C$ 22,000 (22 unidades x C$ 1,000) y un crédito a Mercancías en Consignación. Operación N° 8: La devolución hecha por los clientes se realizó mediante dos registros: 8) Débito a la cuenta de Venta de mercancías en consignación por C$ 3,000 (2 unidades x C$ 1,500) y crédito a la cuenta de Clientes por el valor de venta de las mercancías devueltas ($3,000.0) 8a) Debitamos a la cuenta de mercancías en consignación la devolución a precio de costo (2 unidades x C$ 1,000) y acreditamos a la cuenta de Costo de mercancías en consignación por el valor de la mercancía al costo ($2,000.0) Operación N° 9: Débito a la cuenta de caja del comitente C$ 8,000 por los cobros efectuados y un crédito a la cuenta clientes del comisionista. Operación N° 10: Débito por C$ 5,250 a la cuenta de Costo de mercancías en consignación y un crédito a la cuenta de caja del comisionista. Operación N° 11: Para el registro del reembolso de los fondos a favor del comitente, se hizo un crédito a la cuenta de caja del comisionista por C$ 17,750 y un débito a la cuenta de caja. Operación N° 12: cerramos la cuenta de costo de mercancías en consignación, contra venta de mercancía en consignación. La diferencia encontrada en la primera cuenta respecto a los saldos es de C$ 35,750 (37,750 – 2,000 = 35,750). Operación N° 13: Cerramos la cuenta de ventas de mercancías en consignación contra perdidas y ganancias. La diferencia encontrada en la primera cuenta respecto a su saldo es C$ 9,250 (48,000 – 38,750 = 9,250). Es decir se obtuvo una utilidad de C$ 9,250. 130 Asignatura de “Contabilidad II” Recordemos: Al momento de realizar el registro de las operaciones con mercancías, existen cuentas de orden cuyos registros serán idénticos tanto para el comitente como para el comisionista. Ejemplo de estas cuentas son: Mercancías en comisión y Mercancías en consignación; la cuenta de Caja del comitente y Caja del comisionista. Concluyamos: En las operaciones con mercancías intervienen dos participantes, el primero es el comitente quien es dueño de la mercancía y el comisionista quien realiza la tarea de venta de dichas mercancías y por las que devenga una comisión calculada según lo establecido en el contrato creado para tal fin. Para el registro contable se utilizan las cuentas especiales o de orden. Se les llaman cuentas de orden ya que no afectan la contabilidad general de la empresa hasta que haya finalizado dicha transacción. 131 Universidad Centroamericana. UCA C. Documentos endosados 1. Conceptos Una de las estrategias que utilizan las empresas para elevar los niveles de ingresos por ventas es el procedimiento de venta al crédito. Esta forma permite a la empresa no solamente obtener mayores ingresos sino que además obtener cierta rentabilidad, considerando esta actividad como una inversión que deberá redituar cierta cantidad de dinero adicional. Como ya sabemos, las ventas al crédito dan origen a una cuenta de activo circulante, denominada “cuentas por cobrar”, que acumula periódicamente el valor de dichas ventas. Se incluyen dentro de esta cuenta los derechos de la empresa de cobrar, la suma de dinero acordada entre el cliente y la empresa, en un plazo estipulado. Las Empresas dan origen a los documentos, cuando establecen transacciones económicas (de compra- venta, o cualquier otro tipo de operación) al crédito, donde existe un documento legal que da fe del tipo de contrato celebrado entre un acreedor y un deudor. Generalmente, la forma de recuperación de estos créditos es a través de estos documentos mercantiles, es decir los comprobantes de la operación. Estos documentos mercantiles pueden ser de dos formas, ya sea la factura de crédito o un documento que tenga un carácter legal como puede ser una letra o un pagaré. ¿Que diferencia habrá entre una factura de crédito y un pagare? Un pagaré es un documento que por su carácter legal, permite al poseedor la seguridad en la recuperación de lo adeudado, incluso afectando los activos del deudor. En cambio una factura no asegura que su poseedor tenga tantos derechos como el caso de un documento por cobrar. En esta unidad estudiaremos el registro contable de las operaciones realizadas mediante un documento legal. Definamos qué es un documento por cobrar: Según la Ley de Títulos Valores de Nicaragua, un Documento, es un título valor que expresa el valor de una operación mercantil, y es necesario para ejecutar el derecho literal y autónomo que en ellos se consigna. Su creación, transferencia y demás operaciones que en ellos se estipulen son siempre actos de comercio, regidos por leyes de carácter comercial. Todas estas actividades estarán regidas por la Ley de Títulos Valores. 2. Procedimiento de endoso de documentos En este tema, explicaremos el procedimiento de endoso de documentos por cobrar; sin embargo, nos centraremos principalmente en el registro contable. La decisión de una empresa de llevar a cabo endoso de documentos implica consideraciones de carácter financiero, las cuales no abordaremos en esta unidad. Nos interesará el efecto sobre la contabilidad de la empresa, más que la rentabilidad generada por tal decisión. Javier Romero, en su texto de contabilidad intermedia, explica que las transacciones comerciales de la actualidad hacen frecuente uso del crédito, cuando las empresas otorgan crédito y éste se garantiza mediante títulos de crédito tales como letras de cambio o pagarés, su contabilización la hacemos incrementando el activo en la cuenta de documentos por cobrar. 132 Asignatura de “Contabilidad II” Ahora bien, dada las necesidades de liquidez de las empresas, al requerir flujos de efectivo para la adquisición de mercancías, pagos de salarios, gastos, etc., hacen que éstas recurran a diversas fuentes de financiamiento, siendo una de ellas el descuento o endoso de documentos, la cual consiste en ceder los derechos a instituciones financieras u otros particulares, los cuales descuentan a un interés determinado. Observemos que: El carácter legal que tienen los documentos por cobrar, además de asegurar la recuperación del valor adeudado, le permite al poseedor realizar otro tipo de transacciones que generen efectivo disponible para ciertas operaciones. Estando claros del concepto y objetivo de un documento por cobrar, centremos nuestra atención en el procedimiento de endoso de documentos. Un endoso: Es la venta de un documento por cobrar, antes de la fecha de vencimiento, por la que recibe cierta cantidad de dinero en efectivo y a la vez quien acepta el endoso cobra un valor en concepto de intereses. Este valor se llama descuento. A este procedimiento de endoso se le conoce también como descuento de documentos. La existencia del crédito se debe, en gran parte, a la oportunidad brindada por estos documentos, es decir el descuento de los títulos de crédito (letras de cambio y pagarés), ya que el comerciante, para tener fondos, no necesita esperar hasta el día del vencimiento para cobrarlos a sus clientes, sino únicamente descontarlos en una Institución de crédito o un particular, recibiendo inmediatamente el líquido producto, o sea el valor nominal menos un descuento. Descuento: Es el interés y comisión de cobro que las Instituciones de crédito o un particular rebajan del valor nominal de los documentos no vencidos que el comerciante les transmite en propiedad. El descuento se calcula sobre el valor nominal de los documentos y los días entre la fecha en que se lleva a cabo el descuento y el vencimiento de los mismos. Además las Instituciones de crédito acostumbran a descontar una pequeña cantidad por concepto de comisión por cobro de documentos. Para el cálculo del descuento se utiliza la fórmula del interés mediante interés simple. Cálculo del Interés: Interes Donde: Valor nominal: Tasa: Valor nominal tasa dias al vencimiento vencimiento Es el valor que aparece consignado en el documento por cobrar, según lo pactado con el deudor. Interés cobrado por el banco al aceptar el endoso o la compra de documentos. 133 Universidad Centroamericana. UCA En estos casos, la empresa que endosa los títulos de crédito responde solidariamente al pago del documento; es decir, adquiere una responsabilidad contingente hasta el momento en que la institución o el particular le notifican que el título ha sido cobrado. Veamos el siguiente ejemplo: Se descuenta en el Banco una letra de cambio por valor, de C$ 3,000.00 quince días antes de vencerse, por la cual la Institución cobra un interés del 1% mensual y además, descuenta una comisión de cobro por C$ 3.0. El vencimiento de la letra es a 30 días. En interés a descontar del título es: Interes C$ 3,000 0.01 15 C$15.00 30 dias El interés que el banco descuenta del valor del documento será de C$ 15.00. Este valor disminuirá la cantidad de dinero que recibirá El valor a recibir o líquido a recibir por el descuento del bono es: Valor nominal del documento....... .................. C$ 3,000.00 (-) Interés...................................... C$ 15.00 Comisión................................... C$ 3.00 18.00 Valor líquido a recibir ................... ................... C$ 2,982.00 Expliquemos el procedimiento anterior: El valor que se paga en concepto de intereses y comisiones al momento de endosar títulos, se convierte en el costo financiero de dicha transacción. Este costo financiero es asumido por la empresa que vende dichos documentos. Por su parte, el Banco quien será el encargado de cobrar el documento a la fecha de vencimiento, recibirá el valor nominal que aparece consignado en el documento y el valor de los intereses y comisiones se convierten en utilidades financieras por haber aceptado el endoso. Ahora bien, ¿qué pasa cuando el documento no logra cobrarse en el momento del vencimiento? Algunas veces el documento descontado no logra recuperarse, ya que el deudor no puede cancelarlo y la Institución o la persona que aceptó el endoso, devuelve el documento y solicita a cambio el monto de dinero entregado al endosante. Luego el endosante será el responsable de cobrar ese documento, agregar cualquier gasto legal que signifique la recuperación del dinero, así como el importe de los intereses moratorios a pagar por el deudor. Cuando ocurre este tipo de situaciones, nos referimos a un concepto importante en las operaciones con endosos o cobros de documentos conocido como el Protesto de documentos. Protesto de documentos: Es una diligencia administrativa y legal llevada a cabo por un notario y por medio del cual se obtiene constancia plena de que un documento fue presentado en tiempo y que el obligado dejó de pagarlo total o parcialmente. Todos aquellos documentos que han sido endosados, no cobrados y devueltos por la Institución Bancaria o cualquier persona que haya aceptado el endoso, deberán ser responsabilidad del 134 Asignatura de “Contabilidad II” endosante, si hay problemas de cobro, entonces el endosante, será quien trate de hacer efectivo el documento. Así mismo, la persona o institución deudora asumirá, tanto el valor nominal del documento, los intereses pactados, así como los intereses moratorios o gastos de protesto incurridos para la recuperación del documento. 3. Registro contable de las operaciones de endoso de documentos El proceso de contabilización de las operaciones de endoso o descuento de documentos requiere de la utilización de un número de cuentas especiales o de orden, las que explicaremos a continuación. ¿Porqué un endoso de documentos requiere la utilización de cuentas de orden? Cuando se presentan estos tipos de transacciones, tanto el endosante como el que acepta el endoso no saben con exactitud si todos los documentos serán cobrados en la fecha estipulada, es muy probable encontrar una cantidad de documentos que por cualquier motivo no podrán cobrarse y por tanto no podemos afectar la contabilidad general con acontecimientos que no se sabe el valor exacto, por tanto son operaciones de carácter contingente. Las cuentas utilizadas para el registro de operaciones relacionadas con endoso de documentos son: Cuentas de orden: Teniendo en consideración que al endosar un documento se adquiere una responsabilidad contingente, las cuentas de orden utilizadas corresponden al grupo de Valores contingentes, que son: Documentos endosados: Es una cuenta de origen deudora. Esta cuenta se carga cada vez que la empresa endosa documentos y son entregados a las personas o instituciones quienes aceptan el endoso. Esta cuenta aumenta cuando se cargan el valor de los documentos endosados. Disminuye cuando se acreditan el valor de los documentos endosados y cobrados por el que aceptó el endoso. Responsabilidad por endoso: Es una cuenta de origen acreedora y se constituye en la contracuenta de documentos endosados. Esta cuenta cumple la misma función de la cuenta de documentos endosados, solo que de manera contraria, con el objetivo de efectuar la partida doble. Se acredita cada vez que la empresa endosa documentos y son entregados a las personas que aceptan en endoso. Se carga el valor de los documentos endosados y cobrados, la empresa al recibir el aviso, procede a la disminución de su cuenta. Documentos Protestados: Es una cuenta de origen deudora y se utiliza para cargar el valor de los documentos devueltos por las personas que han aceptado el endoso, debido a problemas de cobros, es decir no han logrado hacer efectivo los documentos, y han tenido que tomar acciones legales para lograr la recuperación del documento. Esta cuenta puede incluir el valor nominal del documento, más los gastos de protesto. 135 Universidad Centroamericana. UCA Para comprender mejor la utilización de estas cuentas de orden, desarrollaremos un ejemplo de operaciones con endoso de documentos. 1. Apertura: Doce letras de cambio a nuestro favor por C$ 5,000.00 cada una y un plazo de 30 días. 2. Descontamos en el banco las letras de cambio número, 1,2,3,4 por las cuales nos cobró intereses del 1% a los 18 días del vencimiento, y además una comisión de cobro por C$ 20.0; el valor líquido lo abonó a nuestra cuenta. 3. Compramos mercancías por C$ 20,000.00 y para hacer el pago, endosamos las letras de cambio número 5, 6, 7 y 8 4. El banco y el proveedor nos avisan haber cobrado las letras de cambio número 1 y 5 respectivamente, 5. El banco nos devuelve por falta de cobro, las letras de cambio número 2 y 3 cargando en nuestra cuenta de cheques su valor nominal y además C$ 20.00 por concepto de protesto por cada una de ellas. 6. El deudor de la letra de cambio número 2 (protestada) nos pagó su importe en efectivo, junto con los gastos de protesto, intereses moratorios del 1.5% calculados sobre el valor nominal y los gastos de protesto. 7. El proveedor nos devuelve las letras de cambio de número 6 y 7 por falta de cobro; el importe de una de ellas se lo pagamos en efectivo y por el de la otra le expedimos una letra de cambio a nuestro cargo, incluyendo en ella intereses del 2% . 8. Se convino con el deudor de la letra de cambio número 6 en cancelarla y recibir en sustitución una nueva (letra de cambio número 13) e incluir en ella intereses del 3%. Veamos el registro contable de cada una de las operaciones: Documentos por cobrar 1) 60.000 20.000 (2 5) 10.000 20.000 (3 7) 10.000 10.000 (5b 8) 5.150 5000 (8 85.150 55.000 30.150 Responsabilidad por endoso 4) 10.000 20.000 (2ª 5a) 10.000 20.000 (3ª 7a) 10.000 30.000 40.000 10.000 5) 40 20 Deudores varios 40 20 (6 20 Ingresos financieros 136 Documentos endosados 2a) 20.000 10.000 (4 3a) 20.000 10.000 (5ª 10.000 (7ª 40.000 10.000 30.000 Mercancías 20.000 3) 20.000 20.000 2) 7) 300 300 Gastos financieros 200 100 Documentos por pagar Asignatura de “Contabilidad II” 75 (6 150 (8 225 225 Documentos protestados 5b) 10.000 5.000 (6 10.000 5.000 5.100 (7 5.100 5.100 Capital 60.000 (1 5.000 60.000 60.000 Banco 2) 19.800 10.040 (5 6) 5.095 5.000 (7 24.895 15.040 9.855 Expliquemos el procedimiento utilizado para el registro de cada una de las operaciones. Operación 1: Se realizó la apertura de la cuenta Documentos por cobrar, para el registro del valor total de los documentos existentes en el negocio. El cargo se hizo a la cuenta de Documentos por cobrar y el crédito a la cuenta de Capital para hacer la partida doble. Operación 2: Este registro se realizó en dos momentos: - Se realizó un crédito a la cuenta de Documentos por cobrar por el valor de los documentos endosados y el débito correspondiente a la cuenta de Banco donde se registra el valor líquido recibido por la empresa. El cálculo de dicho valor se realizó de la manera siguiente: 4 documentos endosados.................. Intereses: C$20.000*1%*18días : C$120.0 30 días Comisiones: C$20.0*4 documentos C$ 80.0 Valor líquido a recibir - Operación 3: C$20,000.0 200 19,800.0 El registro 2ª) se refiere a la utilización de las cuentas de orden, para el registro del valor de los documentos endosados. Para ello utilizamos la cuenta de Documentos endosados y la cuenta Responsabilidad por endoso. Este registro también se realizó en dos partes. - El primer asiento es un crédito a la cuenta de documentos por cobrar y un débito a la cuenta de Mercancías. El asiento 3ª) se realizó mediante los registros en las cuentas de orden correspondientes. Es importante notar que en esta operación el interés de endosar documentos no ha sido para obtener efectivo, sino bienes físicos como mercancías para la venta. Operación 4: Esta operación afecta solamente a las cuentas de orden, ya que están avisando sobre el cobro de documentos endosados previamente. Por tanto, se acreditó a la cuenta de Documentos endosados y un débito a la cuenta de Responsabilidad por endoso. 137 Universidad Centroamericana. UCA Operación 5: Esta operación se realizó en 3 momentos: - - Se debitó a la cuenta de Documentos por cobrar el valor de los documentos devueltos por el banco e hicimos un débito también a la cuenta de deudores varios para registrar los gastos de protesto pendientes de cobro y se acreditó a la cuenta de Banco el monto devuelto a la institución, incluyendo los gastos de protesto. Registro 5ª) Acreditamos a la cuenta de Documentos endosados y debitamos a la cuenta de Responsabilidad por endoso. Registro 5b) Debitamos a la cuenta de documentos protestados y acreditamos a documentos por cobrar. Operación 6: Acreditamos a la cuenta de documentos protestados y a la cuenta de deudores varios y el débito correspondiente a la cuenta de banco. Operación 7: Se realizó un débito a la cuenta de documentos por cobrar por el valor de los documentos devueltos y a la cuenta de gastos financieros por el valor de los intereses causados por el documento. El crédito se realizó a la cuenta de banco, por el valor del documento pagado y a la cuenta de documentos por pagar por el valor del documento pendiente de pago, incluyendo los intereses causados. Operación 8: Se realizó un crédito a la cuenta de documentos por cobrar por el valor del documento que será sustituido y a la cuenta de ingresos financieros por el valor de los intereses devengados por el nuevo documento. El Débito se realizó a la misma cuenta de documentos por cobrar por el valor del nuevo documento, incluyendo los intereses devengados. Concluyamos: Cuando estamos realizando operaciones de endoso de documentos, desde el punto de vista contable se utilizan cuentas de orden que permitirán un control de los documentos endosados y cuántos de ellos han sido cobrados o devueltos por falta de cobro. Luego de conocer las operaciones que hemos realizado realmente con los documentos endosados procedemos al registro con las cuentas específicas de la contabilidad general. 138 Asignatura de “Contabilidad II” Ejercicios Para medir el grado de asimilación de mis conocimientos, realizo estos ejercicios prácticos, utilizando como guía el material estudiado. Finalmente, comparo mis respuestas con la hoja de resultados que aparece en la página 149 correspondiente a la unidad autoformativa III. Ejercicio N°1 Registro en esquema de mayor las operaciones siguientes, utilizando las cuentas de orden del comisionista como del comitente. La hoja de respuestas aparece en la página N° 1. Remitimos a nuestro comisionista Sr. Castro 100 artículos, cuyo costo es de C$400.00 cada uno, para venderlos con un recargo del 50% sobre el precio de costo. Le asignamos al comisionista una comisión del 15% de las ventas de contado y 10% de las ventas al crédito. 2. La remesa originó gastos por C$500.00 que pagamos en efectivo. Estos gastos han sido registrados directamente a la cuenta de costo de la mercancía en consignación. 3. Enviamos al comisionista un giro por C$200.00 para que pague, por cuenta nuestra, los fletes, acarreos y seguros que ocasionen las mercancías desde la estación hasta su almacén o bodega. 4. El comisionista nos devuelve 10 artículos defectuosos. 5. El comisionista pagó por nuestra cuenta fletes, acarreos, seguros y propaganda C$300.00 por 6. El comisionista vendió 20 unidades al contado y 30 al crédito. 7. El comisionista efectuó cobros a clientes sobre las ventas al crédito por C$2,700.00 8. El comisionista nos descontó la comisión convenida. 9. Recibimos del comisionista un cheque por el saldo a nuestro favor, o sea por el importe de la provisión de fondos, ventas de contado, cobros efectuados, menos los gastos y comisión. Ejercicio N°. 2 Registre en esquema de Diario y Mayor las siguientes operaciones de mercancías: Celebramos con el Sr. Martínez comitente, un contrato de mercancías en comisión basado en las siguientes condiciones. - Para las ventas de contado se realizará un recargo del 45% sobre el precio de costo y al crédito de 55%. - La comisión será del 25% del valor de las ventas. - El valor del reembolso a enviar siempre que el comitente lo solicite, incluirá el saldo de las provisiones recibidas del comitente, es decir que el comitente no dejará ningún monto de dinero en su poder, excepto su comisión 139 Universidad Centroamericana. UCA Las operaciones son las siguientes: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Recibimos del Sr. Martínez 350 unidades a un costo de C$150.0 . Recibimos una provisión de fondos por C$2,500.00. El recibo de la mercancía originó gastos de fletes, bodegas, carga y descarga por C$600.00. Devolvimos al comitente 10 unidades defectuosas. Vendimos 65 unidades al contado. Para el traslado de la mercancía vendida se incurrió en costos por C$500, por cuenta del comitente, y pagamos en efectivo. Un cliente devolvió 8 unidades de las ventas realizadas al contado. Vendimos 100 unidades al crédito. 1. Un cliente nos devolvió 9 unidades de las ventas al crédito. 2. Realizamos cobros a clientes por C$9,500.00 3. Descontamos de la cuenta de caja del comitente el valor de la comisión 4. Reembolsamos al Sr. Martínez el saldo a su favor. Ejercicio N°. 3 Para el registro de las operaciones de endoso o descuento de documentos en la siguiente actividad práctica, utilizo como guía el material estudiado previamente y el ejemplo práctico desarrollado en la presente unidad autoformativa. Posteriormente, comparo mis resultados con la página 151 de la hoja de respuestas. Así mismo, cualquier duda que se me presente al momento de la aplicación de los conocimientos la presentaré en el encuentro correspondiente para ser aclarado por el tutor (a). Empresa “NATURALEZA” Elaboro el registro contable de las operaciones siguientes relacionadas con endoso de documentos para la empresa “NATURALEZA” 1. Apertura: 15 títulos de crédito (letras de cambio y pagaré) a nuestro favor con valor nominal de C$6,000.00 cada uno y con un vencimiento de 30 días. 2. Cobramos en efectivo una letra y un pagaré, sobre los cuales concedimos un descuento del 3% por pronto pago. 3. Cobramos en efectivo una letra y un pagaré con intereses del 2%. 4. Descontamos en el Banco 5 letras de cambio por las cuales nos cobró intereses del 1% sobre el valor nominal. y una comisión de C$3.00 por cada una. Las letras fueron descontadas a los 18 días del vencimiento. El importe neto fue abonado a nuestra cuenta de cheques. 5. Compramos mercancías por C$25,000.000 y para hacer el pago, endosamos 2 pagarés que nos fueron aceptados con el 5% de descuento, el resto lo pagamos en efectivo. El endoso fue a los 16 días del vencimiento. 6. El banco nos devolvió 3 letras por falta de cobro cargando en nuestra cuenta de cheques su valor nominal. 7. Cobramos una de las letras devueltas por el banco con intereses del 2%. 8. Protestamos las otras 2 letras devueltas por el banco. 9. El protesto originó gastos por C$20.00 de cada letra que pagamos en efectivo. 10. Se convino con el deudor de una letra protestada en cancelarla, y que fuese sustituida con una nueva letra, incluyendo en ella tanto intereses del 1%, así como gastos de protesto. 11. El banco nos avisa haber cobrado una letra. 12. El proveedor nos devolvió los 2 pagaré por falta de cobro, por cuyo importe le aceptamos una letra apagar en 30 días, en la cual se incluyeron tanto intereses del 2% del valor nominal. 140 Asignatura de “Contabilidad II” Ejercicio N°4. Empresa “EL PROVENIR” 1. Apertura: 8 letras de cambio con valor de $1.500.0 cada una y un plazo de 30 días. 2. Endosamos 4 letras al banco a los 19 días del vencimiento. El banco nos cobró un 2% de interés, más $25.0 por cada letra en concepto de comisión. 3. El banco nos avisó haber cobrado una letra. 4. El banco nos devolvió una letra por falta de cobro, además nos cobró $35.0 en concepto de protesto, el importe total lo pagamos en efectivo. 5. Endosamos 2 letras al banco y nos cobró el 1% de su valor nominal. 6. Cobramos al cliente la letra protestada, además de los gastos de protesto un interés del 3% calculados sobre ambos importes. 7. El banco nos devolvió una letra por falta de cobro. 8. La letra que fue devuelta por el banco la protestamos. Los gastos de protesto fueron de C$50.0, los que pagamos en efectivo. 9. El deudor de la letra protestada convino en sustituir con una nueva letra, que incluyera el valor nominal, los gastos de protesto, intereses del 2% sobre el nominal más intereses moratorios del 1%. 10. Endosamos 1 letra a los 15 días del vencimiento. El banco nos cobró un interés del 4% más una comisión de C$75.0. El valor recibido se depositó en la cuenta bancaria. Realice los asientos para las operaciones con documentos endosados en esquema de mayor. 141 Universidad Centroamericana. UCA Solución de ejercicios Respuesta a la prueba diagnóstica I PARTE. 1. (4) 2. (6) 3. (9) 4. (2) 5. (8) 6. (10) 7. (3) 8.(7) 9. (1) 10. (5) II PARTE. 1. Activo Fijo 5. Pasivo circulante 9. Activo circulante 13.Activo diferido 17.Activo circulante 2. Pasivo circulante 6. Activo fijo 10.Pasivo circulante 14.Pasivo circulante 18.Capital contable 3. Pasivo Fijo 7. Pasivo circulante 11.Activo circulante 15.Activo circulante 19.Pasivo circulante 4. Activo circulante 8. Pasivo circulante 12.Capital contable 16.Pasivo circulante 20.Activo circulante III PARTE. a) Asiento de diario general Fecha 01/02/04 Empresa Nacer Diario General Al 28 de Febrero 2004 Descripción Banco Cliente Inventario Activo Fijo Cargo 120,000.00 235,000.00 130,000.00 698,000.00 Proveedores Capital 03/02/04 03/02/04 05/02/04 14/02/04 15/02/04 18/02/04 19/02/04 19/02/04 20/02/04 21/02/04 21/02/04 142 Compras IVA acreditable Banco Proveedores Proveedores Devolución sobre compras IGV acreditable Banco Anticipo IR Rebaja sobre venta (2%) Ventas Impuestos por pagar Gastos administrativos Banco Clientes Anticipo IR (1%) Ventas Impuestos por pagar Devoluciones sobre ventas Impuestos por pagar Clientes Anticipo IR Banco Cliente Proveedores Banco Compras IGV acreditable Rebaja sobre compras Proveedores Gastos Administrativos (60%) Gastos de ventas (40%) Banco Publicidad Banco Abono 80,000.00 1,103,000.00 45,000.00 6,750.00 15,525.00 36,225.00 10,000.00 8,696.00 1,304.00 56,350.00 490.00 1,000.00 50,000.00 7,840.00 35,000.00 35,000.00 97,750.00 850.00 85,000.00 13,600.00 5,217.40 834.80 6,000.00 52.20 100,000.00 100,000.00 40,000.00 40,000.00 65,000.00 9,457.50 1,950.00 72,507.50 1,500.00 1,000.00 2,500.00 4,000.00 4,000.00 Asignatura de “Contabilidad II” b) Registro en esquema de mayor: Banco Clientes S) 120.000 15,525 (1 S) 235.000 6,000 (6 3) 56.350 35.000 (4 5) 97.750 100.000 (7 7) 100.000 40.000 (8 332.750 106.000 2.500 (10 4.000 (11 276.350 97.025 179.325 226.750 Activo fijo s) 698.000 Proveedores 2) 10.000 80.000 (S 8) 40.000 36,225 (1 72.507.5 (9 698.000 50.000 188.732.5 138.732.5 Compras Devolución sobre compra 1) 45.000 8,696 (2 9) 65.000 110.000 8,696 Inventario Ventas S) 130.000 50.000 (3 85.000 (5 130.000 135000 Gastos de venta 10) 1.000 Gastos administrativos 4) 35.000 10) 1.500 1.000 36.500 IGV acreditable 1) 6.750 Impuesto por pagar 1.304 (2 6) 834.8 1.304 834.8 9) 9.457.5 16.207.5 7.840 (3 13,600 (5 14.903.5 21.440 20.605.2 Rebaja sobre venta Capital 3) 1,000 1,103.000 (s 1,000 1,103,000. Devoluciones sobre venta Anticipo de IR 6) 5.217.4 3) 490 5) 850 52.2 5.217.4 1.340 52.2 (6 1.287.8 Rebaja sobre compra Publicidad 1.950 (9 11) 4.000 1.950 4.000 143 Universidad Centroamericana. UCA C) Balanza de saldos Empresa Nacer Balanza de Saldos Al 28 de Febrero del 2004 Cuenta Banco Inventario Clientes Activo fijo Capital Proveedores Ventas Impuestos por pagar Rebajas sobre compras IVA acreditable Compras Gastos de venta Gastos administrativos Devoluciones sobre compras Devoluciones sobre ventas Anticipo IR Rebaja sobre ventas Publicidad Saldo Deudor Acreedor 179.325.00 130.000.00 226.750.00 698.000.00 1,103.000.00 138.732.50 135.000.00 20.605.20 1.950.00 14.903.50 110.000.00 1.000.00 36.500.00 8.696.00 5.217.40 1.287.80 1.000.00 4.000.00 1,407.983.70 1,407.983.70 d) Estado de Resultado Empresa Nacer Estado de Resultado Del 1ro. Al 28 de Febrero 2004 Ventas (-) Devoluciones sobre venta Rebajas sobre ventas Ventas netas Inventario inicial Compras (-) Devoluciones sobre compras (+) Rebajas sobre compras Compras netas Existencia disponible para la venta Inventario Final Costo de venta Utilidad bruta Gastos de operación Gastos de venta Gastos administrativos Utilidad operativa Impuesto sobre la Renta (IR) 30% Utilidad Neta 144 135.000.00 5.217.40 1.000.00 (6.217.40) 128.782.60 130.000.00 110.000.00 8.696.00 1.950.00 (10.646.00) 99.354.00 229.354.00 (180.000.00) (49.354.00) 79.428.60 1.000.00 36.500.00 (37,500.00) 41.928.60 (12.578.58) 29.350.02 Asignatura de “Contabilidad II” e) Balance General ACTIVO Circulante Banco Inventario Clientes IVA acreditable Fijo Diferido Publicidad Anticipo IR TOTAL ACTIVO 179.325.00 180.000.00 226.750.00 14.903.50 4.000.00 1.287.80 Empresa Nacer Balance General Al 28 de Febrero del 2004 PASIVO Circulante Proveedores Impuestos por pagar (20.605.2 + 12.578.58) 600.978.50 698.000.00 CAPITAL CONTABLE Capital social 5.287.80 Utilidad retenida 1.304.266.30 TOTAL PASIVO + CAPITAL 138.732.50 33.183.78 1,103.000.00 29,350.02 171.916.28 1.132.350.02 1.304.266.30 Ejercicios de la I unidad 1. El procedimiento de la Sra. Morales no es aceptable, ya que esta mezclando los gastos personales con en negocio y por tanto viola el principio de contabilidad generalmente aceptado de entidad del negocio. 2. El concepto fundamental que se utiliza como base para preparar los estados financieros es el principio de contabilidad de período contable 3. Identifique el principio de contabilidad generalmente aceptado que se viola en cada una de las siguientes situaciones: a. b. c. d. e. f. g. Viola el principio de reconocimiento de los ingresos. Viola el principio de costo histórico. Viola el principio de negocio en marcha Viola el principio de entidad del negocio Viola el principio de período contable Viola el principio de consistencia Viola el principio de medida monetaria Ejercicio de la II unidad Partidas de conciliación Los cheques 0008 y 0009 fueron cobrados el 3 y 5 de Enero por C$ 5,000.00 y C$ 10,000.00 respectivamente. Lo que viene a totalizar C$ 15,000.00. Observe que el saldo inicial de la cuenta de banco de la empresa difiere de la del estado de cuenta bancario por los C$ 15,000.00 de cobros atrasados, aparentemente librados por la empresa en Diciembre del 2002. Aun no han sido cobrado los siguientes cheques No. cheque 0010 0012 0014 0016 0019 Importe C$ 10.000.00 45.000.00 142.000.00 60.000.00 43.300.00 C$ 300.000.00 Depósitos en transito 145 Universidad Centroamericana. UCA No. deposito 102 105 107 Importe C$ 16.000.00 16.440.00 35.160.00 C$ 67.600.00 Error del banco al registrar el deposito No. 106 por C$ 26,630.00, la empresa registro correctamente el deposito por C$ 26,360.00. Error del banco al cargar cheque 00018 por un monto de C$ 61,000.00 en lugar de registrar C$ 6,100.00 Se recibe nota de crédito aun no registrada por la empresa por un importe de C$ 5,000.00 De igual forma se recibe un debito por C$ 16,000.00 Conciliación Bancaria. Método Aritmético EMPRESA COMERCIAL NEJAPA S.A. CONCILIACIÓN BANCARIA AL 31 DE ENERO DE 2003 Saldo según estado de cuenta bancario C$ 437.890 Saldo según libro de banco C$ 161.020 (-) Depósito en tránsito N° 102 C$ 16.000 N° 105 16.440 N° 107 35.160 (67.600) 93.420 (+) Cheques flotantes N° 00010 C$ 10,000 N° 00012 45,000 N° 00014 142,000 N° 00016 60,000 N° 00019 43,300 300.300 393.720 (+) Nota de crédito Intereses ganados 5.000 398.720 (-) Nota de Débito Pago de documentos (16.000) 382.720 (+) Error del banco por diferencia de más En un depósito (+) Error la empresa por diferencia de menos en cheque emitido Saldo conciliado libro de banco 146 270 382.990 C$ 54.900 439,890 Asignatura de “Contabilidad II” Método de saldos disponibles Saldo según mayor de banco EMPRESA COMERCIAL NEJAPA S.A. ESTADO DE CONCILIACIÓN BANCARIA Al 31 de enero de 2003 161,020.0 Saldo según estado de cuenta (+) Nota de crédito Intereses ganados 5,000.0 166,020.0 (-) Nota de débito Pago de documentos 437,890.0 (+) Depósito en tránsito N° 106 N° 105 N° 107 16,000.0 16,440.0 35,160.0 (16,000.0) (-) Cheques flotantes N° 00010 N° 00012 N° 00014 N° 00016 N° 00019 (-) Error del banco Dif. de menos en cheque 00018 Dif. de más en depósito # 106 C$ 150,020.0 Saldo conciliado Saldo conciliado 10,000.0 45,000.0 142,000.0 60,000.0 43,300.0 54,900.0 270.0 67,600.0 505,490.0 (300,300.0) 0 (55,170.0) 150,020.0 Asientos de ajuste Banco S)161,020.0 1)5,000.0 166,020.0 150,020.0 16,000,0(2 2) Documentos por pagar 16,000.0 16,000.0 16,000.0 Ingresos financieros 5,000.0(1 5,0000.0 Ejercicios de la III unidad Ejercicio n°.1 a. El importe por cuentas incobrables se registrará de la manera siguiente: Año 1: Gastos por pérdidas en cuentas incobrables Cuentas por cobrar....................... C$ 1,500.00 C$ 1,500.00 Año 2: Gastos por pérdidas en cuentas incobrables...... C$ 1,200.00 Cuentas por cobrar..................................... C$ 1,200.00 147 Universidad Centroamericana. UCA Ejercicio n°. 2 Registros en asientos de diario: 1. Banco Cuentas por cobrar Ingresos financieros C$ 8.169.60 C$ 7.659.00 510.60 2. Gastos por pérdidas en cuentas incobrables Cuentas por cobrar Sr. Soza C$ 56.505.00 3. Banco Gastos financieros Cuentas por cobrar C$ 87,993.22 C$ 1,795.78 4. Cuentas por cobrar Sr. Soza Gastos por pérdidas en cuentas incobrables Banco Cuentas por cobrar Sr. Soza Ingresos financieros Deudores diversos C$ 56,505.00 5. Gastos por pérdidas en cuentas incobrables Cuentas por cobrar Sr. Soza C$ 11,301.00 C$ 56.505.00 C$ 89,789.00 C$ 56,505.00 C$ 47,399.15 C$ 45,204.00 C$ 1,695.15 C$ 500.00 C$ 11,301.00 Ejercicio n°. 3 La empresa Confort., realizo durante el año 2001, ventas al crédito por un monto de C$ 1,200,00. Se presentaron devoluciones sobre las ventas equivalentes al 5% y rebajas sobre ventas con un importe de C$ 5,000. Después de una revisión exhaustiva, se estima que el 1% de las ventas netas a crédito registradas pueden resultar ser incobrables. Determine el calculo de las provisiones para perdidas en cuentas incobrables, efectuando los asientos de ajustes y del mayor general. También indique como deberá ser presentado en el balance general. Ventas netas = C$ 1,200,000.00 – C$ 60,000 – C$ 5,000 = C$ 1,135,000.00 Cuentas incobrables = C$ 1,135,000.00 (1%) = C$ 11,350.00 La estimación por cuenta incobrables tenía un saldo acreedor de C$ 8,000 antes del ajuste de fin de año. Este saldo de C$ 8,000 se suma al saldo de C$ 11,350.00 resultante del 2001. El asiento de ajuste es: Cuenta Gastos por pérdidas en cuentas incobrables Provisiones para pérdidas por cuentas incobrables Debe C$ 11,350 Haber C$ 11,350 Ahora bien, al trasladar al mayor tenemos el siguiente ajuste: Gastos por pérdidas en cuentas incobrables S) C$ 8,000.00 A) C$ 11,350.00 C$ 19,350.00 148 Provisiones por pérdidas en cuentas incobrables C$ 8,000.00 (S C$ 11,350.00 (A C$ 19,350.00 Asignatura de “Contabilidad II” Note que realizamos un ajuste a ambas cuentas y que el saldo de cuentas incobrables aumento a C$ 327,076.80. La presentación en el balance general seria la siguiente: DISTRIBUIDORA DEL SUR S.A. BALANCE GENERAL AL MES DE DICIEMBRE 2003 ACTIVO Circulante Cuenta por cobrar...........................................................C$ 1,135,000.00 (-) Provisión por perdidas en cuentas incobrables C$ 19,350.00 C$ 1,115,650.00 Ejercicio n°. 4 La empresa El Buen Gusto, le solicito a usted lo siguiente: a. Presente los auxiliares para cada uno de los clientes Cliente: Manuel Aguirre FECHA 01/4/04 03/4/04 05/4/04 15/4/04 25/4/04 29/4/04 30/4/04 CONCEPTO Saldo Inicial Venta Caja Venta Caja Venta Caja VENCIMIENTO DEBE 15 Marzo 13 Abril 10,000.0 FECHA 01/4/04 05/4/04 10/4/04 15/4/04 15/4/04 30/4/04 CONCEPTO Saldo Inicial Caja Venta Caja Venta Caja VENCIMIENTO DEBE 15 Marzo FECHA 01/4/04 05/4/04 15/4/04 25/4/04 29/4/04 CONCEPTO Saldo Inicial Caja Venta Caja Venta VENCIMIENTO DEBE 30 Marzo FECHA 01/4/04 03/4/04 05/4/04 10/4/04 15/4/04 23/4/04 25/4/04 30/4/04 CONCEPTO Saldo Inicial Venta Caja Venta Caja Venta Caja Caja VENCIMIENTO DEBE 05 Abril 13 Abril 7,500.0 25 Abril 8 Mayo HABER SALDO C$ 35,000.0 45,000.0 20,000.0 25,000.0 15,000.0 40,000.0 15,000.0 25,000.0 10,000.0 35,000.0 10,000.0 25,000.0 Cliente: Leonel García 20 Abril 25 Abril HABER SALDO C$ 22,000.0 20,000.0 2,000.0 30,000.0 32,000.0 15,000.0 17,000.0 5,000.0 23,000.0 15,000.0 7,000.0 Cliente: Coralia López 25 Abril 8 Mayo HABER SALDO C$ 42,000.0 35,000.0 7,000.0 20,000.0 27,000.0 25,000.0 2,000.0 15,000.0 17,000.0 Cliente: Isidro Paz HABER 15,000.0 20 Abril 5,000.0 02 Mayo 20,000.0 10,000.0 5,000.0 5,000.0 SALDO C$ 23,500.0 31,000.0 16,000.0 21,000.0 11,000.0 31,000.0 26,000.0 21,000.0 149 Universidad Centroamericana. UCA b. Calcule la antigüedad de saldos En el primer rango de no vencidas: Saldo de C$ 10.000 Manuel Aguirre Saldo de C$ 15.000 Coralia López Saldo de C$ 20. 000 Isidro Paz Total.......C$ 45.000 c. En el rango de 1 a 10 días: Saldo de C$ 15.000 Manuel Aguirre (5 días) Saldo de C$ 5.000 Leonel García (5 días) Saldo de C$ 2.000 Leonel García (10 días) Saldo de C$ 2.000 Coralia López (5 días) Saldo de C$ 1.000 Isidro Paz (10 días) Total.......C$ 25.000 Elabore el auxiliar de clientes al 30 de Abril 2004 AUXILIAR DE CLIENTES Al 3O DE ABRIL 2004 Cliente Total No vencida 1-10 días 11-20 días 21-30 días + de 30 días Manuel Aguirre C$ 25,000 C$ 10,000 C$ 15,000 Leonel García C$ 7,000 C$ 7,000 Coralia López C$ 17,000 C$ 15,000 C$ 2,000 Isidro Paz C$ 21,000 C$ 20,000 C$ 1,000 Totales C$ 70,000 C$ 45,000 C$ 25,000 Porcentajes 100% 64% 36% - d. Calcule las cuentas incobrables por grupo de edades Conocida las tasas, procedemos a elaborar el siguiente cuadro: CALCULO DE LAS CUENTAS INCOBRABLES POR GRUPOS DE EDADES % QUE SE CONSIDERA PROVISIÓN DE CUENTAS GRUPO VALOR INCOBRABLE INCOBRABLES No vencida 45,000.0 5% C$ 2,250.0 De 1 a 10 días 25,000.0 10% C$ 2,500,0 De 11 a 20 días 15% De 21 a 30 días 20% De 31 a más 25% C$ 4,750.0 e. Presente los registros contables correspondientes (diario y Mayor general) y la forma en que se presentaran en el balance general. Cuenta Debe Haber Gastos por pérdidas en cuentas incobrables C$ 4,750.00 Provisiones para pérdidas por cuentas incobrables C$ 4,750.00 Veamos ahora el traslado al mayor: Gastos por pérdidas en cuentas incobrables C$ 4,750.00 Provisiones por pérdidas en cuentas incobrables C$ 4,750.00 En el Balance general se presentaría de la siguiente manera: ACTIVO Circulante Cuentas por cobrar 70,000.00 (-) incobrables ( 4,750.00) 65,250.00 150 Asignatura de “Contabilidad II” Ejercicio n°. 5 En el año 2002, el libro mayor de la distribuidora “El Facilito” mostró un saldo de la cuenta de clientes por C$ 7,800,000.00. Tiene la siguiente información de periodos anteriores: Año Saldo de clientes Cuentas incobrables 1998 C$ 2,000,000.00 C$ 50,000.00 1999 C$ 1,500,000.00 C$ 15,000.00 2000 C$ 950,000.00 C$ 12,000.00 2001 C$ 1,300,000.00 C$ 15,000.00 Total C$ 5,750,000.00 C$ 92,000.00 Se solicita: a. Encuentre el porcentaje de cobro dudoso = b. 92,000.00 0.016 1.6% 5,750,000.00 ¿Cuál será la provisión de la perdida para cuentas incobrables? La provisión de la perdida en cuentas incobrables = (C$ 7,800.00.00) (1.6%) = C$ 124,800.00 c. ¿Cuál será la perdida en cuenta incobrable si la provisión de la perdida por cuenta incobrables, tuviera un saldo acreedor de C$ 10,000.00? Registre en el diario y traslade al mayor Si la provisión de la perdida por cuenta incobrables, tuviera un saldo acreedor de C$ 10,000.00, la perdida en cuenta incobrable seria: C$ 124,800.00 – C$ 10,0000.00 = C$ 114,800.00 Veamos el registro de diario para este ejemplo: Cuenta Debe Haber Gastos por pérdidas en cuentas incobrables C$ 114,800.00 Provisiones para pérdidas por cuentas incobrables C$ 114,800.00 Veamos ahora el traslado al mayor: Gastos por pérdidas en cuentas incobrables C$ 114,800.00 d. Provisiones por pérdidas en cuentas incobrables C$ 114,800.00 ¿Cuál será la perdida en cuenta incobrable si la provisión de la perdida por cuenta incobrables, tuviera un saldo deudor de C$ 10,000.00? Registre en el diario y traslade al mayor Si la provisión por cuenta incobrable hubiese tenido un saldo deudor de C$ 10,000.00, la perdida en cuenta incobrable seria: C$ 124,800.00 + C$ 10,000.00 = C$ 134,800.00 Veamos el registro de diario para este ejemplo: Cuenta Debe Haber Gastos por pérdidas en cuentas incobrables C$ 134,800.00 Provisiones para pérdidas por cuentas incobrables C$ 134,800.00 Veamos ahora el traslado al mayor: Gastos por pérdidas en cuentas incobrables C$ 134,800.00 Provisiones por pérdidas en cuentas incobrables C$ 134,800.00 151 Universidad Centroamericana. UCA Ejercicios de la IV unidad Ejercicio n°. 1 La empresa El Carmen S.A. importa a Nicaragua , refrigeradoras, provenientes de la muy prestigiada empresa Sears. Para el mes de Diciembre, la empresa El Carmen S.A., realizó un pedido de 200 refrigeradoras a un costo FOB por unidad de U$ 150. El costo de fletes y seguros asciende a U$ 700, honorarios consulares por U$ 400. El tipo de cambio es C$ 16.50 por dólar. Los impuestos para la internación de estas mercancías son los siguientes: DAI............................………10% ATP.........................…......... 5% TSIM.................................... Para la cantidad importada ascienden a C$ 50 ISC.......................................15% IGV.......................................15% Otros costos de internación..C$ 700 (gastos aduaneros) Peso de la mercancía equivale a 100 toneladas Tasa establecida por ley C$ 0.50 centavos por tonelada La empresa utiliza un margen de comercialización de 40% para el establecimiento del precio de venta. a. Elabore la hoja de liquidación de importación Para iniciar el proceso de internación de la mercancía, elaboremos la hoja de liquidación de importación. Empresa El Carmen S.A HOJA DE LIQUIDACIÓN DE IMPORTACIÓN Proveedor: Sears País de Origen: Estados Unidos Factura N° 13485 COSTOS EXTERNOS Total Art. Unidad Cant. FOB U$ 1 2 3 4 b. Costos de Internación Total CIF Honorarios Total CIF DAI U$ Consulares CIF C$ U$ 5 X unidad 200 30,000 30,700 6 7 Fecha: 10 de Diciembre de 2003 8 9 ATP 10 400 31,100 513,150 51,315 25,657.50 Aranceles Aduaneros Base Base TSIM impositiva ISC Impositiva ISC IGV 11 12 13 14 IGV 15 50 590,172.50 88,525.88 678,698.38 101,804.76 Otros Costo Costo Costos Unitario Total C$ C$ C$ 16 17 700 679,398.38 Presente los cálculos efectuado en cada una de las 18 columnas que componen el formato. La hoja de liquidación incluirá lo siguiente: 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) 10) 11) 12) 13) 14) 15) 16) 152 Detalle del artículo o mercancía importada Unidad de medida utilizada para representar la mercancía Cantidad o número de unidades importadas = 200 refrigeradoras FOB total = 200 unidades x U$ 150 = U$ 30,000 CIF = U$ 30,000 + U$ 700 = U$ 30,700 Honorarios consulares por la internación de mercancías = decir U$ 400. Total CIF en U$ = U$ 30,700+ U$ 400 =U$ 31,100. Total CIF en C$ = U$ 31,100 * C$ 16.5 = C$ 513,150 DAI (derecho arancelario de importación) = C$ 513,150 x 10% = C$ 51,315 ATP (Aranceles temporales) = C$ 513,150 x 5% = C$ 25,657.50 TSIM (pago por servicios en importación de mercancías) = 100 toneladas x C$ 0.50 = C$ 50. Base impositiva ISC = C$ 513,150 + C$ 51,315 + C$ 25,657.50 + C$ 50 = C$ 590,172.50 ISC = C$ 590,172.50 x 15% = C$ 88,525.88 Base impositiva IGV = C$ 590,172.50 + C$ 88,525.88 = C$ 678,698.38 IGV = C$ 678,698.38 x 15% = C$ 101,804.76 Gastos aduaneros = C$ 700 18 3,397 Asignatura de “Contabilidad II” 17) Costo total de la mercancía = C$ 678,698.38 + C$ 700 = C$ 679,398.38 18) Costo unitario promedio = C$ 679,398.38 / 200 = 3,397 c. Determine el costo unitario y el precio de venta unitario. Continuemos ahora con la determinación del costo unitario y precio de venta unitario, recordando que el margen de ganancia establecido para el precio de venta es del 40% y el IGV corresponde a un 15%. Cálculo del costo unitario y precio de venta Costo Unitario (+) 40% margen de ganancia Precio de venta (+) IGV que pagará el consumidor Precio que pagará el consumidor d. C$ 3,397.00 C$ 1,358.80 C$ 4,755.80 C$ 713.37 C$ 5,469.17 Calcule el IGV a declarar Efecto del acreditamiento en la declaración: IGV retenido por la venta de mercadería C$ 142,674.00 (C$ 713.37 x 200 unidades = C$ 142,674) (-) IGV pagado a la aduana por la importación C$ 101,804.76 C$ 40,869.24 IGV a declarar Ejercicio N° 2 Para poder ayudar al propietario de la Empresa “La Oportunidad S.A.” primero procederemos a elaborar la hoja de liquidación: Empresa La Oportunidad Hoja de liquidación de importación Proveedor: La Exitosa País de Origen: México COSTOS EXTERNOS Art. Unidad Cant. 1 2 Ref. unidad TV Unidad Total FOB U$ CIF U$ 3 4 5 25 6,250.00 6,544.36 36 2,880.00 3,015.64 9,130.00 9,560.00 Honorarios Total Consulares CIF U$ Total CIF C$ DAI ATP Factura N° 12589 Fecha: 28 de marzo 2002 Costos de Internación Aranceles Aduaneros Base Base TSIM impositiva ISC Impositiva ISC IGV IGV Otros Costo Costo Total Costos Unitario C$ C$ C$ 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 102.68 6,647.04 98,415.94 14,762.38 4,920.80 2,000.00 120,099.08 18,014.86 138,113.94 20,717.09 5,134.17 143,248.11 5,729.92 47.32 3,062.96 45,350.06 6,802.52 2,267.50 800.00 55,220.12 8,283.02 63,503.14 9,525.47 2,365.83 65,868.97 1,829.70 150.00 9,710.00 143,766.00 21,564.90 7,188.30 2,800.00 175,319.20 26,297.88 201,617.08 30,242.56 7,500.00 206,509.45 La hoja de liquidación incluirá lo siguiente: 1. 2. 3. 4. Detallamos los artículos: Refrigeradoras en la primera fila y televisores en la segunda fila Unidad de medida utilizada para representar la mercancía Cantidad o número de unidades importadas = 25 refrigeradoras y 36 televisores FOB refrigeradoras = 25 refrigeradoras x U$ 250 = U$ 6,250 FOB televisores = 36 Televisores x U$ 80 = U$ 2,880 Total FOB = U$ 9,130 5. Para calcular el CIF para cada articulo antes debemos prorratear los gastos de fletes y seguro de tal forma que el porcentaje de gasto correspondiente será: Fletes seguros 250 180 0.04709748 9,130 Total FOB Refrigeradora Televisión FOB Total x Porcentaje prorrateado = Gasto por flete y seguro U$ 6,250 0.04709748 = U$ 294.36 2,880 0.04709748 = 135.64 9,130 U$ 430 Refrigeradora FOB Total + Gasto por flete y seguro = CIF U$ 6,250 + U$ 294.36 = U$ 6,544.36 153 Universidad Centroamericana. UCA Televisión 2,880 + 9,130 + 135.64 = U$ 3,015.64 U$ 430.00 = U$ 9,560.00 6. Antes de calcular el CIF total debemos agregar para cada articulo los honorarios consulares ya prorrateados correspondiente a cada articulo. Recordemos que los gastos por honorarios consulares, equivalentes a U$ 150. Honorarios consulares 150 0.016429353 9,130 Total FOB Refrigeradora Televisor FOB Total x Porcentaje prorrateado = U$ 6,250 x 0.016429353 = 2,880 x 0.016429353 = 9,130 Gasto honorarios consulares U$ 102.68 47.32 U$ 150.00 7. El CIF Total: CIF + Gasto honorarios consulares = CIF TOTAL Refrigeradora U$ 6,544.36 + U$ 102.68 = U$ 6,647.04 Televisor U$ 3,015.64 + 47.32 = 3,062.96 U$ 9,560.00 U$ 150.00 U$ 9,710.00 Como podemos observar el CIF total por la adquisición de las 25 refrigeradoras y los 36 televisores asciende a U$ 9,710. 8. Total CIF en C$ = (C$ 14.8 x U$ 9130)+(C$ 14.9 x U$ 580) = C$ 135,124 + C$ 8,642 = C$ 143,766 Refrigeradores = (C$ 14.8 x U$ 6,250)+(C$ 14.9 x U$ 397.04) = C$ 92,500 + C$ 5,915.9 = C$ 98,415.9 Televisores = (C$ 14.8 x U$ 2,880)+(C$ 14.9 x U$ 182.96) = C$ 42,624 + C$ 2,726.1 = C$ 45,350.1 9. DAI (Refrigeradoras) = C$ 98,415.9 x 15% = C$ 14,762.38 DAI (Televisores) = C$ 45,350.1 x 15% = C$ 6,802.52 10. ATP (Refrigeradoras) = C$ 98,415.9 x 5% = C$ 4,920.80 ATP (Televisores) = C$ 45,350.1 x 5% = C$ 2,267.50 11. TSIM (Refrigeradoras) = C$ 2,000 TSIM (Televisores) = C$ 800 12. Base impositiva ISC (Refrigeradoras)= C$ 98,415.9 + C$ 14,762.38 + C$ 4,920.80+ C$ 2,000=C$ 120,099.08 Base impositiva ISC (Televisores) = C$ 45,350.1 + C$ 6,802.52+ C$ 2,267.50+ C$ 800 = C$ 55,220.12 13. ISC (Refrigeradoras) = C$ 120,099.08 x 15% = C$ 18,014.86 ISC (Televisores) = C$ 55,220.12 x 15% = C$ 8,283.02 14. Base impositiva IGV (Refrigeradoras)= C$ 120,099.08 + C$ 18,014.86= C$ 138,113.94 Base impositiva IGV (Televisores) = C$ 55,220.12 + C$ 8,283.02= C$ 63,503.14 15. IGV (Refrigeradoras)= C$ 138,113.94 x 15% = C$ 20,717.09 IGV (Televisores) = C$ 63,503.14 x 15 % = C$ 9,525.47 16. Otros costos, incluyen los gastos aduaneros equivalentes a C$ 7,500 (C$ 5,500 y C$ 2,000) correspondientes a efecto de retiro de mercadería de aduana y aranceles. Dichos gastos debemos prorratearlos pues desconocemos cuanto corresponde exactamente a cada uno de los artículos. En este caso debemos convertir el precio FOB a moneda nacional (la paridad cambiaria es de C$ 15.18 por U$ 1) Gastos de retiro y aranceles 7,500 0.054115131 138,593.4 Total FOB 154 Asignatura de “Contabilidad II” Refrigeradora Televisión FOB Total x Porcentaje prorrateado = C$ 94,875.0 0.054115131 = 43,718.4 0.054115131 = C$ 138,593.4 Otros costos C$ 5,134.17 2,365.83 C$ 7,500.00 17. Costo total de Refrigeradoras = C$ 138,113.94 + C$ 5,134.17 = C$ 143,248.11 Costo total de Televisores = C$ 63,503.14 + 2,365.83 = C$ 65,868.97 18. Costo unitario promedio por Refrigeradora = C$ 143,248.11/ 25 = C$ 5,729.92 Costo unitario promedio por Televisor = C$ 65,868.97/ 36 = C$ 1,829.70 Ahora determinaremos el precio de venta y el precio total que pagara el consumidor. Costo Unitario (+) 20% margen de ganancia Precio de venta (+) IGV que pagará el consumidor Precio que pagará el consumidor Refrigeradoras C$ 5,729.92 C$ 1,145.98 C$ 6,875.90 C$ 1,031.39 C$ 7,907.29 Televisores C$ 1,829.70 C$ 365.94 C$ 2,195.64 C$ 329.35 C$ 2,524.99 Debemos de calcular el IGV que el propietario deberá declarar IGV a declarar en refrigeradoras Efecto del acreditamiento en la declaración: IGV retenido por la venta de mercadería C$ 25,784.75 (C$ 1,031.39 x 25 unidades = C$ 25,784.75) (-) IGV pagado a la aduana por la importación C$ 20,717.09 IGV a declarar C$ 5,067.66 IGV a declarar en televisores Efecto del acreditamiento en la declaración: IGV retenido por la venta de mercadería C$ 11,856.60 (C$ 329.35 x 36 unidades = C$ 11,856.60) (-) IGV pagado a la aduana por la importación C$ 9,525.47 IGV a declarar C$ 2,331.13 Luego le ayudaremos a elaborar el auxiliar de proveedor extranjero, de la siguiente manera: Nombre Dirección País Fecha 14-Feb 28-Feb 12-Mar 15-Mar 30-Mar 04-Abr 04-Abr EMPRESA LA OPORTUNIDAD AUXILIAR DE PROVEEDORES EXTRANJEROS Subcuenta Condiciones Concepto Moneda Moneda Extranjera T.C. Debe Haber Saldo Moneda Nacional Debe Haber Saldo Firma de contrato para la adquisición de 25 refrigeradoras (U$ 250/u) y 36 televisores (U$ 80/u) 9,130.0 9,130.0 14.80 135,124.0 135,124.0 Enviamos remesa en dólares correspondiente al 50% de la deuda (U$ 9,130) 4,565.0 4,565.0 14.85 67,790.25 67,333.75 Recibimos comprobantes de gastos en fletes, seguros por U$ 430 y honorarios consulares por U$ 150 580.0 5,145.0 14.90 8,642.0 75,975.75 Enviamos remesa del 70% de deuda pendiente 3,601.5 1,543.5 14.98 53,950.47 22,025.28 Diferencial cambiario al mes de Marzo 15.00 1,127.22 23,152.50 Cancelación de saldo pendiente 1,543.5 0.0 15.18 23,430.33 -277.83 Diferencial cambiario al cancelar deuda 277.83 0.0 Finalmente elaboraremos los asientos de diario y mayor, a como sigue: Empresa La Oportunidad Libro diario 155 Universidad Centroamericana. UCA Fecha Concepto Debe Haber 14/02 Mercancía en tránsito 135,124.00 Proveedores extranjeros 135,124.00 28/02 Proveedores Extranjeros 67,790.25 Banco 67,790.25 12/03 Mercancía en tránsito 8,642.00 Proveedores extranjeros 8,642.00 15/03 Proveedores Extranjeros 53,950.47 Banco 53,950.47 30/03 Gastos financieros 1,127.22 Proveedores Extranjeros 1,127.22 04/04 Proveedores Extranjeros 23,430.33 Banco 23,430.33 Gastos financieros 277.83 Proveedores Extranjeros 277.83 08/04 Mercancía en tránsito 65,351.08 Banco 65,351.08 Almacén 209,117.08 Mercancía en tránsito 209,117.08 IGV acreditable 30,242.56 Banco 30,242.56 Total 592,445.19 592,445.19 08/Abril Presentamos el valor total de los impuestos pagados por el importador para internar la mercancía en el país. ISC (C$ 26,297.88), ATP (C$ 7,188.3), TSIM (C$ 2,800), DAI (C$ 21,564.9) y los gastos de internación (C$ 7,500). El total de impuestos pagados asciende a C$ 65,351.08 Con el costo total de C$ 209,117.08 se cancela la cuenta de mercancías en tránsito y las unidades son trasladadas a la cuenta de almacén de la empresa. Por ultimo registraremos el IGV pagado por el importador, que asciende a C$ 30,242.56. Dicho impuesto es acreditable del impuesto cobrado al consumidor final. Esta cuenta será cancelada, cuando se vendan todas las mercancías y se haya registrado el IGV cobrado al cliente final. Continuemos ahora con los asientos de mayor: Mercancías en Tránsito 1) 135,124.00 3) 8,642.00 8) 209,117.08 (9 65,351.08 Proveedores extranjeros 2) 67,790.25 4) 53,950.47 6) 23,430.33 209,117.08 135,124.00 (1 8,642.00 (3 1,127.22 145,171.05 Banco 145,171.05 Gastos financieros 67,790.25 (2 5) 1,127.22 53,950.47 (4 7) 277.83 23,430.33 (6 1,405.05 65,351.08 (8 30,242.56 (10 240,764.69 Almacén 9) 209,117.08 156 (5 277.83 (7 IGV Acreditable 10) 30,242.56 Asignatura de “Contabilidad II” Ejercicio N° 3 Empresa Del Norte. Liquidación de Importación Proveedor: SETA País de Origen: México COSTOS EXTERNOS Total Art. Unidad Cant. FOB U$ 1 2 3 4 X unidad 36 4,500.00 Y Unidad 24 2,064.00 Z Unidad Factura N° 4832 Fecha: 5 de julio de 2002 Costos de Internación Aranceles Aduaneros Base Base Otros CIF Honorarios Total CIF Total CIF impositiva Impositiva Costos Costo Total U$ Consulares U$ C$ DAI ATP TSIM ISC ISC IGV IGV C$ C$ 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 5,009.48 103.37 5,112.85 84,296.04 8,429.60 2,528.88 2,000.00 97,254.52 9,725.45 106,979.97 16,047.00 1,772.09 108,752.06 2,297.68 47.41 2,345.09 38,663.71 3,866.37 1,159.91 2,500.00 46,189.99 4,618.99 50,808.98 7,621.35 812.80 51,621.78 75 5,625.00 6,261.84 12,189.00 13,569.00 Costo Unitario C$ 18 3,020.80 2,150.91 129.22 6,391.06 105,369.87 10,536.99 3,161.10 1,250.00 120,317.96 12,031.80 132,349.76 19,852.46 2,215.11 134,564.87 1,794.20 280.00 13,849.00 228,329.62 22,832.96 6,849.89 5,750.00 263,762.47 26,376.24 290,138.71 43,520.81 4,800.00 294,938.71 La hoja de liquidación para el primer pedido, correspondiente a factura # 4832 proveniente de la empresa SETA, incluirá lo siguiente: 1. Detallamos los artículos: x la primera fila, Y en la segunda fila y Z en la tercera fila 2. Unidad de medida utilizada para representar la mercancía 3. Cantidad o número de unidades importadas: 36 unidades X 24 unidades Y 75 unidades Z 4. FOB X = 36 x U$ 125 = U$ 4,500 FOB Y = 24 x U$ 86 = U$ 2,064 FOB Z = 75 x U$ 75 = U$ 5,625 Total FOB = U$ 12,189 5. Para calcular el CIF para cada articulo antes debemos prorratear los gastos de fletes y seguro de tal forma que el porcentaje de gasto correspondiente será: Fletes seguros Total FOB FOB Total X Y Z x FOB Total U$ 4,500 2,064 5,625 U$ 12,189 600 780 1380 0.113216834 12,189 12,189 Porcentaje prorrateado = 0.113216834 0.113216834 0.113216834 = = = U$ 4,500 2,064 5,625 U$ 12,189 X Y Z + + + + + Gasto por flete y seguro U$ 509.48 233.68 636.84 U$ 1,380.00 Gasto por flete y seguro U$ 509.48 233.68 636.84 U$ 1,380.00 = = = = = CIF 5,009.48 2,297.68 6,261.84 U$ 13,569.00 U$ 6. Antes de calcular el CIF total debemos agregar para cada producto los honorarios consulares ya prorrateados. Recordemos que los gastos por honorarios consulares, equivalentes a U$ 280. Honorarios consulares Total FOB 280 0.022971531 12,189 157 Universidad Centroamericana. UCA X Y Z FOB Total U$ 4,500 2,064 5,625 U$ 12,189 x x x Porcentaje prorrateado 0.022971531 0.022971531 0.022971531 = = = = Gasto honorarios consulares U$ 103.37 47.41 129.22 U$ 280.00 7. El CIF Total será el siguiente: X Y Z CIF 5,009.48 2,297.68 6,261.84 U$ 13,569.00 U$ + + + + Gasto honorarios consulares U$ 103.37 47.41 129.22 U$ 280.00 = = = = CIF TOTAL U$ 5,112.85 2,345.09 6,391.06 U$ 13,849.00 El CIF total para las 36 unidades X, 24 unidades Y y 75 unidades Z asciende a U$ 13,849. 8. Total CIF C$ = (C$ 14.98 x U$ 13,569)+(C$ 15.1 x U$ 1660) = C$ 203,263.62 + C$ 25,066 = C$ 228,329.62 X Y Z Gasto por flete y seguro U$ 509.48 233.68 636.84 U$ 1,380.00 + + + + + Gasto honorarios consulares U$ 103.37 47.41 129.22 U$ 280.00 = = = = = Total gastos U$ 612.85 281.09 766.06 U$ 1,660.00 X = (C$ 14.98 x U$ 5,009.48)+(C$ 15.1 x U$ 612.85) = C$ 75,042.01 + C$ 9,254.03 = C$ 84,296.04 Y = (C$ 14.98 x U$ 2,297.68)+(C$ 15.1 x U$ 281.09) = C$ 34,419.25 + C$ 4,244.46 = C$ 38,663.71 Z = (C$ 14.98 x U$ 6,261.84)+(C$ 15.1 x U$ 766.06) = C$ 93,802.36 + C$ 11,567.51 = C$ 105,369.87 C$ 228,329.62 9. DAI X = C$ 84,296.04 x 10% = C$ 8,429.60 DAI Y = C$ 38,663.71 x 10% = C$ 3,866.37 DAI Z = C$ 105,369.87 x 10% = C$ 10,536.99 C$ 22,832.96 10. ATP X = C$ 84,296.04 x 3% = C$ 2,528.88 ATP Y = C$ 38,663.71 x 3% = C$ 1,159.91 ATP Z = C$ 105,369.87 x 3% = C$ 3,161.10 C$ 6,849.89 11. TSIM X = C$ 2,000 TSIM Y = C$ 2,500 TSIM Z = C$ 1,250 C$ 5,750 12. Base impositiva ISC X = C$ 84,296.04 + C$ 8,429.60 + C$ 2,528.88+ C$ 2,000 = C$ 97,254.52 Base impositiva ISC Y = C$ 38,663.71 + C$ 3,866.37 + C$ 1,159.91+ C$ 2,500 = C$ 46,189.99 Base impositiva ISC Z = C$ 105,369.87 + C$ 10,536.99 + C$ 3,161.10+ C$ 1,250 = C$ 120,317.96 C$ 263,762.47 13. ISC X = C$ 97,254.52 x 10% = C$ 9,725.45 ISC Y = C$ 46,189.99 x 10% = C$ 4,618.99 ISC Z = C$ 120,317.96 x 10% = C$ 12,031.80 C$ 26,376.24 158 Asignatura de “Contabilidad II” 14. Base impositiva IGV X = C$ 97,254.52 + C$ 9,725.45 = C$ 106,979.97 Base impositiva IGV Y = C$ 46,189.99 + C$ 4,618.99 = C$ 50,808.98 Base impositiva IGV Z = C$ 120,317.96 + C$ 12,031.80 = C$ 132,349.76 C$ 290,138.71 15. IGV X = C$ 106,979.97 x 15% = C$ 16,047.00 IGV Y = C$ 50,808.98 x 15% = C$ 7,621.35 IGV Z = C$ 132,349.76 x 15% = C$ 19,852.46 C$ 43,520.81 16. Otros costos, incluyen los gastos aduaneros equivalentes a C$ 4,800. Dichos gastos deben ser prorrateados, ya que desconocemos el importe que corresponde a cada artículo. En este caso debemos convertir el precio FOB a moneda nacional (la paridad cambiaria es de C$ 15.25 por U$ 1) FOB Total en U$ U$ 4,500 2,064 5,625 U$ 12,189 X Y Z FOB Total en C$ C$ 68,625.00 C$ 31,476.00 C$ 85,781.25 C$ 185,882.25 Gastos Aduaneros 4,800 0.025822799 185,882.25 Total FOB X Y Z FOB Total x Porcentaje prorrateado = C$ 68,625.00 C$ 31,476.00 C$ 85,781.25 C$ 185,882.25 x x x 0.025822799 0.025822799 0.025822799 = = = Otros costos C$ 1,772.09 812.80 2,215.11 C$ 4,800.00 17. Costo total X = C$ 106,979.97 + C$ 1,772.09 = C$ 108,752.06 Costo total Y = C$ 50,808.98 + C$ 812.80 = C$ 51,621.78 Costo total Z = C$ 132,349.76 + C$ 2,215.11 = C$ 134,564.87 C$ 294,938.71 18. Costo unitario promedio por X = C$ 108,752.06/ 36 = C$ 3,020.89 Costo unitario promedio por Y = C$ 51,621.78/ 24 = C$ 2,150.91 Costo unitario promedio por Z = C$ 134,564.87/ 75 = C$ 1,794.20 Ahora determinaremos el precio de venta y el precio total que pagara el consumidor. Costo Unitario (+) 25% margen de ganancia Precio de venta (+) IGV que pagará el consumidor Precio que pagará el consumidor C$ C$ C$ C$ C$ X 3,020.80 755.20 3,776.00 566.40 4,342.40 Y C$ 2,150.91 C$ 537.73 C$ 2,688.64 C$ 403.30 C$ 3,091.94 Z C$ 1,794.20 C$ 448.55 C$ 2,242.75 C$ 336.41 C$ 2,579.16 Ahora determinaremos el IGV que el propietario deberá declarar para cada producto. IGV a declarar en productos X Efecto del acreditamiento en la declaración: IGV retenido por la venta de mercadería C$ 20,390.40 (C$ 566.40 x 36 unidades = C$ 20,390.40) (-) IGV pagado a la aduana por la importación C$ 16,047.00 IGV a declarar C$ 4,343.40 IGV a declarar en productos Y 159 Universidad Centroamericana. UCA Efecto del acreditamiento en la declaración: IGV retenido por la venta de mercadería C$ 9,679.20 (C$ 403.30 x 24 unidades = C$ 9,679.20) (-) IGV pagado a la aduana por la importación C$ 7,621.35 IGV a declarar C$ 2,057.85 IGV a declarar en productos Z Efecto del acreditamiento en la declaración: IGV retenido por la venta de mercadería C$ 25,230.75 (C$ 336.41 x 75 unidades = C$ 25,230.75 ) (-) IGV pagado a la aduana por la importación C$ 19,852.46 IGV a declarar C$ 5,378.29 A continuación tendremos que elaborar el auxiliar de proveedor extranjero, de la siguiente manera: Auxiliar de Proveedores Nombre Dirección País Fecha Subcuenta Concepto Condiciones Moneda Moneda Extranjera T.C. Moneda Nacional Debe Haber Saldo Debe Haber Saldo Recibimos factura #4832 por 05-Jul importación de : 36 unidades X, 24 unidades Y, 75 unidades Z 12,189.0 12,189.0 14.98 182,591.22 182,591.22 Pago a través de giro bancario a nombre de SETA, por 20% del monto 09-Jul de la deuda correspondiente a factura #4832 2,437.8 9,751.2 15.01 36,591.38 145,999.84 Recibimos factura relativa a gastos 12-Jul pagados por el proveedor (fletes, seguros y honorarios consulares) 1,660.0 11,411.2 15.10 25,066.0 171,065.84 Recibimos comprobante de factura # 14-Jul 4696 por 2do. Pedido de 45 unidades de A y 28 unidades de B 18,540.0 29,951.2 15.15 280,881.0 451,946.84 Cancelamos un 50% de lo adeudado 16-Jul a través de un giro bancario. 14,975.6 14,975.6 15.18 227,329.61 224,617.23 Diferencial cambiario al cierre del 30-Jul mes de julio 15.21 3,161.65 227,778.88 08-Ago Cancelación de la deuda pendiente 14,975.6 0 15.25 228,377.90 -599.02 12-Ago Gastos financieros 599.02 0 Finalmente elaboraremos los asientos de diario y mayor, a como sigue: Fecha Empresa La Oportunidad Libro diario Concepto Debe Haber 05/07 Mercancía en tránsito 182,591.22 Proveedores extranjeros 182,591.22 09/07 Proveedores Extranjeros 36,591.38 Banco 36,591.38 12/07 Mercancía en tránsito 25,066.00 Proveedores extranjeros 25,066.00 14/07 Mercancía en transito 280,881 Proveedores extranjeros 280,881 16/07 Proveedores extranjeros 227,329.61 Banco 227,329.61 30/07 Gastos financieros 3,161.65 Proveedores Extranjeros 3,161.65 08/08Proveedores Extranjeros Banco 160 228,377.90 228,377.90 Asignatura de “Contabilidad II” 12/08Gastos financieros 599.02 Proveedores Extranjeros 599.02 Mercancía en tránsito 66,609.09 Banco 66,609.09 Almacén 294,938.71 Mercancía en tránsito 294,938.71 IGV acreditable 43,520.81 Banco 43,520.81 Total C$ 1,389,666.39 C$ 1,389,666.39 12 Agosto Presentamos el valor total de los impuestos pagados por el importador para internar la mercancía en el país. ISC (C$ 26,376.24), ATP (C$ 6,849.89), TSIM (C$ 5,750), DAI (C$ 22,832.96) y los gastos de internación (C$ 4,800). El total de impuestos pagados asciende a C$ 66,609.09 Con el costo total de C$ 294,938.71 se cancela la cuenta de mercancías en tránsito y las unidades son trasladadas a la cuenta de almacén de la empresa. Por ultimo registraremos el IGV pagado por el importador, que asciende a C$ 43,520.81. Dicho impuesto es acreditable del impuesto cobrado al consumidor final. Esta cuenta será cancelada, cuando se vendan todas las mercancías y se haya registrado el IGV cobrado al cliente final. Continuemos ahora con los asientos de mayor: Mercancías en Tránsito 1) 182,591.22 294,938.71 (10 3) 25,066.00 4) 280,881.00 9) 66,609.09 555,147.31 260,208.60 294,938.71 Banco 36,591.38 (2 227,329.61 (5 228,377.90 (7 66,609.09 (9 43,520.81 (11 602,428.79 Almacén 10) 294,938.71 Proveedores extranjeros 2) 36,591.38 182,591.22 (1 5) 227,329.61 25,066.00 (3 7) 228,377.90 280,881.00 (4 3,161.65 (6 599.02 (8 492,298.89 492,298.89 Gastos financieros 6) 3,161.65 8) 599.02 3,760.67 IGV Acreditable 11) 43,520.81 161 Universidad Centroamericana. UCA Ejercicio de la V unidad Respuesta a la actividad de autoaprendizaje No.1 Ejercicio N°1 Registro del comisionista Mercancías en comisión 1) 40,000.0 4,000 (4 8,000.0 (6a 12,000.0 (6.1a 24,000.0 40,000.0 16,000.0 Comitente cuenta mercancías 4) 4,000.0 40,000.0 (1 6a) 8,000.0 6.1a) 12,000.0 24,000.0 40,000.0 16,000.0 Caja del comitente 3) 200.0 6) 12,000.0 7) 2,700.0 14,900.0 Comitente cuenta caja 200.0 (5 3,600.0 (8 11,100.0 (9 14,900.0 5) 200.0 8) 3,600.0 9) 11,100.0 14.900.0 Clientes del comitente 6.1) 18,000.0 15,300.0 2,700.0 (7 Otros ingresos 3,600.0 (8a 7) 2,700.0 200.0 (3 12,000.0 (6 2,700.0 (7 14,900.0 Comitente cuenta clientes 18,000.0 (6.1 15,300.0 Caja 8a) 3,600.0 Registro del comitente: Mercancías en consignación 1) 40,000.0 4,000.0 (4 8,000.0 (6b 12,000.0 (6.1b 40,000.0 24,000.0 16,000.0 Caja del comisionista 1) 6) 7) 200.0 12,000.0 2,700.0 14,900.0 200.0 (5 3,600.0 (8 11,100.0 (9 14,900.0 Venta de Mercancías en consignación 10) 24,300.0 12,000.0 (6 11) 5,700.0 18,000.0 (6.1 30,000.0 30,000.0 9) 162 Caja 11,100.0 Almacén 4) 4,000.0 40,000.0 (1 4,000.0 40,000.0 Costo de venta de Mercancías en consignación 2) 500.0 24,300.0 (10 5) 200.0 6b) 8,000.0 6.1b) 12,000.0 8) 3,600.0 24,300.0 24,300.0 Clientes 6.1) 18,000.0 2,700.0 (7 Utilidad del ejercicio 500.0 (2 200.0 (3 5,700.0 (11 Asignatura de “Contabilidad II” 11,100.0 10,400.0 700.0 Ejercicio N° 2 Mercancías en comisión Comitente cuenta mercancías Caja del comitente Comitente cuenta caja Clientes del comitente Comitente cuenta clientes Otros ingresos Caja Registro del Comitente: Mercancías en consignación Almacén Caja del comisionista Costo de venta de Mercancías en consignación Venta de Mercancías en consignación Clientes Caja Utilidad del ejercicio Respuesta a la actividad de autoaprendizaje No.2 163 Universidad Centroamericana. UCA Ejercicio N° 1. EMPRESA NATURALEZA Documentos por cobrar 1) 90,000.0 12,000.0 (2 6) 18,000.0 6,000.0 (3 10) 6,080.0 30,000.0 (4 12) 12,000.0 12,000.0 (5 6,000.0 (7 12,000.0 (8 126,080.0 78,000.0 48,080.0 Responsabilidad por endoso 6a) 18,000.0 30,000.0 (4a 11) 6,000.0 12,000.0 (5a 12a) 12,000.0 36,000.0 42,000.0 6,000.0 9) Deudores varios 40.0 20.0 (10 20.0 Ingresos financieros 4a) 30,000.0 5a) 12,000.0 Documentos endosados 18,000.0 (6a 6,000.0 (11 12,000.0 (12a 42,000.0 6,000.0 36,000.0 Mercancías 5) 25,000.0 25,000.0 25,000.0 Gastos financieros 2) 360.0 4) 240.0 5) 320.0 12) 240.0 1,160.0 1,160.0 Documentos por pagar 120.0 (3 120.0 (7 60.0 (10 12,240.0 (12 300.0 300.0 8) Documentos protestados 12,000.0 6,000.0 (10 12,000.0 6,000.0 6,000.0 Banco 2) 3) 4) 7) 11,640.0 6,120.0 29,760.0 6,120.0 53,640.0 22,280.0 13,320.0 (8 18,000.0 (6 40.0 (9 31,360.0 Ejercicio N°2. Empresa “El PROVENIR” 164 12,240.0 12,240.0 Capital 90,000.0 (1 90,000.0 Asignatura de “Contabilidad II” 165 Universidad Centroamericana. UCA Resumen final de la unidad autoformativa I En la presente unidad se abordó el estudio e identificación de los principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, así como la aplicación de cada uno de los principios que son utilizados en el registro contable. Los principios de contabilidad explicados son los siguientes: - Entidad contable - Negocio en marcha - Período contable - Partida doble - Consistencia - Realización - Costo de los activos - Conservatismo - Medida monetaria La utilización de estos principios es muy importante al momento del registro contable y permite que la información contable sea confiable, comprensible y comparable, para los distintos usuarios de dicha información. El segundo tema desarrollado ha sido el procedimiento de la conciliación bancaria utilizando dos métodos denominados el método aritmético y método de saldos disponibles. Mediante el método aritmético no se logra conocer el monto de capital disponible en las cuentas bancarias, es más bien una forma de control de las operaciones realizadas por la empresa y por el banco. A partir del saldo final de la cuenta de banco en el libro de banco de la empresa, son aplicadas cada una de operaciones que aparecen en el estado de cuenta bancario hasta llegar al saldo final del estado de cuenta bancario. El método de saldo disponible permite conocer el capital disponible en las cuentas bancarias, ya que tanto al saldo del libro de banco como el saldo final del estado de cuenta bancario se le aplican las partidas de conciliación respectivas y de esta forma determinar el saldo disponible. Un concepto importante en este tema lo constituyen las partidas de conciliación, mediante la identificación permite detectar errores, registros no realizados, etc. Las partidas de conciliación son: - 166 Cheques flotantes Asignatura de “Contabilidad II” - Depósitos en tránsito - Cheques sin fondo - Notas de Débito - Notas de Crédito - Gastos por servicios bancarios - Errores El tercer tema abordado en la presente unidad es el registro de las cuentas por cobrar. En este caso, se estudió el procedimiento para el cálculo y registro contable de las pérdidas en cuentas incobrables. Se utilizaron dos métodos. El primero se denomina, método de cancelación directa, el cual reconoce la pérdida en cuentas incobrables hasta el momento que la administración ha reconocido que dicha cuenta es imposible de cobrarla. El valor de la cuenta incobrable se registra inmediatamente realizando un cargo a la cuenta de gastos por pérdidas en cuentas incobrables y un crédito a la cuenta del cliente correspondiente, dándole de baja al mismo. El segundo método llamado método de las provisiones, nos explica que las pérdidas por cuentas incobrables deben ser registradas en el momento de la venta al crédito y no hasta el momento de identificarla como incobrable. El cálculo de la provisión permite la contabilización del gasto en el período que ocurren los ingresos, cumpliendo adecuadamente con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados. Resumen final de la unidad autoformativa II El manejo de la cuenta de Proveedores Extranjeros requiere de un registro contable especial, debido al uso de diferentes monedas, en este caso, cuando una empresa realiza una importación al crédito, se efectúa un contrato de compra utilizando como medida de valor una moneda que favorezca dicho intercambio, como por ejemplo el dólar, el euro, etc. Sin embargo, al momento que el importador paga la deuda, puede experimentar pérdidas cambiarias cuando el tipo de cambio es mayor en relación al tipo de cambio al momento de celebración del contrato. También puede experimentar ganancias cambiarias cuando el tipo de cambio al momento del pago de la deuda es menor en relación con el tipo de cambio al momento de celebración del contrato. Debido que el importador recibe mercancías del extranjero, éstas deberán entrar en un proceso de legalización y nacionalización al momento que llegan al país. En nuestro país se aplican una serie de impuestos como el Derecho Arancelario de Importación (DAI), el impuesto Selectivo de 167 Universidad Centroamericana. UCA Consumo (ISC), el Arancel Temporal de Protección (ATP), la Tasa Sobre Importaciones (TSIM) y el Impuesto General al Valor (IGV). Para hacer la declaración de las mercancías importadas, se debe elaborar una hoja de liquidación que muestra el valor de las mercancías a costo FOB y a costo CIF, posteriormente se aplican los honorarios consulares, los impuestos correspondientes y el costo total y unitario del producto. Es importante destacar que formarán parte del costo del producto, todos los impuestos aplicados a la liquidación de la importación, exceptuando el Impuesto General al Valor IGV, ya que tiene un efecto de acreditamento. Además de la hoja de liquidación deberá llevarse una cuenta de Proveedores extranjeros para el control de esta cuenta, indicando los pagos realizados al proveedor, pérdidas cambiarias o ya sea ganancias cambiarias. Posteriormente deberá trasladarse todas estas operaciones a los libros contables. Resumen final de la unidad autoformativa III En esta tercera unidad hemos estudiado el manejo contable de las cuentas especiales. Los negocios realizan operaciones cuyos resultados son inciertos y por tanto no se puede afectar la contabilidad sin conocer cómo afectarán las cuentas de la empresa. Inicialmente explicamos el registro de operaciones con mercancías, donde intervienen dos agentes, uno es el Comitente, quien es el propietario de las mercancías y el segundo agente es el Comisionista quien se encarga de vender las mercancías a nombre del comitente, obteniendo una comisión por dicha operación. En este caso, el Comitente no puede registrar los ingresos por ventas, costo de venta y comisiones pagadas mientras el comisionista no lo informe sobre las ventas realizadas en un período. De igual forma, el comisionista no puede registrar ingresos en concepto de comisiones ganadas, sino hasta la realización de la venta. Ambos agentes llevan un registro provisional de las operaciones en cuentas especiales, llamadas también cuentas de orden. Otras operaciones relacionadas con las cuentas de orden son los documentos endosados o descontados. Las empresas poseen en el activo circulante, una cantidad de documentos por cobrar, los cuales van cobrando a medida que se vencen; sin embargo, hay ocasiones que se requiere de capital líquido de manera inmediata y una forma rápida y efectiva es el descuento o 168 Asignatura de “Contabilidad II” endoso de documentos. Este procedimiento consiste en el traspaso de los documentos por cobrar de la empresa propietaria a otra, la cual acepta dicho endoso y pagando el valor de los documentos menos una comisión que ganará por aceptar el descuento. La empresa que traspasa los documentos recibe dinero en efectivo sin incluir la comisión pagada por endoso. Esta operación constituye una cuenta de orden, pues no hay plena seguridad de la recuperación total de los documentos entregados por endoso, de manera que la contabilidad no deberá afectarse mientras no se ha realizado el cobro de los documentos. 169 Universidad Centroamericana. UCA Glosario Acreditamiento: Concepto utilizado para el registro y pago de algunos impuestos. Por ejemplo el IGV es impuesto acreditable, ya que el valor pagado por el empresario en concepto de IGV podrá se deducido del IGV cobrado al cliente, de manera que el empresario recupere el valor pagado previamente. Abono: Concepto utilizado y nos indica las disminuciones de activo, aumentos de pasivo y disminuciones de capital al momento de realizado de una operación Cargo: Concepto utilizado y nos indica los aumentos de activo, disminuciones de pasivo y disminuciones de capital al momento de realizado de una operación Cuenta por cobrar: Cuenta de activo circulante donde se registra el valor de las ventas a crédito. La cuenta por cobrar se compone de los distintos auxiliares que se han elaborado para cada uno de los clientes. Documento por cobrar: Cuenta de activo circulante donde se registran todos los documentos a favor de la empresa, por ventas realizadas a crédito o cualquier operación que ha dado origen a un documento. Estado de cuenta bancario: Informe que envía mensualmente un banco a cada uno de los cuenta habientes y detalla las entradas y salidas de efectivo ocurridas en el período, incluyendo los cargos por servicios bancarios e intereses ganados. Gastos financieros: Cuenta de gastos en concepto de pago de intereses o pérdidas cambiarias. Ingresos financieros: Cuenta de ingresos generados por operaciones relacionados con el uso de capital. Se incluyen las ganancias cambiarias, intereses devengados por cuentas de ahorro. Libro de banco: Cuenta de mayor general de la empresa relacionada con las distintas cuentas bancarias que maneja la empresa. Nacionalización de mercancías: Procedimiento mediante el cual las mercancías importadas son legalizadas para su posterior venta dentro del país. En este caso, se usa el procedimiento denominado liquidación de importaciones. Nota de crédito: Los bancos envían una nota de crédito para notificar al cuenta-habiente que se ha realizado un crédito a su cuenta, por ejemplo por intereses devengados. Nota de débito: Los bancos envían una nota de débito cuando han dedujeron de la cuenta de la empresa cierta cantidad de dinero, por ejemplo por el cobro de cargos por servicios bancarios. Partida Doble: Es la base para el registro contable, nos indica que por cada cargo deberá registrarse el abono correspondiente. Pérdida Cambiaria: Es el diferencial existente entre el tipo de cambio de una fecha con relación al tipo de cambio de hoy y éste último es mayor. 170 Asignatura de “Contabilidad II” Proveedores extranjeros: Cuenta de pasivo circulante, forma parte de la cuenta de mayor general de proveedores. En esta cuenta se registran las operaciones realizadas con exportadores que residen en el extranjero y quienes proporcionan mercancías o insumos a los distintos importadores. Saldo acreedor: Una cuenta tiene saldo acreedor cuando el saldo final aparece en el lado derecho de la cuenta o el Haber. Saldo deudor: Una cuenta tiene saldo deudor cuando el saldo final aparece en el lado izquierdo de la cuenta o el Debe. Ventas netas: Es el valor obtenido de las ventas totales menos las devoluciones sobre ventas y rebajas sobre ventas. 171 Universidad Centroamericana. UCA Bibliografía 1. Lara, Elías. Primer y segundo curso de contabilidad. 7a. Edición. Editorial Trillas. 2002. México. 2. Guajardo Cantú, Gerardo. Contabilidad Financiera. Segunda Edición. Editorial McGraw Hill. 3. Hongren & Harrison. 2002. Contabilidad. Editorial Prentice Hall. 4. Romero, Javier. Contabilidad Intermedia. 6° Edición. México. Editorial Prentice Hall. 5. Theódulo Báez Cortés y Julio Francisco Báez Cortés. Todo sobre Impuestos en Nicaragua. Edición oficial 2001. 5ta. Edición actualizada. 6. Asamblea Nacional de la República. Ley N° 453. Ley de Equidad Fiscal. La Gaceta Diario Oficial N° 82, del día Martes 6 de mayo de 2003. 172