Introducción a los costos

Manual de Control de Costos A y B
Introducción a la Teoría de Costos
Fundamentos de Administración:
La teoría de costos es un proceso administrativo, esta es la razón por la que
comenzaremos explicando brevemente lo que es la administración.
Proceso de planear, organizar, dirigir y controlar el uso de mercancías, productos y
actividades de primera necesidad, con el propósito de cumplir con las metas y
objetivos de la organización.
Es fácil administrar un restaurante; lo difícil es administrarlo bien.
Henry Fayol: Establece los 5 pasos o deberes que son necesarios para
administrar las empresas, que también se aplican en la administración de
restaurantes, son:
1. Planeación.
2. Organización.
3. Dirección.
4. Coordinación.
5. Control.
Planeación: Es decidir hoy lo que haré hoy, teniendo en mente el mañana.
Origen
¿Qué hacer para llegar?
Destino
Para conocer el Origen, dónde me encuentro, se requiere analizar; cuánto capital
tengo, cuánto tiempo tengo, cuánto conozco del negocio, en qué situación
emocional, económica y familiar me encuentro y cuánto estoy dispuesto a perder o
dejar de ganar si las cosas no salen bien.
El objetivo de abrir un restaurante siempre será contar con una empresa rentable.
Para conocer el Destino, dónde quiero llegar, se requiere analizar y considerar
muchos más aspectos; dónde quiero abrir el restaurante, cuánto espacio necesito,
que mobiliario y equipo será necesario, el local será propio o arrendado, qué
servicios voy a ofrecer, qué tipo de cocina ofreceré, cuál es el potencial de
consumo de la zona, qué ingreso promedio tienen mis clientes potenciales, cuál
debe ser el aforo al restaurante, tiempo promedio para comer de los comensales,
qué puestos serán necesarios crear, cuántas personas se requieren contratar y de
que perfil, qué sueldos y prestaciones se ofrecen en la zona a puestos similares,
quiénes son mi competencia, determinar mi (fortalezas y debilidades, así como
oportunidades y amenazas, FODA), qué normatividad y reglamentación es
aplicable al negocio, cómo se promocionará y cuál será el costo, cuáles fuentes de
financiamiento hay y cuál es su costo, determinar el punto de equilibrio y la
posibilidad de alcanzarlo considerando plaza, aforo y consumo, y qué va hacer la
competencia en el momento que abra.
Sabiendo lo anterior se podrá conocer:
1. Cuánto habrá que invertir.
2. Cuánto se puede vender.
3. Cuánto será el costo promedio.
4. A cuánto ascenderán los gastos.
5. A cuánto ascenderán los gastos financieros.
6. Cuánto se pagará de impuestos.
Organización: En toda empresa se requiere establecer un esquema
organizacional y un manual de la organización, donde se indique la jerarquía,
horarios, funciones y responsabilidades de cada puesto a ocupar en la empresa.
Asimismo ayudará a que cada persona conozca y tome el rol que deberá asumir en
la empresa y se responsabilice se sus actividades, áreas y personal que tendrá a su
cargo, para que se pueda cumplir con el objetivo general de la empresa misma.
Dependerá del tamaño del restaurante el modelo de estructura orgánica y manual
que más les convenga.
Dirección: Es una labor diaria que consiste en seleccionar el camino correcto para
llegar al objetivo planteado. Siempre habrá varias rutas para llegar al mismo
destino, pero su costo y tiempo será distinto, por lo que será necesario valuar las
alternativas.
Todos en la organización participan el proceso de dirección, pero solamente el
personal de jerarquía organizacional más alto, es la responsable y trabaja en forma
activa en el análisis de la competencia, en el análisis del mercado y del medio
ambiente para tomar las decisiones convenientes para asegurar el éxito de la
empresa.
Coordinación: En algunos textos se encontrará que esta etapa también la
nombran ejecución, es llevar a la práctica lo que se planeó, coordinando lo que se
determinó en la organización y evaluando el resultado para poder informar y
retroalimentar las funciones de la dirección, para tomar las medidas conducentes,
en forma oportuna para poder enfrentar cualquier eventualidad y poder continuar
o mejorar el desempeño de la empresa para el logro del objetivo planteado.
Control: Esta tarea es fundamental donde se utiliza toda clase de indicadores
para poder medir el desempeño de una organización, la eficiencia, la eficacia, la
productividad, la rentabilidad, etc. Para tener información oportuna para la toma
de decisiones que ayuden a mejorar el desempeño de la organización.
En el caso específico de los restaurantes el control de materiales y procesos es una
actividad clave para asegurar el éxito. En los restaurantes está integrado con el
control de la calidad, control de la cantidad de porciones, control de procesos en el
servicio que se está dando al cliente.
Sin el control, la empresa resulta negocio para proveedores, trabajadores y el
gobierno, pero nunca para el empresario, que es quien está arriesgando su capital.
En los restaurantes si no se da un adecuado control de calidad, seguramente no
habrá proporción entre platillo y precio, causando que los clientes se sientan
defraudados y no vuelvan al restaurante.
La cantidad que se ofrece en un platillo debe ser adecuada y suficiente. El exceso
o faltante de materia prima traerá como consecuencia problemas de rentabilidad.
Un restaurante que tiene una buena calidad, cantidad e incluso buen precio, puede
verse afectado si carece de un buen servicio.
El hablar de un buen control de materiales y proceso es hablar de un buen control
integral entre la calidad de los productos, las adecuadas porciones a un precio
justo y un servicio al cliente de primera.
La Calidad de la Administración: Se define como hacer las cosas bien desde la
primera vez.
Otro tipo de control importante para los restaurantes y cualquier otra empresa, es
el financiero. Para llevar este control se utiliza la contabilidad, que es un registro
de control de las operaciones que realiza una empresa.
Se realiza un registro de todas las operaciones que se realiza en la empresa al cual
se le denomina registro de operaciones. Para analizar los resultados de estas
operaciones se diseñaron los estados financieros que muestran la situación
económica de la empresa.
Principios de la administración:
Los principios de la administración son universales y aplicables a cualquier tipo de
empresa, estos son los siguientes y tienen que ver con:
Principios
Tienen que ver:
1. División del trabajo.
Eficiencia.
2. Autoridad
Orden y Contraorden.
3. Disciplina
Reglamentos.
4. Unidad de mando.
Figura.
5. Unidad de dirección.
General.
6. Subordinación al bien común.
Objetivo.
7. Remuneración.
Justa.
8. Centralización.
Decisiones.
9. Jerarquía.
Organigrama.
10. Orden.
Todo en su lugar.
11. Equidad.
Respeto a empleados.
12. Estabilidad de personal.
Seguridad.
13. Iniciativa.
Libertad.
14. Espíritu de equipo.
Mejoras en grupo.
Factores de éxito para restaurante:
1. Decisiones a largo plazo.
2. Adaptarse a las nuevas tecnologías.
3. Equipo humano en formación continua.
4. Comunicación constante de los valores de la empresa.
5. Mantener la visión clara hacia dónde se dirige.
6. Análisis de costos.
7. Concentrarse y mantener esfuerzos operativos en una temática.
8. Generar le positivismo.
9. Concepto diferenciador (Ventaja Competitiva Única).
Factores de fracaso para restaurantes:
1. Falta de estrategia.
2. Falta de estándares.
3. Apagar incendios. (Dedicarse solo a lo urgente).
4. Centrarse en un solo aspecto de la empresa.
5. Mala ubicación.
6. Falta inicial de capital.
7. Falta de experiencia.
8. Falta de marketing.
9. Falta de percepción.
10. Pérdida de autenticidad.
11. Ser un restaurante “De todos para todos”.
12. Subestimar a la competencia.
13. Falta de compromiso.
14. Falta de evaluación.
15. Cambio frecuente de administración.
16. Cambio de tendencias.
17. Anteponer gustos propios a los de los clientes.
18. Falta de innovación.