PROCEDIMIENTO ASESORIA Y ASISTENCIA A LAS ENTIDADES TERRITORIALES DE INSPECCION,

Código: VC-OC-P-02
PROCEDIMIENTO
ASESORIA Y ASISTENCIA A LAS ENTIDADES
TERRITORIALES DE INSPECCION,
VIGILANCIA Y CONTROL
Versión: 02
Fecha Elaboración:
21/08/2013
Vigente Desde:
03/10/2013
1. OBJETIVO
Prestar asesoría y asistencia técnica a las entidades territoriales que ejercen la función de
inspección, vigilancia y control sobre los organismos comunales de primer y segundo grado.
2. ALCANCE
Este procedimiento inicia de oficio o por solicitud de las organizaciones comunales y/o de las
entidades del orden nacional, departamental o municipal, y culmina con la realización de una
visita de asesoría y asistencia a la Entidad Territorial.
3. DEFINICIONES
Asesorar: Tomar consejo del letrado asesor, o consultar su dictamen1
Control: Es la facultad que tiene el Estado para aplicar los correctivos necesarios, a fin de
subsanar situaciones de orden jurídico, contable, financiero, administrativo, social y similar de las
organizaciones comunales, como resultado del ejercicio de la inspección y/o vigilancia.2
Inspección: Es la facultad que tiene el Estado para verificar y/o examinar el cumplimiento de la
normatividad legal vigente de los organismos comunales en aspectos jurídicos, contables,
financieros, administrativos, sociales y similares.3
Vigilancia: Es la facultad que tiene el Estado para hacer seguimiento a las actuaciones de las
organizaciones comunales, con el fin de velar por el cumplimiento de la normatividad vigente. 4
4. SIGLAS
N/A
5. NORMATIVIDAD
5.2. LEYES.

Ley 743 de 2002, por la cual se desarrolla el artículo 38 de la Constitución Política de
Colombia en lo referente a los organismos de acción comunal.

Ley 753 de 2002, Por la cual se modifica el artículo 143, de la Ley 136 de 1994.
5.3. DECRETOS.

Decreto 2350 de 2003, Por el cual se reglamenta la Ley 743 de 2002.
1
http://lema.rae.es/drae/?val=asesorar
Ibídem
Decreto 890 de 2008, artículo 1.
4
Ibidem.
2
3
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ASESORIA Y ASISTENCIA A LAS ENTIDADES
TERRITORIALES DE INSPECCION,
VIGILANCIA Y CONTROL
Versión: 02
Fecha Elaboración:
21/08/2013
Vigente Desde:
03/10/2013

Decreto 890 de 2008, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 743 de 2002.

Decreto 2893 de 2011, por el cual se modifican los objetivos, la estructura orgánica y
funciones del Ministerio del Interior y se integra el Sector Administrativo del Interior.
6. DESARROLLO
6.1 GENERALIDADES.
El presente procedimiento de asesoría y asistencia a las entidades territoriales de inspección,
vigilancia y control a los organismos comunales de primer y segundo grado se desarrolla en
virtud al Decreto 2893 de 2011 que faculta a la Dirección para la Democracia, la Participación
Ciudadana y la Acción Comunal para brindar asesoría jurídica y asistencia a los entes del orden
departamental y municipal en materia de legislación comunal: Ley 743 de 2002, Decreto 2350 de
2003 y Decreto 890 de 2008.
Resulta necesario precisar que el desarrollo de este procedimiento puede realizarse de oficio o a
solicitud de parte de las entidades territoriales que requieran la asesoría o asistencia en materia
comunal para el buen ejercicio de la función de inspección, vigilancia y control a las Juntas de
Acción Comunal, Juntas de vivienda Comunitaria y a las Asociaciones de Junta.
6.2 PROCEDIMIENTO.
No.
1
Actividad
Programar
anuales
visitas
Tarea
Elaborar el cronograma de
visitas
a
las
entidades
territoriales en concordancia con
la programación establecida en
el Programa Anual de Visitas de
Inspección, Vigilancia y Control
CV-OC-P-01-F-01 V03, que se
establece para las Federaciones
y la Confederación Nacional de
Acción
Comunal.
Adicionalmente, se tienen en
cuenta las solicitudes de parte
que presenten las entidades
territoriales para su visita.
Punto de Control
Responsable
Cronograma de
Director(a)
visitas de Asesoría
Coordinador(a) de Grupo
Jurídica a Entidades
Territoriales.
Para el establecimiento del
cronograma se debe determinar
la entidad territorial, el tipo de
visita, la fecha programada, la
fecha de visita y las
observaciones a que haya lugar.
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ASESORIA Y ASISTENCIA A LAS ENTIDADES
TERRITORIALES DE INSPECCION,
VIGILANCIA Y CONTROL
No.
2
Actividad
Tarea
Comunicar a la
entidad territorial
sobre la visita de
asesoría
Nota. Esta tarea se desarrolla de
oficio o por solicitud de parte.
Se elabora un oficio por medio
del cual se le informa a la
entidad territorial, la fecha de la
visita y el nombre del funcionario
designado para realizar dicha
asesoría.
Punto de Control
Versión: 02
Fecha Elaboración:
21/08/2013
Vigente Desde:
03/10/2013
Responsable
Coordinador(a) de Grupo
Profesionales
y/o
Funcionarios designado.
En caso de no llevarse a cabo la
visita por razones de justa causa
o fuerza mayor, debe indicarse
en la casilla de observaciones
del cronograma y fijar nueva
fecha para la realización de la
visita a la entidad territorial.
3
Ejecutar
cronograma
de
visitas de asesoría
La reprogramación de la visita
debe ser comunicada mediante
oficio a la entidad territorial.
De acuerdo con el cronograma
de visitas, el profesional
designado realiza la
correspondiente visita de
asesoría en la fecha previamente
programada, realizando las
siguientes tareas:
Coordinador(a) de Grupo
Profesionales
y/o
Funcionarios designado.
1. Brindar asesoría jurídica
en materia de inspección
vigilancia y control a la
entidad territorial y en
legislación comunal.
2. Responder las
inquietudes a los
funcionarios de la
entidad territorial que
ejercen la función de
inspección, vigilancia y
control – IVC-.
3. Verificar el cumplimiento
de la función de IVC por
parte de los funcionarios
de la entidad territorial.
4. Recolectar la información
correspondiente al
ejercicio de IVC por parte
de esa entidad.
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No.
Actividad
Tarea
Punto de Control
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Fecha Elaboración:
21/08/2013
Vigente Desde:
03/10/2013
Responsable
(p. ejm. Número de
Organismos Comunales
sujetos a su vigilancia,
Número de Inspecciones
realizadas a la fecha,
entre otras.)
4
Elaborar Acta
Se establece registro del
desarrollo de la visita en el
formato de Acta SI-G-01-F-01
V3.
Coordinador(a) de Grupo
Profesionales
y/o
Funcionarios designado.
El Acta debe contener como
mínimo la fecha, el lugar, los
nombres, cargos y la institución
que representan los asistentes;
el orden del día; el desarrollo de
la visita de asesoría; las
observaciones a que hubiere
lugar; la relación de los anexos
que se alleguen; la firma de los
asistentes y el nombre del
transcriptor.
5
Archivar el acta de
visita
Archivar el acta de visita
conforme lo señalado por el
procedimiento de organización
del archivo de gestión
Coordinador(a) de Grupo
Profesionales
y/o
Funcionario designado.
7. REGISTROS
Programa Anual de Visitas de Asesoría y Asistencia a Entidades Territoriales de Inspección,
Vigilancia y Control.
Acta de Visita.
Lista de Asistentes.
Comunicaciones internas y externas.
8. INFORMACIÓN
INFORMACIÓN
GENERADA
Programa de Visitas
RESPONSABLE
Profesional encargado
FRECUENCIA
Anual
UBICACIÓN
www.mininterior.gov.co
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Vigente Desde:
03/10/2013
9. SISTEMAS DE INFORMACIÓN
SISTEMA DE
INFORMACIÓN
Página WEB Ministerio
del Interior
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
Herramienta que da a
conocer al ciudadano la
gestión de la entidad de
acuerdo con la política
gobierno
Profesional encargado
UBICACIÓN
www.mininterior.gov.co
10. ANEXOS
Anexo No. 1. Programa Anual de Visitas de Inspección, Vigilancia y Control. VC-OC-P-02-F01.
11. CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
29/08/2012
12/03/2013
CAMBIO
Se crea el procedimiento de asesoría y asistencia a las
entidades territoriales de inspección, vigilancia y control
Se modifica la versión 1 con el fin de actualizar la
imagen del Ministerio del Interior y cambiar los logos de
certificación por la nueva entidad certificadora, además
de la página Web www.mininterior.gov.co
Elaboró
Firma
Revisó y Aprobó
Firma
____________________
Nombre y Cargo
____________________
Nombre y Cargo
VERSIÓN
01
02
TRD:2103.06.03
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