INDICADORES DE GESTIÓN DEL FONDO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD DE BOGOTA D.C. Los Indicadores de Gestión son un instrumento que permite medir y evaluar la gestión del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá D.C. Puede definirse como las unidades de medida que permiten el seguimiento y evaluación periódica de las variables clave de una organización, mediante su comparación con sus correspondientes referentes internos y externos. Formulados los objetivos del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá D.C., se deben establecer mediciones cuantitativas y/o cualitativas que permitan determinar con el mayor grado de precisión los resultados de la planeación, lo cual se realiza a través del diseño de unos adecuados Indicadores de Gestión. Características que deben reunir los indicadores en el Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá D.C. Relevancia: Información importante para la gestión y toma de decisiones. Pertinencia: Referirse a aspectos esenciales del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá D.C. de modo que reflejen integralmente el grado de cumplimiento de sus objetivos y se mantengan en el tiempo Objetividad: que no sean ambiguos en cuanto a cálculo, construcción o aplicación. Sensibilidad: que permita analizar del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá D.C. las variaciones. Precisión: el margen de error ha de ser aceptable y medible. Accesibilidad: su obtención no debe significar un gran esfuerzo, es decir costo aceptable, fácil de calcular y también de interpretar. Clasificación de los indicadores del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá D.C. Según su naturaleza: Serían todas las propiedades anteriormente mencionadas más otras que se han ido incorporando como: Economía: entrada de información Eficacia: consecución objetivos Eficiencia: relación entrada/salida de información Efectividad: impacto que tiene la gestión en su entorno Equidad: accesibilidad, posibilidad de acceder a la utilización de los recursos Excelencia: calidad Entorno: medio en el cual tiene impacto Sostenibilidad: implica que el objetivo se mantenga en el tiempo con una calidad aceptable. Según el objeto a medir: En cuanto sea indicadores de: Resultado: Basados en los resultados obtenidos en relación a los proyectados determina la “eficacia”. De proceso: aspectos relacionados con actividades y su eficiencia De estructura: costo y utilización de recursos. Estratégicos: aquellos factores externos que hacen que los procedimientos o actividades desarrolladas tengan una cierta incidencia en los resultados. Según el ámbito de actuación/adaptación: Internos: variables relacionadas con el funcionamiento interno del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá D.C. Externos: se refieren a la relación exterior del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá D.C. y la forma de medirlos. Destinatarios y usuarios de los indicadores del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá D.C. Los destinatarios son aquellos que tienen interés en la información que facilitan los indicadores de gestión. Desde el punto de vista interno, para que los indicadores sean de utilidad tienen que estar orientados a las tres partes de la pirámide organizacional. Se trata de una pirámide referente al control de gestión que tiene en el vértice superior la planificación estratégica, en la parte central el control de gestión y en la base el control de operaciones. Entonces, para que los indicadores tengan una cierta utilidad para la toma de decisiones, tienen que estar orientados al vértice estratégico si se trata de indicadores estratégicos, nivel intermedio en el caso de indicadores de gestión y nivel ejecutivo indicadores operativos del día a día. Así la naturaleza de los indicadores utilizados dependerá del destinatario de los mismos. En resumen, distinguimos tres niveles de destinatarios de indicadores: Estratégicos: objetivos y planificación a largo plazo Intermedios: gestión, traduce objetivos a medio y corto plazo Ejecutivos: operativos, implementa objetivos Metodología para la construcción de los indicadores Este proceso distingue tres etapas diferenciadas. Una primera etapa consistiría en la determinación de las variables y los factores clave de la organización, lo cual obviamente es información de carácter estratégico del más alto nivel. Una segunda etapa haría referencia al mapa de actividades, es decir identificar el mapa de procedimientos o actividades. Quizás en las últimas tendencias en materia de control, la palabra clave es hablar de los procedimientos o las actividades porque es hablar de lo que es la cadena de valor, lo que se genera en las organizaciones públicas. Y por último, una tercera etapa sería la construcción de indicadores de gestión asociadas a esos procedimientos o actividades. Por lo tanto, la palabra clave sería actividad o procedimiento. Se trata de plantearse el qué se hace, es decir la descripción de actividades; qué procesos son los importantes, es decir seleccionar oas que generan valor para la organización; quiénes serán los destinatarios, hablar de cuál va a ser la periodicidad en la consecución de esos indicadores y por último y lo más importante, vincular estos indicadores a los referentes. En definitiva, el primer paso es identificar los procedimientos oactividades a medir, es decir, conocer sus atributos de calidad que espera el ciudadano y conocer sus objetivos qué esperan los gestores. El segundo paso será conocer las necesidades de información para acto seguido seleccionar los indicadores pertinentes teniendo en cuenta: su idoneidad, utilidad, facilidad su adecuación a los objetivos el ciclo de los procesos los referentes Una vez seleccionados los indicadores se procederá a la formalización del sistema de indicadores destinados estudiar la información de gestión y rendimiento de cuentas. En definitiva, el proceso a seguir sería: Factores claves Procedimientos o Actividades Indicadores de gestión Así pues se plantea qué procedimientos actividades son los importantes, a quién van dirigidos y qué se desea medir. Los indicadores deben tener en cuenta la importancia relativa, la sencillez y la economía. En este sentido, se recogen en los diferentes procedimientos o manuales o plantillas de trabajo para la construcción de indicadores, con la única idea de plantear un procedimiento, obviamente, que permita dejar evidencia escrita de cómo se va avanzando en la construcción de estos indicadores. Hablar de indicadores es plantear siempre cuestiones concretas, el indicador referente ha de ser siempre concreto, es decir, concentrarse en lo importante. Al respecto también es importante intentar reflejar que, a pesar de ser un proceso complejo, la dificultad está en intentar sintetizar y presentar cosas sencillas, fáciles de conseguir, un poco ir paso a paso, y es hablar de economía. Tradicionalmente, el control de gestión presentaba una gran batería de información puramente de actividad o cifras a veces inconexas de esas actividades concretas o indicadores puramente económico. Pero a veces no se planteaba si lo importante era seleccionar muchos menos indicadores pero que fueran importantes y relevantes, para la toma de decisiones. Que no fuera información archivada en un cajón, sino que realmente fuera información útil para la gestión. Y eso es aplicar el principio de economía en la construcción de esos referentes que permitan llegar a los objetivos señalados. Se debería intentar concretar más el carácter general que no pretende solucionar todos los problemas, sino simplemente, intentar cambiar la cultura referente a lo que es el uso de indicadores. Los indicadores de gestión son por lo tanto una herramienta eficaz de control y monitoreo de los procedimientos o las actividades y accionar de los procesos desarrollados por la entidad, que aplicados de manera sistemáticas, periódica y objetiva permitirán tener una mediadas de evaluación del cumplimiento de metas y objetivos y si se lograron niveles aceptables de eficacia, eficiencia y economía en todas las operaciones del Fondo. El Fondo ha incursionado en este campo con un estudio de los indicadores de gestión aplicables a la entidad por área productiva de la organización, los cual se encuentra en proceso de aplicación y revisión para su implementación dentro del marco teórico de la ley 42 de 1993, la cual establece que las entidades deben cumplir los principios de economía, eficacia, equidad, y la valoración de los costos ambientales. Que una vez estudiada la norma sobre la estructura organizacional y funcional del Fondo, (resolución 12 del 28 de diciembre de 2001) y de indagar con funcionarios de la entidad el Fondo elaboro diseño unos indicadores lo cual indica la necesidad de la publicación y legalización mediante acto administrativo de los manuales de procedimientos y de funciones documentados y no legalizados a fin de tener una arquitectura organizacional formalmente constituida sobre las cuales aplican estas medidas. El control de gestión debe ser ejecutado en forma permanente y progresivamente, buscando las técnicas y criterios más idóneos a fin de que se proyecte las actividad de l hacia el futuro de la entidad. Se observa en el diseño de los indicadores por áreas productivos que la entidad relaciona los procedimientos o actividades con estándares, para los cuales es conveniente explicar el procedimiento técnico como se han determinado estos parámetros para la comparación, estos indicadores en porcentaje de realización, miden entre otros la eficacia y eficiencia, pero no establece una metodología de implementación, e impacto sobre el Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá. Los indicadores deben mostrar como se pretende evaluar la eficiencia y economía de la actuación administrativa, además el costo/beneficio, implícito en los costos de decisión y los costos contables, los primeros hacen referencia a los costos diferenciales (en el se consideran los gastos realizados para la toma de la decisión) y los costo de oportunidad (que es lo que cuesta elegir una opción en lugar de otra) y los segundos son los que enfrenta el Fondo y los cuales registra el departamento de contabilidad. El plan indicativo muestran unos indicadores de gestión globales de acuerdo a los objetivos y a la misión y visión de la entidad, los cuales orientan sobre las metas de seguridad y delitos registrados durante el periodo comparado con el año inmediatamente anterior, los cuales son diseñados por la Administración Distrital de Bogotá de acuerdo al programa en que se encuentren los proyectos a ejecutar para el programa, Vida Sagrada de la Alcaldía Mayor de Bogotá. Las cifras reflejadas en los indicadores de los informes del año 2002 se tomaron de cifras emitidas por las autoridades respectivas (policía metropolitana de Bogotá). En razón a que los indicadores de gestión propuestos se encuentran en estudio se resumen las observaciones que en nuestra criterio se consideran deben ser tenidos en cuenta para que este proceso sirva de guía para orientar el rumbo de la actuación administrativa de la entidad con respecto a este importante elemento de control así: 1. A definir con claridad los objetivos y estrategias que pretenden los indicadores. 2. En la medición realizada se debe integrar los costos de decisión y costos contables con las áreas productivas de la entidad, a fin de tener más herramientas de decisión. 3. Elaborar tablas de clarificación de los resultados que se pueden obtener a través de estos indicadores, es decir unidades de medida en las cuales se define la meta. 4. Definir periodicidad de aplicación 5. Poner en practica un plan de implementación a fin de medir la efectividad y resultados obtenidos, a fin de realizar los ajustes al conjunto de indicadores propuestos. 6. Velar porque mediante los indicadores se evalúen o se establezca un monitoreo integral sobre la gestión del Fondo, en el cual se evalúe factores de efectividad, eficiencia, eficacia y productividad. 7. Determinar fuentes de información, fuentes de medición, presentación de la información, asignación de responsables de la recolección, tabulación, análisis y presentación de la información. 8. Teniendo en cuenta la dinámica de la organización y la regulación para los indicadores se debe realizar un cronograma de revisiones periódicas de sus objetivos y efectividad, a fin de que los usuarios tengan cada vez una información más precisa, ágil, oportuna y confiable. 9. Medir la productividad en términos de tiempo y en términos económicos, es decir realizar las actividades por persona con los costos de la labor desempeñada. 10.Establecer responsabilidades del análisis de las diferencias entre indicadores y resultados reales, estableciendo tipo de esfuerzo y oportunidad aplicando reglas de costo beneficio. 11.Autoridad y políticas para tomar acciones correctivas.