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Fac Economia
Carrera Adm Emp
LA FIJACION DEL PRECIO PARA UNA ADECUADA COMERCIALIZACION
DENTRO LA COMPETENCIA, APLICADO A LAS PEQUEΡAS EMPRESAS DE
CONFECCION "PRENDAS DE VESTIR". CASO: DEPORTIVOS.
Victor Challapa Felipe
1995
I
I N T R O D U C C I Ó N
Se ha evidenciado fehacientemente que, el mundo empresarial
sustenta su accionar basado en el Sistema de Informaciones,
cuya actividad permite tomar decisiones oportunas para el
presente y futuro Institucional.
La importancia de este Sistema, motivó en la panelista,
vislumbrar "Un Sistema de Comunicación Escrita para la UTO"
que, considera en el: procedimientos,
rutinas y sub-rutinas
ordenadas y estandarizadas en la totalidad de las unidades
componentes de la Universidad.
La metodología empleada para desarrollar este sistema, se
adecua
a
los
diversos
enfoques
de
la
administración,
considerando simultáneamente la clásica y neoclásica, en el
sentido de presentar las bondades diferenciales de cada una de
ellas.
De forma similar, se ha tomado en cuenta el enfoque
contingencial de Lawrence y Lorch, como también el enfoque
sistémico con la relación insumo producto.
El objetivo fundamental del desarrollo de la presente Tesis por
paneles, establece diseñar un procedimiento de carácter
II
ágil, oportuno y eficiente, al servicio de la comunidad
universitaria y sus autoridades ejecutivas.
Integra este
proceso
la
reformulación
de
conceptos
y
criterios
de
organización
funcional,
esencialmente
en
la
unidad
de
Secretaría
General,
asignándole
funciones
totalmente
específicas en relación de la administración del Sistema de
Comunicación.
Para cumplir con estas metas, se ha establecido un marco
metodológico en disposición a las exigencias de las autoridades
del seminario donde se desarrolla la siguiente descripción:
En el primer capítulo, se presenta a la Universidad en su
enfoque global planteando la problemática general, a esta se
plantea una hipótesis, sustentado por una justificación del
tema y objetivos que se pretenden lograr en el propósito y
desarrollo del Tema.
En el capítulo dos, se estructura el fundamento teórico de la
tesis, contrastando diversos enfoques y corrientes de la
concepción y desarrollo del Sistema de Comunicación,
apoyado por teorías, normas y prácticas de empresas de
servicios, donde el flujo de información es afín y similar al
de la Universidad.
III
En el capítulo tres, se efectua un diagnóstico dirigido a los
procedimientos empíricos e improvisados de la UTO. en el
propósito de identificar la naturaleza y magnitud de los
problemas que concurren a entorpecer un dinámico procedimiento
de la comunicación escrita. También el análisis esta dirigido
al marco organizacional y de recursos humanos en el sentido de
establecer una coherente descripción de los problemas que se
establecen en la relación causa efecto del mecanismo de
comunicación en la organización de la Universidad.
En el capítulo cuatro, se desarrolla el marco que sustenta el
aporte, dirigido esencialmente a demostrar en función de la
hipótesis, los objetivos generales y como respuesta al
planteamiento del problema descrito en el marco conceptual.
Para sustentar la propuesta, se recurre a diversas técnicas y
metodología de organización y métodos, enfoques de la
administración por objetivos y finalmente el uso de diagramas y
procedimientos que sustentan la rutina de la propuesta del
Sistema de Comunicación.
También en este capítulo, se contrasta los beneficios de
aplicar un sistema de comunicación escrita, que sea planificada
científica y moderna en su nueva concepción,
afirmando con criterios de eficiencia y oportunidad en el
IV.
carácter de su implantación.
Se observa de forma similar
procesos analíticos que describen fácilmente el procedimiento,
estableciendo como guías del usuario, que facilitará su
comprensión y administración.
En el capítulo cinco se desarrollan las conclusiones y
recomendaciones,
donde
preliminarmente
se
establece
la
comprobación de hipótesis, en el sentido de establecer la
sustentación del sistema de comunicación para la Universidad,
estableciendo eficientes y oportunas decisiones gerenciales, en
beneficio de toda la comunidad universitaria y pueblo en
general.
En este capítulo, se recomienda aprobar e implementar cada uno
de los flujos, diagramas, rutinas y sub-rutinas, para contar
con un mecanismo que coadyuve a un dinámico accionar de la
Universidad.
Finalmente en las páginas finales del trabajo se encuentran los
anexos que complementan y amplían las descripciones de los
diferentes
marcos,
a
través
de
estadísticas,
cuadros
comparativos y otros, elaborados en el propósito de una mejor
comprensión.
Es espíritu, filosofía y esencia de esta investigación
está dirigida íntegramente a coadyuvar a la
V
sistematización
y
actualización
administrativa
de
la
Universidad, que como rectora de la ciencia e investigación
académica , no debe quedar al margen de la modernización
institucional, sino, erigirse en un crisol que guíe el
desarrollo y bienestar de nuestra región y en general de
nuestro país.
Se reconoce con sencillez y humildad que el Sistema de
Comunicación Escrita para la UTO, será la base estructural que
permita reorientar el accionar de la Universidad, a niveles de
gran aspiración Institucional, que las actuales
autoridades
ejecutivas vienen planificando para tal objetivo.
----------------LA AUTORA
CAPITULO I
1.0
MARCO
CONCEPTUAL
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
La nueva concepción de las organizaciones de adecuarse en
unidades cada vez más eficientes y productivas, hacen que sus
sistemas y procedimientos sean continuamente modernizadas,
actualizadas y sistematizadas para responder a las exigencias
competitivas y en su caso mejorar los servicios de atención a
los usuarios.
Este enfoque moderno del sistema administrativo, establece que
todas las organizaciones sean de producción o servicios;
elaboren y estructuren eficientes mecanismos institucionales
que puedan garantizar un proceso confiable en la asignación de
sus Recursos Humanos.
En este marco organizacional, la Universidad Técnica de Oruro
se encuentra inmersa en un proceso de cambio, cuya actividad
planificada permite elaborar y diseñar instrumentos que
coadyuven a
lograr grados y niveles óptimos en la
Administración
Institucional;
dejando
atrás
una
antigua
desusada y deficiente forma de administrar las organizaciones
2
de Servicios.
Se debe ir al encuentro de técnicas modernas que en su
estructura operativa consideren formas y tipos de organizar en
razón de objetivos predeterminados que a través de procesos
plenamente identificados, permitan lograr los resultados
deseados en el plan operacional.
Este enfoque corresponde a
Bertalanffy (Enfoque sistémico de la Organización), en cuya
corriente configura un esquema de la relación insumo producto, que permite en su forma general determinar un
resultado a través del proceso de la interacción de la materia
y su transformación.
Se toma conciencia que los cambios organizacionales se
determinan gradualmente, por fases y etapas programáticas, ya
que la complejidad organizacional no permite implementar en un
período de tiempo relativamente corto, por considerarse a los
grupos y sociedades, como elemento de un constante cambio,
dinamicidad en sus objetivos, deseos y metas institucionales.
Entonces cabe manifestar que, para las ciencias sociales no
existen recetas pre-elaboradas que tengan una implementación
inmediata y resultados mediatos.
Bajo esta óptica es un deber prioritario de todo cientista
social, desarrollar el instrumental organizacional, que adecue
y
dirija
a
la
Universidad
a
un
proceso
de
cambio,
transformación y modernización de sus sistemas administrativos
financieros y académicos. Este reto corresponde no solamente a
la ciudadanía profesional universitaria, si no a quienes
estamos inmersos en la problemática de discurrir, elaborar,
plantear y diseñar programas de la eficiencia organizacional,
que volcados en planes, programas y proyectos permitan
viabilizar un adecuado sistema, para que a través de sus
actores sociales que en su común denominador constituyen la
ciudadanía en general, participen del esfuerzo en lograr una
adecuada y mejor asignación y administración de sus recursos.
La ciencia administrativa determina y establece en sus
diferentes corrientes (escuela clásica y contemporánea) que el
instrumental básico del sistema se determina a través del
Manual de Organización Administrativa que tiene como elementos
los siguientes componentes:
-La Estructura Organizativa
-Manual de Funciones
-Manual de Procedimientos
-Objetivos Funcionales (Manual de Políticas)
-Requisitos para optar cargos
-Estructura Salarial
Todos estos elementos necesaria y funcionalmente, deben ser de
conocimiento general de la organización a través de un sistema
fluido
de
Comunicación
Escrita
u
oral,
para
que
los
funcionarios Ejecutivos y Operativos conozcan y adecuen su
accionar en base a los objetivos que pretenden lograr en la
ejecución de este instrumental administrativo.
3
En muchos casos en función de las encuestas registradas y la
estadística descriptiva, se puede apreciar que los objetivos,
planes,
proyectos
administrativos,
no
son
participados,
explicados, ni mucho menos integrados a las unidades de la
Institución, creando una ruptura en el mecanismo de la
Comunicación, que en este caso se convierte en un instrumento
esencial, para lograr la coparticipación de los trabajos y el
logro de resultados.
La ausencia de un Sistema de Comunicación, hace que las
empresas no logren una mejor distribución de sus recursos ni
mucho menos mejoren sus índices de eficiencia y productividad
"Porque
simplemente
se
olvidaron
de
comunicar
a
sus
trabajadores de las bondades de la organización planificada" 1
Entonces no existe un conocimiento claro del acontecer, en los
niveles
operativos,
desvirtuando
el
carácter
de
la
administración participativa.
Considerando este aspecto vital de la Comunicación, se
adscribirá el concepto
de "Chruden y Sherman" en su obra
Administración de Personal que manifiesta:
"La comunicación
es el sistema nervioso de la Organización que permite
interrelacionar las actividades sistematizadas entre las
unidades y elementos de la Organización". 2
Esta afirmación constituye parte esencial de la problemática
que se pretende analizar, para adecuarla en una función que
permita determinar en su carácter global las dimensiones y
características de su ausencia, mucho más, los efectos y
distorsiones
que
ocasiona,
cuando
la
organización
esta
desprovista de este instrumento administrativo.
Se debe recurrir al análisis estructurado para plantear el
problema de la comunicación en la organización de la
Universidad, bajo las siguientes consideraciones:
PRIMERO.-Las
Resoluciones del Honorable Consejo Supremo
Universitario si bien son circularizadas y de
conocimiento de las autoridades académicas y
administrativas, no concurren a los preceptos e
instrucciones que se mandan a través de él,
creando varias distorsiones en los objetivos que
se pretenden lograr para la Universidad.
SEGUNDO.-En el proceso de la comunicación interna de la
1
2
Chruden, Sherman
Chruden, Sherman
Administración de Personal
Edit. Continental
México 1985, pag. 368
Administración de Personal
Edit. Continental
México 1985, pag. 368
4
Universidad Técnica de Oruro el sistema
monitoreo (seguimiento, control y evaluación)
se efectúa, quedando la susceptibilidad de
cumplimiento,
pues
la
retroalimentación
muchos casos no se efectúa.
de
no
su
en
TERCERO.-La falta de un procedimiento estructurado para la
comunicación elaborada (de abajo hacia arriba),
es otro problema latente, que con carácter
prioritario
debe
ser
encarado
para
su
sistematización.
Sintetizando, se manifiesta la poca claridad de la comunicación
de los niveles ejecutivos a los operativos y viceversa.
Enfáticamente se señala que el problema esencial para cumplir
los planes, programas, proyectos, estatutos, reorganizaciones,
cambios de actividad organizacional académica e Institucional,
son debidas a una falta de Comunicación Escrita en la
Universidad que permita interiorizar a los Recursos Humanos de
esta Institución de los objetivos y propósitos que se pretende
alcanzar a través de la elaboración de documentos y generación
de proyectos, para viabilizar un cambio y mejoramiento
progresivo, en las actividades administrativas, financieras,
académicas y otras que se establecen al interior de nuestra
Casa Superior de Estudios.
En consecuencia se plantea el siguiente problema de carácter
general: La
Falta de objetivos claramente definidos, canales
de
comunicación
mal
utilizados,
inadecuados
medios
y
procedimientos administrativos que dificultan el normal proceso
de la Comunicación Escrita en la UTO.
Podrá servir como un instrumento para la toma de decisiones
Rectorales en la Institución ?
Bajo
estas
concepciones
preliminares.
es
imperiosa
la
elaboración de este sistema, que no solamente permitirá un
flujo dinámico de la comunicación, sino que abrirá un horizonte
de
comprensión
de
las
actividades,
instrumentos
y
procedimientos, que se requiere implementar en los diferentes
procesos académicos y administrativos.
Como se puede apreciar, ya es prioritario diseñar un Sistema de
Comunicación Escrita, que absorba el contenido real de un
instrumento de uso universal, en la administración de la
Universidad Técnica de Oruro; para que posteriormente sean
elaborados y diseñados otros instrumentos determinados de la
ciencia administrativa.
Si bien, el sistema de Comunicación no es el elemento más
prioritario, se considera que es el instrumento más necesario,
esencial y requerido en las exigencias de la realidad y entorno
actual de la Institución.
De las formas explicativas en los párrafos anteriores, está por
demás demostrado que el problema que se plantea debe ser
5
requerido en una nueva conformación instrumental a través de
una reiterada exigencia de elaborar el sistema mencionado (ver
encuesta en anexo).
1.1
JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN
La identificación y planteamiento del problema, denota que en
el accionar administrativo y académico de la Universidad
Técnica
de
Oruro,
es
prioritario,
desarrollar
marcos
2procedimentales
que
permitan
adecuar
un
"Sistema
de
Comunicación Escrita", en cuyo contenido se observen mecanismos
de control y supervisión
del proceso y accionar de este
sistema.
De forma similar que cualquier otro procedimiento, este sistema
permitirá registrar, procesar y derivar toda la información que
se genere en los niveles ejecutivos u operativos de la
Institución, mediante el mecanismo y enfoque sistémico.
Para lograr este objetivo básico del proceso de acopio de
información, es necesario recurrir a técnicas que permitan con
claridad y transparencia establecer los principios y objetivos
que se pretende lograr de este proceso de Investigación.
Entonces, la actividad metodológica más el proceso de
investigación determinarán un marco de conocimiento científico
del problema que se pretende investigar, por cuya razón y sin
ánimo de querer definir criterios de la significación de esta,
se la debe considerar "Como un proceso para reunir y analizar
los datos que sustentan el conocimiento científico ". 3
De
acuerdo
al
criterio
de
Santiago
A.
Zorrilla,
la
investigación científica es considerada como la búsqueda de
conocimientos y verdades que permitan describir, explicar,
generalizar y predecir los fenómenos que se producen en la
naturaleza y la sociedad.
El concepto más genérico que pueda asimilar en su forma general
el
proceso
de
investigación
es
el
siguiente:
"La
investigación, es una fase especializada de la metodología
científica y debido a ello existen muchas razones por las que
se enseña a investigar". 4
Bajo este marco conceptual que manifiesta a la investigación
como elemento sustancial del sistema metodológico, el objetivo
y propósito de elaborar un Sistema de Comunicación Escrita" ,
es ya un hecho que con sobrada participación, justificada; que
3
4
Zorrilla Arena, Santiago
Torres Xammar, Miguel
Zorrilla Arena, Santiago
Torres Xammar Miguel
Guía para Elaborar la Tesis
Edit. McGraw-Hill
México 1990, pag 41
Guía para Elaborar Tesis
Edit. McGraw-Hill
México 1990, pag 41
6
se pretende encarar para la Universidad Técnica de Oruro,
merece una aprobación de la Comunidad Universitaria.
En este sentido, la metodología analítica para desarrollar el
proceso de investigación, es de carácter vital para lograr
definitivamente la elaboración y diseño de este documento, que
norme y regule su accionar óptimo del proceso de Comunicación
en la Universidad.
En el desarrollo de los diferentes puntos que conforman esta
tesis, se probará de igual forma que justificadamente, este
tema fue aprobado como una sentida necesidad de coadyuvar a la
Universidad en la creación, investigación y diseño de
instrumentos de la moderna Administración Institucional, para
superar índices de eficiencia y productividad, a través del
mecanismo de una fluida comunicación
de y hacia la
Universidad.
1.2
OBJETIVOS BÁSICOS
El objetivo Básico es desarrollar un Sistema de Comunicación
Escrita, para lograr una mayor eficiencia operativa en los
procedimientos normativos de la UTO.
Los objetivos específicos tienen el propósito de:
-Diseñar
un
procedimiento
para
el
manejo
de
la
Comunicación
Escrita,
de
manera
que
se
pueda
coordinar
el
funcionamiento
de
las
diferentes
Facultades, de la Universidad Técnica de Oruro,
estandarizando
el
cumplimiento
de
normas
y
procedimientos de la materia.
-Elaborar un Manual de normas y procedimientos que motiven
la comprensión, interés y mayor participación;
unificando criterios relativos al registro, control y
derivación de la Comunicación Escrita, aspecto que
permitirá conocer en cualquier momento el trámite a
que están sujetos los documentos; así como mantener
al
personal
involucrado
en
tareas
específicas
informados oportunamente.
-Desarrollar un mecanismo coordinador de la selección y
distribución de la Comunicación Escrita, tanto de
fuentes internas como externas, para contar con un
manejo eficiente y dinámico de la Universidad.
-Asignar un nuevo rol a Secretaría General como unidad de
apoyo y en cumplimiento de sus específicas funciones,
coordinando
las
diferentes
tareas
para
el
funcionamiento de este Sistema de Comunicación en la
Universidad.
-Generar un ambiente sistematizado de
procedimientos
administrativos de la UTO. en función de las
disposiciones de la Ley 1178.
7
-Iniciar el procedimiento del Sistema de Información
Rectoral, que permita la toma de decisiones en forma
oportuna.
-Finalmente, mostrar la imagen pionera de la UTO. en el
accionar administrativo de nuestra región.
Con el establecimiento de este Sistema de Comunicación, se
propone encontrar soluciones a los problemas existentes y
desarrollar comunicaciones adecuadas como un medio para plasmar
en realidad los objetivos organizacionales.
1.3
FORMULACION DE HIPÓTESIS
En el marco general de la conceptualización, se debe entender a
la hipótesis como "Las respuestas tentativas a los problemas de
investigación y que se expresan en la forma de una relación
entre las variables dependiente e independiente " 5
La
hipótesis, son conjeturas tentativas porque su veracidad se
puede
evaluar
solamente
después
que
se
han
probado
empíricamente;
estas
deben
tener
las
siguientes
características:
-La expresión de la hipótesis debe ser clara, esto se
puede lograr por medio de definiciones conceptuales y
operacionales.
-Las expresiones de hipótesis deben ser libres de- los
valores propios del investigador y de cualquier
sesgo.
-La expresión de hipótesis tiene que explicar las
relaciones esperadas entre las variables en términos
de dirección y de la condición bajo la cual estas se
mantienen.
-La hipótesis debe ser medible, o sea la evaluación de
hipótesis
depende de la existencia de métodos para
probarlas.
-La hipótesis debe ser la transformación directa de las
preguntas de investigación.
En términos matemáticos, se representa:
Donde:
Y =
f (X)
Y =Es la variable que deseamos explicar o sea
variable dependiente. (EFECTO)
X =Es la variable independiente sobre la cual se
5
Zorrilla Arena, Santiago
Torres Xammar, Miguel
Guía para elaborar Tesis
Edit: McGraw Hill
México 1990, pág. 62
8
puede tomar acciones que repercutan en Y.
(CAUSA).
Por tanto se deduce que, los cambios en los valores de X
causan cambios en Y.
La hipótesis en el presente trabajo se define de la siguiente
manera:
"El
Sistema
promoverá
a
de
Comunicación
lograr
Escrita
resultados
de
implantada
eficiencia,
en
la
UTO.
oportunidad
y
dinamicidad en la Administración General de la Universidad"
Entonces:
X =Eficiencia, oportunidad y dinamicidad del proceso
administrativo (EFECTO).
Y
=Implantación
Escrita en
(CAUSA).
de
la
un Sistema
Universidad
de
Comunicación
Técnica de Oruro
En la determinación de estas variables (relación causa efecto)
se desarrollará todo el proceso analítico de la
presente tesis.
9
CAPITULO III
MARCO PRACTICO
RECTORADO
Unidad
que
ejerce
la
máxima
autoridad
de
la
organización
Universitaria, coadyuvada con la asistencia del Vicerrectorado
y la Dirección Administrativa Financiera en cada ámbito de su
competencia;
estructura
ejerciendo
orgánica
de
autoridad
la
directa
Universidad
a
sobre
través
toda
la
de
sus
correspondientes direcciones.
Esta unidad es responsable de elaborar políticas académicas
-
administrativas planeando, organizando integrando, dirigiendo,
controlando y coordinando las mismas, dentro del marco de las
disposiciones legales y el Estatuto Orgánico de la Institución.
La
unidad
Rectoral
considera
el
siguiente
proceso
de
comunicación:
a)RECEPCIÓN DE LA COMUNICACIÓN ESCRITA DE:
Fuentes internas: comprende la comunicación entre el Rectorado
y las diferentes unidades de la Universidad.
Fuentes externas: considera otras Instituciones y
b)TRATAMIENTO DE LA COMUNICACIÓN
c)SEGUIMIENTO DE LA COMUNICACIÓN
d)SALIDA DE LA COMUNICACIÓN INTERNA - EXTERNA
Facultades.
10
La comunicación escrita ingresa al Rectorado, es registrada por
la Secretaria
sin ningún tipo de clasificación.
Entre las que
se encuentran cartas con diversos motivos, informes revistas,
folletos, pedidos de materiales, radiogramas, etc.
De la misma
manera la comunicación es recepcionada por diferentes unidades;
su tratamiento y salida se efectúa de la misma forma.
En secretaría del rectorado se le asigna número correlativo de
control a la comunicación escrita interna y externa que se
pierde al pasar de un nivel a otro.
Se llega al caso, que un
mismo documento cuenta con tres números distintos de control y
ningún expediente completo.
Una vez registrada la comunicación, en secretaría se procede a
la derivación en coordinación con el Secretario del Rectorado.
Sólo algunos documentos que son considerados importantes son
pasadas a conocimiento del Rector, quien pone el instructivo en
la misma nota o en un formulario de instructivo .
Se emiten comunicaciones con información importante y rutinaria
sin clasificación alguna hacia el nivel que dirigen, tampoco
cuentan con uso de formas.
El
canal
es
encontraron
establecido
otros
por
la
estructurados
personales, gusto, etc.
línea
por
el
de
mando,
tiempo,
pero
se
relaciones
11
No
existe
ningún
control, seguimiento de la comunicación e
instrucciones emanadas por el rectorado.
La comunicación es
procesada y despachada algunas veces por Secretaría General y
otras en forma directa. (ver flow chart)
92
SECRETARIA GENERAL
Unidad
de
apoyo
universitario,
trámites,
administrativo
coordinando
comunicación,
y
al
rectorado
supervizando
archivo
y
las
relaciones
y
consejo
labores
públicas
de
que
coadyuvan su función.
La
función
coordinar
de
y
esta
unidad
controlar
Universitaria,
es
las
comunicación,
planear,
organizar,
actividades
archivos,
de
trámites,
dirigir,
Secretaria
relaciones
públicas asistiendo al rectorado y consejo universitario.
Sin
embargo, Secretaria General no cumple esa función, por tanto no
existe
una
consecuencia
buena
las
comunicación
ideas,
en
instrucciones
la
y
Universidad.
los
cambios
no
En
se
entiendan con claridad.
No se cuenta con un manual de procedimientos, por consiguiente,
la comunicación es manejada de acuerdo a criterio del personal
encargado. El ingreso de alguna comunicación externa y trámites
se efectua en ésta o en las demás unidades en forma indistinta.
El
auxiliar
de
trámites
recepciona,
registra,
pasa
a
conocimiento del Secretario del Rectorado, quien selecciona y
despacha la comunicación escrita de acuerdo a criterio propio;
alguna
comunicación
es
dada
a
conocer
al
Rector
con
pleno
desconocimiento del Secretario General, coordinando en forma
directa con la Autoridad Superior, ignorando de esta manera a
la unidad de apoyo "Secretaria General", resultado sin duda de
un completo desconocimiento del ámbito de control y de sus
93
funciones.
El
Secretario
del
Rectorado,
también
recibe
documentación
directa del correo; folletos, revistas, boletines, cartas que
no son registradas y encamina a criterio personal.
La
comunicación
de
acuerdo
a
instructivo
es
procesada,
entregada a despacho del Rector o Secretario general para su
firma
en
forma
indistinta
y
derivada
conjuntamente
el
instructivo, sin que quede constancia de la misma habiéndose
extraviado en algunos casos.
Existe una Hoja de Instructivo que es utilizada pocas veces y
es
remitida
con
la
nota,
sin
considerar
el
seguimiento,
cumplimiento ni devolución.
Se tiene casos en los cuales la comunicación despachada por
Secretaria
General,
retorna
al
Rectorado
instrucciones a nivel de dirección.
rectorado
despacha
a
Secretaría
por
requerir
En otras oportunidades el
General
para
su
atención,
enterándose recién dicha unidad, retardando en consecuencia la
comunicación en su atención oportuna.
Toda documentación generada por Secretaría General y Rectorado
es despachada por la misma unidad y enviada a sección archivos.
(Ver flow chart)
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA Y OTRAS UNIDADES
Unidad encargada de la planificación y ejecución en lo que se
97
refiere
a
la
definición
de
metas
y
políticas
económicas
y
financieras de la Universidad Técnica de Oruro,
En la Dirección Administrativa y Financiera, Asesoría Legal,
Auditoría
Interna
participación
objetivos,
por
de
y
Recursos
los
Humanos
funcionarios
desconocimiento
de
se
para
los
el
tiene
logro
mismos,
así
poca
de
los
como
el
desconocimiento de la estructura organizativa y del Manual de
Organización.
Estos instrumentos son de uso exclusivo de los
niveles superiores, por tanto la comunicación interna no se
canaliza adecuadamente, retardando la atención oportuna.
La comunicación interna y externa que se recibe tanto en Vice
Rectorado
Dirección
Adm.
Financiera,
Auditoría
Interna,
Asesoría Legal, Personal, es registrada a criterio personal en
diferentes
tipos
de
cuadernos,
colocando
un
número
sin
clasificación alguna, lo que produce un estanco en cuanto a su
entrega a destino.
Es decir toda la comunicación interna y
externa, entre las que se encuentran comunicación importante y
rutinaria, ingresan a conocimiento del jefe de área restándole
de esta manera tiempo para la atención de otros asuntos que son
más propios de su misión.
A este nivel se dan instrucciones de la acción a seguir, las
que continuamente se pierden al no existir ningún seguimiento
del cumplimiento.
La
numeración
otorgada
se
pierde,
ya
que
el
registro
solo
98
cuenta con los datos de entrada y no así del tratamiento al que
fue sometido ni la salida. Se observa en alguna unidad que el,
proceso de recepción se duplica, repitiéndose el accionar de
esta función.
No se clasifica la comunicación escrita interna y externa para
su
emisión,
utilizándose
la misma forma para hacer conocer
temas diferentes.
Sin embargo de ser la línea de mando el canal formal existen
casos en los que se obvian uno y dos niveles, tanto para
comunicaciones internas como externas desconociendo el conducto
regular.
La
comunicación
interna
se ve afectada por la comunicación
informal, la cual no es tomada en cuenta; no se realiza ningún
esfuerzo por reducirla.
Este objetivo se ve influido por el hecho que los subordinados
no
saben
lo
que
sus
superiores
desean
de
ellos,
generando
comunicaciones deformadas, además que desean protegerse para al
logro de sus aspiraciones personales.
Esta situación hace que
la información no llegue a los superiores en forma oportuna y
que se debe recurrir a ampliaciones, retardando aún más su
atención.
No
existe
retroalimentación
comunicación interna y externa.
SECTOR ACADÉMICO
ni
control
de
la
99
Se considera a este sector como el área especializada en la
planificación,
organización,
registro,
control
de
las
operaciones y procedimientos del sector académico, considerando
esta:
Vicerrectorado;
Dirección
Académica;
Dirección
de
Investigación, Unidades de apoyo académico; Centro de Estudios
Post-Grado y Facultades.
VICERRECTORADO
Es la unidad responsable de planificar, organizar, dirigir,
coordinar
y
supervisar
las
actividades
académicas
de
la
Universidad, de acuerdo al Estatuto Orgánico y las Resoluciones
del Honorable Consejo Supremo Universitario; en cada una de las
seis
facultades
Ingeniería,
con
Facultad
que
de
cuenta:
Ciencias
Facultad
Económicas
Nacional
y
de
Financieras,
Facultad de Ciencias Jurídicas Políticas y Sociales,
Facultad
de Agronomía, Facultad de Arquitectura y Facultad Técnica.
En las unidades Facultativas el relevamiento de información se
efectuó
en
similitudes,
cada
una
de
por
esta
ellas,
razón
se
las
que
presentan
selecciona
a
la
varias
Facultad
Nacional de Ingeniería, por ser esta unidad representativa,
tener mayor número de carreras y flujo de comunicación debido a
la descentralización geográfica de sus carreras.
En
ésta
Facultad
se
encuestó
a
la
unidad
matriz
y
a
las
100
descentralizadas
con
dependencia
en
línea
directa
de
dicha
unidad.
Esta
unidad
cuenta
con
objetivos
y
estructura
organizativa
definida, estos instrumentos son de conocimiento solo de los
niveles superiores, por tanto la participación para el logro de
los mismos no es total, no se motiva ni alienta la iniciativa
individual
y
tampoco
se
estimula
la
participación
de
comunicaciones adecuadas.
La línea de autoridad es la artería principal de comunicación
en la organización, se encuentra estructurada por el tiempo.
Existe poca coordinación y si la hay es en base a directrices
de los superiores, acentuándose más la coordinación horizontal.
Mayormente se emiten instrucciones a todo nivel
cumplidas,
al
no
contar
con
un
manual
de
que no son
funciones
que,
delimite con claridad funciones, responsabilidad, dependencia y
dependientes.
Algunas carreras pasan por alto niveles, porque esto agiliza
sus comunicaciones.
Las
comunicaciones
escritas
internas
y
externas
son
recepcionadas tanto en la oficina central como en las demás
Carreras descentralizadas y tratadas a esos niveles.
101
La comunicación entre las diferentes carreras se efectúa en
forma escrita y en gran proporción orales mediante teléfono con
informaciones importantes y rutinarias.
El proceso de ingreso se centraliza parcialmente en la unidad
central (Secretaría Facultad Nacional de Ingeniería) lo que
retarda
bastante
la
circulación
de
la
comunicación
por
el
trámite a que es expuesto.
En esta unidad se procede a la primera selección en función al
contenido de las notas y trámites por el personal de apoyo
administrativo.
secretarias
de
La segunda selección y entrega se tiene en las
carreras,
clasificando
comunicación estandarizada.
en
base
a
alguna
Luego se pasa la restante a la
Dirección para su atención, a este nivel se atiende de acuerdo
a la
importancia; este aspecto hace que en este nivel se
desatienda las funciones directrices que son más específicas
del cargo. (Ver flow chart) .
Este trámite a que está sujeta la comunicación hace que se
realice la atención en forma separada y con esfuerzos dispersos
En
cuanto
a
la
circulación
interna,
no
existe
ningún
seguimiento de las instrucciones y decisiones de la Decanatura
y Honorable Consejo Facultativo, se emiten las mismas y no se
controla ni verifica su cumplimiento.
La
información
importante
y
rutinaria
se
emite
en
forma
104
indiscriminada, se tienen registros de comunicación en diversos
tamaños y columnas distintas que no facilitan su ubicación en
caso de requerirse.
No
existe
ningún
tipo de retroalimentación que facilite la
comprobación de los resultados obtenidos, tampoco se llega a
los subordinados con comunicaciones que coadyuven al logro de
los objetivos de la Universidad.
Se puede decir, que no se
cuenta con un sistema de comunicación que contemple normas y
procedimientos estandarizados, haciéndolas más dinámicas.
La comunicación informal que circula no se toma en cuenta ni se
realizan
esfuerzos
para
reducirla
y
evitar
las
omisiones
lógicas que existe por el deseo natural de los subordinados de
protegerse para el logro de sus aspiraciones.
Concluido
el
identificados
proceso
los
metodológico
cuellos
de
del
botella
diagnóstico
y
e
distorsiones
administrativas, se efectuará una síntesis general de cada una
de ellas.
Esta explicación se desarrollará en el punto de
conclusiones básicas.
3.3.3
INTERPRETACIÓN DE DATOS
Conocido
también
síntesis, que
como
análisis
de
datos,
análisis
-
permite en un momento dado, dividir el
problema en partes, para
la investigación.
responder a las interrogantes de
105
Luego de recabar la información necesaria, a través de la
técnica
de
entrevista
personal
y
cuestionarios,
se
procedió a la interpretación de resultados obtenidos en el
análisis y síntesis. " Es decir el análisis que es la
parte más
importante ya que sobre el
se constituirán las ideas de
mejorar el panorama detectado en la empresa".
6
La interpretación de resultados se realizó con la ayuda
del
análisis
descriptivo,
que
parte
del
análisis
individual de preguntas, pasa por el análisis descriptivo
general y llega al análisis dinámico.
Para este fin, el análisis se dividió en dos partes, uno
para
el
sector
administrativo
y
otro
para
el
sector
académico.
Los cuadros 11 y 12, se elaboraron tomando como base los
porcentajes
de
cada
pregunta
y
respuesta
en
números
absolutos y porcentuales en cada unidad que corresponde al
sector.
6
Zorrilla A., Santiago
Torrez Xammar, Miguel
Guía para elaborar Tesís
Editt: Mc Graw Hill
México 1990, pag. 81
106
3.4
Del
CONCLUSIONES BÁSICAS
análisis
efectuado
tanto
al
sector
académico
y
administrativo se advierten las siguientes conclusiones:
1.La Universidad Técnica de Oruro, cuenta con un Estatuto
Orgánico
del
año
completamente
1952,
que
desactualizado
se
para
encuentra
normar,
las
actividades de la contingencia, por esta razón, en
la actualidad se encuentra en fase de revisión y
aprobación
un
nuevo
documento
que
contemple
las
necesidades y exigencias de una Universidad con los
problemas de su situación actual.
2.La
Universidad,
organizativa
no
cuenta
referencial
que
con
una
regule
estructura
y
norme
las
actividades administrativas y académicas.
3.Se carece de un Manual de Funciones, que norme las
actividades de los Recursos Humanos, en función de
los objetivos de la Universidad.
4.La
creación
de
cargos
no
corresponde
a
un
sistema
121
planificado
advirtiéndose
un
fraccionamiento
de
tareas y actividades duplicadas, lo que redunda en
una burocracia acentuada en la asignación de los
Recursos Humanos.
5.Las unidades administrativas y académicas, carecen de
objetivos funcionales, ocasionando indeterminaciones
en el desarrollo de sus actividades específicas.
6.Los
procesos
administrativos
y
financieros
son
operacionalizados en forma manual, sin embargo de
contar
con
equipos
electrónicos
y
personal
especializado.
7.El tramo de control del sector administrativo, no está
plenamente
justificado
por
consiguiente
no
existe
adecuada delegación de Autoridad, creándose unidades
desequilibradas
en
su
diseño
y
en
asignación
de
responsabilidad.
8.La Universidad no cuenta con un Sistema de Comunicación
que contemple normas y procedimientos que regulen el
ingreso,
tratamiento
documentación,
haciendo
y
salida
que
la
de
toda
la
información
que
circula no sea oportuna y confiable, retardando de
esta manera la toma de decisiones.
9.Sin embargo que la unidad de Secretaria General es la
122
encargada
del
manejo
encuentra
situada
a
de
la
nivel
comunicación
jerárquico,
no
y
se
cumple
dicha función, se halla imposibilitada de efectuar
el seguimiento de las instrucciones emanadas por el
Rectorado;
no
existe
control
ni
retroalimentación
dando lugar a que se generen tamices selectores y
lagunas en las comunicaciones
10.Se
observa
una
sobre
comunicación,
es
decir,
se
comunica todo y a veces aspectos sin importancia.
11.La capacitación del personal para un eficiente manejo
de
la
comunicación,
no
se
encuentra
dentro
las
políticas de la Institución.
12.No existen normas de registro, tratamiento de salida de
la correspondencia, así con procedimientos y firmas
de la comunicación.
13.Algunas unidades no llevan registros de recepción y
emisión de la comunicación, por tanto, no tienen
relación del tratamiento a que fueron sometidos y si
emitieron respuestas o no.
14.No
se
clasifica
la
comunicación escrita recibida y
emitida,
dificultando
atención
del problema.
la
identificación
y
pronta
123
15.La hoja de ruta es utilizada sólo en algunos casos por
el rectorado,
sin embargo no llega a cumplir el
objetivo para el cual fue diseñado y no porque sea
un mecanismo innecesario o difícil de manejar, sino
porque su interpretación es de orden personal siendo
derivada y archivada con la misma nota.
La presentación sintetizada de las conclusiones básicas
permite advertir, que el proceso de recopilación de datos,
su carácter interpretativo fueron debidamente procesados y
analizados;
desarrollo
con
del
el
propósito
presente
interrelacionada,
de
trabajo
haciendo
fundamentar
que
el
se encuentra en forma
fácil
su
evolución
en
cualquier etapa de su desarrollo.
Finalmente
proceso
de
tratamiento
todas
las
observaciones,
comunicación,
genérico,
en
serán
el
distorsiones
susceptibles
de
del
un
propósito de presentar un
nuevo enfoque procedimental que regule el accionar del
mencionado sistema.
124
125
CAPITULO IV
MARCO PROYECTIVO
4.0
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE COMUNICACION ESCRITA
PARA
Luego
de
LA
haber
UNIVERSIDAD
desarrollado
TECNICA
los
DE
diferentes
ORURO
elementos
constituyentes de la estructura metodológica de la tesis
(marco
conceptual,
corresponde
ingresar
sistemática,
que
características
marco
teórico
a
la
responda
fase
en
su
y
marco
práctico)
de
una
proyección
totalidad
a
las
de la hipótesis, al planteamiento del
problema y finalmente a los objetivos predeterminados para
el desarrollo de la presente tesis.
Entonces,
respuestas
través
de
"El
marco
Proyectivo
alternativas
propuestas
de
al
pretende
proceso
carácter
de
ampliar
y
diagnóstico"
dar
a
técnico-Administrativo
que sean coherentes y susceptibles de ser implantadas en
los requerimientos que establece la UTO.
En este sentido, se hara el esfuerzo necesario para que el
sistema
de
comunicación
propuesto
para
la
Universidad,
establezca todas las dificultades detectadas en el proceso
de análisis - investigación, correspondiendo esta no solo
a un criterio de la tesista, sino, a la totalidad de los
personeros que a través del relevamiento de información
126
(formularios encuesta) manifestaron la sentida necesidad
de plantear una norma administrativa en el desarrollo de
la comunicación, que no solamente identifique el carácter
de
agilidad
regularidad
y
en
oportunidad,
su
proceso.
sino
que
advierta
una
Para
este
accionar
fue
importante recurrir a todo el instrumental teórico de la
administración,
para
ajustar
un
enfoque
que
permita
viabilizar el sistema de Comunicación Escrita que se ha
desarrollado para la Universidad; considerando
que el
tema coadyuve a superar los vacíos analíticos sobre la
comunicación.
Bajo
esta
concepción
prioritarios
que
se
determinan
identifiquen
establecimientos
preliminarmente
los
siguientes documentos administrativos:
-Organización
de
una
unidad
administrativa
del
sistema de comunicación.
-
Asignación de recursos humanos para la unidad .
-Establecer un flujo de procedimientos que contemple
rutinas y sub-rutinas, identificando el tiempo y
las unidades interactuantes.
-Finalmente, optimizar el procedimiento a través de
una
red
que
permita
determinar
tiempos
más
tempranos y tardíos, así como la ruta crítica,
que
se
identifica
actividades.
en
la
determinación
de
127
A
este
universo
del
procedimiento
complementará
con
identificar
apreciar
generar
y
cambios
implantación.
criterio
de
algunos
de
que
de
comunicación,
indicadores
el
sistema
carácter
que
permitan
propuesto
cualitativo
se
podrá
en
su
De forma similar, se podrá apreciar el
la
rentabilidad
de
la
comunicación,
estableciendo un esquema de coordenadas que objetivamente
muestren
que
este
propósito
establezca
las
bondades
desarrolladas en la presente tesis.
Sin
embargo,
ninguna
acción
administrativa
podrá
ser
implantada o puesta en marcha funcional; sino existe una
fuerte identificación de carácter gerencial que admita no
sólo la necesidad del sistema de Comunicación Escrita en
la
UTO.,
sino
que
simultáneamente
deben
elaborarse
y
diseñarse otro tipo de procedimientos administrativos, que
faciliten el accionar de la Universidad, identificando sus
actividades en función de la eficiencia, productividad y
eficacia organizacional.
Todos estos requerimientos e indicadores de la eficacia
organizacional, están ya contempladas en el marco general
de la disposiciones legales formuladas a través del Ley
1178 (Ley Safco) que establece que toda unidad pública
estatal,
autónoma,
elabore
control
administrativo
y
y
desarrolle
financiero,
sistemas
superando
del
las
128
deficiencias
de
procedimientos
generales
que
son
reemplazados por la determinación de resultados, es decir,
que no interesa el camino a tomar sino el resultado a
conseguir.
El
espíritu
de
esta
ley
abre
la
gran
oportunidad para que estos sistemas sean desarrollados por
la capacidad intelectual de nuestros universitarios, que
vean en ella fuentes de análisis que permitan desarrollar
tesis o en su caso. efectuar marcos y propuestas de la
academia Institucional.
Por
consiguiente
Comunicación
la
Escrita
propuesta
para
la
de
UTO.
un
está
Sistema
inmersa
a
de
los
requerimientos de esta Ley 1178, que efectivamente será
cualificada en su correspondiente evaluación.
Construir el pequeño cimiento, sobre la que se fundará
toda
una
estructura
sistemática
de
carácter
administrativo-procedimental en la UTO., establece en si
mismo
un
logro,
un
sentido
de
identificación
con
la
Institución como funcionaria administrativa, interesada en
contribuir a través de esta propuesta, las deficiencias
detectadas en el proceso de comunicación
129
PROCEDIMIENTO PROPUESTO PARA LA COMUNICACIÓN ESCRITA
RECIBIDA -
DERIVADA
1.Por instrucciones de Jefaturas de Area, las Secretarias
de las unidades respectivas procederán a elaborar la
documentación
escrita, como ser: Cartas, informes,
boletines y otros.
2.La
Secretaría
de
documentación
la
y
Facultad,
seleccionará
la
elaborará
resumen
de
correspondencia.
3.La Secretaria de la Facultad, registrará en formulario
Correspondencia Expedida y entregará al mensajero de
la unidad, adjuntando el cuaderno para firma.
4.Recogida
la
documentación,
el
mensajero
entregará
el
legajo al Secretario del Rectorado.
5.El
Secretario
del
Rectorado
recibirá
el
legajo
y
cotejará con las guías de documentos entregados.
6.Por
instrucciones
mensajero
enviada
del
Secretario
del
Rectorado,
el
recogerá diariamente toda la comunicación
a
acostumbrados,
la
Universidad,
procedentes
de
por
los
otras
medios
unidades,
instituciones internas y externas; tanto nacionales
130
como internacionales.
8.El Secretario del Rectorado revisará la conformidad y
procederá
hora
y
al
sellado
firma
procedimiento,
de
del
legajo;
éste.
cartas
señalando
Seguirán
internas
y
fecha,
este
otros
mismo
documentos
recibidos a través de casillas de correo.
9.El Secretario del Rectorado, registrará en el libro de
Correspondencia
Recibida
-
Derivada
en
orden
correlativo.
10.El Secretario del Rectorado, anexará Form. SCE. 001
asignándole número en orden correlativo, en toda la
comunicación que requiera seguir este procedimiento o
instrucción de la autoridad Ejecutiva.
11.El
Secretario
comunicación,
del
Rectorado
identificará
en
y
conocimiento
clasificará
de
en
la
dos
carpetas:
12.El
-
Comunicación Rutinaria
-
Comunicación Importante.
Secretario
del
Rectorado,
elaborará
proyectos
de
respuestas en la comunicación Rutinaria y pasará a
despacho del Secretario General.
131
13.El Secretario General en observancia y conocimiento de
la comunicación entregada, incorporará instrucciones
escritas complementarias al Secretario del Rectorado,
para
su
unidades
elaboración
y
posterior
derivación
a
las
correspondientes.
14.Si el legajo contiene documentos para derivar, pasará
al
Secretario
del
Rectorado
con
instrucciones
precisas sobre el destino de dicha documentación y el
objetivo por el cual se envía a esa unidad.
15.En
ambos
casos
se
entregará
al
Secretario
del
Rectorado, tanto el legajo como las instrucciones por
escrito.
El
Secretario
al
recibir
procederá
a
elaborar respuestas, proveídos, etc.
16.El
Secretario
documentación
del
Rectorado
recibida
por
entregará
esta
toda
unidad
y
la
las
recepcionadas de otras unidades, para la firma del
Secretario General.
17.El
Secretario
General,
revisará
y
firmará
la
comunicación escrita y devuelve la carpeta.
18.El
Secretario
documentos
del
Rectorado
entregará
carpeta
de
"Importante" a la Secretaria del Rector,
con algunas respuestas elaboradas por instrucciones
132
del Secretario General.
19.La
Secretaria
registrará
del
en
Rector
Libro
de
recibirá
Comunicación
la
carpeta,
-
Recibida,
enumerará en orden correlativo y pasará carpeta a
despacho.
20.El Rector recibirá la carpeta y analizará, determinando
si es para su conocimiento, e instruirá con proveído
proceder al Archivo o respuesta en su caso.
21.El Rector revisará los proyectos de respuesta y firmará
si es procedente, caso contrario corregirá en el
mismo documento.
22.El
Rector
entregará
toda
la
carpeta,
más
las
instrucciones pertinentes a la Secretaria, incluyendo
fecha
en que espera el informe o respuesta.
23.La Secretaria ejecutará las instrucciones y procederá a
elaborar los documentos respectivos.
24.Posteriormente
la
Secretaria
entregará
toda
la
documentación elaborada, para firma del Rector.
25.El Rector dará su conformidad, firmando los documentos
elaborados,
entregando
a
la
Secretaria
para
su
133
remisión.
26.La
Secretaria,
recogerá
la
carpeta,
desglosará,
registrará en Libro Comunicación Expedida y entregará
al Secretario del Rectorado para su envío respectivo.
27.El
Secretario
del
Rectorado
recepcionará
la
comunicación, cotejará y entregará copia de recepción
a la Secretaria.
28.Concluye el procedimiento del sistema de Comunicación
Escrita.
------------
PROCEDIMIENTO PROPUESTO PARA LA COMUNICACIÓN ESCRITA
EXPEDIDA
1.El
Rector
de
la
Universidad
Técnica
de
Oruro,
en
necesidad de establecer un proceso de informaciones,
determinará
mediante
circulares
y
escrita.
En
otros
algunos
instructivo
documentos
casos
la
elaborar
de
cartas,
comunicación
instrucción
es
de
carácter verbal.
2.Cumpliendo instrucciones de la Autoridad Ejecutiva, la
Secretaria
elaborará
los
documentos
requeridos,
161
estableciendo por criterio las copias necesarias para
informar a las unidades y personeros usuarios de la
comunicación.
3.Concluida
la
elaboración,
la
Secretaria
adjuntará
antecedentes necesarios de la comunicación, y pasará
a despacho los documentos.
4.El Rector analizará toda la documentación, los que no
cumplen con los requisitos indicados, serán devueltos
con las observaciones y correcciones en los mismos.
5.La
Secretaria
corregirá
los
documentos
observados
y
pasará a firma del Rector.
6.El Rector procederá a firmar
la comunicación escrita
como ser: Cartas, Circulares y otros.
7.La
Secretaria
registrará
recogerá
en
los
Libro
documentos
de
de
Comunicación
despacho
y
Expedida,
anotando en el mismo, el lugar donde se enviará la
Comunicación.
8.La Secretaria organizará la documentación, para enviar.
Desglosará
9.El
Secretario
y entregará al Secretario del Rectorado.
del
Rectorado
recibirá
el
legajo
de
161
documentos
y
confrontará
con
la
guía
de
cartas
entregadas.
10.El Secretario del Rectorado desglosará y anexará Hoja
de Ruta para la Comunicación Interna.
11.El
Secretario
del
comunicación
(unidades
Rectorado,
considerando
de
la
el
Universidad,
Interior o Exterior del
clasificará
lugar
de
Ciudad,
la
destino
Provincia;
País).
12.Si la comunicación es interna, el mensajero entregará a
destino, previa firma en Libro de Registro.
13.Si la comunicación es para la Ciudad o Provincia, el
mensajero
entregará
previa
firma
y
fecha
de
recepción, en el Libro de Registro, terminando de
esta manera con el procedimiento.
14.Si
el
envío
exterior
de
del
la
comunicación,
país,
el
es
Secretario
al
interior
del
y
Rectorado
procederá a elaborar "Resumen de Correspondencia", en
la que señalará los documentos enviados. Archivando
luego la copia del Resumen de Correspondencia.
15.El Secretario del Rectorado, enviará con el mensajero
las
cartas
y
documentos
debidamente
cerrados
y
162
rotulados,
por
el
medio
de
transporte
usualmente
utilizado.
126.El
mensajero,
enviará
por
el
medio
de
transporte
previamente elegido, recabando recibo respectivo.
17.El mensajero, entregará los recibos al Secretario del
Rectorado para elaborar Resumen de Correo.
18.Concluye procedimiento de comunicación expedida.
CAPITULO
V
EL PROCESO DE IMPLANTACIÓN Y SU ENTORNO CONTINGENCIAL
El
método
de
implantación
será
la
prueba
piloto,
que
ofrece la ventaja de efectuar un ensayo del nuevo sistema
en una parte de la organizac-ión, con la finalidad de
medir
su
eficacia,
realizando
cuantas
pruebas
sean
necesarias antes de operarlo en forma global.
Se
presentará
el
Sistema
al
Rectorado,
a
modo
de
introducción general para que se comprenda la necesidad.
Luego se elaborará un programa de capacitación a todos los
Recursos
Humanos
utilización de la
TRATAMIENTO - SALIDA
.
relacionados
con
la
preparación
Comunicación y el proceso ENTRADA -
o
200
Para
la
implantación
del
nuevo
sistema,
se
deberá
seleccionar, capacitar y actualizar al Recurso Humano que
vaya
a
operar
los
nuevos
procedimientos
de
trabajo.
Tomando como norma los manuales e instructivos, otorgando
conocimientos
teóricos
para
que
puedan
ejecutar
sus
funciones correctamente en la parte que le corresponda,
dentro del proceso total; ya que el funcionario de la
organización se constituye de vital importancia.
Además, cualquier mejora que se proponga implantar, no
funcionará sino existe la voluntad de los funcionarios que
tendrán
a
su
cargo
el
nuevo
sistema;
no
aceptarán
el
cambio a menos que ellos lo comprendan Por tanto deben ser
informados del Sistema, el por qué es necesario y que
representa para cada uno de ellos.
Un
instrumento
muy
útil
para
aprovechar
los
recursos
humanos en forma apropiada, es el Manual de Organización,
que
representa
un
medio
Rectorado,
concernientes
políticas,
procedimientos,
de
comunicar
a
organización,
funciones,
decisiones
del
objetivos,
responsabilidad
y
autoridad.
Igualmente
y
dispersos,
con
es
la
finalidad
necesario
de
que,
evitar
esfuerzos
los
objetivos
organizacionales definidos, sean comunicados a cada uno de
los
niveles
y
naturalmente
a
los
departamentos
201
subordinados, que deban asignarse para contribuir en grado
máximo a los fines de la Universidad.
El manual sirve como medio de comunicación a los recursos
humanos, como guía del trabajo a ejecutar y muestra el
lugar
que
ocupan
en
la
organización,
sus
responsabilidades, para coordinar actividades y eliminar
duplicaciones innecesarias.
En consecuencia el proceso de
Comunicación será de conocimiento general, además tendrá
una revisión y actualización constante.
Es importante tomar en cuenta a nuevos y revolucionarios
conceptos
para
el
procesamiento
y
utilización
de
la
comunicación, que se desenvuelven con la utilización de
las
computadoras,
dispositivos
ordinarias de oficina.
para
leer
y
máquinas
Sin embargo el equipo electrónico
no puede mejorar la comunicación, sino existe una adecuada
estructura.
propuestos,
La
es
adopción
un
del
sistema
prerequisito
para
y
la
procedimientos
instalación
de
equipo electrónico y manejo automático de la comunicación.
5.0
SEGUIMIENTO - CONTROL Y EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE
COMUNICACION
Implantado
el
seguimiento
y
sistema,
evaluación
es
que
necesario
permita
realizar
un
conocer
los
202
resultados,
correctivas.
con
La
la
finalidad
evaluación
de
es
introducir
necesaria,
ya
medidas
que
dar
soluciones parciales no es recomendable, sino se modifican
las
causas
que
generaron
los
problemas,
que
pueden
presentarse en diferentes niveles.
Los mecanismos para obtener la información necesaria y
comprobar la eficiencia de las mejoras introducidas, son
sumamente variables, de acuerdo a las características de
cada dependencia. Estos mecanismos se mantendrán activos
durante
el
período
que
sea
suficiente
para
juzgar
la
efectividad del sistema implantado.
A partir de las observaciones que se realicen, durante un
lapso razonable de operación del nuevo sistema, surgirán
modificaciones y ajustes, de acuerdo a los requerimientos
que sean necesarios.
El FEED BACK o Retroalimentación, servirá para efectuar el
control
operacional
insumos, se pone de
del
resultado,
en
relación
a
los
manifiesto el criterio de producto
programado versus lo ejecutado. Los aspectos diferenciales
a través de la evaluación de los resultados deberá ir a
reformular la recombinación de los insumos y el proceso
del sistema.
Esta operación se efectuará hasta lograr los resultados
203
que comparativamente satisfagan el proceso planificado del
sistema.
5.2
Al
CONCLUSIONES
concluir
el
presente
trabajo
de
investigación,
se
confirmará o rechazará algunos supuestos planteados a lo
largo del desarrollo de la Tesis.
En este criterio y a través de la contrastación de la
teoría de la administración general y la realidad actual,
se advierte que:
La falta de un sistema de Comunicación
hace que los objetivos y propósitos a través de planes,
programas,
proyectos,
estatutos,
cambios
de
actividad,
generación de proyectos. etc. no se cumplan; creando una
ruptura en el mecanismo de la comunicación que en este
caso se convierte, en instrumento esencial para lograr la
co-participación de los trabajos y el logro de resultados
En consecuencia, la hipótesis planteada es válida, por
cuanto señala el camino a seguir para la solución del
problema.
La
implantación
servirá
para
del
formular
Sistema
bases
de
Comunicación
objetivas
en
las
Escrita,
medidas
administrativas, evitando que los canales de comunicación
sean mal utilizados, inadecuados medios y procedimientos
204
que dificultan el normal proceso de la comunicación.
Qué,
el
sistema
Universidad
a
propuesto
un
proceso
se
de
ajusta
y
cambio,
dirige
a
transformación
la
y
modernización de sus sistemas administrativos adecuada a
la Ley 1178.
El asignar un nuevo rol a Secretaría General, permitirá
cumplir con los objetivos para los cuales fue creada, como
unidad
de
apoyo
responsable
al
de
Rectorado
la
y
Consejo
administración
Universitario,
del
Sistema
de
Comunicación.
La
asignación
de
Recursos
Humanos
requeridos
para
el
funcionamiento de la unidad Secretaría General, está en
función
de
la
planilla
presupuestaría
ejecutada
y
se
encuentran complementados con los objetivos asignados; de
cuyo cumplimiento y eficiencia dependen las metas globales
de la Universidad.
El
Flujograma de Normas y Procedimientos motivará la
comprensión,
criterios
Aspecto
interés
relativos
que
y
al
permitirá
mayor
INGRESO
conocer
participación,
TRATAMIENTO
en
cualquier
unificando
Y
SALIDA
momento
.
el
trámite a que están sujetos los documentos.
Por todo lo señalado, la UTO. a través del Sistema de
205
Comunicación propuesto, contará con una estrategia que le
permita
el
logro
de
planes,
programas
proyectos
con
resultados de eficiencia, oportunidad y dinamicidad en la
Administración General.
5.3. RECOMENDACIONES
En función de las conclusiones generales, se recomienda
aspectos
que
deberán
considerarse
en
la
evaluación
e
implantación del Sistema Propuesto:
-La
implantación
de
propuesto,
que
desarrollo
de
Sistema
coadyuvará
una
de
Comunicación
en
la
política
Escrita
determinación
adecuada
y
de
la
Universidad.
-La aprobación del nuevo Estatuto actualizado, que norme
las actividades de la contingencia.
-Diseñar
una
Estructura
necesidades
reales
Organizativa
de
la
adecuada
Universidad,
en
a
las
base
a
objetivos definidos.
-Elaborar
Manual
de
Funciones,
para
cada
uno
de
los
Recursos Humanos.
-Elaborar Manuales de Procedimientos, que permita regular
206
las actividades de la UTO.
-Elaborar
un
programa
de
capacitación,
dirigido
a
los
Recursos Humanos, que están inmersos en el manejo del
sistema y conozcan finalidades y ventajas; con el fin
de evaluar el mismo.
-Aprobar los tiempos determinados, en la optimización de
la Ruta crítica por el método ABC.
-Aprobar el Formulario Hoja de Ruta, que permita efectuar
el
Control
y
seguimiento
del
trámite
de
la
documentación.
-Aprobar los Formularios diseñados para el sistema, tanto
de comunicación recibida como derivada.
-Diseñar un sistema para archivo de la comunicación.
La implantación de estos instrumentos administrativos, con
seguridad establecerán grados de eficiencia, eficacia y
productividad en los servicios de la Universidad Técnica
de Oruro.
207
UNIVERSIDAD TÉCNICA DE ORURO
RELEVAMIENTO DE INFORMACIÓN
DATOS PERSONALES
NOMBRE COMPLETO
. . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . .
DENOMINACIÓN DEL CARGO . . . . . . . . . . . . . . . . .
CUESTIONARIO
1.Considera
usted
importante,
contar
con
un
Manual
de
Organización, para normar y regular las actividades
administrativas de la UTO ?
SI
2.Considera
NO
usted
importante,
elaborar
una
Estructura
Organizativa de carácter científico, adecuados a las
exigencias
y
necesidades
de
la
eficiencia
administrativa, en nuestra Universidad ?
SI
3.Considera
NO
usted
específicas
que,
de
las
cada
funciones
funcionario
generales
deben
y
estar
208
claramente identificadas ?
SI
4.Considera
NO
usted
adecuarse
que,
su
remuneración
salarial
debe
estrictamente al trabajo desempeñado ?
SI
5.A
la
NO
criterio,
se
Procedimientos
deben
elaborar
Sistematizados
para
Manuales
los
de
sectores
Administrativo y Académico?
SI
NO
6.Lleva a cabo el personal de su Unidad,muchas operaciones
o
funciones
que
no
tienen
relación
con
el
cargo
asignado ?
SI
7.Considera
NO
usted
de
carácter
prioritario,
elaborar
un
Sistema de Comunicación Escrita para la UTO ?
SI
NO
8.Considera usted que, este sistema coadyuvará a la mejor
toma de
decisiones en las Unidades funcionales de la
UTO ?
SI
NO
9.Considera usted que,
este Sistema de Comunicación hará
más eficaz, ágil y oportuna, la comprensión de las
instrucciones e informaciones en la UTO ?
SI
10.Frecuentemente,
NO
existen
malas
interpretaciones
comunicación por la carencia de ellas?
de
la
209
SI
NO
11.La interrelación entre Comunicación y Coordinación de
labores
es
satisfactoria,
en
los
procedimientos
administrativos y académicos de la UTO ?
SI
12.Se
NO
elaboraron
mejorar la
técnicas
Administrativas
Comunicación Escrita
SI
modernas
para
de la UTO ?
NO
13.Los empleados de su Unidad, rinden sus informes a más
de un jefe ?
SI
14.
A
NO
su
criterio,
las
Comunicaciones
Horizontales y Cruzadas que
lineales,
existen en la UTO. son
satisfactorias ?
SI
l5.
NO
Considera que las unidades de la UTO., cumplen
las
funciones
de
informar
adecuadamente
a
los
requerimientos ?
SI
16.
NO
Existe una Unidad responsable de Administrar la
Comunicación en la UTO ?
SI
17.
NO
Se
ha
estudiado
a
través
de
un
análisis
administrativo, si existe duplicidad de labores o de
trámites ?
SI
NO
210
l8.
Se conoce el cumplimiento de las disposiciones
emanadas de Autoridades Superiores ?
SI
19.
A
NO
su
criterio,
considera
a
la
Comunicación
Escrita, necesaria en todos los niveles jerárquicos
SI
20.
Indique el tipo de Comunicación que usted mantiene
ESCRITA
21.
NO
VERBAL
Que tipos de Comunicación Escrita utiliza con más
frecuencia?
MANUALES
MEMORÁNDUMES
CARTAS
INFORMES
-------------------------------------
"MUCHAS GRACIAS POR SU PARTICIPACIÓN'
211
───────────────────────────────────────────
BIBLIOGRAFÍA
AUTOR
TITULO
1.
ALBERS, H., Henry
Principios
de
Organización
Dirección.
Edit. Limusa México 1984
y
2.
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Teoría de Decisiones y Sistemas
Información
Edit.Trillas,México DF.1990
3.
BAVARESCO, Aura
Técnicas
de
Investigación
Social,Elaboración
Tesis
Edit..Public.
4ta.
New York 1979
4. BIBLIOTECA, Deusto
Organización Dirección de
Personal
Edit: Deusto
España, 1983
5. BOCHINO, William A.
El Sistema de Información
Para la Administración.
Edit. The Macmillan Company
New York 1979
6.
BLANCO IllESCAS,
Francisco
El Control Integrado
Integrado de Gestión
Edit. Limusa, España 1985
7.
CHURDEN y Sherman
8.
CHIAVENATO, Idalberto Introducción a la Teoría
General Edit. Mc.Graw Hill
Bogotá, Colombia 1983
9.
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10.
Administración de Personal
Edit. Continental
México 1985
Manual de Personal
Edit.Limusa Mexico 1979
DALTON E.MC, Farland Manual de Personal
Edit. Fondo Cultura
Económica 3ra.edició
Mexico 1979
11. DALE, Yoder
Manejo de Personal y
Relaciones Industriales
Edit. Cecsa. 2da.edición
México 1989
12. GREENWOOD, William T. Teoría, Decisiones y
Sistemas de Información.
Edit. Trillas,
México 1978
13.
GORDON B. Davis
MARETHE H. Olson
13. HAMPTON DAVID R.
Sistemas de Información
Gerencial
Edit. Nomas Ltda.
Colombia 1988
Administración
Edit. McGraw Hill
Mexico 1990
14. HARTMAN H.Mathes
Manual
de
sistemas
de
Información.
Edit.Paraninfo, 3ra.edic.
Madrid - España.
15.
JINES M. Guido
Organización y Métodos
Imprenta Offset, Bodoni
Oruro 1993
14.
JOHNSON, Richard
KAST, FREMONT E.
ROSENZWERG, James
Teoría, Integración y
Administración
Edit. Limusa, México 1990
15.
KOONTZ, Harold
O DONELL, Cysil
WEIRICH, Heinz
16,
MANDLEY HAVE, Jones
Las Decisiones del
Ejecutivo
Edit. Continental S.A.
USA.1979
17.
MURDICK Robert G.
ROSS, Joel E.
18. PARDINAS, Felipe
Elementos de Administración
Edit. Mc. Graw Hill
México 1985
Sistemas de Información
Basados en Computadora
Edit. Diana, México 1978
Metodología y Técnicas de
Investigación,Cs.Sociales
Edit. Siglo XXI
México 1970
19. PROGRAMA DE
Organización
ADIESTRAMIENTO PARA
Métodos y Dirección
ANALISTAS DE SISTEMAS Edit. Diana Mexico 1973
20. SEYMOR, Rosenwerg
Administración de las
Empresas
Edit. Diana, Caracas 1977
21. SCHIEFELBEIN, Ernesto Teoría, Técnicas, Procesos,
Planeamiento de la
Educación.
Edit: El Ateneo.
Argentina, 1984
22. SULLIVAN,
Dennis M.
Formación Redes de
Comunicación
Edit. Mc. Graw-Hill
México 1983
23. WEST, CHURCHMAN
El Enfoque de Sistemas
Edit: Diana, México 1979
24. PETERSON, Roberto
El
Proceso
Administrativo
en el Carácter Empresarial
USA.1982
25. GEORGE, Terry
Principios de
Administración
Edit. CECSA, 2da. edición
México 1980
26. ZORRILLA A, SANTIAGO
TORREZ XAMMAR, Miguel
Guía Para
Elaborar
Tesis
Edit. Mc. Graw Hill
México 1990
-----------------
─────────────────────────────────────────────────────
SISTEMA DE COMUNICACIÓN ESCRITA
PARA LA UNIVERSIDAD TÉCNICA DE ORURO
INTRODUCCIÓN
PÁGINA
CAPITULO I
MARCO CONCEPTUAL
1.0
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
1
la
1.1
JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN
8
1.2
OBJETIVOS BÁSICOS
10
1.3
FORMULACIÓN DE HIPÓTESIS
12
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
2.0
LA ORGANIZACIÓN EN LA UNIVERSIDAD TÉCNICA DE ORURO
15
2.1
IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN
22
2.2
OBJETIVOS Y TIPOS DE ORGANIZACIÓN
23
2.3
ASPECTOS GENERALES DE LA COMUNICACIÓN E INFORMACIÓN
30
2.3.1
FUNCIONES Y TIPOS DE INFORMACIÓN
33
2.3.2
CONCEPTOS Y FUNCIONES DE LA COMUNICACIÓN
38
2.3.3
EL PROCESO DE LA COMUNICACIÓN
41
2.4
SISTEMAS DE COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL
45
2.4.1
COMUNICACIÓN FORMAL
46
A. COMUNICACIÓN DESCENDENTE
48
B. COMUNICACIÓN ASCENDENTE
49
C. COMUNICACIÓN CRUZADA
50
2.4.2
COMUNICACIÓN INFORMAL
51
2.4.3
MEDIOS DE
54
2.4.4
BARRERAS EN LA COMUNICACIÓN
COMUNICACIÓN
63
CAPÍTULO III
MARCO PRACTICO
3.0
DIAGNÓSTICO DEL PROCESO DE COMUNICACIÓN EN LA UTO
3.1
DESARROLLO Y ANÁLISIS GENERAL DEL PROCESO DE
72
COMUNICACIÓN
3.2
3.3
3.4
ESCRITA EN LA UTO
77
EL PROCESO DE MUESTREO Y UNIVERSO DE LA
INVESTIGACIÓN
104
METODOLOGÍA PARA LA RECOPILACIÓN DE DATOS
111
3.3.1
TÉCNICA DE LA ENTREVISTA PERSONA
112
3.3.2
TÉCNICA DE CUESTIONARIOS
114
3.3.3
INTERPRETACIÓN DE DATOS
115
CONCLUSIONES BÁSICAS
120
CAPÍTULO IV
MARCO PROYECTIVO
4.0
4.1
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE COMUNICACIÓN ESCRITA
PARA LA UTO
124
ESTRUCTURA GENERAL DEL SISTEMA DE COMUNICACIÓN
127
4.1.1
DESCRIPCIÓN FUNCIONAL DE LOS REQUISITOS
DEL SISTEMA
4.2
4.3
4.4
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
132
4.2.1
RECEPCIÓN DE LA COMUNICACIÓN ESCRITA
135
4.2.2
TRATAMIENTO; CLASIFICACIÓN; DERIVACIÓN
136
4.2.3
COMUNICACIÓN EXPEDIDA INTERNA Y EXTERNA
140
4.2.4
FIRMAS Y CANALES DE CIRCULACIÓN
143
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTOS PROPUESTOS
146
4.3.1
166
DETERMINACIÓN DE LA RUTA CRÍTICA
COMUNICACIÓN ESCRITA EXPEDIDA
4.4.1
168
MANEJO DE FORMAS PARA LA COMUNICACIÓN
ESCRITA
4.5
131
LA UNIDAD ADMINISTRATIVA DEL SISTEMA DE
170
COMUNICACIÓN ESCRITA
4.5.1
4.6
175
OBJETIVOS FUNCIONALES DE LA UNIDAD DE
SECRETARÍA GENERAL
177
4.5.2
ORGANIGRAMA FUNCIONAL DE LA UNIDAD
179
4.5.3
MANUAL DE FUNCIONES
183
LAS VENTAJAS DEL SISTEMA DE COMUNICACIÓN
193
CAPÍTULO V
EL PROCESO DE IMPLANTACIÓN Y SU ENTORNO CONTINGENCIAL
199
5.0
SEGUIMIENTO, CONTROL Y EVALUACIÓN DEL SISTEMA
201
5.1
DEMOSTRACIÓN ANALÍTICA DE LA HIPÓTESIS
203
5.2
CONCLUSIONES
206
5.3
RECOMENDACIONES
208
BIBLIOGRAFÍA
ANEXOS