FORMATO DE EVALUACION - Responsabilidad Integral Colombia

FORMATO
ACTAS DE COMITES
CODIGO
FT-SA-07
F. APROBACIÓN
14/08/06
Comité Regional Bogotá
Fecha:
Febrero 8 del 2008
Sitio de Reunión:
ANDI
Acta No.
Hora Incio:
Asistentes:
Agroespecialidades S.A.- Adriana Satizabal
Ajover S.A. - Gina Forigua
Basf Quimica Colombiana S.A. - Ruben Fajardo
Brinsa - Karool Andrea Márquez
Bayer S.A. - Hector Torres Motta
Coacol LTDA. & CIA S.C.A. – Mónica Sánchez y
Diana Romero
Evofarms - Oscar Escobar y Luis Manuel Agudelo
Proveer Alianza Logística S.A. - Juan Andrés
Montoya
Oxígenos de Colombia – Aimer Saenz y Jorge
Mendoza
Responsabilidad Integral- Juan Carlos Duque
N°
1.
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10
8 a.m.
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Pág.
Hora
Final:
1
11:00 a.m.
Invitados:
Astrazeneca S.A. - Ana Carolina Uribe
Arysta Lifesciences Colombia S.A.Jeannette Forero
Barpen
International
–
Alexandra
Rodríguez
Brenntag Colombia S.A. – Sandra Milena
Carboquimica S.A. - Roberto Saavedra
Cyquim de Colombia S.A. – Emiro Pérez
Inproquim S.A. - Orlando Contreras
Químicos OMA – Luz Karime Chavarro
Saat Andina S.A.- Andrés Tristancho –
Margith Montenegro
6.
6.
7.
AGENDA
TIEMPO
Comentarios y/o aclaraciones a la Memoria de la reunión del 10
de Diciembre.
Designación del responsable de elaborar la Ayuda de Memoria.
Observaciones
Divulgación Plan de Emergencia de EVOFARMS COLOMBIA
Divulgación Plan de Emergencia de LOGISTICA PLUS
Definición de las empresas que compartirán el Plan de Emergencia en el próximo
Comité
Plan de acción de RI para el 2008
Paneles de Consulta Pública: BOSA
Proposiciones y Varios
N°
1.
2.
DESARROLLO DEL COMITÉ
No se presentaron comentarios a la memoria de la última reunión.
Se designó a Ana Carolina Uribe para la elaboración de la ayuda de memoria.
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Evofarms Colombia inicia con la presentación de su plan de emergencia del cual
explicó su desarrollo y todos los pasos que lo contenían. La presentación la realiza el
gerente comercial de Evofarms y el coordinador de responsabilidad integral de esta
empresa Oscar Escobar. Muestra la valoración del riesgo en sus oficinas ubicadas en la
calle 100 e identificación de zonas viales con soporte del transportador y los equipos
con los que cuentan. El Plan de Emergencia está estructurado bajo el sistema
Comando de Incidentes. Importante la participación del gerente comercial ya que
asegura la divulgación del plan de emergencia a la fuerza comercial de la organización.
Se recomienda revisar la evaluación del riesgo de sismo, verificar las características de
sismo resistencia de la edificación y los tiempos de evacuación, debido que durante la
presentación consideraron tiene una alta vulnerabilidad con este riesgo.
Logística Plus, llamada anteriormente Proveer Alianza Logística, presenta Plan de
emergencias haciendo mucho énfasis en la capacitación y entrenamiento de los
conductores frente a una emergencia teniendo en cuanta la posibilidad de que se
presenten emergencias químicas en carretera debido a que transportan entre otras
sustancias agroquímicos lo que hace que su riesgo en este tipo de emergencias sea
importante. Cuentan con programas de mantenimiento preventivo, listas de chequeo,
rastreo satelital, kits de emergencia entre otras y cuentan un comité nacional de
emergencia en donde los clientes tienen un representante para el manejo de las
emergencias en carreteras. Cuentan con una brigada por cada sucursal y el apoyo de
autoridades y organismos de apoyo y Cisproquim.
El próximo comité expondrá el plan de emergencia Oxígenos de Colombia.
Interviene Juan Carlos Duque quien explica cual será la nueva dinámica de los
comités regionales a partir de la fecha, se reitera a Oscar Escobar de Evofarms como
el coordinador del Comité Regional de Bogotá quien agradece su escogencia. Se
procede a presentar el esquema de evaluación de los comités regionales el cual se
reportará a la gerencia de nuestras empresas para dinamizar el comité. De esta
evaluación se realizará una primera medición en el próximo comité y posteriormente,
de acuerdo a esta se plantearán las metas del 2008.
Dentro de los aspectos contemplados en la evaluación del comité regional se
encuentran entre otros:
 Se propone envío de actas a los 15 días.
 Se evalúa el reporte a tiempo de los compromisos. Los indicadores se publicaran
este año y se les dará a los gerentes.
 Se calificará la participación a plenarias y talleres nacionales.
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 Los talleres de auditores se calificaran en el desempeño de cada empresa y no en
esta evaluación.
 Experiencias compartidas: toda empresa tiene que compartir una lección aprendida
o caso exitoso. Esta debe ir acompañada de documentos de soporte que se envíen
a todas las empresas y que realmente aporten valor a las demás organizaciones,
siempre y cuando esta información no sea confidencial.
 Se calificará la realización de los paneles de consulta publica y el envío a tiempo de
sus resultados a RI para poder tener el soporte de los mismos.
 Uso del logo: se plantea dificultad para empresas en donde el no uso del logo es
política corporativa, sin embargo el uso del logo es fundamental como estrategia
para el posicionamiento de RI.
 Participación con programas de excelencia o con entidades gubernamentales: Se
califica principalmente la participación en distinciones y la obtención de premios
tales como el PREAD entre otros, sirven programas corporativos pero no internos.
La participación en comités de ANDI o similares no se cuentan en este punto y se
considera la posibilidad de incluir la participación al programa de campo limpio en
este punto.
Durante este punto se propuso para el próximo comité invitar al Secretario Distrital
de Ambiente para mostrar el programa de reforestación. El responsable de esta tarea
es Héctor Torres.
 Meta de difusión de RI a universidades 12. Se tiene que enviar copia de registro de
asistentes.
 Reporte de plan de emergencia al comité local, es necesario decir la fecha ante
quienes se divulgó el plan a RI para que sea tomado en cuenta en la evaluación del
comité regional.
 Divulgación de Plan de emergencia a comunidad: Se plantea la difusión de lo
especifico en el plan con la comunidad a los involucrados.
Adicionalmente se propone lo siguiente:
 Roberto Saavedra se comprometió a conseguir documento de seguridad de la
carretera de Colseguros. Para próximo comité se realizará la designación de
corredores viales, se pretende integrar y comunicar a todas las empresas.
 Es necesario hacer llegar a RI la Comunicación de los programas de capacitación
de brigadistas de cada empresa para poder evaluar la posibilidad de crear
capacitaciones conjuntas o mejorar planes de emergencia. Plazo máximo: 3 de
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marzo para envío de cronogramas de capacitación.
 Nuevamente se plantea la capacitación de brigadas a través de las ARP de forma
conjunta. Aprovechando sinergias.
 Juan Carlos Duque solo nos acompañara en los CRE de 9 de mayo, 15 de agosto
y 14 de noviembre dejando a cargo como se mencionó anteriormente a Oscar
Escobar para activar y dinamizar los comités regionales, en todo caso de ser
necesario su acompañamiento podemos informarlo con anterioridad para que
pueda asistir.
 RI solo realizará la convocatoria al Comité Regional sin embargo no hará el envío
de la agenda ni del acta.
 Se reprogramaron los CRE para los jueves, toda la programación de estos se corre
un día anterior y se realizarán por la tarde.
Roberto Saavedra expone los resultados del comité del panel de consulta pública de
Bosa, asistieron principalmente empresas pequeñas que cuentan con bajos recursos
para la atención de emergencias. No existe una presencia de las ARP´s, por tanto se
plantea que las ARP realicen un evento cada 2 trimestres. Proponen elaborar un plan
de acción similar al desarrollado en la localidad de Fontibón. Adicionalmente como se
propuso participar en Involucrase en proceso de planeación distrital o zona?.
Los paneles de consulta publica pueden aprovecharse para la alineación de los planes
de contingencia con los comités locales de emergencia.
Responsabilidad Integral enviará las memorias de la reunión para la integración de los
Planes de Emergencia con entidades de respuesta a emergencias organizada por
Rosalba Aguilar.
Proposiciones y Varios
 No se presentan preguntas sobre el reporte de indicadores.
N°
1.
2
3
4
COMPROMISOS
RESPONSABLE
Compartir la presentacion del Plan de emergencias Oxigenos
de
aprobado
colombia-Jorge
Mendoza
Invitar a le Secretario Distrital de Ambiente para Bayes S.A. Hector
mostrar el programa de reforestación.
Torres
Conseguir documento de seguridad de la carretera de CarboquimicaColseguros.
Roberto Saavedra
Para próximo comité se realizará la designación de Responsabilidad
PLAZO
Próximo
CRE
Próximo
CRE
Próximo
CRE
Próximo
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corredores viales, se pretende integrar y comunicar a
todas las empresas.
Hacer llegar a R.I. los programas de capacitacion de
brigadistas de cada empresa para poder evaluar la
posibilidad de crear capacitaciones conjuntas y
mejorar los planes de emergencia.
Envio de memorias de la reunión para la integración
de los Planes de Emergencia con los organismos
estatales realizada por Rosalba Aguilar.
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IntegralJuan
Carlos Duque
Todas las
empresas del CRE
Bogota
CRE
Plazo
máximo:
3 de
marzo
Responsabilidad
Próximo
Integral- Rosalba CRE
Aguilar
EVALUACION DE LA REUNION
PUNTUALIDAD
PARTICIPACION
ASISTENCIA
CUMPLIMIENTO DE COMPROMISOS
Elaborado por:
Revisado por:
65,2%
100%
80%
MANEJO DE TIEMPO
RECIBO ACTA ANTERIOR
INDICE DE RESPUESTA AL COMITÉ
LOGRO DE OBJETIVOS DE LA REUNION
Ana Carolina Uribe
Oscar Escobar / Juan Carlos Duque
Puntualidad:
Participación:
Asistencia:
Cumplimiento de compromisos:
Manejo del tiempo:
Recibo acta anterior:
Indice de respuesta al comité:
Logro de Objetivos de la Reunion:
Total de personas puntuales/Total de Personas asistentes * 100
Personas que intervienen/Total asistentes * 100
Organización asistentes/ Organizaciones confirmadas * 100
Compromisos cumplidos / compromisos pendientes
Tiempo planeado / Tiempo Utilizado
Personas que recibieron el acta / total asistentes
Cantidad de empresas asistentes / Número de empresas registradas en base
Temas tratados / Temas planteados.
100%
100%
64,2%
100%