metodologia para el desarrollo de sistemas

Universidad Tecnológica de la Huasteca Hidalguense
GUíA PARA EL DESARROLLO DEL PROYECTO DE ESTADIA PRIMER ETAPA.
El mayor deseo de un TSU es llegar a titularse, y para lograrlo tiene que aprobar los 6
cuatrimestres de la carrera, sin embargo, aunque durante los primeros 5 cuatrimestres que se
encuentran dentro de las aulas y laboratorios recibiendo todos los conocimientos necesarios
para enfrentar y demostrar el gran reto de por qué los alumnos de la UTHH son capaces de
resolver problemas, en las empresas siempre existe el temor o incertidumbre que puede
muchas veces llegar afectar y confundir al alumno cuando llega a la empresa, en ocasiones no
sabe por donde comenzar o qué es lo que debe investigar en la misma para poder iniciar con
su proyecto de estadía, es por ello que se ha preparado este documento que sirve de guía y
complementa a los lineamientos para facilitarle y poder comprender mejor la elaboración de la
documentación de su memoria.
Todo proyecto de investigación debe iniciar con una idea la cual constituye el primer
acercamiento a la realidad que habrá de investigar. La mayoría de las ideas iniciales son
vagas y requieren analizarse cuidadosamente para que sean transformadas en planteamientos
más precisos y estructurados.
Se sugiere tomar en consideración los siguientes puntos que sirven como base para poder
comprender de una mejor manera el proyecto de estadía y el orden en como se va
desarrollando es muy importante ya que facilitará una mejor comprensión del mismo.
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Debe iniciar con una introducción del tema a tratar sin embargo este apartado puede
dejarse para el final ya que se tenga una más clara idea del proyecto que se esta
realizando como lo menciona los lineamientos.
Antecedentes de la empresa área o departamento. Es importante conocer cuales
son los antecedentes de la organización y del área a la cual se esta desarrollando el
proyecto ya que esto servirá para poder delimitar el alcance y la visión del proyecto.
Identificación del problema. Este es uno de los puntos que se consideran con mayor
relevancia ya que si el planteamiento del problema no esta bien identificado o definido
se recomienda no pasar a las siguientes fases de la investigación, es importante tratar
de involucrarse en las actividades que el usuario realiza para conocer sus procesos y
cuales son sus necesidades para tener claramente la problemática a resolver.
Propuesta del proyecto. Una vez que se tiene identificado el problema puede
entonces plantearse una propuesta del proyecto buscando siempre la mejor alternativa
de solución para el usuario.
Justificación de la propuesta. Todo proyecto debe justificar su existencia y la
justificación debe señalar y soportar cual es la razón de la propuesta que se esta
realizando puede fundamentarse con las ventajas que ofrecerá la propuesta del
proyecto.
Objetivos generales y/o particulares.
Alcance del proyecto.
Estudio de viabilidad del proyecto. Que incluye el estudio de factibilidad técnica,
económica y operativa. Cabe señalar que este estudio se enfoca mas que nada a la
parte técnica y operativa señalando los requerimientos del proyecto.
Posteriormente ya con todos estos elementos se esta en posibilidades de poder hacer una
descripción funcional del proyecto. Para poder trabajar la siguiente etapa.
La mejor forma de lograr que un proyecto llegue a su fin con éxito es apoyándose en una
metodología que nos guiara y nos dirá como ir caminando paso a paso hasta terminar el
proyecto. De ahí que la primer tarea que el alumno tendrá que realizar una vez que se
encuentre en la empresa es llevar acabo un análisis preliminar el cual le permitirá conocer lo
siguiente:
ANÁLISIS PRELIMINAR.
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El análisis preliminar consiste en la evaluación de las solicitudes de proyectos de
desarrollo de sistemas de información, no incluye la recolección de detalles para describir el
sistema de la empresa, ni tampoco incluye un diseño detallado de solución; Si no que
fundamentalmente es la reunión de la información que permite evaluar los méritos de la
solicitud del proyecto y emitir un juicio, con conocimiento de causas con respecto a la
factibilidad del proyecto propuesto.
Es aquí donde el alumno tiene que plantearse varias preguntas que le permitirán poder
identificar la problemática que enfrenta la empresa o departamento, y que ese será el proyecto
de su estadía a resolver, ya que muchas veces los usuarios de las empresas no tienen una
idea muy clara de lo que en realidad desean y esto puede confundir o retrasar el proyecto.
El análisis debe de responder las siguientes preguntas al estudiar los procesos:
1. ¿Qué es lo que hace?
2. ¿Cómo se hace?
3. ¿Con qué frecuencia se presenta?
4. ¿Qué tan grande es el volumen de transacciones o de decisiones?
5. ¿Cuál es el grado de eficiencia con que se efectúan las tareas?
6. ¿Existe algún problema?
7. Si existe algún problema ¿Qué tan serio es?
8. Si existe un problema ¿Cuál es la causa que lo origina?
Se deben de estudiar los procesos de la empresa mediante entrevistas, cuestionarios y
conversaciones con el personal involucrado, esto con la finalidad de conocer sus
opiniones, ideas y proposición de soluciones. También deben estudiarse en su caso
toda la documentación que sea posible, como manuales y reportes, hacer muestras de
formas y documentos.
DEFINICIÓN DEL ALCANCE:
El alcance del análisis de sistema puede variar ampliamente en términos de duración,
complejidad y gastos. En consecuencia, en ocasiones el alcance se debe definir en forma un
poco arbitraria para satisfacer restricciones como tiempo y costo.
Se debe de entender que la presencia de objetivos, limitantes (o restricciones) sobre el
alcance del análisis, limita las soluciones o recomendaciones potenciales que resultan del
análisis.
Como regla, la definición inicial del propósito y el alcance, así como cualquier objetivo y
restricción, están sujetos a una redefinición en una fecha posterior, basados en los hallazgos
del análisis.
OBJETIVOS DEL ANÁLISIS PRELIMINAR.
El objetivo, tanto de los usuarios como de los (alumnos en estadía) durante el análisis
de sistemas, es llegar a un acuerdo de ideas para establecer lo que realmente se necesita para
realizar el trabajo y lo que el sistema les puede proporcionar, ya que del resultado de este
estudio se tendrán los elementos necesarios para elaborar el formato de acuerdos F-DC-09 y el
calendario de actividades F-DC-12 que son los primeros documentos que el alumno deberá
entregar a su asesor académico.
El análisis preliminar tiene por objetivos:
1. Aclarar y comprender la solicitud del proyecto.
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2. Determinar el tamaño del proyecto que en este caso todos los proyectos ya están
determinados para ser desarrollados en un periodo no mayor a los 4 meses (14
semanas).
3. Evaluar los costos y beneficios de diversas opciones.
4. Determinar la factibilidad técnica y operacional de las diferentes alternativas.
5. Reportar los hallazgos a la administración y formular recomendaciones que
esbocen la aceptación o rechazo de la propuesta.
Todos estos puntos son con la finalidad de que al término del proyecto éste pueda hacerse
realidad, y que la empresa tenga confianza en el trabajo que el alumno ha realizado y que no
sea uno más que se queda guardado en el cajón del escritorio de la empresa.
Es importante señalar que durante su estancia del alumno en la empresa éste es evaluado a
través de un instrumento de evaluación con el formato F-DC-10 que contiene dos apartados
dónde es evaluado por el asesor industrial asignado por la empresa y el asesor académico
asignado por la carrera, especialmente es aquí donde se interesa tratar este asunto del
apartado de la evaluación por parte del asesor académico, ya que se basa en la entrega de los
avances del proyecto que el alumno va realizando durante su instancia a través de un
calendario de actividades utilizando el formato F-DC-12 que el alumno realiza inmediatamente
que se encuentra en la empresa, donde calendariza todas las actividades en tiempo y
porcentaje, en cómo el ira desarrollando el proyecto, ajustándose al periodo que marca la
universidad de 14 semanas, es aquí también otro punto muy importante que el alumno debe
de cuidar para no verse desfasado o presionado en el desarrollo del proyecto. Es importante
resaltar que el llenado del formato debe elaborarse después de haber llevado acabo el análisis
preliminar a la empresa con la finalidad de conocer bien el problema a resolver y el grado de
complejidad del proyecto para poder determinar correctamente los tiempos que se le asignarán
a cada una de las actividades del proyecto, ya que muchas veces por la premura o descuido
estos formatos son elaborados sin que se tenga una idea muy clara del proyecto a realizar y
este muchas veces puede verse afectado en el desarrollo del proyecto.
De la misma manera se recomienda que el alumno este muy pendiente del llenado del formato
F-DC-09 (formato de acuerdos) sea elaborado después de haber realizado el análisis
preliminar y en acuerdo con sus asesores académicos e industrial.
Algunas recomendaciones que se hacen en el llenado del formato F-DC-12 y F-DC-09 son:
Calendario de Actividades F-DC-12.
1. Desglosar todas las fases de cada etapa del proyecto y no poner solamente las etapas
principales.
2. Analizar con profundidad cada proceso identificado del problema a resolver para poder
asignar correctamente los tiempos y porcentajes a cada fase del proyecto.
3. No asignar demasiado tiempo a las primeras fases del proyecto
4. Se recomienda manejar un promedio no mayor de 3 semanas para toda la fase del
análisis.
5. Se recomienda manejar un promedio no mayor de 2 semanas para la fase del diseño.
6. Manejar un periodo de 6 semanas en promedio para la fase de la construcción del
proyecto. Nota. Quedando abierto que los tiempos pueden ajustarse de alguna manera
de acuerdo a la complejidad del proyecto.
7. El tiempo restante que son 3 semanas pueden ser empleadas para la realización de las
pruebas integrales del proyecto, de la elaboración de los manuales del usuario,
capacitación al usuario y dejando un tiempo para la presentación del proyecto para
obtener su titilación como lo marca los lineamientos para la estadía.
Estas últimas fases también deben figurar en el calendario de actividades.
Formato de Acuerdos F-DC-09
1. Elaborar el formato una ves que ha finalizado la fase del análisis preliminar
2. Por lo menos el documento debe contener:
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Cuando inicia y finaliza el proyecto de estadía
Cuales son los compromisos a los que se compromete el alumno para con la
empresa.
Cuales son los compromisos a los que se compromete la empresa a través del
asesor industrial para apoyar al alumno en la realización del proyecto como el
material que necesitara el alumno para ir desarrollando el proyecto ejemplo,
facilitarle un equipo de computo, entrevistas con los usuarios y todos aquellos
elementos que le sirvan al alumno para facilitarle el desarrollo del proyecto.
Delimitar claramente lo que comprende el proyecto a realizar
Al término del proyecto como será entregado (que es lo que incluye)
¿QUÈ ES PLANTEAR EL PROBLEMA?
Una vez que se ha concebido la idea de investigación y el estudiante o experto han
profundizado el tema en cuestión, se encuentran en condiciones de plantear el problema de
investigación. En realidad, plantear el problema no es sino afinar y estructurar más
formalmente la idea de investigación. El paso de la idea al planteamiento del problema puede
ser en ocasiones inmediato, casi automático, o bien llevar una considerable cantidad de tiempo
lo que depende qué tan familiarizado esté el alumno con el tema a tratar. Como señala
Ackoff(1953) un problema correctamente planteado está parcialmente resuelto, a mayor
exactitud corresponde más posibilidades de obtener una solución satisfactoria.
Los elementos para plantear un problema son tres y están relacionados entre sí: los objetivos
que persigue la investigación, las preguntas de investigación y la justificación del estudio.
En primer lugar, es necesario establecer qué pretende la investigación, es decir, cuales son sus
objetivos. Hay investigaciones que buscan contribuir a resolver un problema en especial en
este caso debe mencionarse cuál es y de qué manera se piensa que el estudio ayudará a
resolverlo. Los objetivos deben expresarse con claridad para evitar posibles desviaciones en el
proceso de investigación y deben ser susceptibles de alcanzarse y durante todo el proceso
deben tenerse presentes.
Justificación de la investigación.
Además de los objetivos y las preguntas de investigación es necesario justificar las razones
que motivan el estudio. La mayoría de las investigaciones se efectúan con un propósito
definido, no se hacen simplemente por capricho de una persona; y ese propósito debe ser lo
suficientemente fuerte para que se justifique la realización y cuáles son los beneficios que se
derivarán de ella.
El alumno deberá explicar en este apartado el valor de la investigación que piensa realizar, dar
toda clase de razones de la utilidad que se espera obtener con el proyecto que se encuentra
realizando.
Viabilidad de la investigación.
Además de los tres elementos que conforman propiamente el planteamiento del problema es
necesario considerar otro aspecto importante: la viabilidad o factibilidad del estudio; para ello
debemos tomar en cuenta la disponibilidad de recursos financieros, humanos y materiales que
determinaran en última instancia los alcances de la investigación. Es decir, debemos
preguntarnos realmente: ¿Puede llevarse acabo esta investigación? y ¿Cuánto tiempo tomará
realizarla ? estos cuestionamientos son importantes cuando se sabe de antemano que se
dispondrá de pocos recursos para efectuar la investigación.
Sin embargo, para los alumnos que ya se encuentran ubicados en las empresas iniciando su
periodo de estadía, hay una razón importante en este sentido, por qué ya fue analizado la
viabilidad de cada uno de los proyectos es por eso que se encuentran ubicados y solo le
corresponde al alumno determinar los requerimientos técnicos, y en algunos casos financieros
por si es necesario la adquisición de algún recurso que le corresponde a la empresa realizar
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ese gasto, siendo asesorado por el alumno, ya que de esto dependerá que al término de su
proyecto de estadía sea culminado con éxito y no se convierta en un obstáculo.
Elaboro: Lic. Juvencio Mendoza Castelàn
Profesor de la Carrera de TIC.
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