COPEG PROCEDIMIENTO PARA PRESENTACION DE RECLAMO 1.0 OBJETIVO: Asegurar que la presentación de reclamo de viaje se realice de acuerdo a los requerimientos establecidos en el presente manual. 2.0 ALCANCE: Incluye los casos en que el funcionario haya realizado la gira con o sin anticipo de viaje. 3.0 PROCEDIMIENTO: Paso Descripción Responsable 3.1 Cuando el funcionario haya realizado la gira sin recibir anticipo del viaje, debe realizar su reclamo a través del formulario “Hoja para Control de Viajes A-1”, seleccionando la opción “Viático Completo Sin Anticipo”, completando la fecha, los lugares y horas de salida y llegada y los gastos correspondientes a la alimentación, hospedaje y gastos misceláneos cuando aplique. Funcionario Solicitante Cuando el funcionario haya realizado la gira con anticipo de viaje, deber presentar su reclamo a través del formulario “Hoja de Reclamación o Devolución de Viáticos Variables A2” con el fin de recibir la totalidad de los viáticos que corresponden a la Misión o en el caso contrario, que tenga que reembolsar fondos a la Comisión. Funcionario Solicitante 3.2 3.3 Adjunto a la documentación, el funcionario debe presentar las facturas originales correspondientes a hospedaje y gastos misceláneos debidamente firmados por el funcionario. Funcionario Solicitante Las facturas deben presentarse a nombre de “COPEG” con excepción de las facturas de hospedaje las cuales deben ser a nombre del funcionario. Código: PA-VV-03 Revisión:04 Aprobado por: Directores Administrativos Página 1 de 7 Documento vigente de INTERNET Propiedad de COPEG, cualquier versión impresa es una copia no controlada COPEG PROCEDIMIENTO PARA PRESENTACION DE RECLAMO Paso Descripción 3.4 A continuación gastos reclamables que no están cubiertos por las tarifas de viáticos. La documentación adecuada y/o recibos se solicitan para todos los incisos con la excepción del primero: a. Uso del vehículo particular con previa autorización: Incluye pago del combustible, aceite y cualquier otro gasto incluido en el mantenimiento del vehículo. Para esto se presenta el Kilometraje del vehículo particular (Kilometraje inicial y final). b. Cuotas de estacionamiento que no excedan el costo del pasaje de un transporte selectivo. c. Pasajes (Taxis y autobuses). d. Alquiler de vehículo (cuando se autoriza previamente en el formulario Hoja para Control de Viaje A-1). e. Combustible (cuando se utilice vehículo de la Comisión). f. Peajes: Entregar comprobante de peaje con la fecha, kilometraje, número de placa del vehículo y firma del funcionario. g. Sobre pesos (sustentado), lavado de vehículo, reparación de llantas o daños al vehículo (Especificar Kilometraje). h. Suministro y herramientas a utilizar en la gira de ser necesario. 3.5 Todos los funcionarios que realicen giras o misiones oficiales en donde se tenga que reconocer viático variable, deben presentar un informe de la misión realizada una vez haya finalizado la misma siguiendo las siguientes especificaciones: Código: El informe de Gira es una herramienta tanto para técnicos como administrativos a objeto de establecer la efectividad de la misión ejecutada, como igualmente para plasmar las contingencias ocurridas durante el viaje. PA-VV-03 Revisión:04 Aprobado por: Directores Administrativos Responsable Funcionario Solicitante Funcionario Solicitante Página 2 de 7 Documento vigente de INTERNET Propiedad de COPEG, cualquier versión impresa es una copia no controlada COPEG PROCEDIMIENTO PARA PRESENTACION DE RECLAMO Paso Descripción Responsable Justificar los costos que se desprendan de las giras concretadas. Es un documento de retroalimentación para los Jefes, Directores o Gerentes. Debe ser redactado claramente con las funciones o actividades realizadas y remitido al Jefe inmediato con copia al Departamento de Finanzas. Es sencillo y depende de la naturaleza de la misión que se ejecute, siendo una constante de medición para verificar que la misión programada fue cumplida en tiempo y objetivo determinado. Se establece por día las actividades realizadas. Ejemplo: Panamá 6 de Enero de 2008 Para: Jefe Inmediato Departamento/Área: Funcionario Solicitante Informe de Gira Del 1 al 5 de Enero de 2008 Lugar: Fecha Lugar/Lugares Visitados Actividad Día 1 Día 2 Día 3 Atentamente, Juan Pérez Supervisor c.c. Finanzas Código: Los funcionarios que incumplan con la presentación del Informe de Gira, no se le desembolsarán los gastos de viaje e igualmente se aplica la restricción de no tramitar viáticos hasta tanto cumplan con esta norma y ello es responsabilidad conjuntamente con el Jefe inmediato. PA-VV-03 Revisión:04 Aprobado por: Directores Administrativos Página 3 de 7 Documento vigente de INTERNET Propiedad de COPEG, cualquier versión impresa es una copia no controlada COPEG PROCEDIMIENTO PARA PRESENTACION DE RECLAMO Paso Descripción 3.6 Los boletos de la compañía de transporte que no se hayan utilizado, los comprobantes de gastos reclamables, sobrante del anticipo, copia del formulario A-1 e informe de gira se entregan junto con el formulario “Hoja para reclamación o devolución de viático variable A-2”, a los Jefes inmediatos y Directores respectivos para su aprobación. 3.7 Responsable Funcionario Solicitante Debe enviar el formulario “Reclamación o Devolución de Viático Variable A-2” para la revisión del Departamento de Finanzas antes de la firma de los Directores Respectivos. Una vez revisado por Finanzas, se devuelve el documento al solicitante para su debida autorización por los Directores Respectivos. Funcionario Solicitante /Finanzas En caso de identificación de errores, Finanzas notifica al funcionario para que proceda a corregir el documento. 3.8 Este paso es opcional y sólo aplica para funcionarios ubicados en la Sede –Central Pacora. El formulario “Reclamación o Devolución de Viático Variable A-2” debe estar firmado por el funcionario, Jefe Inmediato, y por los Directores respectivos en caso de las Oficinas ubicadas en Panamá. La misión y los gastos en su totalidad son aprobados de la siguiente manera: Para todos los funcionarios del SIVET el Gerente del SIVET o quien éste designe, puede autorizar viajes oficiales entre zona o en la misma zona a todo personal bajo su responsabilidad. Funcionario Solicitante Para el personal cuya oficinas estén ubicadas en las diferentes Zonas, el formato “Reclamación o Devolución de Viático Variable A-2” debe estar firmado por el funcionario y aprobado por el Jefe o Supervisor Inmediato y posteriormente autorizado por el Gerente del SIVET, firmando el reembolso de Caja Menuda como aprobación. Código: PA-VV-03 Revisión:04 Aprobado por: Directores Administrativos Página 4 de 7 Documento vigente de INTERNET Propiedad de COPEG, cualquier versión impresa es una copia no controlada COPEG PROCEDIMIENTO PARA PRESENTACION DE RECLAMO Paso Descripción Responsable Los Directores Generales autorizan viajes oficiales dentro y fuera de la República de Panamá a todo personal bajo su responsabilidad. Los Directores Administrativos autorizan viajes oficiales dentro de la República de Panamá a todo personal bajo su responsabilidad. 3.9 3.10 Los Directores respectivos de área autorizan viajes oficiales dentro de la República de Panamá a todo personal bajo su responsabilidad. Los Jefes Inmediatos son responsables de certificar que el empleado estuvo de viaje durante el período que cubre la cuenta de gastos de viaje. Directores Jefe Inmediato Una vez autorizado el A-2, se presenta al Departamento de Finanzas con los comprobantes (facturas) originales correspondientes a los gastos de hospedaje y gastos misceláneos debidamente firmados por el funcionario y el informe de gira de acuerdo a los siguientes casos: Si el anticipo fue tramitado a través de cheque por el Departamento de Finanzas, se debe presentar el A-2 con la documentación correspondiente a este departamento dentro de un período de cinco (5) días laborables después de finalizar el viaje. 3.11 Si el anticipo fue tramitado a través de Caja Menuda, se debe presentar el A-2 con la documentación correspondiente a la misma dentro de un período de cinco (5) días laborables después de finalizar el viaje. No se desembolsará ningún viático A-1 y A-2 a funcionarios que tengan pendientes reembolsos de viáticos a favor de la Comisión. Funcionario Solicitante Código: PA-VV-03 Revisión:04 Aprobado por: Directores Administrativos Finanzas Página 5 de 7 Documento vigente de INTERNET Propiedad de COPEG, cualquier versión impresa es una copia no controlada COPEG PROCEDIMIENTO PARA PRESENTACION DE RECLAMO Paso Descripción 3.12 Luego de esto el Departamento de Finanzas o el Cajero/Cajera efectúan las verificaciones pertinentes y se le avisa al empleado cualquier diferencia que se encuentre en el cálculo de los viáticos. De ser a favor del funcionario, el Cajero/Cajera procede a cancelar dicha suma de acuerdo al anticipo entregado. Responsable Finanzas Si es un reembolso, el Funcionario procede a realizar la devolución del dinero. 3.13 3.14 Al verificar los comprobantes de viajes y se compruebe que el anticipo no fue suficiente se le reembolsa al empleado los gastos excedentes al anticipo. Finanzas Cuando el comprobante de viaje se entregue en otra cabecera que no sea la oficial de trabajo del empleado, ésta debe conservar una copia del comprobante y entregar el original a la cabecera oficial del empleado para proceder con los cargos de transferencia con las oficinas centrales. Finanzas 3.15 La oficina solicitante se queda con copia documentación que sustente el pago del viático. 3.16 Para agilizar los desembolsos en conceptos de viáticos que sean solicitados por funcionarios designados en las diferentes zonas que no correspondan a la sede del Jefe inmediato, las autorizaciones de estos gastos pueden ser tramitadas, aprobadas y desembolsadas vía fax. Pero de igual forma se debe firmar el documento original el cual debe enviarse al Departamento de Finanzas. Finanzas El Departamento de Finanzas mantiene la documentación original que sustenta el pago de viáticos. Finanzas Finanzas realiza las codificaciones pertinentes en el formulario A1 o A2, de acuerdo a los montos reales que afecten las partidas presupuestarias con los ajustes que sean necesarios (Cheque y recibo de efectivo) en la casilla correspondiente del formulario. Finanzas 3.17 3.18 Código: PA-VV-03 Revisión:04 de la Aprobado por: Directores Administrativos Funcionario Solicitante Página 6 de 7 Documento vigente de INTERNET Propiedad de COPEG, cualquier versión impresa es una copia no controlada COPEG PROCEDIMIENTO PARA PRESENTACION DE RECLAMO 4.0 DOCUMENTOS DE REFERENCIA Hoja para Control de Viaje A-1 Hoja de Presentación de Reclamo o Devolución de Viático Variable A-2 5.0 HISTORIAL DE MODIFICACIONES FECHA MODIFICACIONES 28/12/07 Exclusión - Pasos 3.8 y 3.9 eliminación de viáticos fijos. Inclusión de los pasos 3.10, 3.11 y 3.12 se incluye la presentación de informe de giras una vez realizada. - Se modifica todo el procedimiento. Antes PA-VV-04 - Se establecen las disposiciones para la presentación de reclamos con o sin anticipo. Paso 3.1 y 3.2. - Se incluye las disposiciones para la entrega de facturas Paso 3.3 - Se incluye como gastos reclamables, sobrepesos, lavado de vehículo, reparación de llantas o daños al vehículo, suministros y herramientas a utilizar en la gira. Paso 3.4 - Se incluyen las disposiciones para la presentación de informe de gira. Paso 3.5 - Se especifica el procedimiento para trámite de reclamo. Del paso 3.7 al paso 3.18 06/10/08 22/09/11 28/05/12 Código: Se cambio los Directores Técnicos por los respectivos de área o Directores de Operaciones de Campo. Se autoriza al Gerente del SIVET o quien este designe, autorizar viajes oficiales entre zona o en la misma zona a todo personal bajo su responsabilidad. PA-VV-03 Revisión:04 Aprobado por: Directores Administrativos Página 7 de 7 Documento vigente de INTERNET Propiedad de COPEG, cualquier versión impresa es una copia no controlada