3-Prestacion_reclamo-Rev.04

COPEG
PROCEDIMIENTO PARA PRESENTACION DE
RECLAMO
1.0
OBJETIVO:
Asegurar que la presentación de reclamo de viaje se realice de acuerdo a los
requerimientos establecidos en el presente manual.
2.0
ALCANCE:
Incluye los casos en que el funcionario haya realizado la gira con o sin anticipo
de viaje.
3.0
PROCEDIMIENTO:
Paso
Descripción
Responsable
3.1
Cuando el funcionario haya realizado la gira sin recibir
anticipo del viaje, debe realizar su reclamo a través del
formulario “Hoja para Control de Viajes A-1”, seleccionando
la opción “Viático Completo Sin Anticipo”, completando la
fecha, los lugares y horas de salida y llegada y los gastos
correspondientes a la alimentación, hospedaje y gastos
misceláneos cuando aplique.
Funcionario
Solicitante
Cuando el funcionario haya realizado la gira con anticipo de
viaje, deber presentar su reclamo a través del formulario
“Hoja de Reclamación o Devolución de Viáticos Variables A2” con el fin de recibir la totalidad de los viáticos que
corresponden a la Misión o en el caso contrario, que tenga
que reembolsar fondos a la Comisión.
Funcionario
Solicitante
3.2
3.3
Adjunto a la documentación, el funcionario debe presentar
las facturas originales correspondientes a
hospedaje y
gastos
misceláneos
debidamente
firmados
por
el
funcionario.
Funcionario
Solicitante
Las facturas deben presentarse a nombre de “COPEG” con
excepción de las facturas de hospedaje las cuales deben ser
a nombre del funcionario.
Código:
PA-VV-03
Revisión:04
Aprobado por: Directores Administrativos
Página 1 de 7
Documento vigente de INTERNET Propiedad de COPEG, cualquier versión impresa es una copia no controlada
COPEG
PROCEDIMIENTO PARA PRESENTACION DE
RECLAMO
Paso
Descripción
3.4 A continuación gastos reclamables que no están cubiertos
por las tarifas de viáticos. La documentación adecuada y/o
recibos se solicitan para todos los incisos con la excepción
del primero:
a. Uso del vehículo particular con previa autorización:
Incluye pago del combustible, aceite y cualquier otro
gasto incluido en el mantenimiento del vehículo. Para
esto se presenta el Kilometraje del vehículo particular
(Kilometraje inicial y final).
b. Cuotas de estacionamiento que no excedan el costo
del pasaje de un transporte selectivo.
c. Pasajes (Taxis y autobuses).
d. Alquiler de vehículo (cuando se autoriza previamente
en el formulario Hoja para Control de Viaje A-1).
e. Combustible (cuando se utilice vehículo de la
Comisión).
f. Peajes: Entregar comprobante de peaje con la fecha,
kilometraje, número de placa del vehículo y firma del
funcionario.
g. Sobre pesos (sustentado), lavado de vehículo,
reparación de llantas o daños al vehículo (Especificar
Kilometraje).
h. Suministro y herramientas a utilizar en la gira de ser
necesario.
3.5 Todos los funcionarios que realicen giras o misiones oficiales
en donde se tenga que reconocer viático variable, deben
presentar un informe de la misión realizada una vez haya
finalizado
la
misma
siguiendo
las
siguientes
especificaciones:

Código:
El informe de Gira es una herramienta tanto para
técnicos como administrativos a objeto de establecer
la efectividad
de la misión ejecutada, como
igualmente para plasmar las contingencias ocurridas
durante el viaje.
PA-VV-03
Revisión:04
Aprobado por: Directores Administrativos
Responsable
Funcionario
Solicitante
Funcionario
Solicitante
Página 2 de 7
Documento vigente de INTERNET Propiedad de COPEG, cualquier versión impresa es una copia no controlada
COPEG
PROCEDIMIENTO PARA PRESENTACION DE
RECLAMO
Paso
Descripción
Responsable
 Justificar los costos que se desprendan de las giras
concretadas.
 Es un documento de retroalimentación para los Jefes,
Directores o Gerentes.
 Debe ser redactado claramente con las funciones o
actividades realizadas y remitido al Jefe inmediato
con copia al Departamento de Finanzas.
 Es sencillo y depende de la naturaleza de la misión que
se ejecute, siendo una constante de medición para
verificar que la misión programada fue cumplida en
tiempo y objetivo determinado.
 Se establece por día las actividades realizadas.
Ejemplo:
Panamá 6 de Enero de 2008
Para:
Jefe Inmediato
Departamento/Área:
Funcionario
Solicitante
Informe de Gira
Del 1 al 5 de Enero de 2008
Lugar:
Fecha
Lugar/Lugares
Visitados
Actividad
Día 1
Día 2
Día 3
Atentamente,
Juan Pérez
Supervisor
c.c. Finanzas

Código:
Los funcionarios que incumplan con la presentación
del Informe de Gira, no se le desembolsarán los
gastos de viaje e igualmente se aplica la restricción
de no tramitar viáticos hasta tanto cumplan con
esta
norma
y
ello
es
responsabilidad
conjuntamente con el Jefe inmediato.
PA-VV-03
Revisión:04
Aprobado por: Directores Administrativos
Página 3 de 7
Documento vigente de INTERNET Propiedad de COPEG, cualquier versión impresa es una copia no controlada
COPEG
PROCEDIMIENTO PARA PRESENTACION DE
RECLAMO
Paso
Descripción
3.6 Los boletos de la compañía de transporte que no se hayan
utilizado, los comprobantes de gastos reclamables,
sobrante del anticipo, copia del formulario A-1 e informe de
gira se entregan junto con el formulario “Hoja para
reclamación o devolución de viático variable A-2”, a
los Jefes inmediatos y Directores respectivos para su
aprobación.
3.7
Responsable
Funcionario
Solicitante
Debe enviar el formulario “Reclamación o Devolución de
Viático Variable A-2” para la revisión del Departamento de
Finanzas antes de la firma de los Directores Respectivos.
Una vez revisado por Finanzas, se devuelve el documento
al solicitante para su debida autorización por los Directores
Respectivos.
Funcionario
Solicitante
/Finanzas
En caso de identificación de errores, Finanzas notifica al
funcionario para que proceda a corregir el documento.
3.8
Este paso
es opcional y sólo aplica para funcionarios
ubicados en la Sede –Central Pacora.
El formulario “Reclamación o Devolución de Viático
Variable A-2” debe estar firmado por el funcionario, Jefe
Inmediato, y por los Directores respectivos en caso de las
Oficinas ubicadas en Panamá.
La misión y los gastos en su totalidad son aprobados de la
siguiente manera:
Para todos los funcionarios del SIVET el Gerente del SIVET o
quien éste designe, puede autorizar viajes oficiales entre
zona o en la misma zona a todo personal bajo su
responsabilidad.
Funcionario
Solicitante
Para el personal cuya oficinas estén ubicadas en las
diferentes Zonas, el formato “Reclamación o Devolución
de Viático Variable A-2” debe estar firmado por el
funcionario y aprobado por el Jefe o Supervisor Inmediato y
posteriormente autorizado por el Gerente del SIVET,
firmando el reembolso de Caja Menuda como aprobación.
Código:
PA-VV-03
Revisión:04
Aprobado por: Directores Administrativos
Página 4 de 7
Documento vigente de INTERNET Propiedad de COPEG, cualquier versión impresa es una copia no controlada
COPEG
PROCEDIMIENTO PARA PRESENTACION DE
RECLAMO
Paso
Descripción
Responsable
Los Directores Generales autorizan viajes oficiales dentro y
fuera de la República de Panamá a todo personal bajo su
responsabilidad.
Los Directores Administrativos autorizan viajes oficiales
dentro de la República de Panamá a todo personal bajo su
responsabilidad.
3.9
3.10
Los Directores respectivos de área autorizan
viajes
oficiales dentro de la República de Panamá a todo personal
bajo su responsabilidad.
Los Jefes Inmediatos son responsables de certificar que el
empleado estuvo de viaje durante el período que cubre la
cuenta de gastos de viaje.
Directores
Jefe Inmediato
Una vez autorizado el A-2, se presenta al Departamento
de Finanzas con los comprobantes (facturas) originales
correspondientes a los gastos de hospedaje y gastos
misceláneos debidamente firmados por el funcionario y el
informe de gira de acuerdo a los siguientes casos:

Si el anticipo fue tramitado a través de cheque por
el Departamento de Finanzas, se debe presentar el
A-2 con la documentación correspondiente a este
departamento dentro de un período de cinco (5)
días laborables después de finalizar el viaje.

3.11
Si el anticipo fue tramitado a través de Caja
Menuda, se debe presentar
el A-2 con la
documentación correspondiente a la misma dentro
de un período de cinco (5) días laborables después
de finalizar el viaje.
No se desembolsará ningún viático A-1 y A-2 a
funcionarios que tengan pendientes reembolsos de viáticos
a favor de la Comisión.
Funcionario
Solicitante
Código:
PA-VV-03
Revisión:04
Aprobado por: Directores Administrativos
Finanzas
Página 5 de 7
Documento vigente de INTERNET Propiedad de COPEG, cualquier versión impresa es una copia no controlada
COPEG
PROCEDIMIENTO PARA PRESENTACION DE
RECLAMO
Paso
Descripción
3.12
Luego de esto el Departamento de Finanzas
o el
Cajero/Cajera efectúan las verificaciones pertinentes y se
le avisa al empleado cualquier diferencia que se encuentre
en el cálculo de los viáticos.
De ser a favor del
funcionario, el Cajero/Cajera procede a cancelar dicha
suma de acuerdo al anticipo entregado.
Responsable
Finanzas
Si es un reembolso, el Funcionario procede a realizar la
devolución del dinero.
3.13
3.14
Al verificar los comprobantes de viajes y se compruebe
que el anticipo no fue suficiente se le reembolsa al
empleado los gastos excedentes al anticipo.
Finanzas
Cuando el comprobante de viaje se entregue en otra
cabecera que no sea la oficial de trabajo del empleado,
ésta debe conservar una copia del comprobante y entregar
el original a la cabecera oficial del empleado para proceder
con los cargos de transferencia con las oficinas centrales.
Finanzas
3.15
La oficina solicitante se queda con copia
documentación que sustente el pago del viático.
3.16
Para agilizar los desembolsos en conceptos de viáticos que
sean solicitados por funcionarios designados en las
diferentes zonas que no correspondan a la sede del Jefe
inmediato, las autorizaciones de estos gastos pueden ser
tramitadas, aprobadas y desembolsadas vía fax. Pero de
igual forma se debe firmar el documento original el cual
debe enviarse al Departamento de Finanzas.
Finanzas
El Departamento de Finanzas mantiene la documentación
original que sustenta el pago de viáticos.
Finanzas
Finanzas realiza las codificaciones pertinentes en el
formulario A1 o A2, de acuerdo a los montos reales que
afecten las partidas presupuestarias con los ajustes que
sean necesarios (Cheque y recibo de efectivo) en la casilla
correspondiente del formulario.
Finanzas
3.17
3.18
Código:
PA-VV-03
Revisión:04
de
la
Aprobado por: Directores Administrativos
Funcionario
Solicitante
Página 6 de 7
Documento vigente de INTERNET Propiedad de COPEG, cualquier versión impresa es una copia no controlada
COPEG
PROCEDIMIENTO PARA PRESENTACION DE
RECLAMO
4.0 DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Hoja para Control de Viaje A-1
Hoja de Presentación de Reclamo o Devolución de Viático Variable A-2
5.0
HISTORIAL DE MODIFICACIONES
FECHA
MODIFICACIONES
28/12/07
Exclusión - Pasos 3.8 y 3.9 eliminación de viáticos fijos.
Inclusión de los pasos 3.10, 3.11 y 3.12 se incluye la
presentación de informe de giras una vez realizada.
- Se modifica todo el procedimiento. Antes PA-VV-04
- Se establecen las disposiciones para la presentación de
reclamos con o sin anticipo. Paso 3.1 y 3.2.
- Se incluye las disposiciones para la entrega de facturas Paso
3.3
- Se incluye como gastos reclamables, sobrepesos, lavado de
vehículo, reparación de llantas o daños al vehículo,
suministros y herramientas a utilizar en la gira. Paso 3.4
- Se incluyen las disposiciones para la presentación de informe
de gira. Paso 3.5
- Se especifica el procedimiento para trámite de reclamo. Del
paso 3.7 al paso 3.18
06/10/08
22/09/11
28/05/12
Código:
Se cambio los Directores Técnicos por los respectivos de área o
Directores de Operaciones de Campo.
Se autoriza al Gerente del SIVET o quien este designe, autorizar
viajes oficiales entre zona o en la misma zona a todo personal
bajo su responsabilidad.
PA-VV-03
Revisión:04
Aprobado por: Directores Administrativos
Página 7 de 7
Documento vigente de INTERNET Propiedad de COPEG, cualquier versión impresa es una copia no controlada