INFORME DE SALIDA PEDAGÓGICA DE LOS ESTUDIANTES DE LA TECNOLOGÍA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL DE VILLAGARZÓN A BOGOTÁ CUNDINAMARCA PROGRAMA: Tecnología en Administración documental LUGAR DONDE SE IMPARTE LA FORMACIÓN: Villagarzón Putumayo MÓDULO: Organización de Archivos FECHA PROGRAMADA: Salida: 23 de Noviembre 2009 Regreso: 28 de Noviembre 2009 INTRODUCCIÓN Como en todos los procesos de formación que imparte el Servicio Nacional de Aprendizaje, el conocimiento y apropiación de tecnologías y el desarrollo de habilidades y destrezas que permitan la optimización de los procesos son elementos fundamentales para los aprendices y aprendizas de la Tecnología en Administración Documental, quienes se encuentran ejecutando una fase fundamental de aprendizaje en su etapa lectiva, mediante el módulo de formación “Organización de Archivos”. Se procura entonces por que en el momento de finalizar esta etapa, lo hagan con todos los conocimientos técnicos y de desarrollo humano, formados integralmente con capacidad crítica, en pleno desarrollo de sus capacidades de líderes y emprendedores para vincularse al mundo laboral a través de sus pasantías, la ejecución de proyectos o la vinculación a las empresas mediante la figura de contrato de aprendizaje titulándose para poder contribuir así con la competitividad y el desarrollo social del país. JUSTIFICACIÓN En el marco de la visión del Sena de formar talento humano calificado para el desarrollo productivo del país en este caso específico del Putumayo, se considera que nuestros aprendices deben estar listos para desempeñarse en cualquier empresa donde requieran sus conocimientos, por lo tanto es necesario desarrollar sus habilidades y destrezas en la conformación de archivos, de acuerdo con: Los ciclos de vida de los documentos, principios y procedimientos archivísticos, los procesos de clasificación, ordenación y descripción de los documentos, las normas técnicas, las tablas de retención documental y la legislación vigente, organizar los fondos documentales acumulados de acuerdo con los principios archivísticos, normas de calidad y legislación vigente, preservar los documentos conociendo las condiciones de los depósitos de archivos, muebles, unidades de conservación, normas técnicas y de gestión de calidad y legislación vigente, gestionar los sistemas de información de las unidades de información teniendo en cuenta los principios administrativos y el desarrollo del proyecto de acuerdo con las políticas institucionales, aplicando para todos estos procesos las nuevas tecnologías en la preservación y conservación documental. Dadas las características geopolíticas de la región y teniendo en cuenta que apenas se empiezan a organizar los archivos institucionales tanto de las empresas del estado como las privadas, aún no contamos con archivos organizados con las características necesarias para efectuar visitas locales que aporten a los aprendices las herramientas necesarias para enfrentarse a lo laboral en esta área; por lo que se hace indispensable ejecutar una visita al Archivo general de la Nación, en Bogotá D.C. encargado de formular, orientar y controlar la política archivística, Coordinar el Sistema Nacional de Archivos, Recuperar, conservar y difundir el acervo documental del país y el que custodia; con el propósito de servir a la comunidad, garantizando los principios, derechos y deberes constitucionales. De igual manera poseen la infraestructura, los equipos y las herramientas necesarias para permitirles a nuestros aprendices la apropiación y actualización de los conocimientos archivísticos, de transferencia de tecnología y de proyección en su futuro empresarial-laboral. OBJETIVOS Objetivo General: Familiarizar a los aprendices y aprendizas con el funcionamiento y la manipulación de equipos utilizados en la administración documental y profundizar sus conocimientos en los temas de Administración documental y de unidades de información. Objetivos específicos: - Identificar y desarrollar destrezas en el manejo de equipos de Automatización y digitalización. Verificar en la realidad los requerimientos en los temas específicos de la administración documental. Identificar los avances en los temas de la gestión electrónica. Profundizar los conocimientos en archivos especializados. Efectuar los acercamientos al conocimiento en la preservación y conservación documental. Experimentar de manera directa el desarrollo de las actividades de Bibliotecas y Museos. Los objetivos generales y específicos se cumplieron, así como la agenda prevista para esta gira pedagógica, trabajando en jornadas de ocho (8) horas diarias. METODOLOGÍA La gira técnico pedagógica se ejecutó cumpliendo el siguiente cronograma. FECHA 24-Nov-2009 ACTIVIDAD HORARIO LUGAR Biblioteca Luis Ángel 9:00 a.m. – 1:00 Biblioteca Luis Arango. PM Ángel Arango, atendió JOSUE HERRERA, teléfono: (571) 343 1212, fax: (571) 286 Museo de Oro 25- Nov-2009 Visita guiada al 9:00 a.m. – 12:30 Archivo General del p.m. y de 4:15 a la Nación 6:15 pm Archivo de Bogotá 26-Nov-2009 3:00 p.m. – 5:00 p.m. Visita guiada Archivo de Presidencia de república. 2:00 p.m. – 4:00 p.m. al 9:00 am a 12:00 m la la Maloka, Cine, Gira 1:00 pm a 6:00 pm guiada y Taller. 27-Nov-2009 Visita dirigida SENA 9.00 am A 12:00 m Servicios administrativos Visita Dirigida 2:00 a 5:30 pm 35 51 Museo de Oro. Atendió Nohora Ramírez. Tel. 3432222 Instalaciones AGN y Auditorio AGN. Atendió Dr. Mario Quiñones, tel. 5953525 ext. 248 Instalaciones Archivo de Bogotá. Atendió Dra. Ángela Patricia Ramírez tel. 3813000 ext. 5301 Instalaciones del Archivo de la presidencia de la república. Atendió Dr. Carlos Vargas, tel. 3340980 Instalaciones de Maloka. Atendieron Rosa Elena Gómez y Diana Jaramillo, tel. 4272707 ext. 1813 o 1809 Instalaciones SENA Atendió Yamit Herrera, tel. 5461500 ext. 16823 Tecno parque SENA Atendió Yamit Herrera, tel. 5461500 ext. 16823 En cada actividad se efectúo una inducción por parte de la instructora en cuanto a las características de los equipos, la infraestructura y las condiciones de seguridad industrial que deben tenerse en cuenta, luego se procederá a llenar los registros correspondientes a cada proceso. Los aprendices, estuvieron atentos al desarrollo de cada una de las actividades para elaborar los informes finales posteriores a la visita. Los y las aprendices prepararon las evidencias durante los respectivos recorridos. RESULTADOS DE APRENDIZAJE Conocer y aplicar las tecnologías vigentes en la preservación y conservación documental y en los procesos de recuperación de información, de acuerdo con las políticas de la organización. Operar la tecnología disponible para el trámite de documentos internos y externos teniendo en cuenta la normatividad vigente. Gestionar los sistemas de información teniendo en cuenta los principios administrativos y el desarrollo de proyectos de acuerdo con las políticas institucionales. Organización de fondos documentales acumulados de acuerdo con los principios archivísticos, normas de gestión de calidad y legislación vigente. Identificar patrimonio documental y cultural PRESUPUESTO DETALLE VALOR PERSONA VALOR TOTAL Transporte ida y regreso 70.000 2.380.000 Hospedaje cuatro días 34 100.000 3.400.000 Personas. Alimentación 53.000 1.802.000 Costos de Visitas a los respectivos lugares de Archivo General de la Nación. Biblioteca Virgilio Barco Museo de Oro. Maloka 13.500 445.500 Tecnoparque SENA TOTAL $8.027.500 Observaciones: Esta propuesta estuvo sujeta a modificaciones y ajustes. En la planificación el único ajuste que se ejecuto fue el cambio de Biblioteca Virgilio Barco, por Biblioteca Luis Ángel Arango, en común acuerdo con el grupo para bajar costos en el transporte local. Alcaldía municipal Aporto Aprendices aportaron $7.000.000.00 $1.027.500.00 Preparó: Martha Lucía Torres Montoya Instructora Contratista del Convenio 001 Alcaldía-SENA-Gran tierra Tecnología Administración documental Total Aprendices: 34 Acompaña: Una Instructora Villagarzón: 30 de noviembre de 2009 Anexos: Evidencias de las diferentes visitas ejecutadas en la Gira pedagógica.