Analista de cargos

INDICE
Introducción…………………………………………………………………….
Características personales de análisis……………………………………..
La unidad de sistematización……………………………………………….
La investigación de los hechos……………………………………………..
Las restricciones………………………………………………………………
El análisis de los formularios………………………………………………..
Análisis de formularios……………………………………………………….
Combinación y rediseño de formularios……………………………………
Diseño del formulario…………………………………………………………
Análisis y redistribución del espacio………………………………………..
El análisis del personal……………………………………………………….
El análisis del equipo y la maquinaria………………………………………
Análisis de los informes………………………………………………………
Conclusión…………………………………………………………………….
Referencias bibliográficas…………………………………………………..
2
3
3
3
3
4
4
5
5
8
9
10
10
11
12
INTRODUCCIÓN
La teoría de la organización y la práctica administrativa han sido de vital
importancia ya sea dentro de sí análisis y la sistematización. La información
proporcionada por las ciencias de la administración y la conducta ha
enriquecido a la teoría tradicional. Estos esfuerzos de investigación y de
conceptualización a veces han llevado a descubrimientos y redistribución del
Espacio en la orientación del personal.
Sin embargo, surgió un enfoque que puede servir como base para
lograrla convergencia, el enfoque de los sistemas, que facilita la unificación de
muchos campos del conocimiento por medio de los informes dentro de la administración.
CARACTERÍSTICAS PERSONALES DE ANALISTA
 El analista de cargos recolecta los datos acerca de un cargo mediante la
observación de las actividades que realiza el ocupante.
 La participación del analista de cargos en la recolección de la información
es activa; la del ocupante es pasiva.
 La recolección de datos se efectúa mediante un cuestionario de análisis
del cargo que llena el ocupante o su supervisor.

La participación del analista de cargos en la recolección es pasiva (recibe
el cuestionario); la del ocupante es activa (llena el cuestionario).
LA UNIDAD DE SISTEMATIZACIÓN
La sistematización, análisis de sistemas o investigación administrativa es el
examen sistemático y el análisis de una o más organizaciones relacionadas
entre sí, de sus funciones, sistemas y procedimientos. La investigación
administrativa se hace con la finalidad de descubrir problemas, determinar las
causas que los provocan y proponer soluciones.
LA INVESTIGACIÓN DE LOS HECHOS
La necesidad de estudiar la investigación. El estudio de los métodos de la
investigación proporciona al conocimiento y a las capacidades necesarios para
decidir a problemas y para ganar desafíos en el ambiente dinámico de la
decisión. [BR]Tres factores estimulan los estudios de los problemas de la
administración: la necesidad de una información mejor; la disponibilidad de las
técnicas y de las herramientas para las necesidades; y la sobrecarga de la
información. [BR]La tendencia de los problemas de llegar a ser más compleja
aumentó el riesgo en las decisiones de la empresa:[BR] - Existencia de más
variables que tiene que ser considerado en cada decisión. [BR]- Existencia de
más conocimiento en cada campo de administración. [BR]- Competición
doméstica y global más incitada
LAS RESTRICCIONES
La importancia de la restricción se evidencia cuando se descubre la conexión
con la cualidad sistémica, siendo entonces posible probar la necesidad de la
mejora. Es el factor multiplicador del trabajo sobre la restricción lo que hace
percibir la potencia de cambio en el comportamiento de la organización a favor
de su cualidad sistémica.
Se hace pues necesario definir términos útiles en la investigación, tal es el caso
de cualidad sistémica, situación límite, situación límite de resultado y situación
límite de aseguramiento.
Se ha tenido en consideración la definición de cualidad sistémica, la cual es
definida por Dr.C Gelmar García Vidal y el Dr.C, Fermín Munilla González en
su libro Introducción a la teoría de las restricciones, planteando que es, de la
manera más general, la categoría que expresa la unidad, la integridad de la
organización, su estabilidad relativa y su identidad con ella misma. El alcance
de la cualidad sistémica se logra según el conjunto de acciones desarrolladas
en correspondencia con la misma. La Cualidad Sistémica de cualquier sistema
es la razón de ser del mismo y condiciona su estructura interna así como sus
relaciones con el medio ambiente.
EL ANÁLISIS DE LOS FORMULARIOS
Es una pieza de papel que contiene datos y espacios en blanco para registrar
información variable, el cuál tendrá diferente utilización según el área funcional
a la cual pertenezca. Puede considerarse también como un instrumento de
trabajo cuyo objetivo es trasportar información para simplificar y facilitar el
desarrollo de los procedimientos administrativos. En ellos se imprime
información constante y que tiene una serie de espacios para asentar
información variable. Es todo papel que contenga información, texto, epígrafes,
impresos o en blanco para rellenarlos posteriormente
ANALISIS DE FORMULARIOS.
Consideraciones generales sobre el análisis de formularios:
Es una operación que requiere la habilidad y experiencia en el trabajo de
formularios, algunas veces es recomendable agotar la existencia antes de
implantar los nuevos formularios, aunque muchas veces indica la eliminación
de los formularios anteriores e implantar los nuevos.
Requisitos básicos para un buen análisis.
Todo formulario, bien analizado, debe contener una agrupación lógica de los
datos, orden de llenado, de lectura, orden conceptual y orden de importancia.
Distribución de espacio, títulos claros que definan su función dentro de la
forma, instrucciones claras y correctamente ubicadas, tamaño de las letras bien
proporcionada y mejor seleccionado.
Los datos más solicitados, como lo son los totales, bolívares, pesos, entre
otros, deben destacarse, debe presentar una escogencia y correcta aplicación
de las líneas, debe facilitar su labor personal que trabaje con ellas correcta
definición de márgenes bien espaciados. Estandarización del tamaño del papel.
Selección del papel de acuerdo a la función que va a desempeñar la forma y su
duración. Correcto número de copias indicando en cada uno, su destino.
COMBINACIÓN Y REDISEÑO DE FORMULARIOS
Aquellos formularios que tienen un objetivo similar, pueden fusionarse y
pueden servir al propósito alcanzado por cada uno separadamente.
Al hacer el rediseño propuesto, hay que determinar si es el más adecuado para
obtener o recoger la información con claridad y precisión con que lo venía
haciendo el formulario anterior. Si se ha utilizado el papel adecuado, orden
lógico, espacios apropiados, términos y palabras de significado común, para
que el formulario continúe suministrando a los usuarios los datos e información
que venía obteniéndose con los formularios en uso, como influye el nuevo
formulario en los procedimientos en los cuales estaban inmersos los
formularios fusionados. Debe elaborarse el formulario necesario para revisar
gráficamente como circulara el nuevo formulario.
DISEÑO DEL FORMULARIO
El proceso de elaboración del formulario comienza con el diseño del mismo,
siguiendo las pautas para el desarrollo exitoso del proceso y para ello se deben
cumplir la fase del pre-diseño, diseño y post-diseño.
Fases para el diseño.
Fase prediseño: En esta fase se debe realizar una lista de comprobación y
determinar con detalles las necesidades que se han de satisfacer. Para cumplir
con los requerimientos de esta fase, se realiza una serie de preguntas para
comprobar la efectividad del pre-diseño y proceder a realizar la fase del diseño.
¿Se determinó la necesidad de la existencia del impreso?
¿Son necesarios todos los elementos recogidos por el mismo?
¿Son necesarias todas las copias previstas?
¿Es lógica la secuencia de los datos?
¿La cantidad de escritura requerida para registrar los datos esta reducida al
mínimo?
¿Está autorizado el diseño del formulario?
¿Cuál es el departamento origen?
¿Cuál es la finalidad del formulario?
¿Tienen relación el nombre del formulario con la finalidad?
¿Es necesario un subtitulo?
¿Está la cantidad a imprimir, relacionada con el uso que se va a hacer del
formulario?
¿Cuál es el tiempo de entrega solicitado al impresor?
¿Con qué frecuencia se va a usar el formulario?
¿Debe tener el formulario un número de serie?
¿Este formulario elimina la necesidad de algún otro?
¿Puede afectar de alguna forma previsible, la aparición de este formulario a los
ya existentes?
Fase del diseño: En esta fase se busca ordenar lógicamente los datos fijos en
la hoja, se comienza por la cuenta de espacio, que se refiere a que sobre el
esquema debe contar en las casillas 2,5 mm por carácter, para las entradas
que se van a hacer con máquinas de escribir, y 4mm para caracteres que se
introducirán a mano. Calcular el espacio necesario para cada entrada de los
datos.
Determinar el tamaño, la anchura del impreso vendrá determinada por la línea
de mayor longitud; de acuerdo con el resultado de la cuenta de espacios. El
mayor número de líneas en sentido vertical, determinará la altura del
formulario. Añadir los tamaños de los márgenes necesarios para tener el
tamaño total.
Ajuste, decidir el tamaño del papel que se va a utilizar empleando medidas
estándar y realizando los ajustes necesarios para que encaje en el mismo.
Trazado, dibujar todas las líneas que crucen completamente el impreso de
arriba abajo. Completar la red dibujando todas las reglas incompletas, tanto
verticales como horizontales.
Letras, introducir a mano todo el texto de datos fijos, incluyendo las
instrucciones a un tamaño aproximado al real.
Instrucciones, una vez realizado el diseño, se debe hacer o preparar las
instrucciones de impresión. Si es necesario, dar especificaciones adicionales
para el impresor.
Lista
de
comprobación
del
diseño:
El
formulario
debe
responder
afirmativamente a alas siguientes preguntas, para poder pasar a la próxima
fase:
¿Indica el titulo claramente la naturaleza y función del formulario?
¿Se encuentra en una posición adecuada?
¿Los datos fijos se comprenden fácilmente?
¿El lenguaje es claro?
¿Están las instrucciones específicas próximas al lugar de los datos a que se
refieren?
¿Están las instrucciones generales ubicadas adecuadamente?
¿Las líneas son las adecuadas?
¿Se han aplicado las líneas adecuadamente?
¿Se han aprovechado por completo todas las posibilidades de las casillas?
¿Los datos fijos se encuentran el ángulo superior izquierdo?
¿Se identifican todas las copias del formulario?
¿Esta el formulario identificado mediante un código numérico?
Posterior a esto, se debe realizar una lista de comprobación del cumplimiento
del formulario, donde se deben responder afirmativamente las siguientes
preguntas:
¿Se ha reducido al mínimo la cantidad de escritura necesaria?
¿Se encuentran los datos fijos en el orden más lógico?
¿Se dispone de espacio suficiente para cada dato variable?
¿Son correctos los espaciados horizontales y verticales?
¿Se han especificado correctamente los márgenes?
¿Los títulos, números y colores facilitan el seguimiento, despacho y manejo del
formulario?
¿Viene el formulario identificado con un número impreso?
¿Están identificadas las copias del impreso para hacer posible su auto
seguimiento?
¿Se usan casillas "A" y "Desde"?
Se debe prestar mucha atención al formulario y comprobar que no aparezca el
nombre de la empresa en un formulario usado por personas ajenas externas a
la misma, al igual que el nombre del departamento de origen no debe aparecer
en un impreso externo.
Fase del Post-diseño: Para completar esta fase se debe tener en cuenta tipo,
peso y color del papel, color de la tinta, papel carbón total o parcial,
perforaciones, para el archivo, tipos de impresión por una o ambas caras; de
ser el caso, dirección de datos, márgenes, numeración, número de ejemplares,
fecha de entrega e impresión continua.
ANÁLISIS Y REDISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO
La distribución de espacio se refiere a la disposición física de los puestos
de trabajo, de sus componentes materiales y a la ubicación de las instalaciones
para la atención y servicios tanto para el personal, como para los clientes
El estudio de la redistribución de espacio se realiza cuando se establecen
nuevos objetivos y programas, cuando existen cambios en la estructura de la
organización,
cuando
se
ha
llevado
a
cabo
una
modificación
de
los sistemas o procedimientos del trabajo, cuando se presenta un incremento
en el volumen del trabajo, o una disminución u aumento del personal, cuando
se ha realizado una reubicación, remodelación o renovación de las
instalaciones de trabajo o del mobiliario y equipo o Para mejorar la atención a
las necesidades de los clientes.
Si hablamos de la estructura de la organización, se deben tener en cuenta, al
momento de realizar el estudio de la distribución de espacio, las relaciones de
trabajo
entre
las
unidades
que
la
componen,
de información y procesos de comunicación establecidos;
los
sistemas
la naturaleza,
el
volumen, frecuencia y modo de desarrollo de las funciones asignadas a cada
una de las unidades procurando mantener una secuencia operacional lógica.
Que se permita una adecuada supervisión del trabajo y comodidad en su
realización, así como también se deben tomar en cuenta los posibles cambios
que puedan surgir en la estructura orgánica o funcional, para así, distribuir el
espacio de manera tal que permita introducir modificaciones sin muchas
complicaciones y sobre todo ubicar las áreas de atención al cliente en lugares
accesibles.
EL ANÁLISIS DEL PERSONAL
La evaluación y el análisis del desempeño humano, puede efectuarse mediante
técnicas que pueden variar notablemente, no sólo de una empresa a otra, sino
dentro de una misma empresa, ya se trate de niveles de personal diferentes o
de diversas áreas de actividad. Por lo general, el sistema de evaluación y
análisis del personal y desempeño humano, sirve a determinados objetivos
trazados con base en una política de recursos humanos, así como estas varían
de acuerdo con la empresa, no es extraño que cada empresa desarrolle su
propio sistema para medir el comportamiento de sus empleados. La aplicación
de diferentes métodos se define según el nivel y la posición de los cargos, con
frecuencia las empresas utilizan más de un sistema de evaluación. Es
relativamente común hallar empresas que desarrollan sistemas específicos
conforme al nivel y a las áreas de distribución de su personal (personal no
calificado, personal administrativo, supervisorio, ejecutivos, ventas). Cada
sistema sirve a determinados objetivos específicos y a determinadas
características de las diversas categorías de personal.
EL ANÁLISIS DEL EQUIPO Y LA MAQUINARIA
El análisis de riesgos puede ser un instrumento de importancia para la
formación y orientación de actitudes convenientes en seguridad. Riesgos en la
maquinaria y equipo. La maquinaria y equipo en general se refiere a todas las
maquinas que intervienen en el proceso de producción, y sus auxiliares que
pueden presentar peligros intrínsecos como; filos cortantes, accesorios de gran
volumen y peso, conexiones de equipo eléctrico peligrosas, etc. Y extrínsecos
como; mal estado, falta de señalización de las características operativas, reglas
de mantenimiento y mala disposición de las áreas de trabajo. Las maquinas
son peligrosas por naturaleza, están ideadas para efectuar un proceso de
transformación de las materias y en numerosas ocasiones dañan a los propios
operadores de las mismas. Sus elementos móviles tienen riesgos como son el
caso de las correas de transmisión, poleas, cadenas y engranes. Ahora bien,
estableciendo el principio de riesgo derivado de la manipulación de las
maquinas en general, deben considerar la obligación de que están reúnan los
sistemas de protección más adecuados al tipo de máquina y al sistema de
trabajo.
ANÁLISIS DE LOS INFORMES
Los informes de administración juegan un papel fundamental en la
administración del rendimiento. Los usuarios empresariales dispondrán de la
información que necesitan para tomar decisiones importantes y oportunas
gracias a estas características: visualización de resultados, realización de
análisis de varianza, comparación de previsiones y consolidación de datos de
distintos orígenes. Unos informes precisos y auditables también son esenciales
para cumplir la normativa legal.
CONCLUSIÓN
En Conclusión el análisis de sistemas administrativas de un Sistema de
Información comprende varios componentes o pasos llevados a cabo durante
la etapa del análisis, el cual ayuda a traducir las necesidades del cliente en un
modelo de Sistema que utiliza uno más de los componentes. En una
organización o Empresa, el análisis de sistemas, es el proceso de estudiar su
Situación con la finalidad de observar cómo trabaja y decidir si es necesario
realizar una mejora; el encargado de llevar a cabo estas tareas es el analista
por medio de informes.
Finalmente es de vital importancia los formularios asi como la redistribución del
espacio, tanto su maquinaria y lo más importante que todo su personal para
que todo proyecto sea exitoso.
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
http://admindeempresas.blogspot.com/2008/06/mtodos-de-descripcin-y-anlisisde.html
•
Características personales de analista
http://es.shvoong.com/business-management/management/1706415investigaci%C3%B3n-en-la-administraci%C3%B3n/
•
Investigación de los hechos
http://www.eumed.net/ce/2011a/pdnm.htm
•
Las restricciones
http://www.monografias.com/trabajos24/teoria-formularios/teoriaformularios.shtml
•
El análisis de los formularios
•
El diseño de formularios