PLAN DE COMUNICACIONES / CONSEJO DEPARTAMENTAL DE CULTURA

PLAN DE COMUNICACIONES / CONSEJO DEPARTAMENTAL DE CULTURA
INSTITUTO DEPARTAMENTAL DE CULTURA Y PATRIMONIO DE ANTIOQUIA
JUSTIFICACIÓN:
Por naturaleza la comunicación entre los seres humanos ha sido un aspecto relevante
para la supervivencia, igualmente para las organizaciones sociales es importante tener
sistemas de comunicación que permitan dinamizar las actividades en ellas
desarrolladas, que afiancen el posicionamiento de éstas tanto a nivel interno como
externo.
Cabe destacar que si como personas tenemos que mejorar desde el SER para llegar a
un HACER productivo guardando coherencia entre lo que somos y lo que hacemos, así
mismo en la comunicación debemos fortalecer la comunicación interna para poder
brindar esta imagen fortalecida y competitiva a nuestras organizaciones sociales
externamente.
El desarrollo del Plan de Comunicaciones Internas y Externas del Consejo Departamental
de Cultura del Instituto Departamental de Cultura y Patrimonio de Antioquia, debe
convertirse en un proyecto integral que incorpore a las personas como usuario,
consumidor y preservador de la cultura y el patrimonio de nuestro departamento. Para
ello, la comunicación debe ser un eje articulador, que oriente las acciones de
sensibilización, dinamice los procesos de información y promueva las acciones de
participación de cada uno de las personas involucradas, directa o indirectamente, con la
ejecución de sus labores diarias.
Aunque cada servicio, actividad o programa del Consejo Departamental de Cultura del
Instituto Departamental de Cultura y Patrimonio de Antioquia, requiere acciones de
comunicación especificas acordes con sus públicos y áreas de influencia, en el Plan
deben contemplarse unos lineamientos generales, unas estrategias de comunicación
transversales y unas acciones específicas, que aplicadas en cada labor, permitan
incorporar a la propuesta del consejo los trabajos que se realicen, a fin de garantizar que
el ciudadano no perciba una visión fragmentada.
En este sentido, el Plan de Comunicaciones, debe ser orientado a convocar al ciudadano
para que adapte las transformaciones, participe de las decisiones y establezca una nueva
dinámica de apropiación del departamento, con visión sobre teatro, música, cine, medios
de comunicación entre otros.
En otras palabras, lo que debe propiciar la comunicación es la participación de los
ciudadanos en las diferentes actividades culturales.
MOMENTOS DEL PLAN DE COMUNICACIONES:
De acuerdo con lo plantado hasta este punto, la comunicación desempeñara un papel
activo en el desarrollo de las actividades, programas y servicios del Consejo
Departamental de Cultura.
Para esto, los procesos comunicativos informativos y de sensibilización, apoyarán todas
las actividades planeadas en las siguientes tres etapas, enunciadas cronológicamente,
con acciones específicas de acuerdo con el momento:
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Etapa una:
Momento actual. Se enfocará el trabajo
aspectos de ambientación y sensibilización.
en
los
Etapa dos:
Desde el momento en que se inicien todas las actividades,
programas y servicios. A partir de ese momento se requiere
formación y motivación.
Etapa tres:
Al finalizar todas las actividades, programas y servicios.
OBJETIVO GENERAL:
1. Implementar y dinamizar los instrumentos de comunicación del Consejo Departamental
de Cultura, para lograr transmitir de forma clara, específica y coherente, tanto a nivel
interno como externo todo lo relacionado con la cultura y patrimonio, abarcando lo
estratégico, lo administrativo y lo operativo.
2. Generar procesos de comunicación internas y externas que brinden al ciudadano la
participación, identificación y sana apropiación de lo que se va ha realizar en condiciones
de convivencia y calidad en el trabajo.
OBJETIVOS ESPECIFICOS:
1. Sensibilizar a los consejeros, frente a la necesidad de conocer el Plan de
Comunicaciones Internas y Externas.
2. Generar los medios informativos necesarios para que los consejeros conozcan en
detalle los objetivos, el desarrollo y el alcance del Plan de Comunicaciones Internas y
Externas.
3. Mantener contacto directo y permanente con los integrantes y Junta Directiva del
Consejo Departamental de Cultura del Instituto Departamental de Cultura y Patrimonio
de Antioquia.
4. Divulgar por los medios masivos y comunitarios todo lo que realiza Junta Directiva del
Consejo Departamental de Cultura del Instituto Departamental de Cultura y Patrimonio
de Antioquia.
5. Transmitir correcta y oportunamente la información correspondiente a todo el equipo
de trabajo del Consejo Departamental de Cultura.
6. Generar sentido de compromiso entre los consejeros y ciudadanos hacía los
programas, servicios y actividades culturales que se desarrollen para el Departamento
de Antioquia.
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PÚBLICOS:
El Plan de Comunicaciones debe estar dirigido a todos los consejeros y comunidad
antioqueña y por extensión debe dirigir algunas de sus acciones a los habitantes del país
y el mundo.
Algunos de los grupos poblacionales más representativos en los que habrá que potenciar
y enfatizar alguna de las acciones son las siguientes:
1.
2.
3.
4.
Medios de comunicación comunitarios.
Medios de comunicación masivos.
Sector educativo.
Habitantes de los sectores en los que se realizaran servicios, programas y
actividades.
5. Comerciantes.
6. Comunidad religiosa.
7. Juntas de Acción Comunal.
8. Entidades culturales.
9. Organizaciones No Gubernamentales.
10. Agremiaciones, entre otras.
ESTRATEGIAS:
1. Reuniones con alcaldes y consejos municipales de cultura.
2. Diseño de campañas publicitarias y promociónales.
3. Divulgar los programas, servicios y actividades que realicé el Consejo Municipal de
Cultura por los medios masivos de comunicación y en los medios comunitarios.
4. Realización de eventos lúdicos con enfoque pedagógico dirigidos a los públicos
objetivos del proyecto.
ACCIONES:
1. Utilización de vallas publicitarias, pasacalles, foto telones, carteleras entre otros,
con mensajes informativos.
2. Reuniones con alcaldes, consejos municipales de cultura y grupos específicos de
las comunidades.
3. Visitas a los lugares en los que se realizan las actividades, programas y servicios
realizados por el Instituto Departamental de Cultura, donde el Consejo
Departamental de Cultura desarrollara talleres y trabajos con grupos culturales de
las zonas de influencias.
4. Participación en ferias y exposiciones en donde pueda brindarse información del
Consejo Departamental de Cultura.
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5. Visitas a los medios de comunicación masivos.
6. Realización de ruedas y conferencias de prensa para la presentación de avances o
para la apertura de programas, servicios y actividades.
7. Envió periódico de boletines de prensa con información sobre el desarrollo de
programas, servicios y actividades.
8. Elaboración de piezas audiovisuales para el registro y la promoción de los
programas, servicios y actividades.
9. Diseño y elaboración de medios físicos para el Plan.
10. Realización de programas radiales, televisivos y escritos sobre la información de
los programas, servicios y actividades que permitan conocer el grado de
aceptación por parte de la comunidad.
MEDIOS Y PRODUCTOS COMUNICATIVOS:
1. Logotipo: Elemento gráfico que identificara mediante símbolos al Consejo
Departamental de Cultura.
2. Papelería: Impresión de varias hojas con el logo y datos del Consejo
Departamental de Cultura.
3. Carnet: Medio impreso que contiene fotografía y datos de cada uno de los
consejeros para identificarlo ante las instituciones y ciudadanos.
4. Boletines: Textos informativos cuya función básica es entregar información del
Consejo Departamental de Cultura a su entorno, tanto interno como externo, es decir,
a todos los públicos.
Implementaremos la publicación de un boletín a nivel externo que bimensualmente
registre las actividades, programas y servicios, teniendo como finalidad el
fortalecimiento de la autonomía y sentido organizacional e igualmente sirva para
implementar la cultura del mejoramiento continuo.
5. Boletines de prensa: Noticias breves redactadas de manera completa y coherente,
que están dirigidas a los medios masivos y comunitarios. Pretenden dar a conocer una
o varias informaciones sobre las actividades, programas y servicios, buscando una
opinión pública favorable y reforzar la imagen del Consejo Departamental de Cultura.
6. Comunicados de Prensa: Textos argumentativos de carácter periodístico en los
que una organización evidencia su posición frente a un tema de Cultura o Patrimonio.
7. Actas: Textos de registros que tratan de reflejar y dejar constancia de una forma
escrita de los temas que se han tratado y las decisiones que se han tomado en una
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reunión de trabajo, por los consejeros e invitados que han asistido a las diferentes
reuniones y que fueron convocados previamente de forma más o menos
reglamentaria. Su función es la de convertirse en memoria escrita de las reuniones del
Consejo.
8. Registro de vídeo: Grabaciones en video, a una cámara, en planos generales, que
sirven como soporte o evidencia de una reunión o una actividad, programa o servicio.
9. Archivo de prensa: Sistematización de las publicaciones en prensa que se
obtienen gracias a la gestión de la información ante los medios masivos o
comunitarios.
10. Planillas de asistencias a las reuniones: Sistema de registro que sirve como
constancia y a la vez como base de datos.
11. Registro fotográfico: Archivo digital elaborado con registro fotográfico de las
actividades, programas y servicios.
12. Volantes: Elemento publicitario ligero, generalmente impreso por una sola cara,
en papel de bajo costo y con una información específica.
13. Plegables: Elementos informativos impresos diseñados a varios cuerpos, con
posibilidad de entregar mucha información textual.
14. Avisos publicitarios: Mensaje con información específica y persuasiva.
15. Cuñas radiales: Mensajes en formato sonoro.
16. Spots televisivos: Mensajes en lenguaje audiovisual.
17. Vídeos: Narraciones audiovisuales completas y ordenadas de un proyecto.
18. Base de datos: Listados que incluyen los nombres, direcciones, teléfonos y
correos electrónicos de los grupos y personas de interés del Plan.
19. Foto - telones: Elemento publicitario visual de fácil transporte que permite fijar un
determinado mensaje en sitios estratégicos.
20. Sitio Web: Consiste en acceder a la inmensidad de los recursos de Internet. Es la
forma más moderna de ubicar la información de todo lo que vamos y realizamos por
parte del Consejo Departamental de Cultura.
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FECHAS Y VALOR ECONÓMICO PARA LA REALIZACIÓN
DE LOS MEDIOS Y PRODUCTOS COMUNICATIVOS:
A continuación relaciono los tiempos y el valor de algunas de las piezas
comunicacionales que tendremos en el Consejo Departamental de Medios:
1. Descripción: Actas.
Fecha:
Se realiza por cada una de las reuniones y se archiva.
2. Descripción: Planillas de asistencia.
Fecha:
Se realiza por cada una de las reuniones y se archiva.
3. Descripción: Registro fotográfico.
Fecha:
Se realiza por cada una de los programas, servicios y actividades.
4. Descripción: Base de datos.
Fecha:
Noviembre de 2011.
5. Descripción: Archivo de prensa.
Fecha:
A partir de la fecha se buscara lo publicado y se archivara.
6. Descripción: Registro de video.
Fecha:
A partir de la fecha se buscara lo publicado y se archivara.
7. Descripción: Diseño logotipo.
Fecha:
Noviembre de 2011.
Valor:
$
8. Descripción: Diseño e impresión de papelería.
Fecha:
Noviembre de 2011.
Valor:
$
9. Descripción: Diseño e impresión de carnet.
Fecha:
Noviembre de 2011.
Valor:
$
10. Descripción: Diseño e impresión del boletín.
Fecha:
Noviembre de 2011.
Valor:
$
11. Descripción: Diseño sitio web.
Fecha:
Noviembre de 2011.
Valor:
$
Queda faltando los otros mecanismos de comunicación que con Carlos Mario y Martha
María estaré acordando.
Y finalmente señores concejeros, se asegurará de que se implementen los sistemas de
comunicación establecidos en el presente Plan de Comunicaciones, con el apoyo que
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usted brinde y la Junta Directiva del Instituto Departamental de Cultura y Patrimonio de
Antioquia.
Cordialmente;
JUAN GUILLERMO CANO VARGAS
Representante Consejo de Medios Ciudadanos y Comunitarios
Presidente Consejo Departamental de Cultura
313 695 34 61.