SURACTIVO LTDA. 77.922.160-1 Autopista Concepción Talcahuano Nº 8590, Hualpén-Concepción-Chile Fono: (56-41) 2799000 – Fax: (56-41) 2799007 www.suractivo.cl MANUAL DE PROCEDIMIENTO GENERAL SURACTIVO LTDA. ESPACIO FERIAL Y DE EVENTOS RUT: 77.922.160-1 1 SURACTIVO LTDA. 77.922.160-1 Autopista Concepción Talcahuano Nº 8590, Hualpén-Concepción-Chile Fono: (56-41) 2799000 – Fax: (56-41) 2799007 www.suractivo.cl INTRODUCCION El objetivo de este manual de procedimiento, es dar a conocer a los clientes, proveedores y/o productoras de nuestro centro de eventos SurActivo, las políticas de organización, normas, obligaciones y prohibiciones que deberán tomar en cuenta al momento de ocupar nuestro recinto. OBJETIVO Entregar a toda persona que ingrese a SurActivo, el máximo de información respecto a las políticas internas de organización. Logrando de esta forma un mejor resultado en todo lo que se planifique y desarrolle dentro del recinto. Tener en cuenta que del éxito de un evento, es la buena comunicación de todos los miembros que la conforman, (Centro de Eventos, Banquetero, Audiovisual, Productores, etc.) por lo tanto, debemos todos sumarnos al esfuerzo de trabajar en equipo con un espíritu de cordialidad y excelencia. El presente Reglamento define y regula los deberes, derechos y obligaciones del Centro de Eventos SurActivo y de sus Clientes. SURACTIVO SurActivo inició sus operaciones en Octubre del año 2003, y es un moderno conjunto arquitectónico de 6.000. m2, destinado para realizar Ferias, Congresos, Eventos Masivos y Sociales. Su infraestructura está compuesta por un diseño arquitectónico de avanzada construcción mixta de concreto armado, de estructura de acero y madera difícilmente colapsables por un sismo de gran intensidad. Su interior posee las siguientes Áreas: Área Pabellón Ferial: Espacio de 2.785 m2, construido en hormigón armado y estructura de acero. Con planta libre, iluminación regulable, canaleta de servicios con conexión a Internet, energía eléctrica trifásica y monofásica, agua potable y desagüe. Este sector además tiene 2 secciones de Baños para Damas y Varones, 2 bodegas multipropósito, oficina de producción, zona de carga y descarga de materiales. 2 SURACTIVO LTDA. 77.922.160-1 Autopista Concepción Talcahuano Nº 8590, Hualpén-Concepción-Chile Fono: (56-41) 2799000 – Fax: (56-41) 2799007 www.suractivo.cl Área Gran Salón: Espacio de 745 m2, construidos. Cuenta con ocho puertas de acceso independiente a los salones y un amplio hall. Además el salón es completamente alfombrado, cuenta con aire acondicionado, luz regulable y sensores de detección de humo. La característica de este salón, es que puede dividirse hasta en 5 salones, con accesos completamente independientes. Este sector además tiene 2 secciones de Baños para Damas y Varones, 1 Oficina de Coordinación con mobiliario básico destinado principalmente a los organizadores de eventos. Salón Vip; Espacio de 80 m2, implementado con un recibidor completamente alajado, baño privado y un cómodo salón de reuniones para 12 personas. Área Catering: Sector equipado, con bodega, amplios pasillos y baños independientes para el personal de servicio. Este sector está a disposición de Banqueteros que ingresan a prestar servicios en el recinto. Área Foyer: Espacio de 625 m2, Esta atractiva construcción, fue diseñada con columnas de madera, muros de cristal y hormigón expuesto. Este sector cuenta con comunicación directa a Pabellón Ferial, Patio de Luz y Salones. Áreas Administrativas: Ubicada en un segundo piso, del edificio. En este sector se encuentra la Gerencia General, Área Comercial y Administración y Finanzas de SurActivo. Estacionamientos: Cuenta con amplios espacios para más de 500 autos. 3 SURACTIVO LTDA. 77.922.160-1 Autopista Concepción Talcahuano Nº 8590, Hualpén-Concepción-Chile Fono: (56-41) 2799000 – Fax: (56-41) 2799007 www.suractivo.cl INDICACIONES DE ENTREGA Y USO DE LAS AREAS DE SURACTIVO CLIENTE Para efecto de este reglamento, se entiende por Cliente al dueño de evento, es decir la persona natural o jurídica que suscribe el contrato con el Centro de Eventos SurActivo, ya sea arrendamiento de los espacios por áreas y/o completo. El cliente podrá contratar un organizador u operador de eventos, en quien delegue la planificación, montaje, desmontaje y operación del evento. Por lo tanto es indispensable que el cliente comunique al Operador del evento condiciones establecidas por contrato. INFORMACION Y ASESORIA SurActivo, asignará al evento una Ejecutiva Comercial y de Eventos, quien será la encargada de orientarlo durante el proceso de planificación, montaje, desarrollo y desmontaje del evento. Todo requerimiento adicional y observación relacionada a la actividad, deberá tratarse directamente en Oficina Comercial ubicado en el segundo piso del recinto. HORARIO DE ATENCIÓN: lunes a viernes de 9:00 a 19:00 horas. FONO CENTRAL : 41-2799000 INGRID AROS CONTRERAS JEFE AREA COMERCIAL MOVIL 77 58 69 39 EMAIL: [email protected] GIANINA SAN MARTIN EJECUTIVA DE EVENTOS Y BANQUETES MOVIL 78 09 44 57 EMAIL [email protected] SONIA SEGUEL ROUGER ENCARGADA NOVIOS: EMAIL [email protected] 4 SURACTIVO LTDA. 77.922.160-1 Autopista Concepción Talcahuano Nº 8590, Hualpén-Concepción-Chile Fono: (56-41) 2799000 – Fax: (56-41) 2799007 www.suractivo.cl INFORMACIONES www.suractivo.cl donde también encontrarán información actualizada y detallada de las áreas, además de planos, fotografías de montajes y video 3D del recinto. INDICACIONES GENERALES DE USO DE LAS AREAS Y SERVICIOS DE SURACTIVO Suractivo entrega en arrendamiento al cliente, el espacio físico y servicios adicionales que se especifican en la Cláusula Segunda del contrato de arrendamiento, firmado con anterioridad al evento. Se entregará al Cliente las áreas aseadas y en buen estado para su utilización. El sector de baños asignados se entregará con insumos y se repondrá todas las veces que sea necesario, hasta el término de la actividad. El sector de Catering será entregado al banquetero con una carga de Papel Higiénico, Jabón sanitizante, toallas de papel en los dispensadores. Siendo responsabilidad del Banquetero reponer estos productos durante el desarrollo del evento. Se deberá respetar fecha y hora de Montaje, desarrollo y desmontaje del evento según se indica en contrato de arrendamiento. Se entregará al cliente junto al contrato de arrendamiento, plan general de emergencia y evacuación del recinto con las respectivas vías de evacuación que deberá ser respetada y difundida a toda la producción y asistentes, mediante un video 3D que será proporcionada por la Ejecutiva Comercial y de Eventos de Suractivo. Los días de montaje y desmontaje adiciones a lo establecido por contrato, tendrá una tarifa de un 50% del valor del arrendamiento. No será permitido colgar elementos y/o estructuras en los cielos y paredes del Gran Salón, salvo lugares autorizados. Cualquier requerimiento especial, el cliente deberá realizarlo directamente a la Ejecutiva a cargo de su Evento. Los organizadores de ferias, deberán presentar con 30 días de anticipación a su evento, el layout de distribución stand y ficha de consumo total eléctrico a requerir para el evento. Al existir un sobre consumo, Suractivo emitirá un 5 SURACTIVO LTDA. 77.922.160-1 Autopista Concepción Talcahuano Nº 8590, Hualpén-Concepción-Chile Fono: (56-41) 2799000 – Fax: (56-41) 2799007 www.suractivo.cl informe donde le recomendará contratar un generador adicional o deberá cancelar el consumo extra al término del evento. No está autorizado colocar publicidad al exterior del recinto, salvo en los lugares establecidos y autorizados por contrato de arrendamiento. Será responsabilidad del cliente contratar servicio de vigilancia para el montaje, desarrollo y desmontaje de su evento. Suractivo, no se responsabilizará por los elementos, equipos, muebles y enseres que por cualquier motivo se pierdan o deterioren, durante o después del evento, por lo cual el Cliente deberá contratar seguros de responsabilidad civil correspondiente. PROVEEDORES DE ALIMENTOS Y BEBIDAS Todo proveedor que ingrese a SurActivo a prestar un servicio de banquetería, deberá contar con los estándares estipulados por el Servicio Nacional Salud en cuanto a higiene, salubridad, calidad, etc. Sólo se autorizará el ingreso de banqueteros que tengan vigente Resolución Sanitaria y Patente Municipal, el cual será solicitado por el Área Comercial, antes de ingresar al recinto. El sector de Catering será entregado al banquetero con una carga de Papel Higiénico, Jabón sanitizante, toallas de papel en los dispensadores. Siendo responsabilidad del Banquetero reponer estos productos durante el desarrollo del evento. Suractivo, realizará un acta de entrega para el uso de la cocina al banquetero, donde se dejará constancia del estado de los espacios asignados para su funcionamiento. Al término de la actividad, el encargado de terreno de SurActivo, procederá a revisar las instalaciones junto al Banquetero, dejando por escrito cualquier acontecimiento ocurrido durante su permanencia. En la eventualidad que se produzca un daño a la propiedad, emitiremos un informe escrito al responsable contractual del evento, el que deberá asumir los costos de su reparación. La empresa de Banquetería tendrá la obligación de entregar el espacio asignado completamente despejados, libre de residuos y todos los artefactos de cocina apagados. 6 SURACTIVO LTDA. 77.922.160-1 Autopista Concepción Talcahuano Nº 8590, Hualpén-Concepción-Chile Fono: (56-41) 2799000 – Fax: (56-41) 2799007 www.suractivo.cl La empresa de Banquetería deberá velar por el cuidado y seguridad de su personal. Las puertas de salidas deben quedar libres y no obstruir la circulación en el pasillo de servicio. PROVEEDORES DE AMPLIFICACION, ILUMINACION, AUDIOVISUALES, PRODUCTORA Y OTROS Todo personal que ingrese al recinto a prestar servicios, deberá contar con los elementos de protección personal y medidas de seguridad. Todo servicio de montaje y desmontaje de un evento, deberá coordinarse directamente con la Ejecutiva del Área Comercial de Suractivo. No está permitido clavar, perforar, soldar, pintar, pegar, apoyar y/o deteriorar paredes, columnas, pisos e instalaciones del recinto. En el caso de incumplimiento se cobrará una multa al responsable contractual del evento. La administración del recinto estará facultada para prohibir el acceso de funcionarios que se presenten a prestar servicios en condiciones anormales (bajo efectos de alcohol, drogas, etc.), o por practicar actos inmorales que puedan perjudicar a la organización y clientes. El centro de eventos, cuenta con una Zona de Carga y Descarga. El cliente se hará responsable por cualquier daño causado por vehículos que ingresen y salgan de esta zona. No podrán modificar las instalaciones eléctricas, telefónicas, Internet sin autorización exclusiva de la Gerencia General de Suractivo. Queda prohibido utilizar juegos pirotécnicos en el recinto. Al término del evento, deberán retirar todos los equipos y /o materiales arrendado por el cliente. En el caso de conciertos y ferias el productor del evento deberá hacer llegar a Ejecutiva de Suractivo, fotocopia de PERMISO MUNICIPAL otorgado por el organismo competente. 7 SURACTIVO LTDA. 77.922.160-1 Autopista Concepción Talcahuano Nº 8590, Hualpén-Concepción-Chile Fono: (56-41) 2799000 – Fax: (56-41) 2799007 www.suractivo.cl PROCEDIMIENTO ENTREGA DE AREAS Al momento de ingresar al recinto, el cliente deberá recorrer junto al Encargado de Montaje de SurActivo los espacios arrendados, y verificar el estado de conservación según costa en el artículo cuarto del contrato de arrendamiento mediante un ACTA DE ENTREGA Y DEVOLUCION que deberá quedar debidamente firmada. SurActivo, informará al instante al cliente, cualquier desperfecto o anomalía ocurrida durante el desarrollo de su evento. Para tal caso se ordenará la reposición o reparación que deberá ser cancelada por el Cliente al término de la actividad. Será responsabilidad del cliente hacer que los expositores y proveedores externos, respeten las normas impartidas en el presente manual. SOLICITUD DE SERVISIOS Y ESPACIOS ADICIONALES Todo servicio adicional que el cliente necesite, deberá hacerlo directamente a la Ejecutiva de Eventos, el que será cargado al total de la factura. POLITICAS RELATIVAS AL PERSONAL DE SURACTIVO Se prohibe estrictamente que los trabajadores efectúen negociaciones personales relativas al negocio de SurActivo. Insinuar, inducir o pedir propinas a nuestros clientes que concurran a usar los espacios y servicios. Recibir o cobrar cuentas sin la correspondiente boleta o factura de compraventa. Proporcionar medicamentos a clientes. Este reglamento se entiende incorporado según Artículo Séptimo del contrato de arrendamiento que SurActivo celebre con los clientes y demás personas naturales o jurídicas asociados a los eventos. 8