Análisis y descripción de cargos empresariales

Cátedra:
Desarrollo Organizacional
Profesora:
María Llanca
Integrantes:
Patricia Abarzua
Ismael Cornejo
Fecha:
15 de Abril de 2002
1
Índice
Introducción 03
Objetivos Académicos 05
Marco Teórico 06
Metodología de Trabajo 13
Síntesis 17
Conclusión 19
Bibliografía 20
Anexos 21
Introducción
En el Siguiente trabajo, hablaremos y analizaremos los conceptos necesarios para el análisis y comprensión de
cargos de una Organización.
A lo largo de los años se ha intentado hacer cada vez mas eficiente a las Organizaciones, dado a esto se han
reformulado muchos datos y antecedentes, o simplemente se han mejorado. El tema de los Recursos Humanos
que preocupa y esta pendiente en cada Organización, para optimizar los niveles Jerárquicos de esta y lograr
así el buen funcionamiento.
Integrar es obtener y articular los elementos materiales humanos de la organización y la planeación sentaran
como elementos necesarios para el adecuado funcionamiento de un organismo social.
Las personas que han de desempeñar cualquier función dentro de un organismo social, deben buscarse
siempre bajo el criterio de que reúnan los requisitos mínimos para desempatarla adecuadamente en otros
términos: debe procurarse adaptar las personas a las funciones, y no las funciones a las personas.
Es claro que quienes carezcan de los requisitos físicos mínimos, intelectuales, sociales o morales para
desempeñar un puesto o función, por sencillo que parezcan, lo realizará mal, de ahí El personal adecuado para
el puesto adecuado.
Dentro de una Organización se presenta cada puesto para facilitar el logro de los objetivos de la organización,
esto se logra coordinando el contenido de los puestos para llevar a cabo funciones o actividades en particular.
A continuación indicaremos y analizaremos los pasaos a seguir para el análisis y descripción de cargos.
Objetivos Académicos
Conocer los conceptos de, planificación del trabajo, cargos, análisis de cargos, descripción de cargos y
especificación de los cargos.
Aplicar los conceptos mencionados.
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Preparar una hoja de descripción de cargo, usando el formulario que hemos diseñado para este trabajo.
Marco Teórico
Las Organizaciones son conjuntos de personas, recursos materiales, monetarios y técnicos, organizados para
el logro sus objetivos. Las organizaciones están estructuradas de manera que representen una forma
organizada la manera de realizar el trabajo necesario para el cumplimiento de sus objetivos.
A partir de la división del trabajo y su agrupación en función de características comunes, se origina una
estructura jerarquizada en atención a los grados de autoridad que se ejerzan en ella.
Para tener claro esto debemos decir que, el trabajo ha sido un factor fundamental de la conciencia del hombre
desde época inmemorial. Desde el comienzo de la historia de la raza humana el trabajo ha sido una inquietud
profunda para esta, los seres primitivos se preocuparon del trabajo indirectamente al pensar en que forma
podrían sobrevivir, esto mismo hizo que la raza humana haya evolucionado a través de los tiempos ya que
estos al intentar perfeccionarse cada vez más en su trabajo fueron avanzando cada vez más, desde que usaban
puntas de piedras hasta que comenzaron a utilizar metales, incluso hasta ahora que se han fabricado nuevos
materiales orgánicos. Cabe destacar que el reconocimiento real del trabajo como factor de desarrollo fue con
la Revolución Industrial. Las teorías económicas y sociales de los últimos doscientos años se centran en el
trabajo. Si Bien a pesar de esto, su verdadero estudio comenzó solo hasta las últimas décadas del siglo XIX
con el primer hombre que se interesó por el trabajo para observarlo y estudiarlo sistemáticamente.
Trabajar es la actividad del trabajador; es una actividad del ser humano, y una parte esencial de su humanidad.
No tiene una lógica, tiene dinámica y dimensiones las cuales deben ser tomadas en cuenta para crear la
estructura jerarquizada de la organización.
El acto de trabajar tiene por lo menos cinco dimensiones. En todas el trabajador necesita realizar para ser
productivo.
• Diseño de la máquina y diseño humano.
Ante todo hay una dimensión fisiológica. El ser humano no es una máquina, y no trabaja como tal. El ser
humano está organizado de modo muy distinto, se adapta mal a una sola tarea y una sola operación, carece de
fuerza, no tiene fibra y se fatiga, trabaja mejor si puede variar con relativa frecuencia tanto la velocidad como
el ritmo, estos varían mucho según los individuos, cada individuo tiene su propia pauta de velocidades y su
propia necesidad de modificarlas. La ventaja del humano sobre la máquina es simple, puede realizar más
tareas a la vez y maneja las máquinas.
• El trabajo como maldición y bendición.
La siguiente dimensión del hombre que trabaja es sicológica. Sabemos que el trabajo es tanto una carga como
una necesidad, una maldición y al mismo tiempo una bendición. Esta actitud frente al trabajo está
condicionada a nosotros genética o culturalmente. Esto se ve tempranamente en la vida del hombre, cuando
aprendemos a caminar e incluso a hablar estamos hablando ya del trabajo que implica el aprendizaje lo cual
crea un hábito. También en el transcurso de la historia sabemos que el desempleo provoca graves
perturbaciones sicológicas, no por obra de la privación económica, sino principalmente porque socava el
respeto de uno mismo. El trabajo es una extensión de la personalidad. Si bien para muchos el ideal sería que
no dedicáramos esfuerzo alguno para trabajar como sueño ideal, no ven las consecuencias de esto sobre la
personalidad de la mayoría de las personas. Sin duda, es posible que frente a nosotros se perfile la sociedad
sin trabajo de la utopía futurista. Mientras tanto, no hay el más mínimo hecho que justifique la predicción de
la inminente desaparición del trabajo. Hasta ahora, la tarea continúa siendo el lograr que el trabajo sirva de
necesidad sicológica del hombre.
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• El trabajo como vínculo social y comunitario.
El trabajo es un vínculo social y comunitario. En la sociedad los empleados y trabajadores se convierte en
forma principal de acceso a la sociedad y la comunidad. El trabajo genera información sobre la posición en la
sociedad y su función en la comunidad. Satisface las necesidades de pertenecer a un grupo y mantener una
relación significativas con otras personas de su clase. Participa en varias sociedades y comunidades en las
cueles puede tener diferentes funciones y grados de importancia. Para el hombre el trabajo significa una
actividad de compañerismo, identificación grupal y su vínculo social. Las personas extraña su trabajo por los
lasos que ha creado con sus compañeros. A diferencias con otros grupos el trabajo dentro de una organización
es que no relacionan antipatías o simpatías no se plantean exigencias emocionales, se debería trabajar bien a
pesar de esto.
• La dimensión económica.
El trabajo es una forma de ganarse la vida. Tiene un componente económico tan pronto una sociedad adopta
incluso la más rudimentaria división del trabajo. Apenas la gente abandona el estado de autosuficiencia y
comienza a intercambiar los frutos d e su trabajo, este crea un nexo económico, y también un conflicto
económico. Este no tiene solución. Para el trabajador el trabajo es el fundamento de su existencia económica
mientras que, para la economía produce capital. Tenemos claro que para que la economía se mueva , esta
necesita que exista trabajo , el cual entrega los recursos necesarios para satisfacer necesidades que crean
demanda, la cual a la vez genera mayor producción , y por último al existir mayor producción se genera más
trabajo, y así sucesivamente.
• La dimensión del poder del acto de trabajar.
Siempre hay una relación de poder implícita en la actividad de trabajo dentro de un grupo, especialmente
cuando se ejecuta el trabajo en el seno de una organización. La sociedad moderna es una sociedad de
empleados y trabajadores, y conservara ese carácter. Ello significa relaciones de poder que afectan
directamente a cada individuo y su condición de trabajador. La autoridad es una actividad esencial del trabajo.
Es inherente al hecho mismo de organización.
Una vez definida la estructura organizacional es necesario , para que esta funcione, establecer el número y
tipo de personal en los puestos correctos y en el momento adecuado para realizar aquellas tareas en las cuales
ellos son más eficientes. Para esto se debe generar una red de cargos adaptados a la estructura ya diseñada,
para facilitar la determinación de esto es necesario realizar un análisis y descripción de cargos.
El análisis de cargo es el proceso que consiste en obtener información acerca de los cargos determinados
cuáles son los deberes, tareas o actividades de los mismos. El procedimiento conlleva a realizar una
investigación sistemática de los cargos, siguiendo una metodología antes del estudio.
• Fuentes de datos o información
Para esto se recurre a la cooperación de los empleados y supervisores de los departamentos que se están
analizando los cargos. Estos supervisores y empleados son las fuentes de una gran parte de la información
acerca de los puestos.
• Recolección de información sobre el cargo
Se puede obtener información sobre los cargos de varias maneras. Los métodos más comunes para estudiar los
puestos son las entrevistas, cuestionarios, observación y datos, los cuales dependerán del tamaño de la
empresa.
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Entrevistas: Se pregunta a los empleados y supervisores acerca del puesto que está revisando. Tiende a ocupar
mucho tiempo.
Cuestionarios: Puede circular cuestionarios cuidadosamente elaborados para que los empleados y supervisores
los llenen de forma individual. Se usarán estas formas para obtener datos en las áreas de los deberes y tareas
que se llevarán a cabo en el puesto, el propósito del cargo, la distribución física, requisitos para realizar el
trabajo, el equipo y el material que se utiliza y otras informaciones que se deseen obtener.
Observación: Puede obtener información acerca de los cargos al observar y registrar en una forma estándar las
actividades de las personas. Algunas empresas graban el trabajo para estudiarlo después en videocinta.
Diarios: Se puede pedir a los ocupantes de los cargos que lleven un diario de sus actividades laborales durante
todo un ciclo de trabajo. Normalmente se llenan los diarios en horas específicas del turno de trabajo y se
mantienen durante un periodo de cuatro semanas.
• Análisis de la información recolectada.
Deberá existir un análisis del cargo que incluya un análisis de las conductas laborales importantes requeridas
par aun desempeño con éxito. Cualquier análisis del cargo debe concentrarse en las conductas en el trabajo y
en las labores relacionadas con las mismas. Existen tres métodos populares para esto.
Análisis funcional del puesto. Utiliza un inventario de los diversos tipos de funciones o actividades laborales
que pueden constituir cualquier cargo. Existen tres amplias funciones de los trabajadores que forman la base
del sistema: datos, gente y cosas. El resultado final es un trabajo evaluado cuantitativamente. Puede usarse
fácilmente para describir el contenido de los cargos y ayudar a escribir descripciones y especificaciones.
Método del incidente crítico. El objetivo de este es identificar tareas decisivas del puesto. Estas son los
deberes y responsabilidades importantes en el trabajo que realiza el empleado y que lo llevan al éxito. Esta se
obtiene a través de entrevistas y por informes de los empleados. El Producto final serán las declaraciones
escritas claras, completas y de fácil comprensión por las personas no familiarizadas con el cargo.
Sistema de cuestionario de análisis de cargo. Para esta es necesario utilizar cuestionarios, los cuales
entregaran la información que luego se procederá a tabular en una tabla y calcular la frecuencias de estos
datos. Esto nos entregara la información que deberá ir en la hoja de descripción de cargos.
Descripción del Cargo. Una descripción del cargo es una descripción escrita y los tipos de tarea que
incluyen. Como no existe un formato estándar de descripciones de puestos, su apariencia y contenido varían
de una empresa a otra. Sin embargo, la mayor parte de las descripciones de puestos contendrá por lo menos
tres partes:
Título del Puesto. Es importante la selección del título del puesto. En primer lugar, el título del cargo le da
importancia sicológica y de estatus al empleado. El título del puesto también debe indicar el nivel relativo que
ocupa quien lo tiene en la jerarquía de la empresa.
Sección de identificación del cargo. Incluye temas como la ubicación departamental del puesto, la persona con
la que reporta quien lo ocupa y la fecha en que se revisó por última vez su descripción.
Sección de los deberes del cargo. Estos aparecen en orden de importancia. Estas declaraciones deben indicar
el peso, o valor, de cada tarea. También , por lo general, se indican las herramientas y equipo que utiliza el
empleado para desempeñar su trabajo.
Metodología de Trabajo
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La metodología empleada para realizar este trabajo fue guiada por la profesora en clases, la cual consistió en
lo siguiente:
Primero que nada, elegimos el área en que íbamos a concentrar nuestros esfuerzos, esta es el área estratégica o
gerencial. Una vez que tuvimos claro nuestro objetivo precedimos a ver cuales eran nuestras fuentes de
información, en clases fue sugerido que el medio con el cual íbamos a conseguir nuestra información era el
cuestionario.
El Paso siguiente fue diseñar el cuestionario, o sea, preparamos preguntas para obtener información sobre las
tareas que se ejecutan, requisitos y características definidas. Para esto utilizamos la siguiente estructura:
Identificación del cargo.
Funciones.
Requisitos.
Condiciones de trabajo.
Teniendo esta estructura generamos nuestro primer borrador en clases y recurrimos a la bibliografía dada por
la profesora, en ella encontramos una estructura y guía que satisfacía a nuestras necesidades en la cual se
establece un ejemplo claro de lo que debíamos obtener. Con esto, generamos nuestro segundo borrador que
fue analizado y comparado en clases, y como resultado final corregido.
El tercer Paso fue la última revisión de la profesora para proceder a realizar la encuesta en las distintas
empresas que teníamos a nuestra disposición, para esto debimos esperar a que las personas que entrevistamos
tuvieran tiempo disponible para nosotros, una de las entrevistas se realizo el día jueves y la otra al día
siguiente.
El cuarto paso es el referente al análisis de la información, para esto recogimos la información y procedimos a
tabularla por items, como el ejemplo que se dio en clases, en la primera columna se coloco las diferentes
funciones y en las siguientes las encuestas , sacando como resultado la frecuencia de los datos. Esta misma
Operación se repitió en los ítem como es en Funciones, Requisitos y Condiciones Ambientales o de trabajo y
por supuesto la identificación en algunas partes. La frecuencia de los datos nos indico que información deberá
ir en nuestra hoja de descripción de cargos.
El último paso, y el más importante ya que es la concreción de nuestro trabajo es la hoja de descripción de
cargos. Para realizar esta utilizamos la estructura ya descrita en el marco teórico, utilizando la información
que nos dio la tabulación en el paso anterior.
Síntesis
DESCRIPCIÓN DEL CARGO
GERENTE DE CENTRO DE PROCESOS
IDENTIFICACIÓN.
Nombre del cargo: Gerente de Centro de Procesos M/X
Departamento: División de Producción
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Cargo del Jefe Inmediato: Gerente de Producción
Cargos bajo su responsabilidad: Jefe de área de producción de comercio Exterior, Jefe de área de mercado
internacional, Jefe de área de Derivados y Comunicación internacional, Jefe de área de tesorería, Jefe de área
Departamento de proyectos, Jefe de Control y Gestión.
OBJETIVO
Otorgar soporte operativo de excelencia a las áreas comerciales relacionadas (área de negocio y mesa de
dinero), constituyéndose además en la contraparte de control por oposición a dichas tareas.
NATURALEZA
La persona que desempeñe este cargo debe tener iniciativa, Capacidad de juicio, creatividad y un uso de
técnicas adecuadas de acuerdo a lo que desempeñara. Debe ser capas de trabajar bajo presión de sus
superiores, organismos contralores trabajadores subordinados.
FUNCIONES
Principales o Frecuentes: Planificar, administrar y controlar.
Periódicas: Seguimientos de proyectos, reuniones de planificación, coordinación de actividades, resolución de
problemas, entrega de información, capacitación, evaluación de proyectos.
Ocasionales: Actividades con RR.HH., atención a auditores, reuniones con organismos contralores,
actualización normativa.
REQUISITOS
Características académicas: Universitario con mención en Comercio Internacional y Administración de
Personal.
Experiencia: mínima de cinco años.
Sin distinción de sexo o edad cumpliendo los requisitos anteriores.
Conclusión
En el exposiciones antes hechas nos pudimos dar cuenta de la gran importancia que tiene el Análisis Y
Descripción de un Cargo, ya que de este depende mucho le eficiencia de la Organización, en un nivel
Jerárquico, en el caso que se requiera hacer una reestructuración de esta, porque este Análisis da las
pautas dadas del perfil de la persona que se busca para dicho cargo.
Entendimos también que es una tarea sencilla elegir a una persona en cargo sea cual en sea el nivel
Jerárquico, desde el mas bajo hasta el mas alto, necesitan cumplir requisitos especificas para cada labor.
En el caso de nosotros nos toco Analizar el nivel Directivo de la Organización, por lo cual podemos
deducir, que esta persona debe cumplir con muchos requisitos y además muy específicos.
Logramos aprender a Analizar y a Describir un cargo y lo que significa este en la Organización, a usar los
Métodos que se ocupan para desarrollar esto, tal como: Encuestas o Cuestionarios, Hoja de Tabulación,
Hoja de Análisis.
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Bibliografía
* Sherman Gherber
Administracion de Personal, Capitulo II
* Peter Drucker
La Gerencia en las Organizaciones, Capitulo XVI
Anexos
CUESTIONARIO DE ANALISIS DE CARGO
1.− Identificación
• Nombre del Cargo: ___________________________________________________
• Departamento al que Permanece: ________________________________________
• Cargo Jefe Inmediato: _______________________________________________
_______________________________________________
• Cargo Subalternos Inmediatos:
a) _______________________________________
b) _______________________________________
c) _______________________________________
d) _______________________________________
e) _______________________________________
f) _______________________________________
• Objetivo del Cargo: ___________________________________________________
___________________________________________________
___________________________________________________
___________________________________________________
___________________________________________________
• Carácter de las funciones del Cargo:
___ Gerencial ___ Profesional
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___ Técnico ___ Otro __________________
___ Administrativo
2.− Funciones
• Funciones Frecuentes:
a) _______________________________________________
b) _______________________________________________
c) _______________________________________________
d) _______________________________________________
e) _______________________________________________
f) _______________________________________________
• Funciones Periódicas:
a) _______________________________________________
b) _______________________________________________
c) _______________________________________________
d) _______________________________________________
e) _______________________________________________
f) _______________________________________________
• Funciones Ocasionales:
a) _______________________________________________
b) _______________________________________________
c) _______________________________________________
d) _______________________________________________
e) _______________________________________________
f) _______________________________________________
3.− Requisitos
• Cuales son las características académicas para desempeñar este cargo:
9
___ Enseñanza Media ___ Universidad
___ Enseñanza Técnico Profesional ___ Especialidades*
*_______________________________________________________
_______________________________________________________
• Para desempeñar este cargo, se requiere experiencia, y cuanto tiempo:
___ Si Cuanto Tiempo ________________
___ No
• Para ejercer este cargo, se requiere una edad o sexo determinado:
Edad: ___ Si Edad Promedio ________________
___ No
Sexo: ___ Si ___ Masculino
___ No ___ Femenino
• Actitudes Intelectuales que debe poseer para este cargo:
____% Iniciativa ____% Capacidad de Juicio
____% Creatividad ____% Uso de Técnicas
____% Atención ____% Otro ___________________
____% Lectura Prolongada
4.− Condiciones Ambientales
• Cuales son las condiciones mínimas ambientales para desempeñar su cargo:
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
• A que presiones Psicológicas esta sometido en este cargo:
__________________________________________________________________
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__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
• Con que personas se relacionan Interna y Externa, y en que situaciones se dan estas:
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
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CUESTIONARIO DE ANALISIS DE CARGO
1.− Identificación
• Nombre del Cargo: ___________________________________________________
• Departamento al que Permanece: ________________________________________
• Cargo Jefe Inmediato: _______________________________________________
_______________________________________________
• Cargo Subalternos Inmediatos:
a) _______________________________________
b) _______________________________________
c) _______________________________________
d) _______________________________________
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e) _______________________________________
f) _______________________________________
• Objetivo del Cargo: ___________________________________________________
___________________________________________________
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___________________________________________________
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• Carácter de las funciones del Cargo:
___ Gerencial ___ Profesional
___ Técnico ___ Otro __________________
___ Administrativo
2.− Funciones
• Funciones Frecuentes:
a) _______________________________________________
b) _______________________________________________
c) _______________________________________________
d) _______________________________________________
e) _______________________________________________
f) _______________________________________________
• Funciones Periódicas:
a) _______________________________________________
b) _______________________________________________
c) _______________________________________________
d) _______________________________________________
e) _______________________________________________
f) _______________________________________________
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• Funciones Ocasionales:
a) _______________________________________________
b) _______________________________________________
c) _______________________________________________
d) _______________________________________________
e) _______________________________________________
f) _______________________________________________
3.− Requisitos
• Cuales son las características académicas para desempeñar este cargo:
___ Enseñanza Media ___ Universidad
___ Enseñanza Técnico Profesional ___ Especialidades*
*_______________________________________________________
_______________________________________________________
• Para desempeñar este cargo, se requiere experiencia, y cuanto tiempo:
___ Si Cuanto Tiempo ________________
___ No
• Para ejercer este cargo, se requiere una edad o sexo determinado:
Edad: ___ Si Edad Promedio ________________
___ No
Sexo: ___ Si ___ Masculino
___ No ___ Femenino
• Actitudes Intelectuales que debe poseer para este cargo:
____% Iniciativa ____% Capacidad de Juicio
____% Creatividad ____% Uso de Técnicas
____% Atención ____% Otro ___________________
____% Lectura Prolongada
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4.− Condiciones Ambientales
• Cuales son las condiciones mínimas ambientales para desempeñar su cargo:
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
• A que presiones Psicológicas esta sometido en este cargo:
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
• Con que personas se relacionan Interna y Externa, y en que situaciones se dan estas:
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
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Análisis y Descripción de Cargos Desarrollo Organizacional
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Universidad Tecnológica Metropolitana
Facultad de Administración y Economía
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