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ELABORACIÓN DE INSTRUMENTOS
MS.NI.FIMPR.02.01.03
MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA - NIVEL CENTRAL
ÁREA DE GESTIÓN: IMPACTO DE LA RECTORÍA DE LA PRODUCCIÓN SOCIAL DE LA SALUD
DRA. MARÍA DE LOS ÁNGELES MORALES VEGA
ING. JAVIER BERMÚDEZ BARBOZA
LIC. LILLIANA RIVERA MONGE
LIC. MARLEN GAMBOA AGUILAR
ING. CRISTHIAN MASÍS SÁNCHEZ
PREPARADO POR:
EQUIPO CONSULTOR Y EQUIPO DE MEJORA
CONTINUA
DRA. ZAMADY JIMÉNEZ BONILLA
DR. ALEXANDER SALAS LÓPEZ
LIC. ALONSO PRADO CAMPOS
LIC. ISRAEL SÁNCHEZ VARGAS
M.SC. ROCÍO FLORES CHINCHILLA
ING. CARLA FERNÁNDEZ CORRALES
DRA. MARÍA DE LOS ÁNGELES MORALES VEGA
ING. JAVIER BERMÚDEZ BARBOZA
LIC. LILLIANA RIVERA MONGE
LIC. MARLEN GAMBOA AGUILAR
VALIDADO POR :
EQUIPOS DE MEJORA CONTINUA
ING. CRISTHIAN MASÍS SÁNCHEZ
DRA. ZAMADY JIMÉNEZ BONILLA
DR. ALEXANDER SALAS LÓPEZ
LIC. ALONSO PRADO CAMPOS
LIC. ISRAEL SÁNCHEZ VARGAS
M.SC. ROCÍO FLORES CHINCHILLA
ING. CARLA FERNÁNDEZ CORRALES
REVISADO POR:
APROB ADO POR:
VERSIÓN Nº:
FECHA DE EMISIÓN:
25/07/07
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NIVEL CENTRAL
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS,
INSTRUCCIONES Y RUTINAS
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1. Introducción
Este procedimiento corresponde al proceso de nivel 2, denominado Elaboración de instrumentos
que requiere el proyecto de marco normativo, (guías, manuales, formularios, solicitudes,
instructivos, protocolos y procedimientos entre otros), tiene como objeto desarrollar los principios
que señala la , Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites
Administrativos,(Ley Nº 8220), cuando la administración pública promulga normas que se
relacionan con el administrado en el ejercicio de su derecho de petición, información o cualquier
trámite administrativo, que los particulares gestionen para la obtención de una autorización, licencia
o permiso.
2. Objetivo
Asegurar la disponibilidad de los instrumentos necesarios para aplicar de manera sencilla, ágil y
racional las regulaciones en salud promulgadas
Implementar conceptos básicos para la elaboración
de instrumentos (guías, manuales,
formularios, solicitudes, instructivos, protocolos y procedimientos entre otros) que permitan
estructurar los requisitos y trámites administrativos en forma clara, sencilla, ágil, racional, y de fácil
entendimiento para los particulares, a fin de mejorar las relaciones de estos con la Administración
Pública, haciendo eficaz y eficiente su actividad.
3. Alcance
La unidad ejecutante de este proceso es el Nivel Central del Ministerio de Salud de Costa Rica, el
cual dirige la participación de los otros niveles de gestión cuando la norma así lo determine.
4. Definiciones
Para mayor comprensión de este procedimiento se necesita tener como referencia los siguientes
conceptos, que están definidos en el Glosario del Manual de Procedimientos del Ministerio de
Salud:

Instrumentos

Guías

Manuales

Formularios

Solicitudes

Instructivos,

Protocolos

Procedimientos
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5. Referencias:
Modelo Conceptual y Estratégico de la Rectoría de la Producción Social de la Salud, Ministerio
de Salud, San José, Costa Rica, 2006.
Marco Estratégico del Ministerio de Salud.
Políticas institucionales
Ley General de Salud
Compendio de normas para la regulación de la salud
Compendio de códigos y normas nacionales e internacionales
Compendio de Legislación para elaborar reglamentos técnicos (MEIC)
Ley del Sistema Nacional para la Calidad , No 8279
6. Responsables
Dirección de Regulación del Nivel Central del Ministerio de Salud de Costa Rica
7. Procedimiento
7.1. Definir qué instrumento requiere el proyecto de marco normativo.
Una vez que el proyecto (elaboración o ajuste) de marco normativo redactado, dispone de la
viabilidad que señala la Instrucción de Validación de Proyecto de Marco Normativo
(MS.NI.FIMPR.02.01.02) el responsable del proceso revisa detalladamente el proyecto del marco
normativo para determinar los instrumentos que se requieren para su aplicación. Entre los
instrumentos se incluyen guías, manuales, formularios, solicitudes, instructivos, protocolos, entre
otros.
En primera instancia se hace una revisión de los Manuales de Procedimientos existentes para el
otorgamiento de los permisos de ubicación, visado de planos, permisos sanitarios de
funcionamiento, emisión de certificaciones, registros de productos de interés sanitario y cualquier
otra actividad, conducta, bien o servicio que actualmente estén ejecutando, con el fin de mantener
su implementación, siempre y cuando se ajusten a las políticas que señala el Desarrollo
Organizacional del Ministerio.
Posteriormente se efectúa la unificación de aquellos instrumentos que contemplen similitudes en
las condiciones, requisitos, trámites y diseños del documento, de forma tal que se estandarice el
uso de documentos unificados, sean éstos solicitudes, autorizaciones, permisos, formularios,
protocolos, guías de evaluación, inspección o comprobación de acciones y condiciones propias de
la actividad que se analice, siempre y cuando dichas condiciones lo permitan. Lo anterior orientado
a mejorar y estandarizar el control de la aplicación y el cumplimiento del marco normativo existente.
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7.2 Diseñar y confeccionar el instrumento

El responsable del proceso realiza el diseño y rediseño de los instrumentos necesarios,
para ello se recomienda tener presente en todo momento los principios de legalidad, buena
fe, transparencia y razonabilidad que señala la Ley y que se encuentran indicados en los
anexos 1 y 2 de la Instrucción de Elaboración y Ajuste de Proyecto de Marco Normativo
(MS.NI.FIMPR.02.01.01).

El responsable del diseño y confección de instrumentos, podrá utilizar plantillas
previamente diseñadas para el tipo de instrumento requerido, considerando que el
documento que emita la institución cumpla con lo que señala la Ley General de
Administración Pública en cuanto a las características de documento público. (Para ello
todo instrumento que se elabore deberá contener:
a) Nombre y membrete de la institución,
b) Fecha en que se confecciona o emite el documento o se solicita el requisito,
c) El objeto que se solicita, o se pretende regular o controlar
d) Ordenamiento jurídico que le da legalidad a la Institución, para solicitar el cumplimiento
del requisito o de efectuar el trámite
e) Vigencia del requisito o documento que se emite, (en aquellos casos en que el tipo de
trámite o requisito lo señala)
f)
Nombre y firma de la persona responsable o autoridad competente.
g) Sello de la institución u oficina que brinda el servicio.

Cuando el documento es propiedad del Ministerio, y se utiliza para trámites y servicios
meramente internos, lleva el membrete claramente estampado, el nombre de la oficina
propietaria del proceso que regula, y cuando se requiera se identifica con un código, el cual
debe seguir un control de emisión y estar estandarizado de conformidad con lo que establezca
la Dirección de Regulación.

Cuando la institución quiera proporcionar celeridad y eficacia en un servicio o trámite y
establezca formatos para la presentación de documentos o para informar de un control
regulado por ésta, el diseño de éstos se hace visualizando al usuario que lo llena y no incluye
en la plantilla el nombre ni el membrete del Ministerio de Salud, únicamente hace alusión a este
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como destinatario, tampoco emplearán sello de la oficina competente, salvo el correspondiente
sello de “recibido” o “entregado”.

El administrado puede efectuar los trámites en documentos oficiales que emita el
Ministerio, en copias fotostáticas de éstos o en documentos que guarden la estructura y el
contenido que exigen los formatos oficiales establecidos para tal fin.
 Aquellos documentos que emita el Ministerio, como respuesta o producto de un trámite, se
confeccionan con un original y un máximo de tres copias, que son enviadas al archivo principal
de la institución, al expediente que se le active a la parte interesada dentro de la institución y
cualquier otro uso que la institución requiera, (esto salvo de las copias que el administrado
solicite por cuenta personal).
 El diseño de los instrumentos (guías, formularios, solicitudes, instructivos, protocolos y
manuales entre otros) debe efectuarse en forma clara, sencilla, ágil, pertinente, racional, útil y
de fácil entendimiento, haciendo eficaz y eficiente los procesos por donde se conduzca la
actividad.
 El instrumento que se emite debe contemplar únicamente aquel o aquellos requisitos que
indique la normativa y de conformidad con la pirámide de normas, leyes, reglamentos y
decretos del país.
 No pueden solicitarse requisitos (copias, fotocopias certificadas o duplicados) que el
administrado ha presentado previamente ante la institución u otra entidad estatal, o aquellos a
los que tenga poder legal de acceder como institución pública.
 Con el fin de minimizar el gasto público y de no afectar la economía personal del
administrado, y evitar el exceso de papelería y documentos que no agregan ningún valor al
trámite, se emiten únicamente aquellos documentos (autorizaciones, certificaciones, permisos)
que sean estrictamente necesarios y que estén indicados mediante ley, o bien en normativas
especificas, que determinen la necesidad del cumplimiento de dicho requisito.
 Le corresponde a esta Dirección velar porque ningún documento vigente limite el buen
funcionamiento de la institución y le reste eficacia al servicio, entrabando a la vez el ejercicio
económico de la actividad, o de la iniciativa privada.
 El encargado responsable de la elaboración de instrumentos, podrá solicitar aporte técnico,
en aquellos casos en que lo requiera, considerando la complejidad y riesgo de las actividades,
conductas, bienes y servicios de interés o impacto sanitario controlado.
 En caso de disponer la Institución, de los Manuales de Procedimientos para el otorgamiento
de los permisos sanitarios de funcionamiento, habilitaciones de servicios de salud, emisión de
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certificaciones, registros de productos de interés sanitario y cualquier otra actividad, conducta,
bien o servicio regulado, se procederá con la recopilación de todos los instrumentos activos,
para su revisión y diseño correspondiente.
7.3. Validar el instrumento.
En esta etapa el documento elaborado se somete a la prueba de validación para comprobar que se
encuentra diseñado de conformidad con el fin esperado, que cumple con el fundamento legal
técnico-científico, además facilita la medición y verificación que determina la normativa.
El documento confeccionado debe cumplir con lo que señala la Ley de Protección al Ciudadano del
Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos, Ley Nº 8220 y que es coherente con lo normado.
Para llevar a cabo este paso, se hará un llamado a Proceso de Concertación de Responsables
institucionales (MS.NI.GN.02).
En el caso de los manuales de procedimientos que se tengan implementados en el Ministerio de
Salud, señalados en el punto anterior, se les debe realizar la validación correspondiente.
Concluido este paso, debemos preguntar si el o los instrumento(s) son viables, si la respuesta es
negativa se devuelve al paso 7.2, si se obtiene viabilidad para implementarlo se sigue con el
siguiente paso.
7.4. Divulgar el instrumento.
El responsable del proceso envía el decreto publicado, junto con los instructivos, manuales,
formularios y demás documentación al proceso de Gestión Integral de la Información
(MS.NI.SLA.06), para su divulgación. Esta divulgación debe cumplir con los siguientes requisitos,
en cumplimiento del Artículo 125 de la Ley General de Administración Pública:

Deben estar ubicados en un lugar visible dentro de la institución

Deben mantenerse permanentemente a disposición de funcionarios y administrados
 Cuando por la índole del documento, se requiera de su publicación oficial, se hará la
divulgación en un diario de circulación nacional.
7.5 Envío del documento al proceso de Planificación Institucional
El producto final será enviado al proceso de Planificación Intrainstitucional (MS.NI.LI.04), para que
confirme la capacidad resolutiva que tiene para disponer de los recursos necesarios que permitan
la implementación del proyecto.
Corresponderá a la Dirección de Regulación emitir el documento que oficialice el o los instrumentos
que requiera el marco normativo, mediante el aval de las autoridades superiores del Ministerio de
Salud, siendo la obligación de los diferentes niveles ejecutantes implementar y aplicar estos
instrumentos en el quehacer institucional.
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8. Indicadores de desempeño
Indicadores de impacto

Porcentaje de instrumentos rechazados por la actividad de Validación

Cantidad promedio de actores sociales participantes en la elaboración de instrumentos

Porcentaje de normas promulgadas con instrumentos elaborados
Indicadores de gestión

Cantidad de instrumentos de marco normativo elaborados por año

Tiempo de ciclo promedio de elaboración de instrumentos para un proyecto de marco
normativo
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9. Diagrama de flujo
Diagrama de Flujo
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Código: MS.NI.FIMPR.02.01.03
Unidad organizativa:
Versión 1
Fuente:
Dirección de Regulación
Elaborado por:
Fecha
elaboración:
Hoja 1 de 1
Unidad Organizativa
Actividades
Código
INICIO
Descripción
Dirección de
Regulación
U.G.I.I.
P.I.
Flujo
Información
Detalle Flujo de Información
Propuesta de Elaboración / Ajuste de
Marco Normativo Validada
7,1
Definir el Instrumento que requiere el marco
normativo
7,2
Diseñar y Confeccionar el Intrumento
Utilizar los criterios técnicos necesarios
indicados en los manuales de procedimientos,
reglamentos y leyes
7,3
Concertación
de
actores
responsables institucionales
Si
No
Validar el Instrumento
sociales
y
¿El o los instrumento(s) son viables?
7,4
7,5
Divulgar el Instrumento
Envía el decreto publicado, el intrumento y
demás docuemntación al Proceso de Gestión
Integral de la Información.
Mantiene el documento a disposición de
usuarios y administrados y para su publicación
oficial.
Envío del documento al proceso de
Planificación Intrainstitucional
FIN
Confirma la capacidad resolutiva que tiene para
disponer de los recursos necesarios que
permitan la implementación del proyecto.
Emite el documento que oficializa el o los
instrumento(s) que requiera el Marco Normativo
Confirmación de Capacidad Resolutiva
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