Nombre del Documento: Procedimiento del SGC Mantenimiento Preventivo y/o Correctivo de las máquinas Referencia a la Norma ISO-9001:2008 A 6.3 Código: PT-SIS-02 Revisión: 0 Página: Página 1 de 7 1. Propósito Establecer el procedimiento que permita al personal del área de sistemas mantener en perfectas condiciones equipos de cómputo, equipo de redes y comunicación, para lograr su óptimo funcionamiento en el servicio a los usuarios. 2. Alcance Este procedimiento es aplicable para cubrir el servicio de mantenimiento preventivo y/o correctivo de los equipos de cómputo, equipo de redes y comunicación. 3. Políticas de operación 3.1 Es responsabilidad del Área de Sistemas la Administración del mantenimiento de equipos de cómputo como son: (1) Sistemas operativos para cómputo (plataformas) y redes de comunicación. (2) Aplicaciones y/o paquetes de software cuyo objeto es el proceso de la información del negocio. (3) Instalaciones físicas, comprendidas éstas como el sistema LAN. (4) Comunicaciones externas (voz y datos). 3.2 Es responsabilidad del usuario ayudar a conservar en buen estado de funcionamiento y limpieza diaria del polvo externo el equipo asignado. Responder por cualquier daño físico atribuido a maltrato o mal uso del mismo, por lo cual serán acreedores al cargo respectivo de la reparación o reemplazo del equipo en cuestión. 3.3 Es responsabilidad de los Gerentes de Sucursal: Cuidar que la infraestructura y equipo se maneje apropiadamente así como que las áreas de trabajos se mantenga limpias, ordenadas, seguras y en buenas condiciones. ELABORÓ CONTROL DE EMISIÓN REVISO AUTORIZÓ Gerente de Sistemas Carlos Murua Firma: Representante del SGC Horacio Barreras Quintero Firma: Director General Luis Fernando Ruiz Karam Firma: Fecha: 01 de Septiembre del 2009 Fecha: 01 de Octubre del 2009 Fecha: 01 de Diciembre del 2009 TODA COPIA EN PAPEL ES UN “DOCUMENTO NO CONTROLADO” A EXCEPCION DEL ORIGINAL Nombre del Documento: Procedimiento del SGC Mantenimiento Preventivo y/o Correctivo de las máquinas Referencia a la Norma ISO-9001:2008 A 6.3 Código: PT-SIS-02 Revisión: 0 Página: Página 2 de 7 4. Diagrama del procedimiento 4.1 Mantenimiento preventivo AREA DE SISTEMAS GERENTE DE SUCURSAL Inicio 2 1 Si Elabora el programa de mantenimiento preventivo ¿Detectó falla? Solicita mantenimiento correctivo No 3 Coordina mantenimiento preventivo ¿Verificacion satisfactoria? No Si 4 Actualiza registros de mantenimiento Término TODA COPIA EN PAPEL ES UN “DOCUMENTO NO CONTROLADO” A EXCEPCION DEL ORIGINAL Nombre del Documento: Procedimiento del SGC Mantenimiento Preventivo y/o Correctivo de las máquinas Referencia a la Norma ISO-9001:2008 A 6.3 Código: PT-SIS-02 Revisión: 0 Página: Página 3 de 7 4.2 Programa Mantenimiento correctivo JEFE DE SUCURSAL AREA DE SISTEMAS PROVEEDOR EXTERNO Inicio 1 Reporta la falla y envía equipo 2 Recibe y revisa, reporte y equipo No 3 Si ¿Tiene Garantia? Realiza reparación 4 Se revisa falla ¿Reparación en el área de sistemas? 7 No ¿Equipo reparado? Si 5 Realiza reparación No Si 6 Actualiza el registro 7 Recibe equipo reparado Término TODA COPIA EN PAPEL ES UN “DOCUMENTO NO CONTROLADO” A EXCEPCION DEL ORIGINAL Nombre del Documento: Procedimiento del SGC Mantenimiento Preventivo y/o Correctivo de las máquinas Referencia a la Norma ISO-9001:2008 A 6.3 Código: PT-SIS-02 Revisión: 0 Página: Página 4 de 7 5. Descripción del procedimiento 5.1 Mantenimiento preventivo Secuencia de etapas 1. Elabora el programa de mantenimiento preventivo Actividad Responsable 1.1 El Área de Sistemas elabora el registro RE-SIS-06 Programa de mantenimiento preventivo a equipo en general de la compañía para mantenerlo en buen estado. ¿Se detectó falla? Área de Sistemas Si: El Gerente de Sucursal solicita el mantenimiento correctivo a realizar. No: Se hace la verificación programada. 2. Solicita mantenimiento correctivo. 2.1 El Gerente de Sucursal solicita el mantenimiento correctivo de la falla llenado el registro Reporte de Fallas Detallado RE-SIS-07. Gerente de Sucursal 2.2 Y se concluye de acuerdo al procedimiento de mantenimiento correctivo. 3.1 El Área de Sistemas coordina el mantenimiento preventivo correspondiente. 3. Coordina mantenimiento preventivo ¿Verificación satisfactoria? Si: Se actualiza los registros de mantenimiento Área de Sistemas / Gerente de Sucursal No: El Gerente de Sucursal pide la realización de nueva cuenta del mantenimiento. 4. Actualiza registros de mantenimiento. 4.1 Una vez realizado y verificado el mantenimiento se actualiza los siguientes registros: Área de sistemas TODA COPIA EN PAPEL ES UN “DOCUMENTO NO CONTROLADO” A EXCEPCION DEL ORIGINAL Nombre del Documento: Procedimiento del SGC Mantenimiento Preventivo y/o Correctivo de las máquinas Referencia a la Norma ISO-9001:2008 A 6.3 Código: PT-SIS-02 Revisión: 0 Página: Página 5 de 7 RE-SIS-06 Programa de mantenimiento preventivo RE-SIS-03 Mantenimiento y pruebas de planta de luz (cuando aplique) 4.2 El cumplimiento de este programa será monitoreado mediante el Indicador IND-SIS-1 Mantenimiento. 5.2 Mantenimiento correctivo Secuencia de Etapas 1. Reporta falla y envía equipo Actividad 1.1 El Gerente de Sucursal solicita el mantenimiento correctivo de la falla llenado el registro Reporte de Fallas Detallado RE-SIS-07. 1.2 El Gerente de Sucursal envía equipo si aplica al área de sistemas de oficina matriz para que atienda sus requerimientos. Responsable Gerente de Sucursal 2.1 El Área de Sistemas recibe registro Reporte de fallas detallado RE-SIS-07 y el equipo si aplica para su revisión. 2. Recibe y revisa reporte y equipo 2.2 Documenta el reporte recibido en Registro Reporte de Fallas Maestro RE-SIS-04. Área de Sistemas ¿Tiene garantía? Si: Se envía al proveedor para que realice la reparación. No: Se revisa falla. 3. Realiza reparación. 3.1 El proveedor realiza la reparación cuando el equipo en cuestión se encuentra en el periodo de garantía. Proveedor / Sistemas ¿Equipo reparado? TODA COPIA EN PAPEL ES UN “DOCUMENTO NO CONTROLADO” A EXCEPCION DEL ORIGINAL Nombre del Documento: Procedimiento del SGC Mantenimiento Preventivo y/o Correctivo de las máquinas Referencia a la Norma ISO-9001:2008 A 6.3 Código: PT-SIS-02 Revisión: 0 Página: Página 6 de 7 Si: Se actualiza el registro. No: Se regresa equipo al proveedor externo para que realice la segunda reparación. En caso de que el equipo ya no pueda ser reparado se procede a dar de baja contablemente el mismo. 4.1 Cuando el equipo ya no tiene garantía el Área de Sistemas analiza las posibles causas para determinar si lo repara internamente o lo envía con el proveedor. 4. Se revisa falla ¿Reparación del Área de Sistemas? Área de Sistemas Si: Será reparado el equipo en el Área de Sistemas. No: Se envía al proveedor para su reparación. 5. Realiza Reparación 6. Actualiza registro 7. Recibe equipo reparado 5.1 Realiza reparación del equipo. Área de Sistemas 6.1 El departamento de sistemas actualiza el Registro Mantenimiento correctivo RE-SIS-05. Área de Sistemas 7.1 El Usuario recibe equipo reparado. Usuario 6. Documentos de referencia Documentos externos No aplica 7. Registros Registros Tiempo de retención Responsable de conservarlo Código de registro TODA COPIA EN PAPEL ES UN “DOCUMENTO NO CONTROLADO” A EXCEPCION DEL ORIGINAL Código: PT-SIS-02 Nombre del Documento: Procedimiento del SGC Mantenimiento Preventivo y/o Correctivo de las máquinas Referencia a la Norma ISO-9001:2008 A 6.3 Revisión: 0 Página: Página 7 de 7 Registro de Mantenimiento y Prueba a Planta de Luz 1 año Gerente de Sistema RE-SIS-03 Registro de Reporte de Fallas Maestro 1 año Gerente de Sistema RE-SIS-04 Registro de Mantenimiento Correctivo 1 año Gerente de Sistema RE-SIS-05 Registro de Programa de mantenimiento preventivo 1 año Gerente de Sistema RE-SIS-06 Registro de Reporte de Falla Detallado 1 año Gerente de Sistema RE-SIS-07 8. Glosario Equipo: Mobiliario, equipos de cómputo, voz y datos para la prestación del servicio. Falla: Descompostura, rotura, mal funcionamiento o deficiente operación del equipo. 9. Anexos RE-SIS-03 RE-SIS-04 RE-SIS-05 RE-SIS-06 RE-SIS-07 Registro de Mantenimiento y Prueba a Planta de Luz Registro de Reporte de Fallas Maestro Registro de Mantenimiento Correctivo Registro de Programa de mantenimiento preventivo Registro de Reporte de Falla Detallado 10. Cambios de esta versión Número de revisión Fecha de actualización Descripción del cambio TODA COPIA EN PAPEL ES UN “DOCUMENTO NO CONTROLADO” A EXCEPCION DEL ORIGINAL