AFCOP-SFPRI-M-01

CAJA COSTARRICENSE DE SEGURO SOCIAL
DIRECCIÓN SISTEMA CENTRALIZADO DE RECAUDACIÓN
ÁREA FACTURACIÓN DE CUOTAS OBRERAS Y PATRONALES
SUBÁREA FACTURACIÓN PATRONAL Y REGISTRO DE INFORMACIÓN
Subárea Facturación Patronal y
Registro de Información
Manual Usuario
Autogestión Planilla en Línea
Versión 2.01
Manual de Usuario Autogestión Planilla en Línea
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SUBÁREA FACTURACIÓN PATRONAL Y REGISTRO DE INFORMACIÓN
Elaborado por:
Documento con firma digital
Señor Luis Fernando Molina Molina
Jefe Subárea Facturación Patronal y Registro
Información
Revisado por:
Documento con firma digital
Licenciada Karina Orozco Vargas
Representante de la Dirección
Aprobado por:
Documento con firma digital
Licenciado Luis Bolaños Guzmán
Jefe Área Facturación Patronal Cuotas Obreras y
patronales
Autorizado por:
Documento con firma digital
Licenciado Ronald Lacayo Monge
Director del SICERE
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Tabla de Contenidos
Presentación .................................................................................................................... 4
Paso 1: Presentar la Planilla. ............................................................................................ 5
Paso 2: Modificar empleados y añadir trabajadores .......................................................... 5
PASO 3: Facturar ............................................................................................................. 8
PASO 4: Ver e imprimir planillas de periodo actual .......................................................... 9
PASO 5: Ver e imprimir planillas de periodos anteriores................................................. 10
PASO 6: Pago de facturas ............................................................................................... 11
BUZON DE SUGERENCIAS ............................................................................................ 12
PREGUNTAS FRECUENTES ........................................................................................... 13
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Presentación
Manual de Usuario Autogestión Planilla en Línea
Código:
GF-DSCR-AFCOP-SFPRI-M001
Fecha de modificación:
20/12/2012
Versión del Manual:
2.01
El Manual de Usuario a la herramienta Autogestión Planilla en Línea se constituye en
una guía práctica para el patrono que describe cada uno de los pasos para gestionar la
planilla desde su centro de trabajo o cualquier ubicación con acceso a Internet.
Este documento se describe los seis pasos principales:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Presentar la Planilla.
Modificar empleados y añadir trabajadores
Facturar
Ver e imprimir planillas de periodo actual
Ver e imprimir planillas de periodos anteriores
Pago de facturas
Adicionalmente se describen servicios adicionales de la herramienta: Buzón de
sugerencias, menú de ayuda y preguntas frecuentes.
La implementación, seguimiento y mejora de este Manual es responsabilidad de la
Subárea Facturación Patronal y Registro de Información.
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A continuación se detallan los pasos a seguir para la correcta utilización de la herramienta Autogestión
Planilla en Línea para el reporte mensual de la planilla, que se realiza en el período comprendido del día 26
de cada mes hasta el cuarto día hábil del mes siguiente, resumida en seis pasos principales:
Paso 1: Presentar la Planilla.
www.ccss.sa.cr
a.
Ingrese a la página Web de la Caja:
b.
Ver servicios en línea
c.
Pulse clic SICERE / Planilla en Línea para desplegar la pestaña.
d.
Digite el Usuario y la contraseña (la contraseña es alfanumérica)
e.
Si cuenta con varios números Patronales, seleccione el número
patronal con su respectivo segregado y sector. Si desea regresar para
seleccionar otro número patronal debe presionar en el botón “Número
patronal”.
f.
Pulse clic a la pestaña “Planilla” (menú principal).
g.
Presione la opción “Presentar” (despliega una ventana con el informe de operación).
Primer Paso: Presentar Planilla
h.
Si su planilla no presenta cambios de salarios para el mes de proceso, después de aplicar el
Paso 1, pase aplicar el Paso 3
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Paso 2: Modificar empleados y añadir trabajadores
a.
Presione la pestaña “Planilla” (menú principal).
b. Pulse clic en la opción Modificar empleados.
Segundo Paso: Modificar
Planilla
Cambios de salario
Si los trabajadores tienen cambio de salario, digite en la casilla de nuevo salario el monto respectivo y luego
pulse el botón “Cambio Salario” (ubicado en el margen izquierdo de la pantalla, como se muestra en la
siguiente imagen).Si tiene decimales indica el punto. Ejemplo: 232125.25
Cuando requiera registrar el salario de un trabajador en Ceros: primero debe ingresar a otros cambios y
justificar ese monto con: una incapacidad, permiso o exclusión (no debe dejar el salario del trabajador
con un colón).
Otros cambios
En la opción “Otros Cambios” se registran las demás actualizaciones de los trabajadores (Jornada,
incapacidades, pensión, ocupación, permisos, seguro, exclusión).
Jornada: Los campos requeridos son únicamente el tipo de jornada, donde lo selecciona y el sistema le
registra automáticamente la cantidad de horas, establecidas por el tipo seleccionado.
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Incapacidad: En el caso de las incapacidades se debe seleccionar; la fecha de inicio, tipo de incapacidad y la
fecha de fin de la incapacidad, la cual debe corresponder con el mes que se está presentando (solo en el caso
de incapacidades por maternidad la incapacidad puede abarcar otros meses) las incapacidades de
maternidad no pueden ser mayores a 120 días y debe de indicarse el salario completo. Las incapacidades por
SEM no pueden exceder los 30 días, con las del INS no hay restricción. Es importante verificar que una
incapacidad no se solape con otra existente, ya que el sistema no la permitirá agregar, esta información la
puede verificar con el icono Historial. Si requiere borrar o modificar una incapacidad del mes de facturación
debe de pulsar el icono listar. Para grabar la incapacidad, pulsamos el icono
Pensión: Si un trabajador se pensiona, por vejez,, si desea informar lo puede hacer en la opción indicada la
cual debe de registrar lo siguiente: fecha de inicio debe de ser de acuerdo al mes de Facturación ,aunque se
haya pensionado en un mes anterior y selecciona el tipo que usualmente es Vejez, ahora bien si la persona va
a seguir laborando le recordamos que debe de modificar también la clase de seguro .( Ver Seguro).
Ocupacion: Desde esta opcion usted puede modificar la ocupacion de acuerdo a la labor que realiza su
trabajador , como se indica en la imagen, el sistema le muestra una lista de todas las ocupaciones y usted
selecciona la adecuada..
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Seguro: Esta opcion es para cambiar la clase de seguro , si un trabajador actual se pensiona y va a seguir
laborando en la misma empresa.Selecciona Clase seguro para este caso selecciona A, cuyo rebajo seria del
6.5 % del salario pagado al trabajdor , ya que no cotiza para IVM.( Invalidez Vejez y Muerte., solo para SEM ,
Seguro de Enfermedad y Maternidad.
Permisos: Para los permisos se debe indicar la fecha de inicio y fin del permiso y debe de marcar la casilla si
desea que el trabajador goce de salario, de lo contrario dejarla en blanco. Los trabajadores con permisos sin
goce de salario por más de un mes deben excluirse de la planilla, con el salario en cero. También puede
modificar o eliminar un permiso grabado en el mismo mes de Facturación en caso de error, desde el icono
Listar o bien si desea ver el Historial de permisos los puede revisar en el icono Historial.
Otros cambios: En esta opción también le permite cambiar la fecha de ingreso de los trabajadores, que han
sido incluidos en el mes en el cuál estamos realizando la presentación. No le permitirá ingresar fechas ni
anteriores ni posteriores del mes que está en proceso. Abre el calendario selecciona la fecha correcta y le da
modificar, luego le sale el mensaje de confirmación y le da Aceptar si esta correcta la fecha.
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Exclusiones: En el caso específico de las exclusiones debe indicar: la fecha de cesantía, la observación y el
salario de la exclusión (en el caso que el trabajador haya devengado salario, de lo contrario se tiene que
reportar el salario en 0(cero), después aplica el icono.
Una exclusión aplicada con éxito permitirá
visualizar el botón de: Reingreso y la fecha de salida o exclusión del trabajador, (El botón de reingreso tiene
la funcionalidad de reingresar al trabajador excluido en la facturación del mes siguiente, si se le vuelve a
contratar, digitando la fecha de ingreso y observación o bien si por error lo excluyeron y necesitan volverlo a
dejar activo en la planilla.
Los trabajadores excluidos del mes anterior se visualizan en la planilla, marcados con azul y en la columna
reportado como: EX. Si no va contratar de nuevo al trabajador no debe aplicar el Reingreso, el sistema los
elimina de la planilla al momento de facturarla. Le recordamos verificar que el trabajador quede de esta forma
que se muestra en la imagen, así nos garantizamos que quedo bien realizada la exclusión y que el otro mes,
esa línea no se le factura en su la planilla.
Para continuar con la actualización de la planilla, se posiciona en el menú principal “Planilla”, pulsa clic en
“Modificar Empleado”.
Añadir trabajadores o inclusiones
Si desconoce el número de asegurado (trabajadores extranjeros) o número de identificación del trabajador,
elige en el menú principal, “Buscar persona”, para que la búsqueda sea efectiva tiene que llenar como
mínimo 3 de los siguientes campos (nombre, primer apellido, segundo apellido, género y fecha de
nacimiento).
En el caso que un trabajador extranjero no tenga asignado un número de asegurado debe solicitarlo a la
dirección [email protected] detallando el nombre completo, fecha de nacimiento, y genero además de
adjuntar un documento de identificación (ya sea cédula de residencia o pasaporte) escaneado y que sea
legible, además indicar el nombre de la empresa y numero patronal.
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a.
Para incluir a un trabajador debe presionar el botón
en la pantalla de: Modificar empleados.
b. Seleccione el Tipo de Identificación: Cédula del Registro Civil o Extranjero con número de Asegurado.
Digite la identificación que corresponde y presione la lupa
que funciona como buscador,
verifique que los apellidos y nombre que se despliegan correspondan al trabajador que va incluir.
Ejemplos números de asegurado: 17112345 o 2710012345
c.
Si va a incluir a un trabajador nacional el formato es con 9 dígitos : Ejemplo 301340660
d. Si por alguna razón debe ingresar un empleado como no valido, recuerde que debe llenar los campos
de fecha de nacimiento y género. El agregar un empleado como no valido no se recomienda ya que
genera multa.
e.
Complete todos los campos requeridos. Recuerde seleccionar con el calendario la fecha de ingreso
correcta de su trabajador. La Clase de Seguro para la mayoría de los trabajadores es C, el monto a
rebajar es un 9.17 % del salario bruto, si contrata un pensionado debe reportar clase de seguro A. y
debe rebajar al trabajador solamente el 6.5 % del salario bruto pagado al trabajador. En caso de error
en la fecha de ingreso, debe de ir a otros cambios, Ver Otros cambios, para que pueda corregir bien
la fecha.
f.
En el caso de los Centros Educativos privados, los educadores que estén cotizando en el régimen de
pensiones del magisterio, deben tener clase de seguro A. Cualquier consulta al respecto la pueden
hacer a la dirección del sistema [email protected]
Corrección de datos erróneos
a.
Seleccione al trabajador erróneo (está identificado en su planilla con un 9 antecedido de la
identificación)
b. Ingrese a otros cambios, opción excluir
c. La fecha debe de quedar al primer día del mes
d. Observación: Indique que se corrige por datos erróneos.
e. Modifique el salario en cero
f.
g.
Pulse clic en el botón
.
Incluya el trabajador con los datos correctos el primer día del mes.
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h. Debe considerar que cuando hay corrección de datos erróneos en su planilla, una vez que el
trabajador tenga la información correcta en su orden patronal, es necesario solicitar una
unificación de datos en la Subárea Servicios al Trabajador, para que sus aportes sean
enviados correctamente a la operadora de pensiones de su elección.
PASO 3: Facturar
a.
Antes de realizar este paso, debe revisar que el total de salarios reportados que muestra el sistema,
sea el correcto, además que haya realizado todas las modificaciones respectivas, si no es así no
debe facturar, hasta que detecte la diferencia, si presiona Aceptar el proceso no se puede
reversar, aplicándose una facturación errónea.
b.
Le recordamos que si usted tiene trabajadores con ahorro voluntario, por favor no facture su planilla
antes del tercer día, favor hacer la Facturación el cuarto día, para que el sistema tome en cuenta las
exoneraciones respectivas para aquellos trabajadores que tienen el ahorro con las operadores, se
sugiere esto porque las operadores de pensiones tienen como fecha límite de envió al tercer día, por
esa razón no deben de facturar los patronos antes de esa fecha.
c.
Presione la opción “Planilla” y luego el botón “Modificar empleado” (menú principal).
d.
Luego pulse sobre el botón “facturar”.
PASO 4: Ver e imprimir planillas de periodo actual
a)
Presiona la opción del menú :Planilla
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b)
Seleccione la opción Imprimir Detalle de Cuotas o imprimir planilla (como se muestra en la imagen de
abajo)
c)
Luego se le abrirá el Detalle de Cuotas donde se indica: la fecha limite de pago, total de salarios, total
CCSS, total otras instituciones, total general a pagar por el patrono.
Además puede imprimir el listado de Exoneraciones de aquellos trabajadores que tengan un ahorro
voluntario con la operadora.
A su vez puede imprimir el listado de trabajadores que fueron elevados a la cotización mínima
establecida por Reglamento Seguro de Salud y Reglamento Seguro de Invalidez, Vejez y Muerte,
artículos 63 y 64.
d)
Mediante la opción Ver Planilla, seleccione al trabajador del que desea obtener la fecha de ingreso o
cesantía, luego pulsa Histórico de Incapacidades o de Permisos para visualizar la información.
Nota importante: Para poder imprimir los reportes es necesario tener instalado el programa Adobe Reader y
debe de tener habilitadas las ventanas emergentes para la página de la CCSS
PASO 5: Ver e imprimir planillas de periodos anteriores
a)
Presione el botón “Facturas” (en el menú principal, como se muestra en la siguiente imagen),
selecciona la opción “Listar”.
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b)
Seleccione el período que desea ver o imprimir.
c)
Seleccione en el menú principal la opción planilla y elige el comprobante que desea imprimir.
PASO 6: Pago de facturas
1.
Para el pago de facturas por medio del sistema Autogestión Planilla en Línea, seleccione en el menú la
opción “Pago de facturas”.
2.
Se desplegarán tres opciones: Domiciliar Cuenta, Cancelar Factura y Reporte de Facturas. Por lo que
para utilizar este servicio deberá domiciliar la cuenta previamente y como se detalla a continuación:
Domiciliar una cuenta:
Si selecciona la opción “Domiciliar cuenta”, el sistema le muestra un formulario para que el patrono la
complete con los datos requeridos: El Nombre del titular de la cuenta, El número de identificación,
Numero de cuenta, Tipo de moneda, (solo moneda nacional), Segregados para activación del cobro,
marcar en el recuadro: Sel con un check, teléfono y nombre del contacto y aplicar Añadir.
guardar o imprimir la formula, para su respectivo respaldo.
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.Puede
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Cancelación de Facturas:
Al ingresar a esta opción, se despliega la pantalla Pago por Debito en Tiempo Real, se visualizará las
facturas pendientes, seleccione el número patronal y luego presione sobre la lupa
para que
despliegue las facturas sin cancelar (siempre y cuando no tenga más de 60 días de vencidas o bien que
este en cobro administrativo 30 días ), si pasa de estado a Cobro Judicial no se puede pagar en línea debe
de venir a Plataforma de servicios de Cobros .
Seleccione la cuenta que tiene domiciliada, si solo tiene una cuenta domiciliada le aparecerá por defecto,
luego presione en pagar y una vez que tenga la confirmación del SINPE la factura se cancelará y puede
imprimir el comprobante.
Si al momento de aplicarse en pago si lo tiene en Débito Automático, si no está la totalidad del dinero de
la cuota por cobrar, el pago no se realiza, por lo tanto debe de hacerlo por otro medio o bien depositar
más fondos y aplicar el pago por el sistema de Autogestión en Línea pero de forma manual.
Nota: Si la factura no se ha cancelado correctamente, el sistema le emitirá un mensaje con el motivo del
rechazo.
También puede observar el video o el manual de pago con la explicación de como utilizar
Debito en Tiempo Real en la página de la CCSS:
Pago por
Reporte de facturas:
Para visualizar las facturas canceladas por Autogestión Planilla en Línea, seleccione el número patronal y
marque las fechas desde, hasta y luego la lupa.
Para mayor información con el pago de sus facturas en tiempo real, puede enviar
un correo a Tesorería: [email protected] o llamar al
teléfono: 25390327
BUZON DE SUGERENCIAS
Pulse clic en la opción sugerencias del menú tal y como se muestra en la imagen:
Deberá indicar: el nombre de contacto, correo electrónico del contacto, teléfono del contacto y el detalle.
AÑADIR O EDITAR CORREO ELECTRÓNICO
Recuerde que puede añadir o editar la dirección de correo electrónico desde el menú: Patrono en la pestaña
de Dirección. Si ya existe una cuenta de correo electrónico y requiere modificarla presiona: Editar.
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PREGUNTAS FRECUENTES
¿Cómo puedo solicitar una nueva clave en autogestión planilla en línea?
Para generar la clave, debe ingresar a: www.ccss.sa.cr / Servicios en línea / Autogestión Planilla en línea /
Solicitud de clave / Seleccionar tipo formulario patrono / Descargar Formulario / llenar solicitud, firmar y
adjuntar la copia de la cédula de la persona que firma el formulario/ remitirlo la dirección electrónica
[email protected], o bien puede hacerlo por la Oficina Virtual del Sicere por “Olvido Contraseña “o por
Solicitud de clave.
¿Por qué el sistema me indica que ya me encuentro conectado y no me permite ingresar nuevamente?
En estos casos debe esperar 5 minutos para poder volver a ingresar al sistema.
¿El sistema me indica que se ha cerrado por razones de seguridad?
Esto se debe a que el sistema no ha detectado cambios en los últimos 10 minutos, por lo cual el sistema se
cerrará y deberá ingresar de nuevo.
¿Cuál es cotización mínima establecido por la CCSS?
El nivel mínimo de contribución lo establecerá anualmente la Junta Directiva, tomando en consideración las
recomendaciones de la Dirección Actuarial y de Planificación Económica”. Esto según lo normado en el
Artículo 63° Reglamento Seguro de Salud y Artículo 34° Reglamento Seguro de Invalidez, Vejez y Muerte.
¿Si una empleada esta incapacitada por maternidad, que salario debo reportar en el sistema?
Debe reportar el 100% del salario en la planilla, durante el periodo de los 120 días de incapacidad. Para
mayor información verificar en la página web del Ministerio de Trabajo. Articulo 95°
Otros servicios que ofrece la herramienta

Puede verificar si las incapacidades de sus trabajadores ya fueron canceladas o están en trámite,
desde la opción del menú Incapacidades o desde la pagina web de la CCSS, Consulta boleta de
incapacidad, para mayor información puede enviar un correo electrónico a la dirección:
[email protected] o al teléfono: 25390743 o 25390744
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
Para cualquier consulta adicional, puede llamar al teléfono del Centro de Contacto o enviar un correo
a la dirección electrónica: [email protected]
Centro de Contacto
SICERE
2539 1600
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