Dirección Técnico Normativa Opinión T.D.: 4236040 4242673 OPINIÓN Nº 001-2014/DTN Entidad: Ministerio de Economía y Finanzas Asunto: Experiencia del personal propuesto Referencia: a) Oficio N° 1195-2013-EF/43.03 b) Oficio N° 1213-2013-EF/43.03 1. ANTECEDENTES Mediante documento de la referencia a), el Director General de la Oficina General de Administración y Recursos Humanos del Ministerio de Economía y Finanzas, formula dos consultas sobre el alcance del factor experiencia del personal propuesto en la contratación de servicios1. Antes de iniciar el desarrollo del presente análisis, es necesario precisar que las consultas que absuelve este Organismo Supervisor son aquellas referidas al sentido y alcance de la normativa de contrataciones del Estado, planteadas sobre temas genéricos y vinculados entre sí, sin hacer alusión a asuntos concretos o específicos, de conformidad con lo dispuesto por el literal j) del artículo 58 de la Ley de Contrataciones del Estado, aprobada mediante Decreto Legislativo Nº 1017 (en adelante, la “Ley”), y la Segunda Disposición Complementaria Final de su reglamento, aprobado mediante Decreto Supremo Nº 184-2008-EF (en adelante, el “Reglamento”). En ese sentido, las conclusiones de la presente opinión no se encuentran vinculadas necesariamente a situación particular alguna. 2. CONSULTAS Y ANÁLISIS Las consultas formuladas son las siguientes: 2.1 “Si existe la obligatoriedad de solicitar una experiencia mínima para el personal propuesto para la prestación de un servicio como requerimiento técnico mínimo.” (sic). 2.1.1 En primer lugar, debe indicarse que el artículo 13 de la Ley , en su primer párrafo, establece que “Sobre la base del Plan Anual de Contrataciones, el área usuaria deberá requerir la contratación de los bienes, servicios u obras, teniendo en cuenta los plazos de duración establecidos para cada proceso de selección, con el fin de asegurar la oportuna satisfacción de sus necesidades.”; precisando en su 1 Cabe precisar que, del tenor de las consultas formuladas se desprende que estas están referidas al caso de los servicios generales; por lo que la presente opinión se limitará a analizar las disposiciones sobre tales servicios. 2 segundo párrafo que "Al plantear su requerimiento, el área usuaria deberá describir el bien, servicio u obra a contratar, definiendo con precisión su cantidad y calidad, indicando la finalidad pública para la que debe ser contratado.” (El resaltado es agregado). Adicionalmente, el artículo 11 del Reglamento precisa que “El área usuaria es la responsable de definir con precisión las características, condiciones, cantidad y calidad de los bienes, servicios u obras que requiera para el cumplimiento de sus funciones, debiendo desarrollar esta actividad de acuerdo a lo indicado en el Artículo 13° de la Ley" (El subrayado es agregado). De las disposiciones citadas, se advierte que la normativa de contrataciones del Estado establece que el área usuaria es quien debe definir los términos de referencia de los servicios a ser contratados, de acuerdo con sus necesidades. Por su parte, los artículos 27 de la Ley y 12 del Reglamento establecen que, sobre la base de los términos de referencia definidos por el área usuaria, el órgano encargado de las contrataciones debe realizar un estudio de las posibilidades que ofrece el mercado, a efectos de definir, además del valor referencial, otros aspectos importantes, tales como la pertinencia de realizar ajustes a las características y/o condiciones de lo que se va a contratar. Así, a partir del mencionado estudio, el órgano encargado de las contrataciones de la Entidad puede determinar la pertinencia de ajustar los términos de referencia, previa autorización del área usuaria, dado que, en principio, es competencia de dicha área su definición. Como puede advertirse, la inclusión de un requisito técnico mínimo en la contratación de un servicio en general2, es determinada por el área usuaria, toda vez, que esta es la encargada de formular su requerimiento definiendo con precisión las condiciones del servicio que requiere sea contratado. De esta forma, la inclusión de experiencia mínima del personal propuesto para la prestación del servicio dentro del requerimiento técnico mínimo no es obligatoria, correspondiendo en todo caso al área usuaria decidir si incluirá o no este requisito. 2.1.2 Precisado lo anterior, debe indicarse que, una vez aprobado el expediente de contratación, el Titular de la Entidad o funcionario delegado, debe designar al Comité Especial que conducirá el respectivo proceso de selección; entregándole, con ocasión de la notificación de su designación, dicho expediente, el que debe contener todas las actuaciones realizadas desde la formulación del requerimiento hasta su designación, entre estas, los términos de referencia definidos por el área usuaria, con los ajustes realizados por el órgano encargado de las contrataciones, de ser el caso. De acuerdo con el numeral 48 del Anexo Único del Reglamento, “Anexo de Definiciones”, por “servicio en general” se entiende a: “La actividad o labor que realiza una persona natural o jurídica para atender una necesidad de la entidad, pudiendo estar sujeta a resultados para considerar terminadas sus prestaciones.” 2 3 Sobre la base de la información técnica y económica contenida en dicho expediente, el Comité Especial elaborará las Bases del proceso de selección, debiendo consignar en estas los términos de referencia elaborados por el área usuaria así como los factores de evaluación que considere pertinentes para realizar la evaluación y calificación de las propuestas. Para tal efecto, el Comité Especial debe tener en consideración lo dispuesto en el artículo 43 del Reglamento el cual señala que: "El Comité Especial determinará los factores de evaluación técnicos a ser utilizados, los que deberán ser objetivos y congruentes con el objeto de la convocatoria, debiendo sujetarse a criterios de razonabilidad y proporcionalidad. Se podrá calificar aquello que supere o mejore el requerimiento mínimo siempre que no desnaturalice el requerimiento efectuado." (El subrayado es agregado). Atendiendo a la competencia otorgado por el artículo citado, el Comité Especial es el encargado de establecer los factores de evaluación, los mismos que deberán ser objetivos, razonables, proporcionales y congruentes con el objeto de la contratación; y solo podrán calificar aquello que supere o mejore el requerimiento mínimo. 2.1.3 Adicionalmente, el artículo 45 del Reglamento, en su numeral 1), prevé los factores que, obligatoriamente, las Entidades deben considerar en las Bases de los procesos que tienen por objeto la contratación de servicios en general, estos son: experiencia del postor en la actividad y/o en la especialidad. Asimismo, en su numeral 2), prevé algunos de los factores que, facultativamente, pueden considerar las Entidades según la naturaleza y características particulares del servicio a ser contratado. En este segundo grupo, se encuentra el factor denominado personal propuesto para la prestación del servicio, el cual tiene como finalidad otorgar puntaje según el tiempo de experiencia en la especialidad del personal propuesto para la ejecución del servicio. Cabe precisar que este factor se acredita con la presentación de constancias o certificados. 2.1.4 En virtud de lo expuesto, la inclusión de experiencia mínima del personal propuesto para la prestación de un servicio general como requisito técnico mínimo, no es obligatoria. Sin embargo, el Comité Especial podrá incluir el factor de evaluación relacionado con este aspecto, independientemente de si el área usuaria ha contemplado dentro de los términos de referencia este requisito mínimo o no. 2.2 “En caso el Comité Especial considere conveniente evaluar la "Experiencia del personal propuesto" dentro de las Bases para la contratación de un servicio, es obligatorio que se califique a todos los integrantes del equipo solicitado.” (sic). De conformidad con lo establecido en el primer párrafo del artículo 43 del Reglamento "Las Bases deberán especificar los factores de evaluación, precisando los criterios que se emplearan para su aplicación, así como los puntajes, la forma de asignación de estos a cada postor y la documentación 4 sustentatoria para la asignación de estos". Asimismo, como se ha señalado al absolver la consulta anterior, el Comité Especial es el encargado de determinar los factores de evaluación que serán utilizados dentro de un proceso de selección, debiendo cuidar que estos sean objetivos y congruentes con el objeto de la convocatoria. Como se advierte, el Comité Especial es el competente para prever en las Bases, la metodología y criterios para la evaluación y calificación de propuestas; en este sentido, de considerar el Comité Especial la necesaria inclusión del factor de evaluación referido al personal propuesto para la prestación del servicio, será su decisión evaluar al total del personal propuesto o solo a parte de este, esto en función a las características, complejidad y/o envergadura del objeto de contratación, así como a las coordinaciones que lleve a cabo con el área usuaria, de ser el caso3. 3. CONCLUSIONES 3.1 La inclusión de experiencia mínima del personal propuesto para la prestación de un servicio general como requisito técnico mínimo, no es obligatoria. Sin embargo, el Comité Especial podrá incluir el factor de evaluación relacionado con este aspecto, independientemente de si el área usuaria ha contemplado dentro de los términos de referencia este requisito mínimo o no. 3.2 El Comité Especial es el competente para prever en las Bases, la metodología y criterios para la evaluación y calificación de propuestas; en este sentido, de considerar el Comité Especial la necesaria inclusión del factor de evaluación referido al personal propuesto para la prestación del servicio, será su decisión evaluar al total del personal propuesto o solo a parte de este, esto en función a las características, complejidad y/o envergadura del objeto de contratación, así como a las coordinaciones que lleve a cabo con el área usuaria, de ser el caso. Jesús María, 2 de enero de 2014 MARY ANN ZAVALA POLO Directora Técnico Normativa NFP/ 3 "Durante el desempeño de su encargo, el Comité Especial está facultado para solicitar el apoyo que requiera de las dependencias o áreas pertinentes de la Entidad, las que estarán obligadas a brindarlo bajo responsabilidad." Artículo 27 del Reglamento, quinto párrafo.