Unidad I-Información general

INTRODUCCIÓN
La Documentación es el material que explica las características técnicas
y la operación de un sistema. Es esencial para proporcionar entendimiento de
un sistema a quien la vaya a usar para mantenerlo, para permitir Auditoria
del sistema y para enseñar a los usuarios cómo interactuar con el sistema y a
los operando cómo hacerlos funcionar. Documentación es un término para
describir todas las instrucciones, programas y narrativos, esto es, casi
cualquier escrito acerca del sistema de información.
Existen varios tipos de documentación. La de programas, que explica la
lógica de un programa e incluye descripciones, diagramas de flujo, listados de
programas y otros documentos; la del usuarios en forma general la naturaleza
y capacidades del sistema y cómo usarlo.
Muchas organizaciones tienen lo que se conoce como un "programa de
documentación", el cual consiste en una política formal cuya documentación
se muestra como algo que debe prepararse en forma rutinaria para cada
programa de cómputo, archivo y nuevos sistemas.
La documentación adecuada y completa, de una aplicación que se desea
implantar, mantener y actualizar en forma satisfactoria, es esencial en
cualquier Sistema de Información, sin embargo, frecuentemente es la parte a la
cual se dedica le menor tiempo y se le presta menos atención.
Siempre se debe documentar un sistema como si estuviera a punto de
irse a África el siguiente mes, para nunca volver. Si la documentación del
sistema es incompleta el diseñador continuamente estará involucrado y no
podrá moverse a otra asignación.
LA DOCUMENTACION.
La Documentación sirve para un sin número de propósitos. En
principio, durante el diseño del sistema, éste es el producto desarrollado por el
equipo de diseño. Después de la puesta en marcha, es la base para realizar
cambios en el sistema. La calidad de la Documentación determina qué tan
flexible es el departamento de servicios de información al responder a los
requerimientos del usuario. La buena Documentación sirve para reducir los
conflictos entre los usuarios y el Departamento de Servicios de Información,
ya que los usuarios entenderán más fácilmente un sistema bien Documentado.
Si un usuario está a cargo del equipo de diseño, es responsabilidad de ese
usuario ver que se desarrolle una buena documentación como parte del
esfuerzo del diseño. Por desgracia, esta actividad se considera como un trabajo
tedioso y algo que no contribuye en el progreso del sistema. Como la
administración de programas, la documentación es una actividad a la cual
debe dedicársele tiempo, si se desea que el sistema tenga éxito.
SISTEMA DE DOCUMENTACIÓN.
La Documentación de Sistemas es el conjunto de información que nos
dice qué hacen los sistemas, cómo lo hacen y para quién lo hacen.
IMPORTANCIA DE UNA BUENA DOCUMENTACIÓN.
 Rotación del personal clave. Si es diseñador del sistema de información
administrativa no ha documentado el sistema o su trabajo ha sido
inadecuado o fragmentario, su sucesor deberá volver a estudiar el
sistema para resolver problemas o hacer modificaciones.
 El sistema de información administrativa requerirá modificaciones para
mejorar o a ajustarse a las condiciones cambiantes. Aun cuando no haya
rotación de personal, existen escasas probabilidades de que los analistas
de sistemas puedan recordar todo los detalles del sistema durante largo
tiempo.
 La creciente complejidad de los sistemas computacionales de la cuarta y
quinta generación y de los sistemas de transmisión de datos requerirá
documentación, de modo que los diseñadores originales no tendrán que
familiarizarse con el equipo a medida que progresa el diseño del sistema
de información administrativa.
 La conversión de equipo requerirá nuevos diagramas de flujo y
programas. Y esto lo facilitará una buena documentación.
 La documentación revelará las características de un diseño deficiente y
la falta de normas para imponer medidas correctivas.
IMPORTANCIA DE DOCUMENTACIÓN DE SISTEMA.
Es importante tanto para manejar el sistema y saber desenvolverse, así
como también para lograr que el sistema como tal genere los beneficios
esperados por todos, además de que:
- Permite llegar a conclusiones rápidas.
- Puede ahorrarle a una organización tiempo y costo.
- Ofrece descripciones generales o resumidas del sistema.
- Proporciona la forma de operar el sistema y una mejor visión de los
objetivos.
- La documentación requiere de un esfuerzo mayor por parte de los
involucrados en el sistema, para mantenerlo actualizado y en perfectas
condiciones, ya que una mala documentación ocasionaría daños a la
organización y traería pocos beneficios, pues inhabilítala operatividad y
desarrollo del sistema.
- La documentación es la principal arma de cualquier organización, ya
que a partir de ella, podrán desarrollar todas sus actividades de la mejor
manera, asiendo cumplir todos normas y logrando todos sus objetivos.
- Es necesario mantener la documentación actualizada, pues le permitiría
al sistema desarrollarse de manera satisfactoria y estar prevenido ante
cualquier cambio que se implemente durante la ejecución del mismo.
TIPOS DE DOCUMENTACIÓN.
Existen varios tipos de Documentación, las cuales son:
 Documentación de Programas: Explica la lógica de un programa e
incluye descripciones, diagramas de flujo, listados de programas y
otros documentos.
 Documentación de Diseño: Durante el diseño, el propósito de la
documentación es ayudar al control del proyecto proporcionando un
registro de qué es lo que ha sido desarrollado y de qué es lo que ha sido
cambiado. Es importante asegurarse de que se consideren todas las
partes del sistema y de que se notifique a todos los responsables de los
componentes afectados. El control también es la posibilidad de
consultar corridas de pruebas anteriores y versiones pasadas de los
programas o archivos. La documentación de diseño es una excelente
base de datos para hacer estimaciones futuras sobre cuánto tomará el
desarrollar sistemas semejantes.
 Documentación de Capacitación: La documentación de capacitación
prepara para la conversión, instalación y utilización del sistema. La
mayor parte de la información necesaria para entrenar puede
desarrollarse a partir de la documentación de sistema analizado. La
documentación de entrenamiento a los usuarios es utilizada para
acortar la brecha entre los antiguos procedimientos y aquellos
requeridos para el nuevo sistema. Esta documentación debe ser
desarrollada por miembros del equipo de diseño del área usuaria en
combinación con otros usuarios dentro de la organización.
Se ha descubierto que lo mejor es comenzar el entrenamiento analizando
las salidas del sistema. La documentación de salida debe enfocarlos hacia las
decisiones claves y los informes. Una vez analizadas las salidas, pueden
cubrirse la entrada y los archivos necesarios para producir la salida deseada.
Finalmente deben analizarse la lógica de procesamiento de la computadora y
otros procedimientos incluidos. Es importante incluir las correcciones de error
y las acciones correctivas en la documentación de capacitación.
El entrenamiento del usuario también debe incluir consideraciones de
efectos transaccionales, especialmente prueba y conversión. Estos problemas
pueden presentarse al grupo usuario para que ayuden a desarrollar una
solución. De hecho, es mejor no tener ningún plan detallado al principio.
Después que los planes para estas etapas han sido desarrolladas
conjuntamente, pueden documentarse como procedimientos de conversión.
 Documentación de la Operación: La sección de operación del
departamento de sistema de información tiene que operar un sistema
después de haber sido convertido. El grupo de operaciones necesita
información sobre los procedimientos de operación normal y cómo
responder a los errores. Esta información se prepara mejor si lo hacen
los analistas de sistemas y programadores, y mucho de ello puede ser
derivado de la documentación de diseño.
 Documentación de Referencia para el Usuario: El último tipo de
Documentación que debe desarrollarse es para que sirva de referencia al
usuario después que se ha iniciado la operación del sistema. Esta
información debe consultarse al principio, cuando se tengan dudas o
problemas. Si esta información es de buena calidad, los usuarios pueden
contestarse
sus
propias
preguntas
sin
necesidad
de
estar
comunicándose con el departamento de servicios de información y, por
lo tanto, se reducen los conflictos potenciales. Los usuarios pueden
llegar a un estado de mucha frustración cuando un sistema de
información no funciona bien y no se sabe cómo arreglarlo.
Muchas organizaciones tienen lo que se conoce como “un programa de
documentación”, el cual consiste en una política formal cuya documentación
se muestra como algo que debe presentarse en forma rutinaria para cada
programa de cómputo, archivo y nuevos sistemas.
Otra definición sería la del registro físico, generalmente por escrito que
contiene los siguientes elementos:
 Políticos y normas referentes al desarrollo del sistema, su implantación,
operación y mantenimiento.
 El diseño del sistema de información administrativo.
 Procedimientos para instalar el sistema de información administrativo.
 Procedimientos para operar el sistema de información administrativo.
 Procedimientos
para
mantener
el
sistema
de
información
administrativo.
ESTANDARIZACIÓN.
Para la Real Academia Española, la palabra Estandarizar, significa:
Ajustar varias cosas semejantes a un tipo o norma común, es decir tener todo
bajo un mismo criterio.
De igual manera, significa que los símbolos convencionales se usan en
todos los diagramas de flujo para pre-escribir el sistema y que en la
documentación se usen formas estandarizadas (Igualadas). Unificación de
criterio, respecto a un modelo.
Aún cuando las normas de documentación varían de una instalación a
otra, es esencial que dentro de una organización, se utilice un solo método. El
uso de procedimientos y documentación estandarizada
Se deben seguir estrictamente todos los estándares para datos, para el
proceso de desarrollo y las pruebas de software. La definición cuidadosa y
apego estricto al significado de cada dato, asegura que estos siempre tengan el
mismo significado para todas las personas. Los estándares también tienen que
incluir rangos de valores aceptables. Este es otro aspecto que sirve para
validar los datos.
VENTAJAS DE LA ESTANDARIZACIÓN.
 Ayuda al entrenamiento del nuevo personal dentro y fuera de la
organización de Sistemas.
 Proporciona la base de una comunicación clara y rápida.
 Adiestramiento y capacitación menos costoso del personal de sistemas.
 Es útil para cualquiera que tenga la responsabilidad del mantenimiento
de los Sistemas.
 Ayuda a los analistas y diseñadores de sistemas en el trabajo de
integración de sistemas.
 Asegura que el sistema opere correctamente.
 Se utilizan eficientemente los recursos que se dispongan.
ESTÁNDARES BÁSICOS DE DOCUMENTACIÓN.
Toda documentación que se relacione con un sistema, ya sea manual o
por computadora, sencillo o complejo debe reunir los siguientes requisitos
básicos:
 Debe ser rotulada con claridad y bien organizada, con secciones
claramente indicadas, almacenarlas en carpetas e índice.
Los diagramas deberán ser claros, no aglomerados y la escritura
manuscrita deberá ser legible.
 La
documentación
deberá
ser
completa.
Se incluirá una leyenda o explicación de los términos utilizados.
La documentación siempre se conserva actualizada.
NORMALIZACIÓN.
Es la actividad que establece disposiciones para uso común y repetido,
encaminadas al logro del grado óptimo de orden respecto a problemas o
potenciales en un contexto dado.
Normalizar es el acto de administrar el proceso de hacer normas,
involucra aspectos tales como: quien va a participar en el proceso de hacer
normas, con que recursos se cuenta, que es necesario normalizar y porqué,
cuales son los beneficios de la aplicación de las normas, que sanciones se
evitarán con la existencia y la aplicación de esas normas.
Las normas son formulas que tienen valor de reglas, tiene por objeto
definir las características que debe tener un objeto, las características que debe
tener su empleo, así como los de un procedimiento o de un método.
VENTAJAS DE LA NORMALIZACIÓN.
 Revisar periódicamente los estándares para que se lleven a cabo.
 Auditar permanentemente para que se cumplan los estándares.
 Evaluar si los estándares establecidos son los requeridos y hacer los
cambios necesarios para que dichos estándares sean los apropiados.
BENEFICIOS DE LA NORMALIZACIÓN
- Facilita el uso racional de los recursos.
- Reduce desperdicios y rechazos.
- Disminuye el volumen de existencias en almacén y los costos de
producción.
- Racionaliza variedades y tipos de productos.
- Mejora la gestión y el diseño.
- Facilita la comercialización de los productos y su exportación.
- Simplifica la gestión de compras.
- Facilita una sana competencia.
- Establece niveles de calidad y seguridad de los productos y servicios.
- Facilita la información de las características del producto.
- Facilita la formación de pedidos.
- Permite la comparación entre diferentes productos.
- Simplifica la elaboración de textos legales.
- Facilita el establecimiento de políticas de calidad, medioambientales y
de seguridad.
- Mejora la calidad y aumenta la productividad.
- Facilita las ventas en los mercados internacionales.
- Mejora la economía en general.
- Previene las barreras comerciales.
CONCLUSIONES
 A pesar de que la Documentación no es parte del ciclo de vida de
un sistema, es un procesos que se le debe prestar mucha
importancia.
 Es recomendable que se realice la documentación en cada etapa
del ciclo de vida de un sistema.
 En la medida en que el sistema esté mejor documentado, la
organización ahorrará tiempo, dinero y menor esfuerzo en el
mantenimiento del sistema.
 No existe un solo tipo de estándar en lo que se refiere a
documentación de sistemas.
 Se recomienda tener, por lo menos, un estándar.
BIBLIOGRAFÍA
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Jane P. Laudon (1996) “Sistemas de
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8.- Murdick Robert C. y Merson, Jhon C. Prentice Gall (1988). “Sistemas de
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