TEMA 10 FUNCIONES DEL CONCEPTO DE ADMINISTRACIÓN

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TEMA 9. FUNCIONES DEL CONCEPTO DE ADMINISTRACIÓN.
9.1. Delimitación del concepto de Administración.
9.2. El proceso administrativo: concepto, secuencia e interrelación.
9.3. La toma de decisiones: concepto y proceso.
-------------------------------9.1. Delimitación del concepto de Administración.
Concepto.
Podemos establecer distintas definiciones, algunas de ellas son:
Es el proceso de diseñar y mantener un medio ambiente en el cual
los individuos, que trabajan juntos en grupos, logran eficientemente los
objetivos seleccionados.
Proceso de llevar a cabo las actividades eficientemente, con
personas o por medio de ellas.
Administrar es conseguir, es materializar lo ideado y llevarlo a la práctica
influyendo en las personas, convenciendo.
Como notas características que aparecen en todas las definiciones podemos
destacar:




Administrar es un proceso.
Pretende una acción eficiente.
Se realiza en un medio determinado.
Existen diferentes grupos de presión en relación.
Principios de administración.
En la mayoría de organizaciones se aplican con intensidad variable los siguientes
principios, entendiendo principio, toda regla que fortifica la organización o facilita su
funcionamiento.
Son principios generales de administración:
División del trabajo: el trabajo se fracciona especializándose en
tareas para conseguir una mayor eficiencia.
Autoridad y responsabilidad: La autoridad consiste en la
capacidad y/o el derecho de mandar y hacerse obedecer. Debe llevar siempre
asociada la responsabilidad de determinados actos. A quien tiene autoridad
se le atribuyen, para bien o para mal, el resultado de los actos.
Disciplina: Deben interiorizarse los objetivos de la empresa y
programas de trabajo. No sólo deben efectuarse por la fuerza.
Unidad de mando: Existe un solo jefe por persona.
Unidad de dirección: Se establece un único fin, un solo
programa con un único jefe al mando.
Subordinación del interés particular al general.
Remuneración equitativa en función del esfuerzo útil.
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Jerarquía: Consiste en delimitar quién ejerce la autoridad. La
comunicación y la transmisión de órdenes debe hacerse por el camino directo
de la jerarquía establecida.
Orden: Un lugar para cada persona y cada persona en su lugar.
También es aplicable al orden material
Estabilidad del personal: Consiste en aprovechar la experiencia
y adaptación del capital humano.
Iniciativa: Libertad para proponer y ejecutar actividades por
parte del personal.
Distinción de conceptos próximos.
Hay que distinguir el concepto de administración como lo estamos tratando,
referido a cualquier organización y, especialmente, a la organización empresarial, y
otros conceptos de administración:
Administración Pública: Administrar es una actividad que se puede realizar en
cualquier organización. Nosotros lo estudiamos aplicado a la organización empresarial,
pero los principios básicos de administración son comunes a toda clase de
organizaciones. Las administraciones públicas surgen por la necesidad de administrar
los recursos públicos de un estado.
Función administrativa: Es una de las actividades que desarrolla la empresa
ligada a la actividad contable, inventarios, tratamiento de la información, análisis,
estadísticas, sistemas de control...Esta actividad es una concreción de lo que se plantea
en este tema.
9.2. El proceso administrativo: concepto, secuencia e interrelación.
Un proceso consiste en un conjunto de fases o actividades ligadas
secuencialmente, lo que significa que para empezar una nueva fase o actividad ha
debido de realizarse previamente la anterior.
Tenemos que concretar qué se debe hacer cuando se administra. Administrar es
planificar, organizar, dirigir al personal , coordinar y controlar. Luego las fases del
proceso administrativo son:
Planificar: es marcar objetivos y metas; es determinar adónde se
quiere llegar, estudiar las posibilidades reales de hacerlo y preparar los
programas de acción.
Organizar: Es crear una estructura, determinando tareas y
funciones (actividades); estableciendo su interdependencia, fijando las
unidades y su forma de agruparlas, así como la forma en que se da la
comunicación entre unas unidades y otras.
Dirigir al personal: Es seleccionarlo, motivarlo y adecuar el
trabajo a las capacidades de los trabajadores.
Coordinar: Es armonizar y unir todos los esfuerzos para que
exista una colaboración íntegra en la consecución de los objetivos.
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Controlar: Es vigilar para que todo suceda de acuerdo a lo
planificado, ordenado y reglamentado. Esta fase retro-alimenta (feedback)
todo el proceso.
1.
Planificación.
Es el proceso que consiste en definir los objetivos y poner los medios
necesarios para conseguirlos. Se trata de definir y concretar lo que la empresa quiere
y los medios necesarios para conseguir lo que quiere.
Los planes que se elaboran pueden se de diversos tipos:

Según su amplitud:
 Planes estratégicos: Son los que se aplican a toda la empresa;
contienen objetivos que sirven de orientación para toda la organización
empresarial. Tratan de situar a la empresa en medio de su ambiente; se
elaboran teniendo en cuenta el entorno específico de la empresa y los
recursos con los que la empresa cuenta. Suelen ser a largo plazo.
 Planes operativos: Una vez establecidos los objetivos más
generales, la empresa ha de establecer los medios para su logro. Todas las
áreas funcionales han de establecer sus planes de operación que
complementan y desarrollan el plan estratégico. Se especifican los detalles
de cómo se deben lograr los objetivos generales en cada departamento, área
o función.

Según el período de tiempo:

Planes a corto plazo: aquellos cuyo objetivo ha de cumplirse
como máximo en un año. El presupuesto de dotación de recursos para un
departamento suele ser para un año.

Planes a medio plazo: aquellos cuyos objetivos se prevé cumplir
en un período comprendido entre uno y tres años.

Planes a largo plazo: Son aquellos cuyo objetivos se alcanzará
más allá de los tres años.

Según el grado de concreción:

Planes direccionales: Identifican directrices generales. Son planes
flexibles.
Por ejemplo, aumentar el volumen de ventas entre un 5% y un 8% en un
año.

Planes específicos: Sus objetivos están definidos con claridad, de
una forma concreta y sin ambigüedad. Por ejemplo, aumentar el volumen de
ventas un 6% en un año.
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2.
Organización.
Es el modo en el que los distintos elementos de la empresa se agrupan, se
identifican o se relacionan entre sí. Es el armazón estructural que caracteriza y
explica a la empresa en un determinado momento.
Organigrama es el instrumento gráfico que proporciona una visión resumida
e inmediata del modo en el que se articula la estructura de la organización. De él se
deducen distintos aspectos de la empresa:
a)
las relaciones jerárquicas establecidas.
b)
El tipo de actividad de cada unidad dentro de la organización.
c)
El modo en el que se relacionan las distintas unidades, poniendo
de manifiesto las relaciones formales en la empresa.
En el organigrama se pueden distinguir dos clases de actividades desarrolladas en
la empresa:

Las actividades de línea que son las que contribuyen directamente
a los objetivos de la empresa y que están directamente relacionadas con el
proceso de fabricación y venta de productos o de prestación de servicios que
constituye el negocio de la empresa.

Las actividades de staff que son las que apoyan, ayudan y
aconsejan a los que realizan actividades de línea para facilitarles su trabajo.
Por ejemplo, las actividades del departamento de investigación y desarrollo,
el gabinete jurídico de la empresa, los encargados de la contratación del
personal....Podríamos considerar las actividades administrativas como
actividades de staff siguiendo las posturas de autores importantes en temas
organizativos como H. Mintzberg o M. Poter, si bien este planteamiento no
es generalizado.
La agrupación de las actividades se puede realizar desde tres puntos de vista:
Agrupación funcional: Se agrupan las actividades según la función. El
problema al que se enfrenta este tipo de agrupación es la coordinación de los
distintos departamentos de la empresa para lograr un objetivo común y minimizar
los conflictos entre distintas áreas funcionales.
Agrupación basada en el mercado: Las actividades de la empresa se agrupan
por áreas geográficas, por ejemplo la empresa Mercedes Benz tiene una división
para España y el Norte de África; o por productos, por ejemplo, una empresa
productora de automóviles puede crear tres divisiones: turismos, camiones y
maquinaria agrícola. Cada división actúa como una empresa distinta existiendo en
un segundo nivel una agrupación funcional.
Agrupación matricial: Aparece cuando hay relación entre unas funciones
(actividades) y unos proyectos que necesitan ser coordinados. Se altera el principio
de unidad de mando y para evitar conflictos se deben definir muy bien las
competencias de cada línea de mando.
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Ejemplos:
Agrupación funcional
Dirección
General
Producción.
Dirección de
RR.HH.
Marketing.
Contabilidad.
Agrupación basada en el mercado.
Director
General.
División
Europa
Producción
División
América
Marketing
División Asia
Financiación
Recursos
Humanos
División
África
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Agrupación matricial
Jefe de
Estudios y
Diseños
Jefe de
Ingeniería
Jefe de
Aprovisionamientos
Director
proyecto A
Encargados de realizar el proyecto A
Director
proyecto B
Encargados de realizar el proyecto B
Director
proyecto C
Encargados de realizar el proyecto C.
3.
Jefe de
Costes
Dirección.
La actividad directiva de cualquier organización exige una visión de conjunto
y abarca diferentes competencias como:

Formulación de objetivos y planes.

La organización de puestos de trabajo , departamentos y niveles
de jerarquía.

La obtención de los recursos humanos adecuados.

La creación de normas de conducta y actuación.

El control y el análisis crítico del funcionamiento de la entidad y
las decisiones sobre modificaciones y mejoras.
La dirección ejerce tareas de gobierno sobre una entidad, con visión de
conjunto sobre la misma y capacidad de decisión sobre sus diferentes aspectos. La
complejidad de las organizaciones empresariales actuales obliga a la delegación de
la autoridad. El término inglés management significa en nuestra lengua tanto las
actividades propias de la dirección, es decir la capacidad de decidir sobre cuestiones
generales que afectan a la empresa en su conjunto, como las tareas de gestión,
actividades encaminadas a la ejecución de las medidas generales propuestas.
Un líder es aquella persona que ejerce una influencia sobre otros miembros
de la organización sin necesidad de tener una autoridad formal otorgada por la
misma. Actualmente, en la empresa se busca que aquellos que ocupan formalmente
tareas de dirección tengan capacidades de liderazgo para aprovechar motivaciones
de tipo informal en la organización.
Las distintas teorías sobre el liderazgo se podrían sintetizar en los siguientes
puntos:
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McGregor, en su libro The Human Side of Enterprise, distingue dos estilos de
liderazgo:
Un estilo autoritario y tradicional que denomina Teoría X donde importan las
metas de la organización y el principio de autoridad.
Los supuestos de este estilo son:
Las personas son naturalmente haraganas; prefieren no hacer nada.
Las personas trabajan en general por recompensas económicas y por
razón de su estatus.
La fuerza principal que mantiene a las personas productivas en sus tareas
es el temor a que les despidan o bajen de categoría.
Las personas, aunque sean maduras, dependen naturalmente de los
líderes.
Las personas esperan ser dirigidas desde arriba y no quieren pensar por
su cuenta.
Las personas necesitan que les digan las cosas, que se las demuestren y
que se las adiestre en los métodos apropiados para el trabajo.
Las personas necesitan supervisores que las vigilen estrechamente y
puedan así elaborar el trabajo bien hecho.
Las personas se preocupan poco por los que no se refiera a sus intereses
materiales inmediatos.
Las personas están naturalmente separadas en categorías.
Las personas se resisten naturalmente al cambio.
Un estilo más igualitario que denomina Teoría Y. El énfasis de esta segunda
forma de entender el mando se orienta más hacia la consecución de metas por el
individuo. Interesa la integración , la creación de condiciones que permitan a los
miembros de la organización realizar mejor sus propios objetivos, encaminando sus
esfuerzos al éxito de la empresa.
Los supuestos de este estilo son:
Las personas son naturalmente activas, fijan metas y disfrutan en sus
empeños.
Las personas buscan muchas satisfacciones en el trabajo: orgullo en el
desempeño, sensación de contribuir, estímulos con retos nuevos…
La fuerza principal que mantiene a las personas productivas en sus tareas
es el deseo de alcanzar sus metas personales y sociales.
Las personas maduran, aspiran a la independencia, la autorrealización, la
responsabilidad.
Las personas próximas a la situación ven y sienten lo que es necesario y
son capaces de auto-dirigirse.
Las personas que comprenden y se interesan por su trabajo pueden idear
y mejorar sus propios métodos para hacerlo mejor.
Las personas necesitan de la sensación de que se las respeta por ser
capaces de asumir responsabilidad y de corregirse a sí mismas.
Las personas se cansan naturalmente de lo rutinario.
Las personas necesitan que las dejen en libertad, las estimulen y les
ayuden.
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El estilo Z surgió en Japón en los años setenta y ha sido descrito por William
Ouchi. Los principios básicos son:
Compromiso de empleo para toda la vida.
Lentitud en la evaluación y en la promoción.
Consenso en la toma de decisiones.
Responsabilidad colectiva. Nadie es más responsable que otro.
Control informal e implícito. Actos sociales en los que mostrar
sutilmente el desacuerdo por parte de los más jóvenes.
Total atención expresa a los empleados. La empresa alcanza toda la vida
social de los empleados.
4.
Control.
Es el proceso de vigilar las actividades para comprobar si estas se están
desarrollando de acuerdo a lo planificado y, en caso contrario, corregir la desviación.
Comprende la detección del fallo, el análisis de las causas que provocan ese fallo y
aportar soluciones para que no ocurra.
Consiste en detectar las desviaciones entre lo que se logra y lo que se planificó y,
retro-alimentando todo el proceso, establecer nuevos planes que recojan las soluciones
para que la desviación desaparezca.
9.3. La toma de decisiones: concepto y proceso.
Decidir es elegir entre varias alternativas para dar solución a un problema. Tomar
decisiones de forma continua es una de las funciones básicas de la administración.
El proceso de la toma de decisiones se podría resumir en los siguientes pasos:
Definir el problema, es decir, la diferencia entre lo deseado y lo
realizado.
Establecer las posibles alternativas para su solución.
Valorar estas alternativas en relación a diversos criterios.
Seleccionar la solución óptima.
Implantar dicha solución en la organización empresarial.
Evaluar la solución y su desarrollo.
La decisión en la empresa se tiene que realizar en relación a una serie de variables
que constituyen el entorno empresarial.
 Factores del ámbito específico o próximo.
Son variables que influyen más directamente en la organización y con las cuales
tiene una relación más intensa. Sobre estas variables los directivos deben tener amplia
información.
Estas variables son:
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Los clientes. Son los compradores de los productos de la empresa (ya sean bienes o
servicios).
Influyen en la empresa con sus decisiones de compra que reflejan la tendencia de
conseguir productos más baratos y de mayor calidad. Esto tiene que ser un objetivo
de la empresa; además, debe estar continuamente detectando gustos y necesidades
en los clientes ya que cambiarán a lo largo del tiempo. Esto supone una adaptación
del producto a través de investigación y desarrollo (I+D), desarrollo de la función
comercial y de la investigación de mercados.
Los proveedores. Son aquellas personas y organizaciones que suministran las
materias primas, componentes, energía y otros suministros necesarios para llevar a
cabo la actividad de la empresa.
Influyen sobre la empresa de muchas formas como a través del precio que
establezcan en la negociación para la venta de suministro y materias primas, las
calidades de los productos que aporten, los plazos de entrega acordados y su
cumplimiento.
Se puede incluir en este apartado a un proveedor peculiar: las instituciones de
crédito que proveen a la empresa de liquidez cuando la necesita.
Los competidores. Son otras empresas que venden los mismos productos o
productos muy parecidos, en todo caso sustitutivos de los productos de la empresa
que consideramos.
La competencia suele darse mediante modificaciones en los precios, características
y calidades, o bien, a través de la publicidad y promoción para diferenciar el
producto.
Administraciones públicas. En sus tres niveles (central, autonómico y local)
pueden influir a través de la recaudación impositiva (impuesto sobre actividades
económicas – IAE- por ejemplo), garantías de calidades, homologaciones y
requisitos sanitarios, entre otras cuestiones.
También ponen a disposición de la organización empresarial infraestructuras, como
carreteras y puertos, y aportan ayudas y subvenciones.
Grupos de presión. Conjunto heterogéneo de entidades relacionadas con la
empresa y que mantienen influencias reciprocas como son:
-
Sindicatos.
Organizaciones de consumo y usuarios.
Asociaciones de vecino
Grupos políticos.
-------------------- Factores del ámbito general: factor económico, sociocultural, legal,
político, y tecnológico.
Son variables cuya influencia sobre la empresa es menos directa. Estos factores o
variables están más alejados de las actuaciones cotidianas de la empresa. Pero, en
ocasiones, las variaciones de estas variables sí condicionan los resultados de la empresa.
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Consideramos los siguientes:
Factores económicos. Son el conjunto de circunstancias y elementos que
caracterizan la situación económica de un país o región donde opera la empresa.
La organización empresarial debe estudiar distintos indicadores que, en conjunto,
determinan lo que conocemos como situación económica.
-
El estado de crecimiento o de crisis económica (medido normalmente por el
incremento de la producción de un país).
El nivel de precios y salarios.
El déficit comercial.
El déficit público.
El nivel de tipos de interés.
Los tipos de cambio.
El nivel de consumo y de inversiones.
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Factores políticos. La estabilidad política es un factor a tener en cuenta sobre todo
si la empresa quiere abrir nuevos mercados en un determinado país. También los
distintos partidos políticos pueden tener ideas diferentes sobre la empresa que
beneficia o perjudica a éstas. Por ejemplo, un partido que pretenda hacer públicas
determinadas actividades empresariales.
Factores legales o jurídicos. Las leyes o reglamentaciones de los distintos gobierno
y administraciones influyen sobre la actividad de la empresa de diferentes formas:
Establecen las formas jurídicas posibles.
Regulan el mercado de trabajo: contratos posibles, negociación colectiva,
salario mínimo...
Exigen unos impuestos: sobre actividades económicas (Ayuntamientos),
sobre beneficios (Admón.. Central).
Establecen regulaciones específicas para ciertas actividades: farmacias,
casinos, centrales nucleares...También establecen regulaciones sobre el
medio ambiente.
Regulan sobre homologaciones de productos y normas de calidad.
Factores socioculturales.
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2.
Elementos o variables demográficas: habitantes, edad sexo, tasas de
natalidad o de mortalidad, creencias religiosas. Todos influyen a la hora
de decidir qué producir y en qué cantidades así como en los estudios para
segmentar el mercado.
Elementos educativos: el sistema educativo establece el nivel cultural y de
formación profesional para ejercer oficios en las empresas. Luego es una
variable a tener en cuenta para la selección de personal y los sistemas
retributivos a adoptar.
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3.
4.
Los sistemas de valores y creencias que exigen un comportamiento de la
empresas y de los ejecutivos. Por ejemplo, en nuestra sociedad, se
demandan comportamientos más solidarios, higiénicos y de información
al consumidor.
Otras variables culturales como costumbres, estilos de vida, gustos....
(Por ejemplo en el anuncio de Coca-Cola para la India el deporte elegido
no es el fútbol o el baloncesto sino el críquet)
Factores tecnológicos. Hay que tener en cuenta el desarrollo científico y su
aplicación al ámbito de actuación de la empresa en su capacidad para innovar, crear
y desarrollar nuevos productos (I+D).
La tecnología se puede importar con altos costes. Las cesiones de tecnología deben
pagar unos royalties.
Factores ecológicos. Importantes en los últimos años dada la preocupación social
por el uso adecuado de los recursos naturales del planeta.
Las empresas deben de formalizar esta preocupación a través de la solicitud de
informes de preservación del medio en determinadas actividades, fundamentalmente
en la construcción de infraestructuras. Soportan también determinadas sanciones en
caso de no cumplir con la normativa existente.
 La responsabilidad social y el comportamiento ético del empresario.
La responsabilidad social y la ética en los negocios se sitúan en el marco de las
relaciones que la empresa tiene dentro de sí misma (trabajadores) y fuera de su
estructura interna.
Responsabilidad. En la empresa significa responder de las actuaciones efectuadas
ante las personas o grupos con los que la organización empresarial interactúa – personal,
consumidores, proveedores...
Tres enfoques son posibles:
a) El que defiende que la responsabilidad social de las empresas es cumplir con los
requisitos legales y preocuparse sólo de obtener beneficios.(M. Friedman y la
escuela de Chicago). Se despreocupan de cuestiones éticas y de la existencia de
lagunas sociales por ejemplo en países subdesarrollados. Argumentan los
defensores de este enfoque que la empresa tiene como objetivo hacer máximo su
beneficio y esta es su única responsabilidad social. La empresa que realiza
cuestiones sociales transferirá a los precios el coste de sus actividades. Además
admiten que la gente de negocios es poco apta para resolver cuestiones sociales.
b) El enfoque que opina que el objetivo de la empresa no es sólo conseguir
beneficio económico sino, también, sobrevivir en el mercado. Por esto, la
responsabilidad social de la empresa va más allá de los que la ley y la economía
requieren. Sus argumentos son los siguientes:
 Se plantea conseguir una mejor imagen a largo plazo y relaciones
estables con la comunidad donde se realizan actividades.
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 Se piensa que en el mercado secundario se juzgará a las empresas
socialmente responsables como de menor riesgo y menos vulnerables al
ataque público (empresas solidarias, o que cuidan el medio) Esto hace
que se obtengan una mejores cotizaciones en bolsa.
 Crear una mejor calidad de vida hace que estas empresas puedan retener
mejor a empleados cualificados.
 Se incrementa la vía de la prevención de problemas sociales en vez de su
cura cuando sea más costoso.
 Si la empresa asume su responsabilidad social directamente implica una
menor necesidad de reglamentaciones elaboradas por la Administración
pública.
c) Otro grupo de autores, plantean la responsabilidad social de la empresa no sólo
por conseguir una buena imagen y una estabilidad en el largo plazo, sino por
cuestiones altruistas y filantrópicas.
Luego la responsabilidad social va más allá de lo exigido por la ley, se trata de
perseguir objetivos a largo plazo buenos para la sociedad. Hay una reglamentación que
siempre se ha de cumplir, pero no sólo hay que conformarse con esto. La empresa da
lugar a unos “costes sociales” que derivan de su actividad y que afectan negativamente
al ambiente. Al no existir una regulación, desde el enfoque a), dichas acciones no
tendrían que ser reparadas.
Una empresa cumple con su obligación social cuando se limita a cumplir con las
leyes y con sus responsabilidades económicas. Hace socialmente lo mínimo exigido.
Sin embargo, una empresa manifiesta sensibilidad social cuando es capaz de
adaptarse a las normas y valores imperantes en cada momento en la sociedad. Sobre
todo los valores cambian con el tiempo.
Aún cuando la empresa tiene responsabilidad social, nos encontramos con
distintas maneras de expresarla:
- Responsabilidad social como reacción: La empresa da respuesta y satisface las
demandas de los grupos sociales con los que interactúa.
- Responsabilidad social como pro-acción: La empresa ofrece servicios y realiza
actividades para los grupos con los que interactúa antes de que estos sean
solicitados.
En algunas organizaciones se establecen códigos de ética: documento formal que
declara os valores primarios de una organización y las reglas éticas que espera que sigan
sus empleados. Por ejemplo, una norma ética muy controvertida de la empresa Nike es
la prohibición en todas sus fabricas de utilizar mano de obra infantil. Fue muy
controvertida porque un documental probó que no se llevaba a la práctica.
El balance social se define como el instrumento de medida de los resultados
sociales favorables o desfavorables obtenidos por la empresa en un determinado
período.
Para su elaboración en una empresa necesitamos de distintos elementos:
-
-
Información sobre los impactos sociales positivos y negativos de nuestra
actividad empresarial.
Información de los costes en los que la empresa incurriría para
contrarrestar los impactos negativos ocasionados, por ejemplo, ruidos,
contaminación del aire...
Valoración de los resultados sociales alcanzados.
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-
Contrastar con otros agentes sociales el proceso de valoración. (consiste
en preguntar y debatir con otros agentes sociales si se están haciendo
bien o mal las cosas). La información no solo debe de preceder de
informes de la propia empresa.
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