m) PLAN DE TRABAJO Y PROPUESTAS ELECTORAL

m) PLAN DE TRABAJO Y PROPUESTAS
Nuestro Plan de Trabajo está referido específicamente 4 a 5 puntos:
1. ELABORACIÒN DE NORMATIVIDAD ORGANIZACIONAL Y
ELECTORAL
Se elaborarán los siguientes documentos normativos:
a) MOF actualizado
b) MAP / Manual de Procedimientos de Trabajo
c) NORMAS específicas
d) DIRECTIVAS técnicas
e) GUIAS de servicio al ciudadano ó el lector
2. CORRECCIÓN A LOS PLANES ESTRATÉGICOS DE LA ONPE
PEI v POI (2004 – 2006)
Los Planes Estratégicos de la ONPE, son muy ligeros y superficiales respecto
al FODA. No tiene el elemento fundamental de todo Plan Estratégico: La
Matriz de Correlación o Marco Lógico.
3. CAMBIOS DE INDICADORES DE DESEMPEÑO
La ONPE, utiliza los siguientes indicadores:
OBJETIVO ESTRATEGICO GENERAL ELECTORAL POR
PROGRAMA
Cumplimiento del Calendario Electoral
Unidad de medida: Porcentaje
Valor a alcanzar
2004
2005
2006
100
100
100
Nulidades de procesos electorales atribuidos a la ONPE
Unidad de Medida: Número
Valor a alcanzar
2004
2005
2006
0
0
0
2004
2005
2006
6
6
6
Oficinas Regionales Operativas
Unidad de medida: Número
Valor a alcanzar
Mesas de sufragio con material electoral
Unidad de medida: Porcentaje
Valor a alcanzar
2004
2005
2006
100
100
100
2004
2005
2006
100
100
100
ODPE con Personal completo
Unidad de Medida: Porcentaje
Planes Generales de Elecciones aprobados
Unidad de Medida: Número
Valor a alcanzar
2004
2005
2006
5
1
2
Cumplimiento de Metas físicas y financieras de acuerdo al cronograma
Unidad de Medida: Porcentaje
Valor a alcanzar
2004
2005
2006
98
98
98
Resumen:
1. Indicadores de desempeño
1. Reducción del ausentismo laboral
2. Reducción de votos nulos
3. Incremento de la Población del interior del país que conoce la labor de
ONPE
4. Incremento de la Población nacional que aprueba la Gestión de ONPE
5. Procesos identificados como superables son optimizados
6. Cumplimiento del Calendario Electoral
7. Nulidades de Procesos Electorales atribuibles a ONPE
8. Personal capacitado
9. Oficinas Regionales Operativas
10. ODPE instaladas en el cronograma establecido
11. Mesas de Sufragio con material Electoral
12. ODPE con personal completo
13. Mesas escrutadas después del cierre de mesas, hasta el primer resultado
preliminar
14. Cumplimiento de metas físicas y financieras de acuerdo al cronograma
Se puede apreciar en dicho resumen que de los 14 Indicadores de Desempeño
9 se refieren directa e indirectamente a la Imagen Institucional de ONPE
(Representa el 64%) y los 5 restantes están relacionados directamente a la
Gestión Electoral (Representa al 36%.)
El problema esta en que durante los 4 años de la última gestión se le dio mayor
énfasis a los aspectos relativos a imagen, opinión favorable y otros (3, 4, 5, 6,
8, 9, 10, 12, 14).
El Plan Estratégico Institucional (PEI), no contempla la Auditoria del
Desempeño, que a nuestro juicio es un elemento fundamental de todo plan.
También se puede apreciar que no concuerda lo señalado en el Contenido con
el desarrollo del mismo (pero esto es cosa de forma).
Respecto al Plan Estratégico Sectorial Multianual (PESEM) 2004-2006 es
exactamente igual al Plan Estratégico Institucional recortado, pues el PESEM
tiene 27 hojas y el PEI tiene 29 hojas.
De los 14 funcionarios registrados en su página web, solo uno tenia experiencia
en Procesos Electorales antes de asumir el cargo. El Gerente de Gestión
Electoral que es una de las razones de ser de la ONPE, es un oficial de la
Policía en retiro, el Gerente de Información y Educación Electoral es un
periodista y el Gerente de Supervisión de Fondos Partidarios, es sociólogo de
profesión.
Respecto al Organigrama, está mal diseñado, pues señala algunas gerencias
como apoyo y que son de línea o ejecución (operativas)
Para los Subgerentes o Jefes de Área, se les pide experiencia acreditada sobre
temas electorales (es puntual al respecto).
El Código de Ética es bueno, muy bueno digamos, pues se basa en aspectos
morales, la verdad y justicia, pero debe ser acompañado (paralelo) de la
Auditoria del Desempeño (El intangible a medir). No olvidemos que esta
auditoria es un mecanismo muy útil para proteger la integridad. La auditoria del
desempeño incrementa la transparencia al revelar los registros, actos, acciones,
etc. y publicar los reportes correspondientes.
Todo ellos puede y debe ser superado.
4. ESTUDIO
TECNICO
PARA
SEÑALAR
LOS
RECURSOS
NECESARIOS PARA CADA AÑO DEL PLAN / PRESUPUESTO PARA
FUNCIONAMIENTO
Se puede apreciara lo siguiente:
Programa: Administración
2004
2005
2006
17,415
17,764
18,119
Incremento año a año: 2%
Quisimos comprobar si en los Sub-Programas sucedía lo mismo y encontramos
que el resultado era igual.
Por ejemplo:
Sub-Programa : Administración General
Actividad
: Organizar y ejecutar Procesos Electorales
2004
2005
2006
9,265
9,450
9,639
2004
2005
2006
17,806
18,163
18,525
Incremento año a año: 2%
En el total
Incremento año a año: 2%
Resumen:
La ONPE ha tomado como referencia global un incremento del 2% anual.
Pensamos que el Presupuesto debe Redefinirse a través de un estudio mas
preciso
5. SOLICITAR A LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA,
PARA
EFECTUE
UNA
AUDITORIA
FINANCIERA
Y
UNA
AUDITORIA DE GESTIÓN, PARA CONOCER EL ESTADO REAL
(ACTUAL) EN QUE SE ENCUENTRA LA ONPE.
PROPUESTAS
Para que el Plan de Trabajo se lleve a cabo con éxito, presentamos 10 Propuestas
que coadyuvarán a alcanzar las metas y objetivos de la ONPE. Estas propuestas
son las siguientes:
Primera Propuesta
:
AUDITORIA DEL DESEMPEÑO
Los servidores públicos que laboran el la ONPE, son responsables de establecer y
mantener controles efectivos para asegurar que se cumplan los objetivos y metas;
que los Recursos estén salvaguardados; que se observen las leyes y regulaciones;
que se obtenga y conserve información confiable y que esta pueda hacerse de
dominio público. Estas personas también son responsables ante el público y ante
otros niveles y autoridades de gobierno por el uso de recursos públicos y, como
parte de la rendición de cuentas deben presentar reportes de manera periódica.
A menos que restricciones legales o consideraciones éticas lo impidan, los reportes
de auditoria deben ser de dominio público. Esto ayuda a incrementar la
transparencia de la administración electoral y su supervisión. En resumen una
auditoria de desempeño es un examen objetivo y sistemático de la evidencia, para
efectos de ofrecer una evaluación independiente del desempeño de la autoridad o
administradores electorales.
Esta auditoria ofrece información sobre como está funcionando el proceso,
identifica debilidades o áreas de incumplimiento y formula recomendaciones sobre
como mejorar el proceso.
La Auditoria del Desempeño incluye los criterios de eficiencia, eficacia y
economía, así como programas que determinen que las autoridades o agencias
electorales están adquiriendo, protegiendo y utilizando sus recursos (humanos
materiales y financieros) de la mejor manera posible. La Auditoria del Desempeño
es el mecanismo más importante para combatir la corrupción y la mala
administración. La Auditoria del Desempeño, observa:
1. Las causas de prácticas ineficientes o costosas
2. Si la organización ha cumplido con las leyes y regulaciones en términos
de economía y eficiencia
3. Que tan sólidos son los procedimientos de suministro
4. El tipo, calidad, monto y costo de los recursos adquiridos que tan
apropiados son
5. La protección y mantenimiento de esfuerzos y si son adecuados
6. La duplicación de esfuerzos, excesos de personal y la ejecución de
tareas que sirven de poco o no tienen ninguna utilidad
7. Si se utiliza un monto optimo de recursos (Personal, equipo e
instalaciones) para producir o entregar la cantidad y calidad apropiada
de bienes y servicios de manera oportuna
8. El cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios para la
adquisición, mantenimiento y uso de los recursos de la institución
9. Que tan adecuados son los sistemas de control administrativo para
medir, reportar y monitorear la economía y eficacia de los programas
10. Si las medidas reportadas de economía y eficacia son válidas y
confiables
11. Determinar si los resultados deseados están siendo logrados
12. Determinar en que medida se han logrado los resultados deseados e
identificar los factores que inhiben un desempeño satisfactorio
13. Evaluar si los objetivos del programa en curso son apropiados o
relevantes
14. Determinar si la administración ha previsto alternativas para llevar a
cabo el programa que pueden ofrecer los resultados esperados de
manera eficiente y a un menor costo
15. Identificar formas para lograr que el programa funcione mejor
Como ventaja competitiva el suscrito para su tesis doctoral ha desarrollado
el trabajo denominado Auditoria del Desempeño.
Segunda Propuesta
:
BENCHMARKING
Utilizaremos como patrón de referencia la publicación sobre Administración y
Costo de Elecciones ( ACE) que fue elaborado por el Departamento de
Estudios Económicos y Sociales de las NN.UU., que sin lugar a dudas es el
mejor patrón referencial que existe en el mundo referido a procesos electorales.
La información de esta publicación está dividida en 12 grandes áreas temáticas
que son las siguientes:
1. Sistemas Electorales
2. Marco legal
3. Administración Electoral
4. Delimitación de Distritos
5. Educación Electoral
6. Registro de Electores
7. Logística Electoral
8. Partido y Candidatos
9. Escrutinio de votos
10. Elecciones y medios
11. Integridad Electoral
12. Elecciones y tecnología
El Programa ACE es el resultado de un esfuerzo de colaboración entre 3
instituciones líderes sobre Procesos Electorales a nivel internacional. Estas
instituciones son la Fundación Internacional para Sistemas Electorales (IFES),
El Instituto Internacional para la Democracia y la Asistencia Electoral (IDEA
INTERNACIONAL) y el Departamento de Asuntos Económicos y Sociales de
las NN.UU (UN-DESA).
Tercera Propuesta
:
BALANCED SCORECARD
Es un concepto que ayudará a la ONPE a traducir la estrategia en acción. El
BSC empieza en la visión y estrategia que tiene la ONPE y señala los factores
de éxito.
Los indicadores por otro lado, ayudarán a medir los Objetivos y las Áreas
criticas de la estrategia; es decir, a medir el rendimiento
Nuestro BSC, para la ONPE, comprende:
-
Balanced Scorecard
-
Creación de la Estrategia
-
Definición de objetivos y mapa estratégico
-
Definición de indicadores
-
Establecimiento de metas intermedias y de largo plazo
-
Revisión de metas
-
Evaluación del modelo estratégico
-
Inventario y priorización de iniciativas
-
Planificación de la implantación
-
Evaluación del Plan de Implantación
Cuarta Propuesta
:
THEORY OF CONSTRAINTS / TOC
La Teoría de las Restricciones, es una metodología sistémica de dirección que
ayuda a lograr la meta de la ONPE. La metodología ayuda a identificar la
restricción que existe en toda organización, sea pública o privada. La
restricción es aquello que lo limita a crecer y /o a dar el siguiente paso.
Nuestra propuesta, comprende:
-
Teoría de restricciones
-
Finanzas e indicadores
-
Administración de operaciones
-
Administración de la distribución
-
Administración de proyectos
-
Estrategia holística
-
Procesos de pensamiento
-
Implementación de TOC
Quinta Propuesta
:
MEDICION DE LA EFICIENCIA DE LOS
SERVICIOS QUE BRINDA LA ONPE
Si se puede medir aquello de lo que se habla y expresarlo en números se podrá tener un
conocimiento adecuado acerca de esa materia (servicio); pero si no es posible
cuantificarlo, entonces ese conocimiento será deficiente e insatisfactorio.
La medición de la eficiencia de los servicios, conlleva a la obligación de que los
servicios se realicen de manera correcta y con los medios mas apropiados. La
eficiencia y eficacia se alcanza cuando se ha demostrado que por medio del control se
han obtenido los objetivos y metas fijadas; además de ser el complemento adecuado a
cualquier tipo de decisión que se tome en la organización.
Entonces la ONPE debe y está obligada a medir sus servicios que brinda, pues si no lo
mide, no lo podrán administrar (No se puede dirigir lo que no se mide). La ONPE solo
obtendrá lo que mida.
Todo lo que hace la ONPE dentro y fuera es importante y esto desde luego, debe
medirse. El tema es determinar que es útil medir en la ONPE. Porque medir por medir
no sirve. El aspecto clave de lo que es útil medir, está determinado por los objetivos
que deben lograrse o alcanzarse.
En segundo lugar, hay que saber donde están las dificultades, inconvenientes y
defectos para eliminarlos.
En tercer lugar, hay que saber identificar las mejores prácticas. Determinar el que, el
como, el porqué, se obtienen desempeños superiores.
La medición genera datos, formas y modos de lograr desempeños superiores.
En cuarto lugar no solo es necesario medir los servicios, sino que es obligatorio
aplicarlo, porque:
1. Agrega valor a los servicios
2. Vuelve competitivos a los servicios
3. Sirve para planificar el futuro
4. Produce cambios beneficiosos de manera profunda, rápida y efectiva
5. Mejora la productividad, la calidad, los tiempos y el Know-How.
En quinto lugar es necesario cambiar el paradigma en la cual se asume que el factor
principal es el capital o recurso económico (Presupuesto asignado por el estado)
Debe comprenderse y entenderse que los factores determinantes lo constituyen el
conocimiento, el aprendizaje, el recurso humano, sus prácticas y procesos.
Como ventaja competitiva, podemos decir que el suscrito es el único que ha escrito
en el país sobre como medir la eficiencia de los servicios.
Sexta Propuesta
:
SUPPLY CHAIN MANAGEMENT
Preparar a la ONPE en el diseño, gestión y control de la cadena de suministro de
materiales e insumos electorales. Esta red de abastecimiento es una tecnología de
última generación a nivel mundial. Esta tecnología esta centrada en la cadena:
Demanda – Compras y Adquisiciones – Operación – Distribución; eslabones que
se dan en la logística electoral y que siempre se encuentran enlazados entre si.
Séptima Propuesta
:
PRODUCTIVIDAD TOTAL
Al relacionar los datos de insumo con los de servicio electoral, las medidas de
productividad nos ofrecen una medida rápida y efectiva de la eficiencia de la
gestión de la ONPE.
Destacar la relación entre la eficiencia de la ONPE y las OCDE que se encuentran
es su sector o ámbito de competencia. Si mejora los niveles de productividad de la
ONPE en los servicios de elecciones, consultas populares, registros de electores,
educación electoral, escrutinio de votos, etc.; solo por mencionar unos ejemplos de
los diversos servicios que ofrece la ONPE; los partidos políticos, candidatos y
otros podrían emplear menor tiempo y recursos que le permitan a su vez, reducir
sus costos y ampliar por otro lado su oferta, trayendo como consecuencia lógica
una mayor participación ciudadana.
Nuestra propuesta, conlleva a:
-
Medición de la productividad
-
Medición de la productividad parcial y total
-
Productividad media y marginal
-
Productividad del tiempo
-
Métodos: Coeficiente de PT / Excedente de PT / Ganancia de PT
-
Productividad y Rentabilidad
-
Productividad y Competitividad
-
Medición de productividad en el nivel macroeconómico
Como ventaja competitiva podemos señalar que el suscrito es Especialista en
Productividad,
egresado
del
CENIP
/
CENTRO
NACIONAL
DE
PRODUCTIVIDAD
Octava Propuesta
:
SIX SIGMA
Es un proceso altamente disciplinado que no ayuda enfocar, desarrollar y entregar
productos y servicios casi perfectos (es decir sin defectos). SIGMA es el termino
estadístico que mide el grado de desviación de un proceso hacia la perfección.
La idea central es que si se puede medir la cantidad de defectos que se obtienen en
un proceso electoral, se pueden eliminar sistemáticamente las causas y conseguir
acercarse lo más posible a cero defectos.
Para alcanzar la calidad Six Sigma, un proceso electoral no debe producir mas de
3.4 defectos por cada millón de electores (votantes) donde cada elector o votante es
la posibilidad de alcanzar o no las especificaciones del elector, lo que implica que
debemos realizar nuestros procesos electorales, casi sin defectos.
Nuestra propuesta comprende:
-
Six sigma
-
Conceptos que se utilizan y partes
-
Niveles de desempeño
-
Variación en los procesos
-
Método DMAMC
-
Establecimiento de técnicas que evitan errores
-
Estrategia de implantación de Six Sigma en la ONPE
-
Decisión del cambio y despliegue de objetivo
-
Proceso y matriz para la selección de proyectos Six Sigma
-
Evaluación de beneficios
Como ventaja competitiva el suscrito ha dictado conferencias sobre Six Sigma
en la Universidad Nacional Mayor de San Marcos y en otras universidades de
la capital.
Novena Propuesta
:
PLAN CERO DEFECTOS EN LA ONPE
El Plan ZD, es un método participativo en la que el servidor de la ONPE dueño del
problema diagnostica y realiza mejoras en los procesos de trabajo, con el fin de
satisfacer plenamente al ciudadano, votante, elector, usuario o público en general,
con la aplicación de indicadores de eficiencia, eficacia, calidad, productividad y
competitividad.
El plan ZD, optimiza los procesos de trabajos en forma inmediata orientados hacia
la satisfacción plena del usuario, mediante la eliminación de defectos, esperas,
demoras, etc. en la prestación del servicio electoral.
El Plan ZD, lo combinaremos con el PMC / Proceso de Mejoramiento Continuo,
que es el método para controlar y mejorar la calidad de los servicios.
Nuestra propuesta contiene:
-
Filosofía del ZD y del PMC
-
Presentación del estado actual del proceso y método de trabajo a optimizar
-
Trabajo a optimizar y sus indicadores
-
Brainstorming / alternativas de mejoras
-
Discusión de las alternativas de mejora
-
Protocolo de medidas correctivas
-
Implantación de las medidas correctivas
-
Ventajas de las medidas correctivas
Como ventaja competitiva podemos señalar que el suscrito fue quien elaboró el
Plan Cero Defectos en el Ejército del Perú
Décima Propuesta
:
ISO 9000:2000
Obtener para la ONPE la Certificación de Calidad ISO 9000, adecuando los métodos y
procedimientos que se utilizan en la ONPE, con las de ISO 9000:2000, relacionado a
procesos.
La finalidad fundamental es que la ONPE, alcance estándares internacionales de
calidad en los servicios que ofrecen a la ciudadanía en general.
Estas propuestas, servirán para alcanzar las metas y objetivos trazados por la
ONPE, con una exactitud del 99%, pues las experiencias de la aplicación de
estas técnicas en países desarrollados, así lo han demostrado.