Plan de Calidad - Acueducto de Bogotá
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Versión: 1 ELABORO: CLAUDIA VARGAS ESPINOSA FABIÁN SANTA LÓPEZ REVISO: FABIÁN SANTA LÓPEZ Representante del SGC APROBO: MAURICIO JIMÉNEZ ALDANA Gerente del SGC Fecha: 13 de Octubre de 2005 Formato: 3MC050504-01 PLAN DE CALIDAD DIRECCIÓN RED MATRIZ ACUEDUCTO GERENCIA CORPORATIVA DEL SISTEMA MAESTRO Hoja 1 de 47 TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN 2. OBJETO 4 3. ALCANCE 4 4. DESCRIPCIÓN 4 5. REQUISITOS DE LOS INDICADORES 5 6. RESPONSABLES DEL SISTEMA DE GESTIÓN 5 7. 7.1 7.2 7.3 FUNCIONES DE LOS RESPONSABLES DEL SISTEMA DE CALIDAD FUNCIONES DEL REPRESENTANTE DE LA GERENCIA FUNCIONES DEL COORDINADOR DE CALIDAD FUNCIONES GENERALES DEL RESPONSABLE DE LA BODEGA 6 6 6 7 8. 8.1 8.2 CAMBIOS EN EL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ACTUALIZACIÓN DOCUMENTACIÓN ORIGEN INTERNO ACTUALIZACIÓN DOCUMENTACIÓN ORIGEN EXTERNO 8 8 8 9. CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO 8 10. 10.1 10.1.1 10.1.2 10.1.3 10.1.4 10.1.5 10.1.6 10.2 10.2.1 10.2.2 10.2.3 10.2.4 10.2.5 10.2.6 10.2.7 10.2.8 MANEJO DE LA INFORMACIÓN EN LA DIRECCIÓN RED MATRIZ ACUEDUCTO CODIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN Acuerdos, Estudios, Documentos Técnicos, Informes, manuales, Planes y Protocolos Esquemas y Planos Codificación de las Esquinas de la Red Actas, cartillas, Contratos, Correspondencia, Instructivos, Procedimientos y registros Codificación de las Carpetas Correos Internos vía Lotus Notes ARCHIVO DE LA INFORMACIÓN FÍSICA Y MAGNÉTICA Archivo Activo Archivo Central CAU Archivo Permanente Histórico Archivo Técnico de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá SETECSA Biblioteca de la Dirección Red Matriz Acueducto Planotecas de la Dirección Biblioteca de Esquinas de la Red PLAN DE CALIDAD DIRECCIÓN RED MATRIZ ACUEDUCTO GERENCIA CORPORATIVA DEL SISTEMA MAESTRO Pág. 4 10 10 10 13 14 14 15 15 15 16 16 17 17 17 18 19 19 Hoja 2 de 47 10.3 10.3.1 10.3.2 10.3.3 10.3.4 10.4 10.4.1 10.4.2 10.4.3 10.5 ARCHIVOS MAGNÉTICOS Intranet de la Empresa Archivos Magnéticos de Calidad Registros de Calidad en Medio Magnético Copias de Seguridad PROTECCIÓN Y RECUPERACIÓN Información en Medio Físico Información en el Sistema Condiciones de Almacenamiento Previstas en el Contrato de SETECSA PRÉSTAMO Y DEVOLUCIÓN DE LA INFORMACIÓN Pág. 19 20 21 21 22 23 23 23 24 24 11. CONSERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN 24 12. 12.1 12.2. 12.3 12.4 12.5 12.6 12.7 12.8 12.8.1 12.8.2 12.9 12.10 12.11 12.12 12.13 12.14 12.15 12.16 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS CON LOS CLIENTES OBJETO DE LOS ACUERDOS INDUSTRIALES ALCANCE DE LOS ACUERDOS INDUSTRIALES PUNTOS DE ENTREGA, RECURSOS Y CAPACIDAD CANTIDAD DE AGUA A ENTREGAR CONTINUIDAD CALIDAD FISICOQUÍMICA Y MICROBIOLÓGICA PRESIÓN DEL AGUA RESPONSABILIDADES DE LAS PARTES Dirección Red Matriz Acueducto Gerencias de Zona MEDICIÓN TRANSFERENCIA DEL PRECIO SEGUIMIENTO Y CONCERTACIÓN AUTONOMÍA DE OPERACIÓN ATENCIÓN DE EMERGENCIAS RECLAMOS Y SOLUCIÓN DE CONFLICTOS ÁMBITO DE APLICACIÓN VIGENCIA Y MODIFICACIONES 26 26 26 26 28 28 31 31 32 32 33 33 34 34 34 35 35 35 35 13. TRÁMITE DE SOLICITUDES DE LOS ACUERDOS DE SERVICIOS COMPARTIDOS 36 ANEXOS PLAN DE CALIDAD DIRECCIÓN RED MATRIZ ACUEDUCTO GERENCIA CORPORATIVA DEL SISTEMA MAESTRO Hoja 3 de 47 1. INTRODUCCIÓN Se presenta el Plan de Calidad del Sistema de Gestión de Calidad para el proceso de Conducción y Distribución de Agua Potable en Redes Matrices, el cual es liderado por la Dirección Red Matriz Acueducto de la Gerencia Corporativa de Sistema Maestro. Esté plan se realizó con base en los procesos de las Operaciones del Negocio, Planeación y Control de la Gestión, y Gestión de Recursos aprobados por el Comité de Calidad de la Dirección Red Matriz Acueducto y los procesos corporativos definidos para la Gestión de la Mejora continua, Gestión de Recursos y Planeación y Control de la Gestión. 2. OBJETO Este Plan de Calidad tiene como objeto establecer la responsabilidad, la secuencia e interacción de los procesos del Sistema de Gestión de Calidad del proceso de Conducción y Distribución de Agua Potable en Redes Matrices, así como las caracterizaciones que se deben aplicar, con el fin de cumplir los requisitos legales, contractuales y los objetivos del Sistema de Gestión, así como los establecidos en la norma NTC–ISO 9001: 2000 - Sistemas de Gestión de Calidad. Los objetivos de calidad se incluyen en el Manual de Calidad de la Dirección Red Matriz Acueducto. 3. ALCANCE El alcance del Sistema de Gestión de Calidad y de éste documento es para ser aplicado por la Dirección Red Matriz Acueducto, siendo esta Área, la responsable a nivel de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de gestionar el proceso de Conducción y Distribución de Agua Potable en Redes Matrices. 4. DESCRIPCIÓN En el Mapa de Procesos, se describe la interacción de los procesos de CONDUCCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE AGUA POTABLE EN REDES MATRICES, con los responsables y cumplimiento de requisitos NTC ISO 9001:2000. Ver Anexo 1. Según lo establecido en la estructura del mapa de procesos corporativo de la Empresa de Acueducto, los niveles de desagregación de los procesos a nivel empresa se dividen en las siguientes categorías: Procesos Nivel 0 – Operaciones del Negocio Corporativo PLAN DE CALIDAD DIRECCIÓN RED MATRIZ ACUEDUCTO GERENCIA CORPORATIVA DEL SISTEMA MAESTRO Hoja 4 de 47 Macroproceso – Servicio Acueducto Proceso – Conducción y Distribución de Agua Potable en Redes Matrices Subprocesos – Planeación y Control de la Gestión, Gestión de Infraestructura, Distribución y Control, Mantenimiento, Gestión de Recursos y Gestión de la Mejora Continua. Procedimientos. Los procedimientos asociados a las actividades de mantenimiento hacen parte del Macroproceso Gestión de Activos Fijos. Dicha estructura se establece de la misma manera en el Sistema de Gestión de Calidad del Proceso Corporativo de Conducción y Distribución de Agua Potable en Redes Matrices. En la cual se desagrega un nivel adicional de Instructivos asociados a los procedimientos. En el Cuadro 1, se describen las caracterizaciones, los procedimientos, responsables, períodos de ejecución y el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC ISO 9001: 2000 – SISTEMAS DE GESTIÓN DE CALIDAD. Ver Anexo 1. 5. REQUISITOS DE LOS INDICADORES En el Anexo 2 se relacionan los Indicadores para el Sistema de Gestión de Calidad del Proceso de Conducción y Distribución de Agua Potable en Redes Matrices. Los indicadores fueron clasificados en indicadores de Gestión, de Actividad Sistemáticos y Contractuales. La entrega mensual de indicadores para el Sistema de Gestión de Calidad de Conducción y Distribución de Agua Potable en Redes Matrices, será realizada entre los quince primeros días de cada mes de acuerdo con la periodicidad de evaluación y cálculo de cada indicador, fecha en la cual se consolidará el Informe de Indicadores, para ser revisado por el Director con las diferentes áreas en reuniones programadas mensualmente para tal fin, los cuales se asemejan a una Revisión Gerencial extraordinaria. En los formatos de cada indicador, se encuentra una tabla disponible para el Análisis del resultado de cada indicador. El diligenciamiento de está información será responsabilidad de cada uno de los dueños de proceso y podrá diligenciarse o no, según sea determinado para cada indicador. En el caso de tenerse indicadores con resultados positivos, será opcional la descripción del análisis de los resultados. Se deberán documentar las Oportunidades de Mejora que se realicen con base en los resultados de los indicadores, tomando como base los indicadores que presenten resultados “deficientes” por un tiempo prolongado. 6. RESPONSABLES DEL SISTEMA DE GESTIÓN El Gerente General de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá E.S.P. ha delegado en el cargo de Director Red Matriz Acueducto las funciones de Gerente del Sistema de Gestión de PLAN DE CALIDAD DIRECCIÓN RED MATRIZ ACUEDUCTO GERENCIA CORPORATIVA DEL SISTEMA MAESTRO Hoja 5 de 47 Calidad del proceso antes mencionado. Actualmente, asume las responsabilidades el Ingeniero Mauricio Jiménez Aldana. Como Representante del Sistema y Coordinador de Calidad, la Dirección Red Matriz Acueducto a nombrado al Ingeniero Fabián Santa López, Profesional Especializado del Grupo de Apoyo Técnico. 7. FUNCIONES DE LOS RESPONSABLES DEL SISTEMA DE CALIDAD 7.1 FUNCIONES DEL REPRESENTANTE DE LA GERENCIA Las funciones del Representante de la Gerencia, son las siguientes: Velar por el óptimo funcionamiento del Sistema de Gestión de Calidad Asegurarse de que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para el Sistema de Gestión de Calidad. Informar a la alta dirección sobre el desempeño del sistema de gestión y de cualquier necesidad de mejora , y Asegurarse de que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles de la organización. Estar en permanente contacto con la Dirección de Calidad y procesos de la Empresa con el fin de tomar en conjunto decisiones que permitan el mejoramiento continuo del Sistema de Gestión de Calidad. 7.2 FUNCIONES DEL COORDINADOR DE CALIDAD Las funciones del Coordinador de Calidad son: Apoyar en las actividades de mantenimiento del SGC al Gerente del Sistema. Conocer los documentos del sistema de calidad para servir de apoyo en la Gerencia. Asegurarse que la Política de Calidad sea entendida y difundida a todos los funcionarios de la Dirección Red Matriz Acueducto Elaborar el Plan de Calidad de la Dirección Red Matriz Acueducto. PLAN DE CALIDAD DIRECCIÓN RED MATRIZ ACUEDUCTO GERENCIA CORPORATIVA DEL SISTEMA MAESTRO Hoja 6 de 47 7.3 Tener una cartelera de calidad actualizada para informar a todo el personal sobre todo lo correspondiente a calidad, en la cual se podrá incluir información sobre Política de calidad, certificados de calidad, listado de formatos con las versiones actuales, cambios del sistema. Igualmente se podrá apoyar en otro tipo de herramientas como la INTRANET, archivos magnéticos y material impreso para difundir el Sistema. Mantener informado a todo el personal cada vez que se realicen cambios al Sistema de Gestión de Calidad (sensibilizaciones, correo electrónico, INTRANET o cartelera). Estar pendientes de que todos los profesionales trabajen con los proceso, procedimientos y formatos adecuados y en las versiones actuales. Solicitar mensualmente al personal de cada División los informes que correspondan para alimentar los Informes de Indicadores o de Contratos. Realizar los informes de gestión e indicadores mensuales y presentarlos al Director Red Matriz Acueducto para la toma de decisiones y mejora continua. Participar con la Dirección de Gestión de Calidad y Procesos en la realización de Ciclos de Auditorías Internas. Abrir, hacer seguimiento y cerrar oportunidades de mejora en la Dirección Red Matriz Acueducto. Definir con el Director Red Matriz Acueducto el Plan de Capacitación de la Dirección y velar porque se aplique. Velar porque cada vez que se realice capacitación en el área se diligencie el formato de asistencia de personal. Velar porque el manejo documental de registros, información del sistema o técnica se realice de acuerdo con la directriz establecida. Estar pendientes que las aplicaciones de Calidad, Correspondencia y archivo se utilicen, que sean estándares y estén en las versiones actuales. Mantener actualizado el Organigrama de la Dirección. FUNCIONES GENERALES DEL RESPONSABLE DE LA BODEGA El rol de Responsable de la Bodega será ejecutado por un Aforador Nivel 32, cuya función principal será responder por la correcta realización de los trabajos de: aforos de distritos y de sectores típicos, localización de válvulas y otros accesorios del sistema matriz que se encuentren perdidos, pruebas de cierre, ubicación de pitométros, puntos de medición, responsabilidad por la adecuada PLAN DE CALIDAD DIRECCIÓN RED MATRIZ ACUEDUCTO GERENCIA CORPORATIVA DEL SISTEMA MAESTRO Hoja 7 de 47 instalación y funcionamiento de los puntos de medición garantizando continuidad y precisión en los registros efectuar pruebas de pérdida de carga e investigaciones de daños con geófonos, correladores, equipos electrónicos; y por la correcta operación de apertura y cierre de válvulas, hidrantes y registros según instrucciones impartidas por el Jefe de división Distribución y Control y/o Ingeniero de Macromedición. En dado caso que el Responsable de la Bodega deba ausentarse para realizar actividades fuera de ella, el Auxiliar Operativo de la División Operación y Control, podrá asumir las funciones del rol de Responsable de la Bodega. 8. CAMBIOS EN EL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD 8.1 ACTUALIZACIÓN DOCUMENTACIÓN DE ORIGEN INTERNO Cada vez que se requiera por actualización o mejora de los procesos del Sistema de Gestión de Calidad, el Coordinador de Calidad debe realizar los cambios en la documentación requerida, manteniendo actualizado el formato Listado Maestro de Documentos y actualizará la INTRANET de la Empresa con las últimas versiones de los documentos. 8.2 ACTUALIZACIÓN DOCUMENTACIÓN DE ORIGEN EXTERNO La documentación de origen externo que aplica al proceso de Conducción y Distribución de Agua Potable en Redes Matrices, se actualiza de la siguiente manera: 9. Normas y Especificaciones Técnicas – Dirección de Ingeniería Especializada (Intranet) Manual de Interventoría – Dirección de Calidad y Procesos (Intranet) Manual de Contratación – Gerencia Jurídica (Intranet) Reglamento Técnico para el Sector de Agua Potable y Saneamiento Básico, RAS Dirección de Ingeniería Especializada (Intranet) Leyes y Decretos de Orden Nacional - Gerencia Jurídica (Intranet) Plan de Ordenamiento Territorial POT – Gerencia de Planeamiento Plan de Desarrollo del Distrito - Gerencia de Planeamiento Procesos Corporativos que hacen parte de este Sistema de Gestión de Calidad - Dirección de Calidad y Procesos (Intranet) Código Colombiano de Construcciones Sismo Resistentes - Dirección de Ingeniería Especializada (Intranet) CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO La Dirección Red Matriz Acueducto ha establecido, para el presente año, ejecutar las capacitaciones y entrenamientos que se describen en el Plan de Capacitación. Ver Anexo 3. PLAN DE CALIDAD DIRECCIÓN RED MATRIZ ACUEDUCTO GERENCIA CORPORATIVA DEL SISTEMA MAESTRO Hoja 8 de 47 Estos programas o cursos de entrenamiento serán revisados y aprobados por la Dirección de Red Matriz Acueducto y según los requerimientos se realizarán las respectivas modificaciones, eliminando, incluyendo o excluyendo temas, según la disponibilidad de los recursos, con lo cual el Plan de Capacitación podrá ser actualizado a través del año. La evaluación de eficacia de las capacitaciones realizadas a través del Programa Gente de Mostrar, se realizarán en las fechas establecidas por la Dirección Mejoramiento Calidad de Vida. Los cursos y capacitaciones técnicas definidas por la Dirección Red matriz Acueducto, serán realizadas por el Representante del sistema de Calidad. Cada vez que se realice la evaluación de eficacia de una o varias capacitaciones se analizarán los resultados con el Director Red Matriz Acueducto en las reuniones de revisión mensual de indicadores o en las Revisiones Gerenciales. Las evaluaciones de eficacia de las capacitaciones pueden ser realizadas en el transcurso de tres (3) meses después de finalizar el curso a ser evaluado. PLAN DE CALIDAD DIRECCIÓN RED MATRIZ ACUEDUCTO GERENCIA CORPORATIVA DEL SISTEMA MAESTRO Hoja 9 de 47 10. MANEJO DE LA INFORMACIÓN EN LA DIRECCIÓN RED MATRIZ ACUEDUCTO La Dirección Red Matriz teniendo en cuenta los lineamientos corporativos para el manejo de la información en medio físico y en medio magnético ha definido controlar la información que genera y maneja tal y como se describe en el presente documento. La Dirección Red Matriz Acueducto en la Gestión de sus procesos maneja los siguientes tipos documentales: Cuadro No. 1 - TIPOS DE DOCUMENTOS TIPO DE DOCUMENTOS Actas Acuerdos Cartillas de Cierres Catálogos – Folletos Contratos* Correos Electrónicos Correspondencia* Especificaciones Técnicas Esquemas Esquinas Estudios Registro Fotográfico Informes Instructivos 10.1 CÓDIGO 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 TIPO DE DOCUMENTOS Legislación Libros Manuales Normas Planes Planos Procedimientos Protocolos Videos Registros Soportes de Gestión CD Bases de Datos CÓDIGO 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 CODIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN Los documentos generados en los procesos, son indexados en orden cronológico y la codificación depende de los principios de procedencia y orden original. Estos lineamientos se basan en los parámetros establecidos en el procedimiento corporativo de Manejo de Registros, Código 1GD1095, versión vigente, y la información establecida en el Anexo 1 de dicho procedimiento. Con el ánimo de controlar la información que genera la Dirección Red Matriz Acueducto, se debe crear un código para cada uno de los documentos de la siguiente manera: 10.1.1 Acuerdos, Bases de Datos, Estudios, Documentos Técnicos, Informes, Manuales, Planes y Protocolos Para los documentos en medio físico o digital como son acuerdo, Bases de Datos, Estudios realizados internamente, Documentos Técnicos e Informes producidos por alguna de las áreas que PLAN DE CALIDAD DIRECCIÓN RED MATRIZ ACUEDUCTO GERENCIA CORPORATIVA DEL SISTEMA MAESTRO Hoja 10 de 47 componen la Dirección Red Matriz Acueducto, Manuales, Planes y Protocolos, deberán ser identificados con la siguiente codificación. – 0730 Documento generado por la Dirección 13 – El documento es un informe 2005 Año de creación – 0001 – Consecutivo asignado 01 Versión Cuadro No. 2 – Esquema de Codificación Acuerdos, Estudios, Documentos Técnicos, Informes, Manuales, Planes y Protocolos Centro de Costo 0730 – Dirección 0731 – Distribución y Control 0732 – Mantenimiento 0733 – Apoyo Técnico 0734 – Calidad Tipo de Documento Este campo es asignado teniendo en cuenta la Tabla de Tipos de Documentos Año de Creación del documento Este campo es asignado de acuerdo al año en curso Consecutivo Versión Consta de cuatro campos es asignado por el Coordinador de Calidad Consta de dos campos Todos los documentos anteriormente descritos deben llevar al inicio, la hoja de CONTROL DE CAMBIOS que se muestra a continuación, donde se incluye el Código del documento, la Lista de Distribución del mismo, los responsables de la preparación, revisión y aprobación del documento, así como la ubicación en medio magnético para las bases de datos o información que se mantenga en medio digital. PLAN DE CALIDAD DIRECCIÓN RED MATRIZ ACUEDUCTO GERENCIA CORPORATIVA DEL SISTEMA MAESTRO Hoja 11 de 47 Nombre del Documento: Código: LISTA DE DISTRIBUCIÓN ÁREA O DEPENDENCIA No. DE COPIAS CONTROL DE CAMBIOS FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO Preparado por: VERSIÓN Revisado por: OBSERVACIONES Aprobado por: Firma Firma Firma Nombre Cargo Nombre Cargo Nombre Cargo Ubicación Magnética: PLAN DE CALIDAD DIRECCIÓN RED MATRIZ ACUEDUCTO GERENCIA CORPORATIVA DEL SISTEMA MAESTRO Hoja 12 de 47 10.1.2 Esquemas y Planos Los Planos y los Esquemas existentes y generados por la Dirección Red Matriz Acueducto, deben ser codificados con el siguiente rotulo: Figura No. 2 - Rótulo de Codificación Esquemas y Planos DIRECCIÓN RED MATRIZ ACUEDUCTO Plano Maestro Copia Controlada Plano de Trabajo SI NO 0730 – 20 – 2005 – 0013 – 01 Para los planos y esquemas que se elaboren en la Dirección Red Matriz Acueducto, se utilizará el formato 3GD050504-01. Ver Anexo No. 4. Los planos escala 1:5000 del Sistema Acueducto son generados por la Dirección de Información Técnica y Geográfica, a quien se les solicita copia heliográfica para generar las respectivas Copias Controladas y No Controladas de los planos de trabajo en oficina y de las Comisiones de Terreno. 0730 – 20 – 2005 Documento El documento Año de generado por es un plano creación la Dirección – 0001 Consecutivo asignado Cuadro No. 3 – Esquema de Codificación para Esquemas y Planos Centro de Costo 0730 – Dirección 0731 – Distribución y Control 0732 – Mantenimiento 0733 – Apoyo Técnico 0734 – Calidad Tipo de Documento Este campo es asignado teniendo en cuenta la Tabla de Tipos de Documentos PLAN DE CALIDAD DIRECCIÓN RED MATRIZ ACUEDUCTO GERENCIA CORPORATIVA DEL SISTEMA MAESTRO Año de Creación del documento Este campo es asignado de acuerdo al año en curso Consecutivo Consta de tres campos es asignado por la Secretaria de la Dirección Hoja 13 de 47 10.1.3 Codificación de Esquinas de la Red Las esquinas de la red son documentos de apoyo que se emplean para la ubicación detallada de redes y accesorios e incluyen la referenciación de cada uno de los elementos del Sistema Acueducto, tanto de redes matrices como de redes menores. Estos documentos son generados a nivel corporativo por la Dirección de Información Técnica y geográfica y pueden ser actualizadas como producto de los contratos de obra, donde se materializan los cambios en los accesorios y las nuevas intervenciones sobre la red. La codificación de dichos esquemas ha sido establecida a nivel corporativo como la intersección de las vías con la prioridad de las Carreras en el primer nivel y luego las Calles en orden consecutivo. Para este caso, las Transversales se toman como Carreras, por lo cual definen la codificación en el primer nivel. Para los casos de las Avenidas se conserva en el primer nivel el nombre de la Avenida (sea calle, diagonal, transversal o carrera) y posteriormente en orden consecutivos las carreras o calles según la aplicación. 10.1.4 Actas de Liquidación, Procedimientos y Registros Contratos, Correspondencia, Instructivos, Este tipo de documentos son controlados de acuerdo con las disposiciones descritas en el procedimiento corporativo de Manejo de Registros, Código 1GD1095, versión vigente, y la información establecida en el Anexo 1 de dicho procedimiento. 10.1.5 Codificación de las Carpetas Las carpetas para el archivo activo, deben ser codificadas, por la Secretaria de acuerdo con el siguiente cuadro, y será rotulado con base en la figura de la siguiente manera: Cuadro No. 4 – Esquema de Codificación de las Carpetas Raíz 5091–2 Centro de Costo 0730 0731 0732 0733 0734 Área Dirección Distribución y Control Mantenimiento Apoyo Técnico Calidad Tipo de Documento Este campo es asignado teniendo en cuenta la Tabla 1. Tipos de Documentos Consecutivo Consta de tres campos es asignado de acuerdo con el Inventario de Carpetas. Ejemplo: Carpeta para archivar los Acuerdos de Servicio : 5091–2–0730–01–2005–001 Carpeta para archivar Planilla “Cierres en Redes Matrices” : 5091–2–0731–25–2005–001 PLAN DE CALIDAD DIRECCIÓN RED MATRIZ ACUEDUCTO GERENCIA CORPORATIVA DEL SISTEMA MAESTRO Hoja 14 de 47 Figura No. 3 - Rótulo de Codificación Carpetas DIRECCIÓN RED MATRIZ ACUEDUCTO DIVISIÓN DISTRIBUCIÓN Y CONTROL ACUERDOS DE SERVICIOS COMPARTIDOS 5091 – 2 – 0730 – 01 – 2005 – 001 10.1.6 Correos Internos vía LOTUS NOTES La Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá, tiene implementada la plataforma de comunicación interna con la herramienta informática LOTUS NOTES, para el envío, intercambio, y solicitud de información entre los funcionarios de la Empresa ubicados en la Central de Operaciones y en algunos puntos de operación y funcionamiento alternos. La información y comunicaciones vía correo electrónico, comúnmente llamada Lotus, son válidas como registros de actividades, acciones y solicitudes para el desarrollo de actividades del proceso Conducción y Distribución de Agua Potable en Redes Matrices. Al ser información digital, no serán codificada, siendo la fecha y funcionario que origine el correo, el mecanismo que permita realizar la indexación y trazabilidad de la información allí contenida. 10.2 ARCHIVO DE LA INFORMACIÓN FÍSICA Se describen a continuación las disposiciones que se deben seguir para la conservación de la información, en medio físico o en medio magnético grabada en discos de almacenamiento, que genera la Dirección Red Matriz Acueducto. Estas disposiciones están alineadas con los esquemas corporativos de conservación de la información. Los materiales y equipos utilizados para el archivo de la información física y magnética de la Dirección Red matriz Acueducto son: Mobiliarios Carpetas Legajos Cajas Rótulos Equipos de Computo CD-ROM PLAN DE CALIDAD DIRECCIÓN RED MATRIZ ACUEDUCTO GERENCIA CORPORATIVA DEL SISTEMA MAESTRO Hoja 15 de 47 La Dirección Red Matriz Acueducto, teniendo en cuenta la reglamentación para el manejo de archivos y las directrices corporativas, establecidas para el manejo documental, ha determinado que los archivos sean gestionados de la siguiente manera: 10.2.1 Archivo Activo La función de este archivo es conservar la información que aún se encuentra en trámite, que es consultada permanentemente ó que corresponde al año en vigencia. La conservación de los documentos y registros en este archivo es de tres (3) años. En la Dirección Red Matriz Acueducto el Archivos Activo está conformados por las siguientes divisiones, para facilitar el archivo y conservación de la información y los registros. Archivo Activo de la Dirección Archivo Activo de la División de Distribución y Control Archivo Activo de la División de Mantenimiento Archivo Activo de Apoyo Técnico Archivo Activo de Calidad Cada archivo se encuentra identificado y cuenta con el inventario de las carpetas que contiene, este Inventario es registrado en el Formato “INVENTARIO DE INFORMACIÓN”. 10.2.2 Archivo Central - CAU La función de este archivo es conservar la información que ya cumplió su trámite pero que por razones legales, fiscales o administrativas aún sigue vigente, ó es información consultada con menor frecuencia. En la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá cada una de las Gerencias Corporativas cuenta con un Archivo de Gestión, el cual es administrado por el Gestionador Documental, estos archivos se conocen con el nombre de CAU. La Dirección Red Matriz Acueducto archiva la información correspondiente a Correspondencia enviada y recibida y la documentación generada por cada uno de los Contratos. El archivo Central de la Gerencia Corporativa del Sistema Maestro se encuentra ubicado en el Segundo Piso de Edificio Central de la Empresa. Anualmente el Archivo Central debe ser revisado por el Gestionador Documental con el fin de determinar qué registros deben permanecer en el archivo, cuáles deben ir al archivo permanente o histórico y cuáles se pueden eliminar. Esta información se debe clasificar con base en las Tablas de Retención Documental, Corporativas, definidas por la Dirección de Gestión Documental. PLAN DE CALIDAD DIRECCIÓN RED MATRIZ ACUEDUCTO GERENCIA CORPORATIVA DEL SISTEMA MAESTRO Hoja 16 de 47 10.2.3 Archivo Permanente o Histórico La función de este archivo es conservar los registros vitales para la Empresa los cuales no deben ser eliminados. Al Archivo permanente de la Empresa, ubicado en las instalaciones del Colegio Ramón B. Jimeno, se envía la información de los Contratos y la Correspondencia una vez termina el periodo de retención en el Centro de Archivo Único, CAU, de la Gerencia Corporativa del Sistema Maestro. Las disposiciones de conservación, retención y manejo son de carecer corporativo y se establecen de acuerdo con las disposiciones fijadas en el procedimiento Manejo de Registros, Código 1GD1095. 10.2.4 Archivo Técnico de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá El Archivo Técnico de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá, está ubicado en el Mezanine del Edificio Comercial de la central de Operaciones, bajo la administración de la Dirección de Información Técnica y Geográfica. En el archivo técnico reposan los estudios, planos y resultados de las consultorías e investigaciones realizadas por las diferentes dependencias de la Empresa que por su carácter son de consulta abierta tanto para personal interno como para cualquier usuario o ciudadano. La Dirección Red Matriz Acueducto envía resultados de Estudios tales como Población y Demanda, estudios de expansión y rehabilitación entre otros. 10.2.5 SETECSA Actualmente la Dirección Red Matriz Acueducto tiene implementado el servicio de Prestación de Servicio Integral de Organización, Administración, Almacenamiento, Custodia y Administración de la Información Técnica Vital del Acueducto de Bogotá, Contrato 2-05-25400-440-2004, con la firma Servicios técnicos S.A. SETECSA, que realiza el mantenimiento y organización de la información y registros técnicos de la Dirección Red Matriz Acueducto que por su valor técnico y operacional deben custodiarse fuera de las instalaciones de la Empresa con el objeto de asegurar su conservación y minimizar los riesgos de pérdida y destrucción por eventos externos que pongan en riesgo la información. La documentación es archivada de acuerdo al área o división que emite el documento, tal como se indica en el Cuadro No. 4. Igualmente, se realiza un control por medio de un código de barras el cual se le asigna a cada documento consecutivamente en orden cronológico de solicitud de archivo. Este código, permite realizar trazabilidad de la documentación cuando es remitida al Archivo PLAN DE CALIDAD DIRECCIÓN RED MATRIZ ACUEDUCTO GERENCIA CORPORATIVA DEL SISTEMA MAESTRO Hoja 17 de 47 Central de Guarda y Custodia de SETECSA, para lo cual se lleva un listado que relaciona el código de barras con el Código del Documento definido por el Sistema de Gestión de Calidad. Con está actividad se garantiza el manejo especial de la información con altos estándares de seguridad de la información que constituye un patrimonio de la Empresa, tal como información de sectorización y planos operativos del sistema. Para el suministro, entrega y transporte de la información se seguirán los procedimientos establecidos por SETECSA S.A. para asegurar que la información se encuentre identificada, clasificada, codificada, cuantificada y disponible para los requerimientos de información de la Dirección Red Matriz Acueducto. De igual manera, SETECSA tiene la responsabilidad de manejar y conservar la información depositada en la Biblioteca, el Archivo Activo, Planoteca y la Biblioteca de Esquinas de la Dirección Red Matriz Acueducto. 10.2.6 Biblioteca de la Dirección Red Matriz Acueducto Teniendo en cuenta que la Dirección Red Matriz Acueducto maneja información de tipo técnico, la cual es consultada permanentemente, se ha establecido una Biblioteca donde se encuentran los siguientes tipos documentales: TIPO DE DOCUMENTOS Catálogos – Folletos Especificaciones Técnicas Esquemas Esquinas Estudios Registro Fotográfico Informes Legislación Libros Manuales Normas Planes Planos Procedimientos Protocolos Videos CD Las actividades de manejo de los documentos está a cargo de funcionarios de SETECSA quienes apoyan las tareas de almacenamiento, codificación y préstamo de la información. Los documentos serán codificados y archivados de acuerdo a las disposiciones establecidas en los numerales 10.1 y 10.2 de este documento. PLAN DE CALIDAD DIRECCIÓN RED MATRIZ ACUEDUCTO GERENCIA CORPORATIVA DEL SISTEMA MAESTRO Hoja 18 de 47 10.2.7 Planotecas de la Dirección La Dirección Red Matriz Acueducto cuenta con una PLANOTECA para el archivo de planos record de obra de las redes matrices en servicio, estructuras de control y cámaras y accesorios del sistema acueducto, las cuales deben estar disponibles para la consulta en todo momento por los Ingenieros de la Dirección y los Ingenieros del centro de Control para el desarrollo de actividades operativas, mantenimiento y de atención de daños. La planoteca está ubicada en el Séptimo Piso del edificio central de Operaciones. La consulta de Planos, este tipo de documentos es codificado y controlado para su archivo por personal de SETECSA en horario diurno. Si se requiere la consulta o utilización de dicha información en horario nocturno o fin de semana será responsabilidad de los Ingenieros del Centro de Control. Igualmente, en la Dirección Red Matriz Acueducto existe una PLANOTECA DE TRABAJO, ubicada en el Quinto Piso, que aloja copia controlada de los planos 1:5000 del Sistema de Acueducto de Bogotá, los cuales incluyen redes menores, matrices, y accesorios. Estos planos son de consulta permanente para el desarrollo de las actividades de operación, control, mantenimiento y gestión de la infraestructura. La responsabilidad del manejo y conservación de los planos 1:5000 del sistema de Acueducto es de cada usuario y deberán permanecer una vez utilizados en el mismo lugar. Los planos contienen información adicional como sectorización, limites de zona y válvulas de cierre permanente que pueden ser actualizados permanentemente. 10.2.8 Biblioteca de Esquinas de la Red En la Biblioteca de Esquinas de la Red, se realiza el almacenamiento de los Esquemas de Esquinas del sistema Acueducto. La consulta y archivo de las Esquinas es por personal de SETECSA en horario diurno. Si se requiere la consulta o utilización de dicha información en horario nocturno o fin de semana será responsabilidad de los Ingenieros del Centro de Control. 10.3 ARCHIVOS MAGNÉTICOS Se describen a continuación las disposiciones que se deben seguir para la conservación de la información, en medio magnético, copias de seguridad grabadas en discos de almacenamiento, que genera la Dirección Red Matriz Acueducto. Estas disposiciones están alineadas con los esquemas corporativos de conservación de la información. Los materiales y equipos utilizados para el mantenimiento de la información magnética de la Dirección Red matriz Acueducto son: Equipos de Computo PLAN DE CALIDAD DIRECCIÓN RED MATRIZ ACUEDUCTO GERENCIA CORPORATIVA DEL SISTEMA MAESTRO Hoja 19 de 47 CD-ROM La Dirección Red Matriz Acueducto, teniendo en cuenta la reglamentación para el manejo de archivos y las directrices corporativas, establecidas para el manejo documental, ha determinado que los archivos sean gestionados de la siguiente manera: 10.3.1 INTRANET de la Empresa La Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá tiene implementado como herramienta para el manejo y divulgación de la información la intranet corporativa la cual está a cargo en el mantenimiento de la plataforma informática la Dirección de Informática, en la actualización de información diaria y comunicaciones la Dirección de Imagen corporativa y Comunicaciones, la información técnica a cargo de la Dirección de Información Técnica y Geográfica, y la información correspondiente a los Sistemas de Gestión de Calidad a cargo de la Dirección de Calidad y Procesos. La información de mapa de procesos, manual de calidad, caracterizaciones de procesos, procedimientos, flujogramas, formatos, e instructivos se encuentra disponible en la intranet de la empresa como respaldo de la información en medio físico almacenada en el Archivo Activo y a su vez permite asegurar que se disponga de información actualizada y la última versión de los documentos y formatos. Para acceder a la información de la INTRANET se deben seguir los siguientes pasos: - Ingresar al Explorer, en el icono del computador Dirigirse a la siguiente dirección: http://87.0.0.25/ Ubicar en el menú izquierdo “Secciones” la opción Sistema de Calidad y dar clic Dar clic en el recuadro de SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD CONDUCCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE AGUA POTABLE EN REDES MATRICES Al dar clic en el recuadro mencionado encontrará el Mapa de Procesos del Sistema con los hipervínculos de cada uno de los Procesos del SGC. Igualmente, para acceder a la información y formatos del sistema de Gestión de Calidad de Interventoría que se interrelacionan con las actividades de los procesos a cargo de la Dirección red matriz, se debe seguir un procedimiento similar al anterior mente descrito, as - Ingresar al Explorer, en el icono del computador Dirigirse a la siguiente dirección: http://87.0.0.25/ Ubicar en el menú izquierdo “Secciones” la opción Sistema de Calidad y dar clic Dar clic en el recuadro de SISTEMA DE CALIDAD GESTIÓN DE INTERVENTORÍA Al dar clic en el recuadro mencionado encontrará el Mapa de Procesos del Sistema con los hipervínculos de cada uno de los Procesos del SGC. PLAN DE CALIDAD DIRECCIÓN RED MATRIZ ACUEDUCTO GERENCIA CORPORATIVA DEL SISTEMA MAESTRO Hoja 20 de 47 10.3.2 Archivos Magnéticos de Calidad Con el objeto de asegurar que las copias magnéticas de los registros y documentos del Sistema se ubiquen en los equipos de cada uno de los funcionarios de una manera ordenada y a su vez se disponga de la última versión de la documentación, se define el esquema de distribución de las carpetas a ser ubicadas en el Disco Duro C:/ o D:/, según sea la disponibilidad de cada uno de los equipos. /C: SGC-CONDUCCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE AGUA POTABLE BASES DE DATOS-DRMA CARACTERIZACIONES FORMATOS INDICADORES MANUAL DE CALIDAD PLAN DE CALIDAD PROCEDIMIENTOS REGISTROS DE MIS PROCESOS El Sistema de Gestión de Calidad velará por la adecuación de esta recomendación, hasta el primer nivel de carpetas. Cada una de las sub-carpetas podrá ser incluida según las necesidades y organización de cada funcionario. De requerirse implementar una nueva carpeta, el Coordinador de Calidad informará vía Lotus los cambios a ser incorporados. Si se considera que una Carpeta es de utilidad para todo el personal de la Dirección se podrá sugerir e implementar con la correspondiente información para toda la Dirección Red matriz Acueducto. La información técnica contenida en cada uno de los equipos del personal de la Dirección Red Matriz Acueducto, es controlada a través del envío de las carpetas a los Tanques de Almacenamiento ó a través de la generación de copias de seguridad en disquetes o cd-rom. 10.3.3 Registros de Calidad en Medio Magnético Los siguientes registros de calidad son manejados en medio magnético, con el objeto de proteger y conservar esta información se genera una copia de seguridad mensualmente, esta copia es conservada en el archivo activo de la Dirección Red Matriz Acueducto. Cuadro No. 5 – REGISTROS DE CALIDAD EN MEDIO MAGNÉTICO NOMBRE DEL REGISTRO CÓDIGO/VERSIÓN MEDIO DE REGISTRO Control diario de operación 3SA2015050501 Magnético PLAN DE CALIDAD DIRECCIÓN RED MATRIZ ACUEDUCTO GERENCIA CORPORATIVA DEL SISTEMA MAESTRO Hoja 21 de 47 Datos Comportamiento de Embalses 3SA2015050503 Magnético Cierres en la Red Matriz 3SA2015050504 Magnético Bombeo mensual de Plantas Perimetrales 3SA2015050508 Magnético Control de Cierres en Líneas de 12" o más y VRP 3SA2015052501 Magnético Seguimiento al Presupuesto 3SA2020050502 Magnético Resumen de Seguimiento al Presupuesto de Inversiones – Cuentas por Pagar 3SA2020050504 Magnético Resumen de Seguimiento al Presupuesto de Funcionamiento – Cuentas por Pagar 3SA2020051003 Magnético 10.3.4 Copias de Seguridad Cada funcionario es responsable de realizar las copias de seguridad de la información de los registros a su cargo siempre y cuando estos se lleven en medio magnético asÍ: NOMBRE DEL DOCUMENTO Base de Datos control equipos de Medición Bases de Datos de la Dirección Red Matriz Documentos del Sistema de Gestión de Calidad Registros llevados en Medio Magnético (Cuadro No. 5) FRECUENCIA COPIA SEGURIDAD Semanal MEDIO DE LA COPIA DE SEGURIDAD Disquette o CD Rom Cada vez que se actualice Cada vez que se actualice Mensual Disquette o CD Rom Disquette o CD Rom CD Rom UBICACIÓN Biblioteca DRMA Biblioteca DRMA Biblioteca DRMA Biblioteca DRMA La periodicidad de la realización de las copias de seguridad dependerá de la frecuencia de actualización o modificación PLAN DE CALIDAD DIRECCIÓN RED MATRIZ ACUEDUCTO GERENCIA CORPORATIVA DEL SISTEMA MAESTRO Hoja 22 de 47 10.4 PROTECCIÓN Y RECUPERACIÓN Los lugares donde se encuentran los archivos deben tener las siguientes características: 10.4.1 Estar alejados de ventanas y baños Estar alejados de los rayos del sol Poca ventilación Información en Medio Físico La información que se encuentra en medio físico debe estar archivada en legajos, carpetas o cajas, debidamente rotuladas, se deben seguir las siguientes recomendaciones: 10.4.2 La ubicación de las carpetas, debe quedar ajustada para evitar deformaciones Se debe colocar al inicio y al final de las carpetas, una hoja en blanco debido a que los documentos ubicados en estas posiciones son los que mayor deterioro presentan con el tiempo No se deben doblar los documentos. Si se tienen que doblar, se debe tratar de hacer la menor cantidad de pliegues Para el archivo de fax, es conveniente que sea la fotocopia la que se archive, pues el papel de fax conserva la información por muy poco tiempo Información en el Sistema Para la protección y recuperación de la información que se encuentra en cada uno de los computadores de trabajo, la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá, ha establecido un espacio para la generación de Copias de Seguridad: TANQUES y ha dispuesto Antivirus actualizados a través de la Red. Se debe generar una copia de seguridad (CD’s) a la información que no pueda ser almacenada en los tanques. Para la protección y recuperación de CDs, se definen las siguientes disposiciones: Identificarlos Evitar rayones, huellas dactilares, partículas de polvo y manchas Evitar tocar el lado grabable Limpiar con bayetillas, sin usar disolventes Para su almacenamiento no se deben exponer al sol, a altas temperaturas, a la humedad, al polvo o a la suciedad No se deben doblar, ni escribir sobre ellos No se debe colocar peso sobre ellos PLAN DE CALIDAD DIRECCIÓN RED MATRIZ ACUEDUCTO GERENCIA CORPORATIVA DEL SISTEMA MAESTRO Hoja 23 de 47 En general las copias de seguridad deben conservarse, preferiblemente en cajas plásticas y en sitios seguros ya que son recursos valiosos, en caso de que se pierda la información en medio física o en el sistema. 10.4.3 Condiciones de Almacenamiento previstas en el Contrato SETECSA Según lo establecidos en el Contrato con la firma SETECSA, los parámetros definidos para el almacenamiento de los documentos en las instalaciones externas a la Empresa son Control de Temperatura y Humedad, Sistema de ventilación, Sistema Automático de Extinción de Incendios, Aislantes Antiestáticos, Sistemas de Detección de Incendios, Sensores de Inundación, Extintores, Planta Eléctrica de emergencia y Sistemas de Seguridad Física de las Instalaciones. 10.5 PRÉSTAMO Y DEVOLUCIÓN DE LA INFORMACIÓN Cada vez que una persona desee consultar información que se encuentre en el Archivo Activo, Biblioteca, Biblioteca de Esquinas y Planoteca de la Dirección Red Matriz Acueducto, debe solicitarla a la Secretaria o al funcionario de SETECSA, quien debe diligenciar el formato Préstamo de Registros, Código 3GD059501 versión vigente, el cual es un formato establecido corporativamente para el control de préstamo y devolución de la información. Para la remisión de información al CAU o a SETECSA se debe de diligenciar por parte de la Secretaria Red Matriz el formato de Control de Remisión de Registros, Código 3GD059501, el cual es entregado al Gestionador Documental correspondiente del CAU o SETECSA para su control y archivo de la información adjunta. 11. CONSERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN Actualmente, se encuentra en desarrollo un contrato de consultoría en el cual se definirán las Tablas de Retención Documental, las cuales buscan alinear las políticas de la Empresa con la normatividad legal vigente para tal fin, contemplada en la Ley 594 de 2000. En el cuadro No. 6, se presenta la ubicación y el tiempo de retención de los documentos establecidos para la gestión de la Dirección Red Matriz Acueducto, mientras se definen los parámetros a nivel corporativo. Una vez se implementen las Tablas de Retención Corporativas, que en la actualidad la Empresa está definiendo, la Dirección Red Matriz Acueducto aplicará la nueva normatividad. PLAN DE CALIDAD DIRECCIÓN RED MATRIZ ACUEDUCTO GERENCIA CORPORATIVA DEL SISTEMA MAESTRO Hoja 24 de 47 Cuadro No. 6 – TIEMPOS DE RETENCIÓN DE DOCUMENTOS CÓDIGO TIPO DE DOCUMENTOS UBICACIÓN TIEMPO DE RETENCIÓN (**) Tres (3) Años Tres (3 ) años Tres (3 ) años Hasta que sea vigente Tres (3 ) años después de terminado el Contrato Tres (3 ) años Tres (3 ) años después de terminado el Contrato El establecido por la Dirección de Ingeniería Especializada Hasta que sea vigente Permanente o hasta que lo defina el Director Red Matriz Acueducto Hasta que lo defina el Director Red Matriz Acueducto Hasta que sea vigente Tres (3 ) años Hasta que sea vigente Hasta que sea vigente Hasta que sea vigente Hasta que sea vigente Hasta que sea vigente Hasta que sea vigente Hasta que sea vigente Hasta que sea vigente Hasta que sea vigente Hasta que sea vigente Tres (3 ) años Tres (3 ) años Hasta que sea vigente Hasta que sea vigente 01 02 03 04 05 Actas Acuerdos Cartillas de Cierres Catálogos – Folletos Contratos (*) CAU – Archivo Activo CAU – Archivo Activo Biblioteca Biblioteca CAU 06 07 Correos Electrónicos Correspondencia (*) Archivo Activo CAU 08 Especificaciones Técnicas 09 10 Esquemas Esquinas Biblioteca Biblioteca 11 Estudios Biblioteca 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 Registro Fotográfico Informes Instructivos Legislación Libros Manuales Normas Planes Planos Procedimientos Protocolos Videos Registros Soportes de Gestión CD Bases de Datos SISTEC – INTRANET – Biblioteca Biblioteca Archivo Activo - SETECSA Biblioteca Biblioteca Biblioteca Biblioteca Biblioteca Biblioteca – Archivo Activo Planotecas Biblioteca Biblioteca Biblioteca Archivo Activo Archivo Activo Biblioteca Computadores - Archivo Activo Notas: (*) La información relacionada con la gestión de Contratos se mantendrá siguiendo los requisitos establecidos en el Sistema de Gestión de Calidad de Interventoría y las directrices particulares definidas por la Dirección de Contratación y Compras y la Gerencia Jurídica. (**) Una vez se complete el tiempo definido de retención en el Archivo Activo o en la Biblioteca, la documentación y registros pueden ser enviados para su custodia a SETECSA. PLAN DE CALIDAD DIRECCIÓN RED MATRIZ ACUEDUCTO GERENCIA CORPORATIVA DEL SISTEMA MAESTRO Hoja 25 de 47 12. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS CON LOS CLIENTES Las especificaciones técnicas del servicio con los clientes del proceso de Conducción y Distribución de Agua Potable en Redes Matrices, como son las Gerencias de Zona y la Unidad de Apoyo Comercial de la Gerencia Corporativa de Servicio al Cliente se especifican en las Minutas de Acuerdos Industriales. A continuación se presentan los aspectos técnicos más relevantes 12.1 OBJETO DE LOS ACUERDOS INDUSTRIALES Suministro de agua potable para satisfacer las necesidades de prestación del servicio de acueducto a las Zonas entregada y medida en los sitios determinados por el Programa de Macromedición de la Red de Acueducto que hace parte del Manual de Macromedición, Documento No 0730-172005-0012-01. 12.2 ALCANCE DE LOS ACUERDOS INDUSTRIALES Dentro del Modelo de Modernización de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá ESP se establece la realización de Acuerdos Industriales entre áreas ejecutoras que llevan a cabo las actividades relacionadas directamente al ciclo industrial y comercial del agua: Abastecimiento, Tratamiento, Distribución y Recolección. El Acuerdo Industrial es una herramienta para establecer metas de las áreas ejecutoras y permite hacer un control medible por parte del Comité Corporativo sobre la ejecución de estas metas operativas y de gestión plasmadas en el Plan Estratégico de las áreas. La realización de los Acuerdos Industriales busca incentivar la operación óptima global en términos de costos y calidad mediante el seguimiento a la rentabilidad real en cada unidad de negocios. El Acuerdo es resultado del proceso de planeación anual que debe tener en cuenta además de las condiciones cambiantes de la infraestructura (por proyectos terminados) y de la demanda por servicios (por el desarrollo de la ciudad), los resultados de ejercicios anteriores para buscar mejorar el servicio progresivamente. 12.3 PUNTOS DE ENTREGA, RECURSOS Y CAPACIDAD La Dirección Red Matriz Acueducto es responsable del suministro de agua potable en los puntos de entrega y en los términos de presión, cantidad, continuidad y calidad que se indican mas adelante, cumpliendo con lo establecido en la Norma SISTEC NS-067 de Calidad de Agua Potable y en el Decreto 475/98 del Ministerio de Salud y Desarrollo. PLAN DE CALIDAD DIRECCIÓN RED MATRIZ ACUEDUCTO GERENCIA CORPORATIVA DEL SISTEMA MAESTRO Hoja 26 de 47 La entrega se efectuará en los puntos de entrada a los sectores hidráulicos, en salidas derivadas de la Red Matriz o de Puntos Perimetrales de Operación. La medición se realizará en los sitios determinados por el Programa de Macromedición, que forma parte del “Manual de Macromedición”, de la red de acueducto, en donde fueron instalados macromedidores para medir el caudal entregado a cada uno de los sectores hidráulicos que la componen. El detalle de los sitios y características de los equipos se encuentra en el documento “Manual de Macromedición”, que forma parte de este acuerdo. El “Manual de Macromedición” es el documento No 0730-17-2005-0012-01 del Sistema de Gestión de Calidad de la Dirección Red Matriz Acueducto. La Dirección Red Matriz Acueducto hará entrega mensual, dentro de los primeros siete días hábiles siguientes al mes considerado, de la información extraída de los macromedidores procesada y consolidada de cada Zona. Además de la información procesada Red Matriz entregará a cada Zona la información de los archivos fuente. Es responsabilidad de la Dirección Red Matriz Acueducto garantizar la verificación metrológica de los Macromedidores de acuerdo con lo establecido en el Manual de Macromedición. La Dirección Red Matriz Acueducto cuenta con la siguiente infraestructura física: Tanques de almacenamiento de agua potable Tuberías de Redes matrices (Mayores a 12") Redes Menores a 12” que son conducciones expresas Estaciones de Bombeo Estructuras de Control Estaciones Controladoras de Presión Válvulas de Cierre Permanente ( VCPs) Macromedidores de Caudal Centro de Control (En construcción) Central Uno de Operación Los puntos perimetrales de operación y las redes matrices son propiedad de la Dirección Red Matriz Acueducto, por lo cual esta se hace responsable de su administración, operación y mantenimiento, para garantizar a cada Gerencia de Zona el suministro de agua potable en las condiciones descritas en las normas sobre calidad de agua y teniendo en cuenta lo pactado en el Acuerdo Industrial entre las direcciones de Abastecimiento y Red Matriz Acueducto. La operación, mantenimiento y revisión de las válvulas de cierre permanente (VCPs) de Zonas y Sectores Hidráulicos son responsabilidad de la Dirección Red Matriz Acueducto y su operación se ajustará a lo establecido en el Protocolo para Operación de Válvulas, que forma parte del manual de comunicaciones, documento No 0730-17-2005-0007-01 del Sistema de Gestión de Calidad de la Dirección Red Matriz Acueducto. La delimitación física que genera responsabilidades para la operación y el mantenimiento es PLAN DE CALIDAD DIRECCIÓN RED MATRIZ ACUEDUCTO GERENCIA CORPORATIVA DEL SISTEMA MAESTRO Hoja 27 de 47 el diámetro doce (12) pulgadas, por encima de éste la responsabilidad es de la Dirección Red Matriz Acueducto. Incluye las líneas de bombeo que aunque pueden ser de menor diámetro son expresas y se consideran matrices. La operación y mantenimiento de las líneas iguales o menores a 12 pulgadas, con las excepciones explícitamente consignadas, es responsabilidad de cada Gerencia de Zona. Las salidas directas de las Redes Matrices son accesorios de esta y por lo tanto la responsabilidad de operación y mantenimiento es de la Dirección Red Matriz Acueducto, la frontera física se establece hasta los elementos alojados dentro de la cámara y la cámara propiamente dicha, por fuera de esta, según el diámetro, se considera red de distribución y la operación y mantenimiento estará a cargo de cada Zona. Las Zonas deben evitar la manipulación propia o de terceros de los accesorios delimitados como responsabilidad de la Dirección Red Matriz Acueducto. Cada Zona deberá ejecutar el protocolo de comunicaciones acordado con la Dirección Red Matriz Acueducto para la operación de dichas válvulas y las de diámetro igual a 12 pulgadas que estén en las redes de distribución con el fin de no causar traumatismos en la operación del sistema matriz. 12.4 CANTIDAD DE AGUA A ENTREGAR La Dirección Red Matriz Acueducto y cada Zona definirán anualmente, con revisiones semestrales y de manera conjunta los volúmenes de agua tratada a entregar en términos de mínimo requerido y máximo suministro posible bajo la premisa de que, independientemente del caudal, se debe satisfacer la demanda siempre que esté dentro de los parámetros de capacidad tanto de Abastecimiento de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá ESP como de las redes de distribución. Se debe garantizar coherencia entre demanda y capacidad. El Documento a suscribir se denomina Planeación del suministro anual de agua para las Zonas, Documento No 073019-2005-0010-01 del Sistema de Gestión de Calidad de la Dirección Red Matriz Acueducto y forma parte integral de este acuerdo. Los caudales promedios presentados en la planeación del suministro pueden tener un rango de flexibilidad en operación de 3%. La Dirección Red Matriz Acueducto debe garantizar que el volumen suministrado a la Zona absorba las oscilaciones normales de demanda que se presenten dentro de la operación normal. Cada Zona deberá informar con por lo menos 15 días de anticipación a la Dirección Red Matriz Acueducto los requerimientos permanentes adicionales de caudal que superen los 50 LPS. Si la capacidad disponible del sistema matriz y de abastecimiento lo permite se dará respuesta positiva a la solicitud. 12.5 CONTINUIDAD Se define como la no interrupción del caudal demandado para un punto de entrega. PLAN DE CALIDAD DIRECCIÓN RED MATRIZ ACUEDUCTO GERENCIA CORPORATIVA DEL SISTEMA MAESTRO Hoja 28 de 47 La Dirección Red Matriz Acueducto entregará el suministro a cada Zona con una continuidad mayor al 99%, Indicador definido y calculado de acuerdo a la metodología de la CRA, que forma parte del Sistema de Gestión de Calidad, en lo referente al Sistema Matriz. Con el fin de minimizar cualquier efecto sobre la continuidad del servicio las suspensiones programadas serán comunicadas tanto a la ciudadanía como a la Zona de acuerdo con el Procedimiento Coordinación de Cierres Programados en Redes Matrices, documento SA20150515 del Sistema de Gestión de Calidad de la Dirección Red Matriz Acueducto. Cuadro No. 7 - TIEMPO PROMEDIO DE ATENCIÓN (HORAS) PARA DAÑOS PRESENTADOS EN TUBERÍAS DE RED MATRIZ ACUEDUCTO Diámetro Tubería 12‹ ‹ 12-24 ‹ 24-48 ‹ 48-78 (pulgadas) Tiempo promedio de atención (horas) ‹ 24 ≤ 48 ≤ 60 ≤ 78 ≤ ≤ ≤ Nota: Incluye la atención de redes de diámetros menores pero que por definiciones hechas se consideran matrices. El tiempo para los daños que se programan cuenta a partir del inicio de la suspensión. Las interrupciones requeridas para atención de daños imprevistos serán calificadas de acuerdo con el tiempo promedio de atención establecido en el Proceso Mantenimiento Correctivo, documento AF101015 del Sistema de Gestión de Calidad de la Dirección red Matriz Acueducto, establecido para la atención de suspensiones imprevistas, según verificación y diagnóstico del daño, suspensión del servicio, desagüe, reparación y restablecida una vez se toma la decisión de la intervención. Cuadro No. 8 - CALIFICACIÓN DEL TIEMPO PROMEDIO DE ATENCIÓN (HORAS) PARA ATENCIÓN DE DAÑOS PRESENTADOS EN TUBERÍAS DE RED MATRIZ Diámetro Tubería (pulgadas) 12‹ ‹ 12-24 ≤ ‹ 24-48 ≤ ‹ 48-78 ≤ Tiempo promedio de respuesta (horas) ‹ 24 ≤ 48 ≤ 60 ≤ 78 Calificación 100% Calificación 80% Calificación 50% ‹ 24 ≤ 48 ≤ 60 ≤ 72 ‹ 24-36≤ ‹ 48-60 ≤ ‹ 60-72 ≤ ‹ 72-96 ≤ ‹ 36-48≤ ‹ 60-72 ≤ ‹ 72-96 ≤ ‹ 96-108 ≤ Nota: Incluye la atención de redes de diámetros menores pero que por definiciones hechas se consideran matrices. El tiempo para los daños que se programan cuenta a partir de inicio de la suspensión. PLAN DE CALIDAD DIRECCIÓN RED MATRIZ ACUEDUCTO GERENCIA CORPORATIVA DEL SISTEMA MAESTRO Hoja 29 de 47 En cualquier caso la Dirección Red Matriz Acueducto informará a cada Zona y a su Central de Operaciones a través del Centro de Control y al Contact Center ciñéndose a lo establecido en el Manual de Comunicaciones de la Dirección Red Matriz Acueducto, Documento 0730-17-20050007-01 del Sistema de Gestión de Calidad de la Dirección Red Matriz Acueducto. Los programas de suministro a través de carrotanques por causas de cierres en la red matriz serán responsabilidad de la Dirección Red Matriz Acueducto. Las interrupciones por causas diferentes a daños en redes, (vg servicio energía eléctrica para la operación de las bombas) si son programadas y previamente avisadas se tratarán como suspensión programada y se dará aviso a la Zona con la misma anticipación con que se reciba la información. Si son imprevistas se tratarán según lo establecido en el Manual de comunicaciones del Sistema de Gestión de Calidad de la Dirección red matriz Acueducto Manual de Comunicaciones. La Dirección Red Matriz Acueducto se compromete a mantener informada a la Zona sobre cualquier modificación en la operación del Sistema Matriz que afecte de alguna manera la prestación del servicio. Para esto seguirá lo establecido en el Manual de comunicaciones del Sistema de Gestión de Calidad de la Dirección Red Matriz Acueducto Manual de Comunicaciones. La Zona se compromete a informar, vía radioteléfono a la central uno de operaciones, con anterioridad las operaciones que vaya a efectuar, tanto de suspensión como de restablecida, en líneas de diámetro doce (12) pulgadas o menores en diámetros que afecten la continuidad del servicio a un cárcamo de succión de un bombeo ó salidas de tanques de almacenamiento y/o de redes menores. Para llevar un control al respecto una vez informada la operación la central uno dará un número consecutivo al que se referirá el personal de la Zona cuando informe la restablecida, según lo establecido en el Manual de Comunicaciones, Protocolo para cierres y restablecidas en redes de doce (12) pulgadas VRP’S y otras específicas. Cuando las suspensiones cualquiera que sea su naturaleza duren mas de 72 horas la Dirección Red Matriz Acueducto propondrá a la Zona una alternativa de suministro, la decisión de su implementación se tomará de común acuerdo definiendo previamente los aspectos relacionados con la macromedición. En cualquier caso la Dirección Red Matriz Acueducto podrá implementar alternativas de suministro siempre y cuando estas no afecten el esquema de macromedición establecido. Lo anterior según lo establecido en el Procedimiento Modificaciones Temporales a la Sectorización, Documento SA20151515 del Sistema de Gestión de Calidad de la Dirección Red Matriz Acueducto. A partir del 1 de Diciembre de 2005 al volumen generado por daños en redes matrices, incluido en los consumos técnicos, se le adicionará el caudal desperdiciado desde el momento que se presenta el daño hasta el momento en que se ejecuta la suspensión, para tal efecto se tendrá en cuenta la fecha y hora de recepción de la información del daño, la fecha y hora del cierre, la velocidad media del flujo en el conducto y el área del orificio, éste último dato se determinará durante la reparación de la tubería. El detalle del calculo se reportara en el informe mensual de macromedición que se entrega a la zona. PLAN DE CALIDAD DIRECCIÓN RED MATRIZ ACUEDUCTO GERENCIA CORPORATIVA DEL SISTEMA MAESTRO Hoja 30 de 47 12.6 CALIDAD FISICOQUÍMICA Y MICROBIOLÓGICA El agua suministrada por la Dirección Red Matriz Acueducto será potable y cumplirá con los parámetros de calidad exigidos por el Decreto 475 de 1998 del Ministerio del Medio Ambiente y la Norma SISTEC NS-067 de Calidad de Agua Potable, a excepción de los valores por encima del límite inferior y superior, establecidos en el Decreto, de los parámetros de conductividad y cloro residual. Esto debido a que por el origen del agua cruda, en el primer caso y la configuración de la red, conducciones largas en donde se debe garantizar un valor de cloro residual por encima del mínimo requerido a los puntos extremos, en el segundo caso no es posible cumplirlos. Se fijan como mínimo para conductividad el valor de 10 µS/cm y máximo 1.5 mg/l para cloro residual. En caso de presentarse algún incumplimiento de los parámetros de calidad de agua potable establecidos, la Dirección Red Matriz Acueducto no podrá realizar el cobro del caudal correspondiente, hasta que no se haya definido a cargo de quién está la responsabilidad. En caso de que la responsabilidad esté a cargo de la Dirección Red Matriz Acueducto, ésta no podrá transferir el costo de los caudales de agua correspondientes. Así mismo deberá evaluarse el impacto por contaminación sobre el agua potable almacenada o en circulación en las Redes a efecto de realizar la compensación correspondiente a favor de la Zona. Si la responsabilidad viene desde la Dirección de Abastecimiento, dicha área no hará transferencia de costo a la Dirección Red Matriz Acueducto y a su vez ésta, no transferirá el costo a la Zona. Igualmente el impacto por alteración sobre la calidad del agua potable almacenada o en circulación en las redes deberá ser reconocido por dicha Dirección, si la alteración es de su responsabilidad. Con el fin de garantizar la calidad del agua suministrada la Dirección Red Matriz Acueducto implementará un programa de instalación de puntos de muestreo y se acordarán ciclos de análisis con la Dirección de Servicios Técnicos de la Gerencia de Tecnología. En la misma vía la Dirección Red Matriz Acueducto efectúa un programa anual de lavado de tanques de almacenamiento y acordó con la relacionada Dirección de Servicios Técnicos ciclos de análisis. La información de estos aspectos esta disponible para consulta. La instalación de los Puntos de Muestreo se ceñirá al Procedimiento Monitoreo de Parámetros, Documento SA20151005, del Sistema de Gestión de Calidad de la Dirección Red Matriz Acueducto y a lo establecido en la Resolución 475 del Minambiente y la Norma SISTEC NS-067 de Calidad de Agua Potable. Cualquier deterioro en la calidad del agua que se produzca después del punto de entrega, por cualquier razón, en especial por el daño, falta de mantenimiento y/o limpieza de las redes de distribución o por la mezcla que se realice con aguas provenientes de otras fuentes, será responsabilidad exclusiva de cada Zona. 12.7 PRESIÓN DEL AGUA El agua será entregada en los puntos de derivación de la red matriz con una presión comprendida entre los 18 y 50 mca (metros columna de agua), siempre que la presión sea controlable, de lo PLAN DE CALIDAD DIRECCIÓN RED MATRIZ ACUEDUCTO GERENCIA CORPORATIVA DEL SISTEMA MAESTRO Hoja 31 de 47 contrario estará dada por la ubicación topográfica de las Plantas y Tanques de almacenamiento. Para los sitios aledaños a los tanques en donde no se cuente con la diferencia topográfica requerida no se evaluará esta condición. La Dirección Red Matriz Acueducto evaluará e informará mensualmente a la Zona el cumplimiento de este requisito a través del Indicador de Cumplimiento de Presiones, definido en el Sistema de Calidad. Se exceptúan del cumplimiento de valores mínimos las situaciones de emergencia. Para corroborarlo se utilizarán los sitios de registro de presión que tiene instalados la Dirección Red Matriz Acueducto y que apliquen a la Zona, definido en el soporte del indicador. Es responsabilidad de la Gerencia de Zona la adecuación de sus redes de distribución a través de mecanismos que garanticen el cumplimiento del rango de presión de suministro establecido en el contrato de condiciones uniformes, firmado con sus suscriptores. 12.8 RESPONSABILIDADES DE LAS PARTES La Dirección de Red Matriz Acueducto como proveedor y las Zonas como clientes internos directos son responsables por la naturaleza de sus funciones de la siguiente manera: 12.8.1 Dirección Red Matriz Acueducto Como responsable del control y mantenimiento del sistema de transporte y distribución del agua potable debe ejercer custodia sobre la Red y protegerla de conexiones o derivaciones clandestinas no autorizadas por la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá ESP por parte de terceros, las que necesariamente alteran tanto la proyección de caudales pactada como el IANC de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá ESP. Ajustarse a los caudales pactados y justificar debidamente y con las anticipaciones previstas cualquier cambio en la programación. Responder por la instalación y adecuado mantenimiento de los macromedidores ubicados en los puntos de entrega. Asegurar el funcionamiento correcto de los macromedidores mediante actividades de mantenimiento y aseguramiento del fluido eléctrico a los mismos. Custodiar el sitio donde se encuentran instalados los macromedidores para evitar cualquier perturbación por parte de terceros. Responsable de la operación y mantenimiento de las VCPs divisorias de Zonas y sectores. (La operación de las válvulas se regirá por lo establecido en el procedimiento “Sostenimiento de la sectorización” documento No SA20151510 del Sistema de Gestión de Calidad de la Dirección Red Matriz Acueducto ) PLAN DE CALIDAD DIRECCIÓN RED MATRIZ ACUEDUCTO GERENCIA CORPORATIVA DEL SISTEMA MAESTRO Hoja 32 de 47 12.8.2 Realizar dentro del plazo convenido y con ajuste al procedimiento establecido en este Acuerdo la transferencia del costo de los volúmenes de agua suministrada a la Zona. Gerencias de Zona Cada Gerencia de Zona es responsable del control y mantenimiento del sistema de redes menores de agua potable y de ejercer custodia sobre las mismas y protegerlas de conexiones o derivaciones clandestinas no autorizadas, las que necesariamente alteran tanto la proyección de caudales pactada como el IANC de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá ESP. El mantenimiento y control de sus redes de distribución a través de mecanismos que garanticen el cumplimiento del rango de presión de suministro establecido en el contrato de condiciones uniformes, firmado con sus suscriptores. Las Gerencias de Zona son responsable de la operación y el mantenimiento de las VCPs de los subsectores (Protocolo de Operación de las válvulas). Cada Zona será responsable de que los desarrollos de nuevas redes no unan divisorias de sectores hidráulicos. Cualquier modificación requerida deberá cumplir con lo establecido en el Manual de Macromedición. 12.9 MEDICIÓN El caudal suministrado se determinará con base en la lectura de los macromedidores instalados en los puntos establecidos en el Manual de Macromedición. A las desviaciones que se presenten se les dará el tratamiento establecido en el manual mencionado. Cuando se identifiquen volúmenes no catastrados originalmente en la zona, que generen una optimización operacional de macromedición por parte de la Gerencia de Zona, la Dirección Red Matriz Acueducto analizará la propuesta de medición presentada y, luego de los ajustes correspondientes a que haya lugar, recibirá los equipos si están instalados en redes que definan sectorización a nivel de sector y cumplen las normas técnicas establecidas para tal efecto y modificará los balances inicialmente establecidos, dejando constancia mediante Acta de Conformidad con la Gerencia y el Gestor de Zona. La Dirección Red Matriz Acueducto, a través del Proyecto Centro de Control, está implementando un programa de optimización del sistema de medición de caudal, mediante la instalación de equipos de medición a la salida de los tanques de almacenamiento de las cadenas de bombeo principales del sistema matriz de acueducto. El plazo contractual de finalización del proyecto es Diciembre de 2006. PLAN DE CALIDAD DIRECCIÓN RED MATRIZ ACUEDUCTO GERENCIA CORPORATIVA DEL SISTEMA MAESTRO Hoja 33 de 47 12.10 TRANSFERENCIA DEL PRECIO El décimo día hábil de cada mes se liquidarán las cantidades entregadas con base en las cantidades reportadas por la lectura de los macromedidores, correspondiente a los volúmenes entregados en el mes inmediatamente anterior. El reporte será revisado y aceptado por la ARS como prerrequisito a que se realice la afectación contable. En caso de no llegarse a un acuerdo se procederá de acuerdo con lo establecido en el numeral Reclamos y Resolución de Conflictos. Para la liquidación de los costos asignados por zona se utilizara el caudal total de suministro a la ciudad medido en los macromedidores instalados a la salida de las plantas de tratamiento como valor de cierre de los suministrados a las zonas en los medidores instalados en el programa de macromedición. La diferencia se ajustará proporcionalmente al medido por los últimos. 12.11 SEGUIMIENTO Y CONCERTACIÓN La Dirección Red Matriz Acueducto y cada Zona de manera conjunta, revisarán mensualmente los aspectos relacionados con los caudales pactados con el fin de anticipar acciones de contingencia y ajustar parámetros en caso de requerirse. Igualmente se considerarán dentro de esta definición soluciones concertadas a situaciones de: 12.12 Escasez de agua con origen en racionamientos o como consecuencia del crecimiento y distribución espacial de la demanda en Bogotá. Excesos de demanda (superiores a la Capacidad Existente en el Sistema ocasionados por el crecimiento del área de prestación de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá ESP). Reparaciones técnicas, mantenimientos periódicos de las plantas o tuberías de conducción. En general por las causas constitutivas de fuerza mayor o caso fortuito. AUTONOMÍA DE OPERACIÓN La Dirección Red Matriz Acueducto ejecutará las actividades definidas en el Acuerdo Industrial con total autonomía técnica, administrativa y financiera con respecto a la Zona en lo que tiene que ver con el suministro del agua potable en los puntos de entrega establecidos y total responsabilidad sobre las condiciones del producto puesto en estos puntos y aplicando lo correspondiente a la Responsabilidad de las Partes. PLAN DE CALIDAD DIRECCIÓN RED MATRIZ ACUEDUCTO GERENCIA CORPORATIVA DEL SISTEMA MAESTRO Hoja 34 de 47 12.13 ATENCIÓN DE EMERGENCIAS En situaciones de emergencia, en cualquiera de los dos sistemas se podrán hacer modificaciones a lo pactado, para lo cual se establecerá comunicación directa entre los Directores o quienes ellos deleguen para el efecto. Se levantará Acta sobre las acciones tomadas y sobre las modificaciones coyunturales o permanentes a lo establecido en este Acuerdo. 12.14 RECLAMOS Y SOLUCIÓN DE CONFLICTOS Toda controversia o diferencia relativa al Acuerdo Industrial, su ejecución o interpretación deberá ser resuelta directamente entre el Gerente de Zona y los Directores de las Áreas responsables de los procesos y como última instancia, el caso será presentado ante la Dirección de Planeamiento y Control de Rentabilidad, Gastos y Costos. Agotadas estas instancias y si no se ha solucionado el conflicto la consulta se elevará al Gerente de Planeamiento y Control, quien dirimirá el caso o lo presentará a consideración del Comité Técnico Operativo de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá ESP para dirimirlo. 12.15 ÁMBITO DE APLICACIÓN Los Acuerdos industriales con las Gerencias de Zona y la Unidad de Apoyo Comercial se constituyen en el marco de acción y referencia entre las partes, es de carácter estrictamente interno para la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá ESP y su afectación recae sobre la contabilidad de costos como elemento de la Contabilidad Administrativa de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá ESP. 12.16 VIGENCIA Y MODIFICACIONES Una vez firmados los Acuerdo Industriales, estos tendrán una vigencia de dos años a partir de la fecha de su firma. Los Acuerdos Industriales, una vez estén en vigencia podrán ser modificados total o parcialmente mediante solicitud de cualquiera de las partes y de común acuerdo entre las partes mediante otrosí. Al finalizar cada semestre de la vigencia del Acuerdo, se realizará una revisión al mismo con el fin de establecer desviaciones en la planeación y la ejecución del acuerdo y determinar si se hace necesario realizar modificaciones en cuanto a calidad o volúmenes pactados del servicio. Sin embargo, si las partes lo consideran conveniente, se efectuará un comité trimestral para efectuar seguimiento al acuerdo industrial para aclaración de compromisos. PLAN DE CALIDAD DIRECCIÓN RED MATRIZ ACUEDUCTO GERENCIA CORPORATIVA DEL SISTEMA MAESTRO Hoja 35 de 47 13. TRÁMITE DE COMPARTIDOS SOLICITUDES DE LOS ACUERDOS DE SERVICIOS Los acuerdos de servicios compartidos están suscritos por la Dirección Red Matriz Acueducto con las diferentes Áreas Prestadoras de Servicio (APS), en los cuales las APS se convierten en proveedores de productos y servicios del proceso de conducción y Distribución de Agua Potable en Redes Matrices, diferentes al proveedor principal que es la Dirección de Abastecimiento de la Gerencia Corporativa del Sistema Maestro. La evaluación de los proveedores lo realiza la Dirección Red Matriz Acueducto con base en las solicitudes ocasionales o puntuales realizadas a las APS. La evaluación de los Acuerdos Permanentes de las APS con las diferentes áreas industriales o Áreas Receptoras de Servicio (ARS) la efectúa la Dirección de Planeación y Control de Rentabilidad Gastos y Costos. Cuadro No. 9 – ÁREAS PRESTADORAS DE SERVICIOS COMPARTIDOS NOMBRE DE LA A.P.S. Dirección de Ingeniería Especializada Servicios Técnicos Dirección Electromecánica Dirección de Información Técnica y Geográfica Dirección SIE Dirección de Informática Asesoría Legal Representación Judicial y Actuación Administrativa Dirección de Seguros Dirección de Contratación y Compras Planeación y Desarrollo Humano Servicios Generales Dirección Bienes Raíces Gestión de Compensación y Beneficios Seguridad Física MEDIO DE SOLICITUD POR LA D.M.R.A. Aviso Ocasional MEDIO DE TRAMITE POR LA A.P.S. Orden SAP Módulo SM Aviso Ocasional Acuerdo Permanente Aviso Ocasional Acuerdo Permanente Lote de Inspección Orden SAP Módulo QM Orden SAP Módulo PM Plan de Mantenimiento, SAP Módulo PM Orden SAP Aviso Ocasional Aviso Ocasional Aviso Ocasional Aviso Ocasional Orden SAP Orden SAP Orden SAP Orden SAP (**) Aviso Ocasional Acuerdo Permanente Aviso Ocasional Solicitud de Pedido Aviso Ocasional Acuerdo Permanente Aviso Ocasional Acuerdo Permanente Aviso Ocasional Acuerdo Permanente Orden SAP Subreparto (*) Orden SAP Pedido Orden SAP Subreparto (*) Orden SAP Subreparto (*) Orden SAP Subreparto (*) Aviso Ocasional Acuerdo Permanente Orden SAP Orden SAP PLAN DE CALIDAD DIRECCIÓN RED MATRIZ ACUEDUCTO GERENCIA CORPORATIVA DEL SISTEMA MAESTRO Hoja 36 de 47 ANEXO No. 1 MAPA DE PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD PARA EL PROCESO - CONDUCCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE AGUA POTABLE EN REDES MATRICES CUADRO DE CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS DE LA NORMA Y EL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD PLAN DE CALIDAD DIRECCIÓN RED MATRIZ ACUEDUCTO GERENCIA CORPORATIVA DEL SISTEMA MAESTRO Hoja 37 de 47 ANEXO No. 2 TABLERO DE INDICADORES DE LA DIRECCIÓN RED MATRIZ ACUEDUCTO PLAN DE CALIDAD DIRECCIÓN RED MATRIZ ACUEDUCTO GERENCIA CORPORATIVA DEL SISTEMA MAESTRO Hoja 38 de 47 ANEXO No. 3 PROGRAMA DE CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO PLAN DE CALIDAD DIRECCIÓN RED MATRIZ ACUEDUCTO GERENCIA CORPORATIVA DEL SISTEMA MAESTRO Hoja 39 de 47 ANEXO No. 4 FORMATO DE PLANOS Y ESQUEMAS DE LA DIRECCIÓN RED MATRIZ ACUEDUCTO PLAN DE CALIDAD DIRECCIÓN RED MATRIZ ACUEDUCTO GERENCIA CORPORATIVA DEL SISTEMA MAESTRO Hoja 40 de 47 MAPA DE PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD PARA LA CONDUCCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE AGUA POTABLE EN REDES MATRICES PLANEACIÓN Y CONTROL DE LA GESTIÓN Planeación Estratégica Elaboración de Planes y Políticas Internas Planeación de Inversiones GESTIÓN DE INFRAESTRUCTURA Planificación de Sistemas de Gestión Planeación de la Operación y el Mantenimiento OPERACIONES DEL NEGOCIO Gestión de Acuerdos Industriales Gestión de Estudios de Factibilidad DISTRIBUCIÓN Y CONTROL Gestión del Diseño MANTENIMIENTO Operación del Sistema Mantenimiento Preventivo a Tanques, Est. de Bombeo y Est. de Control Control Mantenimiento Preventivo de Redes Gestión de la Sectorización Mantenimiento Correctivo Gestión de la Construcción Gestión de la Mitigación de la Vulnerabilidad Gestión Institucional GESTIÓN DE RECURSOS Gestión de Acuerdos de Servicios Compartidos Capacitación y Entrenamiento Gestión de la Información Gestión Administrativa y Financiera Gestión del Documento Control de Equipos de Medición GESTIÓN DE LA MEJORA CONTINUA Gestión de Atención y Satisfacción del Cliente Tratamiento de No Conformes Medición de Sistemas de Gestión Auditorías Internas Acciones de Mejora Cuadro 1. CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS NTC ISO 9001: 2000 – SISTEMAS DE GESTIÓN DE CALIDAD Macro proceso Proceso Código Procedimiento Planeación Estratégica PG0505 Formulación del Plan Estratégico PG1005 Elaboración de Planes y Políticas Internas PG1020 Gestión del Plan de Acción Detallado MC0505 Planificación de Sistemas de Gestión Elaboración de Planeas y Políticas Internas PLANEACION Y CONTROL DE LA GESTION Planificación de Sistemas de Gestión Planeación de Inversiones Planeación de la Operación y el Mantenimiento PROCESOS DEL NEGOCIO Gestión de Acuerdos Industriales Gestión de Estudios de Factibilidad Responsable Periodo de Ejecución Dirección de Planeamiento Corporativo Según necesidad Dirección de Planeamiento Corporativo Según necesidad Dirección Red Matriz Acueducto Anual Dirección de Gestión de Calidad Según necesidad 7.1, 7.2.1, 7.2.2 Dirección Red Matriz Acueducto Según necesidad Requisito ISO 4.1, 5.1, 5.2, 5.3, 5.4, 5.5, 5.6, 6.1, 6.4, 8.5.1 4.1, 5.1, 5.2, 5.3, 5.4, 5.5, 5.6, 6.1, 6.4, 8.5.1 4.1, , 5.1, 5.2, 5.3, 5.4, 5.5, 5.6, 6.1, 6.4, 8.5.1 4.1, 5.1, 5.2, 5.3, 5.4, 5.5, 5.6, 6.1, 6.4, 8.5.1 SA20050505 Planeación de la Expansión SA20050510 Gestión de Nuevos Negocios 7.2.1, 7.2.2 Dirección Red Matriz Acueducto Según necesidad SA20050510 Planeación de la Rehabilitación 7.2.1, 7.2.2 Dirección Red Matriz Acueducto Según necesidad SA20051010 Planeamiento de la Operación 7.1, 7.2.1, 7.2.2 Dirección Red Matriz Acueducto Según necesidad SA20051015 Planeamiento del Mantenimiento 7.1, 7.2.1. Dirección Red Matriz Acueducto Según necesidad 7.2.3 Dirección Red Matriz Acueducto Según necesidad AS1010 Atención de Inconsistencias del Servicio SA20100505 Estudios de Factibilidad 7.1, 7.2.1, 7.5.1 Dirección Red Matriz Acueducto Según necesidad SA20100510 Formulación de Proyectos 7.1, 7.2.1, 7.2.2, 7.5.1. Dirección Red Matriz Acueducto Según necesidad Continuación Macro proceso Requisito ISO Responsable Periodo de Ejecución Gestión del Diseño 7.3 Dirección Red Matriz Acueducto Según necesidad Gestión de la Construcción 6.3 Dirección Red Matriz Acueducto Según necesidad Proceso Código Procedimiento SA20102005 Vulnerabilidad de la Infraestructura por Eventos Sísmicos 7.1, 7.2.1, 7.2.2, 7.5.1,6.3 Dirección Red Matriz Acueducto Según necesidad SA20102010 Vulnerabilidad de la Operación y Apoyo a Emergencias del Distrito 7.1, 7.2.1, 7.2.2, 7.5.1 Dirección Red Matriz Acueducto Según necesidad SA20102505 Suministro de Información Técnica 7.2.1, 7.2.2 Dirección Red Matriz Acueducto Permanente SA20102510 Elaboración de Conceptos Técnicos 7.2.1, 7.2.2 Dirección Red Matriz Acueducto Permanente SA20102515 Coordinación de Obras 7.2.1, 7.2.2 Dirección Red Matriz Acueducto Permanente SA20102515 Valoración, Cobro o Traslado de Costos por daños o servicios en redes matrices 7.2.1, 7.2.2 Dirección Red Matriz Acueducto Según necesidad SA20150505 Coordinación del Sistema 7.1, 7.5.1 Dirección Red Matriz Acueducto Permanentemente SA20150510 Simulación Hidráulica Operativa 7.1 Dirección Red Matriz Acueducto Según necesidad SA20150515 Coordinación de Cierres Programados en Redes Matrices 7.1, 7.2.1, 7.2.2, 7.5.1 y 7.5.2 Dirección Red Matriz Acueducto Según necesidad SA20150520 Coordinación de Cierres Imprevistos en Redes Matrices 7.1 Dirección Red Matriz Acueducto Según necesidad SA20150525 Ejecución de Cierres, Desagües y Restablecidas 7.5.1, 7.5.5 Dirección Red Matriz Acueducto Según necesidad SA20150530 Atención de Contingencias 7.1, 7.5.1 Dirección Red Matriz Acueducto Según necesidad Gestión de la Vulnerabilidad Gestión Institucional PROCESOS DEL NEGOCIOS Operación del Sistema Continuación Macro proceso Proceso Control Código Procedimiento Requisito ISO Responsable Periodo de Ejecución 7.2.1, 7.2.2 Dirección Red Matriz Acueducto Permanentemente 7.5.1 Dirección Red Matriz Acueducto Según necesidad 7.2.2, 7.5.1 Dirección Red Matriz Acueducto Según necesidad 7.2.1, 7.2.2, 7.5.1, 7.5.5 Dirección Red Matriz Acueducto Permanentemente SA20151005 Monitoreo de Parámetros SA20151010 Investigaciones Especiales SA20151015 Gestión de Agua No Contabilizada SA20151505 Macromedición Comercial SA20151510 Sostenimiento de la Sectorización 7.5.1 Dirección Red Matriz Acueducto Permanentemente SA20151515 Modificaciones Temporales a la Sectorización 7.5.1 Dirección Red Matriz Acueducto Según necesidad SA20151520 Modificaciones Permanentes a la Sectorización 7.5.1 Dirección Red Matriz Acueducto Según necesidad AF10100505 Mantenimiento Electromecánico de Tanques, Estaciones de Bombeo y Estructuras de Control 7.1, 7.5.1 Dirección Red Matriz Acueducto Permanentemente AF10100510 Adecuaciones Locativas 6.3 Dirección Red Matriz Acueducto Permanentemente AF10100515 Lavado de Tanques 7.1, 7.5.1, 7.5.5 Dirección Red Matriz Acueducto Según Programación AF10100520 Rehabilitación Estructural de Tanques, Estaciones de Bombeo y Estructuras de Control 7.1, 7.5.1 Dirección Red Matriz Acueducto Según necesidad AF10101005 Recorrido de Redes Matrices 7.1, 7.5.1, 7.5.5 Dirección Red Matriz Acueducto Según Programación AF10101010 Rehabilitación Estructural o Hidráulico de Redes y Accesorios 7.1, 7.5.1 Dirección Red Matriz Acueducto Según necesidad AF10101505 Reparaciones de Redes Matrices, Accesorios y Cámaras 7.1, 7.5.1, 7.5.5 Dirección Red Matriz Acueducto Según necesidad AF10101510 Reparaciones de Tanques, Estaciones de Bombeo y Estructuras de Control 7.1, 7.5.1, 7.5.5 Dirección Red Matriz Acueducto Según necesidad Gestión de la Sectorización PROCESOS DEL NEGOCIOS Mantenimiento Preventivo de Tanques, Estaciones de Bombeo y Estructuras de Control Mantenimiento Preventivo de Redes Matrices Mantenimiento Correctivo Continuación Macro proceso Proceso Código OPERACIONES DEL NEGOCIIO Atención al Cliente CM3505 Atención al cliente Gestión de Acuerdos de Servicios Compartidos AS0505 Gestión de Acuerdos de Servicios Compartidos Capacitación y Entrenamiento TH1505 Procedimiento Requisito ISO Responsable Periodo de Ejecución 8.1, 7.5.3, 8.2.1, 8.4, 8.5 Gerencia de Servicio al Cliente y Funcionarios que apliquen el sistema Según necesidad Dirección de Rentabilidad, Gastos y Costos Según necesidad Gerencia de Gestión Humana y Funcionarios que apliquen el sistema Según necesidad 4.2.2, 4.2.3, 4.2.4, 7.5.3 Área de Gestión Documental y Dirección de Gestión de Calidad Según necesidad 4.2.2, 4.2.3, 4.2.4, 7.5.3 Área de Gestión Documental Según necesidad Según Programación 7.5.1., 7.5.3, 7.6 Topógrafos, Dirección Técnica y Geográfica y Dirección de Gestión de Calidad 6.1, 6.2, 6.3, 6.4 6.1, 6.2 Documentación de procesos Gestión de la Información GD0505 Asignación No. de Proyecto Asignación No. de Obra GESTIÓN DE RECURSOS Gestión del Documento Control de Equipos de Medición GD1050 Manejo de Registros GD1055 Recepción y Distribución de Correspondencia Externa – Flujo Normal GD1060 Recepción y Distribución de Correspondencia Externa – Flujo Comercial Control de Equipos de Medición de Red Matriz Acueducto AC10 Selección de Equipos de Medición Gestión Administrativa y Financiera SA20200505 Gestión Presupuestal para Inversiones 6.1 Dirección Red Matriz Acueducto Según programación SA20200510 Gestión Presupuestal para Funcionamiento 6.1 Dirección Red Matriz Acueducto Según Programación Macro proceso GESTIÓN DE RECURSOS GESTIÓN DE LA MEJORA CONTINUA Proceso Gestión Administrativa y Financiera Código Procedimiento Requisito ISO Responsable Periodo de Ejecución SA20200515 Elaboración de Términos de Referencia 7.4 Dirección Red Matriz Acueducto Según Programación SA20200520 Trámite, Ejecución y Control de Contratos 7.4 Dirección Red Matriz Acueducto Según Programación SA20200525 Gestión del Talento Humano 6.2 Dirección Red Matriz Acueducto Según necesidad SA20200530 Suministro de Información Administrativa y Financiera 7.2.3 Dirección Red Matriz Acueducto Según necesidad SA20200535 Seguimiento a Áreas Prestadoras de Servicios 7.4 Dirección Red Matriz Acueducto Mensualmente SA20200540 Manejo de Correspondencia 4.2 Dirección Red Matriz Acueducto Según necesidad 8.1, 7.5.3, 8.2.1, 8.4, 8.5 Todos los funcionarios que aplican el sistema Según necesidad 7.5.3, 8.3, 8.4, 8.5 Dirección de Gestión de Calidad Según necesidad Satisfacción del Cliente Gestión de Satisfacción del Cliente MC1535 Tratamiento de No Conforme MC1530 Tratamiento de No Conforme Medición de sistemas de gestión MC1525 Medición de sistemas de gestión Auditorias internas MC1520 Auditorias interna Acciones de Mejora MC1515 Acciones de Mejora Atención al Cliente 8.2.3, 8.2.4, 8.4, 8.5 Coordinador Área ejecutora y Dirección de Gestión de Mensual Calidad 8.2.2, 8.4, 8.5 Dirección de Gestión de Calidad Según Programación 8.4, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3 Dirección de Gestión de Calidad Según necesidad Nombre: Código: Ubicación Magnética: Fecha CONTROL DE CAMBIOS Descripción de Cambios Escala: Versión: Versión Elaboró: Revisó: Aprobó: Observaciones 3GD050504-01
