Proceso manual para realizar transferencia de excedentes

UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA
Dirección Nacional Financiera y Administrativa
PROYECTO QUIPU
CIRCULAR 13
FECHA:
2 DE ABRIL DE 2003
PARA:
USUARIOS DE SOPORTE:
BOGOTA
PALMIRA
MEDELLIN
NIVEL NACIONAL
MANIZALES
UNISALUD NIVEL NACIONAL
REFERENCIA: PROCESO MANUAL PARA REALIZAR TRANSFERENCIAS DE EXCEDENTES
Les informamos que se ha parametrizado en el Sistema de Gestión Financiera Quipu un nuevo
documento y tipo de movimiento que permitirá ejecutar internamente en una empresa ó en un área
de la misma empresa los EXCEDENTES una vez se halla terminado totalmente la ejecución de
proyectos con destinación específica, los responsables del presupuesto generarán el documento
con el movimiento indicado.
Tipo de Documento:
“ELT - EJECUCION DE TRANSFERENCIAS LIQUIDACION
PROYECTOS”
Tipo de Movimiento:
“171 - EJEC. TRANSFERENCIAS Y EXCEDENTES LIQ.PR”
A continuación se describen los pasos que se deben realizan en el sistema para el registro
presupuestal en los proyectos de los aportes por transferencia de excedentes.
EJECUCION DE APORTES POR TRANSFERENCIAS:
Corresponde a todas las partidas presupuestales que se apropian desde la creación del proyecto
específico en los siguientes rubros del gasto:
24410705019100101 – OP. INTERNAS -TRANSFERENCIAS 11% ACADEMICA
24410705019100103 – OP. INTERNAS -EXCEDENTES POR ACTIVIDADES
GENERADORAS DE RECURSOS
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Para este caso se presentan dos formas de transferir los aportes:
Cuando el total de la partida apropiada en el rubro del gasto debe ser transferida a otra
empresa (ej. Dirección Académica):
En este caso el usuario debe hacer la ejecución normal del rubro de gasto (Disponibilidad,
compromiso, Obligación y pago) con la funcionalidad actual, registrando las operaciones en
cada módulo (presupuesto, cuentas por pagar y Tesorería). Así mismo el ingreso (con
cheque o consignación) que le llega a la empresa beneficiaria del aporte o transferencia
debe ejecutar como un ingreso en el módulo de tesorería con la funcionalidad actual.
Cuando el total o parte de la partida apropiada en el rubro del gasto debe ser
transferida a un proyecto de la misma empresa ó área diferente del mismo proyecto:
En este caso el usuario debe capturar en el módulo de presupuesto el documento
“ELT - EJECUCION DE TRANSFERENCIAS LIQUIDACION PROYECTOS” con el
tipo de movimiento “171 - EJEC. TRANSFERENCIAS Y EXCEDENTES LIQ.PR”
que afectará automáticamente todo el proceso de ejecución del gasto
(Disponibilidad, compromiso, Obligación y pago) del rubro en el proyecto.
Para la ejecución del ingreso el usuario registrará en el proyecto genérico de su
empresa la ejecución del ingreso con el proceso normal en el módulo de tesorería,
utilizando el tipo de documento “EJR - EJECUCION POR RECAUDOS”.
Se debe tener especial cuidado de afectar los dos registros, tanto en ingresos como en gastos, por
que si solo se ejecuta uno de los dos quedará ingresos o gastos sin ejecución.
PARAMETRIZACION DE TIPO DE DOCUMENTO Y MOVIMENTO:
1. TIPOS DE MOVIMIENTO:
Crear un tipo de movimiento “171 - EJEC. TRANSFERENCIAS Y EXCEDENTES LIQ.P.” en la
siguiente opción:
Opción: Presupuesto / Soporte/ Movimientos/Tipos de Movimiento
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Este tipo movimiento debe ser parametrizado a los grupos de movimiento de ejecución
presupuestal de gastos, en las columnas de acumulado y saldo con signo positivo, como
se muestra en la siguiente forma:
Opción: Presupuesto / Soporte/ Movimientos/Acumulados y Saldos
GRUPOS DE EJECUCIÓN PRESUPUETAL:
6789-
DISPONIBILIDADES VIG ACTUAL:
COMPROMISOS VIG ACTUAL
OBLIGACIONES VIG ACTUAL
PAGOS VIGENCIA ACTUAL: En este grupo solo se parametriza la columna de
acumulados
2. TIPO DE DOCUMENTO:
Crear un tipo de documento “ELT - EJECUCION DE TRANSFERENCIAS LIQUIDACION
PROYECTOS” en la siguiente opción y parametrización:
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Opción: Presupuesto / Soporte/ Documentos /Tipos de Documentos
Este tipo de documento debe ser parametrizado como se muestra a continuación en la
siguiente opción:
Opción: Presupuesto / Soporte/ Documentos / Mvtos por
Documento
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Cualquier duda será atendida en el centro de soporte del Nivel Nacional ext 18078 y 18162.
Cordial Saludo,
AMPARO HERRERA NUÑEZ
Coordinadora Funcional
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