INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO – LEY 1474 DE 2011 INSTITUTO DISTRITAL DE TURISMO, BOGOTA D.C. Jefe de Control Interno : AURA MARIA CUBILLOS RAMÍREZ Período Evaluado: Marzo 2013–Julio 2013 Fecha de elaboración : 2013-07-08 SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO AVANCES El Instituto Distrital de Turismo cuenta con el Ideario Ético el cual se elaboró con la participación de los servidores de la entidad y aprobado con la Resolución Nro. 105 del 11 de diciembre de 2007, los principios y valores del Instituto son: Justicia, Honestidad, Equidad, Probidad, Respeto, Responsabilidad, Solidaridad, Trabajo en Equipo y Servicio. Es importante resaltar que desde Control Interno se está motivando a todos los servidores del Instituto para que ejerzamos el AUTOCONTROL y para ello publica en el boletín informativo interno INFORMAT un boletín de dos páginas denominado “El Control en sus Manos” donde se fomenta el autocontrol, esta publicación es mensual. Para la vigencia 2013 en el Distrito Capital, el Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital es quien coordina las Capacitaciones a nivel distrital es por eso que no tenemos presupuesto para desarrollarlas directamente y la responsabilidad es de ellos. El Instituto Distrital de turismo de Bogotá, está comprometido con el Sistema Integrado de Gestión y como prueba de ello todos los servidores del Instituto firmaron el Pendón de compromiso con la implementación de la Norma Técnica de Calidad Distrital NTD SIG 001:2011, que comprende los siguientes Subsistemas: Gestión de Calidad (SGC), Control Interno (SCI), Gestión Ambienta (SGA), Seguridad de la Información (SGSI), Avenida Carrera 24 No. 40 – 66 Teléfono: 2170711 Fax.2170711 Ext. 180 www.bogotaturismo.gov.co MC-F12 Fecha vigencia: 2013-01-15 1 Responsabilidad Social (SRS), Gestión Documental y Archivo (SIGA) y Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO). Teniendo en cuenta lo anterior, se tiene un Plan de Acción del SIG aprobado por el Instituto y validado por la Dirección Distrital de Desarrollo Institucional de la Alcaldía de Bogotá D.C. Desde el año 2010 el Instituto Distrital de Turismo, como entidad pública distrital, ha venido implementado controles a sus aspectos ambientales en consecuencia de una apropiación de su responsabilidad ambiental y social. Estos controles enmarcados en un sistema de gestión ambiental, que es cada vez más maduro y se aproxima a su certificación bajo el estándar de la ISO 14001, ha permitido que el Instituto de cumplimiento a diferentes requisitos legales y otros que van más allá de su misionalidad. El desempeño ambiental y su mejoramiento, se reporta a diferentes entes de control y a las autoridades ambientales distritales, quienes alimentan indicadores de ecoeficiencia y llevan a cabo procesos de evaluación y auditoría que son de interés público. Los resultados de este seguimiento y controles, continúan demostrado la efectividad y eficacia del sistema de gestión ambiental de la entidad, en la medida que vislumbran que el logro de los objetivos y metas ambientales propuestos por el IDT sobresalen en el orden distrital. En conclusión, el Sistema de Gestión Ambiental del IDT ha permitido consolidar información consistente, precisa y transparente sobre sus impactos ambientales; esta información es de interés público y se comunica externamente a través de diferentes entidades como la Contraloría y la Secretaría Distrital de Ambiente, entre otras. Adicionalmente, el sistema de gestión ambiental permite la austeridad del gasto, complementa los instrumentos para dar respuesta a las peticiones, quejas y reclamos por parte de la entidad, ha contribuido al cumplimiento de requisitos legales, ha facilitado la extensión de buenas prácticas ambientales entre las entidades públicas distritales y entre los gremios del sector turístico y ha agregado valor a la imagen institucional en general. En el Comité Directivo de la entidad se hace el seguimiento a los compromisos adquiridos por los Directivos en sus Planes Operativos y los Acuerdos de Gestión respectivamente y se toman las medidas pertinentes para su cumplimiento. Mensualmente son analizados los resultados de los indicadores de los diferentes procesos, así mismo la información reportada permite formular acciones correctivas y/o preventivas. El Organigrama del Instituto se encuentra publicado en la página WEB y actualmente la entidad cuenta con una planta de personal igual a 30 funcionarios de los cuales 28 están provistos y hay Avenida Carrera 24 No. 40 – 66 Teléfono: 2170711 Fax.2170711 Ext. 180 www.bogotaturismo.gov.co MC-F12 Fecha vigencia: 2013-01-15 2 2 vacantes. Respecto a la Administración del Riesgo se reforzó el Aplicativo que se definió para tal fin y actualmente está en etapa de inclusión de todos los riesgos asociados al Mapa de Procesos de la entidad, el cual empezará a utilizarse con carácter obligatorio a partir del segundo semestre de 2013. Este medio les permite a los responsables de los procesos abordar metodológicamente la identificación, análisis, valoración y seguimiento para el control de los mismos. DIFICULTADES Se continúa con personal insuficiente y esto dificulta el normal desarrollo de las actividades para el logro de las metas, continúa en proceso la aprobación de la nueva planta de personal. La capacitación al personal el IDT no ha obtenido los resultados esperados porque está centralizada su operación en el Departamento Administrativo del Servicio Civil-Distrital. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN AVANCES Como lo indicamos en el informe anterior el Sistema Integrado de Gestión SIG, es dinámico y los servidores de la entidad mantienen permanentemente informados de los cambios para que todas las actividades que se realicen en la entidad sean estandarizadas. La Oficina de Planeación y Sistemas monitorea la gestión de los procesos y el cumplimiento de los objetivos institucionales establecidos en el Plan Estratégicos y en el Plan Operativo Anual a través de los Indicadores y presenta a los dueños de los procesos el resultado del seguimiento trimestral para que sea tenido en cuenta y se tomen las decisiones pertinentes implementando acciones preventivas y correctivas. Respecto a la comunicación externa se evidencia la pronta respuesta a los diferentes requerimientos, solicitudes y quejas de la ciudadanía y partes interesadas continuando con ese respeto y compromiso que nos merecen nuestros clientes. Es importante tener en cuenta que la ciudadanía en general cuenta con procedimientos de consulta pública abiertos, sistemáticos y además ofrecen igualdad de acceso para todos los interesados ya que son publicados en diferentes medios electrónicos, tales como la página web de la entidad www.bogotaturismo.gov.co, SECOP, SIVICOF, Sistema Distrital de Quejas y Avenida Carrera 24 No. 40 – 66 Teléfono: 2170711 Fax.2170711 Ext. 180 www.bogotaturismo.gov.co MC-F12 Fecha vigencia: 2013-01-15 3 Soluciones SDQS, entre otros. Referente a la comunicación interna podemos resaltar la nueva imagen de nuestro boletín informativo “ InformaT, “, destacando lo que hacemos, las opiniones de los diferentes servidores públicos y las buenas nuevas de nuestra entidad. DIFICULTADES Los avances en la implementación del SIGA continúa lento por falta de personal y respecto al archivo documental, con la nueva sede se tiene el espacio pero no se cuenta con la independencia que exige responder por el Archivo Central de la entidad. La falta de personal por el proceso de creación de la planta temporal del IDT ha ocasionado retraso en todos los compromisos del Plan de Mejoramiento Institucional entre ellos la finalización de la implementación del Sistema SI CAPITAL que esperamos se termine al finalizar el primer semestre del 2013. SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN AVANCES Dentro de las acciones para mejorar contamos con la evaluación del Decreto 371 de 2010 – “Lineamientos para preservar y fortalecer la transparencia y la prevención de la corrupción”, que incluye los diferentes cuestionarios a aplicar y se resuelven con los responsables de los procesos y una vez verificada la información, la Oficina de Control Interno, realiza el envío por la herramienta diseñada para tal fin por la Veeduría Distrital, luego la misma Veeduría nos da respuesta para que la Oficina de Control Interno evalúe y verifique los datos y si es el caso cada área deberá establecer el plan de mejoramiento a que haya lugar. Durante este período la Oficina de Control Interno realizó los cierres de las auditorías realizadas tales como Contabilidad y Control Interno Disciplinario y se le entregó el informe final para que los dueños de los procesos levantaran las acciones correctivas producto de esta evaluación. De igual manera se realizó la evaluación de los subsistemas, componentes y elementos del Modelo Estándar de Control Interno MECI, por la vigencia 2012, con los responsables de los procesos obteniendo una calificación del 97,11 en MECI y 88% en Calidad, evaluación que nos coloca en una posición alta a nivel nacional. A continuación se muestran los resultados del avance en la implementación del MECI, por subsistemas: Avenida Carrera 24 No. 40 – 66 Teléfono: 2170711 Fax.2170711 Ext. 180 www.bogotaturismo.gov.co MC-F12 Fecha vigencia: 2013-01-15 4 - Subsistema de Control Estratégico 95%. - Subsistema de Control de Gestión 98%. - Subsistema de Control de Evaluación 100%. Coherente con lo anterior, la entidad durante el 2012 obtuvo la recertificación en la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Púbica Colombiana NTCGP 1000:2009 e ISO 9001:2008. Así mismo Control Interno realizó la evaluación a todos los Planes Operativos Anuales (POA) de los procesos de la entidad, dando cumplimiento a la circular No. 04 de 2005 “Evaluación por Dependencias” en cumplimiento de la ley 909 de 2004. Así las cosas, se evaluaron los proyectos en dichos planes en forma objetiva con fundamentos en las metas establecidas y las actividades que se debían cumplir, revisando el nivel de cumplimiento de los indicadores. De igual forma se realizaron las recomendaciones de mejoramiento pertinentes teniendo en cuenta el porcentaje de los logros de cada compromiso. Se realizó seguimiento a los acuerdos de gestión de los gerentes públicos dando cumplimiento a la normatividad establecida para dicha actividad. Se realizó la auditoría al Proceso de Mejora Continua para establecer el grado de cumplimiento teniendo en cuenta la norma NTCGP 1000: 2009, ISO 9001:2008, Modelo Estándar de Control Interno-MECI 1000:2005 en lo relacionado con la interacción de los Subsistemas y los procesos transversales. De igual forma se verificó la información reportada en el formato ME-F01 (Acción Correctiva-Preventiva y de Mejora, publicada en el SIG, Mapa de Riesgo, Indicadores y Plan Operativo Anual. Producto de la misma se dejaron las recomendaciones que resultaron de la revisión del Sistema Integrado de Gestión, para que los dueños de procesos procedieran a realizar los planes de acción correspondientes para subsanar lo encontrado. Así mismo Control Interno realizó la verificación y seguimiento semestral de las Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias se efectúa con el objeto de cumplir con los requerimientos establecidos en el Artículo 76 de la Ley 1474 del 12 de julio de 2011 que establece “La oficina de control interno deberá vigilar que la atención se preste de acuerdo con las normas legales vigentes y rendirá a la administración de la entidad un informe semestral sobre el particular”. El comportamiento de las Reclamaciones y Peticiones del periodo comprendido desde el 01 de Enero de 2.013 hasta el 30 de Junio de 2.013, cuya fuente de información es la base de consolidación de informes suministrado por la Oficina Asesora Planeación y Sistemas, sobre el nivel de cumplimiento y calidad en la respuesta de la información de PQR´S, es de un total de 102 PQR´S de los cuales son: Avenida Carrera 24 No. 40 – 66 Teléfono: 2170711 Fax.2170711 Ext. 180 www.bogotaturismo.gov.co MC-F12 Fecha vigencia: 2013-01-15 5 Petición de interés general y particular Solicitud de Información Quejas Reclamos Sugerencias Tutelas Solicitud de Congreso Concejo Proposición del Concejo Consulta Traslado TOTAL Avenida Carrera 24 No. 40 – 66 Teléfono: 2170711 Fax.2170711 Ext. 180 www.bogotaturismo.gov.co 29 47 3 1 0 0 10 9 1 2 102 MC-F12 Fecha vigencia: 2013-01-15 6 El primer trimestre del año en curso, presenta una disminución con relación al último trimestre del año 2012, el total de de PQRS del 2012 fue del 135 versus las PQRS del primer semestre de 2013 disminuyó para un total de 102, en cuanto a las peticiones, lo que indica la mejora en la prestación del servicio. Además del eficiente trámite en la respuesta y la revisión de los mismos donde interviene el equipo multidisciplinario que revisan el contenido y respuesta de las mismas. Asi las cosas, se cumple con el tiempo de 10 días, generalmente se contestan antes del tiempo establecido. Cabe resaltar que el trámite de respuesta se da con el equipo interdisciplinario que participa en el proceso, dando cumplimiento al mismo antes de los días establecidos. DIFICULTADES Se presentan dificultades para el establecimiento de las acciones de mejora producto de los planes de mejoramiento identificados por cada dueño de procesos. ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Control Interno abarcó todos los elementos que hacen referencia a los tres Subsistemas en el presente informe: Control Estratégico, Control de Gestión y Control de Evaluación. Se viene dando cumplimiento al programa de auditorías establecido para la vigencia en mención, donde se desarrollan los planes de acción recomendados de las mismas. Como mejora continua se sigue fortaleciendo la administración del riesgo, como herramienta de control para el accionar de la mejora continua. De igual forma se viene dando cumplimiento al plan de acción establecido en el Sistema Integrado de Gestión (SIG), dadas las directrices de la Dirección de Desarrollo Institucional de la Alcaldía Distrital. Es importante mencionar que se viene cumpliendo con el Plan Operativo Anual diseñado para esta vigencia. Se ha fortalecido en este semestre el tema del Autocontrol, como medida de mejoramiento a todos los servidores públicos del Instituto Distrital de Turismo, con el fin de crear una conciencia de control influyendo de manera profunda en la planificación de la gestión y en los procesos de mejoramiento institucional. Así mismo Control Interno ha venido asesorando y acompañando a todas las dependencias del Instituto Distrital de Turismo que requieren como un rol de la oficina, haciendo el trabajo más eficiente y eficaz en las diferentes áreas. Avenida Carrera 24 No. 40 – 66 Teléfono: 2170711 Fax.2170711 Ext. 180 www.bogotaturismo.gov.co MC-F12 Fecha vigencia: 2013-01-15 7 Se llevó a cabo el seguimiento a las publicaciones en el SECOP y Contratación a la Vista cruzándolas con los reportes a la Contraloría de todos los contratos celebrados durante el primer trimestre de 2013 en las etapas precontractual, contractual y pos contractual. Se ha venido cumpliendo con todos los compromisos de entrega de los informes y requerimientos en las fechas establecidas tanto en la entidad como a los diferentes entes de control. RECOMENDACIONES Continuar trabajando en los trámites aprobación de la nueva planta de personal para contribuir al fortalecimiento de la gestión institucional de la entidad. Fortalecer el proceso de Mejora Continua en lo concerniente a las acciones correctivas, preventivas y de mejora para que cada dueño de procesos se concientice de la importancia de realizar la apertura a las acciones CPM, producto de las diferentes auditorías. Unificar el plan de mejoramiento institucional de tal manera que agrupe las auditorías de control interno, calidad y de los entes externos (Contraloría Distrital), y trabajar constantemente en las medidas necesarias para cumplirlo. AURA MARÍA CUBILLOS RAMÍREZ Asesora de Control Interno Avenida Carrera 24 No. 40 – 66 Teléfono: 2170711 Fax.2170711 Ext. 180 www.bogotaturismo.gov.co MC-F12 Fecha vigencia: 2013-01-15 8