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SEGUIMIENTO A LAS ESTRATEGIAS PARA LA CONSTRUCCIÓN DEL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
ENTIDAD: INSTITUTO DISTRITAL DE TURISMO. AÑO: SEGUIMIENTO A 31 DE DICIEMBRE DE 2013
ESTRATEGIA,
MECANISMO,
MEDIDA, ETC.
ACTIVIDADES
ENERO 31
Revisar el aplicativo
de riesgos y ajustar
al manual sugerido
por DAFP:
MAPA DE RIESGOS
DE CORRUPCIÓN
ESTRATEGIA
ANTITRÁMITES
ACTIVIDADES REALIZADAS
PUBLICACIÓN
ABRIL 30
Este
formato
se
empezó
a
implementar desde el
mes de agosto de
2013
AGOSTO 31 DE 2013
1.Control Interno en las auditorias programadas para la vigencia actual ha venido revisando
los riesgos asociados a los procesos.
2. De igual forma la entidad viene realizando un ejercicio de ajustes a los mismos teniendo en
cuenta un aplicativo diseñado para tal fin con el fin de verificar los controles asociados a los
procesos y su nivel de cumplimiento.
3. Control Interno ha realizado seguimiento con el fin de verificar el grado de cumplimiento de
los controles establecidos a los riesgos con el fin de mitigar la materialización.
4.Hasta la fecha los riesgos de anticorrupción establecido por la entidad se encuentran
controlados esto quiere decir que a la fecha no se ha materializado ningún riesgo establecido
para los fines en mención.
DICIEMBRE 31 DE 2013
1. Realizado el seguimiento por Control Interno al mapa de riesgo asociado a actos de corrupción,
se evidenció que la entidad ha venido implementando los ajustes pertinentes, de conformidad con
los controles y acciones establecidas para evitar la metrialización de los mismos. Entre ellos se
destaca: La validación de beneficiarios a nivel contable y presupuestal, envío de correo electrónico
solicitando a los supervisores de contrato, el envío de los datos del beneficiario del pago y el
seguimiento de la documentación de las hojas de vida de los funcionarios, así como los servidores
activos y retirados.
2. Con ocasión de la adopción de la Norma Técnica Distrital, se estableció en conjunto con la
Secretaría General de la Alcaldia de Bogotá el plan de acción para la implementación de los
subsistemas contenidos en la norma, entre las actividades a desarrollar durante la vigencia se
incluyó la revisión de los procesos y procedimientos del Instituto y la documentación en general del
Sistema Integrado de Gestión del IDT
Este
formato
se
empezó
a
implementar desde el
mes de agosto de
2013
1.Control Interno hace seguimiento al cumplimiento de la directiva presidencial No 004 del 3
de abril de 2012 y a la circular 16 de 2012 "Implementación ley antitrámites en el distrito
capital 2012", esto con el fin de ser mas eficiente administrativamente de acuerdo a la
política "Cero Papel" en la administración pública.
2. Teniendo en cuenta las fases de implementación descrita en el plan de acción suscrito por
la entidad en el 2012, se ha venido realizando una serie de acciones tendientes a revisar y
optimizar los procedimientos del proceso juridico, conjuntamente con el proceso de Gestión
documental y el proceso de mejora continua.
3.Dando cumplimiento a la fase 2 " cuyo objetivo es "Depurar, analizar tecnicamente y
juridicamente los tramties" suceptible de revisión, Control Interno verifico según acta de fecha
28 de junio de 2013, que se viene revisando los procedimientos del area juridica con el fin de
verificar la pertinencia de optimizar estos dando cumplimiento a la ley antitramites.
4. De igual forma con el fin de contribuir a la estrategia de supresión de tramites, las
actividades correspondiente a la presentación de las cuentas de cobro, se procedio a suprimir
documentos optimizando el procedimiento.
5. Asi se verificó el cumplimiento de la Directiva Presidencial No. 4 en lo relacionado con
"EFICIENCIA ADMINISTRATIVA Y LINEAMIENTOS DE LA POLITICA CERO PAPEL, al respecto se
pudo verificar que mediante circular No 04 del 18 de abril de 2013, el proceso de Gestión
Documental dio directrices para la gestión de comunicaciones internas.
6. Verificado con el proceso Logistico se pudo constatar que exisisten controles que han
disminuido con la optimización y uso de papel en materia de fotocopias e impresiones.
1.Por la naturaleza de la entidad, el IDT no ha identificado trámites, sin embargo, como se ha
plasmado en este informe se tiene planeada la revisión de los procesos y procedimientos, en lo que
respecta a los servicios , estos se relacionan en el plan anticorrupción y atención al ciudadano 2013,
y también en la guia de trámites y servicios, por demás, el proceso mejora continua, cuenta con
un procedimiento de planificiación y seguimiento de los servicios
2. Desde el año 2012 se estableció un plan de acción para la implementación del Decreto 019 de
2012, en virtud del cual se ha realizado una serie de acciones tendientes a dar cumplimiento al
Decreto en mención como la puesta en marcha de la politica de cero papel.
3. La Dirección General emitió las directrices mediante la emisión de las siguientes circulares No
004 de 18 abril de 2013, sobre los lineamientos de la política de cero papel, 007 del 22 de julio de
2013 sobre la documentación a entregar para las cuentas de cobro; ; 008 del 15 de octubre de 2013
mediante la cual se da un alcance a la Circular 007 de 2013
SI
Promover el uso
efectivo de las
herramientas
tecnológicas
de
consulta
e
interacción a través
de los diferentes
canales para lograr
la
transparencia,
calidad
de
la
información,
atención
a
la
ciudadanía y las
fases de Gobierno
en Línea
SI
RESPONSABLE
Planeación y Sistemas
En lo que respecta al
mapa
de
riesgos
anticorrupción:
Proceso
Financiero,
Jurídico y Talento
Humano
ANOTACIONES
OPORTUNIDADES DE MEJORA:
Con ocasión del seguimiento al mapa de riesgos asociados a actos de corrupción se observa lo siguiente:
1. Se evidenció que la acción para la mitigación del riesgo relacionada con la caja menor se está
ejecutando, sin embargo, no se ha documentado. (Procedimiento de arqueo de caja menor)
Recomendación: En el ejercicio de revisión del proceso financiero incluir la construcción del
procedimiento de arqueo de caja menor tal y como se estableció en el mapa de riesgos asociados a actos
de corrupción.
2. Al indagar sobre la designación de la supervisión en los funcionarios del IDT, se evidenció concentración
de la labor de supervisión de contratos, en el asesor del observatorio turístico, seguido del Subdirector (ra)
de Gestión Corporativa.
Recomendación: Analizar el contenido del articulo 83 del Estatuto anticorrupción, mediante el cual, en lo
que respecta a la supervisión faculta a la entidad estatal para contratar personal de apoyo, a través de
contratos de prestación de servicios. Se debe redefinir la acción asociada al riesgo de concentración de las
labores de supervisión de múltiples contratos en poco personal.
3. De acuerdo con la estrategia para la construcción del plan anticorrupción y atención al ciudadano, se
debe realizar seguimiento a los mapas de riesgo por lo menos 3 veces al año, con corte a abril 30, agosto
31 y diciembre 31 y alinear la política de administración de riesgos con la planificación estratégica
Todos los procesos OPORTUNIDAD DE MEJORA
lidera Planeación y Se recomienda efectuar una revisión de la guia de trámites y servicios distrital para que en dicho
Sistemas y jurídica
instrumento se refleje la totalidad de servicios que presta el Instituto Disitrital de Turismo, consignados en
el plan anticorrupción y atención al ciudadano 2013.
SEGUIMIENTO A LAS ESTRATEGIAS PARA LA CONSTRUCCIÓN DEL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
ENTIDAD: INSTITUTO DISTRITAL DE TURISMO. AÑO: SEGUIMIENTO A 31 DE DICIEMBRE DE 2013
ESTRATEGIA,
MECANISMO,
MEDIDA, ETC.
ESTRATEGIA
RENDICIÓN
CUENTAS
ACTIVIDADES
ENERO 31
DE Garantizar que la
DE información
producida por el
IDT
en
cumplimiento de su
misionalidad,
se
encuentre
publicada
y
actualizada en las
herramientas
tecnlógicas
para
promover
la
participación
ciudadana y dar
cumplimiento a la
Ley anticorrupción
MECANISMOS PARA Promover el uso
MEJORAR
LA efectivo de las
ATENCIÓN
AL herramientas
CIUDADANO
tecnológicas
de
consulta
e
interacción a través
de los diferentes
canales para lograr
la
transparencia,
calidad
de
la
información,
atención
a
la
ciudadanía y las
fases de Gobierno
en Línea
ACTIVIDADES REALIZADAS
PUBLICACIÓN
RESPONSABLE
ABRIL 30
Este
formato
se
empezó
a
implementar desde el
mes de agosto de
2013
AGOSTO 31 DE 2013
El Instituto Distrital de Turismo no hace rendición de cuentas por sí solo, quien la realiza es la
Alcaldía Mayor de Bogotá. El IDT envia la información de gestión a la Secretaría Distrital
de Desarrollo Económico, para que consolide como cabeza de sector y unfique la
información correspondiente al periodo evaluado.
Este
formato
se
empezó
a
implementar desde el
mes de agosto de
2013
1. Control Interno en cumplimiento a lo establecido en el Artículo 76 de la ley 1474 del 12 de Dando cumplimiento a la Ley 1474 de 2011, el IDT realizó las siguientes actividades:
Planeación y Sistemas
1. Se elaboró un documento para dar cumplimiento a la Resolución 074 del 15 de junio de 2011
julio de 2011 que establece que se debe verificar el proceso de Peticiones, Quejas, Reclamos
relacionada con el funcionario que ejerce como Defensor del Ciudadano , con la siguiente
y Sugerencias.
información:
2.Este componente se evaluó a través de la aplicación de técnicas documentales de los 1. Funciones del defensor del ciudadano
2. Horario de atención
derechos de Petición, Quejas y Reclamos, así como las solicitudes de información de las 3. Dirección de atención
4. Correos electrónicos para atender los requerimientos.
diferentes entidades u organismos de control, presentados a la entidad.
Este documento se encuentra publicado en la página web, en el vínculo : Quienes
3.El Instituto Distrital de Turismo recepcionó y tramitó las solicitudes de PQRS por los somos/documentos e informes/Documentos/ Atención y defensor del ciudadano
diferentes canales, y estos fueron atendidas por la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, 2. El IDT para realizar control de las diferentes solicitudes ha implementado una matriz donde se
registran todos los requerimientos de acuerdo a la clase de solicitud.
que responde las peticiones, quejas, reclamos y solicitudes de información con el fin de dar
3. Planeación y Sistemas cuenta con un profesional para efectuar seguimiento al trámite de los
solución a las necesidades en ellas planteadas por los ciudadanos.
requerimientos radicados en la entidad y quien tiene a su cargo la revisión periódica del aplicativoSIstema Distrital de Quejas y Soluciones- SDQS de la Secretaria General de la Alcaldia de Bogotà
4. A la fecha de elaboración y entrega de este informe todos los requerimientos se
donde se verifica las PQR presentadas por los ciudadanos
encuentran cerrados, dado que se le dio el trámite respectivo, dentro de los tiempos 4. De la muestra selectiva tomada, se evidenció que la respuesta a las diferentes solicitudes fueron
tramitadas dentro de los términos de ley.
establecidos.
5. Durante la vigencia 2013 no se presentaron denuncias por actos de corrupción en el IDT.
5.Durante el Primer semestre de 2013 las aéreas donde dieron mayor número de respuestas 6. A la fecha de la revisión se encontraban tramitadas las solicitudes realizadas por los diferentes
PQRS, fueron Jurídica y Gestión del Destino, en las fechas establecidas, posteriores al organismos y ciudadanos.
7.En cada punto de información turística se dispone de encuentas mediante las cuales se mide la
vencimiento del término legalmente definido para ello.
satisfaccón de los visitantes.
SI
SI
DICIEMBRE 31 DE 2013
Al tenor de lo dispuesto en el Acuerdo 380 de 2009, la Administración Distrital, a través del Alcalde Todos los procesos
Mayor, presentará en el mes de marzo de cada año, un informe de Rendición de Cuentas de la lidera Planeación y
Gestión Contractual y Administrativa a la ciudadanía en general, en lo que respecta al IDT por ser Sistemas
una establecimiento público perteneciente al Sector Desarrollo Económico, envía la información de
la gestión a la Secretaría cabeza de sector.
No obstante, considerando los componentes del apartado referido a la rendición de cuentas, se
evidenció lo siguiente:
1. En lo que respecta a la INFORMACIÓN se observa que el IDT, publica el plan de compras y
contratación, el presupuesto desagregado, información de carácter financiero, el informe
pormenorizado de control interno, presenta el directorio de la entidad
2. En lo relacionado con el DIALOGO la entidad cuenta con Puntos de Información Turística, espacio
en el que se interactúa con los turistas de la ciudad, por demás, para resolver las inquietudes de la
ciudadanía en general, la entidad ha implementado la figura del Defensor de Ciudadano.
ANOTACIONES
En virtud de lo previsto en el artículo 34 Numeral 36 de la Ley 734 de 2002, referido a los deberes del
servidor público, se revisó la publicación de manera mensual en un lugar visible y público de los informes
de gestión, detectando que reposa en el portal web del Instituto el informe de gestión de la vigencia 2012,
con corte a 31 de diciembre de 2012, sin evidenciar informes de gestión de la vigencia 2013.
Recomendación: Considerando que el Instituto cuenta con un instrumento- PLAN OPERATIVO ANUAL
(POA) a partir del cual se efectúa el seguimiento a los proyectos de inversión de la entidad de manera
mensual, se recomienda, publicar en la página web el resultado consolidado de dicho seguimiento.
OPORTUNIDADES DE MEJORA
1. Se evidencia la publicación en la página web de los derechos y deberes del ciudadano, en el vínculo
"Servicio al Cliente"
Recomendación: Para consolidar la información referida a la atención al ciudadano en un solo link, se
sugiere incluir dicho documento en el vínculo "Atención y defensor del ciudadano". Adicionalmente, se
recomienda alinear los derechos y deberes de conformidad con lo previsto en el artículo 5 y 6 de la Ley
1437 de 2011.
2. Entre otras herramientas para la recepción de las PQRS, la sede del IDT cuenta con un buzón ubicado
en el primer piso, donde se observa que no se cuenta con formato para que el ciudadano registre su
solicitud. Por demás, de conformidad con las indagaciones efectuadas, la apertura de este no se realiza de
manera frecuente.
Recomendación: Incluir en el procedimiento de peticiones, quejas, reclamos o sugerencias, la metodología
para registar PQRS y hacer la apertura del buzón de sugerencias , el responsable de efectuar esta tarea y la
manera de evidenciar la ejecución de esta actividad
3. Revisado el documento de atención al ciudadano se observa como defensor, el nombre de un ex
funcionario del IDT.
Recomendación: Actualizar el documento referido al Defensor del Ciudadano, específicamente en el
funcionario designado para tal efecto.
6. Durante el primer trimestre de 2013 no se presentaron denuncias por actos de corrupción
en el Instituto Distrital de Turismo y tampoco se radicaron quejas en contra de funcionarios de
la entidad.
OBSERVACIÓN DE CARÁCTER GENERAL: Revisado el plan anticorrupción y atención al ciudadano se
observó que de conformidad con lo establecido en la "Estrategia para construcción del plan anticorrupción
y atención al ciudadano" adoptado mediante el Decreto 2641 de 2012, la entidad ha venido realizando
diversas actividades para implementar los componentes contemplados en dicho documento, sin embargo,
en el plan anticorrupción y atención al ciudadano 2013, no se incluyó expresamente las actividades que
apuntarían a ejecutar los 4 componentes. Es importante resaltar que la información relacionada en la
columna de actividad, del presente informe, se tomó del apartado "Objetivos" consignado en el plan de
anticorrupción y atención al ciudadano del IDT. Vigencia 2013.
OTRAS:
OBSERVACIONES
N/A
N/A
N/A
CARGO: CONTRATISTA CONTROL INTERNO
CONSOLIDACIÓN DEL
NOMBRE: HERNANDO TELLEZ VILLAMIL
DOCUMENTO
FIRMA: ____________________________________________
JEFE DE CONTROL INTERNO
SEGUIMIENTO DE LA
NOMBRE: BIBIANA QUESADA MORA
ESTRATEGIA
FIRMA: _____________________________________________
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
Recomendación: Para la elaboración del plan anticorrupción y atención al ciudadano de la presente
vigencia -2014, se recomienda incluir los componentes que lo integran como son:
1. Metodología para la identificación de riesgos de corrupción y acciones para su manejo.
2. Estrategia Antitrámites.
3. Rendición de cuentas
4. Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano.