Informe Seguimiento Participación Ciudadana y Control Social

INSTITUTO DISTRITAL DE TURISMO
INFORME SEGUIMIENTO PARTICIPACIÓN CIUDADANA Y CONTROL SOCIAL
Objetivo:
Verificar el estado de implementación de la "Participación Ciudadana y el Control Social", en el IDT.
Criterio:
1) Decreto 371 de 2010 “Por el cual se establecen lineamientos para preservar y fortalecer la transparencia y para la prevención de la Corrupción
en las Entidades y Organismos del Distrito Capital”. Artículo 4 de los procesos de participación ciudadana y control social en el Distrito Capital
esto incluye la lista de chequeo determinada por la Veeduría Distrital sobre la materia
2) Séptimo lineamiento expedido por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor-Dirección Distrital de Desarrollo Institucional en el marco del
Sistema Integrado de Gestión Distrital 2014 denominado “Procedimiento de Participación Ciudadana”
3)Procedimiento de Participación Ciudadana y Control Social, DE-P02. adoptado por el IDT el 10 diciembre del 2014
Alcance: Comprende la revisión de la implementación del procedimiento de participación ciudadana y control social en el IDT durante la vigencia
2014
Procedimiento:
Para el seguimiento a la Participación Ciudadana y Control Social, se realizaron las siguientes actividades:
1) Mediante memorando con radicado 2014IE1704 del 10 de diciembre de 2014, la Asesora de Control Interno informó a la Subdirección de
Gestión del Destino, Subdirección de Promoción y Mercadeo y Asesor de Planeación y Sistemas sobre el seguimiento a realizar y la verificación
documental.
2) Se efectuó seguimiento a lo dispuesto en la normatividad y el lineamiento señalado en los criterios, el cual se encuentra publicado en el
siguiente vinculo http://www.secretariageneralalcaldiamayor.gov.co/dirección-distrital-de-desarrollo-institucional
3) Entrevista con personal de la Subdirección de Promoción y Mercadeo, Gestión de Destino y Planeación y Sistemas los días 16, 22 y 23 de
diciembre de 2014.
4) El seguimiento se realizará a través de la revisión de documentos físicos, inspección y entrevistas al personal involucrado en el desarrollo de
las actividades.
5) Elaboración del informe de acuerdo con los resultados obtenidos en la verificación y socialización de los resultados con los funcionarios que
atendieron la visita
CRITERIO
1. Decreto 371 se 2010,
Artículo4°
Literal 1).
Garantizar, facilitar y
promover la participación
de los ciudadanos y las
organizaciones sociales en
la gestión administrativa y
contractual, para que
realicen control social en
relación con éstos, en los
términos del artículo 66 de
la Ley 80 de 1993, o las
normas que lo modifiquen.
ASUNTO A VERIFICAR
HALLAZGO
RECOMENDACIÓN
Verificar que en las
invitaciones públicas se
convoque a las personas o
veedurías ciudadanas
interesadas en realizar
control social sobre los
procesos de contratación.
CONFORMIDAD:
La entidad cuenta con diferentes estrategias
que garantizan la participación ciudadana para
ejercer control social sobre los procesos
contractuales, no solamente porque cumple
con la obligación legal de publicar todos los
documentos
en
el
SECOP,
colombiacompra.gov.co, sino, porque además
los ciudadanos pueden realizar sus
observaciones a los proyectos de pliego y
pliego de condiciones definitivos, a través de la
dirección electrónica que establece el área
jurídica o mediante visitas a la entidad con el
fin de consultar los documentos contractuales,
alternativas que promueven el control social
No aplica
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CRITERIO
2). Decreto 371 se 2010,
Artículo4°. de los procesos
de participación ciudadana
y control social en el
Distrito Capital.
Literal 2).
Diseñar e implementar
estrategias de información,
que permitan a la
comunidad usuaria conocer
los propósitos y objetivos
de la entidad, sus
responsabilidades
y
competencias,
sus
proyectos y actividades y la
forma en que éstos afectan
su medio social, cultural y
económico de manera que
puedan realizar un control
social efectivo.
3.)Decreto 371 se 2010,
Artículo4°. de los procesos
de participación ciudadana
y control social en el
Distrito Capital.
Literal 3).
ASUNTO A VERIFICAR
HALLAZGO
RECOMENDACIÓN
Verificar a través de qué
canales el IDT comunica,
permanentemente con la
ciudadanía, le informa
sobre sus objetivos, planes,
metas, programas y
proyectos y los beneficios
que de éstos se obtendrán;
así como los resultados de
su gestión, de manera que
cualquier ciudadano pueda
ejercer el control social
(reuniones, periódicos,
boletines,
medios
audiovisiones, pagina Web,
etc.)
CONFORMIDAD
La entidad cuenta con variados medios de
comunicación que le permiten a la ciudadanía
ejercer el control social, como es la página web,
mediante la cual pueden indagar sobre
aspectos puntuales de la gestión del IDT. Esta
se puede consultar en el siguiente linK:
www.bogotaturismo.gov.co/rendición
de
cuentas
*A partir de la herramienta "google analytic" se
verificó que el número de usuarios que
visitaron
la
página
www.bogotaturismo.gov.co, durante el
periodo comprendido entre el 1 de enero y el
15 de diciembre de 2014, fue de 2.678.581 De
la cifra anterior
964.088 usuarios
permanecieron por mas de tres (3) minutos en
dicha página. Con respecto a la vigencia
anterior se evidencia un aumento en consultas
de 222.055 que corresponde al 9.04%
Generar el reporte de estadísticas de
consulta por secciones de tal manera
que se evidencia aquella que más
interesa a los usuarios
Verificar programaciones y
evidencias de realización
de audiencias públicas en
el IDT, cuando se vayan a
ejecutar proyectos de alto
impacto para la ciudadanía.
CONFORMIDAD
La entidad el 22 de mayo de 2014 realizó una
audiencia de rendición de cuentas con el fin de
presentar a la ciudadanía y partes interesadas
los avances en las metas del año 2013
correspondiente al Plan Distrital de Desarrollo
económico, social, ambiental y de obras
públicas para Bogotá D.C. 2012 – 2016 “Bogotá
Humana”. En la pagina WEB de la entidad en el
siguiente
link:
www.bogotaturismo.gov.co/rendición
de
cuentas, se encuentra el informe de gestión del
Instituto Distrital de Turismo presentado en
dicho espacio
No aplica
Verificar programaciones y
evidencias de realización
de audiencias públicas en
el IDT, cuando se vayan a
ejecutar proyectos de alto
impacto para la ciudadanía.
OBSERVACIÓN
Aun cuando la entidad cuenta con registros
fotográficos de la audiencia de rendición de
cuentas, no se evidenció el listado de asistentes
que participaron dicho ejercicio .
Establecer, documentar y socializar
los lineamientos para llevar a cabo el
proceso el rendición de cuentas en el
IDT, se recomienda incluir los
instrumentos que se emplearán para
evidenciar la participación de los
asistentes y la manera de registrar
las intervenciones ciudadanas
Se sugiere consultar los lineamientos
para la rendición de cuentas a la
ciudadanía por las administraciones
territoriales expedida por el
Departamento
Nacional
de
Planeación
Sin perjuicio de la rendición
de cuentas, realizar
audiencias
públicas,
principalmente en aquellos
proyectos que impacten de
manera
significativa
derechos colectivos o
cuando
un
grupo
representativo
de
ciudadanos así lo solicite.
3.)Decreto 371 se 2010,
Artículo4°. de los procesos
de participación ciudadana
y control social en el
Distrito Capital.
Literal 3).
Sin perjuicio de la rendición
de cuentas, realizar
audiencias
públicas,
principalmente en aquellos
proyectos que impacten de
manera
significativa
derechos colectivos o
cuando
un
grupo
representativo
de
ciudadanos así lo solicite.
Por otra parte, de la revisión de los productos
mínimos previstos por el Modelo Estándar de
Control Interno 2014 se detectó que el IDT no
ha definido los lineamientos que debe tener en
cuenta para llevar a cabo el proceso de
rendición de cuentas
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CRITERIO
ASUNTO A VERIFICAR
HALLAZGO
RECOMENDACIÓN
4.)Decreto 371 se 2010,
Artículo4°. de los procesos
de participación ciudadana
y control social en el
Distrito Capital.
Literal 4).
Promover, con el apoyo de
la Veeduría Distrital, si es
del caso, la conformación
de redes, asociaciones de
usuarios,
veedurías
ciudadanas
y
otras
organizaciones y facilitar el
ejercicio del control social
en los procesos que
desarrolla la entidad.
Verificar acciones de
promoción
de
la
conformación de redes,
asociaciones de usuarios,
veedurías ciudadanas y
otras organizaciones y el
apoyo al funcionamiento
de las mismas por parte de
cada entidad u hospital.
NO CONFORMIDAD
No se evidenció, que la entidad tenga
constituido de acuerdo a lo establecido en la
Ley 134 de 1994 por la cual se dictan normas
sobre mecanismos de participación
ciudadana"Artículo 99º.- De la participación
administrativa como derecho de las personas"
y el "Artículo 100º.- De las veedurías
ciudadanas", acciones de promoción para la
conformación de redes, asociaciones de
usuarios y veedurías ciudadanas.
Dando cumplimiento a los artículos
de la Ley 134 de 1994 citados con
anterioridad, y tal como se indica en
la actividad No. 3. del procedimiento
"Participación Ciudadana y Control
Social" DE-P02 adoptado por el IDT,
se hace necesario invitar a la
ciudadanía a involucrarse y participar
de las acciones y proyectos del IDT en
procura de escuchar opiniones que
incidan y promuevan, las instancias
de la participación ciudadana y el
control social en el Instituto.
Dejando evidencia de los ejercicios
realizados
5.)Decreto 371 se 2010,
Artículo 4°. de los procesos
de participación ciudadana
y control social en el
Distrito Capital.
¿Verificar la existencia de
registros en medios físicos
y/o electrónicos y su
administración?.
OBSERVACIÓN
Aun cuando la entidad, conserva los registros
en medios fisicos y electrónicos del ejercicio de
rendición de cuentas realizado el 22 de mayo
de 2014, las intervenciones ciudadanas y la
respuesta a las mismas no se documentaron.
Establecer, documentar y socializar
los lineamientos para llevar a cabo el
proceso de rendición de cuentas en
el IDT, se recomienda incluir los
instrumentos que se emplearán para
evidenciar la participación de los
asistentes y la manera de registrar
las intervenciones ciudadanas asi
como el seguimiento a los
compromisos que se formulen en
dicho espacio.
Literal 5).
Documentar
las
intervenciones ciudadanas
con el fin de contar con una
memoria histórica que
permita hacer seguimiento
a las mismas con miras a
determinar su impacto en el
mejoramiento de la gestión.
6).-Decreto 371 se 2010,
Artículo 4°. de los procesos
de participación ciudadana
y control social en el
Distrito Capital.
Se hace necesario, efectuar una
revisión de las Tablas de Retención
Documental con el fin de determinar
en donde se incluirá lo relacionado
con la participación ciudadana y el
control social
Verificar evidencias de
priorización de acciones
identificadas en los
eventos de participación
ciudadana en la gestión y el
control social para el
mejoramiento institucional
OBSERVACIÓN
Establecer, documentar y socializar
los lineamientos para llevar a cabo el
Del ejercicio de rendición de cuentas llevado a proceso de rendición de cuentas en
cabo el 22 de mayo de 2014, se detectó que no el IDT, se recomienda incluir los
se agotaron las fases sugeridas para la instrumentos que se emplearán para
rendición de cuentas como las siguientes:
evidenciar la participación de los
Literal 6).
I- Planeación.
asistentes y la manera de registrar
II- Consulta y convocatoria
las intervenciones ciudadanas
Promover en la realización
III- Dialógo
Se sugiere consultar la guía
de los ejercicios de
"Lineamientos para la rendición de
Verificar evidencias de la IV_ Valoración y ajuste
rendición de cuentas la entrega de información
cuentas a la ciudadanía por las
entrega de información oportuna y de fácil
administraciones
territoriales"
oportuna, completa, veraz y comprensión durante los
expedida por el Departamento
de fácil entendimiento a la ejercicios de rendición de
Nacional de Planeación
comunidad
cuentas.
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CRITERIO
ASUNTO A VERIFICAR
HALLAZGO
RECOMENDACIÓN
7).-Acuerdo No. 01 del 12 Verificar que dependencia
de marzo de 2007 "Por el del IDT tiene a su cargo las
cual se adoptan los
funciones de participación
Estatutos del Instituto ciudadana y control social
Distrital de Turismo".
Manual de Funciones del
IDT.
Séptimo
Lineamiento
"Procedimiento
de
Participación Ciudadana,
Sistema Integrado de
Gestión Distrital 2014
OBSERVACIÓN
En la revisión realizada al manual especifico
de funciones y competencias laborales, no se
evidenció la asignación de funciones
relacionadas con la promoción de la
participación ciudadana y el control social
Aprovechar el ajuste que debe
hacerse al manual de funciones en
virtud de lo dispuesto en el Decreto
2484 de 2014 con el fin de identificar
la función y el cargo al cual se
asignará lo referido a la promoción
de la participación ciudadana y el
control social
8).- Séptimo Lineamiento
"procedimiento
de
Participación Ciudadana,
Sistema Integrado de
Gestión Distrital 2014"
CONFORMIDAD
En la verificación realizada se evidenció, que el
procedimiento se encuentra asociado al
proceso de Direccionamiento Estratégico tal
como lo recomienda el Séptimo Lineamiento
"Procedimiento de Participación Ciudadana"
Numeral 5
Efectuar la revisión y ajuste de la
caracterización
del
proceso
Direccionamiento Estratégico con el
fin evidenciar el procedimiento
referido a la promoción de la
participación ciudadana y el control
social.
Proceso en el que se
encuentra la promocion de
la participación ciudadana
y control Social
RECOMENDACIONES GENERALES
De la revisión efectuada a los temas de Participación Ciudadana y Control Social en el IDT, se recomienda especificar el punto critico de control
labor que debe realizarse articuladamente con los líderes de los procesos misionales y Planeación y Sistemas.
De acuerdo con la guía Distrital de Procesos y Procedimientos expedida por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor, entiéndase por punto de
control: “El desarrollo de mecanismos o acciones que permiten conocer el avance o estado de un proceso o procedimiento, con el fin de lograr
mantenerlo controlado. Estas acciones pueden incorporar insumos como documentos, personas, registros, firmas formatos, entre otros.”
Debido a la reciente expedición del procedimiento "Participación Ciudadana y Control Social", DE-P02 se hace necesario evidenciar la ejecución
de las actividades identificadas en el mismo como por ejemplo:
1. Participar en el Sistema Distrital de Gestión turística, Mesas Locales de Competitividad Turística y Comité Distrital de Competitividad Turística .
2.Identificar estrategias asociadas a la gestión institucional que requieran instancias de participación Ciudadana incidente y el público objetivo
que debe participar
Es necesario mencionar que el Sistema Distrital de Gestión Turística (SDGT), comprende el conjunto de actores sectoriales (privados ) e
instituciones (públicas), que teniendo en cuenta un marco legal, planea, diseña, implementa y articula programas y planes estratégicos.
Se evidenció, que la entidad está realizando un ejercicio de estudio partiendo de lo establecido en el Decreto 327 de 2008 mediante el cual se
adoptó la Política Distrital de Turismo para Bogotá, dado que este contiene inconsistencias técnicas que han dificultado su materialización.
Es asi como la Dirección General a través de la Subdirección de Gestión de Destino revisará dicha normatividad con el fin de materializar la
Politica Pública de Turismo, se pretende superar las inconsistencias técnicas y presentarlo a la Junta directiva del IDT para su aprobación.
A partir del ajuste en la normatividad, el IDT dará inicio a la actividad relacionada con la creación de las Mesas Locales de Competitividad
Turística de acuerdo a los reglamentos establecidos por cada comite sectorial y por la comisión intersectorial de la participación del Distrito
Capital.
Lo anterior propiciará espacios de participación ciudadana en el IDT.
(Original firmado)
BIBIANA QUESADA MORA
Asesora de Control Interno
Proyectó: Patricia Ballestas-Contratista-Control Interno
Revisó: Bibiana Quesada Mora
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