Implementación y Sostenibilidad del SIG junio 2014

INSTITUTO DISTRITAL DE TURISMO
SEGUIMIENTO PLAN DE ACCIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN-SIG
Objetivo:
Determinar el nivel de implementación sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión del Instituto Distrital de
turismo.
Criterio:
1. Decreto 334 de 2013 por medio del cual se establecen disposiciones relacionadas con los acuerdos de gestión que
deben suscribir los/as Jefes de las unidades u Oficinas de Control Interno o quien haga sus veces, en las entidades y
organismos distritales
2. Circular 160 de 2013 sobre lineamientos para la elaboración y consolidación de los informes que deben presentar los
jefes de Control Interno en virtud del acuerdo de gestión que suscriban de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor.
3. Metodología de seguimiento a la implementación del Sistema Integrado de Gestión elaborada por la Dirección
Distrital de Desarrollo Institucional de la Secretaría de la Alcaldía Mayor de Bogotá
Alcance: La evaluación se realizó teniendo en cuenta los 16 productos establecidos en la matriz de seguimiento definida
por la Dirección Distrital de Desarrollo Institucional de la Secretaría de la Alcaldía Mayor de Bogotá. Comprende el
primer semestre de la vigencia 2014.
No.
PRODUCTO
MISIÓN
1
VISIÓN
MISIÓN
VISIÓN
OBSERVACIONES
La Resolución 270 de 2012 "Por la cual se
actualiza la Misión y Visión del Instituto
Distrital de Turismo" no se ha
modificado, razón por la cual existe
diferencia
entre
dicho
acto
administrativo y el Manual Plan
Estratégico Institucional adoptado en
marzo de 2014.
RECOMENDACIÓN
1. Modificar la Resolución 270 de
2012 de tal manera que se refleje
el ajuste en la plataforma
estratégica,
promover
su
socialización y apropiación en
todos los niveles de la entidad
La entidad ha realizado ejercicios de
coherencia institucional, sin embargo, se
evidenció que a la fecha no se han
comunicado ni socializado los resultados
finales de tal labor ni el contenido del
Manual Plan Estratégico Institucional
adoptado en marzo de 2014.
2. Llevar a cabo la socialización de
la plataforma estratégica, actividad
incluida en el Plan Institucional de
Capacitación 2014.
3. Revisar los medios y documentos
a través de los cuales se hace
mención
a
la
plataforma
estratégica para articularla con la
versión ajustada (Intranet, página
web, Manual Sistema Integrado de
Gestión, Manual de inducción y
reinducción, etc)
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
2
POLÍTICA SIG
OBJETIVOS DEL SIG
Página 1
No.
1
3
PRODUCTO
VISIÓN
OBJETIVOS ESTRÁTEGICOS
OBSERVACIONES
La Resolución
270 la
de construcción
2012 "Por la cual
se
No
se evidencia
de un
actualiza
la
Misión
y
Visión
del
Instituto
plan de acción que operativice y
Distrital eldecumplimiento
Turismo" deno
se así
ha
garantice
la visión,
modificado,
razón
por la que
cualpodrían
existe
como
los riesgos
específicos
diferencia
entre
dicho
acto
afectar
su cumplimiento.
administrativo y el Manual Plan
Estratégico Institucional adoptado en
marzo de 2014.
RECOMENDACIÓN
1. Construir
Modificar ella plan
Resolución
270que
de
4.
de acción
2012
de
tal
manera
que
se
refleje
garantice el cumplimiento de la
el ajuste en la plataforma
visión.
estratégica,
su
5.
En el ejerciciopromover
de actualización
socialización
y apropiación
en
de
riesgos identificar
aquellos que
todos
losafectar
niveleseldecumplimiento
la entidad de
podrían
la visión.
Ver numeral 2.
6. La entidad cuenta con planes
operativos anuales elaborados a
partir de las metas Plan de
Desarrollo, sin embargo, vale la
pena efectuar una revisión con el
fin de verificar la relación directa
de cada actividad con el objetivo
estratégico respectivo.
7. Identificar aquellos riesgos que
podrían afectar el cumplimiento de
los objetivos estratégicos
4
PLANES OPERATIVOS
5
MAPA DE PROCESOS
Con ocasión del ejercicio de coherencia 8. Revisar el mapa de procesos, con
institucional realizado en la entidad, en la el fin de determinar si requiere
revisión de la Dirección llevada a cabo el algún ajuste.
19 de noviembre de 2013, se evidenció
que es recomendable revisar el mapa de
procesos de la entidad.
Página 2
No.
PRODUCTO
1
6
7
RESPONSABILIDADES Y
AUTORIDAD
PLAN DE CAPACITACIÓN
OBSERVACIONES
La Resolución
270 de 2012realizadas
"Por la cualpor
se
De
las evaluaciones
actualiza
la
Misión
y
Visión
del
Instituto
Control Interno se observa que no es una
Distrital generalizada
de Turismo"
no acciones
se ha
practica
formular
modificado, preventivas
razón por y/o
la cual
existe
correctivas,
de mejora
diferencia
entre
dicho
acto
(Planes
de mejoramiento)
para superar
administrativo
y
el
Manual
Plan
las situaciones identificadas, afectando
el
Estratégicopropósito
Institucional
en
principal
de adoptado
la auditoría,
marzo de 2014.por
propender
el
mejoramiento
continuo.
RECOMENDACIÓN
1. Modificar
270 de
9.
Revisar la elResolución
procedimiento
2012
de
tal
manera
que
se
refleje
“Acciones” con el fin de aclarar
los
el ajuste
plataforma
roles
de en
los la responsables,
estratégica, si promover
su
determinar
es
necesario
socialización
y apropiación
en
simplificar
las actividades
y mejorar
todos
los niveles dedisponibles
la entidad para
los instrumentos
incentivar la formulación de planes
de mejoramiento.
De acuerdo con las características
solicitadas por la Dirección de Desarrollo
Institucional de la Alcaldía Mayor se
evidencia que durante el primer semestre
de 2014 no se han realizado ejercicios de
revisión por la Dirección.
10.En el corto plazo, programar y
llevar a cabo ejercicios de revisión
por la alta dirección, con el fin de
contar con un diagnóstico que
permita implementar acciones de
mejoramiento.
11. Realizar seguimiento al
cumplimiento de las decisiones
tomadas en la revisión por la
Dirección.
En los acuerdos de gestión que suscriben
los Gerentes Públicos no se incluye
expresamente el compromiso frente a la
eficiencia, eficacia y efectividad del SIG.
12. Revisar el formato “Acuerdos
de Gestión” TH-F19.Versión 01 de
fecha 2010-05-21 del proceso
Talento Humano con el fin de
indicar que se debe incluir un
compromiso relacionado con la
eficiencia, eficacia y efectividad del
SIG
N/A
Página 3
13.
De
acuerdo
con
las
características solicitadas por la
Dirección
de
Desarrollo
Institucional de la Alcaldía Mayor,
para la construcción del Plan de
Capacitación se debe tener como
insumo: Los resultados de las
investigaciones de accidentes,
quejas y reclamos de los usuarios
frente al servicio, resultados de
indicadores de gestión y procesos
disciplinarios.
No.
8
PRODUCTO
PROGRAMA DE INDUCCIÓN Y
REINDUCCIÓN
1
9
PROGRAMA DE BIENESTAR
OBSERVACIONES
La Resolución 270 de 2012 "Por la cual se
actualiza la Misión y Visión del Instituto
Distrital de Turismo" no se ha
modificado, razón por la cual existe
diferencia
entre
dicho
acto
administrativo y el Manual Plan
La
entidad a Institucional
través de Talento
Humano
Estratégico
adoptado
en
realizó
y aplicó
marzo de
2014.una encuesta de bienestar
institucional, aún se encuentra en
proceso la tabulación y análisis de la
información, cuyos resultados son útiles
para implementar acciones de mejora y
fortalecer el clima organizacional de la
entidad.
PROCEDIMIENTO
DE N/A
IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS Y
VALORACIÓN DE IMPACTOS
AMBIENTALES
16. De acuerdo con lo previsto en
la
actividad
No.
9
del
procedimiento "Identificación de
Aspectos y Evaluación de Impactos
Ambientales GA-P01 V02 (2013-0913)" la actualización de la matriz de
aspectos e impactos ambientales
debe actualizarse semestralmente,
por lo que dicha labor debe
ponerse en práctica .
10
La fecha de vigencia del Manual politica
de comunicación externa es 2010-10-20,
sin que se haya actualizado, así mismo, se
evidencia
que
la
vigencia
del
procedimiento de comunicación interna y
externa es 2012-11-07.
11
RECOMENDACIÓN
1. Modificar
Resolución 270
de
14.
Ajustar lalaprogramación
de las
2012
de
tal
manera
que
se
refleje
actividades
de
inducción
y
el ajuste toda
en vez
la que
plataforma
reinducción
algunas
estratégica,
su
de
ellas presentanpromover
retrasos
socialización y apropiación en
todos los niveles de la entidad
15. A partir de los resultados de la
encuesta de bienestar, analizar los
componentes que obtuvieron
menor puntaje e implementar
acciones que propendan por el
mejoramiento
del
clima
organizacional
17. Revisar y actualizar el proceso
de
comunicaciones
y
los
documentos asociados a este, mas
aún con la actualización del
Modelo Estándar de Control
Interno en el que dispone que la
comunicación y la información será
un eje transversal.
18. Se recomienda analizar si el
plan de comunicaciones adoptado
para la vigencia responde a los
criterios solicitados por la Dirección
Distrital de Desarrollo Institucional
PLAN DE COMUNICACIONES
Página 4
No.
PRODUCTO
1
12
13
OBSERVACIONES
La procedimiento
Resolución 270control
de 2012de"Por
la cual se
El
documentos
actualiza
la
Misión
y
Visión
del
Instituto
es el encargado de definir las directrices
Distrital controlar
de Turismo"
no
se ha
para
la
elaboración,
modificado, razón
pory la
cual existe
identificación,
revisión
aprobación
de
diferencia
dicho
acto
los
documentosentre
del IDT, no
obstante,
se
administrativo
y
el
Manual
Plan
evidenció que se encuentra diagramado
Estratégico
adoptadoenen
en
el formatoInstitucional
anterior al adoptado
la
marzo de2014.
2014.
vigencia
RECOMENDACIÓN
1. Modificar
270 del
de
19.
Trasladarla Resolución
el contenido
2012
de
tal
manera
que
se
refleje
procedimiento de control de
el ajuste al
ennuevo
la formato
plataforma
documentos
de
estratégica,
promover
su
caracterización.
Adicionalmente,
socialización
en
debe
ajustarsey loapropiación
referido a los
todos
los niveles
de la considerando
entidad
diagramas
de flujo,
que en el nuevo instrumento no
hace mencion a estos.
En el procedimiento de control de
documentos no se evidencia, que se
definan los controles de los riesgos de
seguridad de la información, riesgos
laborales y
riesgos de aspectos
ambientales de acuerdo con lo
establecido en la matriz de seguimiento
del SIG.
20. Revisar el procedimiento de
control de documentos, con el fin
de
tener
en
cuenta
las
características enunciadas en la
matriz de seguimiento del SIG,
trasladar el contenido al formato
implementado durante la vigencia.
Durante la vigencia Planeación y Sistemas
junto con los procesos misionales, ha
realizado ejercicios para actualizar el
portafolio de servicios, para ello se han
llevado a cabo mesas de trabajo en las
que se vienen definiendo. Así mismo, se
están elaborando las fichas de
planificación de productos/servicios.
21. Culminar el ejercicio de revisión
del portafolio de servicios, publicar
y socializar el procedimiento
planificación y seguimiento de los
servicios conforme a lo definido y
lo previsto en la plataforma
estratégica.
CONTROL DE DOCUMENTOS
REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
22. Continuar el contacto con el
Por otra parte, se han llevado a cabo DAFP a fin de verificar si
encuentros con el Departamento efectivamente la entidad no cuenta
Administrativo de la Función Pública- con trámites.
DAFP, a partir de los insumos
presentados, emitirá el concepto técnico
sobre los trámites y servicios que aplican.
Control Interno- Instituto Distrital de Turismo.
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