PROCESO: COMUNICACIONES PROCEDIMIENTO: REALIZAR EL CUBRIMIENTO PERIODÍSTICO DE EVENTOS Y CONVOCAR A LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN CÓDIGO: CO-P03 VERSIÓN: 02 FECHA: 06-01-2016 LÍDER DEL PROCESO: Asesor(a) de Comunicaciones. 1.1.PROCEDIMIENTO: REALIZAR EL CUBRIMIENTO PERIODÍSTICO DE EVENTOS Y CONVOCAR A LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN 1.2. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Apoyar la organización y realización de los eventos institucionales y manejar las relaciones institucionales y de promoción de ciudad con los periodistas y/o medios de comunicación con el fin de construir la identidad institucional y posicionar turísticamente a la ciudad. 1.3. ALCANCE DEL PROCEDIMIENTO: Comienza con la definición del plan de acción para recepcionar y buscar información para cubrir los eventos y termina con la implementación y seguimiento de las acciones formuladas para el mejoramiento continuo del procedimiento. 2. GLOSARIO: Comunicación interna: Es aquella información que fluye internamente a través de unos canales definidos en la organización para afianzar la comunicación abierta entre los Servidores Públicos, fortaleciendo el sentido de pertenencia, las relaciones de diálogo y la colaboración, basados en los planteamientos estratégicos y los postulados del marco ético institucional para la promoción permanente del trabajo en equipo y la construcción de redes de apoyo mutuo. Comunicación externa: Es aquella información que fluye externamente de la entidad en busca de generar impacto en la ciudadanía y los diversos grupos de interés y mantener informado al público en generar con respecto a las acciones del Instituto Distrital de Turismo de Bogotá en su gestión integral. 3. CONDICIONES GENERALES Las políticas y lineamientos desde la alta dirección deben ser fluidas, claras y de conocimiento y manejo para toda la comunidad del IDT. Se requiere talento humano idóneo en el manejo de las comunicaciones, periodismo, diseño gráfico y relaciones públicas. Se necesitan recursos presupuestales. Se requiere un Plan de Acción anual que permita coordinar, ejecutar, y evaluar el cumplimiento de objetivos, metas y programas. Se requiere un instrumento de control y evaluación al seguimiento de las acciones de responsabilidad del área. Código: MC-F15 Versión: 06 Fecha: 06-01-2016 CÓDIGO: CO-P03 PROCESO: COMUNICACIONES PROCEDIMIENTO: REALIZAR EL CUBRIMIENTO PERIODÍSTICO DE EVENTOS Y CONVOCAR A LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN VERSIÓN: 02 FECHA: 06-01-2016 4. RELACIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS Y PROCESOS: Esquema grafico de la relación del procedimiento con otros procedimiento y/o procesos del IDT Dirección General. Proceso de Mejora Continua. Dirección General. Proceso de Mejora Continua. Todos los procesos internos. Soportes documentales / Solicitudes por aplicativo / Especificaciones técnicas / Registros fotográficos / Plan de Acción REALIZAR EL CUBRIMIENTO PERIODÍSTICO DE EVENTOS Y CONVOCAR A LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN Acta de seguimiento / Registro de asistencia / Guiones y notas periodísticas / Informes y soportes Seguimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora 4.1 CONVENCIONES: Iconografía asociada al procedimiento :Procedimiento principal :Procedimiento o instancia relacionada :Proceso relacionado :Insumo o producto Código: MC-F15 Versión: 06 Fecha: 06-01-2016 PROCESO: COMUNICACIONES PROCEDIMIENTO: REALIZAR EL CUBRIMIENTO PERIODÍSTICO DE EVENTOS Y CONVOCAR A LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN CÓDIGO: CO-P03 VERSIÓN: 02 FECHA: 06-01-2016 5. ICONOGRAFIA DEL DIAGRAMA DE FLUJO: Código: MC-F15 Versión: 06 Fecha: 06-01-2016 PROCESO: COMUNICACIONES PROCEDIMIENTO: REALIZAR EL CUBRIMIENTO PERIODÍSTICO DE EVENTOS Y CONVOCAR A LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN CÓDIGO: CO-P03 VERSIÓN: 02 FECHA: 06-01-2016 5.1 DIAGRAMA DE FLUJO. Código: MC-F15 Versión: 06 Fecha: 06-01-2016 PROCESO: COMUNICACIONES PROCEDIMIENTO: REALIZAR EL CUBRIMIENTO PERIODÍSTICO DE EVENTOS Y CONVOCAR A LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN CÓDIGO: CO-P03 VERSIÓN: 02 FECHA: 06-01-2016 6. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES: No. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD 1 Se define de acuerdo a solicitudes a través del aplicativo Intranet "Solicitud a Comunicaciones" y sus adjuntos por correo electrónico o suministro personal. Teniendo en cuenta el cronograma establecido previamente se asigna periodista responsable para investigación preliminar con contenidos técnicos y redacción comunicado de prensa. Aprobado contenido por Asesor de Comunicaciones se remite a los medios establecidos (Especializados en turismo, estos y todos los que cubren Bogotá, para los medios alternativos, o para todos, incluyendo los especiales como editorialistas o directores o jefes de redacción aliados o prensa nacional o internacional). -Líder del Proceso asigna periodista(s), comunitty manager y reportero gráfico para cubrimiento, seguimiento y monitoreo de medios. Solicitar a Subcorporativa apoyo logístico y transporte si se requiere, según formatos intranet proceso logístico. Realizar entrevistas con las fuentes idóneas e involucradas en el tema. Realizar el registro audiovisual del evento o hecho a divulgar. Realiza revisión del material recopilado y/o consultado. Realización de guiones para radio y/o televisión. Realización de notas y artículos periodísticos para portal web, radio, televisión e impresos. Realiza la grabación, edición y montaje, acorde a la propuesta, de las notas periodísticas para radio y/o televisión. Se diseña la imagen y estructura del artículo o impreso a publicar. De acuerdo a las tareas asignadas por el asesor se comparten con él avances y productos finales de los contenidos y diseños hasta que da su VB para su circulación y/o distribución. Distribución del producto a medios de comunicación externos y comunidad en general. Implementación y seguimiento de las acciones formuladas para el mejoramiento continúo del procedimiento en los tiempos establecidos, según el procedimiento de Acciones Correctivas y de Mejora del SIG. 2 3 4 5 6 7 Código: MC-F15 Versión: 06 Fecha: 06-01-2016 CÓDIGO: CO-P03 PROCESO: COMUNICACIONES PROCEDIMIENTO: REALIZAR EL CUBRIMIENTO PERIODÍSTICO DE EVENTOS Y CONVOCAR A LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN VERSIÓN: 02 FECHA: 06-01-2016 7. POLÍTICAS DE OPERACIÓN: 1. Toda pieza comunicativa interna o externa, escrita, audiovisual o digital que diseñe, edite, imprima, circule o se transmita por cualquier medio de comunicación deberá contar con el VB del Asesor de Comunicaciones del IDT. 2. Toda solicitud de productos o prestación de servicios del Área de Comunicaciones si es interna deberá realizarse con un mínimo de ocho días y debe realizarse a través del aplicativo de la Intranet "Solicitud a Comunicaciones", la cual se atenderá en orden de llegada. 8. POSIBLES PRODUCTOS O SERVICIOS NO CONFORME ACTIVIDAD 4. Realizar productos escritos y audiovisuales. PRODUCTO Y/O SERVICIO Información sin impacto, inadecuada e incompleta a clientes internos y externos. CRITERIO DE ACEPTACIÓN Cumplimiento: Contar con recursos humanos, técnicos, tecnológicos, logísticos y de comunicaciones para generar un buen servicio. CORRECCIÓN Adquirir los recursos necesarios para la realización de productos audiovisuales y/o digitales. REGISTRO Actas de reuniones. Registro de inventario. Solicitudes. Código: MC-F15 Versión: 06 Fecha: 06-01-2016 PROCESO: COMUNICACIONES PROCEDIMIENTO: REALIZAR EL CUBRIMIENTO PERIODÍSTICO DE EVENTOS Y CONVOCAR A LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN CÓDIGO: CO-P03 VERSIÓN: 02 FECHA: 06-01-2016 9. DOCUMENTOS ASOCIADOS Ver listado Maestro de documentos: Link: http://intranet.bogotaturismo.gov.co Ruta: Sistema Integrado de Gestión/Control de Documentos/Proceso Comunicaciones Manual de Gestión de Comunicaciones Internas y externas del IDT. Lineamientos para el manejo de Crisis. Lineamientos para el manejo con los medios de comunicación y/o periodistas. Lineamientos para el manejo de la imagen institucional y política editorial. Lineamientos protocolo y organización de eventos. Manual de Imagen Marca Ciudad. - Convenio de Uso Marca Ciudad. Manual de Imagen Corporativa y Visual de la Administración Distrital y el lema institucional de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., para el periodo 20122015". Manual 3.1 para la implementación de la estrategia de Gobierno en Línea.Anexo2 en desarrollo. 10. NORMATIVA ASOCIADA Ver Normograma 11. RECURSOS Recurso humano: Un asesor, un profesional especializado, dos periodistas, dos diseñadores gráficos, un comunity manager, un administrador contenidos página web e intranet, un asistente administrativo. Inmobiliario oficina y equipos de cómputo. Página web del Instituto Distrital de Turismo - www.bogotaturismo.gov.co. Intranet. Redes sociales: facebook, twitter, instagram, youtube. Código: MC-F15 Versión: 06 Fecha: 06-01-2016 CÓDIGO: CO-P03 PROCESO: COMUNICACIONES PROCEDIMIENTO: REALIZAR EL CUBRIMIENTO PERIODÍSTICO DE EVENTOS Y CONVOCAR A LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN VERSIÓN: 02 FECHA: 06-01-2016 12. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN RESPONSABLE Eduardo Navarro Contratista Planeación y Sistemas 02 06-01-2016 Luis Alejandro Reyes Contratista Planeación y Sistemas DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS Se realiza la actualización en la cual incluye el Líder del proceso en el cuadro de generalidades y se actualiza en el control de aprobación, la columna de revisó con el Líder del Proceso. Se actualiza de acuerdo al Formato MC-F15 V06. Código: MC-F15 Versión: 06 Fecha: 06-01-2016 CÓDIGO: CO-P03 PROCESO: COMUNICACIONES PROCEDIMIENTO: REALIZAR EL CUBRIMIENTO PERIODÍSTICO DE EVENTOS Y CONVOCAR A LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN ELABORÓ Claudia Stella Agudelo Hernández Profesional Especializada Ing. Luis Alejandro Reyes Martínez Contratista Planeación y Sistemas CONTROL DE APROBACIÓN REVISÓ VERSIÓN: 02 FECHA: 06-01-2016 APROBÓ FECHA Asesor Planeación y Sistemas Representante de la Alta Dirección – SIG 06-01-2016 Asesor(a) de Comunicaciones Líder del proceso Ing. Eduardo Navarro Téllez. Contratista Planeación y Sistemas Código: MC-F15 Versión: 06 Fecha: 06-01-2016