PROCESO COMUNICACIONES LÍDER DEL PROCESO:

CÓDIGO: CO-C01
PROCESO
COMUNICACIONES
VERSIÓN: 07
FECHA: 06-01-2016
LÍDER DEL PROCESO: Asesor(a) de Comunicaciones
1. OBJETIVO DEL PROCESO: Comunicar, asesorar y apoyar a la dirección y las diferentes áreas del IDT, en la gestión de las comunicaciones internas y externas
en forma oportuna y confiable con el fin de posicionar la entidad ante la opinión pública y el sector del turismo mediante las estrategias, acciones y logros de los
objetivos institucionales.
2. ALCANCE DEL PROCESO: Inicia con la definición de lineamientos y políticas de comunicación externa y comunicación interna y termina con la
implementación de las acciones correctivas, preventivas y de mejora correspondientes.
3 NORMOGRAMA: (VER NORMOGRAMA DEL PROCESO) - http://intranet.bogotaturismo.gov.co/node/133
4 ACTIVIDADES DEL PROCESO
PLANEAR
PROVEEDORES
Proceso Direccionamiento
Estratégico IDT
Alcaldía Mayor
- Plan de Desarrollo Distrital
- Directrices Oficinas de
Comunicaciones y prensa
Alcaldía Mayor de Bogotá
ENTRADAS
Directrices de la entidad
Resultados revisión gerencial
Politicas del Distrito
Infraestructura fìsica y
tecnològica
Directrices de comunicación
RECURSO HUMANO
Asesor de
Comunicaciones
Equipo de trabajo.
ACTIVIDAD
PUNTO DE CONTROL
SALIDAS
Manual de Gestión de
Comunicaciones internas y
Se deben tener en cuenta los
externas del IDT que incluye:
Definir lineamientos y políticas de
lineamientos de la
Lineamientos para el Manejo de
comunicación externa y comunicación
información que se va a
Crisis.
interna.
comunicar tanto externa
Lineamientos para el manejo de la
como interna
Imagen Corporativa y política
editorial.
Que surjan posteriores
Lineamientos para el manejo con
necesidades/Es posible / Plan los medios de comunicación y/o
Administrar la información del IDT a través
de contingencia
periodistas.
de los canales internos y externos que
Lineamientos para el Protocolo y
administra la entidad
organización de eventos
DESTINATARIOS
Todos los procesos
Medios de Comunicación
Sector Turismo
Comunidad General
Código: MC-F16
Versión: 05
Fecha: 06-01-2016
CÓDIGO: CO-C01
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COMUNICACIONES
VERSIÓN: 07
FECHA: 06-01-2016
HACER
ENTRADAS
ACTIVIDAD
RECURSO HUMANO
Solicitud de contenidos y piezas
de diseño Vía Intranet-solicitud
a comunicación
Requerimientos.
Asesor de
Comunicaciones
Equipo de trabajo
SALIDAS
PUNTO DE CONTROL
Elaborar, diseñar y circular contenidos
informativos y diseño de piezas
comunicativas internas y externas
Solicitud aplicativo intranet,
VB Asesor y Solicitantes
DESTINATARIOS
Comunicado de prensa, contenidos
Boletines INFORMT y Boletín de
Noticias IDT,
contenidos página web e intranet
Tips temáticas, presentaciones
audiovisuales.
Contenidos redes, videos,
fotografías y piezas de diseño
Medios de Comunicación.
gráfico para productos
Turistas.
comunicacionales impresos, videos Sector turístico. Opinión pública
o digitales.
Comunidad Institucional.
Informes y soportes mensuales del
equipo de trabajo
Sistema de Archivo Fotográfico
Infografías de publicación de
prensa.
Programas televisivos o radiales.
VERIFICAR
PROVEEDORES
ENTRADAS
RECURSO HUMANO
ACTIVIDAD
Proceso de Comunicaciones
Actividades programadas en el
POA. (Avance)
I indicadores
Asesor de
Comunicaciones
Equipo de trabajo
Verificar el cumplimiento de las actividades
establecidas en el Plan Operativo Anual
(POA), del proceso de Comunicaciones
PUNTO DE CONTROL
SALIDAS
DESTINATARIOS
No Aplica
POA
Encuesta de satisfacción al cliente
interno.
Acciones correctivas, preventivas
y de mejoras formuladas
Proceso de Seguimiento y
Evaluación
Mejora Continua
Entes de Control
Código: MC-F16
Versión: 05
Fecha: 06-01-2016
CÓDIGO: CO-C01
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FECHA: 06-01-2016
ACTUAR
PROVEEDORES
ENTRADAS
RECURSO HUMANO
ACTIVIDAD
PUNTO DE CONTROL
SALIDAS
Proceso de Comunicaciones
Registro de las acciones
correctivas, preventivas y de
mejora
Asesor de
Comunicaciones
Equipo de trabajo
Implementar Acciones Correctivas,
Preventivas y de Mejora correspondientes
No Aplica
Acciones correctivas, preventivas
y de mejoras cerradas
5. RELACIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS Y PROCESOS: Esquema grafico de la relación del procedimiento con otros procedimiento y/o
procesos del IDT

 Direccionamiento
Estratégico.
 Dirección General.
 Proceso de Comunicaciones.
Directrices de la entidad /
Resultados revisión gerencial /
Requerimiento de la Dirección /
Políticas y lineamientos
consignados en actas de comités
/ Plan de acción / Registros
COMUNICACIONES
Manual de Políticas de Gestión de las
comunicaciones internas y externas del IDT /
Lineamientos / Políticas / Registros
fotográficos y audiovisuales / Comunicados
de prensa / Piezas de diseño / Contenidos
periodísticos / Canales de comunicación
internos (intranet, boletín digital, correos
institucionales, carteleras, pantallas)/
Canales externos (página web, redes
sociales, medios de comunicación masivos y
alternativos)
Dirección General.
 Subdirección de
Promoción del destino.
 Corporativa y demás
procesos de apoyo.
Acciones documentadas y
mejora continua del
proceso.
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5.1. CONVENCIONES: Iconografía asociada la procedimiento
:Procedimiento principal
:Procedimiento o instancia relacionada
:Proceso relacionado
:Insumo o producto
6. IDENTIFICACIÒN DE RIESGO. (VER MAPA DE RIESGOS DEL PROCESO)
7. DESCRIPCIÒN DEL PRODUCTO O RESULTADO:
Informar con idoneidad, transparencia, oportunidad a los clientes internos y externos del IDT, en torno al quehacer misional de la entidad, así como promover el
potencial y la oferta turística del turismo de Bogotá.
8. PROCEDIMIENTOS: (VER INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS EN LA INTRANET)
 CO-P02 V01 - Elaborar, Diseñar Y Circular Contenidos.
 CO-P03 V01 - Cubrimiento Periodístico.
 CO-P04 V01 - Plan De Medios.
Código: MC-F16
Versión: 05
Fecha: 06-01-2016
CÓDIGO: CO-C01
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9. DOCUMENTO SOPORTE:
 Ver Listado Maestro de Documentos: Link: http:// intranet. bogotaturismo.gov.co:
Ruta: Sistema Integrado de Gestión/ Control de Documentos/ Proceso Comunicaciones - Listado Maestro CO.
 NTC GP 1000 - ISO 9001:
• Numerales Específicos: 5.5.3
• Numerales Generales: 4.1, 5.2, 5.3, 5.4, 5,5, 6.1, 8.2.3, 8.4, 8.5
 LEGALES
• Ver formato JU-F01 Normograma
 MECI
• Numerales Específicos: 2.2, 2.3.
10. INDICADORES:
Ver formato CS-F01 Despliegue de objetivos.
Ruta: Sistema Integrado de Gestión/ Mapa de Procesos/ Proceso Comunicaciones / Indicadores.
11. ACCIONES: (VER INSTRUMENTO DE ACCIONES DE MEJORA EN LA INTRANET)
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Versión: 05
Fecha: 06-01-2016
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12. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
FECHA DE
APROBACIÓN
RESPONSABLE
Ing. Eduardo Navarro Téllez.
Contratista Planeación y Sistemas
07
06-01-2016
Ing. Luis Alejandro Reyes
Martínez
Contratista Planeación y Sistemas
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
Se incluye el Líder del proceso en el cuadro de generalidades y se
actualiza en el control de aprobación, la columna de revisó con el
Líder del Proceso.
Se actualiza de acuerdo al Formato MC-F16 V05
Código: MC-F16
Versión: 05
Fecha: 06-01-2016
CÓDIGO: CO-C01
PROCESO
COMUNICACIONES
VERSIÓN: 07
FECHA : 06-01-2016
ELABORÓ
Claudia Stella Agudelo Hernández
Profesional Especializada
CONTROL DE APROBACIÓN
REVISÓ
APROBÓ
FECHA
Asesor(a) de Comunicaciones
Líder del proceso
06-01-2016
Ing. Luis Alejandro Reyes Martínez
Contratista Planeación y Sistemas
Ing. Eduardo Navarro Téllez.
Contratista Planeación y Sistemas
Asesor Planeación y Sistemas
Representante de la Alta Dirección – SIG
Código: MC-F16
Versión: 05
Fecha: 06-01-2016