PROCESO: MEJORA CONTINUA PROCEDIMIENTO: ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y/O DE MEJORA – ACPM CÓDIGO: MC-P01 VERSIÓN: 09 FECHA : 06-01-2016 LÍDER DEL PROCESO: Asesor(a) Planeación y Sistemas 1.1.PROCEDIMIENTO: ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y/O DE MEJORA - ACPM 1.2. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Establecer las actividades para la formulación e implementación de acciones correctivas, preventivas y de mejora que permitan eliminar las causas de las no conformidades presentadas en los procesos que conforman el Sistema Integrado de Gestión SIG. 1.3. ALCANCE DEL PROCEDIMIENTO: Inicia con la formulación de las acciones para la eliminación de las no conformidades y finaliza con el seguimiento y cierre de las acciones formuladas. 2. GLOSARIO: Acción Correctiva (AC): Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada u otra situación no deseable. Nota 1: Puede haber más de una causa para una no conformidad. Nota 2: La acción correctiva se toma para evitar que algo vuelva a producirse, mientras que la acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda. Nota 3: Existe diferencia entre corrección y acción correctiva. Acción Preventiva (AP): Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra situación potencial no deseable. Nota 1: Puede haber más de una causa para una no conformidad potencial. Nota 2: La acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda, mientras que la acción correctiva se toma para evitar que vuelva a producirse. Acción de Mejora (AM): Acción tomada para planificar e implementar una optimización dentro de un proceso. Análisis de la Causa Raíz: Es un ejercicio que permite identificar y analizar las causas de los problemas y determinar cómo éstos se pueden solucionar o prevenir que ocurran. Causa: Fuente que ocasiona la no conformidad. Cierre: Dar por terminada la ejecución definida en una acción. Conformidad: Cumplimiento de un requisito. Corrección: Acción inmediata tomada para eliminar una No conformidad detectada. Nota 1: Una corrección puede realizarse junto con una acción correctiva. Nota 2: Una corrección puede ser, por ejemplo un reproceso o una reclasificación. Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados. (Se elimina las causas que generan la no conformidad real o potencial o se optimizan los procesos). Equipo de trabajo: Personal que apoya el desempeño del Proceso. Código: MC-F15 Versión: 06 Fecha: 06-01-2016 CÓDIGO: MC-P01 PROCESO: MEJORA CONTINUA PROCEDIMIENTO: ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y/O DE MEJORA – ACPM VERSIÓN: 09 FECHA : 06-01-2016 Hallazgo: Es el resultado de evaluar una evidencia recopilada frente a criterios preestablecidos. Los hallazgos pueden ser: No Conformidades u Observaciones. Líder del Proceso: Persona responsable del proceso asignada en la caracterización. Mejora continua: Acción permanente realizada, con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeño. No conformidad: Incumplimiento de un requisito. Observación: Requisito o aspecto que podría mejorarse. Riesgo: Toda posibilidad de ocurrencia de aquella situación que pueda afectar el desarrollo normal de las funciones de la entidad y el logro de sus objetivos. Seguimiento: Corresponden a las actividades de verificación del cumplimiento a los planes de acción. 3. CONDICIONES GENERALES Aprobar el programa de auditorías. Aceptación de las no conformidades y/o observaciones encontradas en las auditorías internas de calidad. 4. RELACIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS Y PROCESOS: Esquema grafico de la relación del procedimiento con otros procedimiento y/o procesos del IDT Proceso de Evaluación Institucional. No conformidades y/o observaciones / Auditoria internas de calidad encontradas y/ evidenciadas Todos los procesos de la entidad MEJORA CONTINUA Acciones correctivas, preventivas y de mejora / Revisión por la Dirección Procedimiento las (ACPM) Código: MC-F15 Versión: 06 Fecha: 06-01-2016 PROCESO: MEJORA CONTINUA PROCEDIMIENTO: ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y/O DE MEJORA – ACPM CÓDIGO: MC-P01 VERSIÓN: 09 FECHA : 06-01-2016 4.1 CONVENCIONES: Iconografía asociada al procedimiento :Procedimiento principal :Procedimiento o instancia relacionada :Proceso relacionado :Insumo o producto 5. ICONOGRAFIA DEL DIAGRAMA DE FLUJO: Código: MC-F15 Versión: 06 Fecha: 06-01-2016 PROCESO: MEJORA CONTINUA PROCEDIMIENTO: ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y/O DE MEJORA – ACPM CÓDIGO: MC-P01 VERSIÓN: 09 FECHA : 06-01-2016 5.1 DIAGRAMA DE FLUJO. Código: MC-F15 Versión: 06 Fecha: 06-01-2016 PROCESO: MEJORA CONTINUA PROCEDIMIENTO: ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y/O DE MEJORA – ACPM CÓDIGO: MC-P01 VERSIÓN: 09 FECHA : 06-01-2016 Código: MC-F15 Versión: 06 Fecha: 06-01-2016 PROCESO: MEJORA CONTINUA PROCEDIMIENTO: ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y/O DE MEJORA – ACPM CÓDIGO: MC-P01 VERSIÓN: 09 FECHA : 06-01-2016 6. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES: No. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD 3 Realizar la formulación de la acción respectiva, aplicando las instrucciones del Formato de Acción Correctiva, preventiva o de Mejora / ACPM MC-F01. Si proviene de un informe de auditoría interna, el líder de proceso cuenta con diez (10) días hábiles para formular la ACPM, contados a partir de la notificación del informe definitivo. Documentar las actividades, responsables y fechas de cumplimiento en el formato de formulación de acciones correctivas, preventivas y de mejora. Enviar la acción formulada al correo electrónico del equipo del SIG. 5 7 8 El líder de proceso y/o equipo de trabajo ejecuta las acciones de acuerdo con lo previsto en la ACPM, realiza seguimiento periódico al cumplimiento de las actividades y documenta el avance en el formato de acción correctiva, preventiva o de mejora / ACPM MC-F01. Cada vez que se actualice el seguimiento de la acción debe remitirse por el líder de proceso u operativo al profesional responsable de coordinar el SIG para su actualización en la Intranet. El líder de proceso solicita mediante correo electrónico al Asesor(a) de Control Interno el cierre de la acción correctiva, preventiva o de mejora, quien evaluará la eficacia y que haya eliminado la causa de la situación detectada. A partir de la fecha de recibo de la solicitud de cierre el/la Asesor(a) de Control Interno contará con un término de diez (10) días hábiles para efectuar el cierre de la acción. En la intranet de la entidad se llevará un registro de las acciones correctivas, preventivas y de mejora cerradas, el cual servirá de insumo para la revisión por la Dirección. 7. POLÍTICAS DE OPERACIÓN: El equipo del Sistema Integrado de Gestión (SIG) es quien apoya la formulación de las Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora. Para la formulación de acciones se soportará en las metodologías que se encuentran establecidas en el Formato Acciones Correctivas Preventivas y de Mejora MC-F01. Las acciones correctivas y preventivas se orientarán a la eliminación de la causa raíz y sus actividades deben estar en el marco del ciclo PHVA. El Líder del Proceso debe participar en las siguientes actividades: 1. Análisis de las causas de las situaciones detectadas; entre ellas, no conformidades u observaciones. 2. En la identificación de las actividades a ejecutar, en este sentido debe gestionar los recursos para llevar a cabo las actividades propuestas. 3. Realizar el seguimiento interno al cumplimiento de actividades y reportar al profesional responsable de coordinar el Sistema Integrado de Gestión (SIG) para su publicación en la intranet. 4. Solicitar a Control Interno el cierre de las Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora. Como mínimo cada dos (2) meses el líder de proceso deberá remitir a la Coordinadora del SIG el seguimiento realizado a las actividades incluidas en las Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora. Código: MC-F15 Versión: 06 Fecha: 06-01-2016 CÓDIGO: MC-P01 PROCESO: MEJORA CONTINUA PROCEDIMIENTO: ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y/O DE MEJORA – ACPM VERSIÓN: 09 FECHA : 06-01-2016 La codificación y consolidación de las acciones correctivas, preventivas y de mejora son responsabilidad de Planeación y Sistemas. Al momento del cierre se verificará que el avance reportado refleje el cumplimiento de la actividad planteada, razón por la cual debe estar soportado con evidencias. Adicionalmente, se verificará que la acción haya eliminado la causa de la situación detectada. En lo que respecta a las auditorías realizadas por la Contraloría de Bogotá D.C. la formulación de acciones correctivas se hará en el formato y con la metodología prevista por el ente de control. 8. POSIBLES PRODUCTOS O SERVICIOS NO CONFORME ACTIVIDAD 4. Revisión y análisis de las acciones correctivas, preventivas o de mejora (ACPM) PRODUCTO Y/O SERVICIO Incumplimiento al cierre eficaz de las acciones propuestas para cerrar la no conformidad y/o observación detectada en la auditoria. CRITERIO DE ACEPTACIÓN Cumplimiento: Cumplimiento del requisito 8 de norma. CORRECCIÓN Plan de mejoramiento. REGISTRO Plan de mejoramiento final. 9. DOCUMENTOS ASOCIADOS Procedimiento Auditorías Internas. Procedimiento Administración de Riesgos. Formato Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora MC-F01. Código: MC-F15 Versión: 06 Fecha: 06-01-2016 PROCESO: MEJORA CONTINUA PROCEDIMIENTO: ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y/O DE MEJORA – ACPM CÓDIGO: MC-P01 VERSIÓN: 09 FECHA : 06-01-2016 10. NORMATIVA ASOCIADA Ver Normograma 11. RECURSOS Equipo de Cómputo. Página web del Instituto Distrital de Turismo (Intranet). Sistema Integrado de Gestión -SIG- Código: MC-F15 Versión: 06 Fecha: 06-01-2016 CÓDIGO: MC-P01 PROCESO: MEJORA CONTINUA PROCEDIMIENTO: ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y/O DE MEJORA – ACPM VERSIÓN: 09 FECHA : 06-01-2016 12. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN RESPONSABLE Eduardo Navarro Contratista Planeación y Sistemas 09 06-01-2016 Luis Alejandro Reyes Contratista Planeación y Sistemas DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS Se realiza la actualización en la cual incluye el Líder del proceso en el cuadro de generalidades y se actualiza en el control de aprobación, la columna de revisó con el Líder del Proceso. Se actualiza de acuerdo al Formato MC-F15 V06. Código: MC-F15 Versión: 06 Fecha: 06-01-2016 CÓDIGO: MC-P01 PROCESO: MEJORA CONTINUA PROCEDIMIENTO: ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y/O DE MEJORA – ACPM ELABORÓ Patricia Dolores Ballestas del Portillo Contratista Planeación y Sistemas Ing. Luis Alejandro Reyes Martínez Contratista Planeación y Sistemas CONTROL DE APROBACIÓN REVISÓ VERSIÓN: 08 FECHA : 21-09-2015 APROBÓ FECHA Asesor Planeación y Sistemas Representante de la Alta Dirección – SIG 06-01-2016 Asesor Planeación y Sistemas Líder del proceso Ing. Eduardo Navarro Téllez. Contratista Planeación y Sistemas Código: MC-F15 Versión: 06 Fecha: 06-01-2016