Suponiendo que todos forman parte del equipo auditor y/o son jefes

TARABJO EN GRUPO TAREA No. 3
Maria Inés Sierra CC. 27.969.080
Lucy Beltrán CC51735493
Luz Helena Castiblanco CC 51892738
Lindelia Franco CC 41793332
Diana Amaya CC 52532595
Suponiendo que todos forman parte del equipo auditor y/o son jefes de la Oficina de
Control Interno en la entidad en la que laboran, además teniendo en cuenta los aspectos
para la elaboración del programa de auditorias, elija un proceso o procedimiento en su
entidad y realice los 12 pasos que deben tener en cuenta en un Proceso de Auditoria
descritos a continuación:
El proceso que elegimos es el de la Gestión contractual de la entidad donde laboramos1. Elaborar el programa de auditorias.
El líder del equipo auditor debe preparar un plan de Auditoria que proporcione la
base para cumplir el objetivo acordado previamente, respecto a la realización de la
Auditoria. Este plan debe facilitar el establecimiento de los horarios y la
coordinación
de
las
actividades
de
la
Auditoria.
El nivel de detalle proporcionado en el plan de Auditoría debe reflejar el alcance y
la complejidad de ésta. Los detalles pueden, por ejemplo, diferir entre las Auditorias
iníciales y posteriores y también entre Auditorias internas y externas. El plan de
Auditoria debe ser lo suficientemente flexible para permitir cambios como
modificaciones en el alcance de la Auditoria, que puedan llegar a ser necesarias a
medida que se van desarrollando las actividades de Auditoria in situ.
El plan de Auditoria debe ser revisado y aceptado por el cliente y/o auditado, y
presentado antes de que comiencen las actividades de la Auditoria in situ.
Cualquier objeción del auditado debe ser resuelta entre el líder del equipo auditor y
el auditado. Cualquier revisión al plan de Auditoria debe ser acordada entre las
partes interesadas antes de continuar la Auditoria.
PROCESO AUDITADO:
GESTIÓN CONTRACTUAL
OBJETIVO DE LA AUDITORIA:
Verificar y evaluar integralmente el avance de la gestión, la eficacia, eficiencia y
efectividad del proceso, teniendo en cuenta lo definido en el Sistema Integrado
de Gestión.
CRITERIOS DE AUDITORÍA
Plan de acción 2009
Plan estratégico 2008-2012
PO-015. Caracterización de procesos.
ALCANCE DE LA AUDITO
Se desarrollará en la Ofic
será desde el 23 de Novie
Manual Transitorio de procedimientos de contratación del IPES.
Informe preliminar de la Planeación Estratégica y Táctica
Obligaciones específicas contractuales de la Oficina Asesora Jurídica.
Informes de auditorias anteriores realizados al proceso.
SIAFI
Norma NTCGP 1000 y MECI.
AUDITOR LIDER
EQUIPO AUDITOR
VILMA SOFIA CASSAB APONTE
María Inés Sierra Pineda.
Santiago Hidalgo.
AGENDA DE LA AUDITORIA
FECHA
23-nov.
24-nov.
27- nov.
01-dic.
HORA
INICIO
FINAL
04-dic
11-dic.
AUDITADO
Reunión de apertura.
Equipo
de
contractual
12 m.
Entrevista a la jefe OAJ y su equipo asesor.
Diana Ávila y su equipo
5:30
p.m
5:30
p.m
Recopilación de la información y elaboración del
informe preliminar.
5 p.m
Radicación informe final
8:30 a.m 9:30 a.m
8:30
a.m
8:00
a.m
8:00
a.m
ACTIVIDAD
Mesa de trabajo
Recopilación acciones correctivas y preventivas.
Equipo
de
contractual
gestión
Equipo
de
contractual
gestión
OBSERVACIONES
2. Convocar al Comité de Calidad y/o Comité de Coordinación de Control
Interno.
Convocatoria del comité
El siguiente paso es convocar al Comité de calidad y/o Comité de Coordinación de
Control Interno. El Jefe de la Oficina de Control Interno, convocará al comité con el fin
de presentar el programa anual de Auditorías de la entidad, por medio de un correo
electrónico.
3. Aprobación del Programa de Auditoria.
gestión
Una vez elaborado el programa, el Jefe de la Oficina de Control Interno lo presenta para
su aprobación al comité. Si se tiene observaciones por parte del comité del Sistema
Integrado de Gestión, los cambios se deben incorporar, si no, se solicita el acta de
aprobación al representante de la Alta Dirección y se procede a socializar para el
conocimiento de todos los involucrados en el programa de Auditorías internas.
4. Convocar al Equipo Auditor.
El equipo Auditor se convoca por correo electrónico ó de común acuerdo
5. Planificación de la Auditora (Definición del alcance de la auditoria,
solicitud de información, preparación de las listas de verificación,
preparación del plan de auditoria)
El auditor líder se encargará de coordinar todas las actividades referentes a la
preparación y desarrollo de la Auditoría.
Dentro de los objetivos globales de un programa de auditoría, una Auditoría de estar
basada en objetivos, alcance y criterios documentados.
Los objetivos de la Auditoría definen qué es lo que se va a lograr con
la Auditoría y pueden incluir:
a) La determinación del grado de conformidad del Sistema Integrado
de Gestión del auditado, o de parte de él, con los criterios de
Auditoría.
b) La evaluación de la capacidad del Sistema Integrado de Gestión
para asegurarse el cumplimiento de los requisitos legales,
reglamentarios y contractuales.
c) La evaluación de la eficacia
Eficiencia y efectividad del Sistema Integrado de Gestión para
lograr los objetivos especificados.
d) La identificación de puntos de mejora potencial del sistema de
gestión (riesgos)
6. Comunicar el Plan de Auditorias.
Se le envía una comunicación a la oficina Asesora Jurídica con copia del
plan de auditoria de la oficina de control interno
7. Realizar reunión de apertura.
La reunión de apertura se hará el 23 de Noviembre de 2009 de 8:30 a.m. a
9:30 a.m. para comunicarle al equipo auditor sobre el plan de auditoria
8. Ejecución de la Auditoria
Ya recopilada la información se empieza a analizar, clasificar y registrar los
primeros hallazgos si los hay, para posteriormente realizar el informe final.
9. Análisis de hallazgos de Auditoria
Después de encontrar los hallazgos, se realiza un Plan de Mejoramiento junto
con las acciones correctivas a seguir.
10. Elaboración del informe.
El informe lo hace el equipo auditor en el cual queda plasmado todo los
hallazgos y sugerencias. Es el resultado de la auditoría.
11. Reunión de cierre
La reunión de cierre se hace entre el equipo auditor y la jefe de la oficina
asesora jurídica (Oficina Auditada) y se le hace entrega del informe final.
12. Seguimiento
El seguimiento es el que hace la oficina de control interno a las acciones
correctivas y a los hallazgos que se hayan encontrado en la gestión
contractual del IPES.